外貿(mào)跟單員手冊

外貿(mào)跟單員手冊 外貿(mào)業(yè)務(wù)主要就是進(jìn)行貨物的進(jìn)出口交易。在這一系列講座中我們來了解一下貨物進(jìn)出口的程序和跟單員所要做的工作。 貨物的出口交易有兩種形式，一種通過外貿(mào)公司出口，另一種是自營出口。跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。今天我們先來看一下接單。 一接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報或電傳，都足以構(gòu)成書面 合同。 1下單方式：客戶下單的方式有：通過電話， Fax， Email 或書面合同等方式。 2接單的途徑：交易會，出訪，出國參展，邀請客戶來訪，利用網(wǎng)站，等等。 3接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是： （ 1） 合同（ Contract）：合同有銷貨合同（ Sales Contract）和購貨合同（ Purchase Contract）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。 （ 2） 確認(rèn)書（ Confirmation）：它比合同要簡化些。對異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認(rèn)書 （ Sales Confirmation）和購貨確認(rèn)書（ Purchase Confirmation）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。而機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口的合同則比較正規(guī)。 還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。需要提的一點是，客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。 4接單的程序：接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個環(huán)節(jié)。 （ 1） 詢盤（ Inquiry）：又叫詢價。 （ 2） 發(fā)盤（ Offer）：又叫發(fā)價。是買 方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜椊灰讞l件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。 （ 3） 還盤（ Counter-offer）：又叫還價。 （ 4） 接受（ Acceptance）：買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。 跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。上次我們講了如何接單，接單之后就該審單了。 二審單：即審核合同 1審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格， 質(zhì)量，數(shù)量，單價，價格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。 2審單方法： （ 1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品，與我們的產(chǎn)品資料能否對上號。 有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時也代表了規(guī)格。 （ 2）質(zhì)量： 也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。 （ 3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥，其計量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。 約數(shù)：如合同數(shù)量前加 “約 ”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動。國際上 對約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是 2.5%，有的認(rèn)為是 5%。按跟單信用證統(tǒng)一慣例，信用證上如規(guī)定 “約 ”字，應(yīng)允許有不超過 10%的增減幅度。 （ 4）單價，總額的審查： 1 客戶下單有的會將單價標(biāo)出，我們要對照我們的報價表審查是否對、總額有沒有加錯。 新客戶下單，要查看我們給他的報價。 2 通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣（英鎊，港幣，歐元）。 （ 5）價格條款的審查： 出口貨物的單價條款，也稱價格術(shù)語，常用的有： FOB 船上交貨價（指裝運港的價格條件） C&F 運費付至指定目地的交貨價 CIF 成本 +保險費 +運費（指目的港）價格 （ 6）付款方式審查： A. 付款方式是否能接受？ B. 支付的貨幣能否接受？ （ 7）包裝要求的審查： A工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？ B客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？ C客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說明書） 內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。最主要的是嘜頭印刷。 （ 8）交貨期的審查 跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時籌備到貨物， 并裝船送達(dá)。交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個期限，而不是某個具體日期。期限有長有短，可以是 2 周， 3 周，或一個月，二個月，一個季度或更長。 （ 9）交貨方式的審查： 運輸主要有海運，陸運，空運，郵寄等等。 注：如運費由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費，盡量用海運。如報的價是連同海運價，而客戶要求空運 （趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。 關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。 1 寄目錄，樣本： 2 準(zhǔn)備樣品。 （ 1） 工廠現(xiàn)有的款式 （ 2） 新款 （ 3） 客戶來樣。 要領(lǐng)：無論老品，新 品，還是客戶來樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時找不到確認(rèn)樣。在國際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。作為跟單員，我們要做到： （ 1） 有完整的產(chǎn)品資料，主動進(jìn)行宣傳。 （ 2） 新品的成本，價格要進(jìn)行核算。 （ 3） 新品的制作要留有實樣。 （ 4） 客戶的來樣要保存好原樣。 跟單員對出口貨物的跟單工作主要有：接單，跟進(jìn)生產(chǎn)，出貨跟蹤，制單結(jié)匯等。外貿(mào)必然涉及到外匯問題，于是就要用到形式發(fā)票。 三形式發(fā)票： PROFORMA INVOICE 買方為了向其本國當(dāng)局申請進(jìn)口許可證或核批外匯，在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱，規(guī)格，價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用，對雙方都無最終約束力。為了區(qū)別于正式發(fā)票，它必須明顯標(biāo)明 “形式發(fā)票 ”字樣。 形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息（收貨人，合同號，形式發(fā)票號，開出日期），產(chǎn)品信息（品名，數(shù)量，價格，交貨期），合同條款（價格條款，付款方法）。此外，還要提供我方的銀行資料以便客戶開證或匯款。 注意幾點： 1 .單價條款要明確 （ FOB, CFR, CIF） 2 .交貨日期要明確 3 .付款條件要明確 （ LC, TT） 四出口貨物跟單的基本程序 出口貨物跟單是跟單員對履行合同的跟進(jìn)。它以貨，證，船，款為中心，包括備貨，催證，改證，租船訂倉， (報關(guān)，報驗，裝船 )，制單，結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為： (1) 籌備貨物：按訂單及信用證的要求，按時，按質(zhì)，按量地備好貨物。 (2) 催審單證：大多數(shù)的支付方式是 L/C。對安全收匯有保障，因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致，銀行保證付款。跟單員應(yīng)對以 L/C為支付方式的合同進(jìn)行催證，審核和修改的跟蹤工作。 催證： 貨物快完成時，要催證。 審證：審證是銀行和公司的共同職責(zé)，但在范圍和內(nèi)容上有所不同。銀行從政策面上審，如開證的國家有無貿(mào)易往來，開證行的資信等等。公司則審開證人和受益人是否正確， L/C的貨物和金額與合同是否相同，裝期，特別條款等。 改證：審證后發(fā)現(xiàn)問題是常事。常會有包裝上的錯誤，總金額，有效期，拼寫錯誤等等。一份 L/C，可能有幾處問題，我們要一一指出，一次性修改。 (3) 訂倉裝船：貨物備妥， L/C 沒問題后，我們就要進(jìn)入到出貨裝柜，租船訂倉和裝船的階段。按 CFR 和 CIF 成交的，我們負(fù)責(zé)租船訂倉和裝船的手續(xù) 。首先： 出貨裝柜：跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事宜。這當(dāng)中要做的工作有貨柜選擇，制作裝箱單，跟蹤裝柜等。 A 貨柜選擇：根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。 B 制作裝箱單：裝箱單著重表現(xiàn)貨物的包裝情況。應(yīng)包括出貨的品名規(guī)格，數(shù)量，箱數(shù)，毛凈重，包裝尺碼，總體積，箱號，嘜頭等。 C 跟蹤裝柜：出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準(zhǔn)確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后，跟單員要監(jiān)裝，指導(dǎo)貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨，每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。 (4) 制單結(jié)匯：是出 口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。 A 制單：貨物裝船后，跟單員要及時按 L/C，合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)，并在L/C 的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。 出口單據(jù)主要有：匯票，發(fā)票，海關(guān)發(fā)票，提單，裝箱單，產(chǎn)地證，商檢證，保險單等。 B 結(jié)匯：如按 L/C的規(guī)定制作了單據(jù)，并及時送交了銀行，我們就可及時收到貨款了。 單據(jù)要求：正確，完整，及時，簡明，整潔。 物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規(guī)格，數(shù)量及交期等進(jìn)行跟蹤。目的：滿足企業(yè)生產(chǎn)活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。 一采購跟單的基本要求：適當(dāng)?shù)慕回洉r間，適當(dāng)?shù)慕回涃|(zhì)量，適當(dāng)?shù)慕回浀攸c，適當(dāng)?shù)慕回洈?shù)量及適當(dāng)?shù)慕回泝r格。（適時，適質(zhì)，適地，適量，適價） 二物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進(jìn)行跟催： （ 1） 供應(yīng)商方面的原因：由于供應(yīng)商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產(chǎn)能的接單和超過技術(shù)水準(zhǔn)的接單。工程管理不良，質(zhì)量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低、完不成等原因。 （ 2） 企業(yè)方面的原因：供應(yīng)商的選定有誤，對他的產(chǎn)能和技術(shù)調(diào)查不足。所要求的品質(zhì)沒說清楚。價格的決 定很勉強(qiáng)。進(jìn)度的掌握和督促不力。下訂單到過遠(yuǎn)的地方。 （ 3） 溝通方面的原因：信息交換不及時。 三 物料采購跟單流程： （ 1）制作訂購單 跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應(yīng)商。制訂購單時要注意審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認(rèn)，確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確認(rèn)物料需求量。制定訂單說明書，發(fā)出訂購單，將要采購的物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交期等要求表達(dá)清楚。采購單經(jīng)審核無誤后發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字回傳。 （ 2）訂單跟蹤 包括跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫 。對長期合作的、信譽好的供應(yīng)商可以不進(jìn)行跟蹤。 （ 3）物料檢驗 確定檢驗日期，通知檢驗人員，進(jìn)行物料檢驗，處理檢驗問題 （ 4）物料進(jìn)倉 協(xié)調(diào)送貨，協(xié)調(diào)接受，通知送貨，物料入庫，處理接受等。 四物料采購催單的方法策略 催單的目的是使供應(yīng)商在必要的時候送來所采購的物料，使企業(yè)的經(jīng)營成本降低。 （ 1） 按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時間進(jìn)行跟催。有： 聯(lián)單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進(jìn)行跟催。 統(tǒng)計法：將訂購單統(tǒng)計成報表，提前一定時間進(jìn)行跟催。 跟催箱：制作一個 31 格的跟催箱，將訂 購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應(yīng)的訂單。 （ 2） 定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統(tǒng)一跟催。 今天我們來了解一下生產(chǎn)過程跟單的流程。 生產(chǎn)過程跟單主要是了解企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度能否滿足定單的交貨期，產(chǎn)品是否按訂單生產(chǎn)，因此跟單員要深入企業(yè)的生產(chǎn)車間查驗產(chǎn)品的質(zhì)量與生產(chǎn)進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題要及時處理。因為生產(chǎn)過程跟單的基本要求是使企業(yè)能按訂單及時交貨及按訂單約定的質(zhì)量交貨，所以我們要深入到生產(chǎn)線，查看進(jìn)度，查看質(zhì)量。 一生產(chǎn)過程跟單的基本要求 1按時交貨：要使生產(chǎn)進(jìn)度與訂單交貨期 相吻合，做到不提前也不推遲。 2按質(zhì)交貨：生產(chǎn)出來的產(chǎn)品符合訂單的質(zhì)量要求。 二生產(chǎn)過程跟單的流程 1下達(dá)生產(chǎn)通知書 跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。 2 分析生產(chǎn)能力 生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交貨。如不能應(yīng)采取什么措施、要不要外包等。 3制定生產(chǎn)計劃 生產(chǎn)計劃的制定及實施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助主管人員將訂單及時轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。 4跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，要注意 （ 1） 生 產(chǎn)進(jìn)度控制流程 （ 2） 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序 （ 3） 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點 如果實際進(jìn)度與計劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因： A 原計劃錯誤 B 機(jī)器設(shè)備有故障 C 材料沒跟上 D 不良率和報廢率過高 E 臨時工作或特急訂單的影響 F 前面延誤的累積 G 員工工作情緒低落，缺勤或流動率高 （ 4） 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單 有：生產(chǎn)日報表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。 5交期延誤 如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一是協(xié)商，我們可 承擔(dān)部分費用將貨出去；二就只好取消訂單了。 6我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題 客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的（或增加，或減少），有包裝上的（彩印，或白合），有交期的變更（或提前，或推遲）。接到客戶要求變更，首先要看改什么、能否接收。如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還沒安排，問題不大。如已安排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減，我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題就不大，但如是專用的，客戶要承擔(dān)部份費用。對交期，如要提前，我們要根據(jù)實際情況說；如要推遲，時間短，問 題不大，但如要延遲很長，那倉儲費，損耗費要客戶承擔(dān)。 出口貨物使用最廣泛的是海運和集裝箱運輸。跟單員的主要工作是制作貨運單據(jù)，協(xié)助報關(guān)員進(jìn)行貨物的通關(guān)與報關(guān)。跟單流程隨貨物運輸方式的不同而有所區(qū)別。我國進(jìn)出口貨物運輸?shù)姆绞酱蠖嗖捎煤＿\，并用集裝箱為承載容器。今天我們來了解一下海運出口貨物運輸跟單流程。 海運出口貨物的跟單流程視貿(mào)易條件的不同而不同。 FOB成交的話，出口方不用租船訂倉。CNF / CFR 成交的話，出口方不用辦保險。 CIF 成交的話，出口方要租船訂倉還要辦保險。 （ 1） 報驗：收到 LC 或貨款，審 核無誤后，貨也備好，向商檢機(jī)構(gòu)申報。 （ 2） 租船訂倉：與船舶公司或貨運代理聯(lián)系。 （ 3） 辦保險： CIF 價的話，我們要投保。 （ 4） 貨物集港：出口單位要在船舶公司通知的時間內(nèi)將貨物發(fā)運到港區(qū)內(nèi)的指定貨場或倉庫。 （ 5） 報關(guān)：貨物集港后，我們應(yīng)在裝船前 24 小時向海關(guān)辦理申報手續(xù)。 （ 6） 裝船：憑蓋有海關(guān)放行章的裝貨單，貨物可裝船。 （ 7） 發(fā)裝船通知：貨物裝船后，即向收貨人發(fā)裝船通知。內(nèi)容包括： LC或 SC 號，品名，數(shù)量，金額，船名，開航日期等。 （ 8） 支付運費。 （ 9） 退關(guān)：已完成報關(guān)手續(xù)放行的貨 物，因特殊情況，如無艙位、貨短少，不能裝船，要向海關(guān)申報退回，退關(guān)貨物應(yīng)在運輸工具結(jié)關(guān)之前或自退運之日起三天內(nèi)辦理手續(xù)。 說完了海運出口貨物跟單，我們再來看看海運進(jìn)口貨物的跟單流程。 海運進(jìn)口貨物的跟單流程也視貿(mào)易條件不同而有不同。進(jìn)口貨物大都按 FOB貿(mào)易條件進(jìn)口，自已安排船。跟單程序如下： （ 1） 租船訂艙。 （ 2） 發(fā)派船通知：船位訂下后，將船名、船期通知出口方，使其按期備好貨，裝船。 （ 3） 辦保險：我們收到國外賣方裝船通知后，即向保險公司辦理投保。 （ 4） 匯集單證：各種進(jìn)口單證是辦理進(jìn)口報關(guān)，報驗 ，接交等不可缺少的憑證。 （ 5） 辦理商品登記：凡法檢商品貨到后，我們要憑進(jìn)口貨物通知單向口岸商檢機(jī)構(gòu)登記。而后海關(guān)才受理報關(guān)。 （ 6） 報關(guān)：所有進(jìn)出口貨物都需向海關(guān)申報。貨物經(jīng)海關(guān)查驗與申報內(nèi)容一致才可放行。 （ 7） 監(jiān)卸和交接：船到港卸貨前一般有理貨公司理貨。他代表船方將進(jìn)口貨物按提單、標(biāo)記、嘜頭清點件數(shù)，驗看包裝后撥交給進(jìn)口方。這一關(guān)主要是核對標(biāo)記對否、是不是應(yīng)接的貨，對破損的貨物內(nèi)外包裝要有記錄，做現(xiàn)場拍照。查清損失的具體數(shù)量，查明殘缺的原因和責(zé)任人，索要證明以進(jìn)行索賠。 進(jìn)出口貨物使用最廣泛的是 海運和集裝箱