時(shí)間管理培訓(xùn)課件.doc

“時(shí)間管理”培訓(xùn)課程【培訓(xùn)大綱】劉 航2007年12月9日序言 想象時(shí)間問：您認(rèn)為以下哪一種象征時(shí)間的形象？A、風(fēng)平浪靜的海面B、飛馳中的騎士C、逃跑的賊D、月夜中漫長(zhǎng)的小道時(shí)間管理的系統(tǒng)方法 學(xué)習(xí)大綱：第1章 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理第2章 樹立明確的目標(biāo)第3章 制定行動(dòng)計(jì)劃第4章 分清輕重緩急第5章 合理安排工作時(shí)間第6章 形成有條理的工作作風(fēng)第7章 應(yīng)用時(shí)間管理技巧第8章 克服外因引起的時(shí)間浪費(fèi)第9章 克服內(nèi)因引起的時(shí)間浪費(fèi)第一章 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)1 如何樹立正確的時(shí)間觀念技能點(diǎn)2 如何樹立正確的時(shí)間管理思想技能點(diǎn)3 如何掌握時(shí)間管理理論技能點(diǎn)4 如何系統(tǒng)評(píng)估自己的時(shí)間管理狀況技能點(diǎn)1 如何樹立正確的時(shí)間觀念1. 認(rèn)識(shí)時(shí)間的價(jià)值時(shí)間的無形價(jià)值時(shí)間的有形價(jià)值2. 避免錯(cuò)誤的時(shí)間觀任其流逝的時(shí)間觀及時(shí)行樂的時(shí)間觀幻想來世的時(shí)間觀3. 樹立爭(zhēng)分奪秒的時(shí)間觀提醒您：浪費(fèi)自己的時(shí)間，等于是慢性自殺；浪費(fèi)別人的時(shí)間，等于是謀財(cái)害命。技能點(diǎn)2 樹立正確的時(shí)間管理思想時(shí)間管理是以效率、效果、效能為目的。o 把握時(shí)機(jī)o 精確計(jì)算時(shí)間o 做事思考時(shí)間成本o 善于管理自己的時(shí)間o 在組織內(nèi)開展時(shí)間管理的學(xué)習(xí)研究技能點(diǎn)3 如何掌握時(shí)間管理理論o “備忘錄”式的時(shí)間管理，特點(diǎn)是寫字條；o “規(guī)劃與準(zhǔn)備”的時(shí)間管理，特色是適用記事簿和時(shí)間表；o “規(guī)劃、制定優(yōu)先順序、操之在我”的時(shí)間管理，特色是將活動(dòng)輸入電腦或記錄在紙上，強(qiáng)調(diào)效率。o “一切以未來為中心的羅盤理論”的時(shí)間管理，一是強(qiáng)調(diào)自然法則，保持工作、生活、健康的平衡發(fā)展；二是強(qiáng)調(diào)行動(dòng)與目標(biāo)的接近。第二章 樹立明確的目標(biāo) 本章學(xué)習(xí)大綱： 做任何事情，首先要考慮做正確的事情，也就是找準(zhǔn)前進(jìn)方向；然后考慮正確的做事，也就是提高效率。技能點(diǎn)1 如何抓住時(shí)間管理的關(guān)鍵技能點(diǎn)2 如何設(shè)定事業(yè)目標(biāo)技能點(diǎn)3 如何設(shè)定組織目標(biāo)技能點(diǎn)4 如何實(shí)行目標(biāo)管理有目標(biāo)才能會(huì)成功！哈佛大學(xué)就目標(biāo)對(duì)人生的影響進(jìn)行了長(zhǎng)達(dá)25年的研究，對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境差不多的年輕人。結(jié)果如下： 27%沒有目標(biāo)生活很不如意60%目標(biāo)模糊無突出成就10%有清晰但短期目標(biāo)各行業(yè)的專業(yè)人才3%有清晰和長(zhǎng)期目標(biāo)頂尖成功人士技能點(diǎn)1 明確目標(biāo)1. 進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，制定明確的事業(yè)目標(biāo)o 首先自我評(píng)估與評(píng)估環(huán)境。o 收集資料，通過向周圍的人征求意見，設(shè)計(jì)自己要從事的職業(yè)。（通常年以上）2. 把事業(yè)目標(biāo)分解為可行的短期目標(biāo)o 短期目標(biāo)具體化，以年之內(nèi)為好。3. 經(jīng)常檢查目標(biāo)o 檢查目標(biāo)是否明確、是否具體、是否能轉(zhuǎn)化為行動(dòng)。o 還要與時(shí)俱進(jìn)去適應(yīng)環(huán)境的變化。技能點(diǎn)如何設(shè)定事業(yè)目標(biāo)o 列出您希望的事業(yè)目標(biāo)o 篩選目標(biāo)o 分析自己現(xiàn)在的位置o 列出達(dá)到目標(biāo)的障礙和所需要的知識(shí)和技能o 擬定達(dá)到目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃技能點(diǎn)如何設(shè)定組織目標(biāo)組織目標(biāo)：是整個(gè)企業(yè)要達(dá)到的最終結(jié)果的具體描述。它一般要規(guī)定達(dá)到的具體結(jié)果、達(dá)到該目標(biāo)的日期和階段等。o 預(yù)測(cè)外部環(huán)境o 預(yù)測(cè)企業(yè)必須具備的經(jīng)營條件o 向下層管理人員收集大量的信息和資料o 高層管理人員討論決定組織目標(biāo)小看板：組織目標(biāo)組織目標(biāo)也分為長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)，前者一般在年以上，短期目標(biāo)一般為年左右。為保證目標(biāo)實(shí)現(xiàn)，目標(biāo)管理中的SMART原則：o 要具體 specifico 要可衡量 measurableo 要可以達(dá)到 attainableo 要合理 reasonableo 要有時(shí)間性 timely技能點(diǎn)4目標(biāo)管理o 目標(biāo)管理（MBO）是著名管理學(xué)家彼得.德魯克在管理實(shí)踐一書中提出來的。o 目標(biāo)管理是一種追求成果的主動(dòng)的管理方式，在事物的推行方面沒有一套硬性的規(guī)章，具有簡(jiǎn)單、有效的特點(diǎn)。o 目標(biāo)管理四要素：（1） 明確目標(biāo)、（2） 上下級(jí)參與決策、（3） 規(guī)定最后期限和反饋績(jī)效。（4） 目標(biāo)要求簡(jiǎn)明扼要而且具體。實(shí)施目標(biāo)管理的步驟o 首先制定組織的整體目標(biāo)和戰(zhàn)略o 在各個(gè)經(jīng)營單位之間分配主要目標(biāo)o 各單位的管理者和上級(jí)一起制定本部門的具體目標(biāo)o 部門的所有成員參加設(shè)定自己的目標(biāo)o 管理者與下級(jí)共同商定如何實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的行動(dòng)計(jì)劃o 實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃o 控制目標(biāo)的進(jìn)展情況，并向有關(guān)單位和個(gè)人反饋o 根據(jù)目標(biāo)的完成情況給予獎(jiǎng)勵(lì)以促進(jìn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第三章 制定行動(dòng)計(jì)劃 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何制定計(jì)劃技能點(diǎn)如何完善行動(dòng)計(jì)劃技能點(diǎn)如何推進(jìn)計(jì)劃工作技能點(diǎn)如何保證計(jì)劃的按時(shí)完成技能點(diǎn)如何制作待辦工作清單技能點(diǎn)如何做工作日志技能點(diǎn)如何使用網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃法時(shí)間管理的計(jì)劃系統(tǒng)圖技能點(diǎn)1 制定計(jì)劃的六個(gè)步驟o 明確任務(wù)的目標(biāo)o 尋找達(dá)到目標(biāo)的各種途徑，并選擇最佳途徑o 把最佳途徑轉(zhuǎn)化為每周或每日的工作事項(xiàng)o 確定各項(xiàng)任務(wù)的完成時(shí)間o 落實(shí)到文字，將計(jì)劃公布于眾o 經(jīng)常檢查自己的計(jì)劃技能點(diǎn) 如何完善行動(dòng)計(jì)劃俗話說：計(jì)劃沒有變化快，如何根據(jù)變化了的情況對(duì)計(jì)劃不斷加以完善，方法如下：o 掌握60/40法則：o 計(jì)劃60%的時(shí)間，留有余地，應(yīng)付其他情況。o 制作待辦工作清單o 隨時(shí)記下想到的好辦法o 在墻上掛一塊布告欄技能點(diǎn) 如何推進(jìn)計(jì)劃工作o 合理分配精力o 全力以赴地工作o 一次處理一個(gè)問題o 培養(yǎng)一個(gè)得力助手來排除外界的干擾o 密切關(guān)注工作進(jìn)展o 把損失減少到最小技能點(diǎn)如何保證計(jì)劃按時(shí)完成o 克服拖延的習(xí)慣o 力爭(zhēng)一次成功o 樹立今天最重要的時(shí)間觀念o 明確最后期限技能點(diǎn)如何制作待辦工作清單o 列出自己待辦的工作o 按照輕重緩急的順序進(jìn)行排列o 制定時(shí)間表技能點(diǎn)如何做工作日志通過工作日志，可以發(fā)現(xiàn)自己的工作中是怎么被打擾的，存在哪些浪費(fèi)時(shí)間現(xiàn)象，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。方法如下：o 選擇典型的工作日o 填寫工作日志記錄表o 評(píng)價(jià)各項(xiàng)活動(dòng)o 做出整體評(píng)論第四章 分清輕重緩急 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何確定各項(xiàng)工作的優(yōu)先順序技能點(diǎn)如何使用ABC時(shí)間管理法技能點(diǎn)如何使用帕累托的80/20法則技能點(diǎn)4 如何運(yùn)用逆勢(shì)操作法技能點(diǎn)5 如何學(xué)會(huì)擱置問題技能點(diǎn)6 如何在工作和家庭之間取得平衡技能點(diǎn) 確定各項(xiàng)工作的優(yōu)先順序 按照時(shí)間“四象限”法來安排工作時(shí)間“四象限”法是美國的管理學(xué)家科維提出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度進(jìn)行了劃分，基本上可以分為四個(gè)“象限”。按處理順序劃分：1) 先是既緊急又重要的；(如客戶投訴、即將到期的任務(wù)、財(cái)務(wù)危機(jī)等)2) 接著是重要但不緊急的；(如建立人際關(guān)系、人員培訓(xùn)、制訂防范措施等)3) 再到緊急但不重要的；(如電話鈴聲、不速之客、部門會(huì)議等)4) 最后才是既不緊急也不重要的。(如上網(wǎng)、閑談、郵件、寫博客等)“四象限”法的關(guān)鍵在于第二和第三類的順序問題，必須非常小心區(qū)分。另外，也要注意劃分好第一和第三類事，都是緊急的，分別就在于前者能帶來價(jià)值，實(shí)現(xiàn)某種重要目標(biāo)，而后者不能。以下是四個(gè)象限的具體說明： 1 第一象限是重要又急迫的事。舉例：諸如應(yīng)付難纏的客戶、準(zhǔn)時(shí)完成工作、住院開刀等等。這是考驗(yàn)我們的經(jīng)驗(yàn)、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會(huì)可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因?yàn)橐煌显偻匣蚴虑皽?zhǔn)備不足，而變成迫在眉睫。該象限的本質(zhì)是缺乏有效的工作計(jì)劃導(dǎo)致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉(zhuǎn)變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。2 第二象限是重要但不緊急的事。案例：主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(zhǎng)期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預(yù)防、參加培訓(xùn)、向上級(jí)提出問題處理的建議等等事項(xiàng)?；膹U這個(gè)領(lǐng)域?qū)⑹沟谝幌笙奕找鏀U(kuò)大，使我們陷入更大的壓力，在危機(jī)中疲于應(yīng)付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準(zhǔn)備與預(yù)防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì)對(duì)我們?cè)斐纱叽倭α?，所以必須主?dòng)去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)力的領(lǐng)域。這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標(biāo)志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。3 第三象限是緊急但不重要的事。舉例：電話、會(huì)議、突來訪客都屬于這一類。表面看似第一象限，因?yàn)槠惹械暮袈晻?huì)讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯(cuò)覺實(shí)際上就算重要也是對(duì)別人而言。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉(zhuǎn)，其實(shí)不過是在滿足別人的期望.4 第四象限屬于不緊急也不重要的事。舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。簡(jiǎn)而言之就是浪費(fèi)生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。技能點(diǎn)2 使用ABC時(shí)間管理法事情多、時(shí)間短、一片混亂，然后是好？o 列出需要處理的事情，o 按照ABC法則分類，在每項(xiàng)事務(wù)前標(biāo)注類型A:非常有助于達(dá)成目標(biāo)，最重要的、必須做的事B:對(duì)達(dá)成目標(biāo)一般重要，中等價(jià)值，應(yīng)該做的事C:對(duì)達(dá)成目標(biāo)作用不大，價(jià)值較低，可以做的事o 按優(yōu)先順序調(diào)整：按A、B、C的順序安排工作，其中處理A事情應(yīng)占全部時(shí)間的60-80%。技能3 使用帕累托的80/20法則帕累托發(fā)現(xiàn)，如何一組東西中，最重要的通常只占其中的小部分。o 認(rèn)識(shí)80/20法則：只需集中處理20%的工作，即可解決80%的問題。o 應(yīng)用80/20法則：集中精力在能獲得最大回報(bào)的事情上，別花費(fèi)時(shí)間在對(duì)成功無益的事情上。技能點(diǎn)4 運(yùn)用逆勢(shì)操作法源于股市，運(yùn)用在管理上可取得滿意的效果。o 認(rèn)識(shí)逆勢(shì)操作法核心思想是：把握某項(xiàng)事物的高峰期，當(dāng)被人沒有來得及去做事的時(shí)候，逆勢(shì)去做。o 應(yīng)用逆勢(shì)操作法技能點(diǎn)學(xué)會(huì)擱置問題這里所說的擱置問題是指暫時(shí)擱置，不是長(zhǎng)期擱置。o 不要固執(zhí)，把一時(shí)難以解決的問題記錄下來o 把這個(gè)問題存檔于潛意識(shí)中o 從其他角度考慮這個(gè)難題技能點(diǎn)在工作和家庭之間取得平衡現(xiàn)實(shí)中，我們應(yīng)該以工作為重還是以家庭為重？當(dāng)工作時(shí)間與家庭時(shí)間沖突時(shí)，先做什么？平衡很重要，因?yàn)樗鼈兌颊加昧斯餐馁Y源-時(shí)間o 認(rèn)識(shí)人生的需求o 認(rèn)識(shí)工作的意義o 認(rèn)識(shí)家庭的意義o 在工作和家庭之間取得平衡第五章 合理安排工作時(shí)間 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)1 如何對(duì)不同時(shí)段進(jìn)行設(shè)計(jì)管理技能點(diǎn)2 如何安排工作期限技能點(diǎn)3 如何認(rèn)清自己的時(shí)間劃分技能點(diǎn)4 如何了解自己的精力周期技能點(diǎn)5 如何運(yùn)用不同的時(shí)間技能點(diǎn)6 如何有效利用零碎時(shí)間技能點(diǎn)7 如何使用A.D法則安排時(shí)間技能點(diǎn)1 如何對(duì)不同時(shí)段進(jìn)行設(shè)計(jì)管理技能描述：時(shí)間的最大特點(diǎn)就是不可逆轉(zhuǎn)，所以必須對(duì)時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。分為三種：o 整體時(shí)間的設(shè)計(jì)管理：即把某一事物全過程的時(shí)間作為對(duì)象進(jìn)行全面規(guī)劃和設(shè)計(jì)。o 階段時(shí)間的設(shè)計(jì)管理：就是針對(duì)整個(gè)時(shí)間區(qū)域的某一階段進(jìn)行的設(shè)計(jì)和管理，一般以月、年或幾年為時(shí)間單位。o 短時(shí)間的設(shè)計(jì)管理：一般以小時(shí)、天、周為單位，使最具體、見效最快的，是整體時(shí)間設(shè)計(jì)和階段時(shí)間設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)。技能點(diǎn)2 如何安排工作期限技能描述：合理安排工作期限一提高效率。o 分析工作性質(zhì)o 運(yùn)用60/40法則估計(jì)時(shí)間o 計(jì)算最遲開始時(shí)間技能點(diǎn)3 如何認(rèn)清自己的時(shí)間劃分技能描述：認(rèn)清自己的時(shí)間劃分，明確了個(gè)人時(shí)間劃分情況，就可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間里作適當(dāng)?shù)氖虑?，這是提高時(shí)間效率的有效途徑。o 工作或?qū)W習(xí)時(shí)間o 家庭時(shí)間o 休閑時(shí)間o 思考時(shí)間o 其他時(shí)間技能點(diǎn)4 如何了解自己的精力周期技能描述：每個(gè)人在一天的不同時(shí)間的精力狀況是不同的，其效率也不同，所以安排時(shí)間是要考慮個(gè)人的經(jīng)歷周期。o 典型的日精力周期：上午最高、中午最低、下午回升，但仍遠(yuǎn)低于上午、之后降低。 E 0 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 T 一般情況下普通人的：u 體能周期是23天，u 智能周期是33天，u 情緒周期是28天。o 掌握自己的周期，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間做正確的事情。技能點(diǎn)5 如何運(yùn)用不同的時(shí)間職業(yè)經(jīng)理人應(yīng)根據(jù)自己的精力周期，學(xué)會(huì)合理運(yùn)用不同的時(shí)間段。o 首要時(shí)間o 大塊時(shí)間o 零碎時(shí)間o 固定時(shí)間o 彈性時(shí)間o 交通時(shí)間o 安靜時(shí)間技能點(diǎn)6 如何有效利用零碎時(shí)間合理利用邊角料時(shí)間，同樣也可發(fā)揮大作用，以下是一些參考作法：o 學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)或技能o 了解有關(guān)經(jīng)濟(jì)信息o 利用約會(huì)空檔時(shí)間o 整理辦公室技能點(diǎn)7 如何使用A.D法則安排時(shí)間技能描述： A.D工作法（交叉輪作法），是指每隔一段時(shí)間，通過更換工作環(huán)境和工作方式，讓大腦保持新鮮感，充分利用間隔或空檔的時(shí)間，創(chuàng)造更多可以利用的時(shí)間。o 按形象和抽象分配時(shí)間o 按動(dòng)靜交替分配時(shí)間o 按體力和腦力交替分配時(shí)間o 按研究問題的不同角度分配時(shí)間o 按工作和娛樂休閑分配時(shí)間第六章 形成有條理的工作作風(fēng) 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何形成有條理的工作作風(fēng)技能點(diǎn)如何迅速找到自己的物品技能點(diǎn)如何快速閱讀技能點(diǎn)如何快速處理信息技能點(diǎn)如何舉行高效會(huì)議技能點(diǎn)如何提高傾聽的效果技能點(diǎn)如何利用電話提高效率技能點(diǎn)如何學(xué)會(huì)休息以保證工作效率技能點(diǎn)如何形成有條理的工作作風(fēng)o 保持適度緊張o 形成工作制度o 養(yǎng)成良好習(xí)慣o 經(jīng)常鼓勵(lì)自己和下屬技能點(diǎn)如何迅速找到自己的物品o 分門別類放置物品o 把相關(guān)物品放在一起o 合理使用廢棄簍技能點(diǎn)如何快速閱讀1. 掌握快速閱讀技巧o 做好準(zhǔn)備o 注意眼睛的動(dòng)作o 不要?jiǎng)幼彀蚾 用筆畫出重點(diǎn)2. 只讀有用的部分技能點(diǎn)如何快速處理信息當(dāng)今社會(huì)步入了信息爆炸的時(shí)代，快速處理很重要，方法如下：o 篩選和過濾信息o 量身定做報(bào)紙或期刊服務(wù)o 過濾電子郵件o 界定需要的信息內(nèi)容技能點(diǎn)如何舉行高效會(huì)議3. 會(huì)議前的準(zhǔn)備o 研究開會(huì)的必要性o 實(shí)現(xiàn)決定會(huì)議的開始及結(jié)束時(shí)間o 預(yù)定會(huì)議室o 說明召開會(huì)議的原因4. 會(huì)議中的控制o 控制時(shí)間o 控制秩序o 控制發(fā)言人o 控制會(huì)議進(jìn)度5. 會(huì)議后的總結(jié)o 會(huì)后盡快編輯會(huì)議紀(jì)要，并給相關(guān)人士傳閱并簽字。技能點(diǎn)如何提高傾聽的效果聆聽的效果也有高下之分，按照以下原則可提高聆聽的效果。o 第一步：收聽o 第二步：解讀o 第三步：評(píng)估o 第四部：對(duì)聽到的信息做出反應(yīng)技能點(diǎn)如何利用電話提高效率1. 掌握電話的特殊功能o 記憶撥號(hào)o 答錄機(jī)o 免提操作o 呼叫轉(zhuǎn)移2. 迅速接聽電話：一般的共識(shí)是辦公室電話最好在鈴聲響4聲之內(nèi)接聽，否則就可能遺漏信息。3. 表明身份4. 直入主題5. 善用移動(dòng)電話技能點(diǎn)如何學(xué)會(huì)休息以保證工作效率提醒您：不論多忙，如果確實(shí)累了，就應(yīng)該停下來休息一會(huì)兒以恢復(fù)疲勞。1. 重視休息的威力2. 合理分配工作與休息時(shí)間第七章 應(yīng)用時(shí)間管理技巧 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)如何使時(shí)間增效技能點(diǎn)如何用金錢來換取時(shí)間技能點(diǎn)如何通過授權(quán)來節(jié)約時(shí)間技能點(diǎn)如何進(jìn)行工作外包技能點(diǎn)如何選擇工作方式技能點(diǎn)如何管好通訊錄技能點(diǎn)7如何運(yùn)用高科技工具節(jié)省時(shí)間技能點(diǎn)如何進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)技能點(diǎn)如何兼顧效果與效率技能點(diǎn)如何使時(shí)間增效時(shí)間管理的目的是提高單位時(shí)間的效用。o 將時(shí)間集中在回報(bào)最大的工作上o 充分利用黃金時(shí)間o 靈活改變工作計(jì)劃o 做事的方法要因時(shí)因地而變o 制定日常工作定額技能點(diǎn)如何用金錢來換取時(shí)間技能描述：工作中不要為了一些瑣事占用大量時(shí)間，應(yīng)該學(xué)會(huì)用金錢換取時(shí)間。而要用金錢換時(shí)間，就首先要了解自己的單位時(shí)間價(jià)值。o 計(jì)算自己的單位時(shí)間價(jià)值o 根據(jù)時(shí)間價(jià)值，確定親自做還是采取其他方式技能點(diǎn) 如何通過授權(quán)來節(jié)約時(shí)間o 找出事實(shí)上您不需要親自做的工作o 確定人選，把這些工作交給下屬去做o 清楚地描述需要完成的任務(wù)o 給被委托者支持和鼓勵(lì)o 監(jiān)控被委托者的工作進(jìn)程o 授權(quán)成功需要做到：明確預(yù)期的結(jié)果雙方充分溝通、明確所需資源、確認(rèn)完成任務(wù)后的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)評(píng)估結(jié)果獎(jiǎng)懲。技能點(diǎn)如何進(jìn)行工作外包授權(quán)與外包有相似之處，都是把工作交給別人做，不同之處是授權(quán)是給自己人做，外包是給外單位人或組織做。o 選擇外包的工作：一般是企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)o 尋找外包商o 就外包的工作與外包商進(jìn)行溝通技能點(diǎn)如何選擇工作方式完成一件事情有多種方式，不同的工作方式會(huì)帶來不同的效率。o 省去中間環(huán)節(jié)o 選擇最快的通訊方式o 靈活選擇交通方式o 同時(shí)進(jìn)行幾種工作技能點(diǎn)6如何管好通信錄管好通訊錄是一項(xiàng)基本技能，可以大大縮短因?yàn)閷ふ叶速M(fèi)的時(shí)間。o 名片的管理o 電話本的管理o 電子通訊錄的管理技能點(diǎn)7 如何運(yùn)用高科技工具節(jié)省時(shí)間o 電腦o 掃描儀o 傳真機(jī)o 打印機(jī)o 調(diào)制解調(diào)器技能點(diǎn)如何進(jìn)行企業(yè)信息化建設(shè)概念：企業(yè)信息化建設(shè)是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程進(jìn)行數(shù)據(jù)流的系統(tǒng)集成，從產(chǎn)品訂貨、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、安排生產(chǎn)計(jì)劃、組織生產(chǎn)和檢驗(yàn)，一直到產(chǎn)品銷售和客戶服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全過程的信息化管理。o 企業(yè)信息化的準(zhǔn)備o 基本業(yè)務(wù)的信息化o 企業(yè)一體化的集成管理o 對(duì)因特網(wǎng)和電子交易的利用技能點(diǎn)9如何兼顧效率和效益技能描述：做如何事情都要兼顧效果與效率，只有效果沒有效率，就是嚴(yán)重的浪費(fèi)時(shí)間；只顧效率不顧效果，就達(dá)不到目標(biāo)，最終一事無成。o 第一次就把事情做好o 時(shí)時(shí)有目標(biāo)，事事有目標(biāo)o 簡(jiǎn)化工作程序第八章 客服外因引起的時(shí)間浪費(fèi) 本章學(xué)習(xí)大綱：技能點(diǎn)1 如何克服電話干擾技能點(diǎn)2 如何解決文件繁雜引起的時(shí)間浪費(fèi)技能點(diǎn)3 如何應(yīng)對(duì)不速之客技能點(diǎn)4 如何處理權(quán)責(zé)混淆問題技能點(diǎn)5 如何避免溝通不良造成的時(shí)間浪費(fèi)技能點(diǎn)6 如何避免會(huì)議耽誤造成的時(shí)間浪費(fèi)技能點(diǎn)7 如何避免資料不齊造成的延誤時(shí)間技能點(diǎn)8 如何避免工作擱置造成的時(shí)間浪費(fèi)技能點(diǎn)1 如何克服電話干擾1. 阻斷干擾o 秘書或助理直接處理o 轉(zhuǎn)交其他部門o 暫緩o 迅速接聽2. 集中回復(fù)電話o 暗示對(duì)方談話即將結(jié)束o 提示對(duì)方你有時(shí)間限制，待會(huì)兒要開會(huì)o 坦率直言：我有事，請(qǐng)長(zhǎng)話短說。技能點(diǎn)2 如何解決文件繁雜引起的時(shí)間浪費(fèi)o 處理文件要果斷決策o 適當(dāng)授權(quán)o 拋開完美主義o 設(shè)立文件管理系統(tǒng)技能點(diǎn)3 如何應(yīng)對(duì)不速之客打擾中，通常只有20有價(jià)值，值得您親自處理。卡耐基說：無償占用我們時(shí)間的人是生命的殺手，我們要勇敢地拒絕他。o 找出打擾主體o 防患于未然o 到對(duì)方的地方去o 限制打擾時(shí)間o 延后處理o 學(xué)會(huì)過濾o 不要讓別人找到你技能點(diǎn)4 如何處理權(quán)責(zé)混淆問題o 配備職務(wù)工作說明書o 權(quán)責(zé)對(duì)稱小辭典：責(zé)是責(zé)任，指負(fù)有什么義務(wù)或做什么工作。技能點(diǎn)5 如何避免溝通不良造成的時(shí)間浪費(fèi)技能說明：溝通是最重要的管理技能之一，管理人員75%的時(shí)間在溝通。o 明確溝通目的o 學(xué)會(huì)傾聽o 有效地溝通1 選擇恰當(dāng)?shù)那? 使用恰當(dāng)?shù)恼Z言3 建設(shè)性地處理沖突技能點(diǎn)6 如何避免會(huì)議耽誤造成的時(shí)間浪費(fèi)o 不開沒有目的的會(huì)議o 安排會(huì)議日程o 合理安排與會(huì)人員o 防止外界干擾o 防止討論脫離主題o 會(huì)要有議，議要有決，決要有行o 追蹤會(huì)議決議的執(zhí)行技能點(diǎn)7 如何避免資料不齊造成的延誤時(shí)間o 認(rèn)清事情的重要性并排出優(yōu)先順序o 系統(tǒng)管理資料技能點(diǎn)