行政管理的職位認知.doc

.行政辦公室作為公司職能機關的中樞一、行政經理崗位的基本職能概括的講，行政行政辦公室的主要職能就是創(chuàng)造良好的服務，即為領導的科學決策和決策的正確執(zhí)行服務。具體的講，其基本職能大體有五項，即參謀職能、協(xié)調職能、承辦職能、管理職能和督辦職能。1、參謀職能行政經理的參謀職能大多的圍繞領導決策進行的。主要表現(xiàn)在：首先在決策形成過程中，在幫助領導全面了解基層情況、確定工作方向和重點、范圍及程度上發(fā)揮參謀作用；另外在決策實施過程中，在幫助領導及時了解工作進展情況、審時度勢、強化控制上發(fā)揮參謀作用；其次在決策實施過程結束后，在幫助領導正確總結經驗、進行新的決策活動上發(fā)揮參謀作用。2、協(xié)調職能行政行政辦公室履行協(xié)調職能，主要是抓好縱向協(xié)調、橫向協(xié)調和內部協(xié)調。所謂縱向協(xié)調，即指致全力于上下級之間關系流融洽，上令下行，下情上曉，上下緊密配合、步調一致辭的協(xié)調工作。所謂橫向協(xié)調，即指針對安保、財務等其它科室融洽和諧的協(xié)調工作。內部協(xié)調主要針對辦公室內部各種關系的妥善安排和指揮，保證工作效率。3、承辦職能行政經理的承辦職能大致來自三個方面：一是來自上級部門的，主要是指上級領導部門交付的事項，如工作調研、信息反饋、工作總結等，需要認真對待，按期完成；二是來平行部門的決策和交負的事務，行政辦要帶領工作人員不折不扣地去落實，負有領導、組織、指揮和管理的責任；三是來自一線職工需辦理有關事項或對單位的意見建議，按程序應先和人事部門或督察部門取得聯(lián)系，這就需要根據(jù)實際情況去處理?？傊?，行政辦負責人對所負責的事項要高度負責，一絲不茍、一辦到底，落到實處。 4、管理職能管理職能主要是針對行政行政辦公室內部而言，集中體現(xiàn)在以下兩個方面。一是文書管理，重點圍繞著公文的處理與保管而需要進行的撰稿、校對、印制、收發(fā)登記、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)是必不可少的。行政管理對文書工作統(tǒng)一領導，統(tǒng)一組織安排，負責督促、檢查，把好質量關，防止濫抄亂送和形式主義。二是事務管理，行政行政辦公室作為公司中事務性管理機構，對這個機構的運作，應該做到事無巨細、合理統(tǒng)籌、認真操辦。如會議安排、領導用車、對處接待、辦公用具以及為單位職工提供生活服務的有關事項，使行政辦公室真正成為公司職能機關的中樞。5、督辦職能督辦職能主要保證各項制度貫徹、工作落實。任何一項工作的有效執(zhí)行必須要有檢查促進機制，行政辦公室在某一方面即發(fā)揮這一作用。具體督辦職責分為（一）制度執(zhí)行督辦，即公司確定相關行政制度的落實；（二）常規(guī)事務督辦，即各項安排事務的及時跟進和檢查，確保工作開展各環(huán)節(jié)時刻保持暢通；（三）上級臨時安排的工作督辦，針對公司階段性、臨時性劃定的督辦項目進行工作檢查。二、行政經理應具備的基本素質一名合格的行政經理應具備哪些素質，總結分析大致需包括品德素質、心理素質、知識素質三個方面。 1、品德素質要求做到光明磊落，忠實老實；服從組織，顧全大局；關心他人，助人為樂；公道正派，謙虛謹慎；嚴以律已，廉潔奉公。 2、心理素質主要包括穩(wěn)定的情緒、良好的性格、廣泛的興趣和堅強的意志。要求做到隨和而不盲從，自信而不固執(zhí)，忍讓而不獻媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，謹慎而不圓滑。同時，還要從本職工作出發(fā)，不以個人愛好為取舍，培養(yǎng)廣泛的興趣，培養(yǎng)興趣的多樣性，以適應工作需要。此外，在工作中不僅要雷厲風行的作風，還要有善始善終的毅力；不僅在取得成績的時候保持清醒的頭腦，也能為顧全大局而忍辱負重。 3、知識素質主要包括三方面。一是深厚的理論功底；二是專業(yè)知識；三是寬廣的基礎知識，如歷史知識、自然科學知識等輔助知識，力爭使自己成為一個知識淵博的人三、行政經理應擁有的工作理念1、崗位認知清晰清晰的崗位認知是做好行政管理工作的首要條件，站在公司發(fā)展全局角度充分認識行政辦公室所要開展的各項工作，分析、界定各項工作的重要性，按照重要程度逐步完成。只有做到崗位認知準確，才能保證工作有的放矢。2、預算計劃完整全面、細致的工作預算和計劃是做好行政管理工作的必要條件，計劃妥當、預算完整對工作各環(huán)節(jié)的支撐尤為明顯，否則必然造成工作混亂以及諸多突發(fā)問題的產生，耗費工作時間和精力，影響最終結果。3、工作執(zhí)行高效擁有高度的時間觀念，保持雷厲風行的工作作風，果斷的展開各項既定工作，把控工作開展流程各環(huán)節(jié)，嚴格要求過程為結果服務。4、工作態(tài)度嚴謹認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度能夠為行政管理工作帶來諸多保障，能夠避免很多人為何客觀問題；簡單的事情重復做，重復的事情做到位；堅持原則，同時加以適當?shù)撵`活；面對不同難題和困難局面，都必須從全方位積極尋求解決方法，用最合適、妥善的方法克服困難也是我們必須保持的心態(tài)。5、工作總結全面只有總結，才有提高；沒有最好，只有更好，不管是成功了，還是失敗了，總結得失，我們才會進步。四、行政經理應具有的工作思路行政管理工作最終把握在三個字：“精細化”。所謂精細化管理，就是要按照精確、細致、深入的要求，明確職責分工，優(yōu)化業(yè)務流程，完善崗責體系，加強協(xié)調配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作的薄弱環(huán)節(jié)，區(qū)別不同情況，有針對性地采取措施，抓緊、抓細、抓實，不斷提高管理效能。1、更新觀念，提高認識“天下大事，必做于細”。一方面，行政辦公室所有人員必須牢固樹立“細節(jié)決定成敗”的意識，把重視細節(jié)作為一種素質，一種修養(yǎng)，一種工作態(tài)度，增強工作的自覺性、及時性、細致性、有效性，力爭每項工作都嚴謹、細致、準確，要努力實現(xiàn)“六個不讓”，即不讓領導交辦的事在這里延誤、不讓傳遞的文件在這里中斷、不讓辦理的文件在這里積壓、不讓各種差錯在這里發(fā)生、不讓前來辦事的同事在這里受到冷落、不讓公司形象在這里受損。要努力做到“三個一點”，即常規(guī)的事，思路超前一點; 急辦的事，步伐加快一點; 敏感的事，考慮周全一點。另一方面，要戒除三種行為，即遇事怕麻煩，辦事憑經驗，處事不冷靜；無論是辦文、辦會還是辦事，都要增強責任意識、創(chuàng)新意識和程序意識，“不因事小而不為，不因事雜而亂為，不因事急而盲為，不因事難而怕為”。2、明確職責，細化流程首先，要依職能辦事。行政辦公室的主要職責：履行參謀職能，為領導決策服務；履行協(xié)調職能，為推動全局服務；履行承辦職能，為公司運轉服務；履行管理職能，為中心工作服務；履行督辦職能，為政令暢通服務。要將行政辦公室的各項職能逐項分解到各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”、“怎么干”、“干得怎么樣”、“干錯了怎么辦”，確保崗位職責精細化；按規(guī)章辦事，按程序運作，按規(guī)程服務，既不越位，也不缺位，確保職權人人有、任務個個擔、責任人人負、事事有人干。其次，要按流程理事。要按照程序精簡、環(huán)節(jié)順暢、責任明確、標準細化的基本要求，優(yōu)化行政辦公室各項工作流程。行政辦公室的核心職能是輔助決策，要以決策的形成、實施、反饋、評估、完善為導向，抓住決策前的調查研究，決策中的對策建議，決策后的督查評估反饋等主要環(huán)節(jié)來設計工作流程。同時，要逐項建立信息調研、公文運轉、檔案管理、機要保密、安全值班、督促檢查、新聞宣傳、會議管理、投訴處理、網站管理等各方面工作的具體流程，做到環(huán)環(huán)相扣、互促互進。第三，靠協(xié)調成事。公司許多工作都歸口行政辦公室管理，不僅要靠部門全體同仁共同努力，還需要依靠整個公司、整個系統(tǒng)的力量。因此，行政辦公室要正確定位，加強協(xié)作，形成協(xié)調配合、齊抓共管的工作格局。主要做好“五個協(xié)調”：一是做好與領導的協(xié)調。及時領會領導意圖，把領導安排的工作準確及時地安排、布置、貫徹下去。二是做好與上級部門和領導機關的協(xié)調。對上級機關的發(fā)文、通知、安排，及時向領導匯報，在當好“參謀”的前提下，及早拿出思路和方案。三是做好與其它科室之間的協(xié)調。在工作中，由于各科室之間的工作側重點和工作要求不同，不可避免的會產生一些不同的意見，行政辦公室要主動做好協(xié)調工作，本著求同存異、顧全大局的原則，及時協(xié)調解決。四是做好與系統(tǒng)外部門之間的協(xié)調。五是做好與全體職員關系的協(xié)調，既讓領導放心，又讓同事滿意。3、完善制度，強化考核要對辦文、辦事、辦會、督辦等行政辦公室規(guī)章制度進行修訂、補充和完善，形成規(guī)范化的制度體系，堅持用制度來約束行為，規(guī)范工作運轉，使行政辦公室工作切實做到有章可循、周密嚴謹。重點是要建立和完善以下三項制度：首先，建立工作日志制度。通過建立工作日志，提高行政辦公室人員統(tǒng)籌安排工作的能力和科學利用時間的水平，減少疏漏，杜絕重大失誤。一是日常事務日志。對相關職能部門間業(yè)務聯(lián)系的工作，會議接待、參觀學習等日常事項，建立專項日志，工作完成后，存檔備案，以備查詢。二是建立個人工作日志。每個行政辦公室人員都建立自己的個人工作日志，便于經常性地了解和及時推進各自職責范圍內的工作。三是建立臨時工作日志。對領導交辦或其他科室請求協(xié)助的臨時性工作建立臺帳，留存記錄，防止安排的工作多了，顧此失彼。其次，建立AB崗制度。AB崗工作制度是指行政辦公室在合理設置工作崗位、完善工作職責的基礎上，在相近崗位之間，實行頂崗或互為備崗的制度。即兩個相近崗位互為AB崗，當A崗因故不在崗時，B崗自動頂崗，及時辦理根據(jù)工作性質可以即時辦理的一般性事務和緊急事務。實行AB崗工作制一方面能夠通過A、B工作人員互為備崗，保證各項工作流程順暢、無縫鏈接，防止行政辦公室職能發(fā)揮出現(xiàn)“缺位”，另一方面，在A、B崗工作人員都在崗的情況下，A、B崗能夠相互把關、審核，最大限度地減少工作中差錯或低級失誤。第三，完善績效考核制度。嚴格實行“三定”（定員、定崗、定責）和目標管理。將行政辦公室內部劃分為文秘綜合、文檔機要、考核督辦三個考核小類，按各自所擔負的職責細化為日常性、階段性和臨時性任務目標，明確完成時限、工作程序和具體要求，實行分工負責、量化考核，行政經理每個月初寫前一個月工作總情況結和下月工作計劃，按時向領導匯報月度工作任務完成情況，年終匯總，按考核情況進行評先評優(yōu)。在考核過程中，要合理確定考核標準，對能夠量化的工作盡可能地設計量化指標，對主觀因素較強、不容易量化的工作，應當設計必要的定性評價指標?？傊?，行政辦公室的工作看似千頭萬緒、紛亂繁雜，實際上如果把握住工作重點，理