機動車出廠合格證管理辦法.doc

受控狀態(tài)： 文件編號：Q/XPJXC03-2016 機動車出廠合格證管理辦法編制： 審核： 批準： 2016-06-15發(fā)布 2016-07-01 實施龍巖市新羅區(qū)西陂機械廠 發(fā)布一、總則及適用范圍機動車產(chǎn)品合格證不僅是客戶購置機動車的身份和質量證明，也是公司重要的無形資產(chǎn)。為適應國家政策要求，加強機動車生產(chǎn)企業(yè)及其產(chǎn)品管理，規(guī)范機動車生產(chǎn)企業(yè)合格證的制作、使用和信息傳遞，特制定本管理辦法。本管理辦法對機動車出廠合格證的領用和管理，規(guī)范合格證打印、上傳、變更、保管及U盾管理等做出了具體規(guī)定。本管理辦法適用于龍巖市新羅區(qū)西陂機械廠所有整車及底盤合格證的管理。二、人員組織管理2.1、公司總經(jīng)辦負責對公司合格證管理的內(nèi)部審核活動。2.2、質量管理部1）合格證的歸口管理部門，負責合格證式樣的設計、備案。2）負責合格證備案，負責合格證系統(tǒng)U盾的統(tǒng)一申購、發(fā)放、登記等。3）負責合格證系統(tǒng)維護，負責合格證的打印、上傳、變更，以及打印后的合格證移交品信息管理部。4）負責已經(jīng)上傳的合格證因遺失、損壞、污染等原因進行更換、補發(fā)、換發(fā)后，無法回收舊合格證作廢信息的上傳。5）負責舊、作廢、損壞、污染、打印錯誤等無用合格證的接受、管理、銷毀等。6）負責對合格證系統(tǒng)操作相關人員進行培訓、考核，只有培訓合格之后方可進行合格證打印、發(fā)放等工作。7）負責產(chǎn)品合格信息、合格證打印信息。8）負責打印后的合格證的接收、發(fā)放、回收、補發(fā)、換發(fā)、登記。2.3、采購部負責組織空白合格證的印刷與采購。2.3、行政辦檔案室負責對空白合格證的保管及入檔登記管理，每月按生產(chǎn)數(shù)量向質量管理部進行發(fā)放?！耙粚σ弧睂π钃Q證補正的合格證管理，合格證鋼印的保管使用。2.5、市場營銷部1）負責市場合格證的變更、補發(fā)、換發(fā)的審批等管理，負責對已經(jīng)變更、補發(fā)、換發(fā)后舊合格證的回收。2）負責用戶遺失的合格證的作廢處理的通告，防止被非法使用。3）負責市場反饋合格證問題的處理。三、合格證正面樣式備案及管理合格證版面按照GB/T21085-2007機動車出廠合格證(以下簡稱GB/T21085)的規(guī)定印制機動車出廠合格證正面樣式，合格證版面若有變更需向中機中心進行備案，備案通過后方可使用，備案要求詳見合格證正面樣式備案要求。同時應向公司質量管理部負責并向分管副總、采購部及市場營銷部進行報備。四、合格證發(fā)放管理4.1、合格證的印刷按照龍巖市新羅區(qū)西陂機械廠機動車出廠合格證管理辦法的規(guī)定，由采購部負責統(tǒng)一對進行紙張編并印刷，由質量管理部負責報請采購部印制。4.2、合格證正面應粘貼有防偽標識。如發(fā)現(xiàn)機動車出廠合格證信息的比對過程中發(fā)現(xiàn)合格證有偽造、假冒嫌疑的，應當協(xié)助公安機關交通管理部門甄別真?zhèn)巍?.3、空白合格證的印制由質量管理部根據(jù)公司的生產(chǎn)量負責向采購部報告，經(jīng)公司總經(jīng)理或分管副總簽字后報請采購部印制，采購部印制好后，通知質量管理部驗收后交行政辦檔案室保管，按照檔案室歸檔要求，辦理歸檔相關手續(xù)，檔案室作好合格證入檔登記管理。4.4、質量管理部根據(jù)月生產(chǎn)數(shù)量領取空白合格證。領證需填寫合格證領用申請單，經(jīng)部門領導或分管副總簽字后，到行政辦檔案室領取空白合格證。然后按照打印合格證要求根據(jù)產(chǎn)品檢驗入庫情況由專人負責合格證的打印，待相對應的產(chǎn)品檢驗合格后，將打印好的合格證分批次到行政辦檔案室加蓋鋼印簽章，然后隨車入庫。4.5、質量管理部必須指定專人負責合格證的領用、打印、簽章和隨車發(fā)放工作，并做好合格證的領用、發(fā)放、存檔記錄，每月21日前將上月21日至本月20日的用量填報合格證用量月報表報送采購部。4.6、合格證配發(fā)管理：只有本公司生產(chǎn)的車輛制造完成并下線檢驗合格后，市場營銷部方可向質管部申請打印紙質合格證。4.7、廢證的界定及廢證銷毀、換證、補證事項1）機動車合格證在公司因錯打、誤打或因外界原因導致合格證殘缺、污損、丟失的可界定為廢證，廢證經(jīng)部門領導或分管副總簽字確認后，應由質量管理部直接到行政辦行政檔案室“一對一”的更換空白合格證。2）合格證換發(fā)管理事項當合格證打印完成之后，發(fā)現(xiàn)合格證信息因操作人員操作失誤或產(chǎn)品技術升級等原因需要對已經(jīng)配發(fā)的合格證進行信息更改，此時需有關人員提出申請經(jīng)相關領導批準之后方可進行合格證換發(fā)，合格證換發(fā)須嚴格遵守一車一證原則。先前配發(fā)的合格證需回收蓋上作廢章并保存之后方可把新打印的合格證交予先關人員。3）合格證重發(fā)管理事項當配發(fā)的合格證因合格證污損、丟失等原因，在不改變車輛任何技術參數(shù)信息，僅改變合格證紙張編號情況下，由相關人員提出申請經(jīng)相關領導批準之后方可進行合格證重發(fā)，合格證重發(fā)須嚴格遵守一車一證原則。先前配發(fā)的舊合格證需回收蓋上作廢章并保存之后方可把新打印的合格證交予相關人員。機動車作廢合格證的銷毀按照龍巖市新羅區(qū)西陂機械廠機動車出廠合格證管理辦法的規(guī)定，由相關責任部門負責處理，并做好銷毀臺賬。4）合格證補發(fā)管理事項產(chǎn)品交付后，因產(chǎn)品無合格證或者因運輸儲存、用戶保管、不可抗力等原因造成合格證損壞、遺失、污染，或其它無法作為車輛注冊依據(jù)的，允許補發(fā)合格證。 需要補辦合格證的，應明確列出(或說明)產(chǎn)品型號、VIN、發(fā)動機號、底盤型號、車輛顏色、配置等，加蓋證明單位公章，由所屬業(yè)務經(jīng)理(或所在地辦事處主管)簽字確認，同時提供車輛VIN和發(fā)動機號拓印件，以及購車發(fā)票復印件，交銷售部。由銷售部提出補辦申請，經(jīng)行政副總審核，報公司總經(jīng)理批準后，方可打印補發(fā)。 客戶合格證遺失需要補發(fā)的，由經(jīng)銷商(或當?shù)嘏沙鏊?開具證明，加蓋經(jīng)銷商(或當?shù)嘏沙鏊?，或進行登報申明)后給予補發(fā)。 經(jīng)銷商或用戶接受產(chǎn)品時發(fā)現(xiàn)合格證漏裝的，經(jīng)銷商應及時告知所屬業(yè)務經(jīng)理(或所在地辦事處主管)確認并出具證明，加蓋經(jīng)銷商公章，由銷售部對照交付時的記錄照片如確認屬于漏裝(或者無法確認沒有漏裝)的，由市場營銷部提出補辦申請。如市場營銷部確認沒有漏裝的，由業(yè)務經(jīng)理(或所在地辦事處)查明原因，提出書面報告，再行辦理補發(fā)手續(xù)。 合格證破損、污染需要補辦的，由市場營銷部出具證明。屬于合格證破損、污染需要補辦的，由市場營銷部負責回收舊合格證。 合格證打印錯誤無法進行車輛注冊需要補辦的應由相關人員提出書面申請經(jīng)相關領導批準后方可進行補辦。 經(jīng)確認合格證可以補發(fā)的，合格證打印人員應在原數(shù)據(jù)庫中做相應標志(或注明補發(fā)合格證編號、日期、申請審批的掃描文件等)，在合格證使用臺賬做相應的登記。 補發(fā)的合格證由質量管理部直接發(fā)放至市場營銷部的售后服務人員，由售后服務人員在合格證使用臺賬中簽收。5）合格證發(fā)放 打印的合格證因產(chǎn)品銷售需要發(fā)放時，由銷售部主管從打印人員處接受。銷售部主管接受打印的合格證時，應在合格證使用臺賬上簽收。 合格證由質量管理部經(jīng)理(或其授權人)負責簽發(fā)，其他人員無權簽發(fā)合格證。質量管理部經(jīng)理 (或其授權人)應保管好簽字章，防止被非法使用。 一輛合格產(chǎn)品只允許出具一套合格證等資料。6）合格證的發(fā)放應符合下列要求。 經(jīng)簽發(fā)后的合格證，連同對應的底盤合格證、VIN拓片、發(fā)動機號拓片等合格證明資料一并裝入指定的防水袋中。一輛合格產(chǎn)品的合格證明資料裝入同一個防水袋中，裝袋時要求在不取出合格證的情況下即可讀取其信息。 產(chǎn)品經(jīng)出廠檢驗合格后、產(chǎn)品交付前，由質量管理部授權人員將封裝好的合格證交出廠檢驗人員，核對產(chǎn)品名稱、型號、VIN、底盤、配置、技術參數(shù)無誤后，將合格證明資料袋放置產(chǎn)品指定(或規(guī)定)的位置，同時告知用戶。 質量管理部人員發(fā)放合格證時，應逐臺對照配發(fā)的合格證與實際車輛的產(chǎn)品型號、發(fā)動機型號、發(fā)動機號碼、車輛VIN碼、底盤合格證及VIN、顏色、配置等進行核查，確認無誤后方可發(fā)放。 產(chǎn)品交付(包括送、發(fā)貨)時，銷售部業(yè)務人員應當對合格證明資料放置情況以照片方式進行記錄保存，記錄照片歸入用戶檔案。 合格證是產(chǎn)品質量證明，車輛檢驗合格才允許合格證的發(fā)放，只有附上合格證的產(chǎn)品才能出廠。出廠檢驗人員應對發(fā)放的合格證情況進行登記，并編制合格證總臺賬，臺賬中至少應包括車輛型號、VIN、合格證編號、車輛制造日期、合格證發(fā)放日期等。 發(fā)(送)貨人員接收產(chǎn)品時，必須驗證配發(fā)的整車、底盤合格證是否正確、一致。發(fā)(送)貨時，從接收產(chǎn)品至送達經(jīng)銷商(或用戶)之前的各環(huán)節(jié)均需對合格證妥善保管，技術參數(shù)表中的二維條碼圖形嚴禁污染、折疊和觸摸以確保能夠正常讀取。五、合格證電子信息及系統(tǒng)管理5.1、合格證系統(tǒng)的操作電腦、企業(yè)代碼、用戶名、密碼以及U盾由專人保管，其他人嚴禁使用。打印、上傳合格證的操作電腦、U盾及相應軟件程序的操作應進行相關培訓，操作人員經(jīng)培訓合格經(jīng)部門經(jīng)理批準后方可進行獨立操作。當合格證系統(tǒng)操作人員離職時，因將相關事宜交接于接任者或者直屬領導并更新合格證管理系統(tǒng)聯(lián)系人信息。交接完成之后部門經(jīng)理方可在離職單簽字允許離職。5.2、合格證電子信息上傳、修改、補傳、撤銷的管理流程及批準程序1) 合格證打印人員在確認打印無誤后，經(jīng)部門領導審批之后負責將合格證信息上傳至國家機動車合格證數(shù)據(jù)中心。合格證打印后48小時內(nèi)，必須將合格證信息上傳至國家機動車合格證數(shù)據(jù)中心。上傳的合格證信息應與實際配發(fā)的合格證信息一致。2) 超過期限上傳的合格證信息，可以通過申請補傳，對需要補傳的機動車合格證信息填寫相關原因后提交補傳申請，經(jīng)國家機動車合格證數(shù)據(jù)中心批準后方為補傳成功。3) 合格證打印人員負責合格證核對信息反饋情況的查詢和接收工作，并在24小時內(nèi)處理完畢。 對屬信息漏報或者誤報的，應在規(guī)定的時限內(nèi)補傳或更正。 對因公司原因導致信息核對不一致，且無法在規(guī)定時限內(nèi)補傳或更正的，如產(chǎn)品已經(jīng)銷售，由銷售部通知用戶、經(jīng)銷商收回產(chǎn)品，并承擔相應的法律和經(jīng)濟責任。 對發(fā)現(xiàn)合格證有偽造、假冒嫌疑的，協(xié)助公安機關交通管理部門甄別真?zhèn)巍?.3、質量管理部合格證打印人員每月底對上傳合格證信息和合格證核對符合率進行統(tǒng)計，對合格證的技術參數(shù)與公告產(chǎn)品不一致、不按規(guī)定傳送合格證信息或傳送虛假合格證信息、合格證核對符合率低、核對后續(xù)處理不及時的情況進行分析，查找原因，寫出說明提出整改，報主管領導審批處置。5.4、公司應建立企業(yè)內(nèi)部合格證信息數(shù)據(jù)庫，由質量管理部保管制定系統(tǒng)安全管理規(guī)定和保管合格證內(nèi)部數(shù)據(jù)，以保證本公司生產(chǎn)的車輛在設計使用年限內(nèi)可查詢相關車輛信息。六、一致性管理質量管理部在機動車的生產(chǎn)過程與紙質合格證的打印過程必須確保合格證電子信息與實車參數(shù)、紙質參數(shù)、車輛生產(chǎn)企業(yè)及產(chǎn)品公告參數(shù)等信息一致。七、合格證服務管理7.1、相關人員在產(chǎn)品交付前持合格證領取表到技術科領取底盤車和產(chǎn)品合格證，無合格證領取表或其內(nèi)容填寫不符合規(guī)定要求時，質量管理部有權拒絕發(fā)放。7.2、合格證領取表應注明產(chǎn)品回款情況，當回款達到80%以上，必須寫明剩余金額回款時間，此時經(jīng)財務部核實簽字后可向合格證領取表持有人發(fā)放合格證。7.3、當回款少于80%時，必須要寫明剩余匯款時間，并且必須由部門經(jīng)理簽署意見，由財務部簽字核實后方可向合格證領取表持有人發(fā)放合格證。7.4、當客戶沒有付款且急需合格證上牌時，應出具書面證明且由總經(jīng)理簽字同意領取后，方可向合格證領取表持有人發(fā)放合格證。7.5、銷售人員從接收合格證至送達客戶之前的各環(huán)節(jié)均需妥善保管，技術參數(shù)表中的二維條碼圖形嚴禁污染、折疊和觸摸以確保車管所能夠讀取二維條碼。7.6、銷售人員接受機動車合格證時，必須驗證配發(fā)的合格證是否正確，是否與機動車車輛識別代號、發(fā)動機號一致；是否與原底盤合格證信息相符合。7.7、銷售人員將合格證交付客戶時應讓顧客簽字確認“合格證已收到”，并將該回執(zhí)交于質量管理部合格證相關人員確認，否則出現(xiàn)任何移交問題，由相關銷售人員自行負責。7.8、質量管理部應編寫合格證咨詢服務規(guī)范，合格證相關管理人員應不定期對銷售人員和經(jīng)銷商進行合格證相關事宜培訓，當消費者因上牌相關事宜咨詢或投訴相關人員時，應按咨詢規(guī)范和培訓內(nèi)容對咨詢?nèi)藛T進行詳細解答并向領導匯報。八、罰則及保障措施8.1、為確保本企業(yè)管理辦法得到有效落實的承諾和具體保障措施要求，對于失誤或者違反相關規(guī)定造成合格證管理混亂、嚴重影響車輛銷售的，必要時對個人或部門提出處罰考核。8.2、公司內(nèi)部在合格證的傳遞過程中因個人原因導致丟失或損壞，公司將根據(jù)有關規(guī)定對責任人進行相關處罰，按比例(操作人繳納罰款額度的20%，直接領導繳納罰款額度的30%，質量負責人繳納罰款額度的50%)對相關人員進行處罰。并由責任人出具書面補發(fā)申請，經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見之后方可補發(fā)。8.3、客戶因不慎丟失或被盜等原因需要補發(fā)合格證，需補發(fā)合格證的單位或當事人應憑相關掛失正面(如登報申明、公安機關證明等)，書面提出補發(fā)申請，經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見，總裁部門審批，按公司收費標準向公司財務繳納費用后方可補發(fā)。8.4、公司將本管理制度納入公司質量管理體系，并不定期組織會審，以保障本管理辦法和具體保障措施得到有效的實施。當會審結果不滿足本規(guī)定的要求，應對相關負責人進行處罰并責令整改，整改完成之后進行審查直到滿足本規(guī)定的要求。九、其他規(guī)定9.1、合格證打印人員每半年一次，對作廢、回收、損壞等無法使用的合格證(統(tǒng)稱作廢合格證)進行統(tǒng)計，記錄作廢原因、數(shù)量、編號、責任人(或責任部