某上市公司員工檔案管理辦法

辦字 2003 # 號 關(guān)于印發(fā)員工檔案 管理辦法 的通知 公司各部門： 員工檔案管理辦法已經(jīng)公司第 #屆董事會第 #次會議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們。請將文件精神傳達(dá)到本部門全體員工并認(rèn)真執(zhí)行。 二三年五月二十八日 主題詞： 中國 #股份有限公司總裁辦公室 2003 年 6月 日印發(fā) 打字： # 校對： 共印 份 2 員工檔案管理辦法 第一章 總 則 第一條 為規(guī)范員工檔案的收集整理、查閱和傳遞等管理工作，根據(jù)中華人民共和國檔案法及相關(guān)法規(guī)政策，結(jié)合公司實際，制定本辦法。 第二條 員工檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映員工經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的以個人為單位集中保存以備查考的文字、表、照片及其它各種形式的原始記錄。 第三條 員工檔案工作是人事工作的重要組成部分，在員工檔案管理工作中必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案、保密的法規(guī)和制度，嚴(yán)密保管，確保員工檔案的完整與安全。 第四條 本辦法適用于公司總部的員工檔案管理。 第 二章 員工檔案的分類及內(nèi)容 第五條 員工檔案共分為十類，各類名稱及內(nèi)容如下： （一）履歷材料； （二）自傳材料； （三）鑒定、考核、考察材料； 3 （四）學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)習(xí)成績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)、考績和審批材料等）； （五）政治歷史情況的審查材料（包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）； （六）參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)、工會及民主黨派的材料； （七）獎勵材料（包括科學(xué)技術(shù)和業(yè)務(wù)獎勵、模范先進(jìn)事跡、表彰等）； （八）處分材料； （九）錄用 、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退離休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料； （十）其他可供組織上參考的材料。 第三章 員工檔案的收集整理 第六條 總裁辦公室是公司的員工檔案管理部門。 第七條 總裁辦公室對送轉(zhuǎn)的檔案材料應(yīng)當(dāng)及時清理、鑒別和登記。 第八條 各職能部門應(yīng)當(dāng)及時將需歸檔的零星材料移交總裁辦公室，以充實檔案內(nèi)容。 第四章 員工檔案的查閱 4 第九條 查閱員工檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行閱檔手續(xù)，除公司高管人員查閱本公司人員的檔案外，有關(guān)職能部門人員可根據(jù)工作需要查檔，但需經(jīng)公司總裁批準(zhǔn) ，在總裁辦公室備案后方可查閱。 第十條 查閱員工檔案不得出檔案室。查閱人不得向無關(guān)人員泄漏或公布檔案材料相關(guān)內(nèi)容。 第十一條 員工檔案材料一般不得復(fù)印，因特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)總裁辦公室總經(jīng)理同意，并辦理復(fù)印手續(xù)后，方可復(fù)印。 第十二條 任何人不得查閱本人及其親屬的檔案材料。 第十三條 查閱檔案時，要注意愛護(hù)檔案材料。嚴(yán)禁污染、損壞、拆散、涂改、圈畫、加批、折疊、抽換檔案材料。 第十四條 總裁辦公室應(yīng)當(dāng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督查閱。 第五章 員工檔案的傳遞 第十五條 員工檔案可以直接轉(zhuǎn)向縣 以上各級組織、人事部門及有關(guān)的人才交流中心。 第十六條 轉(zhuǎn)出檔案，應(yīng)當(dāng)按有關(guān)規(guī)定認(rèn)真清整、嚴(yán)格密封，按檔案轉(zhuǎn)遞通知單所列項目詳細(xì)登記并寫清轉(zhuǎn)遞檔案原因，以便接收單位及時處理。 第十七條 接收檔案，經(jīng)核對無誤后，在回執(zhí)上簽字蓋章并及時退回。逾期未退者，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行查詢，以防丟失。 5 第十八條 員工檔案應(yīng)當(dāng)隨員工調(diào)動及時轉(zhuǎn)遞，以防人檔分離。 第十九條 有下列情況之一的，其檔案轉(zhuǎn)至街道或有關(guān)部門： （一）辭職，自動離職，被辭退后； （二）出國不歸，失蹤，逃亡后； （三）被開除 以后。 第六章 附 則 第二十條 本辦法由總裁辦公室負(fù)責(zé)解