時間管理與鉆石人生

時間管理與鉆石人生 時間管理 時間就是生命。 時間就是金錢。 但人們往往重視生命，樂于 理財。 卻疏于時間管理。 善用時間，就是善用自己的生命！ 浪費別人的時間等于謀財害命， 浪費自己的時間等于慢性自殺。 朋友，您的生命里還有多少時間？ 您的時間又價值幾何？ 您計算過嗎？ 如果我們以平均 80歲壽命來計算，您一共有29200天，請計算一下，您自己已用去多少天，還剩下多少天？您還有多少時間？ 填完上表，您有何感受？ 您已經取得了些什么？您還能做些什么？ “ 年年歲歲花相似，歲歲年年人不同 ” “ 莫等閑，白了少年頭！ ” 2003年 4月 13日 簽名： 我的生命已用去 _ 天，我的生命 還 剩下 _天 。 您的時間價值幾何？ 年收入 /萬元年工作時間 /天 日工作時間 /小時 每天價值 /元 每小時價值 /元 每分鐘價值 /元 10 （ DD） 250 8 400 50 0.83 30 （翡翠） 250 8 1200 150 2.5 70 （鉆石） 250 8 2800 350 5.83 100 （行鉆） 250 8 4000 500 8.33 500 （五鉆） 250 8 20000 2500 41.67 您的時間價值 每天 元； 每小時 元； 每分鐘 元； 時間對每個人都是平等的， 每個人都擁有相同的時間， 但時間在每個人手里的價值卻不同， 我們該如何管理時間，讓自己的時間增值？ 讓自己更有成就呢？ 什么最重要 因為我們不知道， 究竟什么對我們最重要。 因為每件事好像都很重要， 所以我們不得不每件事都做。 很不幸，有些人因為看到我們每件事都做， 所以他們都期望我們什么都做。 每件事都做讓我們非常忙碌， 所以我們沒有時間去考慮， 究竟什么對我們最重要。 確立人生目標的作用 為您的時間與精力的分配提供方向。 因此，您對時間的安排應是有針對性地投入于完成能夠直接幫助您達到您的人生目標的事情上。而您在日常工作和生活中是具體目標也應以幫助您實現(xiàn)人生目標方向，以免南轅北轍，虛度光陰面抱憾終身。 時間管理的優(yōu)先矩陣 新一代時間管理理論，把事情按其緊迫性和重要性，分成 ABCD四類，請看時間管理的優(yōu)先矩陣： 重 A 重要又緊迫 B 重要而不緊迫 要 性 C 緊迫但不重要 D 既不緊迫又不重要 緊 迫 性 緊迫性是指必須立即處理的事情，不能推拖。 重要性是指與目標有關，凡有價值，有助于 人生目標的就是重要的事情。例如： 重 A 危機 B 學習新技能 有期限壓力的計劃 建立人際關系 要 保持身體健康 C 某些電話 D 瑣碎的事情 性 不速之客 無聊的談話 某些活動 某些事務 緊 迫 性 注重哪一類事務，您就將成為哪一類人。 A壓力人 B從容人 C無用人 D懶人 A類事務緊迫又重要，人生在世，無法避免，但如果只專注于這類活動，終會因持續(xù)壓力而令身心透支。 專注 C類事務的人，誤以為愈急迫就愈重要，但往往急迫之事是對別人重要，而非對自己重要。 專注 D類事務的人，擁有的并非有意義，負責任的人生，只是在逃避生命的而已，真正有成效的人，會專注于 A、 B類事務，并絕不會因 B類事務不緊迫而忽略。 如何處理 ABCD四類事務 四 D法則 A馬上就做 B安排時間做 (Doitnow) (Doitlater) C讓別人做 D不做 (Delegation) (Dont do it) 緊迫性 如果您能專注于 AB類事務上，始終抓住重要的事，就能最好的節(jié)約時間，您也會越來越有遠見、有理想、有效率、有成就，而越少危機。 重要性 第四代時間管理 個人管理 有效的個人管理可分為四個步驟： 第一步：確定角色 寫下個人認為重要的角色。 即您愿意定期投入時間精力的，包括生活上，事業(yè)上的各種角色，例如：李先生為自己確定的角色有：個人 、丈夫 /父親、朋友、高級營業(yè)經理。 第二步： 選擇目標 為每個角色訂立未來一周欲達成的二至三個重要成果，列入目標欄中（請看表一） 這些短期目標應與個人的人生目標有關聯(lián)，可以直接或間接幫助人生目標的實現(xiàn)，并注意每周的目標中，一定要有一些 B類事務，即重要但并不緊迫的事情。 表 1 一周行程表 角色 目標 本周優(yōu)先要務 今日要務 個人 書店買書 參加各類訓練 參加校友聚會 周一 周二 周三 周四 周五 周六 周日 丈夫 /父親 妻子 /母親 教孩子學英語 與妻子 /丈夫探望父母 制定家庭理財計劃 朋友 祝賀一位朋友生日 探望一位生病的朋友 高級經理 推薦計劃 銷售計劃 與部門分析工作效果 個人發(fā)展 身體 每周一、周四晚健身 心智 每周閱讀一本書，每天看報 晚 上 精神 每周二小時靜思，二小時聽音樂 社交 每周聯(lián)系二位老朋友 第三步： 安排進度 根據(jù)上面所列目標，安排未來七天的行程。 例一：鍛煉身體是您的目標，那么可以安排三天至四天，每天運動一小時。 例二：保持與知心朋友的關系是您的目標，那么可以安排一兩個晚上或周末的時間與一些好友聚會。 經過規(guī)劃您的 “ 一周行程表 ” 中應還留有適當空白，以應付突發(fā)事件，調整工作日程，建立人際關系，或偷得浮生半日閑。讓您的生活 “ 一切盡在掌握之中。 ” 第四步： 逐日調整 每天早晨依照行程表安排一天的大小事務。 安排事務時，應考慮分清輕重緩急，把精力好的時間，大部分用于重要的事務上。 每日行程（示例） 2001年 3月 19日 星期一 時間 活動安排 重要度 完成情況 跟進 備注 AM8： 00 AM9： 00 AM10： 00 AM11： 00 PM12： 00 PM1： 00 PM2： 00 PM3： 00 PM4： 00 PM5： 00 PM6： 00 PM7： 00 晚上 當日小結： 每月行程表（示例） 本月優(yōu)先要務 2003年 4月 周日 周一 周二 周三 周四 周五 周六 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 個人發(fā)展 身體： 心智： 精神： 社交： 個人管理要點： 1、目標明確 應確立人生目標，并根據(jù)個人角色確定每個角色的人生長期目標，再在短期目標的基礎上制定每月、每周、每日的計劃。 2、定期回顧人生目標，分清輕重緩急，保持生 活平衡發(fā)展。 3、重人性，能變通（重視人際關系的得失，并可視個人風格進行調整）。 4、制定時間管理計劃。 制定時間管理計劃應注意： 1、分時間段，對時間進行優(yōu)選并配合事務的輕重來安排，要用精力最好的時間來做最好的更重大的事情，而用精力不好的時間來做較不重要的事情。 2、將約會的時間預留得充分些，避免影響下一項事務的進度。 3、計劃表中應留有適當空的時間，以處理突發(fā)事務。 4、每項活動的安排均應考慮有關人員的工作安排，避免沖突。 5、涉及場地，設備的活動，應預先確定場地，設備的可使用性。 6、每天都安排一些重要而非緊急的事務。 時間管理的工具 時間管理的工具必須攜帶方便，隨時可供參考修正，并應能提供每日、每周、每月計劃表。 可使用電子記事簿或普通記事簿。 建議以周為單位的時間管理方式。 時間竊賊 有效的時間管理需要我們認清各種有形的和無形的 “ 時間竊賊 ” ，這樣，我們才能對癥下藥，避免時間的浪費。 有形的 “ 時間竊賊 ” 。 無成效的閑聊。 其他人的干擾。 溝通不定。 資源不定或資源泛濫。 被迫等人。 無關緊要的文件及郵件。 交通阻塞。 混亂的檔案系統(tǒng)。 混亂的桌面。 無形的 “ 時間竊賊 ” 。 沒有周詳?shù)慕M織和計劃。 沒有分清輕重緩急。 過分專注細節(jié)追求完美。 工作流程太繁瑣。 善忘，經常丟三拉四。 猶豫不決，喜歡拖延。 節(jié)省時間、提高效率法則： 1、制定時間管理計劃 計劃每月、每周、每日行程表，在計劃上所花的每個小時將在實際操作中節(jié)省至少 3個小時，而且效果更好。 設定每項活動的完成期限或跟進日期。 制定應急措施：幫助您應付意外情況。 設立太空時間。 （即設立一段完整的不受干擾的時間以完成重要項目，例：設定每天早上 7： 00 8： 00，此段時間不接任何電話，不接待任何訪客，好像您已身在太空，無人能干擾您。） 集中原則：類似的工作和任務應集中起來做，如打電話和回電話。 凡事不要過分追求完美。 2、養(yǎng)成快速的節(jié)奏感 養(yǎng)成快速的節(jié)奏，不僅提高效率，節(jié)約時間，而且給人良好的作風印象 3、養(yǎng)成整潔和條理的習慣 據(jù)統(tǒng)計，許多人每年要把 6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。 保持整潔，物品按固定位置存放，要用時才拿出來。 建立良好的資料系統(tǒng)，方便存檔及查閱。 4、專心致志，有始有終 不要讓突然而來的想法、主意影響手頭上的工作，應把它記錄下來，在方便的時候再考慮。 盡量完成一項工作才開始另一項，切忌有關無尾。 需時較長的重要項目，應安排大塊完整的時間，避免時斷時續(xù)的工作方式。因為不只停頓下來自身費時，而且重新工作時，還需花時間調整情緒，思路和狀態(tài)，才能在停頓的地方接下去干。 5、簡化工作流程 消除不必要的任務或步驟。 合并某些任務或步驟。 同步進行兩項或更多的任務或步驟。 將任務或步驟一步細分。 重新安排工作流程，使用更有效的工作方法 。 6、第一次做好，次次做好 。 所有文件、資料只經手一次便處理好，可以采取以下行動之一： A 歸檔 B 執(zhí)行 C 傳閱 D 廢棄 切忌閱讀后不做出處理，留得下次再閱讀、再處理的重復工作。 保證工作的質量，避免返工帶來的浪費。 7、克服拖延，現(xiàn)在就做 。 應做而未做的事務不斷給人壓迫感，拖延者心頭不容，因而時常感到時間的壓力，使人心力交瘁，浪費了寶貴的時間。 “ 人并不是因為跑得不快而趕不上火車的，而是因為出發(fā)晚了才趕不上的。 ” 克服拖延的技巧 : *設定完成日期 * 制定具體的計劃 *安排跟進 * 設立獎勵 8、當日事當日畢 制定每日工作時間表，每天有目標，有結果，日清日新。 清人文嘉有著名的 明日歌 和 今日歌 。 今日歌 唱道： “ 今日復今日，今日何其少！今日又不為，此事何時了？人生百年幾今日，今日不為真可惜！若言姑待明朝至，明朝又有明朝事。為君聊賦 今日詩 ，努力請從今日始。 ” 9、善用零散的時間 滴水成河。用 “ 分鐘 ” 來計算時間的人，比用 “ 小時 ” 來計算時間的人，時間多 59倍。 零散的時間可用來從事零碎的工作。例如在車上時，在等待時，可用于學習，思考，閱讀，更新工作日程，簡短的計劃下一個行動等等。 沒有利用不了的時間，只有自己不利用的時間 . 10、善用節(jié)省時間的工具 電話、電子郵件、傳真、語音系統(tǒng)、電腦等。 使用電話時應開門見山，長話短說；打電話前應列出講話要點，以免遺漏。 11、高效的閱讀法 有目的地閱讀。 快速略讀和重點詳讀相結合。 歸納要點，在書上標記或記筆記切忌逐字閱讀。 12、高質高效的睡眠 培養(yǎng)隨時隨地入睡的能力 注重睡眠質量，不注重時間長短。 利用白天瞬間睡眠，保持旺盛精力。 心理訓練，自我暗示與身心放松。 13、終生學習 通過學習提高本身的技能是提高效率的捷徑。 長期的自學和定期參加各種研討會相結合。 多方面搜集與專業(yè)有關的信息，更新自己的知識結構。 養(yǎng)成終生學習的習慣。 分析個人時間利用并改進 您是否能確定自己的時間已得到充分的利用： 讓我們做一次 “ 時間分析 ” 就會知道了。 時間分析 請按照 “ 時間分析表 ” 填寫，每天一份。 選一段較能代表自己日常工作和生活的時間來做記錄。 至少連續(xù)做一個星期，每 15分鐘一個間隔。 簡單記錄。 年 月 日 星期 時間 事務 時間 事務 時間 事務 7： 00AM 11： 15AM 3： 30PM 7： 15AM 11： 30AM 3： 45PM 7： 30AM 11： 45AM 4： 00PM 7： 45AM 12： 00AM 4： 15PM 8： 00AM 12： 15PM 4： 30PM 8： 15AM 12： 30PM 4： 45PM 8： 30AM 12： 45PM 5： 00PM 8： 45AM 1： 00PM 5： 15PM 9： 00AM 1： 15PM 5： 30PM 9： 15AM 1： 30PM 5： 45PM 9： 30AM 1： 45PM 6： 00PM 9： 45AM 2： OOPM 6： 15PM 10： 00AM 2