推廣費用管理制度.doc

武漢TCL電器銷售有限公司推廣費用管理制度為提高推廣費用的使用效率，合理進行資源配置，規(guī)范日常推廣費用管理，特制定本制度：一、 項目分類根據(jù)推廣費用不同特點將其劃分為：促銷活動、終端建設、廣告物料、媒體及品牌建設四大類費用。1、 促銷活動費：為開展某場促銷活動時產(chǎn)生的費用，包括促銷單頁、促銷海報、促銷橫幅、促銷吊旗、促銷水牌、舉牌等活動物料；以及臨時促銷人員工資、促銷活動場地費等促銷活動現(xiàn)場產(chǎn)生的各項費用。2、 終端建設費：為終端賣場所投入的各種硬件費用，包括展廳、展臺制作費、使用壽命較長的大額演示設備等硬件費用。展廳內(nèi)的水牌、KT牌等不歸屬此類，記入廣告物料。3、 廣告物料費：為進行日常推廣活動而購買、制作的可重復利用的各種物料費用。包括機帳篷、彩虹門、鼓風機、產(chǎn)品折頁、使用壽命較短的小額演示設備(如演示碟、插線板)等。4、 媒體及品牌建設費：指在各類報紙、報刊、雜志投放廣告或軟文，以及投入戶外大牌、影視、廣播、站臺、車身、樓宇廣告等所產(chǎn)生的費用。二、 預算管理1、 預算管理實行總額控制，單項投入立項申報，分級授權的管理方式。所有推廣費用必須事先進行預算并立項申報，全年推廣費用投入須控制在規(guī)定的總額以內(nèi)。2、 全年推廣費用須控制在2.5%以內(nèi)。各類費用參考點位見下表，該點位僅為參考標準，不作強行規(guī)定，經(jīng)營部可在總額內(nèi)進行調(diào)配。省級媒體0.4%為分公司統(tǒng)籌資源，經(jīng)營部預算時不予考慮，即：經(jīng)營部可預算投入額度為2.1%：項目促銷活動終端建設廣告物料媒體及品牌建設其中：省級媒體其中：地級媒體及品牌建設合計參考點位0.8%0.8%0.2%0.70%0.40%0.30%2.50%3、 預算實行滾動預算，以豐補欠的原則。經(jīng)營部應根據(jù)全年淡旺季情況，合理計劃各月資源投放。以前月度產(chǎn)生的節(jié)余金額可分階段彌補以后月度中的不足；以前月度的超支額或淡季確需投入而將超支的額度須計劃出合理的消化進度，確保在公司規(guī)定的時間內(nèi)消化完畢。4、 本著謹慎性原則，按當月基本收款任務的80%扣稅及經(jīng)營部通過測算得出的收入孰低的原則確定當月預算收入。當月實際可用額=預算收入*2.1%-計劃消化+本月補貼額。5、 經(jīng)營部必須于月初5號前與全面目標預算一起以會議的形式收集匯總當月各類推廣預算支出，在預算可用總額內(nèi)合理調(diào)配，并編制推廣費用預算表(附表三)上報分公司審批。分公司市場部也按附表三填報當月省級媒體預算。6、 分公司每月須在5號前預算本月將由分公司統(tǒng)一投入(制作、購買)的相關費用，知會經(jīng)營部，并得到確認(附表二)。以便經(jīng)營部進行匯總預算。7、 推廣費用預算表上所列各項預算投入明細，以單場活動或某類活動、某個周、某個展臺單位進行概預算。8、 經(jīng)營部除總預算外還應以周為單位對促銷活動費的投入(含臨促工資、單頁等，不含展臺)進行預算。一周促銷活動費需超1萬元的，須報分公司審批(附表四)。三、 日常推廣費用管理1、 月初預算獲分公司批準后，經(jīng)營部應參照概預算金額對單項(單場活動)費用投入進行立項申請，按授權要求進行申報審批(附表四)。2、 市場推廣、財務嚴格審核各項投入的標準及額度，對于超概預算投入的費用進行說明并提出建議。3、 項目申請審批通過后財務主管須以書面形式向廣告商下達委托書(附件五)，并以此作為廣告商費用結(jié)算支付的憑證。4、 項目申請內(nèi)容為促銷活動的，須在申請中注明預計活動增量及金額?；顒咏Y(jié)束后活動責任人應對活動的實際投入與產(chǎn)出進行分析，總結(jié)經(jīng)驗(附件六)。5、 經(jīng)營部在月初預算審批之后需委托分公司制作、采購的相關費用支出也需向分公司市場部出具委托函(附件五)。6、 財務主管需對當月已立項投入的推廣費用進行登記，時時掌握推廣費用投入狀況，以便立項審核之用(附件七)。7、 月末經(jīng)營部推廣主管、財務主管須將已發(fā)出委托函但尚未辦理結(jié)算支付手續(xù)的各項制作費用、購買費用，以及本月促銷活動已產(chǎn)生但尚未報銷的各項費用預報至分公司財務部(促銷活動的實際費用金額不能準確統(tǒng)計的，可按已立項審批但尚未結(jié)算的金額預報)。分公司投入的省級媒體費由分公司市場部預報至分公司財務部。促銷活動費用的預報必須包括臨時促銷人員工資。 四、 授權管理內(nèi)容市場主管財務主管經(jīng)營部經(jīng)理市場部經(jīng)理財務經(jīng)理總經(jīng)理總部月度推廣費用預算審核審核審核審核審批當月預算總額內(nèi)的投入審核審核審批超當月預算總額的投入審核審核審核審核審核審批單筆(場)投入1萬元以上審核審核審核審核審核審批單筆投入5萬元以上審核審核審核審核審核審核審批單周1萬元以下活動投入審核審核審批單周1萬元以上活動投入審核審核審核審核審核審批五、 廣告商及對賬管理1、 經(jīng)營部須定期對廣告商進行招投標或競報價篩選，選擇價格公道，技術過硬、誠信、可靠的廣告商進行合作。2、 廣告商須嚴格按我司公函要求進行廣告業(yè)務制作及發(fā)布，并簽定書面合同，在廣告業(yè)務制作或發(fā)布后一個月內(nèi)將委托函、合同、發(fā)票及相關手續(xù)一起交我司辦理結(jié)算手續(xù)。3、 經(jīng)營部財務主須每月8號前向廣告商出具截止上月末的對賬單，并在月末前收回對方加蓋印章的合法的對賬單，對帳差異必須在次月處理完畢。六、 費用報銷及支付1、 經(jīng)營部自行制作、發(fā)布的推廣費用由廣告商提供相關發(fā)票、委托函、合同、我司或客戶驗收手續(xù)。經(jīng)營部必須嚴格按合同要求進行驗收，對不符合同約定的項目需作出相應扣款，并要求廣各商采取相應補救措施。相關報銷手續(xù)由經(jīng)營部審核后寄分公司統(tǒng)一審批支付。2、 分公司統(tǒng)一制作或代制作推廣費用，可由分公事統(tǒng)一與向廣告商下達委托函、簽定合同。廣各商統(tǒng)一開具發(fā)票、提代相關手續(xù)，分公司市場部統(tǒng)一辦理支付手續(xù)。但相關手續(xù)中必須有經(jīng)營部的書面回執(zhí)函或委托函(附件二或附件七)，并有經(jīng)營部的驗收單傳真件。3、 根據(jù)推廣費用的不同特點，必須按下列要求辦理、提供相關原始憑證：A、 展臺等正常的制作費用，支出報銷時必須附有立項申請表、委托函、合同、預算、遠近景實物照片各一張、業(yè)務驗收、商家或管理者簽收單據(jù)及廣告業(yè)正式發(fā)票。B、 電視、廣播、電臺廣告費的支出，報銷時必須附有立項申請表、委托函、合同、播出證明、廣告業(yè)正式發(fā)票。C、 報紙、報刊、雜志、印刷品等報銷時必須附有立項申請表、委托函、合同、樣報(樣刊、樣張）、發(fā)票，雜志、印刷品同時還需有數(shù)量簽收單。D、 戶外大牌、站臺廣各、車身告、樓宇廣告報銷時需有立項申請表、委托函、合同、遠近景實物照片各一張、廣告業(yè)正式發(fā)票。E、 臨時促銷人員工資需有立項申請表、臨促考勤簽到表、身份證復印件(多次合做的，復印一次即可)、聯(lián)系電話、銀行卡號，委托他人收款的還需出具委托書。七、 罰則1、 關責任人應嚴格按制度要求據(jù)實確認、簽收、結(jié)算，發(fā)現(xiàn)徇私舞弊，故意損害公司利益的，相關損失由責任人承擔，并追究法律責任。2、 經(jīng)營部超審批權限投入推廣費用的，經(jīng)營部經(jīng)理、財務主管分別承擔超額部份的10%、3%。3、 未進行立項審批及下達委托函而投入的，相關費用的40%由責任人承擔。4、 不論是否為權限范圍內(nèi)投入的推