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受控狀態(tài): 文件編號(hào):Q/XPJXC03-2016 機(jī)動(dòng)車出廠合格證管理辦法編制: 審核: 批準(zhǔn): 2016-06-15發(fā)布 2016-07-01 實(shí)施龍巖市新羅區(qū)西陂機(jī)械廠 發(fā)布一、總則及適用范圍機(jī)動(dòng)車產(chǎn)品合格證不僅是客戶購(gòu)置機(jī)動(dòng)車的身份和質(zhì)量證明,也是公司重要的無(wú)形資產(chǎn)。為適應(yīng)國(guó)家政策要求,加強(qiáng)機(jī)動(dòng)車生產(chǎn)企業(yè)及其產(chǎn)品管理,規(guī)范機(jī)動(dòng)車生產(chǎn)企業(yè)合格證的制作、使用和信息傳遞,特制定本管理辦法。本管理辦法對(duì)機(jī)動(dòng)車出廠合格證的領(lǐng)用和管理,規(guī)范合格證打印、上傳、變更、保管及U盾管理等做出了具體規(guī)定。本管理辦法適用于龍巖市新羅區(qū)西陂機(jī)械廠所有整車及底盤合格證的管理。二、人員組織管理2.1、公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)對(duì)公司合格證管理的內(nèi)部審核活動(dòng)。2.2、質(zhì)量管理部1)合格證的歸口管理部門,負(fù)責(zé)合格證式樣的設(shè)計(jì)、備案。2)負(fù)責(zé)合格證備案,負(fù)責(zé)合格證系統(tǒng)U盾的統(tǒng)一申購(gòu)、發(fā)放、登記等。3)負(fù)責(zé)合格證系統(tǒng)維護(hù),負(fù)責(zé)合格證的打印、上傳、變更,以及打印后的合格證移交品信息管理部。4)負(fù)責(zé)已經(jīng)上傳的合格證因遺失、損壞、污染等原因進(jìn)行更換、補(bǔ)發(fā)、換發(fā)后,無(wú)法回收舊合格證作廢信息的上傳。5)負(fù)責(zé)舊、作廢、損壞、污染、打印錯(cuò)誤等無(wú)用合格證的接受、管理、銷毀等。6)負(fù)責(zé)對(duì)合格證系統(tǒng)操作相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核,只有培訓(xùn)合格之后方可進(jìn)行合格證打印、發(fā)放等工作。7)負(fù)責(zé)產(chǎn)品合格信息、合格證打印信息。8)負(fù)責(zé)打印后的合格證的接收、發(fā)放、回收、補(bǔ)發(fā)、換發(fā)、登記。2.3、采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織空白合格證的印刷與采購(gòu)。2.3、行政辦檔案室負(fù)責(zé)對(duì)空白合格證的保管及入檔登記管理,每月按生產(chǎn)數(shù)量向質(zhì)量管理部進(jìn)行發(fā)放。“一對(duì)一”對(duì)需換證補(bǔ)正的合格證管理,合格證鋼印的保管使用。2.5、市場(chǎng)營(yíng)銷部1)負(fù)責(zé)市場(chǎng)合格證的變更、補(bǔ)發(fā)、換發(fā)的審批等管理,負(fù)責(zé)對(duì)已經(jīng)變更、補(bǔ)發(fā)、換發(fā)后舊合格證的回收。2)負(fù)責(zé)用戶遺失的合格證的作廢處理的通告,防止被非法使用。3)負(fù)責(zé)市場(chǎng)反饋合格證問(wèn)題的處理。三、合格證正面樣式備案及管理合格證版面按照GB/T21085-2007機(jī)動(dòng)車出廠合格證(以下簡(jiǎn)稱GB/T21085)的規(guī)定印制機(jī)動(dòng)車出廠合格證正面樣式,合格證版面若有變更需向中機(jī)中心進(jìn)行備案,備案通過(guò)后方可使用,備案要求詳見(jiàn)合格證正面樣式備案要求。同時(shí)應(yīng)向公司質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)并向分管副總、采購(gòu)部及市場(chǎng)營(yíng)銷部進(jìn)行報(bào)備。四、合格證發(fā)放管理4.1、合格證的印刷按照龍巖市新羅區(qū)西陂機(jī)械廠機(jī)動(dòng)車出廠合格證管理辦法的規(guī)定,由采購(gòu)部負(fù)責(zé)統(tǒng)一對(duì)進(jìn)行紙張編并印刷,由質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)報(bào)請(qǐng)采購(gòu)部印制。4.2、合格證正面應(yīng)粘貼有防偽標(biāo)識(shí)。如發(fā)現(xiàn)機(jī)動(dòng)車出廠合格證信息的比對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)合格證有偽造、假冒嫌疑的,應(yīng)當(dāng)協(xié)助公安機(jī)關(guān)交通管理部門甄別真?zhèn)巍?.3、空白合格證的印制由質(zhì)量管理部根據(jù)公司的生產(chǎn)量負(fù)責(zé)向采購(gòu)部報(bào)告,經(jīng)公司總經(jīng)理或分管副總簽字后報(bào)請(qǐng)采購(gòu)部印制,采購(gòu)部印制好后,通知質(zhì)量管理部驗(yàn)收后交行政辦檔案室保管,按照檔案室歸檔要求,辦理歸檔相關(guān)手續(xù),檔案室作好合格證入檔登記管理。4.4、質(zhì)量管理部根據(jù)月生產(chǎn)數(shù)量領(lǐng)取空白合格證。領(lǐng)證需填寫(xiě)合格證領(lǐng)用申請(qǐng)單,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或分管副總簽字后,到行政辦檔案室領(lǐng)取空白合格證。然后按照打印合格證要求根據(jù)產(chǎn)品檢驗(yàn)入庫(kù)情況由專人負(fù)責(zé)合格證的打印,待相對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品檢驗(yàn)合格后,將打印好的合格證分批次到行政辦檔案室加蓋鋼印簽章,然后隨車入庫(kù)。4.5、質(zhì)量管理部必須指定專人負(fù)責(zé)合格證的領(lǐng)用、打印、簽章和隨車發(fā)放工作,并做好合格證的領(lǐng)用、發(fā)放、存檔記錄,每月21日前將上月21日至本月20日的用量填報(bào)合格證用量月報(bào)表報(bào)送采購(gòu)部。4.6、合格證配發(fā)管理:只有本公司生產(chǎn)的車輛制造完成并下線檢驗(yàn)合格后,市場(chǎng)營(yíng)銷部方可向質(zhì)管部申請(qǐng)打印紙質(zhì)合格證。4.7、廢證的界定及廢證銷毀、換證、補(bǔ)證事項(xiàng)1)機(jī)動(dòng)車合格證在公司因錯(cuò)打、誤打或因外界原因?qū)е潞细褡C殘缺、污損、丟失的可界定為廢證,廢證經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)或分管副總簽字確認(rèn)后,應(yīng)由質(zhì)量管理部直接到行政辦行政檔案室“一對(duì)一”的更換空白合格證。2)合格證換發(fā)管理事項(xiàng)當(dāng)合格證打印完成之后,發(fā)現(xiàn)合格證信息因操作人員操作失誤或產(chǎn)品技術(shù)升級(jí)等原因需要對(duì)已經(jīng)配發(fā)的合格證進(jìn)行信息更改,此時(shí)需有關(guān)人員提出申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后方可進(jìn)行合格證換發(fā),合格證換發(fā)須嚴(yán)格遵守一車一證原則。先前配發(fā)的合格證需回收蓋上作廢章并保存之后方可把新打印的合格證交予先關(guān)人員。3)合格證重發(fā)管理事項(xiàng)當(dāng)配發(fā)的合格證因合格證污損、丟失等原因,在不改變車輛任何技術(shù)參數(shù)信息,僅改變合格證紙張編號(hào)情況下,由相關(guān)人員提出申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后方可進(jìn)行合格證重發(fā),合格證重發(fā)須嚴(yán)格遵守一車一證原則。先前配發(fā)的舊合格證需回收蓋上作廢章并保存之后方可把新打印的合格證交予相關(guān)人員。機(jī)動(dòng)車作廢合格證的銷毀按照龍巖市新羅區(qū)西陂機(jī)械廠機(jī)動(dòng)車出廠合格證管理辦法的規(guī)定,由相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)處理,并做好銷毀臺(tái)賬。4)合格證補(bǔ)發(fā)管理事項(xiàng)產(chǎn)品交付后,因產(chǎn)品無(wú)合格證或者因運(yùn)輸儲(chǔ)存、用戶保管、不可抗力等原因造成合格證損壞、遺失、污染,或其它無(wú)法作為車輛注冊(cè)依據(jù)的,允許補(bǔ)發(fā)合格證。 需要補(bǔ)辦合格證的,應(yīng)明確列出(或說(shuō)明)產(chǎn)品型號(hào)、VIN、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)、底盤型號(hào)、車輛顏色、配置等,加蓋證明單位公章,由所屬業(yè)務(wù)經(jīng)理(或所在地辦事處主管)簽字確認(rèn),同時(shí)提供車輛VIN和發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)拓印件,以及購(gòu)車發(fā)票復(fù)印件,交銷售部。由銷售部提出補(bǔ)辦申請(qǐng),經(jīng)行政副總審核,報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可打印補(bǔ)發(fā)。 客戶合格證遺失需要補(bǔ)發(fā)的,由經(jīng)銷商(或當(dāng)?shù)嘏沙鏊?開(kāi)具證明,加蓋經(jīng)銷商(或當(dāng)?shù)嘏沙鏊?,或進(jìn)行登報(bào)申明)后給予補(bǔ)發(fā)。 經(jīng)銷商或用戶接受產(chǎn)品時(shí)發(fā)現(xiàn)合格證漏裝的,經(jīng)銷商應(yīng)及時(shí)告知所屬業(yè)務(wù)經(jīng)理(或所在地辦事處主管)確認(rèn)并出具證明,加蓋經(jīng)銷商公章,由銷售部對(duì)照交付時(shí)的記錄照片如確認(rèn)屬于漏裝(或者無(wú)法確認(rèn)沒(méi)有漏裝)的,由市場(chǎng)營(yíng)銷部提出補(bǔ)辦申請(qǐng)。如市場(chǎng)營(yíng)銷部確認(rèn)沒(méi)有漏裝的,由業(yè)務(wù)經(jīng)理(或所在地辦事處)查明原因,提出書(shū)面報(bào)告,再行辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。 合格證破損、污染需要補(bǔ)辦的,由市場(chǎng)營(yíng)銷部出具證明。屬于合格證破損、污染需要補(bǔ)辦的,由市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)回收舊合格證。 合格證打印錯(cuò)誤無(wú)法進(jìn)行車輛注冊(cè)需要補(bǔ)辦的應(yīng)由相關(guān)人員提出書(shū)面申請(qǐng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行補(bǔ)辦。 經(jīng)確認(rèn)合格證可以補(bǔ)發(fā)的,合格證打印人員應(yīng)在原數(shù)據(jù)庫(kù)中做相應(yīng)標(biāo)志(或注明補(bǔ)發(fā)合格證編號(hào)、日期、申請(qǐng)審批的掃描文件等),在合格證使用臺(tái)賬做相應(yīng)的登記。 補(bǔ)發(fā)的合格證由質(zhì)量管理部直接發(fā)放至市場(chǎng)營(yíng)銷部的售后服務(wù)人員,由售后服務(wù)人員在合格證使用臺(tái)賬中簽收。5)合格證發(fā)放 打印的合格證因產(chǎn)品銷售需要發(fā)放時(shí),由銷售部主管從打印人員處接受。銷售部主管接受打印的合格證時(shí),應(yīng)在合格證使用臺(tái)賬上簽收。 合格證由質(zhì)量管理部經(jīng)理(或其授權(quán)人)負(fù)責(zé)簽發(fā),其他人員無(wú)權(quán)簽發(fā)合格證。質(zhì)量管理部經(jīng)理 (或其授權(quán)人)應(yīng)保管好簽字章,防止被非法使用。 一輛合格產(chǎn)品只允許出具一套合格證等資料。6)合格證的發(fā)放應(yīng)符合下列要求。 經(jīng)簽發(fā)后的合格證,連同對(duì)應(yīng)的底盤合格證、VIN拓片、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)拓片等合格證明資料一并裝入指定的防水袋中。一輛合格產(chǎn)品的合格證明資料裝入同一個(gè)防水袋中,裝袋時(shí)要求在不取出合格證的情況下即可讀取其信息。 產(chǎn)品經(jīng)出廠檢驗(yàn)合格后、產(chǎn)品交付前,由質(zhì)量管理部授權(quán)人員將封裝好的合格證交出廠檢驗(yàn)人員,核對(duì)產(chǎn)品名稱、型號(hào)、VIN、底盤、配置、技術(shù)參數(shù)無(wú)誤后,將合格證明資料袋放置產(chǎn)品指定(或規(guī)定)的位置,同時(shí)告知用戶。 質(zhì)量管理部人員發(fā)放合格證時(shí),應(yīng)逐臺(tái)對(duì)照配發(fā)的合格證與實(shí)際車輛的產(chǎn)品型號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)型號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)碼、車輛VIN碼、底盤合格證及VIN、顏色、配置等進(jìn)行核查,確認(rèn)無(wú)誤后方可發(fā)放。 產(chǎn)品交付(包括送、發(fā)貨)時(shí),銷售部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)合格證明資料放置情況以照片方式進(jìn)行記錄保存,記錄照片歸入用戶檔案。 合格證是產(chǎn)品質(zhì)量證明,車輛檢驗(yàn)合格才允許合格證的發(fā)放,只有附上合格證的產(chǎn)品才能出廠。出廠檢驗(yàn)人員應(yīng)對(duì)發(fā)放的合格證情況進(jìn)行登記,并編制合格證總臺(tái)賬,臺(tái)賬中至少應(yīng)包括車輛型號(hào)、VIN、合格證編號(hào)、車輛制造日期、合格證發(fā)放日期等。 發(fā)(送)貨人員接收產(chǎn)品時(shí),必須驗(yàn)證配發(fā)的整車、底盤合格證是否正確、一致。發(fā)(送)貨時(shí),從接收產(chǎn)品至送達(dá)經(jīng)銷商(或用戶)之前的各環(huán)節(jié)均需對(duì)合格證妥善保管,技術(shù)參數(shù)表中的二維條碼圖形嚴(yán)禁污染、折疊和觸摸以確保能夠正常讀取。五、合格證電子信息及系統(tǒng)管理5.1、合格證系統(tǒng)的操作電腦、企業(yè)代碼、用戶名、密碼以及U盾由專人保管,其他人嚴(yán)禁使用。打印、上傳合格證的操作電腦、U盾及相應(yīng)軟件程序的操作應(yīng)進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),操作人員經(jīng)培訓(xùn)合格經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行獨(dú)立操作。當(dāng)合格證系統(tǒng)操作人員離職時(shí),因?qū)⑾嚓P(guān)事宜交接于接任者或者直屬領(lǐng)導(dǎo)并更新合格證管理系統(tǒng)聯(lián)系人信息。交接完成之后部門經(jīng)理方可在離職單簽字允許離職。5.2、合格證電子信息上傳、修改、補(bǔ)傳、撤銷的管理流程及批準(zhǔn)程序1) 合格證打印人員在確認(rèn)打印無(wú)誤后,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審批之后負(fù)責(zé)將合格證信息上傳至國(guó)家機(jī)動(dòng)車合格證數(shù)據(jù)中心。合格證打印后48小時(shí)內(nèi),必須將合格證信息上傳至國(guó)家機(jī)動(dòng)車合格證數(shù)據(jù)中心。上傳的合格證信息應(yīng)與實(shí)際配發(fā)的合格證信息一致。2) 超過(guò)期限上傳的合格證信息,可以通過(guò)申請(qǐng)補(bǔ)傳,對(duì)需要補(bǔ)傳的機(jī)動(dòng)車合格證信息填寫(xiě)相關(guān)原因后提交補(bǔ)傳申請(qǐng),經(jīng)國(guó)家機(jī)動(dòng)車合格證數(shù)據(jù)中心批準(zhǔn)后方為補(bǔ)傳成功。3) 合格證打印人員負(fù)責(zé)合格證核對(duì)信息反饋情況的查詢和接收工作,并在24小時(shí)內(nèi)處理完畢。 對(duì)屬信息漏報(bào)或者誤報(bào)的,應(yīng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)補(bǔ)傳或更正。 對(duì)因公司原因?qū)е滦畔⒑藢?duì)不一致,且無(wú)法在規(guī)定時(shí)限內(nèi)補(bǔ)傳或更正的,如產(chǎn)品已經(jīng)銷售,由銷售部通知用戶、經(jīng)銷商收回產(chǎn)品,并承擔(dān)相應(yīng)的法律和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。 對(duì)發(fā)現(xiàn)合格證有偽造、假冒嫌疑的,協(xié)助公安機(jī)關(guān)交通管理部門甄別真?zhèn)巍?.3、質(zhì)量管理部合格證打印人員每月底對(duì)上傳合格證信息和合格證核對(duì)符合率進(jìn)行統(tǒng)計(jì),對(duì)合格證的技術(shù)參數(shù)與公告產(chǎn)品不一致、不按規(guī)定傳送合格證信息或傳送虛假合格證信息、合格證核對(duì)符合率低、核對(duì)后續(xù)處理不及時(shí)的情況進(jìn)行分析,查找原因,寫(xiě)出說(shuō)明提出整改,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批處置。5.4、公司應(yīng)建立企業(yè)內(nèi)部合格證信息數(shù)據(jù)庫(kù),由質(zhì)量管理部保管制定系統(tǒng)安全管理規(guī)定和保管合格證內(nèi)部數(shù)據(jù),以保證本公司生產(chǎn)的車輛在設(shè)計(jì)使用年限內(nèi)可查詢相關(guān)車輛信息。六、一致性管理質(zhì)量管理部在機(jī)動(dòng)車的生產(chǎn)過(guò)程與紙質(zhì)合格證的打印過(guò)程必須確保合格證電子信息與實(shí)車參數(shù)、紙質(zhì)參數(shù)、車輛生產(chǎn)企業(yè)及產(chǎn)品公告參數(shù)等信息一致。七、合格證服務(wù)管理7.1、相關(guān)人員在產(chǎn)品交付前持合格證領(lǐng)取表到技術(shù)科領(lǐng)取底盤車和產(chǎn)品合格證,無(wú)合格證領(lǐng)取表或其內(nèi)容填寫(xiě)不符合規(guī)定要求時(shí),質(zhì)量管理部有權(quán)拒絕發(fā)放。7.2、合格證領(lǐng)取表應(yīng)注明產(chǎn)品回款情況,當(dāng)回款達(dá)到80%以上,必須寫(xiě)明剩余金額回款時(shí)間,此時(shí)經(jīng)財(cái)務(wù)部核實(shí)簽字后可向合格證領(lǐng)取表持有人發(fā)放合格證。7.3、當(dāng)回款少于80%時(shí),必須要寫(xiě)明剩余匯款時(shí)間,并且必須由部門經(jīng)理簽署意見(jiàn),由財(cái)務(wù)部簽字核實(shí)后方可向合格證領(lǐng)取表持有人發(fā)放合格證。7.4、當(dāng)客戶沒(méi)有付款且急需合格證上牌時(shí),應(yīng)出具書(shū)面證明且由總經(jīng)理簽字同意領(lǐng)取后,方可向合格證領(lǐng)取表持有人發(fā)放合格證。7.5、銷售人員從接收合格證至送達(dá)客戶之前的各環(huán)節(jié)均需妥善保管,技術(shù)參數(shù)表中的二維條碼圖形嚴(yán)禁污染、折疊和觸摸以確保車管所能夠讀取二維條碼。7.6、銷售人員接受機(jī)動(dòng)車合格證時(shí),必須驗(yàn)證配發(fā)的合格證是否正確,是否與機(jī)動(dòng)車車輛識(shí)別代號(hào)、發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)一致;是否與原底盤合格證信息相符合。7.7、銷售人員將合格證交付客戶時(shí)應(yīng)讓顧客簽字確認(rèn)“合格證已收到”,并將該回執(zhí)交于質(zhì)量管理部合格證相關(guān)人員確認(rèn),否則出現(xiàn)任何移交問(wèn)題,由相關(guān)銷售人員自行負(fù)責(zé)。7.8、質(zhì)量管理部應(yīng)編寫(xiě)合格證咨詢服務(wù)規(guī)范,合格證相關(guān)管理人員應(yīng)不定期對(duì)銷售人員和經(jīng)銷商進(jìn)行合格證相關(guān)事宜培訓(xùn),當(dāng)消費(fèi)者因上牌相關(guān)事宜咨詢或投訴相關(guān)人員時(shí),應(yīng)按咨詢規(guī)范和培訓(xùn)內(nèi)容對(duì)咨詢?nèi)藛T進(jìn)行詳細(xì)解答并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。八、罰則及保障措施8.1、為確保本企業(yè)管理辦法得到有效落實(shí)的承諾和具體保障措施要求,對(duì)于失誤或者違反相關(guān)規(guī)定造成合格證管理混亂、嚴(yán)重影響車輛銷售的,必要時(shí)對(duì)個(gè)人或部門提出處罰考核。8.2、公司內(nèi)部在合格證的傳遞過(guò)程中因個(gè)人原因?qū)е聛G失或損壞,公司將根據(jù)有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人進(jìn)行相關(guān)處罰,按比例(操作人繳納罰款額度的20%,直接領(lǐng)導(dǎo)繳納罰款額度的30%,質(zhì)量負(fù)責(zé)人繳納罰款額度的50%)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行處罰。并由責(zé)任人出具書(shū)面補(bǔ)發(fā)申請(qǐng),經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見(jiàn)之后方可補(bǔ)發(fā)。8.3、客戶因不慎丟失或被盜等原因需要補(bǔ)發(fā)合格證,需補(bǔ)發(fā)合格證的單位或當(dāng)事人應(yīng)憑相關(guān)掛失正面(如登報(bào)申明、公安機(jī)關(guān)證明等),書(shū)面提出補(bǔ)發(fā)申請(qǐng),經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見(jiàn),總裁部門審批,按公司收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)向公司財(cái)務(wù)繳納費(fèi)用后方可補(bǔ)發(fā)。8.4、公司將本管理制度納入公司質(zhì)量管理體系,并不定期組織會(huì)審,以保障本管理辦法和具體保障措施得到有效的實(shí)施。當(dāng)會(huì)審結(jié)果不滿足本規(guī)定的要求,應(yīng)對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行處罰并責(zé)令整改,整改完成之后進(jìn)行審查直到滿足本規(guī)定的要求。九、其他規(guī)定9.1、合格證打印人員每半年一次,對(duì)作廢、回收、損壞等無(wú)法使用的合格證(統(tǒng)稱作廢合格證)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),記錄作廢原因、數(shù)量、編號(hào)、責(zé)任人(或責(zé)任部

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