AJ-ZB-02行政部前臺(tái)日常工作規(guī)程13.2.27.docx

行政前臺(tái)日常工作規(guī)程 目的根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)及公司章程，明確了行政部門基本工作流程，保證部門日常工作的規(guī)范實(shí)施。 適用范圍適用于行政部門日常工作。 定義本條例所稱“公司”指安家傳媒集團(tuán)旗下的所有公司及相關(guān)公司。內(nèi)容：一、 門禁制度管理1. 根據(jù)公司實(shí)際情況的需要，控制辦公室大門的開放，早晨開門時(shí)，開啟右側(cè)一扇門，如有特殊情況需要關(guān)門，進(jìn)出人員可以刷門禁卡，門外進(jìn)入時(shí)，左側(cè)亮紅燈的白色面板為門禁控制器，將門禁卡放置于控制器前，當(dāng)紅燈變亮?xí)r，可推門進(jìn)入。門內(nèi)出來時(shí)，右側(cè)有標(biāo)有鑰匙形的白色面板，輕按即可。前臺(tái)辦公桌上的控制器也同樣可以控制大門的開關(guān)，直接按開健，即可。2. 每周一中干會(huì)必須早8：00前到公司開門，開會(huì)期間保證公司財(cái)物的安全；每天早上開門時(shí)要注意門前丟放的報(bào)紙，把它整理好放前臺(tái)辦公桌上，把辦公室的燈打開。夏天，天氣 炎熱要提前把辦公室里的窗簾拉下3. 每周二至周五早8：30前必須到公司開門，至下班離崗。下班后關(guān)閉前臺(tái)及會(huì)議室所有電源。4. 周末加班的同事，可在前臺(tái)申請(qǐng)領(lǐng)用一個(gè)門禁卡、一把鑰匙，并在鑰匙領(lǐng)用表上簽字確認(rèn)。并于周一上班時(shí)間第一時(shí)間歸還，如不歸還，前臺(tái)須進(jìn)行催還。歸還回時(shí)由前臺(tái)管理鑰匙人員簽字確認(rèn)。二、 電話轉(zhuǎn)接與其他管理1. 接聽和轉(zhuǎn)接公司所有電話，避免總機(jī)無人接聽你好，這里是安家傳媒。有關(guān)于合作、策劃想在安家雜志上做廣告等找XX部門，XX同事轉(zhuǎn)常主任，分機(jī)號(hào)102問清原因 轉(zhuǎn)分機(jī)號(hào)。接聽電話術(shù)語：。 2. 午餐或外出時(shí)須自行協(xié)調(diào)其他人代為接聽電話。9：00-18：00不允許電話出現(xiàn)無人接聽的情況。3. 每月負(fù)責(zé)通知楊德才繳納電話費(fèi)，每月電話局定期會(huì)有語音電話通知電話費(fèi)余額與什么時(shí)間停機(jī)，記好后通知采購楊德才，交電話費(fèi)。三、 來客接待1. 清楚地問明來客姓名、公司、是否已約好時(shí)間等，如遇約人未在公司或來訪客人人數(shù)較多要主動(dòng)熱情招待。2. 應(yīng)聘者來了先引導(dǎo)就座，詢問應(yīng)聘者應(yīng)聘職位，從三欄文件框中的面試表中拿出試題，給應(yīng)聘者答，答完以后交人力資源部處理。3. 注意：對(duì)于一些無理取鬧事件或國家行政部門的例行審查事件，必須第一時(shí)間通知總編辦主任知曉，不得擅自做主。除非有能力處理好此類事件。四、 協(xié)調(diào)管理1. 每天下班做好加班統(tǒng)計(jì)，將鑰匙交至1701加班人員手中，并要求加班人員在鑰匙及門禁卡領(lǐng)用登記表內(nèi)做好登記并簽字確認(rèn)，1701加班人員下班后，要求必須檢查所有電源是否關(guān)閉，確認(rèn)后鎖門并將鑰匙放回前臺(tái)（王思園）電腦鍵盤底下，如1705辦公室已經(jīng)鎖門，則在第二天上班時(shí)交給鑰匙負(fù)責(zé)人。2. 下班前檢查公司所有的電源關(guān)閉（尤其要保持本人工位及公用辦公室電源的關(guān)閉）；3. 負(fù)責(zé)公司所有辦公設(shè)施（空調(diào)、桌椅、網(wǎng)線、門鎖）的維修聯(lián)系；學(xué)院國際大廈物業(yè)電話：823309096224. 負(fù)責(zé)公司電腦、網(wǎng)絡(luò)、OA系統(tǒng)等的維修，并做好維修登記，需換電腦配件，請(qǐng)本人在OA里申請(qǐng)。5. 網(wǎng)絡(luò)外包公司電話6.網(wǎng)管每周一周三全天在公司，上班時(shí)間為9：00-18：00，如發(fā)現(xiàn)有遲到早退現(xiàn)象，及時(shí)打告知。每周二、四、五網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題可以打電話咨詢（電話： ），如果電話無法解決，則要求網(wǎng)絡(luò)外包公司派人來公司維修。7.公司物業(yè)費(fèi)、電費(fèi)等充值，保證充足的備用額。7.1.公司物業(yè)費(fèi)一個(gè)季度交一次，核實(shí)物業(yè)費(fèi)后，填寫支出憑單，制單人簽字、常主任簽字、財(cái)務(wù)簽字、劉總簽字后到財(cái)務(wù)于德麗領(lǐng)取物業(yè)費(fèi)，到樓下B1層物業(yè)公司交。7.2電費(fèi)充值，每個(gè)星期四，會(huì)有物業(yè)電工部人員告知剩余電費(fèi)，如少于300，可申請(qǐng)充值電費(fèi)。制單流程與7.1相同。7.3相關(guān)費(fèi)用須做好登記，不得出現(xiàn)登記遺漏或有誤。8.配合公司每次活動(dòng)的會(huì)議用品，簽到用品、鮮花等的籌備，以及一些特別活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)禮品的發(fā)放和來賓接待。（聯(lián)系人： 聯(lián)系電話）9. 對(duì)于紙張的管理：所有紙張要求雙面使用，對(duì)于一些廢舊單面平整紙張進(jìn)行回收整理后，進(jìn)行二次使用。使用前確保紙張無粘貼、無書訂、無臟污，可使用。整理平整后分專門區(qū)域進(jìn)行存放。10、公司不允許打印私人文件，要求所有超過10張的打印必須進(jìn)行登記（打印機(jī)上方登記打印信息）。做好監(jiān)督。五、 綠植維護(hù)1.每個(gè)星期一，綠植公司會(huì)給前臺(tái)換一束新的鮮花與一束桌花。2.負(fù)責(zé)監(jiān)督綠植租擺公司定期對(duì)公司綠植的維護(hù)；3.保持鮮花的茂密，定期檢查綠植否有有枯萎現(xiàn)象，花盤是否有臟污，如發(fā)現(xiàn)有此類現(xiàn)象及時(shí)通知綠植租賃公司進(jìn)行更換或擦拭干凈。（綠植租賃電話聯(lián)系人： ）。六、 名片印制1. 負(fù)責(zé)公司所有人員的名片印制，如有印制需及時(shí)跟進(jìn)名片印制情況，以免延誤。做好名片印制登記；2. 新入職員工入職一個(gè)月后可申請(qǐng)名片印制，初次申請(qǐng)需通過OA流程批示后方可印刷。以后申請(qǐng)名片印制書面告知即可；3. 如有與批示同意的名片內(nèi)容有所調(diào)整時(shí)，必須重新填寫名片申請(qǐng)。否則不予印制；4. 通過QQ截圖的方式，傳給名片印刷公司。5. 負(fù)責(zé)與名片公司結(jié)算費(fèi)用。名片印刷聯(lián)系人：趙輝，聯(lián)系電話88853589，QQ：136935919）。 6. 名片結(jié)算流程，和結(jié)算周期。七、 雜志訂閱1.問客戶姓名、電話、QQ或郵箱，是本地還是外地。本地雜志費(fèi)20元，全年免郵資，半年或其它：郵資為3.5元。外地30元，全年免郵資，半年或其它：郵資為3.5元。把訂閱單通過QQ傳給訂閱人填寫，4444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444444填寫完后，同匯款單一起傳回“匯款單可掃描”負(fù)責(zé)訂閱人填寫一份訂閱雜志流程單，把以上三張單打出來，交給財(cái)務(wù)。(我的電腦E盤常用雜志訂閱(北京)BJ訂閱單/(外地)WD訂閱單訂閱雜志流程單&銀行匯款回執(zhí)財(cái)務(wù)開發(fā)票找楊師傅郵寄發(fā)票雜志郵寄填單發(fā)給朱亞楠郵寄)2.客戶訂閱雜志時(shí)，要做好電子檔記錄，登記完把訂閱單與匯款單一起交給財(cái)務(wù)，（如以電匯方式匯款，找財(cái)務(wù)部朱克斌核對(duì)是否到賬號(hào)；以郵政方式匯款，找財(cái)務(wù)部于德麗核對(duì)）核對(duì)完開出發(fā)票后交給楊德才郵寄給客戶；3.每月月底21號(hào)之前把當(dāng)月訂閱的雜志明細(xì)以O(shè)A形式流程傳送給發(fā)行部朱亞楠，并及時(shí)跟進(jìn)發(fā)行部是否有收到流程，以免耽誤郵寄時(shí)間。八、 會(huì)議管理1. 每周一下午負(fù)責(zé)與總編辦主任確定開會(huì)時(shí)間，并通知到每個(gè)總編辦人員；2. 會(huì)議結(jié)束后負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，并將會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容以郵件形式發(fā)送至每位參會(huì)人員。3. 負(fù)責(zé)存檔好每次會(huì)議紀(jì)要。九、 負(fù)責(zé)公司各部門每月辦公用品申領(lǐng)統(tǒng)計(jì)1、 辦公用品申請(qǐng)?jiān)瓌t：1.1各部門有專員負(fù)責(zé)每月辦公用品申請(qǐng)，負(fù)責(zé)申請(qǐng)人應(yīng)在每月22號(hào)之前通過OA流程進(jìn)行申請(qǐng)；1.2辦公用申請(qǐng)只能申請(qǐng)當(dāng)月使用量，不得存留備用。1.3總編辦辦公用品需要統(tǒng)計(jì)及公司備用辦公用品統(tǒng)計(jì)、申請(qǐng)及保管和發(fā)放。每個(gè)月22號(hào)之前申請(qǐng)辦公用品，領(lǐng)用人要在辦公用品領(lǐng)用表上簽字確認(rèn)。7.領(lǐng)取人簽字確認(rèn)6.次月初通知各部門到前臺(tái)領(lǐng)取5.月底交由楊德才采購4.以書面形式讓總編辦主任簽字確認(rèn)3.行政部門歸檔統(tǒng)計(jì)2.相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批通過1.各部門負(fù)責(zé)人每月22號(hào)之前通過OA申請(qǐng)2、 各部門所需辦公用品應(yīng)在每月22號(hào)前做出申請(qǐng)，流程如下：3、 負(fù)責(zé)管理好公司各部門的非易耗品的申領(lǐng)登記、報(bào)廢登記等，非易耗品有：電源插線板、計(jì)算器、訂書機(jī)、文件筐、剪刀等3.1非易耗品申請(qǐng)?jiān)瓌t：3.1.1各部門有專門負(fù)責(zé)申請(qǐng)人員，每月22號(hào)之前通過OA進(jìn)行申請(qǐng)；3.1.2每個(gè)部門最多只能申請(qǐng)2套(特殊情況除外)，其中部門領(lǐng)導(dǎo)一套，部門其他人員共用一套；3.1.3如出現(xiàn)非人為損壞等情況，由負(fù)責(zé)人告知行政部，行政部采用以舊換新的方式進(jìn)行更換；3.1.4如出現(xiàn)因人為損壞情況，由當(dāng)事人按資產(chǎn)原價(jià)進(jìn)行賠償。3.2非易耗品丟失處理辦法：3.2.1如部門領(lǐng)導(dǎo)將申請(qǐng)的非易耗品丟失行政部做好丟失登記，并由當(dāng)事人簽字確認(rèn)，如部門離職按資產(chǎn)原價(jià)格賠償；3.2.2部門公用的非易耗品由負(fù)責(zé)申請(qǐng)人保管，如丟失由負(fù)責(zé)人按資產(chǎn)原價(jià)格賠償。5.行政部登記存檔4.申領(lǐng)人簽字確認(rèn)3.行政部進(jìn)行配備安排2.相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批通過1.申領(lǐng)用人通過OA起草申請(qǐng)3.3非易耗品申領(lǐng)流程：6.行政部登記存檔5.行政部做出報(bào)廢處理4.相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批通過并簽字確認(rèn)3.填寫安家非易耗品報(bào)廢申請(qǐng)表2.行政部診斷確認(rèn)有必要報(bào)廢1.使用人報(bào)備至行政部3.4非易耗品報(bào)廢流程：4、 備用辦公用品庫存管理：5、根據(jù)員工手冊(cè)的辦公用品審批原則嚴(yán)格核對(duì)各部門辦公用品申請(qǐng)數(shù)量，特殊情況除外；6、 核對(duì)申請(qǐng)表時(shí)把易耗品與非易耗品分開登記。十、行政文件管理及存檔：1. 負(fù)責(zé)每次公司內(nèi)部聚會(huì)或舉辦活動(dòng)的照片上傳至公司服務(wù)器內(nèi)。2. 書架及圖書借閱管理3.1.1705小辦公室里的圖書，可以借閱。借閱人要在借閱表中簽字確認(rèn)。3.2.維護(hù)好圖書室的整潔衛(wèi)生，圖書整齊擺放。要求每天檢查一次。十一、行政事務(wù)1. 每天下班前必須批完及歸檔所有OA審批文件，按公司規(guī)定對(duì)所有請(qǐng)假單、公出單等行政單據(jù)進(jìn)行審批歸檔。2. 發(fā)現(xiàn)明顯有問題的審批單進(jìn)行核實(shí)，如發(fā)現(xiàn)有虛假填報(bào)的情況，按公司規(guī)定對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處罰。3. 負(fù)責(zé)所有設(shè)備包括傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印件、投影儀等設(shè)備的維護(hù)和維修工作。4. 協(xié)調(diào)處理各部門事物，如有違規(guī)或需要完善制度之處需要第一時(shí)間反映給直屬領(lǐng)導(dǎo)。十二、考勤1. 公司員工考勤指紋管理；4.在指紋機(jī)內(nèi)更新錄入人員姓名3.登記錄入人員姓名及指紋編碼2.行政部根據(jù)可錄入名單錄入指紋1.人力資源部通知可錄指紋的人員1.1新入職人員指紋錄入，流程如下：1.2每月初做考勤時(shí)將上月離職人員指紋從指紋機(jī)內(nèi)刪除；1.每天查看OA外出及假期申請(qǐng)單并隨時(shí)做好登記5.導(dǎo)出考勤6.統(tǒng)計(jì)考勤4.月底與指紋機(jī)內(nèi)考勤情況核對(duì)3.將OA外出及請(qǐng)假申請(qǐng)歸檔2.根據(jù)OA考勤情況做好登記2. 做好人員公出及加班登記，流程如下：3. 保證新進(jìn)員工手工簽到表、外出申請(qǐng)單足夠使用，并監(jiān)督好手工簽到實(shí)際出勤時(shí)間；4. 離職人員考勤管理4.1人員離職考勤截止日期以離職單上填寫的日期為準(zhǔn)；4.2人員離職指紋出勤日期超過離職單上日期的以離職單日期為計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)。4.3人員離職指紋出勤日期少于離職單上日期的按照曠工處理。3.以郵件形式發(fā)送至總編辦主任2.根據(jù)回復(fù)時(shí)間統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)部人員考勤情況1.每月初以郵件形式與盧嶸確定時(shí)間5. 統(tǒng)計(jì)設(shè)計(jì)部每月出刊前五天考勤，流程如下：5.將復(fù)印件存檔4.每月3號(hào)準(zhǔn)時(shí)將考勤交給財(cái)務(wù)主管3.確認(rèn)無誤后由總編辦主任審核簽字確認(rèn)2.2號(hào)在OA公司一天1.每月1號(hào)統(tǒng)計(jì)公司所有考勤6. 每月1號(hào)按按時(shí)按質(zhì)統(tǒng)計(jì)公司人員上月考勤，做到無漏無錯(cuò)，并在OA公示一天，正確修訂后，由總編辦主任審核后交財(cái)務(wù)主管，流程如下：十三、機(jī)票結(jié)算6.結(jié)束5.通知合作單位過來公司取支票4.天支出申請(qǐng)并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字3.將公司結(jié)算的機(jī)票做登記并備注好1.合作單位每月底將當(dāng)月訂票清單送至公司2.行政部拿清單與總編辦主任確認(rèn)機(jī)票是否由公司結(jié)算1. 負(fù)責(zé)每月因公出差機(jī)票核對(duì)及報(bào)銷；流程如下：備注：機(jī)票合作單位每月初會(huì)送來上月公司人員預(yù)定的機(jī)票。公司名稱：北京愛博旅行服務(wù)有限公司公司地址：北京市朝陽區(qū)北三環(huán)中路2號(hào)電話，82014949傳真系人：曾斌，手機(jī)號(hào)碼四、短信平臺(tái)1. 負(fù)責(zé)公司短信平臺(tái)續(xù)費(fèi)，并登記好每次短息發(fā)送的數(shù)量；2. 負(fù)責(zé)發(fā)送公司內(nèi)部通知，各部門的廣告通知等；3. 所有申請(qǐng)發(fā)送短信人員必須走OA流程，具體發(fā)送情況需收到OA流程后才可發(fā)送。特殊情況除外。合作平臺(tái)信息：公司名稱：北京中偉泰和科技有限公司公司地址：北京市朝陽區(qū)光華路2號(hào)陽光100E座2901室公司電話真號(hào)碼系人：王彭，手機(jī)號(hào)碼：138010014224、給公司內(nèi)部人員發(fā)送通知:通知平臺(tái)發(fā)送短信粘貼內(nèi)容(簽名短信/不簽名短信)添加新號(hào)碼數(shù)據(jù)庫類安家全體2012.5)廣告通知:廣告平臺(tái)發(fā)送短信粘貼內(nèi)容(簽名短信/不簽名短信)添加新號(hào)碼數(shù)據(jù)庫類全部聯(lián)系人十五、飲用水管理1. 保證公司飲用水的足量及時(shí)供應(yīng)（當(dāng)飲水剩余不足2桶時(shí)要催送水），公司所有飲水機(jī)由供應(yīng)飲水單位免費(fèi)提供，如飲水機(jī)出現(xiàn)損壞等情況可直接要求其提供新的飲水機(jī)過來；2. 負(fù)責(zé)聯(lián)系飲水合作方定期（約每三個(gè)月）對(duì)飲水機(jī)進(jìn)行清洗；3. 負(fù)責(zé)監(jiān)督送水?dāng)?shù)量與劃水卡數(shù)量是否相符；一旦出錯(cuò)必須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任及賠償。4. 訂水電話：62358381。5. 飲用水合作商電話：62358381十六、媒體監(jiān)測(cè)1. 負(fù)責(zé)公司報(bào)紙及網(wǎng)絡(luò)媒體監(jiān)測(cè)并做好監(jiān)測(cè)記錄，以備查詢。1.1報(bào)紙監(jiān)測(cè)，目前公司訂閱的報(bào)紙有北京青年報(bào)京華時(shí)報(bào)每天從報(bào)紙中挑出有關(guān)房地產(chǎn)的信息。在我的電腦、E盤、2012年報(bào)紙監(jiān)測(cè)中存檔。2. 公司訂閱的報(bào)紙有新京報(bào)1份、京華時(shí)報(bào)1份、北京青年報(bào)2份。公司訂閱期為一年，到期后各報(bào)紙客服會(huì)提前打電話通知，收到通知后請(qǐng)示部門領(lǐng)導(dǎo)是否需要續(xù)訂，領(lǐng)導(dǎo)同意后對(duì)相應(yīng)報(bào)刊進(jìn)行續(xù)訂。3. 網(wǎng)絡(luò)媒體監(jiān)測(cè)實(shí)際情況會(huì)有部門提前通知，前網(wǎng)絡(luò)媒體監(jiān)測(cè)存檔在，我的電腦、E盤、媒體監(jiān)測(cè)文件夾中。4. 對(duì)同行業(yè)雜志媒體（目前有樓市、地產(chǎn)、紅地產(chǎn)）實(shí)行每月統(tǒng)計(jì)，并在OA公告欄進(jìn)行公布，每月按公布的政策，堅(jiān)持做好同行媒體監(jiān)控。每月對(duì)同行媒體紅地產(chǎn)、樓市所有廣告進(jìn)行登記，雜志通過發(fā)行部或到高端消費(fèi)場(chǎng)所或通過其他方式自行獲取。如當(dāng)月因特殊原因沒有收到競(jìng)品雜志須提前告知總編辦主任。詳細(xì)操作見關(guān)于展架及競(jìng)爭媒體考核的工作說明5. 公司活動(dòng)舉辦以后，與活動(dòng)經(jīng)辦人溝通好，催經(jīng)辦人交媒體發(fā)稿統(tǒng)計(jì)表，并做好所有媒體發(fā)稿監(jiān)測(cè)，平面類登記存檔，網(wǎng)絡(luò)類截屏存檔。十七、快遞及刊物的轉(zhuǎn)收1. 保證公司所有訂閱刊物、郵件、快遞件的無污損、無遺失，保持清晰，易于識(shí)別，并及時(shí)通知收件人領(lǐng)取，如因收件人不在或其他原因不能及時(shí)領(lǐng)取時(shí)，要保管好郵件的完好。2. 公司訂閱刊物要做有條理的存檔，原則上存留時(shí)間為1個(gè)月。公司人員有快遞寄出時(shí)，負(fù)責(zé)電話聯(lián)系快遞公司。前臺(tái)桌面上有各個(gè)快遞公司的電話。3. 有經(jīng)公司發(fā)送的快遞，要按要求登記好（包括外地發(fā)票、合同由公司負(fù)責(zé)，其它自費(fèi)），（飛康達(dá)快遞電話。對(duì)于收來的快遞、掛號(hào)信需在簽收快遞登記表進(jìn)行專本登記，由接收人簽字，前臺(tái)進(jìn)行存檔備查。4. 負(fù)責(zé)公司快遞業(yè)務(wù)的辦理