采購管理流程-完整.doc

采購管理框架及流程圖示前言采購的描述部門：采購是一個公司的第一道入口，即是所有物料的入口，也是對外形象的第一道窗口（尤其是業(yè)內(nèi)形象），責(zé)任重大，決定了必須是公司高層高度關(guān)注和明確指導(dǎo)的部門，對采購的管理也必須樹立以公司利益為工作的唯一原則；同時，采購和銷售一樣，除了公司內(nèi)部管理外，還有對外的廣泛管理（供應(yīng)商、物料市場等），所以采購部必需兼?zhèn)鋰栏窦o律和開放意識的雙重特性；人員：采購管理者也需要兼?zhèn)鋰栏竦募o律和開放的心態(tài)，個人感覺，有些類似外交人員，堅守利益，又不失變通；才能堅持利益，并在變化中謀求利益，真正的為公司服務(wù)。采購人員的形象，應(yīng)該是一副：工作如履薄冰、執(zhí)行事無巨細、談判縱橫開闔的樣子。過分的自信和粗放的管理都將是致命的。團隊：如何打造出這樣的一支團隊，是綜合性的工作，下面進行框架與流程方面的描述（培訓(xùn)和激勵的說明不在本文中）?？蚣芎土鞒滔旅妫揖筒少徶?，具體的工作原則、工作內(nèi)容和配置、工作模塊、工作流程，進行規(guī)劃和描述：一、 工作設(shè)置的主要原則管理原則：威嚴而民主型管理流程設(shè)置原則：一流流程，二流人才監(jiān)督原則：業(yè)務(wù)公開，威懾喝阻人員配置原則：定崗定人，分工高效庫存控制原則：提前計劃、備貨成本、供貨及時的三要素平衡供應(yīng)商管理原則：強勢、低成本、多信息三要素資源管理原則：資源不分內(nèi)外彼此，只要對公司有利的，都要運用部門間合作原則：緊盯二、 工作內(nèi)容和配置的簡要說明部門的管理：在專橫而集中、威嚴而民主、粗放而自由的三類管理中，針對采購部門的特點，選擇威嚴而民主型，以實現(xiàn)部門兼?zhèn)鋰栏窦o律和開放意識的雙重特色。流程的管理（分流程和報表兩塊來說）：主要是分兩點，1、主干工作的業(yè)務(wù)流程（客戶評審和開發(fā)、計劃制定、采購進貨、質(zhì)量檢驗、發(fā)票核算、資金支付）；2、核心要素的審核控制點（信息、價格、客戶引進、合同、計劃接口、倉儲接口、財務(wù)接口）報表的管理：體現(xiàn)工作內(nèi)容的（各類業(yè)務(wù)及信息匯總分析報表），及工作流轉(zhuǎn)審核的（月周度報表、審核文件），需要定期或不定期提交的報表清單及報表格式。這些表格清單需要統(tǒng)一格式。監(jiān)督的管理：手段主要為流程防止，和人為監(jiān)督；人為監(jiān)督的主要形式為跟催和審計兩類；跟催以專題短會和工作計劃考核為形式、審計以部門業(yè)務(wù)公開和不定期調(diào)查為形式；在管理過程中，要建立一定的監(jiān)督威懾。人員的管理：職責(zé)分工和職責(zé)追溯的分工原則，崗位配置按工作目標而配置。人員崗位和配置要清晰明確，追求效率。在人員的選擇上，同時兼顧個性素質(zhì)和職業(yè)（業(yè)務(wù)及專業(yè)）素質(zhì)，尤其業(yè)務(wù)人員在接受能力和創(chuàng)新能力上需富有彈性。 庫存的管理：對備貨成本進行核算，并達成與供貨及時的平衡，低庫存并不意味著低備貨成本，所以備貨成本的最低、而不是庫存的最低，才是庫存管理的核心目標。 供應(yīng)商的管理：企業(yè)的競爭有多層面，基層是成本的競爭、再是雙方供應(yīng)鏈的競爭，再是產(chǎn)品和策劃營銷等高級的競爭。針對我司的情況，采購的供應(yīng)商管理，首先要獲得成本優(yōu)勢，這樣，對供應(yīng)商要進行強勢和低成本目標管理，第二階段，公司有了一定的規(guī)模，對供應(yīng)鏈的整合才是首要目標，合適的配置和供應(yīng)商的服務(wù)能力才更重要；暫時階段，個人建議在誠信基礎(chǔ)上，對供應(yīng)商的壓迫式管理是基本方法，核心內(nèi)容有帳期、質(zhì)量、價格、送貨時限、法律安全等，更高端的信息支持、新品開發(fā)支持等等服務(wù)視情況而動。 資源（外輔）的管理：部門外可以協(xié)助業(yè)務(wù)的顧問力量（專業(yè)人員、財務(wù)或資深人員），平時做好動員和關(guān)系儲備，在重大談判和難題時參與；供應(yīng)商也是我們的資源，對他們的信息、技術(shù)、人員也要積極運用?？捎玫亩家闷饋恚@一點，要充分開放。部門間的協(xié)作管理：以效率和有效溝通為首要目標，互相合作的事才溝通，不是什么事都溝通的，對決定了的，流程性的事，緊盯才能互相拉動出效率。應(yīng)急的管理：特殊情況（對貨源匱乏、嚴重質(zhì)量問題、貨款倒掛、重大天氣災(zāi)害等情況，建立應(yīng)急預(yù)案和預(yù)警的設(shè)置和定期啟動）的應(yīng)對。需要注意的是，這些設(shè)置，是直接服務(wù)于一定的企業(yè)或部門目標的，本身沒有一個固定的模式和數(shù)量，按目標的特性，來決定需要的配置模式和配置數(shù)量?；谑鹿适亲畲蟮睦速M，設(shè)置的原則是不浪費、最壞時無事故發(fā)生。三、 工作模塊采購工作的基本模塊如下，這些模塊是部門的支柱，需要長期建設(shè)?；灸K：人員崗位模塊業(yè)務(wù)流程模塊業(yè)務(wù)監(jiān)督模塊客戶管理模塊庫存控制模塊質(zhì)量控制模塊每個模塊其中都包括了具體的流程、標準、執(zhí)行、及處罰激勵措施，這些模塊中，人員崗位、業(yè)務(wù)流程、客戶管理在下面“工作流程”中說明，業(yè)務(wù)監(jiān)督、庫存控制單獨說明，放在最后；質(zhì)量控制主要以品質(zhì)部為主，采購部配合執(zhí)行。四、 工作流程業(yè)務(wù)流程1、 業(yè)務(wù)分工：在物料分工和分段分工兩種模式中，選擇分段分工模式。物料分工（機械組、包裝組、輔料組、原料組）的方式，優(yōu)點是專業(yè)性強，崗位職責(zé)清晰明確，缺點是信息封閉、安全性低、管理重復(fù)；分段分工（信息組、談判組、采購跟單組）的方式，優(yōu)點是信息開放、人員依賴度低、管理簡單，不足的是崗位職責(zé)不夠清晰、講究協(xié)作。但從企業(yè)的安全和成本上來看，個人強烈建議采用分段分工模式。而且便于統(tǒng)一管理風(fēng)格的形成、業(yè)務(wù)監(jiān)督的執(zhí)行。長期來看是適宜企業(yè)發(fā)展的。部門經(jīng)理部門組織結(jié)構(gòu)圖如下：主料項目組輔料包裝項目組 流程走向項目專員(視需要與否)跟單員開發(fā)談判員(業(yè)務(wù)員)信息與檔案 (兩項目組 結(jié)構(gòu)一致) 信息與檔案1-4名、業(yè)務(wù)員3-5名、跟單員2名、項目專員1名、主管（或副經(jīng)理）1-2名，經(jīng)理1名，共計10名以上人員安排是考慮將業(yè)務(wù)分為主料（肉類）和輔、包兩個項目組，主管（或副經(jīng)理）分管項目組，各項目組崗位分工結(jié)構(gòu)一致。各項目組編制如下：輔、包項目組分管主管1名 流程走向項目專員開發(fā)談判員 2名信息與檔案1名跟單員1名主料項目組分管主管1名 流程走向項目專員跟單員1名開發(fā)談判員 2名信息員3名以上人員，隨公司發(fā)展逐步入職。2、 主要的業(yè)務(wù)流程客戶評審和開發(fā)：計劃制定： 采購進貨：質(zhì)量檢驗：發(fā)票核算：資金支付：審核控制點1、 范圍描述主要是將采購流程中涉及到的一些需要審核的文件、控制點梳理出來，這些都是采購的數(shù)字管理或安全管理中最容易出現(xiàn)問題的地方，故作為流程中的一個獨立模塊來說明。2、 主要的審核控制點信息：信息的重要性主要依據(jù)一個采購理念：“最大的成本節(jié)約不來自談判控制，而來自市場行情控制?！毙畔⒁彩钦勁泻蛻?zhàn)略庫存決策的依據(jù)，按市場行情變動情況，每周或每月業(yè)務(wù)人員需提交行情信息（行情分析報告），交到部門。信息的審核工作主要由部門經(jīng)理完成，并對公司總經(jīng)理匯報。信息種類：產(chǎn)品詢價、原料及產(chǎn)品行情信息、定期行情分析報告。價格：價格，是采購管理的基礎(chǔ)元素，也是業(yè)務(wù)監(jiān)督中業(yè)務(wù)公開原則的執(zhí)行基礎(chǔ)，所以是核心審核點。價格的審核和調(diào)整，只能通過書面形式進行，包括：合同、協(xié)議、訂單（非常小的辦公、勞保及應(yīng)急采購的機械物資，以采購送貨單或收款單即可），并，除緊急情況下，不得在貨物到后再審核價格。違者處罰?？蛻粢M：未來的制造業(yè)競爭是供應(yīng)鏈的競爭，合作客戶非常重要。在客戶的引入上，就需要有完善的審核流程，以確保合作中的效率。具體流程在業(yè)務(wù)流程中已說明，這里只說明供應(yīng)商的評估要點：供應(yīng)商基本信息檔案表審核點供應(yīng)商A客戶B客戶認證三證相關(guān)認證投資投資方投資額機器硬件數(shù)量使用年限產(chǎn)能產(chǎn)能現(xiàn)年銷量技術(shù)研發(fā)實力品牌產(chǎn)品品控檢驗設(shè)備關(guān)鍵品控點1關(guān)鍵品控點2衛(wèi)生人員衛(wèi)生倉儲衛(wèi)生加工衛(wèi)生管理人員素質(zhì)作業(yè)規(guī)范工作狀態(tài)服務(wù)意識合作客戶客戶1客戶2合同：合同的簽訂，根本目的是保障合作的安全（效率、穩(wěn)定、法律），合同的審核不僅僅是價格、質(zhì)量、索賠的約束，整個合同的軟性條款、文字措詞都是審核的要點，不同的物料也適用不同的合同；這一點，是需要有專業(yè)采購人員操作的。具體的合同審核流程上面已做說明。計劃接口(生產(chǎn))、倉儲接口、財務(wù)接口：這三點都是采購和相關(guān)部門的數(shù)字接口，為確保數(shù)字安全，這三點涉及到的流轉(zhuǎn)單據(jù)都很重要。這里羅列主要單據(jù)。接口相關(guān)單據(jù)保存要求單據(jù)部門計劃(生產(chǎn))物料計劃需求原件采購臨時采購需求原件采購倉儲送貨單原件倉儲入庫單原件采購?fù)素泦卧少彉悠反鎲卧少徹攧?wù)發(fā)票臺帳采購對賬單復(fù)印件采購現(xiàn)金及支票簽收單復(fù)印件采購客戶扣款確認單復(fù)印件采購五、 業(yè)務(wù)監(jiān)督模塊首先要明確一點，采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督是為了更好地培養(yǎng)人才，對員工和同事的發(fā)展負責(zé)！采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督，我們將其分為業(yè)績和紀律兩類，控制的形式，就像合格產(chǎn)品不是檢驗出來的，而是生產(chǎn)出來的一樣，良好的采購也是流程培養(yǎng)出來的，不是監(jiān)督出來的；所以我們控制的重點就在兩塊：流程防止為主、人為監(jiān)督為輔。流程防止：1、 以分段分工的模式，避免個人全盤操控單項業(yè)務(wù)，人員互相監(jiān)督2、 關(guān)鍵崗位部門內(nèi)輪崗（每半年或一年），同時培養(yǎng)綜合能力人才3、 業(yè)務(wù)過程公開，所有涉及業(yè)務(wù)的資料、往來函、訂單等由檔案員獨立保管4、 制定采購人員工作倫理，從各方面細節(jié)規(guī)范和供應(yīng)商的交往5、 制定避嫌原則，對異常業(yè)務(wù)問題，執(zhí)行業(yè)務(wù)員避嫌，由其他業(yè)務(wù)員主導(dǎo)處理人為監(jiān)督：1、 重要的是持續(xù)不斷的要求、宣貫、形成監(jiān)督威懾（受到誘惑的第一次嘗試最重要，對本分的就是威懾，對不本分的就是節(jié)制）2、 定期召開工作會議，制定統(tǒng)一過程工作報表，跟催工作3、 定期審計，避免出現(xiàn)積壓性嚴重問題4、 對質(zhì)量、價格等定期分析，隨時整改糾偏，對問題在萌芽狀態(tài)進行遏制。六、 庫存控制模塊：庫存的控制問題，首先要確認控制的目標是什么?這里涉及到的要素有：庫存成本、購入成本、運輸成本、缺貨成本、采購人力投入，問題在于哪種備貨策略綜合成本最低，最適合我司現(xiàn)階段的發(fā)展要求。并制定合適的核算工具實現(xiàn)備貨策略目標。核算工具本文不涉及，只簡單