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如何開展流程執(zhí)行檢查作者：牛學峰 來源：【鈞涵地產(chǎn)管理評論】2012年11月2期 日期：2012年10月24日 16:47學而不思則罔，流程管理沒有檢查很難真正得到執(zhí)行。在流程執(zhí)行一段時間之后一般都需要進行流程檢查，一方面督促部門正確有效的執(zhí)行流程，另一方面檢驗流程設計是否充分、適宜、有效及有效率。然后再根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題，采取有針對性的改善，確保流程體系的卓越。根據(jù)流程檢查目的及檢查對象的不同，可以分為以下四類檢查：流程稽查（流程執(zhí)行檢查）稽查流程的安排（主要表現(xiàn)為公司的流程制度）是否得到了執(zhí)行，執(zhí)行是否到位，是否符合流程制度的要求。流程績效評估對流程運行的最終結果、效果進行評估，并將其與流程的目標進行對比，評估流程目標是否有效達成，以及流程目標達成的具體情況?？蛻魸M意度評估流程的要求都是企業(yè)內部的安排，雖然流程反映了外部市場與客戶的需求，但在客戶需求傳遞與實現(xiàn)的過程中，可能會有很多的錯誤，加上客戶需求處于不斷的變化之中，為此非常有必要對客戶滿意度進行評估，聽聽客戶對流程體系績效表現(xiàn)的評價。流程審計流程體系審核是針對公司流程體系整體進行全面的、系統(tǒng)的檢查，目的是評估流程體系的充分性、符合性、有效性及效率性，它的輸出是流程體系整體的評估與改進。在實際的流程工作過程中，流程稽查（流程執(zhí)行檢查）往往更為重要，因為只有通過執(zhí)行部門的實踐才能更準確的反應出流程體系中所存在的問題，同時只有通過流程執(zhí)行檢查，才能督促部門正確有效的執(zhí)行流程，才能檢驗出流程執(zhí)行的效果，以確保流程管理工作落到實處，真正實現(xiàn)優(yōu)化流程落地的目的。下面本為將以天津某房企流程檢查項目為例，討論如何開展流程執(zhí)行檢查。一、明確流程檢查的目的2011年11月至今年1月鈞涵顧問幫助天津某房企做了業(yè)務流程的設計與梳理工作，到今年8月份，新流程體系已試運行超過半年，本次流程檢查的目的有三方面：1.驗證前期設計的流程和規(guī)范是否被執(zhí)行；2.評估執(zhí)行的程度和效果；3.通過檢查評估前期流程設計的適宜性，發(fā)現(xiàn)流程中的問題和需要完善的方面。二、確定流程檢查的關鍵點本次流程檢查的范圍是流程管理手冊的全部73個流程和指引，確定檢查時間為3天。為提高流程檢查的效益，在開展流程檢查前提前進行準備，找出流程檢查的關鍵點，也就是對流程目的、目標達成起關鍵作用的流程控制點。1.根據(jù)流程要素分析，對流程的關鍵活動、輸入輸出文件、部門間接口重點檢查；2.對流程試運行期間公司的管理重點進行重點排查。3.根據(jù)對流程現(xiàn)狀的掌握，對問題多發(fā)地帶重點排查。表格 1流程要素分析表（部分）三、確定檢查方法本次流程檢查對所有在本階段應該運行的業(yè)務流程采用以下三種方法進行審核：1、現(xiàn)場訪談與觀察：在現(xiàn)場與主要的流程責任人和關鍵崗位進行訪談以獲得有關的數(shù)據(jù)，同時對相關現(xiàn)場進行實地觀察以確保信息的真實與及時。2、查看記錄：通過查看流程要求的記錄、成果文件，審核已發(fā)生的流程活動是否符合流程的規(guī)定。3、數(shù)據(jù)收集：對流程績效的數(shù)據(jù)進行收集，對于不能提供準確數(shù)據(jù)的內容進行合理估計。四、設計流程檢查的線路通常的檢查線路有按部門和按流程兩種順序，房地產(chǎn)各項業(yè)務流程幾乎都需要多部門配合，按流程檢查顯然對企業(yè)正常工作的影響太大。本次流程檢查的線路為：以流程為主線，以部門為單位開展。在組織層面按部門開展流程審核，考慮部門涉及的主要活動及涉及的流程文件；在進行具體流程文件審核時，按流程要素（過程）展開，考慮流程文件執(zhí)行涉及的主責部門和配合部門。流程檢查思路：1、確認公司在手項目情況，按照項目開發(fā)計劃節(jié)點展開；2、多接口、相互作用的過程盡可能由同一組完成；3、產(chǎn)品實現(xiàn)過程與其它支持過程結合進行；4、關注顧客滿意或抱怨的有關過程以獲得進一步審核的信息；5、隨機抽查流程文件及相關表單。五、確定流程檢查的實施計劃，明確需配合事項 事前確定流程檢查的時間表，通知需配合的部門。并就各部門應提供的記錄列出詳細清單。表格 2資料收集清單（以成本管理部為例）六、開展流程檢查、編制流程檢查報告1. 開展流程檢查第一件事是明確流程檢查的目的與背景，與被檢查部門、崗位達成共識，要強調流程檢查是基于改進流程的目的出發(fā)，而不是要去找誰的錯或者是和誰過不去。2. 按計劃開展流程檢查。檢查過程要有詳細記錄，保證檢查記錄的可追溯性、可量化及真實性，以便于對檢查問題的描述準確、清晰，從而有利于后續(xù)改進的決策。3.編制流程檢查報告，與被檢查部門確認后正式發(fā)出。（1）在正式提交流程檢查報告之前與相關崗位人員充分溝通，確保大家對于報告內容是經(jīng)過充分溝通并達成一致的。（2）抓大放小，檢查報告需要暴露的問題應當是具有普遍性的、重大的、有代表性的，對于偶爾的、局部的、輕微的問題可以與被檢查人員溝通后不體現(xiàn)在正式的流程檢查報告中。（3）在流程檢查問