采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度和采購(gòu)人員行為準(zhǔn)則.ppt

卓翼科技采購(gòu)內(nèi)控制度和采購(gòu)人員行為準(zhǔn)則 總經(jīng)理辦2005年6月 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 建立起計(jì)劃 采購(gòu)的內(nèi)部管理和控制制度 使部門每一位員工均有工作 價(jià)值取向的準(zhǔn)繩 使公司的價(jià)值投資達(dá)到最大值 建立采購(gòu)內(nèi)控制度的目的 以卓翼科技的整體最佳利益為唯一目標(biāo) 選擇并確定最佳供應(yīng)商 使每一項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)和決策都能為公司帶來最佳利益 決不為求得局部或部門的利益而犧牲整體利益 采購(gòu)必須在公平 公正 公開的原則下進(jìn)行 與供應(yīng)商合作及所有的商業(yè)活動(dòng)必須遵循誠(chéng)信與商業(yè)道德準(zhǔn)則 只有采購(gòu)部才能代表公司對(duì)外承諾和執(zhí)行所有涉及供應(yīng)商的選擇 采購(gòu)等行為 所有用于產(chǎn)品與服務(wù)的采購(gòu)款項(xiàng)的承諾 必須通過采購(gòu)部來執(zhí)行 在采購(gòu)內(nèi)部所有的采購(gòu)行為 包括采購(gòu)合同的簽定 都必須得到采購(gòu)部經(jīng)理的授權(quán) 采購(gòu)全流程由采購(gòu)需求 供應(yīng)商選擇及執(zhí)行三個(gè)獨(dú)立的部分構(gòu)成 任何個(gè)人都不能承擔(dān)多于上述業(yè)務(wù)一項(xiàng)的責(zé)任 采購(gòu)控制的基本原則 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 采購(gòu)請(qǐng)求與執(zhí)行分離 采購(gòu)請(qǐng)求的提出和執(zhí)行采購(gòu)要明確分離 請(qǐng)購(gòu)人只負(fù)責(zé)決定業(yè)務(wù)需求和采購(gòu)資金的處理 采購(gòu)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)以及與供應(yīng)商的直接聯(lián)系 采購(gòu)請(qǐng)求的監(jiān)控 根據(jù)采購(gòu)物料的類別和金額大小 公司實(shí)行分級(jí)授權(quán)監(jiān)控管理制度 明確各級(jí)管理者 各有關(guān)部門的權(quán)限 所有的采購(gòu)行為都應(yīng)當(dāng)按計(jì)劃進(jìn)行 采購(gòu)計(jì)劃由計(jì)劃部門制定 自行采購(gòu) 自行采購(gòu)方式僅作為公司正常采購(gòu)流程之外的一種例外補(bǔ)充方式 其目的是快速響應(yīng)個(gè)別特殊需求 采購(gòu)請(qǐng)求管理 1 公司對(duì)自行采購(gòu)要有嚴(yán)格的限額規(guī)定 自行采購(gòu)時(shí) 采購(gòu)部主管對(duì)請(qǐng)購(gòu)的必要性 是否必須自行采購(gòu) 是否滿足公司自行采購(gòu)的規(guī)定等進(jìn)行嚴(yán)格審批 請(qǐng)購(gòu)經(jīng)批準(zhǔn)后 申購(gòu)人應(yīng)本著維護(hù)公司利益的原則 選擇合適的供應(yīng)商 自行采購(gòu)到貨物后 申購(gòu)人要會(huì)同本部門其它員工對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收 并共同在發(fā)票背面簽收 驗(yàn)收必須有兩人以上簽字方可報(bào)銷 采購(gòu)請(qǐng)求的撤消 采購(gòu)請(qǐng)求的撤消必須經(jīng)過相應(yīng)的評(píng)審 計(jì)劃人員 研發(fā)請(qǐng)購(gòu)人和采購(gòu)執(zhí)行人員不允許隨意的撤消采購(gòu)請(qǐng)求 采購(gòu)請(qǐng)求管理 2 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 招標(biāo) 招標(biāo)適用于技術(shù)成熟 使用量大 可以多家供應(yīng)的生產(chǎn)物料 或者一次性采購(gòu)但金額巨大的其他采購(gòu)項(xiàng)目 招標(biāo)活動(dòng)由公司相關(guān)部門組成的團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行 招標(biāo)事先要有計(jì)劃 并獲得資財(cái)部主管的批準(zhǔn) 金額較大時(shí)必須取得公司總經(jīng)理的批準(zhǔn) 每次招標(biāo) 必須有三個(gè)以上滿足招標(biāo)條件的供應(yīng)商參加招標(biāo) 如屬于招標(biāo)期滿再次招標(biāo)的項(xiàng)目 必須有一個(gè)以上的新供應(yīng)商引入 招標(biāo)過程必須是招標(biāo)小組的集體行為 與供應(yīng)人有利害關(guān)系的人員不得作為招評(píng)標(biāo)小組成員 開標(biāo)時(shí)采購(gòu)部經(jīng)理或委托監(jiān)督人員在場(chǎng) 評(píng)標(biāo)小組成員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守評(píng)標(biāo)規(guī)則 公平 公正地履行職責(zé) 采購(gòu)方式 1 招標(biāo)結(jié)果必須得到資財(cái)部總監(jiān)的確認(rèn)和批準(zhǔn)后方可發(fā)布 招標(biāo)時(shí)發(fā)生與方案估計(jì)較大偏差的異常情況時(shí) 招標(biāo)小組應(yīng)當(dāng)拿出具體意見后 提交給資財(cái)部總監(jiān)裁決和確定招標(biāo)結(jié)果 評(píng)標(biāo)過程應(yīng)當(dāng)制作筆錄 詳細(xì)記載評(píng)標(biāo)的有關(guān)真實(shí)情況 并由記錄人 評(píng)標(biāo)小組成員簽名 所有招標(biāo)過程文檔 包括電子件和紙件 交文控員歸檔 招標(biāo)執(zhí)行過程中 應(yīng)注意防止以下行為的發(fā)生 1 應(yīng)當(dāng)招標(biāo)采購(gòu)而未招標(biāo)的 2 擅自提高采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的 3 與供應(yīng)商串通 虛假招標(biāo)的 4 定標(biāo)前泄露標(biāo)底的 5 其他嚴(yán)重違反內(nèi)控制度的行為 采購(gòu)方式 2 比價(jià) 技術(shù)成熟 可以多家供應(yīng)的采購(gòu)項(xiàng)目 都可以進(jìn)行比價(jià)采購(gòu) 比價(jià)是卓翼科技最常用最普通的采購(gòu)方式 與供應(yīng)商的價(jià)格確定必須與數(shù)量相結(jié)合 運(yùn)用數(shù)量杠桿 并充分利用供應(yīng)商的階梯價(jià)格政策 做到適量適價(jià) 新的采購(gòu)項(xiàng)目 確定價(jià)格時(shí)要有相應(yīng)的價(jià)格比較 采購(gòu)員對(duì)價(jià)格的合理性負(fù)責(zé) 對(duì)于比價(jià)結(jié)果 如果最終不是選擇最低價(jià)格者 要有相關(guān)說明 申請(qǐng)人對(duì)其合理性負(fù)責(zé) 采購(gòu)訂單審批過程中 各級(jí)審核責(zé)任人 負(fù)責(zé)對(duì)價(jià)格選擇的合理性審核把關(guān) 對(duì)最終結(jié)果負(fù)連帶責(zé)任 對(duì)于價(jià)格隨行就市的采購(gòu)項(xiàng)目 要及時(shí)刷新價(jià)格 以保證每次采購(gòu)時(shí)的價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 采購(gòu)方式 3 競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估 競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估是基于一些非價(jià)格因素 如品種 成本趨勢(shì) 貨期 柔性 技術(shù)等方面 對(duì)供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的整體評(píng)估 評(píng)估結(jié)果是確定和調(diào)整該供應(yīng)商合作策略的依據(jù) 競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估方法 是兩人以上的集體行為 通常用于招標(biāo)之前確定招標(biāo)供應(yīng)商資格 或者用來審視與供應(yīng)商的關(guān)系 調(diào)整合作策略 或者在與新供應(yīng)商合作之前 審視其進(jìn)入的資格 競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估可能帶來采購(gòu)策略的更新變化 供應(yīng)商的資料必須詳實(shí) 具體 可靠 有書面評(píng)估報(bào)告 條件許可時(shí) 新供應(yīng)商必須有采購(gòu)部主管牽頭現(xiàn)場(chǎng)考察 形成現(xiàn)場(chǎng)考察評(píng)估報(bào)告 只有評(píng)估結(jié)果表明該供應(yīng)商滿足該類別供應(yīng)商符合卓翼科技合作的最低要求時(shí) 方可進(jìn)入下一步的合作 重要供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)性評(píng)估 要考慮公司間的戰(zhàn)略合作關(guān)系 采購(gòu)方式 4 風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu) 由于時(shí)間性等條件限制 風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)?fù)綆е?yīng)商風(fēng)險(xiǎn) 質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn) 價(jià)格風(fēng)險(xiǎn) 交貨風(fēng)險(xiǎn) 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等 對(duì)于必須進(jìn)行的風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu) 要控制風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)的總量 包括總資金量和總數(shù)量 對(duì)用于風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)的現(xiàn)貨供應(yīng)商要進(jìn)行商務(wù)認(rèn)證 確定報(bào)價(jià)規(guī)則與商務(wù)條件 確保供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)降至最低 應(yīng)盡量向已認(rèn)證好的現(xiàn)貨商詢價(jià)購(gòu)買 注意控制詢價(jià)單發(fā)放數(shù)量 以免造成需求虛漲 人為的抬高價(jià)格 風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)必須比價(jià)和議價(jià) 每次風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)的數(shù)量 以解決供應(yīng)缺口的最小數(shù)量為宜 特殊情況的數(shù)量突破 要有確定的理由 要定期提交風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和原因分析報(bào)告 確定產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)的責(zé)任歸屬部門及原因 采購(gòu)方式 5 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 供應(yīng)商選擇 在選擇供應(yīng)商時(shí) 應(yīng)使用公正的 規(guī)范的評(píng)估手段與方法認(rèn)證供應(yīng)商的基本條件 無論采購(gòu)量多少 都要秉持公正原則 供應(yīng)商選擇與管理程序 卓翼科技按供應(yīng)商綜合評(píng)審得分不同 對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理 卓翼科技將重要供應(yīng)商和核心供應(yīng)商納入供應(yīng)鏈管理 深入了解供應(yīng)商的供貨信息 必須定期對(duì)重要供應(yīng)商和核心供應(yīng)商做TQRDC評(píng)審 優(yōu)選供應(yīng)商及不合格供應(yīng)商 根據(jù)同供應(yīng)商的合作情況 供應(yīng)商在業(yè)界實(shí)力及供應(yīng)商表現(xiàn)等 確定優(yōu)選供應(yīng)商 及時(shí)向公司有關(guān)部門發(fā)布 引導(dǎo)申購(gòu)和采購(gòu)活動(dòng) 供應(yīng)商關(guān)系管理 1 供應(yīng)商在T Q R D C等五個(gè)方面的總體評(píng)價(jià)已經(jīng)達(dá)不到卓翼科技的標(biāo)準(zhǔn) 經(jīng)資材部總監(jiān)審核批準(zhǔn)后 供應(yīng)商的供貨資格將被取消 對(duì)于公司認(rèn)定的不合格供應(yīng)商 應(yīng)根據(jù)其行為的惡劣程度 行為的性質(zhì)以及卓翼科技造成的損失等情況 一定期間內(nèi)不予考慮與其進(jìn)行采購(gòu)合作事宜 唯一供應(yīng)商的選擇 一般情況下每一采購(gòu)項(xiàng)目 應(yīng)選擇多家供應(yīng)商 只有在以下情況下才可以選擇唯一供應(yīng)商 只有一位已知的供應(yīng)商 定價(jià)時(shí)應(yīng)該采用價(jià)格比較分析和成本構(gòu)成分析法 時(shí)間限制 事后應(yīng)對(duì)物料的真實(shí)價(jià)值進(jìn)行評(píng)估 由申購(gòu)人選擇的供應(yīng)商 如果采購(gòu)部不認(rèn)同這個(gè)由申購(gòu)人員指定的唯一供應(yīng)商 可以不下單 直至申購(gòu)人與采購(gòu)部達(dá)成共識(shí) 供應(yīng)商關(guān)系管理 2 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 合同簽定 采購(gòu)人員對(duì)外簽定合同時(shí) 應(yīng)根據(jù)不同的采購(gòu)標(biāo)的 盡量參照相應(yīng)的合同范本和采購(gòu)部擬訂的合同范本 經(jīng)過必要的補(bǔ)充 修改和調(diào)整之后 形成所需的合同文本 除采購(gòu)訂單及其補(bǔ)充協(xié)議外 采購(gòu)部所有對(duì)外簽定的合同 如果與示范合同文本有不一致的地方 采購(gòu)人員均應(yīng)提交采購(gòu)部集體評(píng)審 采購(gòu)部所有對(duì)外合同的簽定 修改 必須符合國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定 公司對(duì)外簽定采購(gòu)合同時(shí) 均應(yīng)得到公司總經(jīng)理的授權(quán) 不同采購(gòu)金額的合同 應(yīng)由相應(yīng)不同授權(quán)級(jí)別的人員簽署 簽署時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商保持對(duì)等原則 合同歸檔 經(jīng)濟(jì)合同簽定后 合同正本應(yīng)由文檔管理員負(fù)責(zé)登記 存檔 管理 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員不得私自保留合同 協(xié)議正本 采購(gòu)合同管理 1 采購(gòu)訂單管理 任何訂單均需采購(gòu)授權(quán)經(jīng)辦人簽字 并蓋有公司采購(gòu)合同章 對(duì)供應(yīng)商簽返的采購(gòu)訂單 境內(nèi)供應(yīng)商要求蓋章并有經(jīng)辦人簽名 境外供應(yīng)商只要求經(jīng)辦人簽名 采購(gòu)經(jīng)辦人必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi) 將PR轉(zhuǎn)換成PO 在PR轉(zhuǎn)換成PO的過程中 項(xiàng)目 數(shù)量 單位及需求時(shí)間必須嚴(yán)格與PR保持一致 除非需求數(shù)量在不滿足最小訂單或最小包裝的情況下 采購(gòu)數(shù)量才能按規(guī)定進(jìn)行調(diào)整 采購(gòu)員按照認(rèn)證分配比例下單 如有偏差 則須說明理由 且偏差比例不能超過規(guī)定范圍 對(duì)于采購(gòu)分配比例小于或等于5 的供應(yīng)商 可認(rèn)為是一種采購(gòu)策略 在該供應(yīng)商的貨期 價(jià)格 品質(zhì)等無明顯優(yōu)勢(shì)的情況下 可不向其下單 或少下單 采購(gòu)合同管理 2 采購(gòu)人員取消大額訂單時(shí)須附有書面的說明和分析 對(duì)過期訂單要及時(shí)處理 在下達(dá)無取消窗的長(zhǎng)單時(shí)必須經(jīng)過采購(gòu) 計(jì)劃集體討論會(huì)簽通過 采購(gòu)訂單跟蹤 必須要求供應(yīng)商定期對(duì)在途訂單提供出貨報(bào)告 如果因供應(yīng)商推遲到貨 或供應(yīng)商不能確定交期 有可能影響我司正常生產(chǎn) 或危及重大項(xiàng)目的進(jìn)度 必須逐級(jí)上報(bào)給主管和通報(bào)給計(jì)劃部門 由主管向供應(yīng)商交涉 或決定撤單 改向能按時(shí)供貨的供應(yīng)商采購(gòu) 如供應(yīng)商提出 不能提供合同中指定型號(hào)的物料 需以其他型號(hào)的物料替代 或采購(gòu)人員下單時(shí) 由于各種原因 不能及時(shí)采購(gòu)到需求部門指定的物料型號(hào) 這時(shí)采購(gòu)員必須填寫相關(guān)的替代申請(qǐng) 在得到技術(shù)部門的批準(zhǔn)之后 再對(duì)替代型號(hào)的物料重新詢價(jià) 如有必要 應(yīng)更改采購(gòu)訂單 采購(gòu)合同管理 3 采購(gòu)訂單更改 由于計(jì)劃的要求 需對(duì)在途PO的交期 數(shù)量等進(jìn)行更改時(shí) 應(yīng)與供應(yīng)商友好協(xié)商 斟情處理 如取消的項(xiàng)目涉及金額較大 或進(jìn)貨后可能成為呆死料 而供應(yīng)商又不同意取消 需逐級(jí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)處理和通報(bào)給計(jì)劃部門 由領(lǐng)導(dǎo)向供應(yīng)商交涉 或決定折價(jià)向供應(yīng)商賠償 對(duì)要求提前到貨的項(xiàng)目 如供應(yīng)商不能滿足要求 可能影響我司正常生產(chǎn)或危及重大項(xiàng)目的進(jìn)度 必須逐級(jí)上報(bào)給主管和通報(bào)給計(jì)劃 由領(lǐng)導(dǎo)向供應(yīng)商交涉 或決定撤單 改向能按時(shí)供貨的供應(yīng)商采購(gòu) 退換貨協(xié)議 如果供應(yīng)商的物料在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題 必須與供應(yīng)商簽訂退換貨協(xié)議 RMA 并追究供應(yīng)商因其物料的質(zhì)量問題而給我司造成的損失 采購(gòu)員需督促供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理完退貨手續(xù) 采購(gòu)人員必須關(guān)注因退貨而可能造成的缺料 并要采取補(bǔ)救措施 避免影響正常生產(chǎn) 采購(gòu)合同管理 4 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 接收 收貨部門接收物料的數(shù)量和型號(hào)必須與采購(gòu)訂單相符 質(zhì)量檢驗(yàn) 除了按規(guī)定享受免檢的物料和服務(wù)類無形物料之外 所有采購(gòu)物料都必須經(jīng)過質(zhì)量檢驗(yàn)才能夠正式入庫(kù) 每次檢驗(yàn) 都必須按技術(shù)部門認(rèn)可的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)操作 生產(chǎn)物料的質(zhì)量檢驗(yàn)要貫穿于來料檢驗(yàn) 生產(chǎn)調(diào)測(cè)和使用的全過程 尤其要關(guān)注生產(chǎn)和使用過程中的表現(xiàn) 促使供應(yīng)商建立有效的質(zhì)量控制體系 供應(yīng)商質(zhì)量管理 對(duì)供應(yīng)商來料質(zhì)量方面的考評(píng)必須有規(guī)范的書面標(biāo)準(zhǔn) 并且確保在第一時(shí)間通知供應(yīng)商 物料接收和質(zhì)量檢驗(yàn) 1 在對(duì)供應(yīng)商質(zhì)量表現(xiàn)分級(jí)時(shí) 必須有明確的質(zhì)量數(shù)據(jù)指標(biāo)的支撐 嚴(yán)禁主觀臆斷 來料質(zhì)量檢驗(yàn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)記錄應(yīng)力求準(zhǔn)確 有效 及時(shí) 對(duì)采購(gòu)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不完整 不正確或突然更改等造成的質(zhì)驗(yàn)不合格 相關(guān)人員在確認(rèn)質(zhì)量數(shù)據(jù)時(shí)需同責(zé)任采購(gòu)工程師等共同確認(rèn)最終結(jié)果 同時(shí)應(yīng)積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)問題 此類不合格一般不計(jì)入質(zhì)量指標(biāo) 采購(gòu)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商要進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定 向供應(yīng)商及時(shí)通報(bào)評(píng)定結(jié)果 物料接收和質(zhì)量檢驗(yàn) 2 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 付款規(guī)則 四重匹配或三重匹配規(guī)則 四重匹配是 已匹配發(fā)票數(shù)量 接受數(shù)量 接收數(shù)量 PO訂購(gòu)數(shù)量 如果PO的工藝路線是直接接收類型的 那么系統(tǒng)中就沒有接受的信息 四重匹配即變?yōu)槿仄ヅ?對(duì)帳制度 與主要供應(yīng)商建立定期對(duì)賬制度 確保雙方往來帳目的準(zhǔn)確和一致 供應(yīng)商付款信息 供應(yīng)商的收款帳號(hào)必須與其增值稅發(fā)票上的帳號(hào)一致 如供應(yīng)商要求更改其收款信息 名稱 帳號(hào)等 必須向采購(gòu)部提出申請(qǐng) 并提供有效證明 經(jīng)采購(gòu)部確認(rèn)后更改供應(yīng)商基本信息 財(cái)務(wù)部不受理供應(yīng)商直接提出的更改要求 采購(gòu)付款結(jié)算 1 出納人員向供應(yīng)商付款應(yīng)以系統(tǒng)信息為準(zhǔn) 付款計(jì)劃的制定 采購(gòu)部需向財(cái)務(wù)部申報(bào)預(yù)付款 暫緩付款或解凍付款計(jì)劃 并附上相應(yīng)的說明 如果財(cái)務(wù)部的付款方式與采購(gòu)部同供應(yīng)商簽定的合同中規(guī)定的付款方式不同 則需要采購(gòu)部和供應(yīng)商溝通同意之后才能進(jìn)行 預(yù)付款支付方式 所有預(yù)付款必須在雙方預(yù)付款合同正式簽定并生成采購(gòu)訂單后 方可提單申付 對(duì)過去有不良記錄的供應(yīng)商 禁止采用預(yù)付款方式支付 風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)的預(yù)付款 必須是已認(rèn)證的供應(yīng)商和已認(rèn)證的價(jià)格 對(duì)于尚未認(rèn)證的供應(yīng)商不得以預(yù)付款方式支付 特殊情況下的預(yù)付 必須得到公司資財(cái)部總監(jiān)或公司總經(jīng)理簽字 采購(gòu)付款結(jié)算 2 根據(jù)合同要求支付預(yù)付款時(shí) 由采購(gòu)人員申請(qǐng)經(jīng)資財(cái)部總監(jiān)審批后交財(cái)務(wù)部處理 采購(gòu)人員必須對(duì)預(yù)付款申請(qǐng)的真實(shí)性負(fù)責(zé) 在提交采購(gòu)用款申請(qǐng)表時(shí)需附采購(gòu)合同原件或復(fù)印件 財(cái)務(wù)部定期需對(duì)未核銷的預(yù)付款進(jìn)行清理 對(duì)長(zhǎng)期不能核銷的預(yù)付款 采購(gòu)經(jīng)辦人必須作出合理的解釋和說明 并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)裁決 退貨的財(cái)務(wù)處理 所有退貨都必須由采購(gòu)員同供應(yīng)商簽定退貨協(xié)議 退貨協(xié)議中應(yīng)寫明供應(yīng)商是否補(bǔ)貨或退貨 采購(gòu)核算人員核算退貨業(yè)務(wù)并對(duì)供應(yīng)商扣款 定期核對(duì)退貨并對(duì)差異進(jìn)行跟蹤處理 采購(gòu)付款結(jié)算 3 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 監(jiān)控責(zé)任 各級(jí)管理者對(duì)自己審批的采購(gòu)單據(jù)負(fù)有審查 監(jiān)督責(zé)任 對(duì)下屬?gòu)氖碌牟少?gòu)業(yè)務(wù)負(fù)有指導(dǎo) 監(jiān)控責(zé)任 各采購(gòu)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)人員對(duì)自己從事的采購(gòu)業(yè)務(wù)負(fù)有直接責(zé)任 對(duì)上下游問題負(fù)有反饋責(zé)任 監(jiān)控原則 共同參與原則 供應(yīng)商考察 認(rèn)證 商務(wù)談判 供應(yīng)商接待等重大活動(dòng) 我方參與人員不能少于二人 監(jiān)控方法 根據(jù)ISO9000系列的要求組織建立質(zhì)量管理體系 實(shí)施定期內(nèi)部質(zhì)量審核 及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施 使質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行并得以保持 監(jiān)控與保證措施 1 通過定期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 監(jiān)控崗位的工作及時(shí)性 正確性和工作效率 通過定期統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù) 監(jiān)控采購(gòu)原則 策略 的執(zhí)行情況 對(duì)重大問題實(shí)行問題升級(jí)制度 所有采購(gòu)人員在任何情況下發(fā)現(xiàn)采購(gòu)重大問題或接到重大問題投訴后 有責(zé)任立即通報(bào)給相關(guān)的業(yè)務(wù)主管 并知會(huì)自己的直接主管 問題上報(bào)后 各相關(guān)責(zé)任人員必須全力以赴積極協(xié)調(diào)各方資源給予全程跟蹤 解決 直到問題確認(rèn)得到解決 對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的重大問題 將本著 誰不上報(bào)誰負(fù)責(zé) 的原則 確認(rèn)事故責(zé)任人 對(duì)于隱瞞不報(bào)的人員及處理不力者 將給予嚴(yán)厲的處罰 貫徹績(jī)效導(dǎo)向方針 建立均衡 統(tǒng)一和公正的價(jià)值評(píng)價(jià)體系 監(jiān)控與保證措施 2 供應(yīng)商 公司內(nèi)部相關(guān)人員有權(quán)對(duì)任何問題進(jìn)行反饋和投訴 應(yīng)明確公示采購(gòu)問題反饋渠道 對(duì)收集到的任何問題 投訴 以及調(diào)查過程中的情況 都屬于保密內(nèi)容 不得向無關(guān)人員透露 如發(fā)現(xiàn)問題可能涉及到自身 當(dāng)事人應(yīng)主動(dòng)回避 監(jiān)控與保證措施 3 目錄 一 采購(gòu)控制的基本原則二 采購(gòu)請(qǐng)求管理三 采購(gòu)方式四 供應(yīng)商關(guān)系管理五 采購(gòu)合同管理六 物料接收和檢驗(yàn)七 采購(gòu)付款結(jié)算八 監(jiān)控與保證措施九 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 基本準(zhǔn)則 提倡廉潔 自律 守法 誠(chéng)信 敬業(yè)的職業(yè)道德 員工的一切職務(wù)行為都必須以維護(hù)公司利益 對(duì)社會(huì)負(fù)責(zé)為目的 有高度責(zé)任意識(shí) 卓翼科技的采購(gòu)業(yè)務(wù)人員 必須遵守商業(yè)品行和職業(yè)道德 工作制度 不論是接待供應(yīng)商或參加談判 我方必須有兩人以上參與 均須授權(quán)參與人 禁止與供應(yīng)商單獨(dú)接觸 嚴(yán)格遵守公司接待供應(yīng)商的規(guī)定 個(gè)人行為 員工個(gè)人行為必須遵守法律法規(guī)和社會(huì)公德的要求 維護(hù)卓翼科技信譽(yù) 工作內(nèi)外 個(gè)人行為不能妨礙自己和同事的工作 或公司合法權(quán)益 否則將受到處罰 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 1 明確溝通 禁止向任何供應(yīng)商做錯(cuò)誤的或不實(shí)的說明 禁止與他人談?wù)撽P(guān)于本公司的小道消息 禁止與供應(yīng)商談?wù)撆c工作無關(guān)的事宜 特別是公司內(nèi)個(gè)人事宜 更不能泄露 有意或無意 公司的商業(yè)和技術(shù)機(jī)密 若被誤解或認(rèn)為被誤解 請(qǐng)立即更正 明確的溝通是誠(chéng)信的基礎(chǔ) 當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合法或不道德的情況時(shí) 必須立刻上報(bào)公司 采購(gòu)項(xiàng)目管理 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員應(yīng)努力使公司在任何一次采購(gòu)項(xiàng)目中獲得盡可能優(yōu)惠的商務(wù)條件和服務(wù) 在采購(gòu)項(xiàng)目有關(guān)責(zé)任人可以控制的范疇內(nèi) 獲得當(dāng)時(shí)最好的產(chǎn)品 價(jià)格和服務(wù) 并不得以采購(gòu)部門已經(jīng)存在的供應(yīng)渠道 采購(gòu)價(jià)格和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為了理由而降低工作標(biāo)準(zhǔn) 采購(gòu)業(yè)務(wù)人員行為準(zhǔn)則 2 供應(yīng)商選擇 在選擇供應(yīng)商時(shí) 應(yīng)不帶偏見地考慮所有主要因素 無論采購(gòu)量的多少 即使是簽定一份數(shù)額極小的合同 都應(yīng)秉持公正原則 對(duì)供應(yīng)商的選擇是一個(gè)集體決策的過程 不允許運(yùn)用個(gè)人的影響力 使得待選供應(yīng)商得到 特殊待遇 即使僅表露此意 也會(huì)破壞公司既定程序的公正 以公正的方