企業(yè)外貿(mào)管理制度(新).doc

外貿(mào)公司管理條例一、組成人員：老板-盯目標(biāo)望遠(yuǎn)鏡-全面的看待市場和使命，要有前瞻性；外貿(mào)部經(jīng)理-追過程 求結(jié)果-平面鏡-真實的看待自己，時刻檢查自己的工作外貿(mào)部業(yè)務(wù)員-強有力地正確執(zhí)行顯微鏡-把事情做細(xì)，從小處入手，精細(xì)的做好每一件事情！共同的關(guān)鍵詞：開心、付出有回報（個人能力提升和經(jīng)濟(jì)收入）二、管理制度為了更好的發(fā)展公司外貿(mào)業(yè)務(wù)，提升外貿(mào)業(yè)績，同時幫助外貿(mào)人員更好的成長，特制定如下條例：（一）、基礎(chǔ)工作：1）接受培訓(xùn)-接受阿里巴巴的電子商務(wù)培訓(xùn)，將培訓(xùn)內(nèi)容運用到日常工作中。2）熟悉產(chǎn)品-了解貴公司的產(chǎn)品知識，相關(guān)術(shù)語，建立一份所有產(chǎn)品的價格表，并經(jīng)常更新；3）準(zhǔn)備實物樣本和電子樣本：需由生產(chǎn)部配合，每件產(chǎn)品要提供高質(zhì)量的樣品，便于寄樣。同時制作電子樣本，買家會經(jīng)常要求寄樣品冊，可以用電子樣本代替。4）準(zhǔn)備報價單：A.報價單采用文本形式，其優(yōu)點文件小，不易受電腦病毒感染，海外買家更愿意接受。B 報價單的確定需有生產(chǎn)部門和銷售部門的協(xié)助，大家經(jīng)過詳細(xì)分析，最后確定。爭取同一產(chǎn)品能有多種報價。5）詢盤處理：A/接收客戶詢盤：至少每天三次收發(fā)email (早中晚各一次)B/詢盤回復(fù)：a. 確保回復(fù)每一個查詢b. 及時報價：一般無特殊情況，客戶的每次詢價提問確保在一天內(nèi)完成，爭取在兩小時內(nèi)完成，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發(fā)出。c.回復(fù)時盡量告訴買家我們能為他做什么,扼要介紹公司并強調(diào)優(yōu)勢所在,完整填寫公司地址，電話，傳真讓買家感覺我們是一家很正規(guī)的公司C詢盤整理：每天在收到買家查詢后第一步：接收和評級, 將所有詢盤按ABCD級進(jìn)行保存，進(jìn)行EXCEL表管理 （參考客戶管理檔案）第二步：建立買家數(shù)據(jù)庫：l 定期向買家發(fā)送市場資訊，行業(yè)動態(tài)，公司新聞l 隔些日子，向買家發(fā)送最新的產(chǎn)品或最熱門的產(chǎn)品，并通知買家到網(wǎng)站上去看；l 新產(chǎn)品開發(fā)：尋求買家對新產(chǎn)品的要求和建議，或按照買家的要求定做新產(chǎn)品l 國外參展并拜訪客戶；利用買家數(shù)據(jù)庫找出目的地的客戶，并查看每次聯(lián)系的記錄，與買家約時間溝通；l 參加商展；利用買家數(shù)據(jù)庫通知買家攤位號，帶上商展的最新樣品，追蹤表格。按照買家反饋與買家約見面；l 利用買家數(shù)據(jù)庫寄送最新的樣本，樣品和節(jié)日問候及正常性商務(wù)問候；l 利用買家數(shù)據(jù)庫進(jìn)行統(tǒng)計工作；了解客戶源實力，地域，性質(zhì)和最受歡迎的產(chǎn)品。 注：A級：有明確意向，成交可能性較大的客戶。B級：有意向，但有些猶豫，需要通過努力才能爭取的客戶。C級：有意向，但屬于長線采購，周期較長，不確定因素較多。D級：意向不明確，但也有可能成交。每月由貴公司操作人員將所有A級客戶名單及具體情況提交給總經(jīng)理。6）客戶跟進(jìn)：按ABCD級進(jìn)行。A級：每周2次 B級：每周一次 C級：每半月一次 D級：每月一次方法：1) 將所有的客戶資料（如老客戶、展覽會認(rèn)識的客戶）放入Access/Excel/crm客戶管理系統(tǒng)中，而不只是來自阿里巴巴的郵件查詢。2) 每次收到一個陌生的郵件查詢、電話或傳真時，先在客戶管理系統(tǒng)中查找他以前有沒有和您聯(lián)系過，問過產(chǎn)品，如果以前有過聯(lián)系，當(dāng)時的進(jìn)展如何？在對該客戶的情況有一個基本的判斷，進(jìn)行更有效的后續(xù)跟進(jìn)；如果該客戶以前沒有聯(lián)系過，則將他的資料錄入到系統(tǒng)中。3) 系統(tǒng)地跟蹤每一個查詢，一般每半個月至少和客戶聯(lián)系一次，如果有參展、新產(chǎn)品發(fā)布或促銷活動，通知客戶。4) 經(jīng)常利用客戶管理系統(tǒng)來發(fā)直郵給所有問過產(chǎn)品的買家。5) 常發(fā)新產(chǎn)品推薦給買家。6) 從節(jié)省成本角度出發(fā)，合理利用電話、傳真、郵件，Trademanager; skype, msn。 TEL電話：針對A級客戶了解詳細(xì)的情況；FAX傳真：傳真查詢用傳真回復(fù)（12小時以內(nèi)）；POST：給買家提供最完整的資料，用特快專遞寄資料，設(shè)計一個反查詢表格隨信件一起發(fā)過去。7）客戶要求寄樣品：a. 電子樣本。先寄電子樣本給客戶，因為速度快而且成本為零，還有樣本可隨時更新。b. 真實樣品。樣品郵寄費一般采用樣品免費，快件費倒付方式，樣品量大，客戶先由T/T方式匯到我司帳號，如果客戶對產(chǎn)品確有誠意，他會主動提出倒付，這樣的客戶希望很大，關(guān)鍵就取決于樣品質(zhì)量了。8）網(wǎng)頁資料更新：資料更新（如產(chǎn)品圖片更換、公司基本信息修改）是非常重要的一個方面。就好比是公司的一張臉，需要給人以新鮮的面孔。阿里巴巴的后臺操作工具my alibaba是為了針對跟進(jìn)買家操作特別設(shè)計的，可以自己非常方便的完成部分資料發(fā)布及更新。具體要求如下：A、首先建立一個產(chǎn)品關(guān)鍵詞表，因為所有的操作都須圍繞關(guān)鍵詞來；B、每天發(fā)布20個新產(chǎn)品，可使用導(dǎo)入功能，將時間最早的老產(chǎn)品導(dǎo)入，發(fā)布成新的產(chǎn)品，24小時后將被導(dǎo)入的老產(chǎn)品刪除（防止產(chǎn)品越積越多，造成頁面繁亂）。C、發(fā)布20個新產(chǎn)品時按照關(guān)鍵詞發(fā)布，盡量做到每個產(chǎn)品主推的關(guān)鍵詞都不同，以達(dá)到全面覆蓋關(guān)鍵詞，從而全面提升曝光量。D、櫥窗產(chǎn)品每2周更新一次，主要考慮更換部分圖片，以保持網(wǎng)頁新鮮感。（二）、外貿(mào)部銷售人員薪酬激勵（具體數(shù)據(jù)每個公司不同）：基本工資（每月發(fā)放）外貿(mào)業(yè)務(wù)提成（每月、季度或半年發(fā)放一次）+ 獎金（每半年或一年發(fā)放一次）為激勵外貿(mào)人員多做業(yè)績，可采用浮動底薪制及分層提成法。浮動底薪制：例如基本工資最低800元，每月根據(jù)業(yè)績量給予不同的底薪，完成2萬以內(nèi)800元，2萬4萬1000元，依次遞增；分層提成法：按照銷售金額提成而非利潤，提供給外貿(mào)人員產(chǎn)品成本價（最低銷售價），實際銷售金額低于成本價部分按照2%提成，高于成本價20%之內(nèi)部分按照8%提出，高于成本價20%50%之內(nèi)部分按照12%提成，高于成本價50%以上部分按照15%提成。獎金根據(jù)每季度阿里巴巴有效利用率、工作態(tài)度及方法、業(yè)績情況等綜合而定,獎金額度不少于相應(yīng)期間的基本工資。（三） 、外貿(mào)部作息時間：考慮到國外買家的工作時間跟國內(nèi)工作時間的時差問題，特調(diào)整公司外貿(mào)部作息時間如下：上午：09:0011:30工作 中午：11:3013:30休息 下午：13:3017:00工作晚上：17:0018:00休息 晚上：18:0020:00工作 周日休息如果有特殊情況，需向公司老總請假說明.（四） 、外貿(mào)部的學(xué)習(xí)培訓(xùn)：為了形成公司內(nèi)部學(xué)習(xí)和交流的良好氛圍，達(dá)到互助提高的效果，公司鼓勵交流，學(xué)習(xí)和互相幫助，比如：阿里巴巴公司提供的業(yè)務(wù)培訓(xùn)要求必須到場，而且做好學(xué)習(xí)筆記，阿里巴巴后臺外貿(mào)服務(wù)部要充分利用，加強和阿里巴巴外貿(mào)服務(wù)人員的溝通和學(xué)習(xí)，好的意見要充分利用，幫助自己提升業(yè)務(wù)能力和業(yè)績；（五） 客戶跟進(jìn)管理方法：要求每個業(yè)務(wù)人員，把自己聯(lián)系中的客戶進(jìn)行軟件或表格管理，把每個客戶每次跟進(jìn)的情況，在客戶管理平臺進(jìn)行管理和記錄，老板會定期查看；也方便自己有效管理客戶。一周內(nèi)的新客戶必須在當(dāng)周至少聯(lián)系一次，對于客戶必須進(jìn)行等級管理，較高級別以上的客戶每月至少聯(lián)系5次（任何形式）。（六） 工作報告的提交：要求外貿(mào)部人員，每周寫工作報告，打印出來提交給老板或外貿(mào)部經(jīng)理，同時要求自己建立報告檔案，報告要求如下：（參見工作周報）1本周工作回顧；2本周重點開發(fā)的客戶以及重點跟進(jìn)客戶（要求說明，客戶公司名稱，地址，主要聯(lián)系人，電話，E-mail，客戶跟進(jìn)情況詳細(xì)描述）；3工作總結(jié)：本周工作中發(fā)現(xiàn)的問題，包括