ERP項目實施規(guī)章制度.doc

XX信息化建設項目項目管理文檔項目規(guī)章制度作者:創(chuàng)建日期:2012-6-15當前版本:1.0文檔控制變更記錄3日期作者版本變更參考審核姓名職位分發(fā)拷貝編號姓名位置/崗位12備注:出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的電子版本，請打印出來并在封面的相應位置寫上您的名字。出于文檔管理的目的，如果您收到了本文檔的紙介質(zhì)版本，請在封面寫上您的名字。目錄文檔控制ii1.總則41.1 概述41.2 執(zhí)行職責41.3 適用范圍42. 會議制度52.1 會議形式52.2 會議要求63.培訓制度83.1 培訓紀律83.2 培訓計劃及考核84. 問題反饋和決策94.1 實施過程中的問題94.2 上線后的問題95. 文檔資料管理105.1 應用軟件105.2 交付文檔資料標準105.3 可交付文檔資料審閱步驟105.4 項目資料保管115.5 文檔名稱規(guī)則116. 項目進度匯報機制126.1 概述126.2 小組進度反饋126.3 項目進度反饋127. 時間管理制度137.1 工作時間137.2 個人請假138. 工作職責及獎懲制度148.1 某公司項目角色及職責148.2 某公司考核獎懲制度179人力資源要求189.1 資源使用制度18 31.總則1.1 概述 本管理制度主要是明確公司ERP項目建設的政策、職責和權(quán)限，提出具體管理要求，公司各部門及參與項目建設的所有人員應遵循程序化、規(guī)范化及標準化的項目管理原則，保證項目建設的順利進行。1.2 執(zhí)行職責ERP項目組（管理部）負責制定、修正和解釋本管理制度，以及監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。各部門在ERP實施過程中制定的實施操作細則須報企業(yè)發(fā)展部批準，不得與本制度相抵觸。1.3 適用范圍本制度適用于XXERP項目實施階段的某公司有限公司2. 會議制度2.1 會議形式為確保項目進展情況的充分交流及有效控制項目進度，項目組應定期或不定期組織召開會議。以下表格匯總了各標準會議形式。類 型內(nèi) 容 負責人參加者 要求 階段性開始會議 明確即將開始階段的工作計劃，目標及可交付文檔資料。確定各小組成員的角色及相應責任。 項目經(jīng)理 實施公司項目經(jīng)理、實施商項目經(jīng)理、實施顧問、某公司小組負責人、關(guān)鍵用戶每一個階段開始前必須召開。 階段性結(jié)束會議 展示階段內(nèi)已完成的任務；交流階段內(nèi)已達到的關(guān)鍵性問題；展示階段內(nèi)已完成的可交付文檔資料；統(tǒng)一下一階段的具體工作方法；聽取項目經(jīng)理對本階段的工作意見 項目經(jīng)理 實施公司項目經(jīng)理、實施商項目經(jīng)理、實施顧問、某公司小組負責人、關(guān)鍵用戶每一個階段結(jié)束時必須召開。 項目協(xié)調(diào)會議 解決實施過程中碰到的問題。 項目經(jīng)理 各相關(guān)小組組長、項目實施小組成員、實施商項目經(jīng)理、實施顧問根據(jù)項目進展情況不定期召開。會議紀要應在會后1個工作日內(nèi)發(fā)給相關(guān)人員。 每周一次的總結(jié)會議 回顧和檢查每周項目實施情況；確認各項已解決或尚未解決的問題；實施顧問匯報當前工作狀況及計劃；檢查應交付文檔資料的完成情況；安排今后兩周的工作計劃。 項目經(jīng)理 項目實施小組成員；實施商項目經(jīng)理、實施顧問，關(guān)鍵用戶。 每周四晚上 19:00開始。會議紀要由項目組成員負責。會議目的是為使項目經(jīng)理評估項目進展情況及安排工作內(nèi)容。會議紀要應在會后1個工作日內(nèi)發(fā)給相關(guān)人員。 小組會 安排工作計劃；分配任務；回顧進度；明確任務 小組長小組成員、實施顧問至少每周一次。以便小組長及時更新工作計劃，生成進度報告。時間應在周五之前。會議紀要應在會后1個工作日內(nèi)發(fā)給項目經(jīng)理。 臨時性會議 臨時性會議是專為解決某一問題而設的會議。 項目經(jīng)理/小組組長 相關(guān)人員 根據(jù)需要進行。會議紀要應在會后1個工作日內(nèi)發(fā)給項目經(jīng)理。 2.2 會議要求所有會議都應有相應的主持人，由主持人控制整個會議的進程。在會議當中產(chǎn)生不同意見時，由會議主持人決定如何安排解決。所有會議都按以下結(jié)構(gòu)安排：會議通知、介紹會議議題、介紹會議的議程安排、介紹新的概念及專用名詞、演示準備好的可交付文檔資料、按議題展開研討、總結(jié)會議成果，如需要，安排隨后會議日程和結(jié)束。1. 會議通知 會議通知應包括如下內(nèi)容：時間、地點、與會人員、會議主題及主題的簡單介紹。讓與會者做到有備而來，同時會議通知也應考慮通知相關(guān)部門領(lǐng)導，讓領(lǐng)導對會議的議程有所了解，并安排相關(guān)人員出席。 2. 介紹會議議題 在此階段，會議主持人介紹會議題。 3. 會議的議程安排 一旦會議議題被確認，會議主持人將會議的時間安排拿出來確認。時間安排由會議主持人最終確認。會議主持人同時應告知與會者大致會議時間。 4. 介紹新概念及專用名詞 新的概念及專用名詞應在會議討論之前介紹給大家。 5. 準備好的可交付文檔資料 被演示的文檔應包括文檔資料結(jié)構(gòu)及內(nèi)容。會議主持人應使與會者都理解文檔資料的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容。 6. 按議題展開研討 一旦上述步驟完成，會議將按既定的會議日程安排進行。會議期間，會議主持人有權(quán)決定是否討論與議題無關(guān)的問題。如產(chǎn)生與議題無關(guān)的爭論，會議主持人可將該事項暫時列在黑板上，待以后討論。每當某一議題討論通過，會議主持人應予以聲明。 7. 總結(jié)會議成果 待會議各項議題討論完畢，會議主持人應對會議結(jié)果進行總結(jié)，并強調(diào)各關(guān)鍵點。當就某些方面尚未達成統(tǒng)一認識時，應對此事進行進一步討論，直到在全體成員內(nèi)達成統(tǒng)一認識。 8. 安排隨后會議日程 對未能達到會議目標的研討會，會議主持人應列出下一次會議的時間及參加人員。 9. 會議結(jié)束 會議主持人在確認如下事項后，宣布會議結(jié)束。 重申已決定的下一步工作計劃及相應負責人和到期時間。 回顧待確認的各項議題，并明確相應措施。 會議結(jié)束一個工作日內(nèi)將完成會議紀要，會議紀要將按會議紀要模板完成。 10. 會議內(nèi)容的執(zhí)行制度 各小組負責人將會議確認的與本小組相關(guān)的內(nèi)容落實到具體人員，明確完成時間，并在下次會議中或任務完成后向會議主持人匯報。 11. 所有會議都要有會議紀要，由會議負責人指定人員記錄。 3.培訓制度對于整個實施過程來說，ERP實施培訓也是必不可少的，有效的培訓是ERP實施成功的主要因素之一。培訓的內(nèi)容包括規(guī)章制度的宣導、ERP理念的學習和ERP操作的指導培訓，可以說培訓貫穿ERP實施的整個過程。3.1 培訓紀律 在項目培訓期間，須將手機設為震動或關(guān)機。 在培訓室進行ERP培訓時，保持安靜，禁止喧嘩；愛護培訓室內(nèi)相關(guān)設施，保持整潔，離開座位時請將個人物品帶走并將座椅復位,下班時請管理員將電腦關(guān)閉。 項目培訓管理由“管理部和ERP項目培訓組”統(tǒng)一負責，如有物品損壞和其他需要，請與其聯(lián)絡。 任何人不得在培訓中途無故離開。 培訓過程由項目組成員負責動態(tài)考核。3.2 培訓計劃及考核 培訓計劃。項目培訓要有詳細的計劃，計劃需要從全局考慮問題，內(nèi)容包括：培訓的目的、如何培訓，達到何種效果，需要通過哪些步驟。計劃通過項目小組討論，并經(jīng)過項目經(jīng)理審查批準。 培訓教材（文字性的說明）。項目實施過程的培訓教材必須解釋培訓中遇到的概念性的問題，簡潔的文字描述能讓用戶有一個初步的了解，培訓教材中也應該包括圖形化的流程說明（即流程圖），簡要介紹整個操作過程和步驟。培訓教材盡可能用Powerpoint制作。 培訓記錄。每次培訓必須有相應的記錄，記錄內(nèi)容應包括：教師名稱、培訓時間、培訓教材及內(nèi)容、培訓對象，培訓結(jié)束后由培訓對象簽字確認，由培訓小組負責。 考核和評估：培訓后要進行考試，考試由筆試和操作兩種方式相結(jié)合?？荚嚪謹?shù)低于70分（可在考核前進行該標準的調(diào)整）的需要補考。每位最終用戶有兩次補考機會，兩次都不合格者調(diào)離原工作崗位或建議人力資源部解除其勞動合同。對于培訓過程中態(tài)度惡劣的員工，經(jīng)教育依然不悔過的，建議人力資源部解除其勞動合同。4. 問題反饋和決策4.1 實施過程中的問題在實施過程當中（上線之前）所發(fā)生的各種項目問題，采用以下制度進行匯報和解決： 小組總結(jié)：各小組每日或不定期進行總結(jié)，實施顧問或關(guān)鍵用戶在會上提出所負責的工作內(nèi)容出現(xiàn)的問題并進行討論。由實施顧問或小組負責人監(jiān)督將問題錄入到“問題跟蹤表”中； 每周總結(jié)：由項目經(jīng)理、各小組負責人、實施顧問回顧上周的項目問題，對未有解決方案或有較大風險的問題進行討論或在會上確定專項討論會議日程。由項目經(jīng)理監(jiān)控將問題錄入到“問題跟蹤表”中； 每階段總結(jié)：向項目經(jīng)理匯報各階段當中的項目問題，對于影響較大的問題應在會上討論。視問題嚴重程度決定是否提交風險報告； 臨時會議：對于風險較大的項目問題，由項目經(jīng)理組織各相關(guān)人員進行討論； 決策的下達。以郵件和項目文件方式下達，項目經(jīng)理在周會上解釋和重申。 項目問題的控制通過問題跟蹤表來進行，該表主要內(nèi)容包括“重要程度（優(yōu)先級）”、“報告人”、“報告時間”、“計劃完成日期”、“狀態(tài)”、“負責人”等。詳細內(nèi)容請參考問題跟蹤表模板4.2 上線后的問題在項目上線以后所發(fā)生的各種項目問題，由客服部提供支持。 5. 文檔資料管理5.1 應用軟件為保證格式統(tǒng)一，避免文件無法兼容問題，項目交付文檔資料僅限使用以下工具編寫： Microsoft Office 2003、2007（word 、excel和PowerPoint） Visio 2003 、2007Microsoft Project 2003、20075.2 交付文檔資料標準項目實施過程的文檔編制和管理嚴格按照規(guī)定的標準，各文檔交付標準參見文檔模板，對于不符合標準的文檔，將不予接受。以下標準將被用來判定可交付文檔資料是否可被接受。 格式：所有可交付文檔資料必須符合標準的文檔格式。各可交付文檔資料標準格式都放置于指定的文件夾內(nèi)。 內(nèi)容：可交付文檔資料的內(nèi)容必須反映相應的目的與范圍?？山桓段臋n資料的內(nèi)容是否被接受，應由審閱者根據(jù)內(nèi)容完整性及相關(guān)性來判定。5.3 可交付文檔資料審閱步驟每一個可交付文檔資料在最終確認之前，都要經(jīng)過逐步審閱的過程。審閱者應該對文檔資料處理過程的完整性進行審核，確認信息的收集和處理是否涉及到各個相關(guān)領(lǐng)域。同時，審閱者也應對收集，處理信息的方法有效性及信息源進行檢查。 可交付文檔資料的審閱步驟如下： 1、關(guān)鍵用戶或?qū)嵤╊檰枌忛?某一文檔資料的作者應在初稿完成后，首先要求對應的關(guān)鍵用戶或?qū)嵤╊檰枌Τ醺暹M行審閱。關(guān)鍵用戶和實施顧問的文檔互相審閱。審閱者對初稿審閱后，應提出意見。如需要對文檔資料進行修改，文檔作者應對文檔資料進行修改，并將新版提交對方進行二次審閱。此過程可重復至雙方對文檔資料達成共識。 （2）小組長審閱 當同事審閱結(jié)束后，文檔資料提交給作者所屬小組長進行審閱。小組長對初稿進行審閱，并同項目組其他成員交換意見。如文檔資料需進一步修改，小組長應提出改進意見，文檔作者對文檔資料進行相應修改。并將新版提交給小組長進行二次審閱。此過程可重復至雙方對文檔資料達成共識。 （3）項目經(jīng)理審閱 當小組長審閱結(jié)束后，文檔資料應提交給雙方項目經(jīng)理進行最終審閱。項目經(jīng)理對文檔資料進行審閱。如文檔資料需進一步修改，項目經(jīng)理應提出改進意見。由小組長將文檔返回給作者，由作者對文檔資料進行相應修改。并重新啟動文檔資料審閱過程，直至對文檔資料達成共識。5.4 項目資料保管項目實施過程中涉及到的各種資料由項目組的資料管理員統(tǒng)一管理，所有項目資料未經(jīng)許可不得打印和私自保存，嚴禁外傳所有項目資料。 項目成員在實施商調(diào)研和實施過程中，必須做好記錄，紙面文檔整理后交資料管理員統(tǒng)一管理，電子文檔統(tǒng)一存放在文檔服務器上，通過FTP或其他文檔管理工具進行安全性、存取權(quán)限的管理。5.5 文檔名稱規(guī)則文檔名稱規(guī)則總體按照“文檔類型”-“提交日期”-“V版本號”的規(guī)則進行編寫，例如：項目檢查策略-20080311-V1詳細的文檔類型名稱請參考文檔模板。若非文檔模板包含的文檔范圍，其名稱規(guī)則由雙方項目經(jīng)理確定后執(zhí)行。6. 項目進度匯報機制6.1 概述項目進度報告的目的是為了建立一種機制，以便項目相關(guān)人員及時搜集，匯總，分享項目信息。 項目組將至少每周對進度情況進行回顧。內(nèi)容如下： 1、 檢查各應交付文檔資料的完成情況。 2、 安排下周具體工作內(nèi)容。 3、 編排應交付文檔資料和預期完工日期。 4、 檢查各應交付文檔資料和實際開工日期。 5、 記錄各應交付文檔資料和實際完工日期。各小組每日對進度情況進行回顧，逐日匯總以上內(nèi)容。6.2 小組進度反饋各小組通過周工作報告和兩周滾動計劃來進行進度的匯報每周各小組實施顧問應組織某公司小組成員共同就計劃與實際進度編寫進度報告。具體形式如上，但內(nèi)容應反映本小組成員的匯總情況。實施顧問有義務維護此進度報告。周工作報告模板及雙周滾動計劃模板見文檔模板。實施顧問每周例會前提交周工作報告，并提交各模塊雙周滾動計劃，同時把雙周滾動計劃通知各小組的關(guān)鍵用戶。6.3 項目進度反饋依據(jù)各小組進度報告，實施公司項目經(jīng)理將匯總項目周工作報告書，以便實際反映進度情況。同時，項目經(jīng)理必須審閱各小組周工作計劃，以確保在項目總體計劃日程內(nèi)可以完成每一項工作。項目經(jīng)理將匯總各小組的周工作詳細計劃，整理后提交給某公司項目經(jīng)理。7. 時間管理制度7.1 工作時間參加ERP項目的所有人員必須保證按某公司有限公司正常上下班時間工作的基本要求 ，即國家法定工作日的8：3018：00，其中12：0015：00為午休時間，周六視工作階段節(jié)點另行安排。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)實際工作需要安排加班7.2 個人請假關(guān)鍵用戶、最終用戶及項目實施小組人員，原則上沒有特殊原因，在項目期間不可以缺席，如有特殊情況，請按照以下流程辦理請假手續(xù)：填寫項目組請假申請單-實施公司項目經(jīng)理簽字-某公司項目經(jīng)理簽字-批準（請假單表格中由項目顧問注明是否對項目進度有影響，并寫明可能產(chǎn)生的后果）。若有加班調(diào)休情況，處理方式同上。8. 工作職責及獎懲制度8.1 某公司項目角色及職責根據(jù)已經(jīng)確定的某公司組織架構(gòu)，某公司項目團隊主要包括：項目經(jīng)理、實施小組負責人、關(guān)鍵用戶、技術(shù)人員、系統(tǒng)管理員、最終用戶。以下是某公司ERP項目組的角色和責任： 某公司項目經(jīng)理主要職責：1. 協(xié)助實施公司項目經(jīng)理制定項目總體計劃，并制定項目預算。2. 制定某公司項目組織架構(gòu)和人員組成。3. 制定ERP項目各種管理制度（崗位考核制度、數(shù)據(jù)管理制度、項目會議制度等）對各項目組分配任務，安排資源，并協(xié)調(diào)各項目組的日常工作。4. 負責項目啟動大會準備，以及啟動前的相關(guān)內(nèi)部宣傳工作。5. 對各項目小組分配任務，安排資源，并協(xié)調(diào)各項目小組的日常工作。6. 協(xié)助完成各專項工作明細計劃的制定，并安排資源配合實施工作。7. 按項目總體計劃落實每項工作的執(zhí)行，并對各項目組的工作及整個項目進度進行檢查，保證項目按規(guī)定的標準和質(zhì)量進行。8. 主持召開實施小組成員、實施方實施顧問共同參加的每周例會，負責例會備忘錄的整理和收存9. 監(jiān)控項目發(fā)生的風險或變更，協(xié)調(diào)完成變更應對方案的制定。10. 組織項目實施小組提交由實施商出具的業(yè)務流程調(diào)研報告。11. 組織項目實施小組提交由實施商出具的業(yè)務藍圖設計方案。12. 監(jiān)控全過程的文件檔案收存與管理。13. 監(jiān)控人員培訓工作進度，確保知識轉(zhuǎn)移充分完成。14. 按制度執(zhí)行ERP項目專項獎懲。15. 組織各階段實施驗收工作。 某公司項目小組負責人主要職責：1. 按項目計劃負責本小組所涵蓋的業(yè)務內(nèi)容的調(diào)研、方案討論、培訓等的會議組織、人員組織協(xié)調(diào)等工作。2. 監(jiān)控本小組各模塊的實施工作進展，確保按項目計劃完成工作。3. 組織、參與解決方案討論，協(xié)助實施公司方案顧問完成本小組解決方案的制定。4. 接受系統(tǒng)模塊功能培訓、方案培訓、操作培訓。5. 協(xié)助制定數(shù)據(jù)收集工作計劃，并協(xié)調(diào)資源完成各模塊業(yè)務數(shù)據(jù)的收集。6. 安排資源進行最終用戶的培訓、操作考核。7. 定期匯報本小組工作執(zhí)行情況，并提出需要解決的問題。 某公司關(guān)鍵用戶主要職責：1. 完成所負責的模塊的業(yè)務內(nèi)容的調(diào)研、方案討論、培訓等的會議組織、人員組織協(xié)調(diào)等工作。2. 參與解決方案討論，協(xié)助實施公司方案顧問完成本小組解決方案的制定。3. 接受系統(tǒng)模塊功能培訓、方案培訓、操作培訓，熟練掌握系統(tǒng)功能及解決方案。4. 協(xié)助實施公司實施顧問共同完成系統(tǒng)設置。5. 協(xié)調(diào)資源完成各模塊業(yè)務數(shù)據(jù)的收集，并協(xié)助實施公司實施顧問完成期初數(shù)據(jù)導入與核對。6. 負責對所轄業(yè)務范圍內(nèi)的最終操作用戶的培訓和使用指導，以實現(xiàn)知識轉(zhuǎn)移。7. 負責錄入或指導最終用戶錄入相關(guān)業(yè)務數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準確性。8. 負責提供ERP系統(tǒng)上線后對最終用戶應用的繼續(xù)培訓和知識轉(zhuǎn)移工作。9. 負責所轄業(yè)務范圍內(nèi)的最終用戶的績效考評。10. 定期匯報所負責模塊實施工作執(zhí)行情況，并提出需要解決的問題。11. 在項目實施全過程中作好工作日志，作好階段性工作小結(jié)，工作日志及工作小結(jié)以電子文檔收存實施小組項目檔案。 某公司技術(shù)人員主要職責：1. 接受實施公司技術(shù)顧問的二次開發(fā)技能培訓，并掌握獨立開發(fā)的能力。2. 協(xié)助完成部分二次開發(fā)內(nèi)容的技術(shù)設計、代碼編寫、開發(fā)測試。3. 掌握排除系統(tǒng)BUG的能力，協(xié)助共同完成系統(tǒng)BUG排除、二次開發(fā)問題排除等工作。4. 協(xié)助完成測試環(huán)境、正式環(huán)境期初數(shù)據(jù)導入。5. 上線后負責新增業(yè)務需求的二次開發(fā)評估和實現(xiàn)。 某公司系統(tǒng)管理員主要職責：1. 負責硬件、中心機房的日常管理。2. 負責數(shù)據(jù)庫、ERP系統(tǒng)的啟動、關(guān)閉等操作。3. 負責ERP系統(tǒng)用戶、職責的新增、刪除及變更工作。4. 根據(jù)數(shù)據(jù)管理制度建立數(shù)據(jù)庫用戶，并分配權(quán)限，定期進行更改。5. 負責某公司所有ERP使用者的計算機配備工作。6. 接受系統(tǒng)安裝、系統(tǒng)維護培訓，并掌握獨立完成工作的技能。7. 負責系統(tǒng)正式環(huán)境、測試環(huán)境、開發(fā)環(huán)境的安裝、維護、刪除、克隆、備份等工作。8. 監(jiān)控系統(tǒng)運行健康狀況，及時排除異常問題，并對系統(tǒng)性能進行優(yōu)化。9. 協(xié)助實施公司實施人員及關(guān)鍵用戶完成系統(tǒng)問題的排除，并負責各種程序文件、補丁的執(zhí)行操作。10. 負責硬件維護、更新的方案制定，并出具相關(guān)報告。11. 及時檢測、清除計算機病毒，并備有檢測、清除的記錄，包括服務器和客戶終端。 某公司最終用戶主要職責：1. 保證準時認真地參與ERP實施小組要求參加的各項培訓，積極接受培訓考核。2. 保證對其所對應的關(guān)鍵用戶的培訓工作給予客觀公正的評價。3. 積極認真地參與模擬測試的工作，并反饋意見。4. 協(xié)助實施團隊完成數(shù)據(jù)收集工作。5. 與實施團隊共同制定系統(tǒng)上線策略。6. 上線后按解決方案、操作手冊以及ERP管理制度完成各種業(yè)務操作，并接受考核制度的管理。7. 提交使用過程中的問題報告、新的業(yè)務需求。項目組成員素質(zhì)要求：某公司公司項目小組成員素質(zhì)要求崗位人數(shù)素質(zhì)要求參與項目時間項目經(jīng)理1具有項目管理經(jīng)驗，對公司主要業(yè)務有深刻理解，及有豐富公司管理經(jīng)驗。全面負責項目實施。全程全職參與業(yè)務小組負責人每小組12名熟悉企業(yè)部門業(yè)務，有較強的溝通協(xié)調(diào)能力，并對業(yè)務實踐過程進行考核。主要協(xié)助項目經(jīng)理就部門業(yè)務銜接及項目過程管理問題進行協(xié)調(diào)和處理。業(yè)務部門的小組負責人在