醫(yī)藥企業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議技巧.ppt

有效會(huì)議 大多數(shù)的企業(yè)在會(huì)議里決定其基本走向 花在開會(huì)上的時(shí)間越來越多 開會(huì)的頻率越來越高 每天都在開會(huì) 您會(huì)開會(huì)嗎 調(diào)查發(fā)現(xiàn) 在浪費(fèi)時(shí)間的事情列表上 會(huì)議總是居于首位 因?yàn)闀?huì)議通常都沒有很好的組織和召開 本課程學(xué)習(xí)的目標(biāo) 1 了解會(huì)議的目的 種類和體系2 掌握會(huì)議操作流程3 了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策 課程結(jié)構(gòu) 會(huì)議常識(shí) 會(huì)議管理流程 課程回顧 開會(huì)的原因 會(huì)議的成本 效率不高的原因 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)中控制 會(huì)后追蹤 高效會(huì)議清單 情景模擬 第一部分 會(huì)議常識(shí) 會(huì)議常識(shí) 開會(huì)的原因 會(huì)議的成本 影響效率的原因 開了幾個(gè)會(huì) 為會(huì)議花掉多少時(shí)間 因?yàn)殚_會(huì)達(dá)成幾項(xiàng)共識(shí) 因?yàn)殚_會(huì)完成幾個(gè)結(jié)論 因?yàn)殚_會(huì)加了多久的班 因?yàn)殚_會(huì)失去多少關(guān)鍵時(shí)刻 因?yàn)殚_會(huì)耽誤多少工作 算算看 你一周內(nèi)總共 為什么要開會(huì) 開會(huì)讓您 小組面對(duì)面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識(shí) 分派工作 公平合理 但開會(huì)也讓您 工作時(shí)間被分割 人多口雜 討論耗時(shí) 晚上加班 沒有產(chǎn)能 別人發(fā)言比自己開口多 耽誤重要工作或客戶 終結(jié)無效率的浪費(fèi) 管理您的會(huì)議 會(huì)議成本的計(jì)算 1 會(huì)議的時(shí)間成本 2 直接的會(huì)議成本 3 效率損失成本 小組討論 會(huì)議低效的原因 會(huì)議低效的原因 會(huì)議管理流程 會(huì)中控制 會(huì)議前準(zhǔn)備 第二部分 會(huì)議管理流程 會(huì)后追蹤 一 會(huì)前準(zhǔn)備 明確會(huì)議舉行的目的合理安排會(huì)議時(shí)間3 邀請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜顺鱿? 準(zhǔn)備背景資料5 設(shè)定會(huì)議議程 1 明確舉行會(huì)議的目的 信息傳播共享 動(dòng)員激勵(lì) 問題解決和決策制定 2 合理安排會(huì)議時(shí)間 不要遲到浪費(fèi)時(shí)間等于浪費(fèi)生命 浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命 不要隨意推遲和變更開會(huì)時(shí)間打亂原定計(jì)劃會(huì)影響與會(huì)人員的其他工作安排 有些人可能因此不能出席會(huì)議 還會(huì)導(dǎo)致召集部門 人 的威信下降 嚴(yán)格按照議程進(jìn)行 不要超時(shí) 1 參會(huì)人員的選擇 知情者 決策參與者 執(zhí)行者 重大關(guān)系人 3 邀請(qǐng)適當(dāng)?shù)娜藚?huì) 2 預(yù)約參會(huì)人員 找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間 會(huì)議通知 目的 時(shí)間 地點(diǎn) 有用的信息提前發(fā)布到公告欄里 提前發(fā)放會(huì)議資料 讓與會(huì)者做好準(zhǔn)備 會(huì)議結(jié)束2 3天內(nèi) 所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄 4 準(zhǔn)備背景資料 5 制定議程 1 列出團(tuán)隊(duì)會(huì)議的目標(biāo) 2 為會(huì)議制定規(guī)則 3 確定與會(huì)者名單 4 確定會(huì)議召開的時(shí)間 地點(diǎn)和持續(xù)時(shí)長(zhǎng) 5 指定會(huì)議角色 議程實(shí)例 練習(xí) 請(qǐng)每組制定一個(gè)會(huì)議議程 寫在白板上 并請(qǐng)其他組進(jìn)行點(diǎn)評(píng) 二 會(huì)中控制 1 開場(chǎng)白 歡迎詞 講明會(huì)議背景及目的 宣布會(huì)議議程 制定紀(jì)律規(guī)則 開場(chǎng)白示例 首先 歡迎各位按時(shí)與會(huì) 近來公司的營(yíng)運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響 使得本季的營(yíng)收目標(biāo)達(dá)標(biāo)率只有70 因此今天召開會(huì)議主要討論兩大問題 第一就是如何刺激原市場(chǎng)的買氣 第二討論新市場(chǎng)的擴(kuò)展計(jì)劃 首先將由市場(chǎng)部周厚坤經(jīng)理為我們說明目前市場(chǎng)狀況 再由各位一起討論 然后各區(qū)市場(chǎng)督導(dǎo)會(huì)一一提出配合方案 最后由營(yíng)銷部門整合后提出執(zhí)行方案 本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1 5小時(shí) 希望今天經(jīng)由在場(chǎng)各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩 能夠產(chǎn)生一套完整有效的業(yè)績(jī)提升計(jì)劃 大家加油 要掌握會(huì)議節(jié)奏和控制會(huì)議 2 會(huì)議主持人職責(zé) 營(yíng)造和諧氣氛 嚴(yán)格按照議程進(jìn)行 正確總結(jié)討論內(nèi)容 引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言 幫助與會(huì)者厘清不假思索的想法 尊重少數(shù)人的意見 避免會(huì)中意見一面倒的情況 減少與議題無關(guān)的爭(zhēng)辯與討論 保持中立態(tài)度 會(huì)議中的常見問題 短話長(zhǎng)說 獨(dú)占發(fā)言 人身攻擊 時(shí)間不足 為反對(duì)而反對(duì) 離題 爭(zhēng)功諉過 爭(zhēng)議 抱怨 常見問題 小組討論 作為會(huì)議主持人 面對(duì)以上問題 您有什么對(duì)策 人身攻擊 對(duì)雙方進(jìn)行安撫 重申議事規(guī)則 重提主體進(jìn)行討論 離題 兜一圈切回主題 給予肯定再切斷話題 將離題的議題留置最后再做討論 請(qǐng)他做歸納或替他做歸納 事先請(qǐng)將規(guī)則講清楚 發(fā)言限定時(shí)間 常見問題的對(duì)策 爭(zhēng)議 暫停該項(xiàng)議題 容后再議 參與第三者的意見 將雙方意見列表比較 進(jìn)行不記名投票 重整雙方意見提出新的方案 重申共同利益 抱怨 同情其不滿的情緒 歸納其不滿的原因 尋求解決的方法 獨(dú)占發(fā)言 主持人制止其行為 說明規(guī)則強(qiáng)制執(zhí)行 嘮嘮叨叨 清楚其具體的想法 不要粗魯打斷 對(duì)發(fā)言予以認(rèn)可 時(shí)間不足 選擇重要的議題進(jìn)行討論 限制發(fā)言人數(shù) 可事先登記 限制發(fā)言時(shí)間 征求與會(huì)人意見 是否挪到下次會(huì)議 爭(zhēng)功諉過 主持人應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言 并給予其適當(dāng)?shù)目隙?引導(dǎo)組織成員彼此說出對(duì)方的優(yōu)點(diǎn) 讓大家都能受到適當(dāng)?shù)目隙?為反對(duì)而反對(duì) 請(qǐng)他提出更好的對(duì)策 引導(dǎo)他思考是否有考慮周全 不斷施壓 不參與發(fā)言 設(shè)置暗樁 帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與 有拋磚引玉的效果 主動(dòng)出擊 適時(shí)發(fā)問 塑造發(fā)言機(jī)會(huì) 且予以正向的肯定與鼓勵(lì) 有效傾聽與良好溝通 案例一 角色扮演 5 部門計(jì)劃組織出游活動(dòng) 召集各作業(yè)組組長(zhǎng)開會(huì)決定活動(dòng)方式和地點(diǎn) A組組長(zhǎng)郭業(yè)宏認(rèn)為本組新員工比較多 不熟悉上海 想組織大家去外灘和陸家嘴游覽 B組組長(zhǎng)湯振華認(rèn)為室外活動(dòng)應(yīng)該親近自然 建議去植物園踏青 C組組長(zhǎng)秦苗苗建議組織集體體育運(yùn)動(dòng) 增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力 這些不同觀點(diǎn)在討論過程中 爭(zhēng)論得比較激烈 眼看討論時(shí)間將近尾聲 但與會(huì)代表為了充分表達(dá)自己的主張 很難 剎車 每組分別派一人扮演主持人和A B C組組長(zhǎng) 其他人觀察主持人如何應(yīng)對(duì)這種局面 又如何就討論的問題作總結(jié)和決定 小組發(fā)表分享 5 案例二 分組研討 5 你所在的小組正在舉行新險(xiǎn)種上線測(cè)試的階段總結(jié)會(huì)議 A在會(huì)議中高談闊論 自以為是 B則唯唯諾諾 沉默寡言 C不斷抱怨測(cè)試中出現(xiàn)的問題 表現(xiàn)得十分悲觀 D總是對(duì)他人提出的問題表示出異議 并否定對(duì)方的改進(jìn)意見 如果你是會(huì)議主持人 面臨與會(huì)人員的這種情況 你準(zhǔn)備如何應(yīng)對(duì) 小組發(fā)表分享 5 3 與會(huì)者的責(zé)任 發(fā)言內(nèi)容要有組織 適時(shí)發(fā)言 一次只討論一個(gè)重點(diǎn) 口齒清晰 陳述有力 一針見血 音量適當(dāng) 解釋方式讓人易懂 口吻要自信 在要點(diǎn)處可稍加大音量 注意傾聽 4 會(huì)議記錄要點(diǎn) 時(shí)間 地點(diǎn) 與會(huì)人 議題 重要發(fā)言 行動(dòng)方案 會(huì)議決策或結(jié)論 完成時(shí)限 執(zhí)行追蹤檢驗(yàn) 會(huì)議記錄的技巧 活用5W2H 即what where when who why how howmuch 掌握主詞 動(dòng)詞 形容詞 明確數(shù)字 運(yùn)用關(guān)鍵詞 列點(diǎn)說明 可了解發(fā)言重點(diǎn) 歸納出主題方向 一言以蔽之 三 會(huì)后追蹤 會(huì)議記錄發(fā)放 執(zhí)行督促 按會(huì)議決議追蹤檢驗(yàn) 準(zhǔn)備下階段會(huì)議 課程回顧 情景模擬 第三部分 有效會(huì)議的方法 高效會(huì)議清單 1 提高會(huì)議效率的清單 會(huì)議準(zhǔn)備 會(huì)議目的明確 與會(huì)人選合適 會(huì)議地點(diǎn)確定 所需會(huì)議資料已經(jīng)準(zhǔn)備就緒并可用 已按時(shí)發(fā)出會(huì)議通知 會(huì)議通知應(yīng)包括如下要點(diǎn) 會(huì)議目的 待討論的日程要點(diǎn) 會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議開始 結(jié)束時(shí)間 與會(huì)者應(yīng)作的準(zhǔn)備 會(huì)議主持人 主持會(huì)議 與會(huì)議安排在時(shí)間上保持一致 鼓勵(lì)與會(huì)者 讓與會(huì)者充分交流他們的觀點(diǎn) 確保不偏題 總結(jié)會(huì)議要點(diǎn) 確保已做出了決定 誰 是什么 什么時(shí)候 與會(huì)人員 按時(shí)到會(huì) 認(rèn)真傾聽并盡力理解別人的發(fā)言 不要打斷別人的發(fā)言 創(chuàng)造一種開放的 創(chuàng)造性的氛圍 清晰地交流 井井有條 切中要點(diǎn) 會(huì)議記錄 計(jì)時(shí)考勤 記下誰在何時(shí)做了何事 會(huì)議