時間管理培訓(xùn)課件.doc

“時間管理”培訓(xùn)課程【培訓(xùn)大綱】劉 航2007年12月9日序言 想象時間問：您認(rèn)為以下哪一種象征時間的形象？A、風(fēng)平浪靜的海面B、飛馳中的騎士C、逃跑的賊D、月夜中漫長的小道時間管理的系統(tǒng)方法 學(xué)習(xí)大綱：第1章 認(rèn)識時間管理第2章 樹立明確的目標(biāo)第3章 制定行動計(jì)劃第4章 分清輕重緩急第5章 合理安排工作時間第6章 形成有條理的工作作風(fēng)第7章 應(yīng)用時間管理技巧第8章 克服外因引起的時間浪費(fèi)第9章 克服內(nèi)因引起的時間浪費(fèi)第一章 認(rèn)識時間管理 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)1 如何樹立正確的時間觀念技能點(diǎn)2 如何樹立正確的時間管理思想技能點(diǎn)3 如何掌握時間管理理論技能點(diǎn)4 如何系統(tǒng)評估自己的時間管理狀況技能點(diǎn)1 如何樹立正確的時間觀念1. 認(rèn)識時間的價(jià)值時間的無形價(jià)值時間的有形價(jià)值2. 避免錯誤的時間觀任其流逝的時間觀及時行樂的時間觀幻想來世的時間觀3. 樹立爭分奪秒的時間觀提醒您：浪費(fèi)自己的時間，等于是慢性自殺；浪費(fèi)別人的時間，等于是謀財(cái)害命。技能點(diǎn)2 樹立正確的時間管理思想時間管理是以效率、效果、效能為目的。o 把握時機(jī)o 精確計(jì)算時間o 做事思考時間成本o 善于管理自己的時間o 在組織內(nèi)開展時間管理的學(xué)習(xí)研究技能點(diǎn)3 如何掌握時間管理理論o “備忘錄”式的時間管理，特點(diǎn)是寫字條；o “規(guī)劃與準(zhǔn)備”的時間管理，特色是適用記事簿和時間表；o “規(guī)劃、制定優(yōu)先順序、操之在我”的時間管理，特色是將活動輸入電腦或記錄在紙上，強(qiáng)調(diào)效率。o “一切以未來為中心的羅盤理論”的時間管理，一是強(qiáng)調(diào)自然法則，保持工作、生活、健康的平衡發(fā)展；二是強(qiáng)調(diào)行動與目標(biāo)的接近。第二章 樹立明確的目標(biāo) 本章學(xué)習(xí)大綱： 做任何事情，首先要考慮做正確的事情，也就是找準(zhǔn)前進(jìn)方向；然后考慮正確的做事，也就是提高效率。技能點(diǎn)1 如何抓住時間管理的關(guān)鍵技能點(diǎn)2 如何設(shè)定事業(yè)目標(biāo)技能點(diǎn)3 如何設(shè)定組織目標(biāo)技能點(diǎn)4 如何實(shí)行目標(biāo)管理有目標(biāo)才能會成功！哈佛大學(xué)就目標(biāo)對人生的影響進(jìn)行了長達(dá)25年的研究，對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境差不多的年輕人。結(jié)果如下： 27%沒有目標(biāo)生活很不如意60%目標(biāo)模糊無突出成就10%有清晰但短期目標(biāo)各行業(yè)的專業(yè)人才3%有清晰和長期目標(biāo)頂尖成功人士技能點(diǎn)1 明確目標(biāo)1. 進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，制定明確的事業(yè)目標(biāo)o 首先自我評估與評估環(huán)境。o 收集資料，通過向周圍的人征求意見，設(shè)計(jì)自己要從事的職業(yè)。（通常年以上）2. 把事業(yè)目標(biāo)分解為可行的短期目標(biāo)o 短期目標(biāo)具體化，以年之內(nèi)為好。3. 經(jīng)常檢查目標(biāo)o 檢查目標(biāo)是否明確、是否具體、是否能轉(zhuǎn)化為行動。o 還要與時俱進(jìn)去適應(yīng)環(huán)境的變化。技能點(diǎn)如何設(shè)定事業(yè)目標(biāo)o 列出您希望的事業(yè)目標(biāo)o 篩選目標(biāo)o 分析自己現(xiàn)在的位置o 列出達(dá)到目標(biāo)的障礙和所需要的知識和技能o 擬定達(dá)到目標(biāo)的行動計(jì)劃技能點(diǎn)如何設(shè)定組織目標(biāo)組織目標(biāo)：是整個企業(yè)要達(dá)到的最終結(jié)果的具體描述。它一般要規(guī)定達(dá)到的具體結(jié)果、達(dá)到該目標(biāo)的日期和階段等。o 預(yù)測外部環(huán)境o 預(yù)測企業(yè)必須具備的經(jīng)營條件o 向下層管理人員收集大量的信息和資料o 高層管理人員討論決定組織目標(biāo)小看板：組織目標(biāo)組織目標(biāo)也分為長期目標(biāo)和短期目標(biāo)，前者一般在年以上，短期目標(biāo)一般為年左右。為保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)管理中的SMART原則：o 要具體 specifico 要可衡量 measurableo 要可以達(dá)到 attainableo 要合理 reasonableo 要有時間性 timely技能點(diǎn)4目標(biāo)管理o 目標(biāo)管理（MBO）是著名管理學(xué)家彼得.德魯克在管理實(shí)踐一書中提出來的。o 目標(biāo)管理是一種追求成果的主動的管理方式，在事物的推行方面沒有一套硬性的規(guī)章，具有簡單、有效的特點(diǎn)。o 目標(biāo)管理四要素：（1） 明確目標(biāo)、（2） 上下級參與決策、（3） 規(guī)定最后期限和反饋績效。（4） 目標(biāo)要求簡明扼要而且具體。實(shí)施目標(biāo)管理的步驟o 首先制定組織的整體目標(biāo)和戰(zhàn)略o 在各個經(jīng)營單位之間分配主要目標(biāo)o 各單位的管理者和上級一起制定本部門的具體目標(biāo)o 部門的所有成員參加設(shè)定自己的目標(biāo)o 管理者與下級共同商定如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動計(jì)劃o 實(shí)施行動計(jì)劃o 控制目標(biāo)的進(jìn)展情況，并向有關(guān)單位和個人反饋o 根據(jù)目標(biāo)的完成情況給予獎勵以促進(jìn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第三章 制定行動計(jì)劃 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何制定計(jì)劃技能點(diǎn)如何完善行動計(jì)劃技能點(diǎn)如何推進(jìn)計(jì)劃工作技能點(diǎn)如何保證計(jì)劃的按時完成技能點(diǎn)如何制作待辦工作清單技能點(diǎn)如何做工作日志技能點(diǎn)如何使用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃法時間管理的計(jì)劃系統(tǒng)圖技能點(diǎn)1 制定計(jì)劃的六個步驟o 明確任務(wù)的目標(biāo)o 尋找達(dá)到目標(biāo)的各種途徑，并選擇最佳途徑o 把最佳途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項(xiàng)o 確定各項(xiàng)任務(wù)的完成時間o 落實(shí)到文字，將計(jì)劃公布于眾o 經(jīng)常檢查自己的計(jì)劃技能點(diǎn) 如何完善行動計(jì)劃俗話說：計(jì)劃沒有變化快，如何根據(jù)變化了的情況對計(jì)劃不斷加以完善，方法如下：o 掌握60/40法則：o 計(jì)劃60%的時間，留有余地，應(yīng)付其他情況。o 制作待辦工作清單o 隨時記下想到的好辦法o 在墻上掛一塊布告欄技能點(diǎn) 如何推進(jìn)計(jì)劃工作o 合理分配精力o 全力以赴地工作o 一次處理一個問題o 培養(yǎng)一個得力助手來排除外界的干擾o 密切關(guān)注工作進(jìn)展o 把損失減少到最小技能點(diǎn)如何保證計(jì)劃按時完成o 克服拖延的習(xí)慣o 力爭一次成功o 樹立今天最重要的時間觀念o 明確最后期限技能點(diǎn)如何制作待辦工作清單o 列出自己待辦的工作o 按照輕重緩急的順序進(jìn)行排列o 制定時間表技能點(diǎn)如何做工作日志通過工作日志，可以發(fā)現(xiàn)自己的工作中是怎么被打擾的，存在哪些浪費(fèi)時間現(xiàn)象，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。方法如下：o 選擇典型的工作日o 填寫工作日志記錄表o 評價(jià)各項(xiàng)活動o 做出整體評論第四章 分清輕重緩急 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何確定各項(xiàng)工作的優(yōu)先順序技能點(diǎn)如何使用ABC時間管理法技能點(diǎn)如何使用帕累托的80/20法則技能點(diǎn)4 如何運(yùn)用逆勢操作法技能點(diǎn)5 如何學(xué)會擱置問題技能點(diǎn)6 如何在工作和家庭之間取得平衡技能點(diǎn) 確定各項(xiàng)工作的優(yōu)先順序 按照時間“四象限”法來安排工作時間“四象限”法是美國的管理學(xué)家科維提出的一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個“象限”。按處理順序劃分：1) 先是既緊急又重要的；(如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等)2) 接著是重要但不緊急的；(如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)3) 再到緊急但不重要的；(如電話鈴聲、不速之客、部門會議等)4) 最后才是既不緊急也不重要的。(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等)“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價(jià)值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。以下是四個象限的具體說明： 1 第一象限是重要又急迫的事。舉例：諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時完成工作、住院開刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。2 第二象限是重要但不緊急的事。案例：主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級提出問題處理的建議等等事項(xiàng)。荒廢這個領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時間在這個領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領(lǐng)域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。3 第三象限是緊急但不重要的事。舉例：電話、會議、突來訪客都屬于這一類。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻屛覀儺a(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺實(shí)際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉(zhuǎn)，其實(shí)不過是在滿足別人的期望.4 第四象限屬于不緊急也不重要的事。舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。簡而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。技能點(diǎn)2 使用ABC時間管理法事情多、時間短、一片混亂，然后是好？o 列出需要處理的事情，o 按照ABC法則分類，在每項(xiàng)事務(wù)前標(biāo)注類型A:非常有助于達(dá)成目標(biāo)，最重要的、必須做的事B:對達(dá)成目標(biāo)一般重要，中等價(jià)值，應(yīng)該做的事C:對達(dá)成目標(biāo)作用不大，價(jià)值較低，可以做的事o 按優(yōu)先順序調(diào)整：按A、B、C的順序安排工作，其中處理A事情應(yīng)占全部時間的60-80%。技能3 使用帕累托的80/20法則帕累托發(fā)現(xiàn)，如何一組東西中，最重要的通常只占其中的小部分。o 認(rèn)識80/20法則：只需集中處理20%的工作，即可解決80%的問題。o 應(yīng)用80/20法則：集中精力在能獲得最大回報(bào)的事情上，別花費(fèi)時間在對成功無益的事情上。技能點(diǎn)4 運(yùn)用逆勢操作法源于股市，運(yùn)用在管理上可取得滿意的效果。o 認(rèn)識逆勢操作法核心思想是：把握某項(xiàng)事物的高峰期，當(dāng)被人沒有來得及去做事的時候，逆勢去做。o 應(yīng)用逆勢操作法技能點(diǎn)學(xué)會擱置問題這里所說的擱置問題是指暫時擱置，不是長期擱置。o 不要固執(zhí)，把一時難以解決的問題記錄下來o 把這個問題存檔于潛意識中o 從其他角度考慮這個難題技能點(diǎn)在工作和家庭之間取得平衡現(xiàn)實(shí)中，我們應(yīng)該以工作為重還是以家庭為重？當(dāng)工作時間與家庭時間沖突時，先做什么？平衡很重要，因?yàn)樗鼈兌颊加昧斯餐馁Y源-時間o 認(rèn)識人生的需求o 認(rèn)識工作的意義o 認(rèn)識家庭的意義o 在工作和家庭之間取得平衡第五章 合理安排工作時間 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)1 如何對不同時段進(jìn)行設(shè)計(jì)管理技能點(diǎn)2 如何安排工作期限技能點(diǎn)3 如何認(rèn)清自己的時間劃分技能點(diǎn)4 如何了解自己的精力周期技能點(diǎn)5 如何運(yùn)用不同的時間技能點(diǎn)6 如何有效利用零碎時間技能點(diǎn)7 如何使用A.D法則安排時間技能點(diǎn)1 如何對不同時段進(jìn)行設(shè)計(jì)管理技能描述：時間的最大特點(diǎn)就是不可逆轉(zhuǎn)，所以必須對時間進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。分為三種：o 整體時間的設(shè)計(jì)管理：即把某一事物全過程的時間作為對象進(jìn)行全面規(guī)劃和設(shè)計(jì)。o 階段時間的設(shè)計(jì)管理：就是針對整個時間區(qū)域的某一階段進(jìn)行的設(shè)計(jì)和管理，一般以月、年或幾年為時間單位。o 短時間的設(shè)計(jì)管理：一般以小時、天、周為單位，使最具體、見效最快的，是整體時間設(shè)計(jì)和階段時間設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。技能點(diǎn)2 如何安排工作期限技能描述：合理安排工作期限一提高效率。o 分析工作性質(zhì)o 運(yùn)用60/40法則估計(jì)時間o 計(jì)算最遲開始時間技能點(diǎn)3 如何認(rèn)清自己的時間劃分技能描述：認(rèn)清自己的時間劃分，明確了個人時間劃分情況，就可以在適當(dāng)?shù)臅r間里作適當(dāng)?shù)氖虑?，這是提高時間效率的有效途徑。o 工作或?qū)W習(xí)時間o 家庭時間o 休閑時間o 思考時間o 其他時間技能點(diǎn)4 如何了解自己的精力周期技能描述：每個人在一天的不同時間的精力狀況是不同的，其效率也不同，所以安排時間是要考慮個人的經(jīng)歷周期。o 典型的日精力周期：上午最高、中午最低、下午回升，但仍遠(yuǎn)低于上午、之后降低。 E 0 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 T 一般情況下普通人的：u 體能周期是23天，u 智能周期是33天，u 情緒周期是28天。o 掌握自己的周期，在恰當(dāng)?shù)臅r間做正確的事情。技能點(diǎn)5 如何運(yùn)用不同的時間職業(yè)經(jīng)理人應(yīng)根據(jù)自己的精力周期，學(xué)會合理運(yùn)用不同的時間段。o 首要時間o 大塊時間o 零碎時間o 固定時間o 彈性時間o 交通時間o 安靜時間技能點(diǎn)6 如何有效利用零碎時間合理利用邊角料時間，同樣也可發(fā)揮大作用，以下是一些參考作法：o 學(xué)習(xí)專業(yè)知識或技能o 了解有關(guān)經(jīng)濟(jì)信息o 利用約會空檔時間o 整理辦公室技能點(diǎn)7 如何使用A.D法則安排時間技能描述： A.D工作法（交叉輪作法），是指每隔一段時間，通過更換工作環(huán)境和工作方式，讓大腦保持新鮮感，充分利用間隔或空檔的時間，創(chuàng)造更多可以利用的時間。o 按形象和抽象分配時間o 按動靜交替分配時間o 按體力和腦力交替分配時間o 按研究問題的不同角度分配時間o 按工作和娛樂休閑分配時間第六章 形成有條理的工作作風(fēng) 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何形成有條理的工作作風(fēng)技能點(diǎn)如何迅速找到自己的物品技能點(diǎn)如何快速閱讀技能點(diǎn)如何快速處理信息技能點(diǎn)如何舉行高效會議技能點(diǎn)如何提高傾聽的效果技能點(diǎn)如何利用電話提高效率技能點(diǎn)如何學(xué)會休息以保證工作效率技能點(diǎn)如何形成有條理的工作作風(fēng)o 保持適度緊張o 形成工作制度o 養(yǎng)成良好習(xí)慣o 經(jīng)常鼓勵自己和下屬技能點(diǎn)如何迅速找到自己的物品o 分門別類放置物品o 把相關(guān)物品放在一起o 合理使用廢棄簍技能點(diǎn)如何快速閱讀1. 掌握快速閱讀技巧o 做好準(zhǔn)備o 注意眼睛的動作o 不要動嘴巴o 用筆畫出重點(diǎn)2. 只讀有用的部分技能點(diǎn)如何快速處理信息當(dāng)今社會步入了信息爆炸的時代，快速處理很重要，方法如下：o 篩選和過濾信息o 量身定做報(bào)紙或期刊服務(wù)o 過濾電子郵件o 界定需要的信息內(nèi)容技能點(diǎn)如何舉行高效會議3. 會議前的準(zhǔn)備o 研究開會的必要性o 實(shí)現(xiàn)決定會議的開始及結(jié)束時間o 預(yù)定會議室o 說明召開會議的原因4. 會議中的控制o 控制時間o 控制秩序o 控制發(fā)言人o 控制會議進(jìn)度5. 會議后的總結(jié)o 會后盡快編輯會議紀(jì)要，并給相關(guān)人士傳閱并簽字。技能點(diǎn)如何提高傾聽的效果聆聽的效果也有高下之分，按照以下原則可提高聆聽的效果。o 第一步：收聽o 第二步：解讀o 第三步：評估o 第四部：對聽到的信息做出反應(yīng)技能點(diǎn)如何利用電話提高效率1. 掌握電話的特殊功能o 記憶撥號o 答錄機(jī)o 免提操作o 呼叫轉(zhuǎn)移2. 迅速接聽電話：一般的共識是辦公室電話最好在鈴聲響4聲之內(nèi)接聽，否則就可能遺漏信息。3. 表明身份4. 直入主題5. 善用移動電話技能點(diǎn)如何學(xué)會休息以保證工作效率提醒您：不論多忙，如果確實(shí)累了，就應(yīng)該停下來休息一會兒以恢復(fù)疲勞。1. 重視休息的威力2. 合理分配工作與休息時間第七章 應(yīng)用時間管理技巧 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何使時間增效技能點(diǎn)如何用金錢來換取時間技能點(diǎn)如何通過授權(quán)來節(jié)約時間技能點(diǎn)如何進(jìn)行工作外包技能點(diǎn)如何選擇工作方式技能點(diǎn)如何管好通訊錄技能點(diǎn)7如何運(yùn)用高科技工具節(jié)省時間技能點(diǎn)如何進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)技能點(diǎn)如何兼顧效果與效率技能點(diǎn)如何使時間增效時間管理的目的是提高單位時間的效用。o 將時間集中在回報(bào)最大的工作上o 充分利用黃金時間o 靈活改變工作計(jì)劃o 做事的方法要因時因地而變o 制定日常工作定額技能點(diǎn)如何用金錢來換取時間技能描述：工作中不要為了一些瑣事占用大量時間，應(yīng)該學(xué)會用金錢換取時間。而要用金錢換時間，就首先要了解自己的單位時間價(jià)值。o 計(jì)算自己的單位時間價(jià)值o 根據(jù)時間價(jià)值，確定親自做還是采取其他方式技能點(diǎn) 如何通過授權(quán)來節(jié)約時間o 找出事實(shí)上您不需要親自做的工作o 確定人選，把這些工作交給下屬去做o 清楚地描述需要完成的任務(wù)o 給被委托者支持和鼓勵o 監(jiān)控被委托者的工作進(jìn)程o 授權(quán)成功需要做到：明確預(yù)期的結(jié)果雙方充分溝通、明確所需資源、確認(rèn)完成任務(wù)后的評估標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)評估結(jié)果獎懲。技能點(diǎn)如何進(jìn)行工作外包授權(quán)與外包有相似之處，都是把工作交給別人做，不同之處是授權(quán)是給自己人做，外包是給外單位人或組織做。o 選擇外包的工作：一般是企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)o 尋找外包商o 就外包的工作與外包商進(jìn)行溝通技能點(diǎn)如何選擇工作方式完成一件事情有多種方式，不同的工作方式會帶來不同的效率。o 省去中間環(huán)節(jié)o 選擇最快的通訊方式o 靈活選擇交通方式o 同時進(jìn)行幾種工作技能點(diǎn)6如何管好通信錄管好通訊錄是一項(xiàng)基本技能，可以大大縮短因?yàn)閷ふ叶速M(fèi)的時間。o 名片的管理o 電話本的管理o 電子通訊錄的管理技能點(diǎn)7 如何運(yùn)用高科技工具節(jié)省時間o 電腦o 掃描儀o 傳真機(jī)o 打印機(jī)o 調(diào)制解調(diào)器技能點(diǎn)如何進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)概念：企業(yè)信息化建設(shè)是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程進(jìn)行數(shù)據(jù)流的系統(tǒng)集成，從產(chǎn)品訂貨、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、安排生產(chǎn)計(jì)劃、組織生產(chǎn)和檢驗(yàn)，一直到產(chǎn)品銷售和客戶服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全過程的信息化管理。o 企業(yè)信息化的準(zhǔn)備o 基本業(yè)務(wù)的信息化o 企業(yè)一體化的集成管理o 對因特網(wǎng)和電子交易的利用技能點(diǎn)9如何兼顧效率和效益技能描述：做如何事情都要兼顧效果與效率，只有效果沒有效率，就是嚴(yán)重的浪費(fèi)時間；只顧效率不顧效果，就達(dá)不到目標(biāo)，最終一事無成。o 第一次就把事情做好o 時時有目標(biāo)，事事有目標(biāo)o 簡化工作程序第八章 客服外因引起的時間浪費(fèi) 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)1 如何克服電話干擾技能點(diǎn)2 如何解決文件繁雜引起的時間浪費(fèi)技能點(diǎn)3 如何應(yīng)對不速之客技能點(diǎn)4 如何處理權(quán)責(zé)混淆問題技能點(diǎn)5 如何避免溝通不良造成的時間浪費(fèi)技能點(diǎn)6 如何避免會議耽誤造成的時間浪費(fèi)技能點(diǎn)7 如何避免資料不齊造成的延誤時間技能點(diǎn)8 如何避免工作擱置造成的時間浪費(fèi)技能點(diǎn)1 如何克服電話干擾1. 阻斷干擾o 秘書或助理直接處理o 轉(zhuǎn)交其他部門o 暫緩o 迅速接聽2. 集中回復(fù)電話o 暗示對方談話即將結(jié)束o 提示對方你有時間限制，待會兒要開會o 坦率直言：我有事，請長話短說。技能點(diǎn)2 如何解決文件繁雜引起的時間浪費(fèi)o 處理文件要果斷決策o 適當(dāng)授權(quán)o 拋開完美主義o 設(shè)立文件管理系統(tǒng)技能點(diǎn)3 如何應(yīng)對不速之客打擾中，通常只有20有價(jià)值，值得您親自處理。卡耐基說：無償占用我們時間的人是生命的殺手，我們要勇敢地拒絕他。o 找出打擾主體o 防患于未然o 到對方的地方去o 限制打擾時間o 延后處理o 學(xué)會過濾o 不要讓別人找到你技能點(diǎn)4 如何處理權(quán)責(zé)混淆問題o 配備職務(wù)工作說明書o 權(quán)責(zé)對稱小辭典：責(zé)是責(zé)任，指負(fù)有什么義務(wù)或做什么工作。技能點(diǎn)5 如何避免溝通不良造成的時間浪費(fèi)技能說明：溝通是最重要的管理技能之一，管理人員75%的時間在溝通。o 明確溝通目的o 學(xué)會傾聽o 有效地溝通1 選擇恰當(dāng)?shù)那? 使用恰當(dāng)?shù)恼Z言3 建設(shè)性地處理沖突技能點(diǎn)6 如何避免會議耽誤造成的時間浪費(fèi)o 不開沒有目的的會議o 安排會議日程o 合理安排與會人員o 防止外界干擾o 防止討論脫離主題o 會要有議，議要有決，決要有行o 追蹤會議決議的執(zhí)行技能點(diǎn)7 如何避免資料不齊造成的延誤時間o 認(rèn)清事情的重要性并排出優(yōu)先順序o 系統(tǒng)管理資料技能點(diǎn)