職工崗位工作分析介紹

人力資源管理基礎(chǔ)之一 職位分析 人力資源開發(fā)與管理研究 第三節(jié) 職位分析的方法 職位分析的關(guān)鍵步驟 準(zhǔn)備階段 調(diào)查階段 分析階段 完成階段 確定職位分析用途 成立職位分析小組（專家、人力資源部門人士） 搜集職位的背景信息 選擇典型職位 搜集職位信息（職位調(diào)查表） 共同審查所獲得的職位信息 歸納總結(jié)出職位分析的必需材料和要素 核實職位描述，編寫職位說明書 修訂職位說明書，形成最終的職位說明書 如何進(jìn)行職位分析：美國勞工部的建議 一、獲得初步的工作信息 二 、 進(jìn)行初次工作現(xiàn)場參觀訪問 三 、 進(jìn)行訪談 （ 訪談對象的挑選 ） 四 、 做第二次工作現(xiàn)場參觀訪問 五 、 職位信息的整理 六 、 核實工作描述 職位分析的方法 一 常用方法 工作實踐法 直接觀察法 訪 談 法 問卷調(diào)查法 典型事例法 工作日志法 二、 其他方法 職位分析問卷法（ PAQ） 管理職位描述問卷方法（ MPDQ） 功能性職位分析方法（ FJA） 1.訪談法及其類型 擔(dān)任某一職位的員工對其工作內(nèi)容和任職資格是最有發(fā)言權(quán)的 與任職者進(jìn)行面談是收集職位分析信息的一種有效方法。 訪 淡法的種類包括： 個體訪談法、群體訪談法、主管訪談法 個體 訪談法 適用于每位員工的工作有明顯差別，職位分析的時間又比較充分的情況。 群體訪談法 適用于多名員工從事同樣的工作的情況。使用集體面談法時應(yīng)請主管出席，或者事后向主管征求對收集到的材料的看法。 主管訪談法 同一個或多個主管面談，因為主管對于工作內(nèi)容有相當(dāng)?shù)牧私狻?訪談法的典型問題 你的主要工作職責(zé)有哪些？ 在每一項職責(zé)中 需要從事哪些具體工作？ 每一項工作任務(wù) 是怎樣做的？工作的對象和流程是怎樣的？ 完成每一項主要工作任務(wù)大約需要多少時間？ 完成每一項工作的主要難點或障礙是什么？ 在工作中是否需要遵循某些組織規(guī)章、政策或操作規(guī)程等等？ 履行 每一項職責(zé)或工作任務(wù)應(yīng)該達(dá)到的 基本績效標(biāo)準(zhǔn)是什么？ 你個人認(rèn)為目前的工作量是否適中？過大？還是過??？ 完成這些 工作需要怎樣的學(xué)歷、經(jīng)驗、技能等？ 完成 工作時的環(huán)境和條件如何？ 完成這些 工作有哪些生理以及精神上的要求？ 你認(rèn)為你們部門內(nèi)部的職位設(shè)置和分工情況是否合理？ 訪談法優(yōu)缺點 優(yōu)點： - 能夠簡單而迅速地收集職位分析資料，適用面廣。 - 由任職者親口講出工作內(nèi)容，具體而準(zhǔn)確。 能夠發(fā)現(xiàn)特殊問題； 便于解釋職位分析的必要性與功能； 提供員工發(fā)泄不滿的機會。 缺點： 職位分析經(jīng)常是調(diào)整薪酬的序幕，因此員工容易把職位分析看作是變相的績效考核而夸大其承擔(dān)的責(zé)任和工作的難度，這就容易引起職位分析資料的失真和扭曲。 訪談過程中應(yīng)該注意的若干細(xì)節(jié)問題 2.1 要 找到最了解工作內(nèi)容、最能客觀描述職責(zé)的員工。 事先準(zhǔn)備一份完整的訪談問題表，重要的問題先問，次要的問題后問。讓對方有充足的時間從容地回答。 盡快與訪談對象建立融洽的感情，說明訪談的目的以及選擇對方進(jìn)行面談的原因，目的是不要讓對方有正在進(jìn)行業(yè)績考核的感覺。 如果對方的工作不是每天都相同，就請對方將各種工作責(zé)任一一列出，然后根據(jù)重要性排出次序，這樣就可以避免忽略那些雖不常見但卻是很重要的問題。 在面談過程中，職位分析人員應(yīng)該只是被動地接受信息。如果在工作內(nèi)容的難度和任職資格方面與員工有不同的看法，不要與員工爭論，以防止破壞雙方合作的氣氛。 訪談過程中應(yīng)注意的若干細(xì)節(jié)問題 2.2 如果員工對主管人員進(jìn)行抱怨，職位分析人員也不要介入，不要流露出對工資待遇方面有任何興趣，否則會使員工夸大自己的職責(zé)，對收集信息工作產(chǎn)生誤導(dǎo)。 職位分析人員也不要對工作方法的改進(jìn)提出任何的批評和建議，批評現(xiàn)行的工作方法會招致員工對組織產(chǎn)生反感情緒。 克服員工對工作難度的夸大可以使用群體訪談或者分別與幾個員工面談的方法來解決。 訪 談結(jié)束后，將收集到的材料請任職者和他的直屬上司仔細(xì)閱讀一遍，以便做修改和補充。 2.問卷調(diào)查法 優(yōu)點： 能夠從許多員工那里迅速得到進(jìn)行職位分析所需的資料， 節(jié)省時間和人力，實施費用一般比其他方法低、速度快。 調(diào)查表可以在工作之余填寫，不會影響工作時間。 可以使調(diào)查的樣本量很大，適用于需對很多任職者進(jìn)行調(diào)查的情況。 調(diào)查的資料可以數(shù)量化，由計算機進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。 缺點： 設(shè)計理想的調(diào)查表要花費很多時間、人力和物力，設(shè)計費用比較高。 填寫調(diào)查表是由工作者單獨進(jìn)行，缺少交流， 被調(diào)查者可能不積極配合與認(rèn)真填寫，從而影響調(diào)查的質(zhì)量。 結(jié)構(gòu)化問卷 (封閉式 )你的工作需要加班嗎 ? 非結(jié)構(gòu)化問卷 (開放式 )你覺得哪項工作最重要 ? 3.SMEs會議法 主題專家會議法 (SMEs):與熟悉目標(biāo)職位的組織內(nèi)部人和外部人 ,包括任職者、直接上司、曾經(jīng)任職者、內(nèi)部客戶、其他熟悉目標(biāo)職位的人以及咨詢專家、外部客戶、其他組織標(biāo)桿職位任職者的集思廣益的過程。 德爾菲法 4個步驟 協(xié)助其準(zhǔn)備好會議所需相關(guān)文件 初稿、問卷、訪談提綱等 5-8人，上級、專家、客戶 相關(guān)中層管理者 會議企劃與安排 準(zhǔn)備會議相關(guān)材料和設(shè)施 選擇相關(guān)專家 確定主持人 優(yōu)缺點分析 優(yōu)點 操作簡單、成本低，適合各位企業(yè)開展，具備多方溝通協(xié)調(diào)功能，有利于得到企業(yè)的認(rèn)同以及后期的推廣。 SMEs法 缺點 結(jié)構(gòu)化程度低，缺乏客觀性，要受到與會專家的知識水平及其相關(guān)工作背景的制約。 4、文獻(xiàn)分析法 經(jīng)濟且有效的信息搜集方法：通過對現(xiàn)存的與工作相關(guān)的文檔資料進(jìn)行系統(tǒng)性分析，來獲取工作信息的方法。 主要作用：收集工作的原始信息，初稿。 5、工作日志法 工作日志法是為了了解員工實際工作的內(nèi)容、責(zé)任、權(quán)利、人際關(guān)系及工作負(fù)荷，而要求員工堅持記工作日記，然后經(jīng)過歸納提煉，取得所需工作內(nèi)容和工作時間的一種職務(wù)信息獲取方法。 優(yōu)缺點分析 優(yōu)點 所獲得的信息的可靠性很高，適用與獲取有關(guān)工作職責(zé)、工作內(nèi)容、工作關(guān)系、勞動強度等方面的信息，所需費用也較低。 工作日志法 缺點 使用范圍較小，不適用于工作循環(huán)周期較長、工作狀態(tài)不穩(wěn)定的職位，且信息整理量大，歸納工作繁瑣。 6、直接觀察法 直接觀察法 是 由職位分析師在工作現(xiàn)場通過實地觀察、交流、操作等方式收集工作信息的過程。主要有直接觀察法、自我觀察法以及工作參與法三種。 優(yōu)點： 職位分析人員能夠比較全面和比較深入地了解工作的要求，適用于那些工作內(nèi)容主要是由身體活動來完成的工作，如裝配線工人、保安人員等。 缺點： 它不適用于腦力勞動成分比較高的工作和處理緊急情況的間歇性工作。如律師、教師、急救站的護士等等。 觀察法 能較多、較深刻地了解工作要求 不適用于高層領(lǐng)導(dǎo)、研究工作、耗時長或技術(shù)復(fù)雜的工作、不確定性工作 面談法 效率較高 面談對象可能持懷疑、保留態(tài)度；對提問要求高；易失真 問卷調(diào)查法 費用低；速度快，調(diào)查面廣；可在業(yè)余進(jìn)行；易于量化；可對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行多方式、多用途的分析 對問卷設(shè)計要求高；可能產(chǎn)生理解上的不一致 實踐法 短期內(nèi)可掌握的工作 不適用于需進(jìn)行大量訓(xùn)練或危險的工作 日志法 可揭示工作的動態(tài)性，生動具體 費時；難以形成對一般性工作行為的總的概念 各種工作分析方法的優(yōu)缺點 第四節(jié) 職位說明書的編制 職位標(biāo)識 ：名稱、任職者、上級、下級（職位名稱） 職位目的或概要 ：為什么需要設(shè)置這一職位（一句話說明） 主要應(yīng)負(fù)責(zé)任 ：每一項責(zé)任的內(nèi)容、要達(dá)到的目的 工作聯(lián)系 ：報告對象；監(jiān)督對象；合作對象；外部交往 業(yè)績衡量標(biāo)準(zhǔn) ：如何衡量每一項責(zé)任的完成情況 工作權(quán)限 ：該職位在人事、財務(wù)和業(yè)務(wù)上作出決策的范圍和層級 工作范圍 ：對財務(wù)數(shù)據(jù)、預(yù)算以及人員等的影響范圍多大 工作的環(huán)境和工作條件 ：時間；地點；噪音；危險等等。 任職資格要求 ：具備何種條件的人能夠承擔(dān)這一職位 其他有關(guān)信息 ：主要挑戰(zhàn)，決策和規(guī)劃。 職位說明書的項目 1.工作標(biāo)識 工作名稱：招聘主管 所屬部門：人力資源部 上級：人力資源經(jīng)理 下屬：招聘專員 薪點范圍： 50-60 什么是職位目的？ 用一句話說明某一職位存在的目的和價值； 對職位目的的描述應(yīng)當(dāng)是具體的、特定的，而不是泛泛的； 應(yīng)當(dāng)基本能夠使閱讀者形成對職位的大概了解。 職位目的界定了職位在組織中所扮演的主要角色： 職位為什么會存在？ 職位上的任職者在何種約束條件或限制條件下開展工作？ 職位在長期中有什么穩(wěn)定的目標(biāo)？ 2.職位目的 職位目的編寫方式一 為了 結(jié)果、市場占有率、利潤、銷售額、數(shù)量、質(zhì)量、服務(wù) . 在 政策、原理、準(zhǔn)則、制度、日常監(jiān)督 . 做什么 組織、指導(dǎo)、推薦、計劃、操作活動 . ( 目的 ) ( 范圍內(nèi) ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：說明該職位在整個組織中的地位和作用，在什么樣的范圍內(nèi)行使自己的職責(zé)，概括性的表述該職位的工作職責(zé)，通常表現(xiàn)為： 職位目的編寫方式一舉例 為了 為了完成銷售額、實現(xiàn)利潤及獲得市場占有率， 在 在公司的營業(yè)發(fā)展方向和產(chǎn)品政策指導(dǎo)下， 做什么 制定營銷策略，建立和維護營銷部門的組織結(jié)構(gòu)，提高部門績效，完善服務(wù)質(zhì)量。 ( 目的 ) ( 范圍內(nèi) ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：營銷總監(jiān) 職位目的編寫方式一舉例 為了 為了保證公司人才配置， 在 在公司人力資源規(guī)劃指導(dǎo)下， 做什么 制定并實施公司各項招聘計劃，完成招聘目標(biāo) ( 目的 ) ( 范圍內(nèi) ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：招聘主管 職位目的編寫方式二 以達(dá)到 結(jié)果、市場占有率、利潤、銷售額、數(shù)量、質(zhì)量、服務(wù) . 在 政策、原理、準(zhǔn)則、制度、日常監(jiān)督 . 做什么 組織、指導(dǎo)、推薦、計劃、操作活動 . ( 目的 ) ( 范圍內(nèi)或約束條件下 ) ( 動作 /行為 ) 以達(dá)到 保證公司人才優(yōu)化配置。 在 公司人力資源規(guī)劃指導(dǎo)下， 做什么 制定并實施公司各項招聘計劃，完成招聘目標(biāo)， ( 目的 ) ( 范圍內(nèi)或約束條件下 ) ( 動作 /行為 ) 職位目的 ：招聘主管 例一：分廠廠長 約束條件 ： 根據(jù)公司的生產(chǎn)計劃安排， 包含動詞的主要工作活動： 管理和調(diào)配工廠的全部設(shè)施， 目的或結(jié)果： 以按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的要求，在一個安全的工作環(huán)境下生產(chǎn)出預(yù)定的產(chǎn)量 。 例二：信息技術(shù)主管 約束條件： 在公司經(jīng)營目標(biāo)和政策指導(dǎo)下， 包含動詞的主要工作活動： 向公司各部門提供有關(guān)信息技術(shù)以及通訊方面的建議和服務(wù)， 目的或結(jié)果： 以通過科技手段提高公司的生產(chǎn)效率以及生產(chǎn)率。 職位目的編寫方式二舉例（ 2.1） 例三：銷售員 約束條件： 根據(jù)公司的銷售政策和要求， 包含動詞的主要工作活動： 辨別、接觸和拜訪潛在客戶， 目的或結(jié)果： 以向客戶介紹和銷售企業(yè)的產(chǎn)品 。 職位目的編寫方式二舉例（ 2.2） 職位目的編寫的常見缺陷 描述內(nèi)容過于太空泛 所做描述與其他職位沒有顯著區(qū)別 僅僅是對工作職責(zé)做一個簡單的羅列 使用大量規(guī)范性的形容詞 3、職位的工作聯(lián)系 財務(wù)經(jīng)理 其他各部門 經(jīng)理 審計員 審計經(jīng)理 政府 銀行 外部審計機構(gòu) 內(nèi)部聯(lián)系 3、職位的工作聯(lián)系（招聘主管） 人力資源經(jīng)理 其他各部門 經(jīng)理 招聘專員 招聘主管 社保部門 各高校 招聘中介 內(nèi)部聯(lián)系 4、工作職責(zé)與工作任務(wù)描述 工作職責(zé) ： 描述該職位的主要工作職責(zé) ， 即該職位的任職者花費大部分時間和精力的工作 ， 一般不超過 8條 。 工作任務(wù) ： 是完成某項工作職責(zé)時 ， 所要進(jìn)行的各項任務(wù) ，每一項工作職責(zé)都是由若干任務(wù)組成的 （ 對于那些無法窮盡的工作任務(wù)以及概念單一非常容易理解的職責(zé) ， 可以不用在職位說明書上標(biāo)明任務(wù) ） 澄清職責(zé) 每個人首先做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的事情 對組織的承諾 主要工作職責(zé)的描述要領(lǐng) 準(zhǔn)確使用描述行為的動詞以明確角色 揭示工作流程以及信息的流向 。 指明工作活動的目的或所要產(chǎn)生的結(jié)果 。 做什么 （ what） ？ 為什么做 （ why） ？ 對誰做 （ For whom） ？ 在哪里做 （ where） ？ 什么時候做 （ when） ？ 如何做 （ how） ？ 工作職責(zé)與任務(wù)描述的六大要素 履行職責(zé)書寫的不良格式 X 負(fù)責(zé) 預(yù)算 工作 X 負(fù)責(zé) 培訓(xùn) 工作 . X 負(fù)責(zé) 倉庫保管 工作 X 負(fù)責(zé) 保衛(wèi) 工作 關(guān)于工作職責(zé)的正確描述：格式 準(zhǔn)備、監(jiān)督和控制 制訂和實施 部門年度預(yù)算 培訓(xùn)計劃和方案 動 詞 （做什么 ） 對 象 （ 對什么 /對誰 ） 目標(biāo) （什么結(jié)果） 與人力資源部門配合，有計劃地培訓(xùn)、訓(xùn)練 所屬人員 妥善存儲、整理及保管 所有待銷的商品 以保證開支符合業(yè)務(wù)計劃要求 以確保管理者及員工掌握必要的技術(shù)和經(jīng)驗，以取得出色業(yè)績 以提高其工作能力和素質(zhì) 以確保出倉商品的優(yōu)良質(zhì)量 舉例：主要履行職責(zé)格式（大學(xué)老師） 根據(jù)大學(xué)的政策和指導(dǎo)方針 （ 如何做 ？ ） 來設(shè)計一個教學(xué)大綱 （ 做什么 ？ ） ， 以告知學(xué)生 （ 對誰做 ？ ） 本門課程的要求 （ 為什么要做 ？ ） 。 舉例：主要履行職責(zé)格式（招聘主管） 根據(jù)各部門人員需求計劃表 （ 如何做 ？ ） 在 2周以內(nèi) （ 什么時間 ？ ） 進(jìn)行招聘 （ 做什么 ？ ） ， 以配合各部門 （ 對誰做 ？ ） 人才配置需求 （ 為什么要做 ？ ） 。 準(zhǔn)確使用動詞 錄入 、 打印文件 。 搜集 、 整理以及發(fā)布競爭對手的信息資料 。 提供解決客戶問題的建議 。 采購 、 發(fā)放辦公用品 。 安排保潔員對辦公區(qū)進(jìn)行清潔 。 撰寫市場預(yù)測與分析報告 。 培訓(xùn)客戶服務(wù)熱線值班人員 。 職位分析常用動詞庫（ 3.1） 針對制度、方案、計劃等文件： 編制、制訂、擬定、起草、審定、審核、審查、轉(zhuǎn)呈、轉(zhuǎn)交、提交、呈報、下達(dá)、備案、存檔、提出意見 針對信息、資料： 調(diào)查、研究、收集、整理、分析、歸納、總結(jié)、提供、匯報、反饋、轉(zhuǎn)達(dá)、通知、發(fā)布、維護管理 關(guān)于某項工作（上級）： 主持、組織、指導(dǎo)、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、管理、分配、控制、牽頭負(fù)責(zé)、審批、審定、簽發(fā)、批準(zhǔn)、評估 職位分析常用動詞庫（ 3.2） 思考行為： 研究、分析、評估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦、計劃 直接行動： 組織、實行、執(zhí)行、指導(dǎo)、帶領(lǐng)、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋、提供、協(xié)助 上級行為： 許可、批準(zhǔn)、定義、確定、指導(dǎo)、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定 管理行為： 達(dá)到、評估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督 專家行為： 分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡(luò)、建議、推薦、支持、評估、評價 下級行為： 檢查、核對、收集、獲得、提交、制作 職位分析常用動詞庫（ 3.3） 其他： 維持、保持、建立、開發(fā)、準(zhǔn)備、處理、執(zhí)行、接待、安排、監(jiān)控、匯報、計劃、經(jīng)營、確認(rèn)、概念化、合作、協(xié)作、主持、獲得、核對、檢查、聯(lián)絡(luò)、設(shè)計、帶領(lǐng)、指導(dǎo)、評價、評估、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、擬定、收集、引導(dǎo)、傳遞、翻譯、組織、控制、操作、保證、預(yù)防、解決、推薦、介紹、支付、計算、修訂、承擔(dān)、支持、談判、商議、面談、拒絕、否決、監(jiān)視、預(yù)測、比較、刪除、運用 通過主要工作職責(zé)編寫發(fā)現(xiàn)問題 某主管崗位 職責(zé)：指導(dǎo)主辦編寫全部崗位說明書 其下級主辦崗位 職責(zé)：協(xié)助主管編寫全部崗位說明書 問題： 1、主管與主辦應(yīng)合理分擋工作。 2、主管對主辦工作的監(jiān)督、指導(dǎo)只應(yīng)占其整個職責(zé)的 30%左右。 3、主管也應(yīng)該承擔(dān)具體工作。 職位名稱 ： 維修技師 職位概述 ：完成在一定工作區(qū)域內(nèi)運轉(zhuǎn)的所有機器設(shè)備的維護和修理工作，以確保所有機器設(shè)備能夠正常運轉(zhuǎn)、滿足工作需要。其中包括公司車輛、銷售設(shè)備以及工作場所中所使用的機器設(shè)備的養(yǎng)護服務(wù)。 關(guān)鍵職責(zé)一（ 40%）：設(shè)備保養(yǎng) 工作活動或任務(wù)： 1、根據(jù)保養(yǎng)時間要求更換零部