文書溝通培訓(xùn).ppt

文書溝通培訓(xùn) TIMEWAYNECONSULTING 技法概要 文字溝通分析 模擬訓(xùn)練 文書溝通 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入學(xué)習(xí)目的 如果你寫不出來 你也別指望你能說得好 文字溝通并沒有高深的理論 其難度在于 你需要不斷地訓(xùn)練自己 這一過程可能是漫長的 與其說你在訓(xùn)練寫作技能 不如說你在培養(yǎng)正確的寫作習(xí)慣 不要相信模式 除非是大家共同制定的文字溝通模式 否則你會發(fā)現(xiàn) 這個模版本身就是溝通的阻礙 公眾溝通 文書溝通 TIMEWAYNECONSULTING 通過對目前的期望的文字溝通效果 確認(rèn)改善的領(lǐng)域通過掌握有效的文字溝通技能 獲取更好的效果 培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能 學(xué)習(xí)目的 進(jìn)入文字溝通分析 公眾溝通 文書溝通 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入明確目的 文書溝通 文字溝通分析 三個問題一 文字溝通的類型 二 有效文字溝通的特點(diǎn) 三 文字溝通首要重點(diǎn) 信涵 備忘錄 報告 提議 記錄 和約 指示 議程 通知 規(guī)章 筆記 計劃 討論文件 A 傳達(dá)必要的 精確的信息 B 文字的表述對特定的情況應(yīng)是恰如其分的 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入寫作過程 文書溝通 文字溝通分析 明確目的 我想利用這份文書做什么 傳遞信息 下達(dá)指示 解釋事情 事后補(bǔ)遺 制定語氣和修辭策略 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入示例練習(xí) 寫作過程 寫完后重讀 修改文書 大膽刪減 一口氣寫完 整理寫作思路 考慮文書內(nèi)容 檢查細(xì)節(jié) 確認(rèn)無誤 要與不要 目的要明確 信息要全面 行文要簡短 使用短句 強(qiáng)調(diào)最重要的 段落分明 總結(jié)和結(jié)論 盡量生動 隨意開始 寫寫停停 被動句 雙重否定 長句 無關(guān)信息 錯別字 過長 文書溝通 文字溝通分析 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入本練習(xí)review和結(jié)論 親愛的先生 女士 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦 我確信作為一個完全能令人放心的公司 我公司定能被指派 不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗有限 曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項工作 我是個非常熱請的人 對于與您相會的可能性 除非另行通知 我在周一 周二和周五下午不能拜訪你處 這是因為 劉云端先生 您好 這是來自微軟的信 繼我們上周的電話談話后 我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊 你曾表示過貴公司對安裝新型計算機(jī)軟件感興趣 我相信我們的服務(wù)符合你的要求 會讓您滿意的 期待您的回音 并期望很快能和您會面 此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日 練習(xí)目標(biāo) 判別兩封信的高下 并說明原因 10分鐘 形式 團(tuán)隊討論 形成理由 代表陳述 3分鐘 文書溝通 文字溝通分析 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入技法概要 文書溝通 文字溝通分析 親愛的先生 女士 我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦 我確信作為一個完全能令人放心的公司 我公司定能被指派 不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗有限 曾經(jīng)為您服務(wù)過的人說我們能勝任此項工作 我是個非常熱請的人 對于與您相會的可能性 除非另行通知 我在周一 周二和周五下午不能拜訪你處 這是因為 劉云端先生 您好 這是來自微軟的信 繼我們上周的電話談話后 我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊 你曾表示過貴公司對安裝新型計算機(jī)軟件感興趣 我相信我們的服務(wù)符合你的要求 會讓您滿意的 期待您的回音 并期望很快能和您會面 此致敬禮比爾蓋茨2002年10月1日 寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人 語意含糊 語法錯誤與錯別字 無關(guān)信息 文書過長 說明寫信原因 暗示下一步應(yīng)采取的行動 知道此信發(fā)給誰 表明積極的態(tài)度 只寫了一頁 表達(dá)不清 內(nèi)容缺乏全面考慮 錯別字和標(biāo)點(diǎn)錯誤 廢話連篇 內(nèi)容清晰 態(tài)度樂觀 簡明扼要 切中要害 判別兩封信的高下 并說明原因 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入環(huán)節(jié)要點(diǎn) 文書溝通 技法概要 掌握寫作過程中每個環(huán)節(jié)的要點(diǎn)掌握三種文字類型的特點(diǎn)和寫作方式 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入三種類型 文書溝通 技法概要 寫完后重讀 修改文書 大膽刪減 一口氣寫完 整理寫作思路 考慮文書內(nèi)容 檢查細(xì)節(jié) 確認(rèn)無誤 重溫寫作過程 準(zhǔn)備準(zhǔn)備再準(zhǔn)備 目標(biāo) who what why提綱 結(jié)構(gòu) 策略整理 信息 需求 寫作 檢查 肯定 否定 指示 刪減 無關(guān)信息 大幅度注意錯誤 語法 拼寫 描述細(xì)節(jié) 標(biāo)點(diǎn) 日期 稱謂 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入技法概要總結(jié)表 文書溝通 技法概要 肯定同意某種請示 提供一個機(jī)會 或者是一些好消息 直截了當(dāng)?shù)亟o接受者好消息 使之高興 然后解釋這個好消息 消除接收者可能產(chǎn)生的疑問 用好祝愿來結(jié)束文書 使受信人知道 你在分享他的愉快 否定對要求的一種否定 或者是一個壞消息 開始以自然漸進(jìn)的方式敘述 為受信人接受壞消息先行鋪墊 給出壞消息之前給出一些背景方面的信息 進(jìn)行暗示 使之有思想準(zhǔn)備 給出壞消息 要清楚 準(zhǔn)確 不能使人產(chǎn)生誤解 用良好的祝愿結(jié)束 不要為壞消息做任何辯解 指示指示他人進(jìn)行某項工作 開展某些活動 同意你的見解或提供你的信息等 開頭對受信人應(yīng)具有吸引力 要生動 使人產(chǎn)生興趣 表述事實 要求或建議 當(dāng)這些與某種利益相關(guān)時 使受信者屈從 清楚地指示受信者如何去做 鼓勵克服困難 盡快完成任務(wù) TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入模擬練習(xí) 文書溝通 技法概要 1 寫作準(zhǔn)備階段 思考 寫給誰 寫什么 為什么 提綱 主要點(diǎn) 使用索引卡整理 按邏輯排列各要點(diǎn)的位置 去掉無關(guān)信息 3 檢查 是否表述準(zhǔn)確 是否有不適當(dāng)?shù)拿枋?有否文法 文字上的錯誤 關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容 2 寫作過程文字溝通有三種主要類型 肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束 否定型用 緩沖 式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能 建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾 指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求 及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵克服困難 盡早完成工作 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入創(chuàng)建文字溝通分析表 文書溝通 模擬練習(xí) 溝通聯(lián)絡(luò)卡 創(chuàng)建文字溝通分析表 一封拒絕的信 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入一封拒絕的信 釘書機(jī) 文字溝通分析表 填寫時 把精力集中在最常用的文字溝通材料上 信件 便條 備忘錄等 練習(xí)時至少填寫三個主要受信人 現(xiàn)實工作中要填寫所有的 用10分鐘獨(dú)自填寫 填寫完畢后用5分鐘在組內(nèi)交換該分析表 可以討論 問題 填完表后 你發(fā)現(xiàn)了什么 交換表后 你又發(fā)現(xiàn)了什么 模擬練習(xí) 文字溝通分析表 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入研討 模擬練習(xí) 一封拒絕的信 練習(xí)背景 你是一名行政主管 收到了一位骨干員工的來信 他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求 內(nèi)容見后 而你必須寫一封復(fù)信 信中你要拒絕他的要求 請每個人用10分鐘寫完這封信 請注意 準(zhǔn)備 寫作和檢查 三步驟 尊敬的主管 您好 我是質(zhì)量控制員王海賓 已經(jīng)在崗位上工作3年了 我先后多次參加過公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn) 這些培訓(xùn)對我的工作很有幫助 使我深刻認(rèn)識到知識對工作的重要性 因此 我希望能參加一次 6個西格瑪 管理的進(jìn)修班 為期2個月 脫產(chǎn)進(jìn)行 原因如下 6個西格瑪 是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法 作為主管質(zhì)量方面的員工 我的質(zhì)量管理知識已經(jīng)陳舊 需要更新 現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲備一些專業(yè)知識 可以有利于將來工作 我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn) 可是限于我們的能力 都沒有舉辦 這個為期2個月的進(jìn)修班是省計委舉辦的 質(zhì)量高 費(fèi)用低 機(jī)會難得 綜上所述 希望您能夠批準(zhǔn)我的請求 此致敬禮王海賓2002年10月9日 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入陳述紙樣板 模擬練習(xí) 一封拒絕的信 研討 20分鐘 兩人一組 互讀信件 每個人獨(dú)自閱讀所發(fā)資料 按要求填 分析表 10分鐘團(tuán)隊內(nèi)依次傳閱每個人所寫的信件 討論并分別挑選出一封寫得最合適的 和一封相對最不合適的信 注意上一步 分析表 中的意見 5分鐘團(tuán)隊將這兩封信的分析表COPY到陳述紙上 代表宣講并給出綜合評價 陳述紙樣板見后 5分鐘 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入 一封拒絕的信 review 654321 5 8 22個字的句子 模擬練習(xí) 一封拒絕的信 陳述紙樣板 TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入溝通聯(lián)絡(luò)卡練習(xí) 模擬練習(xí) 一封拒絕的信 討論問題 團(tuán)隊是怎樣依次傳閱信件的 兩封信是如何推舉出來的 每封信都和對應(yīng)的 分析表 在一起嗎 還是已經(jīng)混亂地分開 你看到別人對自己信的 分析表 了嗎 你發(fā)現(xiàn)了什么 你覺得自己寫的這封信可以怎樣改進(jìn) TIMEWAYNECONSULTING 進(jìn)入review 信息分析表 模擬練習(xí) 溝通聯(lián)絡(luò)卡 規(guī)則 1 所有組得到一個相同的完整的拼圖結(jié)果圖形 2 每組得到一些圖片 這些圖片是以相同的裁剪方式 從3個相同的結(jié)果圖形中裁剪出來的 無序混合后 分成三組分發(fā) 因此不保證每個組得到的圖片剛好能拼出結(jié)果圖形 因為圖形可能重疊和短缺 我們要克服的困難之一 就是通過溝通理順重疊和短缺 3 小組內(nèi)可以自由口頭交流 小組間只能通過 溝通聯(lián)絡(luò)卡 交流 4 每組選一名傳送員 永遠(yuǎn)不能說話 不能指導(dǎo)拼圖 只負(fù)責(zé)傳遞信息和圖片 并觀察溝通效果 以便討論時用 5 圖片可以在組間轉(zhuǎn)移 遵循以下原則A 可以根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)移任何圖片 也可向其他小組申請圖片B 每小組桌上至少保留3塊圖片 7 每組桌上只準(zhǔn)有紙和筆8 不得把圖片集中向一個小組轉(zhuǎn)移 因為日常工作中 不可能由一個群體擔(dān)任全部任務(wù) 9 三個小組有5分鐘 另計 統(tǒng)一準(zhǔn)備時間 然后開始彼此隔離地工作 10 三個小組全部完成拼圖時算成功 目標(biāo) 通過溝通聯(lián)絡(luò)卡完成分組拼圖30 分鐘 TIMEWAYNECONSULTI