辦公室管理形成性考核冊答案答案.doc

Fpg辦公室管理形成性考核冊答案作業(yè)1一、單選選擇題 1、級別高辦公室一般稱為( B辦公廳 )2、中央機(jī)關(guān)風(fēng)別採用分理制和宗理制設(shè)置下屬機(jī)構(gòu)，其辦公廳屬於分理制是？（ D國務(wù)院 ）3、辦公室核心功能是（ A 塑造出組織文化及價值觀 ）4、辦公室本質(zhì)屬性是（ C 服務(wù)性 ）5、辦公室工作第一要義是 （ A服務(wù) ）6、常用辦公用品中屬於辦公文具是 （ A中性筆 ）7、發(fā)主辦公用品人員要求是 （ D發(fā)放人員要提醒使用部門和人員節(jié)約辦公用品 ）8、辦公用品庫存管理中再訂貨量是指 （ C判定需要訂購新辦公用品庫存餘額 ）9、正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商不必考慮因素是 （ B名牌和高檔 ）10、有權(quán)對政府采當(dāng)重同進(jìn)行監(jiān)督和管理是(A. 國家級或省部級財政部門 )二、判斷題1.任何辦公室,都是指單位裏綜合辦事機(jī)構(gòu) 。( V )2.省府辦公廳比其他廳行政級別要高 。( V )3.資訊調(diào)研是辦公室一項具體職能。( V )4.辦公室工作具有綜合性特點 。( V )5.辦公室管理要嚴(yán)格按既定條條框框辦事,不能引用彈性原理。( X )6.發(fā)放辦公用品時候,不需要對用品庫存進(jìn)行記錄。( X )7.辦公電話應(yīng)定期檢查並核對電話帳單以控制開銷。( V )8.辦公用品最大庫存量是指倉庫最多能容納數(shù)量。( V )9.辦公用品庫存管理和監(jiān)督中,出貨卡即是申請領(lǐng)用單 。( V )10辦公設(shè)備使用權(quán)獲取只能是通過購買。( X )三、簡答題1、簡答辦公室主要特點。（l）輔助性：辦公室區(qū)別於其他職能部門第一個特點是它輔助性。辦公室工作應(yīng)當(dāng)在服務(wù)和服從於領(lǐng)導(dǎo)工作前提下，充分發(fā)揮自己輔助管理職能，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手。（2）綜合性：辦公室是各種專業(yè)知識和技能相互交叉運作部門；辦公室工作也是一項綜合性工作辦公室工作是多元化。（3）服務(wù)性：服務(wù)性是辦公室工作本質(zhì)屬性。辦公室設(shè)立與工作開展，首先是為了適應(yīng)各級各類機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作需要，為領(lǐng)導(dǎo)工作提供輔助性服務(wù)，同時也要為各部門和基層提供服務(wù)。2、談?wù)勀銓k公室人員應(yīng)具備職業(yè)素質(zhì)中“善謀”理解。善謀：能夠正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，替領(lǐng)導(dǎo)過濾重要事務(wù)；要“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，注重諫言技巧，學(xué)會把握職場環(huán)境運作方法，一是個性與共性協(xié)調(diào)統(tǒng)一，二是滕朧與含蓄工作技巧相結(jié)合。3、 簡述辦公室設(shè)備使用規(guī)範(fàn)。（l）必須明確每臺設(shè)備具體用途，熟悉掌握其操作程式，嚴(yán)格按照使用說明書要求進(jìn)行操作。（2）必須明確專人專責(zé)專管制度，嚴(yán)禁任何人隨意使用，除非是配置給個人專用或指定公用辦公設(shè)備。（3）注意安全，注意節(jié)電，注意衛(wèi)生，注意定期保養(yǎng)。（4）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允準(zhǔn)，任何人嚴(yán)禁私自使用辦公設(shè)備，尤其是用於處理私人事務(wù)（5）辦公設(shè)備使用環(huán)境溫度為5至35，相對濕度為20至85%，溫度過低時需用加溫器，濕度過高時需用除濕器，並放在距辦公設(shè)備5米左右有效影響距離內(nèi)。（6）如果辦公設(shè)備不處於工作狀態(tài)，應(yīng)及時切斷電源。（7）使用電腦時要做到；不要讓陽光照射電腦，以免機(jī)殼老化，不要隨意放置茶水，以免碰翻杯子弄溫電腦，造成短路；不要在開機(jī)狀態(tài)下插拔各種電纜，以免燒壞介面；不要使用來歷不明軟體，防止病毒浸入，並且要配備必要殺毒軟體，定期或經(jīng)常地對電腦進(jìn)行保護(hù)性殺毒；不要在病毒入侵時使用電腦，除非有特殊自我防護(hù)錯施不要自己隨意處理電腦硬體故障不要將電腦交給非專業(yè)人士修理，如有必要應(yīng)全程監(jiān)督。4,簡述在儲藏間存儲辦公用品時注意事項。儲藏間或物品櫃要上鎖，確保安全。儲藏間需要面積取決於單位面積大小。在儲藏間或物品拒放置物品時，必須清楚地加標(biāo)籤，以便迅速找到物品和標(biāo)明新物應(yīng)放置地方；新物品置於舊物品下麵或後面；先來物品先發(fā)出，體積大、分量重物品放置在最下麵，以減少危險，小物品、常用物品應(yīng)放在前面，易於找尋和領(lǐng)??；辦公耗材和印表機(jī)用品，必須保存在安全地方，以便在需要時能輕鬆找到儲藏辦公用品地方應(yīng)有良好照明，以便於找到所需物品。辦公用品應(yīng)保存在乾燥和通風(fēng)良好房間中。若存放在潮濕環(huán)境中，將有可能導(dǎo)致紙張不能正常地送入印表機(jī)或影印機(jī)中。訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。作業(yè)2一、設(shè)計題調(diào)研工作大體上可分為三個階段，即準(zhǔn)備階段、實施階段和完成階段，請對調(diào)研工作三個階段進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計。 P341調(diào)研工作準(zhǔn)備階段（l）準(zhǔn)備調(diào)研內(nèi)容：確定調(diào)研課題：領(lǐng)導(dǎo)提出、有關(guān)部門確定、調(diào)查者自選。選題要求：既要注重現(xiàn)實意義，又要具有前瞻性既要注重領(lǐng)導(dǎo)和群眾關(guān)注當(dāng)前工作和社會生活中重點、熱點、難點問題，又要注重易被公眾忽略而又十分重要冷門問題。選題原則；價值原則、可行原則、適量原則、新穎原則。（2）調(diào)研課題審定： 一般調(diào)研課題由機(jī)關(guān)單位或者授權(quán)調(diào)研部門領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)重點調(diào)研課題可以採取申報、委託或招標(biāo)等形式，經(jīng)專家評審、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)來確定。（3）成立調(diào)研小組，確定調(diào)研人員： 成立調(diào)研小組時要考慮因素包括，成員應(yīng)具備良好政治業(yè)務(wù)素質(zhì)；有調(diào)研需要專業(yè)能力或?qū)＜页蓡T有豐富調(diào)研經(jīng)驗；注意新老搭配，以便成員相互取長補(bǔ)短少而精，避免人浮於事。（4）調(diào)研任務(wù)前準(zhǔn)備工作： 學(xué)習(xí)和掌握與課題相關(guān)黨和國家方針、政策、規(guī)定等；查閱與課題相關(guān)研究成果和文獻(xiàn)資料；學(xué)習(xí)與課題相關(guān)自然科學(xué)和社會科學(xué)知識；瞭解與課題相關(guān)背景資料。（5）明確調(diào)研各階段任務(wù)和要求：調(diào)研初期，要求明確調(diào)研對象性質(zhì)和發(fā)展方向。調(diào)研成長期，應(yīng)當(dāng)明確如何使調(diào)研對象進(jìn)一步發(fā)展，主要是理清思路、擺明措施。調(diào)研成熟期，應(yīng)當(dāng)講清楚如何使事物進(jìn)一步完善提高。調(diào)研末期，擬定調(diào)研提綱。調(diào)研提綱內(nèi)容，主要包括調(diào)研目要求，調(diào)研對象、範(fàn)圍和方式方法，調(diào)研時間、步驟和過程，調(diào)研人員組織與注意事項，調(diào)研經(jīng)費預(yù)算等。2調(diào)研工作實施階段 實施階段是調(diào)研工作中心階段。其實施步驟為：確定調(diào)查方法，搜集、整理調(diào)研材料，綜合分析調(diào)研材料。（l）調(diào)查方法主要包括全面調(diào)查法、重點調(diào)查法、典型調(diào)查法、抽樣調(diào)查法、問卷調(diào)查法、觀察法、試點調(diào)查法、開會調(diào)查法、訪談法、網(wǎng)路調(diào)查法、BS（Brain-storming頭腦風(fēng)暴）法、專家調(diào)查法、哥頓法等。小提示：各調(diào)查方法常綜合、交替使用。（2）搜集、整理調(diào)研材料，要求全面、系統(tǒng)、豐富、充分、多多益善。（3）認(rèn)真分析調(diào)研材料，綜合提煉調(diào)研成果。3調(diào)研工作完成階段 本階段主要工作是撰寫調(diào)研報告，其中包含確定主題、選用材料、擬寫提綱、按綱寫作，修改定稿五個步驟。（l）確定主題：主題要正確、新穎、鮮明、集中、有一定高度。（2）選用材料一：材料要具有典型性、生動性、新穎性，多樣性和準(zhǔn)確性等特點。（3）擬寫提綱：注意觀點和材料，大綱和細(xì)目統(tǒng)一，如“導(dǎo)引案例一案例1”。（4）按綱寫作：如表3-1所示。（5）修改定稿：檢查所用資料是否有誤、觀點是否明確、語言是否流暢、有無錯別字、標(biāo)點使用準(zhǔn)確與否等。表3-1調(diào)研報告版面結(jié)構(gòu)模式標(biāo)題分單標(biāo)題和雙標(biāo)題（即正副題）前言也叫導(dǎo)語，介紹調(diào)研目，原因，時間，地點，對象範(fàn)圍，調(diào)查方法等正文正文開頭有開門見山、結(jié)論先行、提出問題等方式：論述結(jié)構(gòu)有縱式、橫式、縱橫式等結(jié)尾概括全文，形成結(jié)論，提出看法和建議附件包括數(shù)居匯總表、原始資料、背景材料、必要工作技術(shù)報告等調(diào)研時間（略）二、案例分析題辦公室李敏每天一上班和下班前都將自己工作區(qū)域清潔整理得乾乾淨(jìng)淨(jìng)、有條不紊，同時她也主動清潔整理自己常用影印機(jī)、印表機(jī)、飲水機(jī)、檔案櫃、公用書架等。每當(dāng)她看到複印紙抽拿零亂，公用字典扔在窗臺，廢紙桶滿了沒人倒，都及時做些清潔整理工作，以維護(hù)辦公環(huán)境整潔。秘書小王每天都認(rèn)真清潔整理自己辦公桌，常用筆、紙、回型針、訂書器、檔夾以及專用電話等都擺放有序。下班前，她也將辦公桌收拾得乾淨(jìng)整齊，從不把檔、物品亂堆亂放在桌面上。但小王很少參與清理和維護(hù)公用區(qū)域，也常將公用資源如電話號碼本、打孔機(jī)、檔案夾等鎖進(jìn)自己辦公桌，使別人找不到。辦公室小劉上班匆匆忙忙，接待室窗臺佈滿灰塵，辦公桌上堆得滿滿當(dāng)當(dāng)，電腦鍵盤汙跡斑斑，上司要檔總是東查西翻，每日常用“訪客接待本”也總是找不到。自己辦公桌都沒有管理清楚，更無暇顧及他處。你怎樣評價這三位工作人員行為？*點評：通過上述案例，可以看出辦公室工作環(huán)境清潔、有序，直接對組織形象和績效產(chǎn)生一定影響。一個良好工作環(huán)境，有利於組織對外形象塑造，有利於提高秘書工作效率?？梢?，李敏符合要求；小王工作存有誤區(qū)；小劉工作不合要求。*工作程式加強(qiáng)對日常環(huán)境管理，營造一個令人神靜心怡工作環(huán)境，是公司秘書一項經(jīng)常性工作，也是一份責(zé)任和義務(wù)。秘書對日常環(huán)境管理包括3個方面內(nèi)容，即個人工作區(qū)環(huán)境管理，上司辦公室環(huán)境管理，日常公務(wù)活動區(qū)環(huán)境管理。*1.保持你所參與公共區(qū)域整潔(1)要保持上司會客室和會議室清潔，在來訪客人離開及會議結(jié)束後要及時通知保潔員進(jìn)行打掃和清理。(2)正確使用並注意維護(hù)影印機(jī)、傳真機(jī)等辦公自動化設(shè)備，保持周邊整潔，發(fā)現(xiàn)問題自己動手或及時找人維修。(3)對檔櫃、檔案櫃、書架、物品櫃等公用資源要經(jīng)常注意清理，對報刊、檔及公用辦公用品，用後要及時放歸原處，保持整潔有序。(4)注意發(fā)現(xiàn)在辦公設(shè)備、室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面存在有礙健康和安全隱患，並及時提出建議或通知有關(guān)人員進(jìn)行整改。2.保持你上司工作環(huán)境整潔(1)經(jīng)常整理上司辦公室和辦公桌，將檔和物品擺放整齊，檔櫃、書架、博古架和各種陳設(shè)要保持清潔。(2)每天要定時開窗通風(fēng)，保持空氣自然清新，並定時測溫、測濕，保持適合上司習(xí)慣溫度和濕度。(3)經(jīng)上司授權(quán)後，定期對上司檔櫃進(jìn)行清理，將檔資料歸類保管存放，將一些無用檔及時清退或銷毀。(4)對上司辦公室花卉、盆景，要及時澆水、施肥、剪枝，保持其美觀和生機(jī);對辦公室內(nèi)金魚，要及時餵食、清排魚缸內(nèi)濁物，保持水質(zhì)清潔。(5)上司接待客人後，要及時對煙缸、茶具等進(jìn)行清洗和整理。(6)經(jīng)常對安全、衛(wèi)生等狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知有關(guān)人員進(jìn)行處理，時刻保持良好狀態(tài)。3.整理個人工作環(huán)境辦公桌是每一位秘書人員直接工作空間，所以在佈置自己辦公桌時，既要使自己感覺舒適，又要保持桌面上有條不紊。有了整齊清潔辦公環(huán)境，不僅可以提高工作效率，還有助於提升專業(yè)形象，甚至還會因此而受到同事欣羨眼光，並成為典範(fàn)，對辦公室人際關(guān)係也有意想不到益處。(1) 辦公桌必備物品及其整理擺放在辦公桌上物品都應(yīng)是經(jīng)常使用。比如記錄紙、鉛筆、檔夾、剪刀、釘書機(jī)、膠水、迴紋針、信封以及其他一些工作上需要用品，應(yīng)將它們整齊地擺放在你辦公桌上。電話。電腦。參考書。文具用品盒。檔夾。辦公桌抽屜。(2)整理辦公桌技巧要想快速治理辦公桌混亂局面，營造出高效率辦公環(huán)境，可以採取以下5個步驟：將不常用東西轉(zhuǎn)移到其他地方。清理過期檔。注意你電腦顯示器。充分利用辦公空問。清理舊閱讀材料。作業(yè)3一、單選選擇題1.下畫屬子文書是( A.書信 )。 2.在公文行文中,下級向上級行文時,錯誤是(C.抄送下級機(jī)美 )。3.公文寫作規(guī)範(fàn)要求( C.異有規(guī)範(fàn)體式,行合公文橋式標(biāo)準(zhǔn) )。4.向上級做請示時,下麵哪個做法不妥( C.地級市政府越過省政府直接向國務(wù)院行文請示 )。5.意向書特點不包括( C.東性 )。6.在辦理發(fā)文時,經(jīng)復(fù)核,對於不符合要求公文應(yīng)該( B.退交起草部門補(bǔ)充成修正 ) 。7.在收文過程中,可以由辦公室人員啟封信件是( D.公開出版雜誌贈閱信件 )。8.“四分四注意”立卷方法不包括(D.分紙型)。9.電子公文屬性是( C.具有規(guī)範(fàn)格式 )。10.電子公文處理( C.可以印製成紙質(zhì)檔分發(fā)處理 )。 二、判斷題1.狹義檔即指公文。（ X ）2.公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。（ X ）3.辦文能力就是指寫文能力。（ V ）4.意向書簡單而言就是傳送意向文書。（ V ）5.協(xié)議書本身與合同法律效力是一樣。（ V ）6.上行發(fā)文主送機(jī)關(guān)必須為上級機(jī)關(guān),而不是上組領(lǐng)導(dǎo)個人。（ V ）7.收文時應(yīng)逐件清點,並以簽字成蓋章方式簽收。（ V ）8.檔案保管期限就是對檔案劃定存留年眼, 它與檔案本身價值大小無美。（ X ）9. 檔案庫房要堅固、安全、專用,適宣保管檔案,和閱覽室,辦公室實行三分開。（ V ）10.電子文檔不存在銷毀問題,。（ X ）三、簡答題1、簡要回答公文寫作五部曲。公文說什麼領(lǐng)悟核心思想內(nèi)容是在什麼背景下產(chǎn)生內(nèi)容是怎麼表達(dá)是否符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)。 第一步，公文說什麼，領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖；要求準(zhǔn)確、全面地提煉領(lǐng)導(dǎo)意圖，增加“貼近度”。 第二步，領(lǐng)悟核心思想，站在領(lǐng)導(dǎo)角度考慮問題。 第三步，內(nèi)容是在什麼背景下產(chǎn)生，關(guān)鍵把握常用思維方法：模式化思維方法，對象化思維方法，辯證思維方法，散點思維方法，求同存異思維方法。 第四步，內(nèi)容是怎麼表達(dá)，關(guān)鍵是牢記擬寫公文要素及要求：格式，公文包裝；主題，公文靈魂；材料，公文血肉；結(jié)構(gòu)，公文骨骼；語言，公文細(xì)胞。目明確，行文有據(jù)；主旨單一，內(nèi)容合法；文字表達(dá)準(zhǔn)確、鮮明、簡練、得體。 第五步，符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T9704一2012）。 總之，找好角色定位與行文角度；清晰擬寫公文是受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī) 關(guān)立言。代擬公文：要認(rèn)準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)身份和職位特徵；對外發(fā)文：要考慮收發(fā)文機(jī)關(guān)地位特徵，區(qū)別文稿應(yīng)用範(fàn)圍，內(nèi)外、上下有別。2、簡要回答起草請示“五步棋”。起草請示思維模式沿著以下“五步棋”思路走（l）因為什麼請示對於原因、目說明。（2）請示什麼問題提出請示主題內(nèi)容。（3）怎樣解決問題提出解決問題建議或方案。（4）請求上級回復(fù)結(jié)尾用語使用。 （5）有無附件需要說明根據(jù)需要確定附件使用與否。3、簡述公文校對工作要求。答：校正.補(bǔ)充一切與定稿不符文字、標(biāo)點符號、圖表、格式等：解決統(tǒng)行、倒版等排版方面問題和正文、注碼、與注文之間衍接以及頁碼編排問題：進(jìn)一步審核定稿中疏漏，發(fā)現(xiàn)問題及時提交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或撰稿人處理：需要使用標(biāo)準(zhǔn)校對符號：對於重要或者大量印製公文，應(yīng)實施三校、四校，以確保公文正本不出差錯。4、 簡答電子公文處理過程五個環(huán)節(jié)。P143答：電子公文處理過程可分為五個部分（電子公文生命週期）（1）創(chuàng)建：根據(jù)一定規(guī)則建立電子公文。（2）辦理：通過電腦系統(tǒng)對電子公文進(jìn)行收發(fā)、批閱等相關(guān)操作。（3）交換；按始發(fā)者意圖進(jìn)行跨系統(tǒng)公文傳遞。（4）歸檔：依據(jù)國家或本部門檔案管理規(guī)定對辦理完畢後電子公文予以存儲。（5）銷毀：依據(jù)有關(guān)規(guī)定將電子公文從存儲介質(zhì)上物理刪除。作業(yè)4一、填空題常用禮貌用語七字訣：與人相見說“您好” 問人姓氏說“貴姓” 問人住址說“府上”仰慕已久說“久仰” 長期未見說“久違” 求人幫忙說“勞駕”向人詢問說“請問” 請人協(xié)助說“費心” 請人解答說“請教”求人辦事說“拜託” 麻煩別人說“打擾” 求人方便說“借光”請改文章說“斧正” 接受好意說“領(lǐng)情” 求人指點說“賜教”得人幫助說“謝謝” 祝人健康說“保重” 向人祝賀說“恭喜”老人年齡說“高壽” 身體不適說“欠安” 看望別人說“拜訪”請人接受說“笑納” 送人照片說“惠存” 歡迎購買說“惠顧”希望照顧說“關(guān)照” 贊人見解說“高見” 歸還物品說“奉還”請人赴約說“賞光” 對方來信說“惠書” 自己住家說“寒舍”需要考慮說“斟酌” 無法滿足說“抱歉” 請人諒解說“包涵”言行不妥“對不起” 慰問他人說“辛苦” 迎接客人說“歡迎”賓客來到說“光臨” 等候別人說“恭候” 沒能迎接說“失迎”客人入座說“請坐” 陪伴朋友說“奉陪” 臨分別時說“再見”中途先走說“失陪” 請人勿送說“留步” 送人遠(yuǎn)行說“平安”二、簡答題1、簡述公共關(guān)係三大構(gòu)成要素及其原則。P167（1）公共關(guān)係三大構(gòu)成要素包括：社會組織主體；公眾客體；傳播手段。（2）公共關(guān)係原則：公眾利益至上，實事求是，互惠互利，雙向溝通，始終如一，開拓創(chuàng)新，整體統(tǒng)一。2、提高會議品質(zhì)主要方法和措施。P148（l）嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度，不合乎條