第四章 用友U8報表處理系統(tǒng).ppt

1 第四章用友U8報表處理系統(tǒng) UFO User sFriendOffice 是一個面向財經(jīng)領(lǐng)域的通用三維報表系統(tǒng) 它的主要功能有文件管理 格式管理 數(shù)據(jù)處理 圖表功能 打印功能和二次開發(fā)功能 提供各行業(yè)報表模板 包括現(xiàn)金流量表 2 系統(tǒng)學(xué)習(xí)自定義報表和使用報表模板生成報表的方法 要求掌握報表格式設(shè)置和公式設(shè)置的方法以及報表數(shù)據(jù)的計算方法 了解計算機(jī)環(huán)境下報表系統(tǒng)中有關(guān)的基本概念 教學(xué)目的與要求 第四章用友U8報表處理系統(tǒng) 3 報表管理系統(tǒng)的任務(wù) 設(shè)計報表的格式和編制公式 從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中取得有關(guān)會計信息自動編制各種會計報表 對該報表進(jìn)行審核 匯總 生成各種分析圖 并按預(yù)定格式輸出各種會計報表 4 數(shù)據(jù)處理流程 5 基本功能結(jié)構(gòu) 用友UFO報表管理系統(tǒng)具有 文件管理功能 格式管理功能 數(shù)據(jù)處理功能 圖形功能 打印功能和二次開發(fā)功能 6 基本工作過程 報表管理的工作過程基本可以分為報表的格式和公式設(shè)置 報表的數(shù)據(jù)處理 報表輸出 7 1 報表結(jié)構(gòu)2 報表及報表文件3 格式狀態(tài)及數(shù)據(jù)狀態(tài)4 單元及單元屬性5 區(qū)域與組合單元6 關(guān)鍵字7 二維表 三維表和四維表 報表結(jié)構(gòu)與基本術(shù)語 8 1 報表結(jié)構(gòu) 簡單表的格式一般由四個基本要素組成 標(biāo)題 表頭 表體和表尾 9 2 基本術(shù)語 1 報表及報表文件 報表 是報表管理子系統(tǒng)存儲數(shù)據(jù)的基本單位 一個報表管理子系統(tǒng)中用戶可以根據(jù)需要存儲不同種類的報表 表頁 一個UFO報表最多可容納99999張表頁 一個報表中的所有表頁具有相同的格式 但是其中的數(shù)據(jù)不同 表頁在報表中的序號在表頁的下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn) 稱為 頁標(biāo) 頁標(biāo)用 第1頁 第99999頁 表示 10 2 基本術(shù)語 報表文件 一個或多個報表以文件的形式保存在存儲介質(zhì)中稱為報表文件 后綴名為 REP 如 利潤表 REP 1 報表及報表文件 11 3 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 1 格式狀態(tài) 在此狀態(tài)下設(shè)計報表格式 如 表尺寸 行高列寬 單元屬性等 可以定義報表的三類公式 即單元公式 計算公式 審核公式 舍位平衡公式 特別提示 在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用 在格式狀態(tài)下所看到的是報表的格式 報表的數(shù)據(jù)全部被隱藏了 因此 在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入 計算等操作 12 2 數(shù)據(jù)狀態(tài) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下處理報表數(shù)據(jù) 主要進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入 增加或刪除表頁 報表審核數(shù)據(jù)舍位平衡 做圖形 匯總等 特別提示 數(shù)據(jù)狀態(tài)下用戶可以看到報表的全部內(nèi)容 包括格式和數(shù)據(jù) 但不能設(shè)計 修改報表的格式 3 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 13 4 單元及單元屬性 報表中由表行和表列確定的方格稱為單元 單元是組成報表的最小單位 單元名用所在行和列的坐標(biāo)表示 行號用數(shù)字1 9999表示 列標(biāo)用字母A IU表示 例如 C2表示報表中第2行第C列對應(yīng)的單元 單元屬性包括 單元類型 對齊方式 字體顏色 表格邊框等 單元類型有數(shù)值型 字符型和表樣型 14 數(shù)值單元是報表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 數(shù)值單元必須是數(shù)字 可直接輸入 也可由單元存放的公式運(yùn)算生成 建立一個新表時 所有單元的單元類型均默認(rèn)為數(shù)值型 4 單元及單元屬性 15 4 單元及單元屬性 字符單元是報表的數(shù)據(jù) 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 內(nèi)容可以是漢字 字母 數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符 字符單元的內(nèi)容可以直接輸入也可以由單元公式生成 16 4 單元及單元屬性 表樣單元是報表的格式 是在格式狀態(tài)下輸入的所有文字 符號或數(shù)字 表樣單元對所有表頁都有效 表樣單元在格式狀態(tài)下輸入和修改 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下只能顯示而無法修改 注意 數(shù)值單元和字符單元在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入 表樣單元在格式狀態(tài)下輸入 17 5 區(qū)域與組合單元 區(qū)域也叫塊 由一組相鄰的單元組成的矩形塊 最大的區(qū)域是一個表頁的所有單元 整個表頁 最小的區(qū)域是一個單元 區(qū)域一般用起點(diǎn)單元和終點(diǎn)單元來表示 中間用 連接 如 B2單元到D4單元的矩形區(qū)域可以用 B2 D4 來表示 18 組合單元由同行 或同列 相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的區(qū)域 這些單元必須是同一種單元類型 表樣 數(shù)值 字符 系統(tǒng)在處理報表時將組合單元視為一個單元 可以組合同一行相鄰的幾個單元 可以組合同一列相鄰的幾個單元 也可以把一個多行多列的平面區(qū)域設(shè)為一個組合單元 組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示 例如把B2到B4定義為一個單元 這個組合單元可以用 B2 B3 B4 或 B2 B4 5 區(qū)域與組合單元 19 6 關(guān)鍵字 關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元 可以唯一標(biāo)識一個表頁 用于在大量表頁中快速選擇表頁 通過對表頁中定義關(guān)鍵字并對其取值 可以確定表頁所反映的會計主體和會計期間 報表的單元公式也是根據(jù)每張表頁的關(guān)鍵字取值來確定公式中變量的值 從而采集相應(yīng)會計期間會計數(shù)據(jù)的 20 6 關(guān)鍵字 關(guān)鍵字一般包括 單位名稱 單位編號 年 季 月 日等 也可以自行定義關(guān)鍵字 單位名稱 字符型 最多30個字符 為該報表表頁編制單位的名稱 單位編號 字符型 最多10個字符 為該報表表頁編制單位的編號 年 季 月 日為數(shù)字行的 分別為該報表表頁反映的年度 季度和日期 21 7 二維表 三維表和四維表 UFO報表中確定某一數(shù)據(jù)位置的要素成為 維 按照確定數(shù)據(jù)位置所需的要素數(shù)量 可以把報表分為二維表 三維表和四維表 二維表 通過行和列定位數(shù)據(jù)的表 二維表定位數(shù)據(jù)的命名方式為 如 第3列第6行單元表示為 C6 22 7 二維表 三維表和四維表 三維表 由多個相同的二維表組成 通過列 行和表頁號來定位命名數(shù)據(jù) 如 將1月至12月的資產(chǎn)負(fù)債表按月遞增的順序疊放在一個報表文件中 就構(gòu)成了一個三維表 三維表定位數(shù)據(jù)的方式為 如第4個月的資產(chǎn)負(fù)債表的C6單元表示為C6 4 23 7 二維表 三維表和四維表 四維表 由系統(tǒng)中多個不同的三維表組成 通過列 行和表頁號和表明來定位命名數(shù)據(jù) 四維表定位數(shù)據(jù)的命名方式為 如資產(chǎn)負(fù)債表中第4個月的C6單元用四維表表示為 資產(chǎn)負(fù)債表 C6 4 24 第二節(jié)格式設(shè)計 定義一張報表 首先應(yīng)該定義報表數(shù)據(jù)的載體 報表格式 不同的報表 格式定義的內(nèi)容也會有所不同 但一般情況下報表格式應(yīng)該包括報表表樣 單元類型及單元風(fēng)格等內(nèi)容 25 啟動UFO表 在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前 應(yīng)首先啟動UFO系統(tǒng) 并建立一張空白的報表 然后在這張空白報表的基礎(chǔ)之上設(shè)計報表的格式 建立新表后 將得到一張系統(tǒng)默認(rèn)格式的空表 報表名默認(rèn)為REPORT1 REP 空白報表建立起來以后 里面沒有任何內(nèi)容 所有單元的類型均默認(rèn)為數(shù)值單元 新報表建立后 默認(rèn)的狀態(tài)欄為格式狀態(tài) 26 啟動UFO報表管理系統(tǒng) 1 2 27 設(shè)計表樣主要包括設(shè)計報表的表格 輸入報表的表間項目及定義項目的顯示風(fēng)格 定義單元屬性 通過設(shè)置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀 報表表樣設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括 設(shè)置報表尺寸 定義報表行高列寬 畫表格線 定義組合單元 輸入表頭表體表尾內(nèi)容 定義顯示風(fēng)格 定義單元屬性等 設(shè)計表樣 28 29 報表格式設(shè)計 1 設(shè)置表尺寸 2 定義行高和列寬 3 畫表格線 4 定義組合單元 5 輸入表間項目 6 設(shè)置單元屬性 7 設(shè)置單元風(fēng)格 30 1 設(shè)置報表尺寸 設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù) 報表的尺寸設(shè)置完之后 還可以單擊 格式 菜單中 插入 或 刪除 選項增加或減少行或列來調(diào)整報表大小 注意 31 自定義報表 報表定義 格式定義 設(shè)置表尺寸 1 2 3 32 2 定義報表的行高和列寬 如果報表中某些單元的行或列要求比較特殊 則需要調(diào)整該行的行高或列的列寬 行高和列寬的定義 可以通過菜單操作 也可以直接利用鼠標(biāo)拖動某行或某列來調(diào)整行高和列寬 33 自定義報表 報表定義 格式定義 定義報表行高和列寬 1 2 3 4 5 6 7 8 34 3 劃表格線 報表的尺寸設(shè)置完成之后 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下 該報表是沒有任何表格線的 所以為了滿足查詢和打印的需要 還需要劃上表格線 劃好的表格線在格式狀態(tài)下變化并不明顯 操作完以后可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果 35 自定義報表 報表定義 格式定義 畫表格線 1 2 3 4 36 4 定義組合單元 有些內(nèi)容如標(biāo)題 編制單位 日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下 所以為了實(shí)現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示 需要定義組合單元 組合單元可以用該區(qū)域名或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示 組合單元實(shí)際上就是一個大的單元 所有針對單元的操作對組合單元均有效 若所定義的組合單元取消 可以在 組合單元 對話框中 單擊 取消組合 按鈕實(shí)現(xiàn) 37 自定義報表 報表定義 格式定義 定義組合單元 1 2 3 38 5 輸入表間項目 報表表間項目指報表的文字內(nèi)容 主要包括表頭內(nèi)容 表體項目和表尾項目等 在輸入報表項目時 編制單位 日期一般不需要輸入 UFO系統(tǒng)將其單獨(dú)設(shè)置為關(guān)鍵字 項目輸入完之后 默認(rèn)的格式均為普通宋體12號 居左 一個表樣單元最多能輸入63個字符或31個漢字 允許換行顯示 注意 39 自定義報表 報表定義 格式定義 輸入報表項目 1 2 3 40 6 定義單元屬性 41 7 設(shè)置單元風(fēng)格 單元風(fēng)格主要指的是單元內(nèi)容的字體 字號 字型 對齊方式 顏色圖案等設(shè)置 設(shè)置單元風(fēng)格會使報表更符合閱讀習(xí)慣 更加美觀清晰 42 自定義報表 報表定義 格式定義 設(shè)置單元風(fēng)格 1 2 3 4 5 6 7 43 8 設(shè)置關(guān)鍵字 關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下定義 關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入 關(guān)鍵字如年 月等會隨同報表數(shù)據(jù)一起顯示 在定義關(guān)鍵字時即要考慮編制報表的需要 又要考慮打印的需要 44 自定義報表 報表定義 格式定義 設(shè)置關(guān)鍵字 1 2 3 4 45 每張報表可以同時定義多個關(guān)鍵字 如果關(guān)鍵字的位置設(shè)置錯誤 可以執(zhí)行 數(shù)據(jù) 菜單 關(guān)鍵字 取消 命令取消后再重新設(shè)置 關(guān)鍵字在一張報表中只能定義一次 即同一張報表中不能有重復(fù)的關(guān)鍵字 注意 46 自定義報表 報表定義 格式定義 調(diào)整關(guān)鍵字位置 1 2 3 47 第三節(jié)編輯公式 在UFO表中 由于各種報表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系 所以報表中各種數(shù)據(jù)的采集 運(yùn)算的勾稽關(guān)系的檢測就用到了不同的公式 報表主要有計算公式 審核公式和舍位平衡公式 48 自定義報表 報表定義 公式定義 定義單元公式 直接輸入 1 2 3 4 49 自定義報表 報表定義 公式定義 定義單元公式 引導(dǎo)輸入 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 50 自定義報表 報表定義 公式定義 定義審核公式 1 2 3 51 自定義報表 報表定義 公式定義 定義舍位平衡公式 1 2 3 52 單元公式在輸入時 凡是涉及到數(shù)學(xué)符號的均須輸入英文半角字符 否則系統(tǒng)將認(rèn)為公式輸入錯誤而不能被保存 如果輸入的會計科目有輔助核算 還可以輸入相關(guān)輔助核算內(nèi)容 如果沒輔助核算 則 輔助核算 選擇框呈灰色 不可輸入 審核公式在格式狀態(tài)下編輯 在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式 注意 53 保存報表 報表的格式設(shè)置完成之后 為了確保今后能夠隨時調(diào)出使用并生成報表數(shù)據(jù) 應(yīng)將會計報表的格式保存起來 REP 為用友報表文件專用擴(kuò)展名 如果沒有保存就退出 系統(tǒng)將彈出 是否保存報表 對話框 注意 54 自定義報表 報表定義 公式定義 保存報表格式 1 2 3 55 第四節(jié)報表數(shù)據(jù)處理 報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù) 審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等工作 數(shù)據(jù)處理工作必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行 處理時 計算機(jī)會根據(jù)已定義的單元公式 審核公式和舍位平衡公式自動進(jìn)行取數(shù) 審核及舍位等操作 報表數(shù)據(jù)處理一般是針對某一特定表頁進(jìn)行的 因此 在數(shù)據(jù)處理時還涉及到表頁的操作 如增加 刪除 插入 追加表頁等 56 進(jìn)入報表數(shù)據(jù)狀態(tài) 進(jìn)入報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進(jìn)入 也可以直接使用 數(shù)據(jù) 格式 切換按鈕進(jìn)入 57 錄入關(guān)鍵字 關(guān)鍵字是表頁定位的特定標(biāo)識 在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后 只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實(shí)際賦值才能真正成為表頁的鑒別標(biāo)志 為表頁間 表間的取數(shù)提供依據(jù) 每一張表頁均對應(yīng)不同的關(guān)鍵字 輸出時隨同單元一起顯示 日期關(guān)鍵字可以確認(rèn)報表數(shù)據(jù)取數(shù)的時間范圍 即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期 58 整表重算 當(dāng)完成報表的格式設(shè)計和關(guān)鍵字的錄入之后便可以計算指定賬套并指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了 計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進(jìn)行的 它既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算 也可以使用菜單功能計算 59 自定義報表 報表數(shù)據(jù)處理 打開報表 1 2 3 60 自定義報表 報表數(shù)據(jù)處理 生成報表 1 2 61 報表模板 利用報表模板可以迅速建立一張符合您需要的財務(wù)報表 另外 對于一些本企業(yè)常用但報表模板沒有提供標(biāo)準(zhǔn)格式的報表 在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板 以后使用時可以直接調(diào)用這個模板 62 調(diào)用報表模板 系統(tǒng)中提供了16個行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表模板 報表模板即建立了一張標(biāo)準(zhǔn)格式的會計報表 如果用戶需使用系統(tǒng)內(nèi)的報表模板 則可以直接調(diào)用 當(dāng)前打開的報表套用報表模板以后 原有的內(nèi)容包括格式和數(shù)據(jù)都會丟失 如果所需要的報表格式或公式與調(diào)用的模板有所不同 可