差旅制度.doc

出差管理及差旅費報銷制度一、適用范圍1、 本制度適用于_各公司所有員工。2、 為實現(xiàn)公司整體利潤目標，有效降低采購成本與管理成本，明確境內(nèi)境外差旅費用支出標準和差旅工作流程，特制定本規(guī)定。3、 境內(nèi)出差指因公到國內(nèi)各地區(qū)（不含臺灣、香港、澳門）的出差；境外出差指因公到中國境外各地區(qū)和臺灣、香港、澳門的出差。連續(xù)出差天數(shù)（出差天數(shù)計算方法：返回日期-出發(fā)日期）小于30天按照本制度執(zhí)行，大于或等于30天的連續(xù)出差按照中長期外派人員差旅補貼制度或長期外派人員差旅補貼制度執(zhí)行。4、 差旅費用包括境內(nèi)境外差旅工作中涉及的城際交通費（飛機、火車、輪船、長途汽車）、往返或換乘交通費（飛機場、火車站、輪船碼頭、長途汽車站）、異地市內(nèi)交通費（含租車費）、住宿費、員工餐費補貼、客戶禮品費用、異地通訊費、簽證費、及其他工作直接發(fā)生的費用。本規(guī)定中一切費用標準均以人民幣為單位。5、 為保證公司業(yè)務(wù)正常運轉(zhuǎn)，規(guī)避風險，建議以下人員避免同一時間乘坐同一航班：總裁、CTO、CDO、CFO、高級副總裁；3位及以上的高級副總裁或副總裁；同一業(yè)務(wù)中心半數(shù)以上的經(jīng)理級員工或骨干員工；同一部門半數(shù)以上的員工。二、差旅管理原則請全員加強出差管理，堅持以下原則：1、 相關(guān)負責人應(yīng)根據(jù)工作客觀需要，有計劃、高效率地根據(jù)工作客觀需要安排出差，嚴格、合理控制出差次數(shù)、人數(shù)和時間，提高工作效率，達到預(yù)期工作目標。2、 員工出差期間必須保持手機暢通，與其主管上級保持聯(lián)系，遇到非職責權(quán)限范圍內(nèi)的事情，應(yīng)及時請示主管上級。3、 員工出差期間應(yīng)維護公司形象和利益，不得做有損公司形象和利益的事情，杜絕假公濟私、繞道返回、利用工作時間辦理私事等現(xiàn)象。4、 員工出差途中如遇生病、意外事故或因工作實際需要必須延時，須通過電話向主管上級申請批準，不得借故延長。未經(jīng)批準的延時按曠工處理。5、 如在出差途中申請休假，必須事前在普通差旅審批表(附件一)中明確注明休假起止時間，獲得批準后方可休假。未經(jīng)事前批準的出差途中休假按曠工處理。休假期間的一切費用自理且無各項費用補貼。6、 厲行節(jié)約，反對浪費。據(jù)實報銷，杜絕貪污。7、 員工出差期間，應(yīng)注意人身和財產(chǎn)安全，如發(fā)生財物丟失或損壞，由員工自已負責；員工因違規(guī)違法而發(fā)生的罰款，由該員工自行承擔。三、出差申請程序1、 除總裁、董事、CTO、CDO、CFO、高級副總裁、副總裁外，所有員工出差前必須填寫普通差旅審批表。如需借款，同時填寫現(xiàn)金借款單（財務(wù)前臺自行領(lǐng)取）。員工未填寫普通差旅審批表，人力資源部不予審批考勤，財務(wù)部不予借款和報銷。2、 普通差旅審批表須由部門主管領(lǐng)導審核、財務(wù)部審核、副總裁或高級副總裁批準（高級副總裁出差須經(jīng)總裁同意）；如需借款，填寫借款單同時辦理審批流程；員工留存普通差旅審批表復(fù)印件用作人力資源部考勤備案和行政部訂票，員工留存原件用于財務(wù)報銷。3、 員工依據(jù)批準后的普通差旅審批表，到行政部申請訂票。因公司行政部有長期合作的商旅服務(wù)供應(yīng)商，能夠降低采購成本，所以除特別情況外，員工不得自行訂票，否則財務(wù)部不予報銷。4、 出差期間請認真填寫普通差旅日志表（附件二），記錄工作內(nèi)容和費用情況。5、 臨時發(fā)生的緊急出差情況，經(jīng)高級副總裁特殊批準，可先借款出差，事后填寫特殊差旅審批表（附件三）。員工未填寫特殊差旅審批表，人力資源部不予審批考勤，財務(wù)部不予借款和報銷。各高級副總裁應(yīng)加強差旅管理，降低緊急出差情況頻次；單一部門單月累計緊急出差頻次達3次以上，財務(wù)部將郵件通知高級副總裁做管理參考。6、 公司人力資源部為經(jīng)常出差的員工統(tǒng)一購買乘坐指定交通工具意外險、海外緊急醫(yī)療救援險，具體請咨詢?nèi)肆Y源部。員工可根據(jù)需要自費購買額外保險。四、差旅費標準（差旅費標準簡表見附件四）1、交通工具選擇：l 乘坐火車、輪船、汽車6小時以內(nèi)可到達出差地點，員工一律乘坐火車、輪船、汽車且不能乘坐臥席；火車優(yōu)先于輪船和汽車。l 如有朝發(fā)夕至火車可抵達出差地點且時間和體力上不與到達日當天工作時間沖突，提倡乘坐火車硬臥席；全程火車時長如超過15小時，從員工健康和工作時間考慮，提倡乘坐飛機直達或者換乘其他交通工具。l 乘坐火車、輪船、汽車6小時以內(nèi)不可到達出差地點且無15小時以內(nèi)的朝發(fā)夕至火車可到達出差地點，員工可以乘坐飛機。l 單程單次換乘間隔時間不超過2小時的火車硬臥及以下座席、飛機及輪船經(jīng)濟艙、汽車硬臥及以下座席時長超過8小時，員工可享受超過時長20元/小時但累計不超過100元的補貼；超過時長中不足15分鐘不予計算，15分鐘以上不足1小時按1小時計算。以各部門經(jīng)理在車票背后簽字并注明的起止時間為準計算（如無重大特殊原因，列車晚點不予考慮）。l 公司實行經(jīng)濟艙政策，除以下例外情形外，如需乘坐飛機，一律乘坐經(jīng)濟艙。例外情形包括：總裁、董事、CFO、CTO、CDO、高級副總裁在跨洲際飛行的情況下，可以乘坐商務(wù)艙及以上艙位；總裁、董事、CFO、CTO、CDO、高級副總裁因工作需要和維護公司形象需要的情況下，可以乘坐商務(wù)艙及以上艙位；其他員工如需要乘坐商務(wù)艙及以上艙位，需要在普通差旅審批表上明確標明或者郵件申請并由主管高級副總裁批準。l 公司實行最低票價政策，行政部出票時在滿足員工工作時間需要的前提下，優(yōu)先選擇長期合作的商旅服務(wù)供應(yīng)商，按照當天最低票價出票。員工如有特殊情況需自行訂票也應(yīng)遵循最低票價政策；如經(jīng)行政部查證員工自行訂票票價高于同期最低票價30%以上且無合理理由，可通知員工部門經(jīng)理和財務(wù)部不予報銷超過30%以上部分。2、交通費標準l 城際交通費憑發(fā)票實報實銷。l 往返或換乘交通費（飛機場、火車站、輪船碼頭、長途汽車站）憑發(fā)票實報實銷。如有其他公共交通工具（機場巴士、地鐵、汽車等）能夠滿足時間需要，提倡乘坐。提倡多人同乘。n 境內(nèi)出差員工如當日全部乘坐公共交通，則可享受當日20元/人/天的交通費用補貼，交通費用補貼不用憑發(fā)票即可報銷。n 境外出差員工，如當日全部乘坐公共交通，在A類國家或地區(qū)出差，則可享受當日50元/人/天的交通費用補貼；在B類、C類國家或地區(qū)出差，則可享受當日20元/人/天的交通費用補貼。交通費用補貼不用憑發(fā)票即可報銷。說明：A類國家或地區(qū)包括：美國/加拿大/日本/韓國/印度/新加坡/臺灣/香港/澳門/科威特/俄羅斯/英國/德國/法國/意大利/荷蘭/芬蘭/瑞典/瑞士/比利時/盧森堡/愛爾蘭/葡萄牙/冰島/奧地利B類國家或地區(qū)包括：歐洲、美洲、大洋洲除A類以外的其他國家或地區(qū)C類國家或地區(qū)是除A、B類以外的其他國家或地區(qū)l 境內(nèi)異地市內(nèi)交通費在費用標準上限總額內(nèi)憑發(fā)票實報實銷，費用標準上限總額為100元/人/天 * 出差天數(shù)。提倡多人同乘或乘坐公共交通。超出部分不予報銷。如當日全部乘坐公共交通，則可享受當日20元/人/天的交通費用補貼，交通費用補貼不用憑發(fā)票即可報銷。l 境外異地市內(nèi)交通費憑發(fā)票實報實銷，提倡多人同乘或乘坐公共交通，提倡購買交通月卡或多日券以節(jié)省費用。在A類國家或地區(qū)出差，如當日全部乘坐公共交通，則可享受當日50元/人/天的交通費用補貼；在B類、C類國家或地區(qū)出差，如當日全部乘坐公共交通，則可享受當日20元/人/天的交通費用補貼；交通費用補貼不用憑發(fā)票即可報銷。l 如市內(nèi)交通費報銷金額與交通費用補貼之和超過標準上限，則交通費用補貼不予報銷。l 從員工身體健康角度考慮，境內(nèi)出差、境外出差員工禁止租車，總裁、董事、CTO、CDO、CFO、高級副總裁級因特殊需要除外。租車相關(guān)證件費用、租車費用、過路過橋費、燃油費及稅費憑發(fā)票實報實銷。員工必須嚴格遵守當?shù)亟煌ǚ煞ㄒ?guī)，如出現(xiàn)大額罰款（累計超過員工月基本工資50%以上），則視情況由員工全部承擔或部分承擔。3、住宿標準： l 公司實行住宿標準上限控制政策，超出差旅住宿標準上限部分個人自理，限額內(nèi)低價優(yōu)先。公司員工應(yīng)遵循同性雙人合住的原則；l 實際發(fā)生費用以住宿城市實際消費水平為依據(jù)，出差人員如無特殊情況建議選擇出差地區(qū)四星級（含）以下賓館的行政間、標準間。l 境內(nèi)差旅住宿標準(每間房，人民幣)上限如下：地區(qū)住宿標準上限北京/上海/廣州/深圳省會/經(jīng)濟特區(qū)/沿海城市其他地區(qū)總裁、董事、CTO、CDO、CFO、高級副總裁無限額；建議不超過1500無限額；建議不超過1000無限額；建議不超過800副總裁、副總經(jīng)理、總監(jiān)1000800500其他員工400300200省會/經(jīng)濟特區(qū)/沿海城市包括：一級城市：天津、沈陽、大連、哈爾濱、濟南、青島、南京、杭州、武漢、重慶、成都、西安二級城市：石家莊、長春、呼和浩特、太原、鄭州、合肥、無錫、蘇州、寧波、福州、廈門、南昌、長沙、汕頭、珠海、?？凇⑷齺?、南寧、貴陽、昆明、拉薩、蘭州、西寧、銀川、烏魯木齊三級城市：唐山、秦皇島、淄博、煙臺、威海、徐州、連云港、南通、鎮(zhèn)江、常州、嘉興、金華、紹興、臺州、溫州、泉州、東莞、惠州、佛山、中山、江門、湛江、北海、桂林l 境外差旅住宿標準(每間房，人民幣)上限如下：國家或地區(qū) 住宿標準上限莫斯科/倫敦/紐約/巴黎/羅馬/迪拜/孟買 A類其他國家或地區(qū)B類國家或地區(qū)C類國家或地區(qū)總裁、董事、CTO、CDO、CFO、高級副總裁（無限額；建議不超過）8000600040003000副總裁、副總經(jīng)理、總監(jiān)4000300025002000其他員工30002500200015004、出差餐費補貼費用標準： l 出差餐費補貼費用是指為出差員工提供的三餐的補貼，考慮到員工因工作關(guān)系三餐時間不固定，所以三餐費用標準相同；出差餐費補貼費用不用憑發(fā)票即可報銷。出差時間內(nèi)如報銷早餐、午餐或者晚餐招待費，則相應(yīng)餐費補貼不予報銷。l 境內(nèi)出差員工在當?shù)氐牟唾M補貼標準為60元/人/天。 l 境外出差員工，在A類國家或地區(qū)出差，在當?shù)氐牟唾M補貼為250元/人/天；在B類國家或地區(qū)出差，在當?shù)氐牟唾M補貼為180元/人/天；在C類國家或地區(qū)出差，在當?shù)氐牟唾M補貼為100元/人/天。5、出差期間招待費費用標準，以業(yè)務(wù)招待費用報銷制度中的相關(guān)規(guī)定為準。員工應(yīng)在普通差旅日志表上明確寫明客戶或合作伙伴公司名稱、職務(wù)、招待級別、招待人數(shù)，以及我公司陪同最高級別領(lǐng)導和陪同人數(shù)，經(jīng)批準方可報銷。6、其他費用標準l 禮品費支出，應(yīng)在普通差旅日志表上明確寫明每一筆禮品名稱、數(shù)量、單價和總金額、對方姓名、公司和職務(wù)，經(jīng)批準方可報銷。l 境內(nèi)出差手機話費，額度內(nèi)憑發(fā)票報銷：境內(nèi)出差員工每人每天額度為15元/天，但每月累計不得超過300元；憑發(fā)票即可報銷。境內(nèi)出差手機話費如因特殊情況超過標準上限，則憑話費詳單實報實銷（如與差旅費分開報銷，則需提供從普通差旅日志表或特殊差旅審批表復(fù)印件）。l 境外出差手機話費（含電話卡、租用手機費用），額度內(nèi)憑發(fā)票實報實銷：在A類國家或地區(qū)出差員工額度為80元/人/天，但每月累計不得超過1600元；在B類、C類國家或地區(qū)出差員工額度為50元/人/天，但每月累計不得超過1000元。提倡郵件溝通、購買當?shù)仉娫捒ɑ蜃庥卯數(shù)厥謾C。員工應(yīng)嚴格控制境外手機話費。境外出差手機話費憑發(fā)票在額度內(nèi)按月度實報實銷（如與其他差旅費分開報銷，則需提供從普通差旅日志表或特殊差旅審批表復(fù)印件）。l 除上述費用外因工作直接發(fā)生的其他費用，如托運行李費（如無特殊工作需要需攜帶大量辦公物品時不得超重）、訂票費、退票費、寄存費、簽證費、護照換發(fā)費、證件公證費、加急手續(xù)費、資料或材料購買費等，憑發(fā)票據(jù)實報銷。其他費用一律不得報銷。l 境外出差員工在出發(fā)前和返回后自行到銀行兌換貨幣，報銷時須持兌換銀行出具的換出和換入外幣兌換證明到財務(wù)報銷，因我公司實行按月報銷制度，如在出差返回當月即時報銷，則財務(wù)部按照外幣兌換證明給予報銷；如員工延遲報銷或不能提供匯率證明，一律按照報銷日匯率基準價折算報銷。7、如因特殊情況需要超過上述標準上限，需要在普通差旅審批表上明確標明或者郵件申請并由主管高級副總裁批準。五、差旅費報銷程序1、多人同行時，城際交通費、住宿費可由一名員工匯總報銷；其他費用必須由出差員工分別報銷，不可代為報銷。2、員工應(yīng)于每月20日至30日報銷當期應(yīng)報銷單據(jù)，履行簽批手續(xù)后上報財務(wù)部報銷或核銷借款，不得拖延跨期報銷，當期期內(nèi)費用是指上月20日至本月20日前實際發(fā)生的費用。員工出差完畢如無特殊情況應(yīng)在上述期間到財務(wù)部結(jié)清借款和報銷。未及時結(jié)清借款者，財務(wù)部可以從該員工當月工資中先予扣回，等報銷時再行核付。對于借款數(shù)額大而未結(jié)清借款者，財務(wù)可從該員工工資中逐月扣回。員工出差借款和未報銷時長達2個月（含）以上者，財務(wù)部將郵件通知主管高級副總裁做管理參考。3、員工將填寫好的報銷單和票據(jù)、普通差旅審批表普通差旅日志表或者特殊差旅審批表交其部門負責人進行確認并簽字。4、員工將經(jīng)部門負責人簽字完畢的單據(jù)交財務(wù)部進行財務(wù)審核并簽字。5、員工將經(jīng)部門負責人及財務(wù)部簽字的單據(jù)交業(yè)務(wù)批準人進行批準并簽字。6、員工到財務(wù)部報銷或核銷