部門文件管理辦法.docVIP

_1.目的規(guī)范行政人事部各類文件資料的管理。2.適用范圍本辦法適用于部門內(nèi)所有工作人員。3.定義無(wú)4.職責(zé)文件管理員：負(fù)責(zé)各類文件的統(tǒng)一管理。部門經(jīng)理：負(fù)責(zé)指定部門文件管理員（兼任）；負(fù)責(zé)各類外部文件的接收；負(fù)責(zé)對(duì)文件管理進(jìn)行監(jiān)督檢查。其他工作人員：遵循本管理辦法的有關(guān)規(guī)定開(kāi)展工作。5.內(nèi)容5.1文件的分類與部門工作相關(guān)的文件分為以下4大類：1) 內(nèi)部工作記錄表單工作固定表單記錄：主要為工作中用到的備案表單，分為行政工作表單和人事工作表單。工作非固定記錄：工作計(jì)劃、工作報(bào)告、工作組織資料（如消防演習(xí)、大型活動(dòng)策劃組織資料等）及其他。2) 外部工作聯(lián)系文件收到的外部門工作聯(lián)系單，外部門工作通知及其他有要求的資料（如外出資料審批單、外出活動(dòng)安全責(zé)任書(shū)等）總經(jīng)理簽字審批的各種工作文件（內(nèi)部工作固定表單記錄除外）發(fā)出的工作聯(lián)系單3) 體系辦備案下發(fā)文件包括本部門備案文件、外部門備案文件4) 外來(lái)文件（外單位文件）政府部門、管理處等外部機(jī)構(gòu)單位下發(fā)的通知及工作要求資料等5.2文件的接收與歸口管理5.2.1外部工作聯(lián)系單、外部門工作通知及其他有要求的資料的接收人為部門經(jīng)理，部門經(jīng)理根據(jù)聯(lián)系內(nèi)容安排后續(xù)工作，相應(yīng)的工作執(zhí)行責(zé)任人將工作聯(lián)系單復(fù)印一份自存，原件交文件管理員保存。另外總經(jīng)理簽字審批的各種工作文件（內(nèi)部工作固定表單記錄除外）和發(fā)出的工作聯(lián)系單統(tǒng)一由文件管理員保存。5.2.2體系辦備案下發(fā)文件的接收人為部門經(jīng)理，統(tǒng)一交由文件管理員保存。5.2.3外來(lái)文件的接收人為部門經(jīng)理，部門經(jīng)理根據(jù)文件內(nèi)容安排后續(xù)工作，相應(yīng)的工作執(zhí)行責(zé)任人將文件復(fù)印一份自存，原件交文件管理員保存，文件管理員須按照文件和資料管理程序有關(guān)規(guī)定在文件上加蓋“外來(lái)文件”的藍(lán)色印章，并在外來(lái)文件登記、發(fā)放（回收）記錄表上進(jìn)行登記。5.3文件的保存與歸口管理5.3.1內(nèi)部工作記錄表單工作固定表單記錄：除需要放入人事檔案袋內(nèi)的文件以外，其他的工作固定表單使用之后統(tǒng)一放置在固定的地方（公共區(qū)域），以便統(tǒng)一管理和工作檢查。各工作人員須在每月月底前將上月工作記錄表單放置在固定地方。文件管理員負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，包括督促檢查文檔是否按時(shí)完整的歸置在固定地方，并有權(quán)要求其他同事糾正不符合規(guī)定的做法。文件管理員須對(duì)公共區(qū)域各類文件進(jìn)行不定時(shí)的整理維護(hù)，保證文件整潔有序。下文中涉及公共區(qū)域文件管理的參照本條執(zhí)行。工作非固定記錄：無(wú)特殊要求的可自行保存，否則需放置在公共區(qū)域，如消防演習(xí)、大型活動(dòng)策劃組織資料等。5.3.2外部工作聯(lián)系文件由文件管理員統(tǒng)一放置在固定地方（公共區(qū)域），可供隨時(shí)翻閱。5.3.3體系辦備案下發(fā)文件由文件管理員統(tǒng)一放置在固定地方，并負(fù)責(zé)管理，每月1日將匯總更新的備案文件電子版及文件目錄備份發(fā)送給部門經(jīng)理。因工作需要查閱備案文件的，需在文件管理員處使用備案文件借閱登記表進(jìn)行登記。5.3.4外來(lái)文件（外單位文件）由文件管理員統(tǒng)一放置在固定地方（公共區(qū)域），可供隨時(shí)翻閱。5.4部門文件備案管理規(guī)定文件管理員負(fù)責(zé)與體系辦的文件備案接口工作。部門內(nèi)各工作人員涉及到需要制定工作相關(guān)的流程、制度等文件時(shí)，參照以下流程進(jìn)行：序號(hào)流程圖流程說(shuō)明責(zé)任人1擬寫初稿擬寫初稿，完成后交部門經(jīng)理審閱（也可視情況提請(qǐng)部門其他同事討論）制定人2交經(jīng)理審閱NOOK經(jīng)理審閱，給出修改意見(jiàn)，如無(wú)意見(jiàn)則進(jìn)入步驟4，如有意見(jiàn)進(jìn)入流程3。經(jīng)理3修改根據(jù)經(jīng)理審閱意見(jiàn)進(jìn)行修改，該步驟可能反復(fù)多次制定人4內(nèi)部定稿經(jīng)理審閱無(wú)意見(jiàn)，內(nèi)部定稿5傳閱視文件的具體情況，有必要進(jìn)行外部門傳閱的則進(jìn)行該步驟，使用體系辦表格文件傳閱意見(jiàn)單制定人6修改、回復(fù)NO根據(jù)收回的外部門傳閱意見(jiàn)，進(jìn)行修改和回復(fù)，交經(jīng)理審閱制定人7OK交經(jīng)理審閱經(jīng)理審閱，沒(méi)有意見(jiàn)進(jìn)入下一步驟，否則返回修改經(jīng)理8最終定稿定稿，自行修改格式，加封面9交文件管理員審核格式NOOK將文件電子版交文件管理員審核格式，沒(méi)問(wèn)題進(jìn)入下一步驟，有問(wèn)題返回修改制定人、文件管理員10簽字審批需要簽字的地方為文件封面制定人11交文件管理員前往體系辦備案將文件紙質(zhì)版和電子版交文件管理員，前往體系辦備案，前往備案需填寫體系辦表格文件新制、修改、廢止申請(qǐng)表制定人、文件管理員5.5文件的傳閱與登記管理對(duì)于體系辦備案下發(fā)的文件，文件管理員需在下發(fā)后兩周 內(nèi)組織進(jìn)行集中學(xué)習(xí)或傳閱，并記錄在員工培訓(xùn)登記表上，如對(duì)文件有疑問(wèn)或建議可記錄在文件傳閱意見(jiàn)單上。5.6文件的封存與銷毀此部分內(nèi)容參照公司檔案室管理制度執(zhí)行，責(zé)任人為文件管理員，須每季度按照制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行該項(xiàng)工作。6.補(bǔ)充說(shuō)明無(wú)7相關(guān)/支持性文件文件和資料管理程序 檔案室管理制度8固定表單序號(hào)報(bào)告/記錄編號(hào)報(bào)告/記錄名稱提交與保存1外來(lái)文件登記、發(fā)放（回收）記錄表文件管理員2文件目錄文件管理員3備案文件借閱登記表文件管理員4文件傳閱意見(jiàn)單制定人、文件管理員5文件新制、修改、廢止申請(qǐng)表文件管理員、體系辦6員工培訓(xùn)登記表文件管理員9附錄文件管理速覽表文件大類細(xì)分接收保存查看1、內(nèi)部工作記錄表單工作固定表單記錄：工作中用到的備案表單，分為行政工作表單和人事工作表單統(tǒng)一保存（公共區(qū)域）供隨時(shí)翻閱工作非固定記錄：工作計(jì)劃、工作報(bào)告、工作組織資料等自行保存（特殊除外）供隨時(shí)翻閱2、外部工作聯(lián)系文件收到的外部門工作聯(lián)系單，外部門工作通知及其他有要求的資料（如外出資料審批單、外出活動(dòng)安全責(zé)任書(shū)等）經(jīng)理統(tǒng)一保存（公共區(qū)域）供隨時(shí)翻閱總經(jīng)理簽字審批的各種工作文件（內(nèi)部工作固定表單記錄除外）統(tǒng)一保存（公共區(qū)域）供隨時(shí)翻閱發(fā)出的工作聯(lián)系單統(tǒng)一保存（公共區(qū)域）供隨時(shí)翻閱3、體系辦備案下發(fā)文件包括本部