倉儲超市采購管理手冊

1 倉儲超市采購 管理 手冊 第一章 采購中心組織結構 采購中心總經理 采購中心副總經理 高級采購經理 MST 經理 采購經理 商品后勤部經理 MST 職 員 采購助理 職 員 2 第二章 倉儲超 市采購的定義 倉儲超市采購的英文表達是“ MECHANDISE。它有別于制造業(yè)為滿足生產需求而進行的原材料購買行為，是倉儲超市為完成商品穩(wěn)定增值和銷售而進行的有組織、有計劃的購買行為和配套銷售行為。它是在一定采購決策思想指導下進行的一個包含市場調研，采購方案的制定，供應商調研，商務談判，商品的購買及商品在店面的布局擺放展示的全過程。 第三章 對采購人員的基本要求 （一）工作態(tài)度的要求 1 具有很強的敬業(yè)精神。 2 誠懇、認真、嚴謹、積極進取。 3 有禮有節(jié)，謙順平和地對待他人，營造和諧高效的工作氛圍。 4 不斷學習掌握專 業(yè)知識和產品知識。 5 以平衡的心態(tài)對待工作中的問題和困難，尋求積極的解決方法，提高團體協作精神。 （二）素質要求 1 受過良好的高等教育。 2 具有較高的 EQ，良好的溝通能力和協調能力。 3 良好的綜合素質，如判斷力、決策力，高超的談判技巧，組織管理能力，分析解決問題的能力，文件管理能力及文字處理能力等。 4 熟練運用計算機及商品管理系統(tǒng)。 5 熟練掌握英語。 （三）工作紀律 1 任何人不能以任何方式損壞公司利益和形象為結果，而謀取個人所不應得到的利益，違者將嚴懲。 2 上班：除特殊需要外，采購中心人員上正常班（ 8： 30AM5： 30PM），每天工作時間 8 小時，每周計 40 小時。 3 市內外出： SM 或 M 離開公司到市內辦事必須通知其 AM 及 MST 離開及預計返 3 回時間，收到公司呼喚時應立即回復。 4 外地出差：采購中心人員出差必須在二天前將出訪計劃交中心副總以上批準（見出訪計劃表），回到公司 24 小時內要將出訪總結交中心總經理或副總經理。在外地其間，出差人員應每天給 MST 通話一次。如無特殊原因，出差人員應及時返回，否則應經中心副總經理以上批準。一般情況下， SM、 M 及 AM 不能同時出差，應留 AM 在公司處理一切事務。 5 辦公室及會議室：來訪人員禁止進入采購辦公室，應 充分利用會議室進行洽談。中心各人員必須保持辦公桌及辦公室的清潔。 6 樣品：樣品一經采用，應交店內銷售，未被采用者在二個月內有可銷售價值的也交由店內出售。樣品未經許可不可自用或送人，樣品管理必須有序（樣品保管預交給店里銷售要有手續(xù)）。 7工作計劃原則： （ 1） 根據采購工作的八個基本內容，每四周制定例表計劃。 （ 2）任何對所制定計劃作出的較大修改，須向上一級經理請求許可。 8例會：每周一次例會，由中心副總經理，高級采購經理，采購經理（出差缺席時由其助理代表）及 MST 經理參加，會議主要內容包括： （ 1） 一周工作總結：與 會人員簡要發(fā)言，總結一周工作。 （ 2） 新產品介紹：新廠家、新產品應在會議做介紹，聽取大家意見，是否接受其進入東方。最后由中心總經理匯同商店作最后決定。 （ 3） 四周工作計劃： SM 及 M 把下四周的工作計劃表交由例會討論，聽取大家意見。 （ 4） 由中心總經理安排下一步工作。 （ 5） 會議內容由 MST 負責整理紀錄，并存檔備查。 9 （ 1）店內工作：采購中心所有人員一律進店，與對應商品部門緊密配合，做好商品進店、擺放、展示、陳列、補貨、退貨等工作。要了解顧客對產品種類、價格、質量的反映 , 店員對產品銷售情況的反映 , 因此在店內服務是最好的方式。 （ 2） 店內 主要管理人員與采購部門視具體情況安排定期的溝通會議。 10保密：各級人員必須嚴守公司商業(yè)機密 ,如：供貨商名單、供貨價格、合同條款等。 4 泄密者將予嚴懲，視情節(jié)輕重 , 直至開除出采購隊伍。 第四章 采購工作的基本概念和原則 一 . 商品的構成： 商品是由品種和檔位構成的 , 分為部類、大類、子類、 SKU 四個層次。品種的齊全指：a.大的部類都要有設置 b.大類的齊備 c.子類，即系列的配套 d. SKU，即款式、花色、規(guī)格、型號的相對豐富。而且部類系列之間要講究整體的配套。檔次的齊全指價格的齊全。倉儲超市的高、中、低檔率的配比一般為 2： 5： 3。部門的各檔次率的計算公式是 部門的各檔次 SKU 數 部門的所有 SKU 數 價格： （一）進價 ： 指進入系統(tǒng)的成本價，須含括運費、關稅、增值稅等附加成本。 1國內商品 （ 1） FOB 條款的情況下，我方承擔運費，必須要有運輸發(fā)票。 （ 2） CIF 條款包含保險費和運費，它趨近或等于到店價。 （ 3） 增值稅是我們這種正規(guī)商店在采購過程必須考慮的成本之一，在供應商不能提供增值稅發(fā)票，但產品的質量和價位都可以接受的情況下，可要求供貨商讓 利承擔增值稅，標準是：報價 0.8547。 2國外商品 進價成本 =CIF 價或 (FOB 價 +運費 ) (1+DUTY) 1.17 （二）零售價： 1 東方家園零售價的概念：價格是某產品能夠被市場接受的價值，東方家園的產品價格必須低于同一產品在當地的市面成交價格，也就是說，我們所遵從的是市場定價而不是成本定價 天天平價。天天平價是倉儲型商店的根本。作為采購人員，我們決定著顧客對東方的“感覺”，顧客是否感到東方的價格為最低將決定顧客是否到東方來。我們在定價時一定要明了這一點，自覺地以最低成交價來衡量店內每 一樣商品的價格，一旦有人反映某些商品的價定高了，我們必須在 24 小時做出修改。 2 市場定價：市場定價考慮兩個問題，一是市場價格相抵的產品如何定價 ，二是獨 5 家經營的產品如何定價，什么是市場能夠接受的價格。 （ 1） 價格透明度高，敏感型產品在定價時，須接近或低于市場批發(fā)價，比零售價低810%。 （ 2） 主導產品在定價時要比實際市場成交價低 35%。 （ 3） 獨家經營的在定價時要根據市場接受能力提高毛利率。 3 定價尾數規(guī)則： （ 1） 單價 100 元以上的產品，標價不得有“角、分”，必須是整元。 （ 2） 標價的尾數必須是“ 6”、“ 8”或“ 9”，不應出現其他尾數 ，例如“ 142 元”應改為“ 146 元”或“ 148 元”（毛利和市場競爭價特例對待）。 （ 3） “角和分”的標價應為“ 49”、“ 79”、或“ 99”。 4 產品滯銷的原因：產品賣不出去，有下面幾方面的原因，各采購人員要進行分析，哪些是你能控制的因素，哪些是不能控制的，再從可控制因素入手，不能坐等。 季節(jié) 價格或檔次 產品質量 配套產品不全 展示不充分 三 . 滾動平均成本： 公式：滾動平均成本 = 當前庫存數量 當前成本 +新進數量 新進成本 當前庫存數量 +新進數量 四 . 毛利率、滾動毛利率： 公式：毛利率 =（零售價 -總成本） /零售價 =（ 2-1.33） /2 =0.335=33.5% 銷售額是首先要追求的目標，然后才是毛利率。 公式：滾動毛利率 = （ 零售價 -滾 動平均成本） 100% 零售價 6 五 . 周轉率： 周轉 率 = 銷售額 /平均庫存（零售價計） 美國 HOME DEPOT 平均周轉率是 5。 我們可以此來推算銷售額或應有的平均庫存。 例如： （ 1） 如果平均庫存量是 30， 000， 000 元（零售價計） 則：年銷售額 = 平均庫存 周轉率 30， 000， 000 5 =150， 000， 000 元（一億五千萬） （ 2） 如果我們想把年銷售額提高到 250， 000， 000（二億五千萬），則平均庫存要增加到 = 年銷售額 /5= 250， 000， 000/5 = 50， 000， 000（五千萬元） （ 3） 周轉率是 5，也就是說每 12 個月 /5 = 2.4 個月所有庫存周轉一次，那么最大的 庫存量不應超過三個月的銷售額。 第五章 采購中心的基本程序 這里我們用下圖簡單描繪采購工作的基本程序，然后逐一展開敘說。 B/W 市場調研 擺放放放放 付款 采購方案 供應商的調查 發(fā)貨 PK培訓 采購決策 訂單 銷售 Ok? 取消 調整 Ok? 談判 收貨 NO Yes YES NO BOQB B/W 7 一 采購決策 ： 1 采購決策是一個無限發(fā)展的過程，它與市場調研、供應商的調查是同步進行的，同時指導著采購工作的全過程。 2 采購決策的內容： （ 1） 本店的市場定位和顧客 群定位。 （ 2） 品牌和供應商的選擇及其所占的貨架數，還有對應的首批訂單的數量。 （ 3） 談判的最理想條款和最低條款，主要考慮的是價格條款、運輸條款、服務條款。 （ 4） 采購時間表包括什么時候與供貨商簽定合同、下訂單，貨物什么時候進店、上貨架、擺貨、開業(yè)等細節(jié)。 二 市場調研 1、 市場調研的目的是解決商店的市場定位問題，包括商品的構成、價格和顧客群定位。 2、 市場調研的四要素 （ 1）品牌： 要了解市場流行、暢銷的品牌是什么，及其占市場銷售的份額；還要了解不暢銷的品牌是什么。 （ 2）價格： 要了解品牌在市場上以什么樣的價格銷售，批零 差價是多少，還有批零差價的穩(wěn)定性。批零差價的穩(wěn)定性在某種程度上也反映了品牌在市場上的競爭力。 （ 3）顧客群： 要了解市場消費有哪些顧客群，占多大比率，最關心的是什么。 （ 4）網絡： 8 要了解供貨來源，分銷網絡和付款方式。 3 調研的層次與方法： （ 1）宏觀市場的調研 a. 研究分析目標行業(yè)的成功企業(yè)典范，如企業(yè)的發(fā)展，經營理念與模式及優(yōu)勢。 b. 研究分析目標市場的容量、增長點、消費水平及生產力水平。 （ 2）微觀市場的調研 a. 外部市場調研 又稱角色調研，指采購員通過不同角色的扮演，從各種渠道了解商品在市場 上的來攏去脈，舉例如下： 個人消費者的角色可了解到品牌、品質和零售價位。 裝修隊的角色可了解到貨物的批發(fā)價、毛利率、貨源及競爭對手。 發(fā)展商的角色可了解到貨源并推算出成本。 供應商的角色可了解到進貨和銷售網絡。 b. 內部市場調研 又稱市場評價，主要通過下面 4 個方面來反映 ,內部市場是否良性發(fā)展并且在市場上具有競爭力。 (1) 顧客群的分析 分析了解顧客群的類別 ,所占比率及其消費能力。 (2) 客流量 主要反映在每天的成交單數和平均每單成交額。 (3) 銷售 (4) 賣點 指特別吸引顧客光臨的經營特征。一個商店是否有賣點是其在競 9 爭中得以生存的必要因素之一。 三 供應商 倉儲超市的供應商（ Vendor 或 Supplier）是制造商（ Manufacturer）或代理商(Distributor)。通過商店，供應商和顧客達成了商品和資金的交換。通過合作，商店對供應商的品牌和服務達成認知，供應商對商店的理念和管理達成認知；通過對商品的購買，商店了解顧客的要求，顧客對品牌和服務達成認知，顧客對商店的理念、商品結構、價格、服務和管理達成認知。商店根據市場和顧客群選擇正確的供應商，并取 得正確的配套價格和服務，再以正確的配套價格和服務賣出，使所有的消費者成為永遠的回頭客。 （一）供應商的調查 1 調查的目的是為了了解合作伙伴 a. 供應商的優(yōu)勢和強項及劣勢和弱項，以便揚長避短。 b. 平衡、協調、利用競爭性的供應商間的矛盾，有利我方。 c. 適應、改造、駕馭供應商。 2調查方式 a 正面調查：指直接從供應商處獲得的信息材料，以及通過行業(yè)查詢，參觀、談判方式獲得的信息。 b 側面調查：指通過與其競爭對手和企業(yè)的下屬人員的交談了解供應商的弱點和問題。 c 延伸調查：指通過對制造商的銷售公司，經銷商和代理商的調查，了解供應 商的狀態(tài)和能力。 3、 調查要素 （ 1） 資信調查 a. 企業(yè)的性質包括工商注冊和稅務登記。 10 b. 投資資金狀況包括注冊資金、固定資產、流動資金、設備技術來源及商標。 c. 信貸水平包括負責狀況及資產比率。 d. 高層管理指企業(yè)決策人的學歷、社會關系及資金等背景。 e. 企業(yè)文化的了解。 （ 2） 市場調查 a. 市場發(fā)育程度及各級消費評價。 b. 市場占有率及年銷售額和供求狀態(tài)。 c. 市場戰(zhàn)略包括網絡建立、管道、定價原則、廣告、培訓、售后服務和地域差異。 d. 經常評論的競爭對手的論點論據。 （ 3） 生產調查的目的是了解供貨商的供貨能力和水平 a. 原材料供求關系及渠道。 b. 技術設備與生產容量。 c. 人員素質和質量檢測。 d. 生產更新和市場轉向能力。 e. 倉儲運輸能力和條件。 （ 4） 調查的注意事項 a. 調查與反調查的公平性。 b. 在對我方不重要，但對對方重要的方面要敢于讓步，以獲得更大的利益。 c. 禮為上。 d. 據理力爭。 e. 善于捕捉時機。 （二）供應商的評估 對供應商的評估是為了了解什么樣的供應商是我們需要的，及供應商的狀況。 11 1 基本條件 a. 有市場（或潛在市場）、有競爭力、有暢銷率、有毛利率。 b. 有供貨實力，既有豐富的品種、有安全的庫存、有嚴格的供貨時間。 c. 能滿足商品的整體檔次要求及我方規(guī)定的最低條件和要求。 d. 直接的供貨 條件。 2 評估 (1) 體系評估 a. 供貨商的數量，管理原則是盡量控制供應商的數量。 b. 供貨商的區(qū)域是由消費文化及運輸費用與價值比決定的。 c. 市場和企業(yè)的發(fā)展水平。 (2) 成本核算指產品在哪里生產成本最低。這有時也影響了產品、區(qū)域設定。 (3) 檔次評估是為了解決不同檔次在商品構成所占的比率。 (4) 銷售評估是為了解決供應商主次關系問題，要抓住重點廠家和 SKU，保證及時供貨。 a. 保證及時供貨原則：對于暢銷產品，如果由于付款原因（東方不能按時付款或廠家要求更改合同等）而已造成或將造成缺貨，各采購經理 可以改變原合同規(guī)定的付款條件，以便廠家能夠及時發(fā)貨，保證暢銷產品隨時有足夠庫存或者至少要把缺貨的時間減至最少。 b. 重點廠家原則：各采購經理可以根據每個廠家的銷售額將部門內廠家分成四類： 級別 占 SKU 總數的 % 占銷售額的 % * A 10% 60% * B 10% 20% C 50% 15% D 30% 5% 12 （ *提醒： A、 B 級別一定不能缺貨，搞好關系。 A、 B 兩類為重點出訪對象，訂貨時如需調整數量，應加大 A、 B 類廠家的訂貨量）。 c. 重點 SKU 原則：每個廠家內部都有好銷和不好銷的 SKU，不好銷的 SKU 中有些是必要的，有些是可有可無的（賣掉現有庫存，不再進貨），要區(qū)別對待。整個商店內所有的 SKU 也可以分成四類 ： 級別 占部門廠家總數的 % 占銷售額的 % * A 10% 60% * B 10% 20% C 50% 15% D 30% 5% （ *提醒： A、 B 級別一定不能缺貨，可大量進貨。對于 SALE=0個 SKU，應盡最大努力與廠家換貨，直至退貨）。 (5) 供貨商的企業(yè)性質關系到供貨商體系的質量，理想合作企業(yè)是外商獨資或中外合資企業(yè)。這類型的企業(yè)有先進的管理，敏感的市場觸覺，雄厚的資金，易于配合。 (6) 結算方式的評估關系到資金的安排。 (7) 質量的評估是為了解決產品結構的調整，達成品種、配套條款、銷售的最佳狀態(tài)。內容包括供貨內容、銷售額與毛利率，投資回報率和合作條件。 四 、 商務談判 商務談判談的是供貨條款、價格條款和服務 承諾。 1、 商務談判十大要素 (1) 言談舉止 商務談判時，采購員代表的是企業(yè)的形象，要注意穿著適合場合，舉止有禮有節(jié)，言談有教養(yǎng)。 （ 2）充分的準備 包括名片和盡可能齊全的公司資料。 13 （ 3）接觸之前充分了解對方 （ 4）侃價決竅 a、 逼到墻角法，把價格侃到最低點，使自己處于主動控制談判的地位。 b、 東拉西扯法，與對方談我公司的實力、合作前景，及其它長期合作機會，使對方感到讓利的必要性。 (5) 遇到談不下去的情況，只能暫時停止談判，想其它的辦法，試圖與對方交流感情，讓對方進一步了解項目。 (6) 發(fā)生糾紛時，要保持冷靜，抓住對方弱點，據理 力爭，爭取主動，不能首先承認合作中由我方造成的某些失誤。 (7) 就談判內容做專業(yè)知識方面的準備。 (8) 設定目標，反復爭取，堅持不懈。 (9) 熟悉合同條款，與供應商的合同一律采用我方合同，采購員必須把合同條款倒背如流。 (10) 嚴格遵守與供應商的各方面約定，例如談判時間。 2、 談判附帶條款 （ 1） 要求產品的質量認證和各種許可 （ 2） 明確供貨時間和交貨地點。供貨時間是指從訂單得到供應商確認后到貨到交貨地點的時間。 （ 3） 明確運輸責任、費用和方式。 （ 4） 要求提供培訓、展示和廣告。廣告有兩種形式。 a. 對主要供應商可要求 1%的 sale 的廣告費用。 b. 臨時促銷性質的廣告要 求。 （ 5） 規(guī)定最小訂單的貨值。 （ 6） 驗收標準 （ 7） 退貨條件 （ 8） 損壞補償 （ 9） 大批量優(yōu)惠 （ 10） 特殊定單，了解供應商是否接受特殊定單及最小定單和條件 （ 11） 托盤和墊格是否需收回 14 （ 12） 新店政策：在新店開業(yè)時，可要求供應商提供以下優(yōu)惠 a、 額外付款期 dating，通常比正常付款期延長 60 天。 b、 折扣 discount c、 免費樣品 free sample (13)付款條件和結算條件 a、 款到發(fā)貨（ prepay） b、 貨到付款（ down payment） c、 承兌匯票（ draft） ,是銀行信譽擔保的匯票，時間通常為 15 天至 180 天，價值不超過 1 千萬元。 d、 批結，指再次定貨時，供應商要求結清上批貨款，方予以發(fā)貨。 e、 經銷（ T/T）又稱電匯，付款時間通常為 30 天、 40 天、 60 天、 75 天和 90 天。這是最理想的結算方式。付款時間可參考公式：天數 =365/周轉 率，根據實際情況與供應商商定。 f、 代銷（ consignment） ,結算根據實際銷售數量，優(yōu)勢是可利用供應商的 貨物和資金，缺點是成本提高。 （ 14） 信譽額度，指正常付款期內可拖欠的最多貨款。在爭取最大信譽額度時可參照公式：旺季期內的定單總值 *1.5（安全系數）。 （ 15） 違約和其它，違約條款包括有效期和仲裁地點的規(guī)定。 3、 定貨合同 談判達成協議之后應立即簽定合同。東方家園 供貨合作協議書如下： 供貨合作協議書 本協議書是為建立東方家園有限公司供貨商體系，由東方家園有限公司與供貨廠商以中華人民共和國經濟合同法為基本準則，經過友好協商共同確立。本協議書各條款所確定之雙方的責任、權力、義務與利益，將覆蓋東方家園有限公司與供貨廠商今后簽定的每一份商品交易訂單，無論是原件、復印件或傳真件，均應遵守本協議的各項條款的規(guī)定。 （一） 當事人雙方 15 甲方：東方家園有限公司（以 下簡稱甲方） 法定地址：北京市豐臺區(qū)西三環(huán)南路 55 號 電話： 傳真： 電子信箱： 開戶銀行： 帳號： 稅號： 乙方： （以下簡稱乙方） 法定地址： 電話： 傳真： 電子信箱： 開戶銀行： 帳號： 稅號： 上列甲、乙雙方之法定地址及通訊號碼即為協議雙方法定通訊地址，雙方發(fā)生之一切有關業(yè)務聯系，均以發(fā)到上列指定處為準： 1. 如上列內容發(fā)生變更，發(fā)生一方應在變更生效前 48 小時通知對方。 2. 如一方未按上列指定聯絡地址、號碼向對方發(fā)送信息，由此產生的延誤所造成的后果均由以生 錯誤一方承擔。 （二）資信證明 協議雙方應向對方提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、注冊商標登記證、法人委托書、專利使用許可證明及特殊商品和國家有環(huán)保要求等，衽生產許可證制度的生產許可證。 上述各項資信證明雙方均應提示正本文件給對方驗證，并充許對方影印存檔備查，如有提供不實資料，一切法律后果和經濟損失由制偽者承擔。如發(fā)生偽冒、侵權行為所引起的法律責任和經濟損失均由偽冒者承擔。 （三）商品名稱、規(guī)格、價格、包裝率與最小批量： 由于甲方要求的是建立長期、穩(wěn)定的供貨體系，而能夠穩(wěn)定、大量 地銷售產品也能夠給乙方帶來最大利益，經協商乙方將以優(yōu)惠價格向甲方提供以下產品。 16 商品名稱 型 號 規(guī) 格 單 位 單 價 包裝 及包裝率 最小訂貨量 最低發(fā)運量 交貨周期 此價格為出廠價 / 到甲方倉庫價 （四）價格優(yōu)惠政策 1. 乙方同意如果在商品裝運前，供方已將價格下調到低開協議書價格規(guī)定時，則協議書規(guī)定價將隨之下降至此時的價格。 2. 乙方如擬提高協議書規(guī)定商品價格，必須提前 60 天以書面形式通知甲方；若提價被接受，甲方將簽發(fā)一份注明生效日期的書面確 認書給乙方。否則，對于商品實際價格超過訂單價格的部分，甲方將不予支付。 3. 乙方為鼓勵甲方促銷其產品，同意在甲方的年購買總量（總額），達到（萬元）時，按年購買總價值的 %返還利益給甲方，這項返還從甲方應支付乙方的貨款中抵付。 4. 當甲方為營銷需要而組織特殊促銷活動時，乙方將給予某些商品一次性價格折扣，以示對甲方的支持。具體品種和折扣率另議。 5. 乙方為支持甲方多開新店，當甲方每一新店開業(yè)的第一批商品給予一次性優(yōu)惠，品種和折扣率另議。 （五）訂貨確認書 甲方將依據銷售的需要，定期向乙方下達訂貨確認書，以確定每一批次 向乙方實際購買商品的數量。訂貨確認書見（第 22 頁）。此確認書為本協議的延伸和實施，并受本協議的制約。 乙方收到確認書后，如不能有關按有關內容執(zhí)行，需在 48 小時內通知甲方（遇周六、周日、節(jié)假日順延）如在此時間內未提出異議，則視為同意。 （六）質量證書及檢驗標準 17 乙方應向甲方提供其產品所執(zhí)行的產品質量檢驗標準，其中包括國家標準、部頒標準及企業(yè)標準；并出具有效的省、市級質檢機構的檢驗報告。所有產品應具有出廠檢驗合格證。甲方有權對產品質量進行復檢，如復檢不合格甲方有權退肥貨并追索連帶經濟損失。 （七）包 裝 1、 產品應以適宜銷售的數量和規(guī)格尺寸進行內包裝，內包裝外側應用中文標出產品名稱、規(guī)格、型號、等級、花色、必要的使用說明、警告標識以及生產廠名稱、地址、電話等。 2、 產品應具有相應強度的材料和適宜搬運的規(guī)格尺寸進行外包裝，外包裝上應標明碼放層數等注意事項，并標明產品名稱、規(guī)格、型號、等級、花色以及生產廠名稱。 3、 產品應盡可能使用托盤或格墊進行集運包裝（托盤需回收的請注明）。 4、 乙方應積極申請成為中國商品條碼系統(tǒng)成員，并在商品包裝上印刷或粘貼商品條碼。 甲方將要求乙方在產品上粘貼甲方專用條形碼，條形碼由甲方提供，由乙方 按甲方要求的部位正確粘貼。 （八）損耗與補償 由于產品在正常運輸、搬動中亦會造成破損消耗，經雙方協商財同意：按訂單量的 %作為正常損耗的補償，由乙方按訂單的 10%發(fā)貨，或由乙方按實際發(fā)生數量，在不超過訂貨量 10%的限額內給予補償（或沖抵應付款）。 （九）促銷宣傳與售前、售后服務 1. 為充分利用甲方的銷售場地宣傳乙方的產品，甲方將提供給乙方一指 定位置供乙方展示產品性能、使用說明、維護保養(yǎng)常識等。展板的設計、制作、安裝及相應的費用由供貨商承擔。 2. 乙方如備有發(fā)放給消費者的印刷品，需在供貨時一并提供給甲 方，由甲方及時散發(fā)。如宣傳品有不實之詞或與法律相沖突，乙方應承擔全部責任。 18 1) 甲方將利用促銷廣告、導購資料等進行宣傳，乙方若擬利用這些媒體制作廣告可向甲方提出，并提出藝術構思、規(guī)格說明及乙方形象標記等資料，任何廣告制作需經雙方認可。 2) 為了有效地向顧客提供優(yōu)質服務，乙方有義務對甲方人員進行品知識的 培訓，包括：產品特性、使用、安裝、維護知識及產品質量保證、包修、 包換條件等。 3） 乙方為顧客提供如下售后服務： （十）運輸與保險 1、 乙方保證按訂單所確定的到貨日期將產品運達訂單指定的地點，提前或延 后不得超過二天。如需分批交運時，應在運輸單據上注明。 2、 運輸方式為：公路運輸、鐵路運輸、公鐵聯運、公路海運聯運、空運。本協議確定之運輸方式，非經雙方同意不得變更。 3、 乙方應對所付運的產品按訂單價格的全值投保并支付保險費。在結算貨款時將運、保費單據附于同批商品發(fā)票后面。 4、 凡乙方投保產品質量險或產品責任險的，乙方同意遞交本協議書的副本給保險公司，并由保險公司遞交給甲方一個保險證明，說明保險內容及時保險效期。如有變更或不再續(xù)期，乙方應在到期前進天通知甲方。 （十一）驗收 1、 在商品按訂單規(guī)定條款完好運抵指定 交貨地點并由甲方接受前，依法其所有權或監(jiān)督權并末轉移，故甲方對商品不承擔經濟責任。對于與訂單不符的商品、裝箱單與貨物不符的商品，外包裝破損造成貨損的商品，質量末達到標準的商品甲方有權拒收。為了減少損失，甲方可代為保管，保其貨損和由此產生的運輸、裝卸、倉儲等項費用由乙方自付。若乙方在兩個月內尚不能妥善處理，甲方有權將之拍賣，拍賣所得償付相關費用后，余額返還乙方。 2、 甲方對完好接收的商品應及時簽發(fā)收貨憑證給乙方，以便乙方記帳、結算。 （十二）索賠與退貨 19 1. 由于產品質量末達標而造成甲方及甲方顧客之經濟損失和連帶經濟 損失。甲方得向乙方索賠。 2. 由于一方違約而給對方造成損失者，受損失方得向對方索賠。 3. 由甲方或甲方顧客所發(fā)現的不合格產品，甲方都將提示給乙方并有權退貨。 （十三）結算與單據 1、雙方約定結算期為商品自甲方驗收日起天、天、天付款。 2、乙方處理結算時應提供： （） 與訂單相符地商業(yè)發(fā)票 （） 正確無誤地正本增殖稅發(fā)票。 （） 運費及保險費單據。 3、甲方根據付款期于每月日、日、支付貨款，遲于日的將在 下各月付款時間支付。 4、付款方式為匯款銀行轉帳銀行托收。 、乙方為支持甲方增開新店，同意 甲方對每個新店的第一批商品延期支付貨 款 天。 （十四）免責 由于自然災害或戰(zhàn)爭等人力不可抗拒的因素導致一方或雙方不能履行協議條款的可免除違約責任，但必須在事件發(fā)生小時內通知對方，并提出延期履約的計劃。如果一個月內不能恢復履約，則雙方需重新研議本協議。 （十五）爭議的解決 、 在本協議執(zhí)行過程中雙方若發(fā)生爭議應循友好協商途徑解決。 、 如若協商破裂時在北京市法院訴訟解決。 、 雙方同意在守約方向違約方追索自己的權益時，違約方亦應承擔由此產生的相應費用。 （十六）協議生效與取消 、 本協議自簽署之日起，即產生法律 效力。 、 本協議的條款非經雙方同意不得修改與取消。 、 本協議有效期 年；到期日前三個月雙方應通過協商決定協議書延期，修改或 20 終止。 、 本協議包括正文和一份附件。 、 本協議正本一式兩份，甲、乙方各執(zhí)一份，副本由雙方根據工作需要復制正本，副本具有同等效力。 4、本協議在中華人民共和國北京簽署，應受中華人民共和國有關法律約束。 5、因本協議項下事宜產生的爭議，盡量由雙方協商解決，協商未果時在北京市相應法院訴訟解決。 東方家園有限公司（蓋章） 供貨廠商（蓋章） 企業(yè)代表簽字： 企業(yè)代表簽字： 年 月 日 年 月 日 供貨廠商確認書 部門 # 廠商編號 確認書自簽訂協議起開始執(zhí)行 廠商名稱 廣告合作 /推銷補償 統(tǒng)一號碼 /委員會 口 是 您是否提供廣告合作或推銷 注冊名稱 /號碼 口 否 補償？若提供寫明具體安排 公司 聯系人 大批量采購折扣 職務 口 是 您是否提供折扣？若提供請 地址 口 否 說明 郵編 特別訂單 電話號 口 是 您是否接受特別訂單？ 傳真 號 口 否 產品名稱 免費展示樣品數量 種 個 類別 運輸托盤收費 付款條件 口 是 金額￥ 折扣 -在適當口內劃 并填數額 口 否 口 提前付款折扣 % 產品責任保驗 口 殘次品補償率 % 口 是 您是否已投保產品責任險？ 21 新開業(yè)商店補償優(yōu)惠條件 口 否 若是，請附保險證書復印件 電子數據交抽象（ EDI） 折扣 %或金額￥ 口 是 貴公司是否具備電子數據 免費促銷品 口 否 交換能力 我已閱“供貨廠商確認書”及“合作協議”，并同意上述條款作為東方家園有限公司未來貿 易的基礎。 供貨方開戶銀行： 東方家園有限公司 供貨方銀行帳號： 東方家園銀行帳號： 供貨方負責人簽字： 采購副總裁簽字： 職務： 采購經理簽字： 日期： 日期： 五、訂單 SOQ 1、本質 SOQ 全稱 Suggested Order Quantity,是依據采購參數和銷售歷史，由計算機自動生成的常規(guī)補貨報告。 2、生成原理 （ 1） 周轉率 =年銷售總額 /庫存總額 （ 2） 8 周銷售歷史 =8 周銷售總單元數 /8 （ 3） 平均庫存可供銷售的周數 =52/周轉率 （ 4） 訂貨周期 =平均庫存可 供銷售的周數 +安全周數（由供貨時間決定） （ 5） SOQ=前 8 周的平均銷售量 *訂貨周期 -定貨時庫存數 -已定貨的數量 3、生成條件 （ 1） 在系統(tǒng)中是動銷 SKU （ Active SKU) （ 2） Rate=SOQ/8 周的總銷售額 *100.2 訂單 1、生成條件 訂單的生成必須滿足 SOQ，最小訂單和整包裝。 22 2、內容 包括 SKU 號、產品名稱、廠家規(guī)格、型號、包裝、單價（最小可銷售單元的價格和數量）。 3、制 作訂單須知 （ 1）在給第一次為我方供貨的廠家制作訂單時，需將制作訂單申請表各項內容填滿，以便將廠家基礎資料、數據輸入計算機系統(tǒng)。 （ 2）要求補貨時需填清廠家名稱（或廠家代碼）、 SKU 碼及訂貨數量。 （ 3）若自某份訂單起供貨價格開始變化，則制作此份訂單時，除填寫申請表外，還需填制價格變更申請單，以修改系統(tǒng)內原存價格；若只某份訂單執(zhí)行與系統(tǒng)不同的價格，則除在申請表進價欄寫明不同價格外，還需注明 “促銷價 ”、 “一次性優(yōu)惠 ”等字樣。 （ 4）如要求協調部完 成訂單后直接發(fā)給供貨商，請在申請表上注明，并寫清方式（傳真或郵寄）及聯系人。 （ 5）申請人須在申請表左下角簽字，商品部人員補貨需經商店副總以上領導簽字同意。 4、附制作訂單申請表、價格變更申請。 訂貨計劃 指每季度采購向供貨商下達的訂貨計劃 .它是為了使暢銷產品在無銷售歷史的情況下 ,在任何時候具備充足庫存的訂貨計劃 .在制定訂貨計劃時要考慮三個方面 :(1)銷售歷史 (2)銷售指標 (3)銷售趨勢 例如 :某 SKU 的季度供貨數量的計算公式如下 : Qsku=S8/8* 銷 售 指 標 系 數 * 銷 售 趨 勢 系 數 * 季 度 總 周 數+S8/8*(4-kw)-(Qoh+Qoo+SOQ) Qoh = Quantity on hand Qoo = Quantity on order 常規(guī)補貨 1、我們說的常規(guī)補貨指 SOQ 和供貨計劃。 2、考核常規(guī)補貨的標準是動銷現貨率 (In stock Position)=庫存為 0 的SKU(Active)/SKU(Active)。動銷現貨率指系統(tǒng)中 ACTIVE SKU 處于缺貨狀態(tài)的百 23 分比，不得 超過 6% （參考指數 HD特殊訂單 1、 特殊訂單流程圖（附頁）。 2、特殊訂單的收貨 特殊訂單收貨時，要注意不可使商品進入商品部，收貨部應同時通知采 購中心和特殊訂單部到貨情況。 a、有 SKU 號的訂單，收貨員收貨時不貼 SKU 號，但要進行系統(tǒng)錄入。 b、無 SKU 號的訂單，收貨時不進入系統(tǒng)錄入，由特殊訂單部制作目錄，上報金庫。 RTV 運行辦法 1、 RTV 的類別 （ 1）采購和供貨商共同確認的產品質量問題； （ 2）商品在店內銷售之前超過保質期； （ 3）雙方從增進合作愿望出發(fā)，對滯銷商品的退換； （ 4）解除合同退貨。 2、 RTV 運作程序 （ 1）所有退貨條款和雙方間的運作方式由采購和供貨商確定，并明確寫入有效合同。 （ 2）上述四種類別的退貨和其它特殊情況的退貨由商品部經理或采購經理提出，并填寫申請表，經雙方簽字確認， RTV 始發(fā)運作。 （ 3） RTV 工作文件涉及的運作對應如下職責： a、采購負責聯系供貨商，按合同約定，具體確認 RTV 的時間表和實施辦法，并最終填寫申請表上的退貨時間，辦理付款事宜。 b、商品部負責按 RTV 申請表和系統(tǒng)提供的退貨清單（庫存報告），從貨架中核查退貨品種 、數量并整理包裝商品，整齊擺放于托盤，并送往收發(fā)貨部。在實施退 24 貨到收發(fā)貨區(qū)前的 24 小時內，一般不再銷售將要退貨商品；如遇特殊情況，應重新修改清單以供收發(fā)貨部驗收參照。 c、收貨部參照退貨申請表，查收退貨商品并填寫退貨清單，完成系統(tǒng)退貨。 d、采購商品后勤部、采購部與收發(fā)貨部配合，應在申請退貨時間的 48 小時內發(fā)送退貨商品出收發(fā)貨區(qū)。 e、供貨商以書面形式向我方采購確認的銷毀由收貨部在做出系統(tǒng)退貨后，處理銷毀。 （ 4）其它事項 a、在采 購和商品部確認退貨后，商品應在 72 小時之內送往收發(fā)貨部，另在 72 小時內完成退貨。 b、由于退貨而發(fā)生的運輸費用由商品后勤部根據采購與供貨商的協議具體辦理。 附： RTV 申請表、 RTV 商品清單 銷毀商品的處理 指破損的、即不能再銷售又不能退回廠家的商品。 1、每周五早晨商品部把需要銷毀的商品從部門里清理出來，并填寫銷毀商品清單，把商品集中放在大型出口收銀臺。（負責人：商品部經理） 2、收貨過程中，發(fā)現有破損商品，如能請廠家?guī)ё撸?不做收貨為最好；否則，按送貨數量收貨后，如屬于銷毀商品范疇，立即填寫 “銷毀商品清單 ”、收貨完畢后，將商品與清單都與商品部進行交接，由收貨部對需銷毀商品進行集中處理。（負責人 ：收貨部員工） 3、檢查商品與清單是否一一對應，并確認商品部是否均有需銷毀的商品。（負責人：防損部員工） 4、在收銀臺做這些商品的零折價銷售，即對清單上的 SKU 逐一地做 100%折扣的操作，分部門打出小票，與 “銷毀商品清單 ”訂在一起。（負責人：收銀部經理） 5、與保安人員一起把商品銷毀。（負責人：防損部員工） 6、銷毀清單整理后，報送商店總經理。（負責人：前臺總經理助理） 7、每半年一次把銷毀商品清單報送公司總部、采購部。（負責人：商店總經理） 六、收貨操作程序 （一）正常收貨程序： 25 1. 當采購員下訂單后，由采購支持部向收貨部電話下達預到貨通知，通知內容：廠家名稱、供貨商號、預到貨日期。 2. 當廠家發(fā)貨前，廠家應由電話或傳真的形式與收貨部預約，以便收貨部安排收貨通道和收貨門。如果由承運商運送（中集），承運商也應與收貨部提前預約。 3. 當貨物運抵時，收貨員從文員處得到收貨授權書，并根據廠 家提供的運單、出庫單等單據查收貨物，認真填寫收貨授權書的每一個項目，如有與廠家提供的運單不符：如型號不符、數量不符、有損壞等情況，必須在廠家的運單、出庫單等單據上寫明情況，并在收貨授權書中注明，并要求廠家在有關單據和收貨授權書上簽字。 4. 當貨物查收后，收貨員向文員申請打印條碼，各部條碼粘貼完畢，將貨物送到商品部，并要求商品部簽收。 5. 將收貨授權書及其單據釘在一起，轉給收貨文員，同時填寫收貨報告。收貨文員進行錄入，并填寫所到貨通知備忘錄中收貨日前欄，以做備份。 6. 收貨授權書及單據必須在錄入工作完成 后的轉天上午 9:30前送到采購支持部，以便支持部以傳真的形式將收貨授權書及有關收貨情況告知供貨商。 7. 當采購支持部將有關傳真發(fā)出后，收貨授權書及其單據將交到財務中心以備付款用。另復印一份收貨授權書交各部門采購經理，以檢查廠家是否按訂單要求發(fā)貨。 （二） 特殊情況的處理： 要求采購部必須在貨物到達前發(fā)出定單，如有極特殊情況告知收貨部。 1. 先到貨，后下訂單。收貨員根據廠家提供有關單據并將收貨情況在無訂單收貨單上填寫清楚，并簽字蓋章，其形式如下； 無訂單收貨單 供貨商名稱 : 收貨日期 : SKU# 產品名稱 型號 單位 收貨數量 26 收貨人 : 商品部 : 如是承運商送貨，認真填寫無訂單收貨單尤為重要。完成收貨后，由文員通知收貨部、支持部必須在 24 小時之內補下訂單，以備文員打印收貨授權書，將收貨情況填在補下的收貨授權書中，同時將無訂單收貨單作廢，其它程序如第一條。無訂單的案例必須減少到最低，以至杜絕。 2. 無 SKU 現象，供貨商送到貨物如與訂單不符，收貨部與采購部接洽后 有權拒收。如采購部認為可以接收，必須在無 SKU 貨物單上簽字。對于無 SKU 的貨物 ，將滯留在收貨區(qū)內嚴禁進店，收貨員除做正常收貨外，必須將無 SKU 的貨物填寫在無 SKU 貨物單上，此單格式如下： 無 SKU貨物單 供貨商名稱 : 收貨日期 : 年 月 日 產品名稱 型 號 單 位 收貨數量 收貨人 : 采購部 : 文員必須在收貨當日將無 SKU 情況告知采購部，采購部必須在 48 小時之內補上 SKU，并通知收貨部。在補上 SKU 之前，此次收貨不做錄入，也不轉給采購部，直到補 SKU 工作全部完成，文員才做正常錄入及其它程序，同時將無 SKU 貨物單作廢。因此采購部 必須盡快做好補 SKU 工作，否則因此造成的延誤，收貨部概不負責。 （三）采購中心： 1、要求供貨商盡可能按照訂單發(fā)貨，如訂單上產品型號（規(guī)格）、價格、數量及內包裝數量等發(fā)生變化，供貨商及時通知采購經理修改訂單。 27 2、要求供貨商隨時附裝箱單，裝箱單上注明訂單號碼，及若有未送商品以后是否補送的說明，例： “余貨不送 ”或 “余貨補送 ”。 3、一份訂單第一次和最后一次送貨時間相隔不得超過 10 天（如有特殊情況須由采購經理提前向 MST 帳務員說明）， MST 帳務員負責于訂單最后一次到貨后第 10 天關閉該訂單。 4、如有來貨與裝箱不符情況，需于 3 天內通知供貨商。 5、如發(fā)現收貨成本有誤，需及時通知計算機中心修改訂單成本。 （四）收發(fā)貨部： 1、負責貨到后根據裝箱單上的訂單號碼打印出 “收貨授權書 ”，并根據訂單和裝箱單收貨。無訂單及裝箱單須通知采購部補辦方可收貨，采購中心需于接到通知后 12小時內辦妥（最遲不得超過 24 小時），否則收貨部有權拒收。 2、如發(fā)現來貨與裝箱單數量不符，需在 “收貨授權書 ”上加蓋 “單貨不符 ”印章。 3、 “收貨授權書 ”（采購部聯）于收貨后 24 小 時內轉采購協調部帳務員。 4、未作收貨之商品不得進店銷售。 5、如發(fā)現有收錯訂單、數量、型號等現象，負責交由計算機中心進行調整。 （五）計算機中心： 1、根據采購中心、收發(fā)貨部運作情況，在技術上予以指導。 2、盡可能將本部門影響 AS400 系統(tǒng)運作速度的工作放在非收貨高峰時間進行，或提前通知收發(fā)貨部，以便提前打印出即將收貨的 “收貨授權書 ”。 七、擺放、展示原則