企業(yè)內(nèi)部控制管理制度—采購類【含8個管理制度】

企業(yè)內(nèi)部控制管理制度 采購類 2 1 采購授權(quán)審批制度 制度名稱 采購授權(quán)審批制度 受控狀態(tài) 文件編號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1條 目的 為明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。 第 2條 進行授權(quán)審批 采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。 第 3條 嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款 業(yè)務(wù) 1采購員應(yīng)當在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準辦理采購與付款業(yè)務(wù)。 2對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。 第 4條 專家論證適用情形 對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，采購部應(yīng)當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。 第 5條 請購 使用部門、倉儲部門及其他相關(guān)部門根據(jù)企業(yè)采購預(yù)算、實際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門負責人簽字后，及時向采購部門提出采購申請。 第 6條 審批 采購經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)規(guī)定的職責 權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M行審核、審批。 1采購預(yù)算內(nèi)采購額在萬元以內(nèi)的，采購經(jīng)理審批；采購額在 萬元的，由財務(wù)總監(jiān)審批；采購額在 萬元以上的，由財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。 2采購預(yù)算及計劃外采購項目均由財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。 3對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應(yīng)當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。 第 7條 采購 1采購經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進行采購。 2采購員進行市場調(diào)查，進行比質(zhì)、比價，擬定供應(yīng)商名單，經(jīng)采購經(jīng)理審核并提出參考意見，交總裁最終確定合格供應(yīng)商 名單。 3采購部根據(jù)合格供應(yīng)商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購經(jīng)理審閱，報相關(guān)負責人審批后簽訂購貨合同。 （ 1）采購計劃范圍內(nèi)金額在萬元以內(nèi)的采購項目合同，由財務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。 （ 2）采購計劃范圍內(nèi)金額在萬元 萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。 （ 3）采購計劃范圍內(nèi)金額在萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后交采購部簽訂合同。 （ 4）采購計劃外的所有采購項目合同，須由財務(wù)部核對后，交財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批后，簽 訂購貨合同。 第 8條 驗收 質(zhì)量管理部門根據(jù)企業(yè)有關(guān)驗收規(guī)定對采購的商品進行驗收，對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時報告采購部門，采購員根據(jù)驗收情況進行辦理。 1驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合企業(yè)規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購經(jīng)理審批。 2采購的商品存在重大質(zhì)量問題，采購經(jīng)理組織由管理層人員、質(zhì)量管理部、財務(wù)部等部門開會共同討論解決，解決方案報總裁審批后，采購部負責處理。 第 9條 付款 1財務(wù)部應(yīng)付賬款會計對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是 否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。 2應(yīng)付賬款在萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批；應(yīng)付賬款在 - 萬元的，由總裁審批。 3預(yù)付款與定金在萬元以內(nèi)的，財務(wù)部負責人審批即可，應(yīng)付賬款在 萬元的，報財務(wù)總監(jiān)審批，在萬元以上的，由總裁審批。 4審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商。 第 10條 賬務(wù)處理 1財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照會計核算規(guī)定及時、準確地編制記賬憑證。 2將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票 以及進口物資的報關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。 3每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細賬中。 第 11 條 對賬 1財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算的核對。 2取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 2 2 采 購申請審批制度 制度名稱 采購申請審批制度 受控狀態(tài) 文件編號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1章 總則 第 1 條 企業(yè)為明確商品或勞務(wù)采購的申請與審批規(guī)范，特制定本制度。 第 2 條 本企業(yè)內(nèi)所有部門的請購，除另有規(guī)定外，均依本制度的規(guī)定辦理。 第 3條 責權(quán)單位。 1采購部負責企業(yè)所需物資的采購工作。 2財務(wù)部負責采購物資的貨款支付工作。 3物資使用部門和倉庫部門提出采購申請。 4財務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)權(quán)限審批采購項目。 第 2章 請購審批規(guī)定 第 4條 原材料或零配件的請購。 1需求部門請購。 （ 1）原材料或零配件由需求部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H經(jīng)營需要提出請購單。 （ 2）倉庫材料保管員接到請購單后，查看材料保管卡上記錄的庫存數(shù)，將庫存數(shù)與生產(chǎn)部門需要的數(shù)量進行比較。 （ 3）當生產(chǎn)所需材料和倉庫最低庫存量合計已超過庫存數(shù)量時，則同意請購。 2倉儲部門請購。 （ 1）倉庫部門在庫存材料已達到最低庫存量時提出請購申請。 （ 2）倉庫主管簽字的請購單需要通過兩方面的審批。 采購員審查請購單，檢查該項請購是否在執(zhí)行后又重復(fù)提出，以及是否存在不合理的請購品種和數(shù)量。如果采購員認為請購申請合理，則根據(jù)所掌握的市場價格，編制采購預(yù)算。 經(jīng)采購員簽署同意的請購單交財務(wù)部進行審核，如果該項請購在經(jīng)營目標和采購預(yù)算范圍內(nèi)，財務(wù)部簽字確認后可交采購部門辦理采購手續(xù)。 采購部應(yīng)將處理過的請購單歸檔備案。 第 5條 臨時性商品的請購。 1臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。 2使用部門需要在請購單上對采購商品作出描述，解釋其目的和用途。 3請購單須由使用部門負責人審批同意，并須經(jīng)財務(wù)部、財務(wù)總監(jiān)和總裁簽字后，采購部方可辦理采購手續(xù)。 第 6條 經(jīng)常性服務(wù)項目的請購。 1經(jīng)常性服務(wù)項目指的是由 同一服務(wù)機構(gòu)或企業(yè)所提供的某些經(jīng)常性服務(wù)項目，例如公用事業(yè)、期刊雜志、保安等服務(wù)項目。 2使用部門需要這些服務(wù)時，提出請購單，由財務(wù)部、總裁進行審核、審批。 第 7條 特殊服務(wù)項目的請購。 1特殊服務(wù)項目請購是指保險、廣告、法律和審計等服務(wù)采購申請。 2總裁、董事會或股東大會進行審議批準。 3審議人員參照過去的服務(wù)質(zhì)量和收費標準，分析申請人提供的需要內(nèi)容，包括選定的廣告商、事務(wù)所及費用水平是否合理等，經(jīng)總裁批準后，這些特殊服務(wù)項目才能進行采購。 第 8條 資本支出和租賃合同。 1對于資本支出和租賃 合同，應(yīng)該由經(jīng)辦部門提出請購，總裁、董事會或股東大會進行決策。 2對重要的、技術(shù)性較強的請購項目，應(yīng)當組織專家進行論證，集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。 第 3章 請購單規(guī)定 第 9條 請購單的開列和遞送。 1請購單的開列。 （ 1）請購經(jīng)辦人員應(yīng)根據(jù)庫存量管理基準、用料預(yù)算以及庫存情況開立請購單。 （ 2）請購單分為計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單。 （ 3）各部門在生產(chǎn)、基建、維護工作中需采購的各類物資、工具、儀器儀表以及房屋裝修、維修等各類開支，都必須按計劃內(nèi)采購請購單和計劃外采購請購單所 列內(nèi)容填報。 （ 4）請購單經(jīng)使用部門負責人審核后，依請購核準權(quán)限報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，并根據(jù)內(nèi)部管理要求編號，送采購部門。 2需用日期相同且屬同一供應(yīng)商提供的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)根據(jù)請購單附表，以一單多品方式，提出請購。 3緊急請購時，由請購部門于請購單中注明原因，并加蓋“緊急采購”章。 4材料檢驗必須經(jīng)過特定方式進行的，請購部門應(yīng)于請購單上注明要求。 5物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況填制請購單，提出請購申請。 第 10條 免開請購單部分。 1總務(wù)性用品免開請購單，并可以總務(wù)用品申請單委 托總務(wù)部門辦理采購?？倓?wù)用品分類如下。 （ 1）禮儀用品，如花籃和禮物等。 （ 2）招待用品，如飲料和香煙等。 （ 3）書報、名片、文具等。 （ 4）打字、刻印、賬票等。 2零星采購及小額零星采購材料項目。 第 11 條 請購事項的撤銷。 1撤銷請購事項時應(yīng)由原請購部門立即通知采購部門停止采購，同時在請購單第 1、 2聯(lián)加蓋紅色“撤銷”的標記并注明撤銷原因。 2采購部門撤銷請購時，注意辦理以下事項。 （ 1）采購部門在原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。 （ 2）原“請購單”已送物料管理部門待辦收料時，采購部門通 知撤銷，并由物料管理部門將原請購單退回原請購部門。 （ 3）原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。 第 4章 附則 第 12條 本制度經(jīng)總裁審批，自頒布之日起執(zhí)行。 第 13條 本制度由采購部負責解釋。 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 2 3 采購預(yù)算管理制度 制度名稱 采購預(yù)算管理制度 受控狀態(tài) 文件編號 執(zhí)行部 監(jiān)督部 考證部 門 門 門 第 1條 目的 為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購資金合理的需要 ，特制定本制度。 第 2條 采購預(yù)算管理的含義 1采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測或生產(chǎn)數(shù)量，對所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計劃，以利于企業(yè)整體目標的實現(xiàn)及其資源的合理配置。 2預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟活動，反映企業(yè)管理的成績，保證管理政策的落實和目標的實現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。 3采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。 第 3條 編制采購 預(yù)算 1編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標確定采購預(yù)算項目，建立預(yù)算標準，采用一定的編制方法和程序，將企業(yè)在未來一定時期內(nèi)應(yīng)達到的具體采購目標以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來。 （ 1）根據(jù)企業(yè)年度銷售計劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、開發(fā)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請單，上交采購部。 （ 2）采購員匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，由采購經(jīng)理補充完善后，交財務(wù)部和預(yù)算管理委員會逐一核準，采購員調(diào)整、完善采購預(yù)算，上交總裁審批。 第 4條 執(zhí)行采購預(yù)算 1將審批的各項采購預(yù)算指標及時地下達給相關(guān) 責任部門及人員。 2對預(yù)算執(zhí)行過程進行監(jiān)控。 第 5條 分析和調(diào)整采購預(yù)算差異 1在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計和財務(wù)部門核算的實際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進行比較，編制預(yù)決算分析報告。 2如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。 第 6條 采購預(yù)算資金控制 1在采購預(yù)算資金控制中，必須對采購預(yù)算資金實行限額審批制度。 2部門負責人只能在自己的權(quán)限內(nèi)進行審批，限額以上的采購申請應(yīng)按企業(yè)請購審批制度辦理請購，嚴格控制無預(yù)算的資金支出。 3對于 預(yù)算內(nèi)的采購項目，請購部門應(yīng)嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù)。 4對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目，采購部及財務(wù)部對需求部門提出的申請進行審核，最終由總裁審批后才能給予辦理。 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 2 4 采購控制制度 制度名稱 采購控制制度 受控狀態(tài) 文件編號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1章 總則 第 1條 目的 明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項規(guī)定，確保采購過程透明化。 第 2條 責權(quán)單位 1采購部負 責本制度的制定、修改、廢除等工作。 2總裁負責本制度制定、修改、廢除等的審批。 第 2章 采購方式控制 第 3條 采購方式分類 1訂單采購方式 （ 1）采購部根據(jù)批準的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿。 （ 2）供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。 （ 3）訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由財務(wù)部門檢查訂單的合理性。 2合同訂貨方式 （ 1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達成一致，并 且以購銷合同的形式確定下來。 （ 2）供應(yīng)商按合同提供貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗收貨物并支付款項。 3直接采購方式 采購人員根據(jù)批準的請購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。 4比質(zhì)比價采購方式 選擇三家以上的供應(yīng)商，就其質(zhì)量、價格、供貨期等進行對比分析，在符合質(zhì)量標準的前提下，選擇價格最低的供應(yīng)商。 5緊急采購方式 因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。 第 4條 采購方式選擇 1根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方 式。 2一般商品或勞務(wù)的采購應(yīng)采用采購訂單或合同訂貨等方式。 3小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。 4重要的商品或勞務(wù)以及政策性采購等應(yīng)當經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后，采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價方式。 5大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價采購方式。 第 3章 采購數(shù)量控制 第 5條 采購數(shù)量應(yīng)該嚴格按照采購計劃進行確定。 第 6 條 采購員應(yīng)審查每一份請購單的請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。 第 7 條 檢查使用商品和 獲得勞務(wù)的部門負責人是否在請購單上簽字同意。 第 8 條 對于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析，將各種請購進行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟批量法來測算成本。 第 9 條 對于請購數(shù)量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對照資金預(yù)算來執(zhí)行。 第 4章 采購時間控制 第 10條 采購時間包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。 第 11 條 根據(jù)請購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時間。 1現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù) 從實際使用或需要日期 算起，倒算出合理的采購時間。 2以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟的訂貨方式 采購時間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時間。 3保險儲備量和定量 當某一商品達到訂貨點時就是采購時間。 第 12條 對采購時間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。 第 13條 采購時間的控制由倉庫管理部門運用經(jīng)濟批量法和分析最低存貨點來進行，但當請購單已經(jīng)提出，采購員應(yīng)及時處理請購單，并將處理結(jié)果及時通知倉庫管理部門。 第 5章 供應(yīng)商選擇 第 14條 供應(yīng)商初步評價 1采購部與使用部門 根據(jù)企業(yè)實際需求尋找適合的供應(yīng)商，同時收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。 2采購員對“供應(yīng)商基本資料表”進行初步評價，挑選出值得進一步評審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交采購經(jīng)理審核。 3選擇供應(yīng)商標準 （ 1）供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有必要的資金能力。 （ 2）供應(yīng)商按國家（國際）標準建立質(zhì)量體系并已通過認證。 （ 3）有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識。 （ 4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。 （ 5）同等價格擇其 優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。 4采購員在對供應(yīng)商進行初步評審時，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。 第 15條 供應(yīng)商現(xiàn)場評審 1采購部會同使用部門、請購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財務(wù)部門共同進行供應(yīng)商的現(xiàn)場評審，并提出相應(yīng)的意見和建議。 2供應(yīng)商評價內(nèi)容 （ 1）采購部主要負責評價供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級及服務(wù)等方面。 （ 2）財務(wù)部主要負責評價供應(yīng)商要求的付款條件等。 （ 3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負責評價供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。 （ 4）上述所有部門共同對采購的價格、交貨時間進行評價。 3適用范圍 （ 1）根據(jù)所采購物資對企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個級別，不同級別實行不同的等級控制。 （ 2）必須對提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進行現(xiàn)場評審。 （ 3）對于普通物資的供應(yīng)商，無需進行現(xiàn)場評審。 （ 4）緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請，采購員進行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進行采購。 第 16條 “供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定 1采購部負責與現(xiàn)場評審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。 2“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。 第 17條 樣品需求與供應(yīng)商送樣 1如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對樣品提出詳細的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。 2樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。 第 18條 樣品確認 1樣品在送達企業(yè)后，由驗收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸 、外觀等方面的檢驗，并填寫“樣品簽樣試用回單”。 2經(jīng)確認合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標簽”，并注明合格或不合格，標識檢驗狀態(tài)。 3合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在采購部作為今后檢驗的依據(jù)。 第 19條 確定合格供應(yīng)商名單 1采購員根據(jù)現(xiàn)場評審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商，無需進行現(xiàn)場評審的，直接填寫合格供應(yīng)商名單后，交采購經(jīng)理審核。 2采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。 3原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。 4唯一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商，可直接列入 “合格供應(yīng)商名單”。 第 6章 訂單的控制 第 20條 選定合格的供應(yīng)商后，采購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進行采購。 第 21條 采購價格審核 1財務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負責審核采購價格，并報財務(wù)總監(jiān)、總裁審批。 2對所有超過規(guī)定價格的訂單必須經(jīng)過總裁特殊審批。 第 22條 條款審核 財務(wù)部門對采購訂單進行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。 第 23條 合同審批 根據(jù)采購授權(quán)審批制度的相關(guān)規(guī)定，報相關(guān)人員按權(quán)限進行審批。 第 24條 登記采購訂單 1采購員應(yīng)該按編號編 制采購訂單。一式四聯(lián)。 （ 1）一聯(lián)提出請購部門，以便讓請購部門驗證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。 （ 2）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗收的標準。 （ 3）一聯(lián)提交財務(wù)部，作為入賬憑證。 2采購員要及時對采購訂單進行歸檔，在采購訂單每月存檔時應(yīng)檢查已處理的采購?fù)问欠襁B續(xù)編號。 3定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報表。 4定期匯總所有未完成的采購申請，并編制報表。 第 7章 附則 第 25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。 第 26條 本制度由采購部負責解釋。 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 2 5 驗收管理制度 制度名稱 驗收管理制度 受控狀態(tài) 文件編號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1條 質(zhì)量管理部門和相關(guān)使用部門對所購貨物或勞務(wù)等品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進行驗收，并出具驗收證明。 第 2 條 驗收人員對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)當立即向采購部或有關(guān)部門報告，采購部或有關(guān)部門應(yīng)查明原因，及時處理。 第 3 條 貨物的驗收由質(zhì)量管理部門主導(dǎo)，會同倉儲部門、使用部門和采購部共同驗收，對收到貨 物的數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。 第 4條 收貨準備。 1貨物驗收人員在采購部門轉(zhuǎn)來已核準的“訂購單”時，按供應(yīng)商、貨物交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位以方便收貨作業(yè)。 2對于需要按重量、長度、體積等方面計量的物資，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。 第 5條 待驗貨物處理。 已經(jīng)到貨、等待驗收的貨物，必須在商品的外包裝上貼上貨物標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗收的貨物分開儲存，并規(guī)劃出“待驗區(qū)”以示區(qū)分。 第 6條 實施驗收。 1貨物到貨后，貨 物驗收人員應(yīng)會同使用部門根據(jù)“裝箱單”、“訂購單”、“合同”等采購文件核對貨物名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅、測量重量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“訂購單”。同時，驗收人員填寫驗收報告單并在上面簽字。 2質(zhì)量管理部門應(yīng)當使用按順序編號的驗收報告，對那些沒有對應(yīng)采購申請的商品或勞務(wù)，一律不得簽收。 3質(zhì)量管理部門驗收完畢后，對驗收合格的商品或勞務(wù)應(yīng)當編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號的驗收證明，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，作為驗收商品或勞務(wù)的依據(jù)，并及時報告采購部門 和財務(wù)部門。 4驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的貨物與“裝箱單”、“訂購單”或合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進行處理。 5驗收過程發(fā)現(xiàn)貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達到一定程度時，驗收人員應(yīng)及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以利于公證作業(yè)。 6公證單位或供應(yīng)商確認后，驗收人員開立“索賠處理單”呈部門負責人核實后，送財務(wù)部門及采購部門辦理。 第 7條 超交處理。 1交貨數(shù)量超過訂購量的部分應(yīng)退回供貨商。 2屬于自然溢余的，由物料管理部門在收 貨時在備注欄注明自然溢余數(shù)量或重量，經(jīng)請購部門主管同意后進行收貨，并通知采購人員。 第 8條 短交處理。 交貨數(shù)量末達到訂購數(shù)量，以要求補足為原則，由驗收人員通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進行處理。 第 9條 急用品驗收。 緊急貨物到貨后，若尚未收到“請購單”。驗收人員應(yīng)先與采購部核對，確認無誤后，按收貨作業(yè)辦理。 第 10條 貨物驗收規(guī)范。 質(zhì)量管理部門應(yīng)當根據(jù)貨物的重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，按照所需貨物制定“貨物驗收規(guī)范”作為采購及驗收的依據(jù)。 第 11 條 貨物檢驗結(jié)果處理。 根據(jù)不同檢驗 結(jié)果可做以下兩個方面處理。 1檢驗合格的貨物，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽，倉庫人員再將合格品入庫定位。 2驗收不合標準的貨物，檢驗人員應(yīng)貼上不合格標簽，并于“材料檢驗報告單”上注明不合格原因，經(jīng)負責人核實后通知采購部門送回貨物，辦理退貨。 第 12條 退換貨作業(yè)。 1檢驗不合格的貨物退貨時，采購員應(yīng)開立“貨物交運單”并附有關(guān)“貨物檢驗報告單”呈采購經(jīng)理簽字確認后辦理退貨。 2貨物需要更換的要與供方協(xié)商解決，需要增減貨款的要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。 3對于已付款但貨物在保修期或保質(zhì)期 出現(xiàn)質(zhì)量問題的要負責聯(lián)系維修或索賠，索賠收入連同賠償物品清單及賠償原因說明等全部上繳財務(wù)部門。 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 2 6 付款控制制度 制度名稱 付款控制制度 受控狀態(tài) 文件編號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1章 總則 第 1 條 為規(guī)范企業(yè)商品采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制管理，特制定本制度。 第 2條 本制度由采購部制定、修改，報總裁審批后執(zhí)行。 第 3 條 企業(yè)應(yīng)當按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法和內(nèi)部會計控制 規(guī)范資金（試行）等規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)。 第 2章 付賬控制中單據(jù)的審核 第 4 條 財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當對采購發(fā)票、結(jié)算憑證、驗收證明等相關(guān)憑證的真實性、完整性、合法性及合規(guī)性進行嚴格審核。 第 5條 真實性審核。 1應(yīng)付賬款會計應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況。 2核實原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的本質(zhì)等。 第 6條 合法性審核。 審核原始憑證所反映的經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定等。 第 7條 合規(guī)性審核 。 審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定，如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀、弄虛作假現(xiàn)象等。 第 8條 完整性審核。 根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整，手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確，有關(guān)簽章是否具備等。 第 9條 除對上述 5、 6、 7、 8條審核外，還應(yīng)對原始憑證的正確性進行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確，數(shù)量、單價、金額的計算有無錯誤，大小寫金額是否相符等。 第 3章 付賬控制中的現(xiàn)金使用 第 10條 現(xiàn)金使用范圍。 1向個人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價款。 2結(jié)算起點以下的零星采購支出價款。 第 11 條 現(xiàn)金使用方法。 1采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財務(wù)部提出申請。 2財務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。 3財務(wù)人員不得從企業(yè)的現(xiàn)金收入中直接支付（即坐支），需要坐支現(xiàn)金的需報經(jīng)開戶銀行批準。 4因采購地點不確定、交通不便等特殊情況，辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便，必須使用現(xiàn)金支付時，應(yīng)向開戶銀行提出書面申請，由企業(yè) 財務(wù)部門負責人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金。 第 4章 付賬控制 第 12條 采購員在付款時，應(yīng)得到采購經(jīng)理、驗收儲存、財務(wù)部門等部門負責人的相應(yīng)確認或批準。 第 13條 一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總裁等）簽單批準。訂單副本應(yīng)及時提交財務(wù)部門。 第 14條 收到貨物并驗收后，驗收員應(yīng)編制驗收報告，驗收報告必須按順序編號，驗收報告副本應(yīng)及時送交采購部和財務(wù)部。 第 15條 收到供應(yīng)商發(fā)票后，采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗收報告進行比較，確認貨物種 類、數(shù)量、價格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符，核對無誤后交財務(wù)部。 第 16條 財務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進行復(fù)核，檢查其真實性、合法性、合規(guī)性和正確性。 第 17條 采購付款實行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理審核，財務(wù)總監(jiān)和總裁按權(quán)限審批。 第 18條 已確認的負債應(yīng)及時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。 第 19條 財務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)編 制調(diào)節(jié)表進行調(diào)節(jié)。 第 20條 財務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對賬單，將其與應(yīng)付賬款明細賬或未付憑單明細表互相核對，并查明發(fā)生差異的原因。 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 2 7 退貨管理制度 制度名稱 退貨管理制度 受控狀態(tài) 文件編號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1條 目的。 明確退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨回收等規(guī)定，及時收回退貨款項。 第 2條 退貨條件。 驗收人員應(yīng)該嚴格按照企業(yè)的驗收標準進行驗收，不符合企業(yè)驗收標準的貨物視為 不合格貨物。不合格貨物應(yīng)辦理退貨。 1對于數(shù)量上的短缺，采購員應(yīng)該與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補足，或價款上予以扣減。 2對于質(zhì)量上的問題，采購員應(yīng)該首先通知使用部門不能使用該批貨物，然后與使用部門、質(zhì)量管理部門、相關(guān)管理部門聯(lián)系，決定是退貨還是要求供應(yīng)商給予適當?shù)恼劭邸?3經(jīng)采購部經(jīng)理審閱、財務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后與供應(yīng)商聯(lián)系退貨事宜。 第 3條 退貨手續(xù)。 檢驗人員應(yīng)在檢驗不合格的貨物上貼“不合格”標簽，并在“貨物檢收報告”上注明不合格的原因，經(jīng)負責人審核后轉(zhuǎn)給采購部門處理，同時通知請購單位。 第 4條 貨物出庫。 當決定退貨時，采購員編制退貨通知單，并授權(quán)運輸部門將貨物退回，同時，將退貨通知單副本寄給供應(yīng)商。運輸部門應(yīng)于貨物退回后，通知采購部和財務(wù)部。 第 5條 退貨款項回收。 1采購員在貨物退回后編制借項憑單，其內(nèi)容包括退貨的數(shù)量、價格、日期、供應(yīng)商名稱以及貸款金額等。 2采購部經(jīng)理審批