環(huán)境記錄管理程序.doc

浙江盾安精工股份有限公司環(huán)境記錄管理程序編 號-EP18版 次A0EMS程序文件頁 次1/31 目的建立公司各種環(huán)境記錄的編制、簽發(fā)、填寫、審核和保管程序，確保在需要時提供環(huán)境管理體系有效運行的證據(jù)。2 適用范圍適用于本公司環(huán)境管理體系運行有關記錄的控制。3 職責3.1綜合辦公室是記錄制定、編碼、評審、修改、換版、分發(fā)的歸口管理部門。3.2各職能部門負責本部門環(huán)境記錄的編制、填寫、收集、保存。3.3綜合辦公室負責環(huán)境記錄歸檔及超過保存期環(huán)境記錄銷毀的歸口管理。4 工作程序4.1環(huán)境記錄內(nèi)容4.1.1環(huán)境記錄是環(huán)境管理體系連續(xù)運行的證據(jù)，其中包括：a法律法規(guī)的要求；b環(huán)境因素和有關的環(huán)境影響；c環(huán)境培訓活動；d檢查、校準和維護活動；e監(jiān)測數(shù)據(jù)；f違章情況、事故、投訴和手續(xù)措施；g文件控制記錄；h環(huán)境信息交流記錄；i供方和承包方信息；j體系日常運行情況；k環(huán)境審核和管理評審。4.1.2公司環(huán)境記錄的媒介形式為表格形式，也可以呈其他形式，如硬盤拷貝、電子媒介等。4.1.3公司環(huán)境記錄種類、相關部門和保存期限見環(huán)境管理體系文件目錄一覽表。4.2環(huán)境記錄的分級管理原則4.2.1綜合辦公室負責環(huán)境記錄的編碼、登記、確定歸檔范圍、保存期限、處置方法及需長期保存的環(huán)境記錄和體系運行記錄的管理。4.2.2各使用環(huán)境記錄的部門負責相關環(huán)境記錄表式的編制、填寫、收集、保存和管理。4.3環(huán)境記錄的編制和審定4.3.1綜合辦公室負責組織編制環(huán)境記錄格式。浙江盾安精工股份有限公司環(huán)境記錄管理程序編 號-EP18版 次A0EMS程序文件頁 次2/34.3.2各部門根據(jù)工作需要可新編制的環(huán)境表式草案，經(jīng)本部門負責人審核報綜合辦公室匯總審定、編碼，由管理者代表批準，綜合辦公室負責登記和發(fā)放。4.4環(huán)境記錄的標識和檢索4.4.1根據(jù)文件控制程序，每一環(huán)境記錄表式均應按規(guī)定有唯一的編號，內(nèi)容主要是標題（名稱）、編號。4.4.2綜合辦公室編制環(huán)境管理體系文件目錄一覽表以便檢索和管理，并將環(huán)境記錄表式收集匯總成環(huán)境管理體系記錄格式匯編，原件保存在綜合辦公室以便查閱和使用。4.5環(huán)境記錄表式的更改環(huán)境記錄表式更改時，部門負責人、公司主管領導簽批后，綜合辦公室負責更改登記，必要時向各部門發(fā)放文件修改記錄。4.6環(huán)境記錄的管理4.6.1填寫要求a環(huán)境記錄應真實、字跡清晰，并按要求正確填寫，不應涂改。文字表達準確、簡練，手續(xù)完備，具有可追溯性；b填寫環(huán)境記錄，必須使用黑色水筆或藍黑水筆書寫，復寫時應用黑色單面復寫紙。4.6.2查閱、借閱a需查閱、借閱環(huán)境記錄，須經(jīng)綜合辦公室及保管部門負責人的同意，可在保管部門查閱。b所有環(huán)境記錄的原件一律不外借；4.6.3環(huán)境記錄的編目、貯存a各車間、部門文件管理員每月底按類別收集整理環(huán)境記錄，裝訂成冊，并編制部門環(huán)境記錄目錄，予以保存；b與環(huán)境體系有關環(huán)境記錄，各部門每年度末送綜合辦公室歸檔并登記在環(huán)境記錄歸檔登記表上；c保存環(huán)境記錄，應有專人專柜，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮等工作；d采用其他媒介形式的環(huán)境記錄，也應有相應的貯存條件，如軟盤，應注意防潮、防光、防磁，以免貯存內(nèi)容丟失，并且每二年復制一次。必要時，應復制備份。4.6.4環(huán)境記錄的保存期歸檔的環(huán)境記錄，保存期按檔案部門的規(guī)定執(zhí)行。4.7環(huán)境記錄的處理4.7.1已超過保管期且無查考價值的環(huán)境記錄以銷毀處理。4.7.2需銷毀的環(huán)境記錄，文件管理員填寫文件和資料銷毀清單經(jīng)部門負責人、管理者代表審批后，由綜合辦公室負責銷毀，銷毀時需二人在場。需作資料保留的作廢記錄，加蓋“作廢留用”印章方可留