《應用文寫作》第二章行政公文概述.ppt

應用文寫作 主講人 TEL 第二章行政公文寫作 一 行政公文的概念法定效力工具規(guī)范體式 第一節(jié)行政公文概述 二 行政公文的種類 13種命令 令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復 意見 函 會議紀要按照不同角度我們把13種公文進行分類 1 按行文方向劃分 上行文 下行文 平行文 上行文 即向上級機關(guān)報送的公文 如 報告 請示 下行文 是向所屬下級機關(guān)發(fā)送的公文 如命令 決定等 平行文 是同級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間往來的公文 如知照性通知 函等 行文方向由行文關(guān)系決定 隸屬關(guān)系 又叫上下級關(guān)系如 市政府跟區(qū)政府 市委跟區(qū)委 市政府與其職能部門 人事局 交通局 公安局等等 指導關(guān)系 指同一組織系統(tǒng)內(nèi)上級的有關(guān)業(yè)務職能部門跟下級的有關(guān)業(yè)務職能部門之間的關(guān)系 如 市政府的職能部門與區(qū)政府的職能部門 平行 平級關(guān)系 指同一組織系統(tǒng)內(nèi)同級機關(guān)單位 團體之間的關(guān)系 如 人事局與交通局 交通局與公安局不相隸屬關(guān)系 指非同一組織系統(tǒng)內(nèi)的任何單位 機關(guān)之間的關(guān)系 如 武昌區(qū)政府與江蘇省人民政府 2 按秘密等級劃分 絕密文件機密文件秘密文件一般公文 3 按緊急程度劃分 特急公文急件公文平件公文 三 行政公文的特點 1 法定性 作者的法定性 內(nèi)容的法定性 程序的法定性2 規(guī)范性 體式的規(guī)范性 運作的規(guī)范性3 時效性 四 行政公文的行文規(guī)則 行文精簡行文方式 逐級行文多級行文越級行文直達行文向上請示聯(lián)合行文 文件抄送規(guī)則精簡規(guī)則 可抄送可不抄送的堅決不抄送越級行文時應給越過的上級抄送上級機關(guān)向受雙重機關(guān)領(lǐng)導的下級機關(guān)發(fā)文時 同時要向其另一領(lǐng)導機關(guān)抄送協(xié)商一致文件退回規(guī)則 五 行政公文的格式 必備的格式 每篇公文必須有的項目 也叫指定性格式項目選擇性格式 根據(jù)具體情況可能有 可能沒有的格式項目 不是必備的 是活的 靈活處理 一 公文的一般格式 眉首 首部 主體 版記 尾部 1 眉首部分 首部 首頁上1 3部分是屬于文件眉首 文件頭 有間隔線 為細實線 線之上為文件頭 公文份數(shù)序號左上角選擇性格式項目序號為7位數(shù) 不足的用 0 補齊 0000001 秘密等級和保密期限右上角 3號黑體字秘密等級 保密期限秘密期限的寫法 如不滿年則寫 月 滿年則寫 年 如 三個月 一年 一年六個月 等 選擇性格式項目 緊急程度右上角 3號黑體字 秘密等級和保密期限之下選擇性格式項目 發(fā)文機關(guān)名稱 也叫版頭 小標宋體字 居中 套紅印刷 俗稱的 紅頭文件 機關(guān)名稱 文件 比如說書上示意圖中的 XX市人民政府文件 必備項目 XXXX 聯(lián)合行文時 版頭可出XXXX文件 主辦機關(guān)排列在前XXXX少數(shù)民族地區(qū)的文件版頭要用兩種文字 漢字和其本民族語言的文字 發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)名稱也就是版頭之下 3號仿宋體字機關(guān)代字 年份 序號機關(guān)代字 抽取發(fā)文機關(guān)名稱中最有代表性的1 3個漢字表示 第一個字選用轄區(qū)或所屬區(qū)域的簡稱 無簡稱的要自己選字 比如湖北 鄂 重慶 渝第二個字為符合約定俗成 最能表示機構(gòu)性能的字 如 政府 府第三個字用 發(fā) 必須是黨政機關(guān)發(fā)文 而且是下行文 單位 團體不用 發(fā) 字年份 2010 序號 大排序 機關(guān)公文排序是按年度排序阿拉伯數(shù)字 號 不用添 0 補位如 渝府發(fā) 2010 3號 聯(lián)合行文 以主辦機關(guān)的發(fā)文字號來排公文中的命令是專門字號 令號 為單令 是由領(lǐng)導任期來確定如 中華人民共和國主席令 第三十五號 簽發(fā)人發(fā)文字號之后 與發(fā)文字號中間空一個字 用3號仿宋體字 后標全角冒號 冒號后用3號楷體字標簽發(fā)人姓名 XX發(fā) XXXX X號簽發(fā)人 XXX 如有多個簽發(fā)人 主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行 其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排 間隔線間隔線位于首頁1 3處時為下行文 上行文間隔線降下很多 篇頭很寬 這是禮儀的表現(xiàn) 2 主體 行文部分 標題 一般寫法 完全式 簡式 居中 完全式 發(fā)文機關(guān)名稱 文件事由 文件主題 文種名稱 湖北省人民政府關(guān)于印發(fā)湖北消防工作改革與發(fā)展綱要的通知 簡式 上述三項缺一或缺二的情況 但不能省掉文種名稱缺一 省發(fā)文機關(guān) 如 關(guān)于增加財會審計專業(yè)本科計劃的請示 省事由 如 中央軍委命令 中華人民共和國國務院令 文告類 如公告 通告可以省 缺二 省發(fā)文機關(guān)和事由 只有文種名稱 如通告 通知 特殊情況 XXXXXXXX關(guān)于 XX 文種名稱 XXXX用空格 XXXXXXXX關(guān)于 XX 文種名稱 概略法 XXXX等關(guān)于 XX 文種名稱 如 武漢大學武漢科技大學華中科技大學關(guān)于 的通知武漢大學等三所高校關(guān)于 的通知 主送機關(guān) 位于標題下 左起頂格 用3號仿宋體標識使用全稱或者規(guī)范性簡稱 統(tǒng)稱如 共青團湖北省委員會 簡稱 團省委 主送機關(guān)與抄送機關(guān)的區(qū)別 主送機關(guān)要負責答復和辦理公文抄送機關(guān)只是閱知 并不負責答復和辦理 上行文 平行文中 主送機關(guān)是單一的下行文中有單一的 也有多個的情況如省政府發(fā)給 各市 縣人民政府 各地區(qū)行署及省直各單位 的文件 注意不能寫成泛稱 如 各有關(guān)單位 無主送機關(guān)的情況 文告類公文 公告 通告 會議類公文 會議紀要 公文正文 左空2格 注意數(shù)字 年份不能回行大致結(jié)構(gòu) 發(fā)文緣由 開頭 發(fā)文事項 主體 結(jié)語 結(jié)尾 發(fā)文緣由 表明行文目的 行文根據(jù) 行文原因 可以用一些介詞來表示 為了 根據(jù) 按照 依據(jù) 鑒于 由于 查 主體 結(jié)語 結(jié)尾 形式一般采用尾語慣用式 說明要求式 希望號召式 自然結(jié)束式等 附件 跟公文一起發(fā)送的跟公文內(nèi)容有關(guān)的文件 材料等等在正文結(jié)束之后 落款之前寫明 寫的位置就在正文下空1行 左空2格寫 附件 編號時格式 附件 1 XXXXXXXX2 XXXXXXXX 落款 發(fā)文機關(guān)名稱 成文時間 印章發(fā)文機關(guān) 行政公文 在該公文是單一機關(guān)發(fā)文時不要標明發(fā)文機關(guān) 只標注成文時間和加蓋公章黨的機關(guān)公文 三者齊全發(fā)文機關(guān)寫法與主送機關(guān)相同 寫全稱或規(guī)范性簡稱行政公文的聯(lián)合發(fā)文三者齊全成文時間 距離右邊沿空4個字行政公文 二OO九年十月三十日 黨的機關(guān)公文 2009年10月30日 成文時間以負責人簽發(fā)日期為準 經(jīng)過會議討論通過的文件 以會議通過日期為準 這樣的情況成文時間不寫在落款處 而在標題之下 用圓括號括起來 寫明什么會議 什么時間 什么時候生效 此時的這個時間稱為 題注 不加蓋公章成文時間的確定既不是領(lǐng)導人簽發(fā)的時間 也不是會議通過時間 而是當公文因故在簽發(fā)后12天也沒有發(fā)出 此時的成文時間就得另行確定 以印發(fā)的時間為準 印章 如有發(fā)文機關(guān)名稱 則蓋章的時候要蓋住機關(guān)名稱 不能壓正文 下面要 騎年蓋月不遮日 印章應正蓋黨的公文 會議紀要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文可以不蓋公章 電文也沒有公章 聯(lián)合行文時 如果是聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件 由主辦機關(guān)加蓋印章 如果是下發(fā)的公文 聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章 每排最多排3個印章 最下面一排不管是1個章還是2個章 都要居中排列 附注 加 標注 位于成文時間下一行 3 版記部分 主題詞 抄送單位 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等 主題詞 規(guī)范化 位于附注下方 文尾橫線上端規(guī)范化詞語 主題詞表上詞語論文主題詞 自主標引公文主題詞 受控標引作用 可幫助檢索 存檔 也便于閱文者明了公文的基本內(nèi)容主題詞在上行文中必須有 下行文中簡單的下行文可以省主題詞的個數(shù)最少2個 一般在5個左右主題詞標注的方法 標題的事由部分包括了某些主題詞 再從正文中概括主題詞與主題詞之間不加標點符號 用空格處理類別詞在前 類屬詞在后如 外事外交國際事務類屬詞的順序以文中表述先后為準最后一個主題詞必定是文種名稱 有兩個類別詞的按涵義大小排序 XX省政府關(guān)于進一步抓好經(jīng)濟作物生產(chǎn)的通知 主題詞標為 農(nóng)業(yè)經(jīng)濟作物生產(chǎn)通知 主題詞之下有一條線 稱為欄線 欄線之下是抄送 抄送 抄送 XXX 機關(guān)名稱 機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱 統(tǒng)稱機關(guān)名稱之間用 隔開 末尾寫 同一層次的應該黨在前 行政在后如 黨 人大 政協(xié) 政府 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機關(guān)之下左邊空1格寫印制機關(guān) 右空1格寫印發(fā)日期印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字書寫 二 公文的特定格式 1 信函式 函 發(fā)文機關(guān)名稱距離頁的上邊緣為30mm 字號由發(fā)文機關(guān)酌情定奪 發(fā)文機關(guān)全稱下為一條武文線 上粗下細 距下頁邊20mm處為一條文武線 上細下粗 發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均印紅色 發(fā)文字號要標明其為函 函的順序號是單列 2 命令 文頭為全稱 用紅色宋體字 XX 機關(guān)名稱 令 命令發(fā)文字號名稱為 令號 3 會議紀要 特定版頭 XX 機關(guān)名稱 會議紀要發(fā)文字號可以跟函字號走不加蓋印章 六 其他規(guī)范 1 排列規(guī)范 橫寫 橫排 左側(cè)裝訂少數(shù)民族文字按其習慣書寫 排版 民族自治地方 可并用漢字和通用的