廣州日立電梯有限信息系統(tǒng)方案(20頁).doc

廣州日立電梯有限公司需求方案目 錄第二章 系統(tǒng)功能結構圖及功能描述一、財務管理功能結構圖財務管理系統(tǒng)出納系統(tǒng)成本管理系統(tǒng)稅金管理系統(tǒng)銷售管理系統(tǒng)增值稅發(fā)票打印系統(tǒng)財務數據接口系統(tǒng)報表合并報表匯總固定資產系統(tǒng)總帳系統(tǒng)二、功能描述 財務管理系統(tǒng)：對日常會計事務進行處理及核算。包括總帳系統(tǒng)、工資出納管理、固定資產管理及報表管理等等。并根據現有資料進行財務分析、預測，提供領導查詢。1、 總帳系統(tǒng)：主要是對憑證、帳簿及報表的管理和處理；帳務結轉、往來帳管理、項目及部門核算；2、 出納系統(tǒng)：主要是日常業(yè)務管理、銀行對帳、票據管理、貨幣資金的分析；3、 固定資產系統(tǒng)：主要是固定資產卡片管理、日常的固定資產增加、減少、變動管理、計提折舊，資料統(tǒng)計；4、 報表合并及報表匯總：可通過總公司之合并系統(tǒng)進行對子公司的數據進行合并和匯總，可對各子公司的分表進行結構、比率及趨勢分析；5、 財務數據接口系統(tǒng)：外部數據接口，有以下兩種方式可以將外部數據轉入本 財務系統(tǒng)中自動生成記帳憑證，操作方便、靈活。（1） 本系統(tǒng)具有憑證錄入的“外部接口”，即可以將Excel文件的數據導入系統(tǒng)中自動生成記帳憑證。（2） 公司具有專用的xx財會記帳接口系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以將任意數據庫的數據轉換成xx財會系統(tǒng)中的記帳憑證數據。具體功能簡介如下：l 根據其他應用系統(tǒng)對財務記帳的需求，提供靈活的憑證模板定義工具。l 根據憑證模板及其他系統(tǒng)的原始數據生成記帳憑證，進入xx2000財會軟件。并可隨時查詢對應的記帳憑證。l 輸出其他應用系統(tǒng)所需的數據文件。l 自動刷新部門、單位、項目等公用數據，使之在財務系統(tǒng)與其他應用系統(tǒng)中始終保持一致。6、 增值稅發(fā)票打印系統(tǒng)：通過專門程序控制，數據從計算機輸入，存入稅控機，在打印機進行打??；即將計算機、稅控機、打印機三者連接，進行打印工作的處理；7、 銷售管理系統(tǒng)：主要是對銷售報價單、銷售訂單、銷售發(fā)貨單、銷售發(fā)票、銷售業(yè)務跟蹤（按要求做新的開發(fā)）；8、 稅金核算管理系統(tǒng)：主要是與增值稅發(fā)票打印系統(tǒng)相連接，主要以發(fā)票管理為主（按要求做新開發(fā)）；9、 成本管理系統(tǒng)：進行成本歸結、分配，將成本歸集和分配數據自動生成憑證轉入總帳，通過透視表進行全方位的分析（須按要求做新開發(fā)）。第三章 系統(tǒng)配置及系統(tǒng)結構一、系統(tǒng)開發(fā)及運行環(huán)境：1 以xx公司現有的商品化軟件為基礎，結合二次開發(fā)。2 開發(fā)工具: Microsoft Visual Basic 6.0 3 運行環(huán)境：Windows 98或 Windows 20004 數據庫平臺: SQL Server 7.0 二、網絡拓撲結構：網絡效果：在省局、地級市局、配置一套服務器（總部省局之服務器配置要求較高、可稱之為主服務器）、路由器、MODEM，縣局（所）則不設服務器，在市局公司之間設立對等網，在市局與省局之間設立分布網，采取集中分布式（混合式）的網絡結構?？偛渴【峙c市局之間用DDN專線連接，這樣，只要賦予權限，省局領導層可在自己的PC機上通過主服務器讀取相關的數據進行查詢，亦可通過DDN專線直接調取市局單位服務器的數據和進行相關的查詢工作，同時，每個縣局（所）的使用者均可在自己的PC機上直接從市局的服務器上讀取相關的數據，進行相關的工作，這樣一來，多個操作者同時進行操作其速度亦能同時保證，同時達到實時、安全的操作效果。三、硬件配置 為了實現和保證廣東省電信公司總局與市局、市局與縣局（所）之間數據傳輸的安全性、實時性及速度，建議使用如下硬件配置：1 服務器硬件最低配置推薦配置CPUPIII600PIII800或以上內存256M528M或以上軟驅1.44M硬盤10G以上自由空間30G以上自由空間顯示器VGA 15”SUPER VGA 15”或17”顯示卡VGA卡TMT2鼠標器各種類型的鼠標器打印機各種類型的打印機軟件環(huán)境要求軟件操作系統(tǒng)Windows NT workstation4.0、Windows NT Server 4.0Workstation 4.0、Windows 98 或以上支撐軟件Office97或Office2000Dcom98IE5.0splMDAC（Microsoft Data Access Components）2.1數據庫SQL Server 7.0網絡環(huán)境Windows NT 域2工作站硬件最低配置推薦配置CPUPII450PIII500或以上內存128M256M或以上軟驅1.44M硬盤6G以上自由空間10G以上自由空間顯示器VGASUPER VGA顯示卡VGA卡TMT2鼠標器各種類型的鼠標器打印機各類型的打印機第四章 開發(fā)方式及開發(fā)計劃一、 開發(fā)方式本系統(tǒng)采取xx公司現有軟件產品為基礎，結合省電信公司實際需求，以xx公司的技術力量為根本，以省電信公司新的需求信息提供為輔助，進行協(xié)助開發(fā)。協(xié)助開發(fā)有如下優(yōu)點：1 系統(tǒng)需求及時、全面，保證系統(tǒng)的完整及優(yōu)質。2 縮短開發(fā)周期，減少返工率。3 省電信公司為開發(fā)提供最為實時和準確的信息，能充分把握系統(tǒng)，易于系統(tǒng)的擴展及維護。4 同時，使省電信公司的有關人員對我司開發(fā)之系統(tǒng)有更為全面的了解，有利于后續(xù)的實施更進工作。二、 開發(fā)計劃開發(fā)計劃由我司派專業(yè)工程師到貴司進行調研（調研工作是兩至三周完成）后，由我司制定開發(fā)計劃表（計劃表包括內容有：把新增加功能進行細化及明確；確定新開發(fā)所需的時間及進度，制定實施進度表）。第五章系統(tǒng)預算費用我司軟件價格及新功能的開發(fā)費用：（xx公司SQL SERVER 7.0之財務網絡版）軟件名稱每套售價（每套含三個站點）外加站點數（每加一個站點是3000元）金額（RMB）xx總帳報表系統(tǒng)（共3套）xx出納管理系統(tǒng)（共3套）-xx固定資產管理系統(tǒng)（共1套）-xx報表合并報表匯總系統(tǒng)（共1套）-xx財務數據接口系統(tǒng)（共1套）-xx增值稅發(fā)票打印系統(tǒng)（須二次開發(fā)）不分站點xx遠程實施-合 計:RMB注：1. 由于工程管理系統(tǒng)之特殊性，其價格必須進行調研之后才能確定，可以單獨簽訂另一份合同；2. 合同簽定之后，我司會免費為貴司作調研及實施。3. 自合同簽訂之日起，提供一年免費上門服務（廣州市區(qū)內）；一年免費服務之后的售后服務費按國家財政部規(guī)定，每年收取合同總價之15%為維護服務費；4. 有關版本升級費用：如是同一系列之版本升級，我司會免費為貴司提供，如不同系列之版本升級，按財局規(guī)定，以不高于當期售價之40%計算。 5. 按版權法，上述軟件每一套網絡版基本工作站數量為三站（軟件不同，工作站數量有可能不同）； 在同一服務器上可開設多套帳，下屬子公司、分公司等獨立法人、內部獨立核算單位及報帳單位，要單獨使用上述軟件的，必需另行收費。第六章 新系統(tǒng)的實施作為廣州本地最大、發(fā)展最快的財會軟件公司，我們不但具有最為完善的售前售后培訓、最為及時的售后服務、最為強大的技術支持，我們同時也具有象圣象集團（全國擁有四十多個分部）、省衛(wèi)生廳（下屬有六百多家單位，分布于全省各地）、中聯(lián)通（有一百多個分公司及營業(yè)點分布于全省各地）、廣州日立電梯公司、浪奇集團、華凌空調、等大型企、事業(yè)單位的系統(tǒng)培訓及實施經驗。同時，佛山市政府在1999年購買財務軟件向全國實行公開招標，我司一舉中標，亦是我司實力的充分體現。在新系統(tǒng)的實施方面，我司有如下的一些措施： 1、 成立項目小組為保證新系統(tǒng)順利實施，由xx公司與省電信公司共同成立項目小組，負責新系統(tǒng)的管理、實施、協(xié)調工作，項目小組包括以下成員：項目小組長：省電信公司一名 xx公司一名（項目經理） 即針對此次整個系統(tǒng)的實施進行實時的監(jiān)控及指導。技術監(jiān)督：省電信公司一名 xx公司一名（產品開發(fā)經理）技術支持：xx公司技術支持人員若干名 主要職責是實現省電信公司財務部的實際業(yè)務通過我司之系統(tǒng)可完好運作起來。為了系統(tǒng)實施可同時省電信公司全面開展，我司會派出3-4名技術人員進行現場的技術指導。（1） 為了保證在省電信總部、市局、縣局（所）可同時實施新軟件。 xx公司采取以下措施保證新系統(tǒng)同時順利實施： 軟件經本公司技術部嚴密測試，確保軟件質量穩(wěn)定； 各地用戶經集中培訓后，由xx公司總部派出專業(yè)技術員負責軟件安裝、調試、試運行等工作，保證新系統(tǒng)在各單位能同時實施； 如有新用戶（以前未使用軟件），由xx公司設置模板帳套，將省電信公司通用明細科目及報表全部設置正確，減少系統(tǒng)初始化工作量； 對已經使用軟件的用戶，可使用xx軟件數據導入功能，可將舊系統(tǒng)的數據導入新系統(tǒng)。2、 進行大規(guī)模的培訓。 我司會采用集中式的培訓-即由省電信公司統(tǒng)一組織各級的有關人員，再由我司統(tǒng)一安排場地、器材、教材及講師同時進行培訓；亦可由省電信公司提供場地。 培訓方式采用集中式培訓的方式，由xx公司提供相應的培訓場地、專業(yè)講師、器材及教材，培訓時間約2天。 培訓場地、器材xx公司與南方CAD聯(lián)合在天河軟件園內設有培訓中心，培訓中心內設有多-媒體課室、機房、投影儀、幻燈機等先進設備，可同時容納200名學員學習 培訓教材xx公司根據各學員的實際情況編寫會計電算化教材，內容包括以下：SQL Server 7.0的基本操作及維護xx軟件功能介紹xx軟件具體操作模似練習（按照制造行業(yè)財務體系，提供一套完整的財務數據，由學員按以下流程練習：初始化憑證處理帳簿查詢及打印匯總表查詢及打印報表編制結帳）軟件使用中日常故障（硬件、軟件、網絡故障）的處理xx軟件操作技巧會計電算化日常管理制度 講師按照中級會計電算化考證班的要求配備相應的講師 考核為檢查培訓效果，學員經過以上教程的培訓，參加xx軟件操作員考試，試題由xx公司編寫，考試合格者頒發(fā)合格證書，不合格的學員參加第二期的培訓，直至考試達標為止。3、 保證開始使用新系統(tǒng)的3個月內各部門能得到快速響應的咨詢服務。（1） 本公司特設置售后服務熱線：02087595706，02087546677轉201，隨時為用戶提供xx軟件電話服務，本項服務長期免費提供（公休時間除外）；（2） 本公司可以通過信函向用戶提供售后服務；（3） 用戶可以預約到xx公司接受售后服務；（4） 本公司提供遠程售后服務，用戶遇到使用故障時，可通過直線電話和MODEM（用戶應自備此設備），呼叫本公司或當地代理的售后服務熱線，接受即時的售后服務。本項服務長期免費提供，但須由用戶呼叫本公司售后服務熱線；（5） 上門售后服務：用戶在使用軟件過程中，出現故障不能通過電話解決和“遠程售后服務”解決，確需本公司派人上門售后服務。市區(qū)用戶24小時內，市區(qū)外72小時作出上門售后服務；（6） 本公司提供指導用戶準備驗收資料，協(xié)助用戶通過市財局的以機代帳驗收服務；（7） 本公司可以協(xié)助用戶制定會計電算化計劃及建立完善的會計電算化管理制度；4、 新系統(tǒng)實施方法為了更好地使客戶有計劃、有目的地建好帳、用好帳，特采用“引導式建帳法”，引導用戶順利地對整個工程進行實施，具體程序如下：注：具體表格在合同簽定后由本公司提供。1） 了解客戶基本情況在與客戶簽訂銷售協(xié)議（合同）后，要對客戶的類型、財務、硬件等幾方面情況有充分了解，填制完成“客戶基本情況表”2） 確定工程計劃與客戶商定確定培訓軟件、安裝、輸入、試運行等具體工作的時間進度，填制“工程進度計劃表”3） 培訓按照“工程進度計劃表”的要求對客戶有關人員進行培訓，這是最關鍵的一關，關系到用戶以能否順利建帳。4） 建帳對客戶進行培訓完后，將建帳的各種工作底表發(fā)給客戶并講解各表的填制方法，由客戶自行填制。第一步：建帳參數的設置 與客戶會計主管以及計算機專業(yè)人員（即以后的維護人員）共同商量完成“建帳參數設置表”，確定軟件使用要求。第二步：會計科目及余額表的整理 將“總帳科目余額表”給管總帳的會計，由他完成所有總帳科目的填制工作；將“明細科目余額表”分別發(fā)給各具體管理明細帳的會計人員，由他們整理完成明細帳，并與總帳核對；需往來核算的，將“往來單位科目余款表”發(fā)給管往來帳的會計人員填制。需項目核算的，將“項目科目余額表”、“需進行項目核算的科目表”、“項目核算欄目定義表”發(fā)給管理項目核算會計人員清理完成此表，需進行部門核算的，將“需資金計息明細表”發(fā)給經管會計填制、另外將“常用憑證表”、“常用摘要表”、“各種表格清單表”發(fā)給每個會計人員，讓他們將各自常用憑證、摘要表格整理出來。第三步：客戶復核 所有表格資料填制完成后由會計主管及專管人員將所有資料集中核對，主要是檢查遺漏和錯誤。第四步：代理商復核 從軟件角度出發(fā)，對所有表格復核，各表審核完后要經辦人簽字，報主管簽字，送還客戶。第五步：輸入計算機并復核 將審核無誤的工作底表輸入計算機中，在計算機中將帳建起，經代理商審驗無誤，便可輸入日常業(yè)務，代理商進入維護期。第六步：建立維護檔案5、實施進度表 對于省電信公司更為詳盡的需求及實施情況，我司會于雙方簽定合同后，由xx公司派出專門的系統(tǒng)實施調研人員到省電信公司進行詳盡的調研后，再作出詳盡的實施進度表，然后由我司及省電信公司參照此實施進度表，進行具體的實施工作。第七章 xx軟件服務體系及收費標準xx軟件服務體系包括：售后服務的內容、技術支持人員的管理、售后服務管理制度。 售后服務的內容：1、 制訂系統(tǒng)實施及配套方案 根據用戶需求，制訂相應系統(tǒng)實施計劃，并向用戶提供硬件及網絡配置方案，需要提供硬件或網絡設備的用戶，xx公司提供相應的配套服務；2、 軟件安裝及調試 xx公司將選派多名熟悉設備安裝、調試及電算化工程實施的工程技術人員組成項目支持小組，根據系統(tǒng)實施計劃，參與項目的實施工作，對購買的軟件進行現場安裝及調試，直到軟件能正常運行。3、 系統(tǒng)培訓由本公司派出技術員對操作員進行現場培訓（或用戶到我公司接受培訓），培訓內容為所購軟件的功能及相關的電腦知識。（1）培訓內容：l 操作xx軟件必需的計算機基礎知識；l xx軟件的操作使用；（2）培訓方式l 用戶購買xx軟件后，用戶必須上門到xx公司培訓中心接受系統(tǒng) 培訓，合格后方可操作xx軟件；l 單機版免費培訓兩人，網絡版免費培訓五人；（3）培訓費用：l 培訓人數超過規(guī)定人數：每人50元/人日；l 因客戶操作人員更換，需重新培訓：每人100元/人日；l 購買時間超過一年以上的客戶，需培訓：每人100元/人日；4、 遠程技術支持 用戶在使用中遇到故障時，可通過MODEM聯(lián)通本公司的網絡，用戶可獲得實時的技術支持；5、 實地技術支持 用戶在使用中遇到故障時，在接到書面或電話報障后立即做出答復，需要上門解決，在24小時內到達現場處理故障；6、 初始化建帳指導服務 用戶購買軟件后，本公司派出專門的技術員，根據用戶的會計實務（如會計科目結構、核算側重點等）指導用戶建立合適帳套 ；7、 設置熱線電話，用戶遇到問題可撥打熱線電話，隨時為用戶提供服務；8、 通過信函向用戶提供服務 本公司定期編寫xx軟件操作疑難解答，通過信函方式向用戶免費提供；9、協(xié)助省電信公司制定會計電算化管理制度以及準備舊系統(tǒng)轉入新系統(tǒng)（主要是財務數據的導入）收所需的資料；10、二次開發(fā)服務用戶購買的是商品化軟件，當用戶的需求發(fā)生變化時，xx公司可根據用戶的需求對現有的軟件進行二次開發(fā)；11、系統(tǒng)初始化服務 根據用戶的需要，由本公司派出人員幫助用戶輸入初始化數據及舊系統(tǒng)轉入新系統(tǒng)工作，本項服務可根據具體情況協(xié)商收費；把其他財務軟件的數據導入到xx財務軟件的收費標準如下：收費按帳套、月憑證分錄數計算；l 每帳套、每月的憑證分錄數1000、3000條分錄，按800元/月。12、提供軟件操作手冊、技術說明等相關文檔資料；13、提供軟件安裝盤（光盤）及其它配套的附件。（1） 免費維護的期限及服務內容。 xx軟件用戶自購買之日起，可享受一年免費服務。免費服務內容參照以上“售后服務內容”，其中“系統(tǒng)初始化服務”及“二次開發(fā)服務”為有償服務，（2） 免費維護期過后會明確軟件供應商和軟件使用者的權利和義務。（如：哪些問題屬于供應商責任，哪些問題屬于使用者責任，出現如數據丟失、數據混亂、數據錯誤、系統(tǒng)運行不正常等問題后應如何解決？）免費服務一年后，可收取服務費，以財局規(guī)定，每年收取軟件總價的15%。以下項目（不論是否在一年免費預備期內）實行收費維護工作。u 因用戶非法操作所造成數據丟失等帶來的數據維護工作。u 負責實施單位電算化軟件升級服務。 （參照xx公司規(guī)定有關條款執(zhí)行）14、xx軟件產品保修（1）、保修項目：l 光盤、加密狗及操作說明書在開封后發(fā)現有物質材料性損傷，免費包換；l 非正常原因造成的物質性損壞（帶電操作、丟失等），收取工本費；（2）、收費標準：收費項目收費標準光盤30元/張加密狗300元/只操作說明書50元/本17、xx軟件高級培訓（1）培訓項目：l xx公司為培養(yǎng)電腦高級應用及維護人員，特舉辦高級電腦人員培訓班。l xx公司合法用戶可自愿報名本公司高級電腦人員培訓班，致電02087546677轉201找陳小姐。 （2）收費標準：培訓內容收費標準備注ACCESS數據庫培訓班400元/期每期3天SQL_SERVER數據庫培訓班800元/期每期3天網絡培訓班800元/期每期3天第八章 系統(tǒng)實施時間安排（初定）一、 軟、硬件安裝階段（2天）根據用戶訂購的軟、硬件清單，由本公司在用戶使用現場進行軟、硬件的安裝調試工作。二、 培訓階段（4天）使用戶了解、掌握該財務系統(tǒng)所具有的功能，為實施該系統(tǒng)打下基礎。 培訓階段分四天進行： 第一天：培訓初始設置 目的：建立帳套，為制單作好堅實基礎。 內容：先了解帳套中各功能模塊的作用、建帳、財務分工、設置憑證類別、結算 方式、科目級長、標準摘要、匯率設置、會計期間、科目設置等。 第二天：培訓各功能模塊設置 目的：銜接各功能模塊與科目之間關系以及如何設置。 內容：錄入科目余額、建立單位往來帳、個人往來帳、部門帳、項目帳等。 第三天：培訓制單、轉帳、登帳、記帳、結帳、打帳 目的：運行帳務。 內容：制作憑證、轉帳、復核、登帳、對帳、打帳 第四天：報表編制 目的：制作報表 內容：編制報表（定義格式）、設置計算公式，生成報表及報表管理。三、 試運行階段（十天）在用戶已了解、初步掌握系統(tǒng)為基礎上，根據用戶單位的實際情況，審核建帳基礎，對過去已結帳的一個月的帳