Word中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)及其引用并能夠自動(dòng)更新的方法.docx

Word中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)及其引用的方法寫(xiě)論文時(shí)，參考文獻(xiàn)的引用是一件很麻煩的事，每個(gè)雜志要求的文獻(xiàn)格式是不一樣的，包括在文章中插入的方法和在文章后面排列的格式和順序等都不同。根據(jù)排列順序，主要分為兩種：一是按插入順序排序，二是按作者的姓名排序。如果是按作者姓名排序，文章內(nèi)容如果要改動(dòng)（包括移動(dòng)、插入或刪除），對(duì)參考文獻(xiàn)在最后的排序影響不大，編號(hào)也好改。但如果是按插入順序排序（國(guó)內(nèi)的絕大部分雜志和國(guó)外的許多雜志都是這樣的），則文章如有改動(dòng)，參考文獻(xiàn)的增刪和重新排序的工作就會(huì)變得很煩瑣，而且容易出錯(cuò)。有的編輯對(duì)這方面的要求很?chē)?yán)格，把參考文獻(xiàn)的格式作為筆者是否認(rèn)真的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。所以，參考文獻(xiàn)是我們寫(xiě)論文時(shí)不容忽視的一個(gè)環(huán)節(jié)1、將鼠標(biāo)光標(biāo)移到文本中需要第一次引用參考文獻(xiàn)的位置，點(diǎn)擊“插入”菜單，選擇“引用”，接著選擇“腳注和尾注”，彈出“腳注和尾注”窗口；2、點(diǎn)擊“尾注”，選擇“文檔結(jié)尾”，編號(hào)格式選擇1，2，3，并選擇連續(xù)編號(hào)；點(diǎn)擊插入；光標(biāo)會(huì)對(duì)自動(dòng)跳到文件尾部，在此處輸入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)。注意，此時(shí)該處的編號(hào)是上標(biāo)格式，把它直接改為普通格式就行（只能改，不能刪掉）；雙擊該編號(hào)，光標(biāo)自動(dòng)回到文本中引用處；3、當(dāng)同一文獻(xiàn)要多次引用時(shí)，可利用交叉引用：光標(biāo)移到引用處，“插入”“引用”“交叉引用”，引用類(lèi)型為“尾注”，引用內(nèi)容為“尾注編號(hào)”（只能選“尾注編號(hào)”而不能選“尾注編號(hào)帶格式”，否則后來(lái)交叉引用加上的方括號(hào)不是上標(biāo)格式），選中需要的文獻(xiàn)。(注：若你后來(lái)又在前面的文檔中插入新的尾注，這時(shí)后繼的尾注會(huì)自動(dòng)更新編號(hào)，但“交叉引用”不會(huì)自動(dòng)更新（只是個(gè)鏈接而已）。為此可以按“ctrl+A”選擇所有內(nèi)容后，按“F9”鍵就可以完成手動(dòng)更新)4、前面插入的文獻(xiàn)編號(hào)是1、2、3、，而我們習(xí)慣采用中括號(hào)如1的格式。可按下述方法將文中和尾注編號(hào)加上方括號(hào)：（1）用鼠標(biāo)或者“Ctrl+Home”回到文檔的起始位置；（2）菜單“編輯”，“替換”或者直接用“Ctrl+H”打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話(huà)框；（3）在“查找內(nèi)容”文本框里面輸入“e”（若是腳注時(shí)為f），在“替換為”文本框中輸入“&”（尾注、腳注都是它，當(dāng)然也可），然后點(diǎn)擊“全部替換”效果如下：（一定要區(qū)分中英文全半角，另外建議最好都引用完成之后再加方括號(hào)，否則會(huì)出現(xiàn)一層層方括號(hào)）5、文中和尾注的標(biāo)號(hào)都已經(jīng)加上了方括號(hào)，但是交叉引用部分還沒(méi)有加上。對(duì)交叉引用的序號(hào)進(jìn)行處理：（1）菜單“工具”，“選項(xiàng)”，“視圖”選項(xiàng)卡，在“顯示”部分點(diǎn)選“域代碼”，或者直接使用快捷鍵“Alt F9”顯示域代碼，可以看見(jiàn)交叉引用的部分已經(jīng)變成了代碼；（2）菜單“編輯”，“替換”或者直接用“Ctrl+H”打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話(huà)框；（3）在“查找內(nèi)容”文本框里面輸入“d NOTEREF”，在“替換為”文本框中輸入“&”并將光標(biāo)置于該文本框中，然后點(diǎn)擊“高級(jí)”按鈕，再點(diǎn)擊“格式”按鈕，在彈出菜單中選擇“樣式”，接著會(huì)打開(kāi)“查找樣式”對(duì)話(huà)框，選擇“尾注引用”樣式；(用后需取消才能再次用)（4）完成上述工作后，“查找和替換”對(duì)話(huà)框的內(nèi)容變?yōu)橄聢D，注意“替換為”文本框下面的“格式”一行；（5）點(diǎn)擊“全部替換”，在菜單“工具”，“選項(xiàng)”，“視圖”選項(xiàng)卡，在“顯示”部分取消選擇“域代碼”，或者直接使用快捷鍵“Alt F9”取消顯示域代碼.（6）因?yàn)榍懊姘碬ord的尾注插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)要么在文檔的結(jié)尾，要么在“節(jié)”的結(jié)尾，如果參考文獻(xiàn)后面還需要有其他內(nèi)容，就必須進(jìn)行進(jìn)一步修改。解決的方法似乎有點(diǎn)笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號(hào)（我們不需要它，因?yàn)樗母袷讲粚?duì)），然后選中所有尾注文本（參考文獻(xiàn)說(shuō)明文本），點(diǎn)“插入書(shū)簽”，命名為“參考文獻(xiàn)文本”，添加到書(shū)簽中。這樣就把所有的參考文獻(xiàn)文本做成了書(shū)簽。在正文后新建一頁(yè)，標(biāo)題為“參考文獻(xiàn)”，并設(shè)置好格式。光標(biāo)移到標(biāo)題下，選“插入交叉引用”，“引用類(lèi)型”為“書(shū)簽”，點(diǎn)“參考文獻(xiàn)文本”后插入，這樣就把參考文獻(xiàn)文本復(fù)制了一份。選中剛剛插入的文本，按格式要求修改字體字號(hào)等，并用項(xiàng)目編號(hào)進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)。 到這里，我們離完美還差一點(diǎn)點(diǎn)。打印文檔時(shí)，尾注頁(yè)同樣會(huì)打印出來(lái)，而這幾頁(yè)是我們不需要的。當(dāng)然，可以通過(guò)設(shè)置打印頁(yè)碼范圍的方法不打印最后幾頁(yè)。這里有另外一種方法，如果你想多學(xué)一點(diǎn)東西，請(qǐng)接著往下看。 選中所有的尾注文本，點(diǎn)“格式字體”，改為“隱藏文字”，切換到普通視圖，選擇“視圖腳注”，此時(shí)所有的尾注出現(xiàn)在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”，將默認(rèn)的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續(xù)分割符”和“尾注延續(xù)標(biāo)記”。刪除頁(yè)眉和頁(yè)腳（包括分隔線），選擇“視圖頁(yè)眉和頁(yè)腳”，首先刪除文字，然后點(diǎn)擊頁(yè)眉頁(yè)腳工具欄的“頁(yè)面設(shè)置”按鈕，在彈出的對(duì)話(huà)框上點(diǎn)“邊框”，在“頁(yè)面邊框”選項(xiàng)卡，邊框設(shè)置為“無(wú)”，應(yīng)用范圍為“本節(jié)”；“邊框”選項(xiàng)卡的邊框設(shè)置為“無(wú)”，應(yīng)用范圍為“段落”。切換到“頁(yè)腳”，刪除頁(yè)碼。選擇“工具選項(xiàng)”，在“打印”選項(xiàng)卡里確認(rèn)不打印隱藏文字（Word默認(rèn)）。6、工作還沒(méi)有完成，不難發(fā)現(xiàn)在文檔的結(jié)尾的尾注上面有一個(gè)橫線，這是尾注分隔符，去除辦法如下：（1）將文檔視圖切換為“普通視圖”，方法是點(diǎn)擊屏幕左下角的第一個(gè)按鈕；（2）菜單“視圖”，“腳注”（或雙擊文中引用處數(shù)字），效果如下；（3）在“尾注”下拉列表框里面選擇“尾注分隔符”，然后選中分隔符橫線，刪除它；（4）在“尾注”下拉列表框里面選擇“尾注延續(xù)分隔符”，刪除（當(dāng)尾注出現(xiàn)跨頁(yè)的情況是會(huì)用到“延續(xù)分隔符”的）；7、再回到“頁(yè)面視圖”；8、下面的工作是如何對(duì)尾注的格式進(jìn)行修改，默認(rèn)情況下“尾注文本”樣式是不出現(xiàn)在“樣式和格式”任務(wù)窗格的，這時(shí)候要修改其格式：（1）將尾注文本選上，在“格式”，“樣式和格式”或文檔的右面的“樣式和格式”任務(wù)窗格里面的“所選文字的格式”里面會(huì)出現(xiàn)“尾注引用”，點(diǎn)擊右面的向下按鈕，選擇“修改”，這樣就可以修改“尾注引用”的格式了；（2）如何讓“尾注引用”樣式出現(xiàn)在“樣式和格式”任務(wù)窗格“請(qǐng)選擇要應(yīng)用的格式”里面呢？在“樣式和格式”任務(wù)窗格右下角的“顯示”下拉列表框里面選擇“自定義”，出現(xiàn)“格式設(shè)置”對(duì)話(huà)框；（3）在“可見(jiàn)樣式”里面選擇“尾注引用”，或者點(diǎn)擊“全部顯示”按鈕，然后確定。這樣“尾注文本”樣式就出現(xiàn)在了“請(qǐng)選擇要應(yīng)用的格式”里面，修改其格式的方法和修改其他樣式的方法相同；（如果感覺(jué)尾注數(shù)字符號(hào)偏小，可將之改為正文樣式或直接清除格式）9、有時(shí)候在文的一個(gè)位置需要引用多個(gè)文獻(xiàn)，形如“文獻(xiàn)1-5”，這樣的格式該如何實(shí)現(xiàn)呢？用尾注在文章同一處插入多個(gè)參考文獻(xiàn)，例如1234（加方括號(hào)方法同前），要把它變?yōu)?-4，并且不改變后面尾注的順序。方法是用尾注插入四個(gè)參考文獻(xiàn)后, 手動(dòng)選中不要的中間部分并將字體格式選為隱藏文字，然后輸入“-”即可。（逗號(hào)或其它符號(hào)分隔的類(lèi)似）1。有一個(gè)很出名的軟件Reference manager是專(zhuān)門(mén)用來(lái)管理參考文獻(xiàn)的，它功能很強(qiáng)大，能對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行二次檢索、管理，與Word結(jié)合還可完成論文中參考文獻(xiàn)的插入，相信很多高手都用它解決了參考文獻(xiàn)的插入問(wèn)題。但這個(gè)軟件不是免費(fèi)的（D版的不算），而且對(duì)于一些不是很高手的人來(lái)說(shuō)，把RM的功能都開(kāi)發(fā)出來(lái)也不是件容易的事。我對(duì)RM就掌握得不是很好，但我發(fā)現(xiàn)其實(shí)只要簡(jiǎn)單地用Word中的插入尾注的功能就能很好地解決按插入順序排序的論文中參考文獻(xiàn)的排序問(wèn)題。方法如下：1光標(biāo)移到要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，菜單中“插入”“腳注和尾注”。2對(duì)話(huà)框中選擇“尾注”，編號(hào)方式選“自動(dòng)編號(hào)”，所在位置建議選“節(jié)的結(jié)尾”。3如“自動(dòng)編號(hào)”后不是阿拉伯?dāng)?shù)字，選右下角的“選項(xiàng)”，在編號(hào)格式中選中阿拉伯?dāng)?shù)字。4確定后在該處就插入了一個(gè)上標(biāo)“1”，而光標(biāo)自動(dòng)跳到文章最后，前面就是一個(gè)上標(biāo)“1”，這就是輸入第一個(gè)參考文獻(xiàn)的地方。5將文章最后的上標(biāo)“1”的格式改成正常（記住是改格式，而不是將它刪掉重新輸入，否則參考文獻(xiàn)以后就是移動(dòng)的位置，這個(gè)序號(hào)也不會(huì)變），再在它后面輸入所插入的參考文獻(xiàn)（格式按雜志要求來(lái)慢慢輸，好像沒(méi)有什么辦法簡(jiǎn)化）。6對(duì)著參考文獻(xiàn)前面的“1”雙擊，光標(biāo)就回到了文章內(nèi)容中插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方，可以繼續(xù)寫(xiě)文章了。7在下一個(gè)要插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的地方再次按以上方法插入尾注，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“2”（Word已經(jīng)自動(dòng)為你排序了），繼續(xù)輸入所要插入的參考文獻(xiàn)。8所有文獻(xiàn)都引用完后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在第一篇參考文獻(xiàn)前面一條短橫線（頁(yè)面視圖里才能看到），如果參考文獻(xiàn)跨頁(yè)了，在跨頁(yè)的地方還有一條長(zhǎng)橫線，這些線無(wú)法選中，也無(wú)法刪除。這是尾注的標(biāo)志，但一般科技論文格式中都不能有這樣的線，所以一定要把它們刪除。9切換到普通視圖，菜單中“視圖”“腳注”，這時(shí)最下方出現(xiàn)了尾注的編輯欄。10在尾注右邊的下拉菜單中選擇“尾注分隔符”，這時(shí)那條短橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。11再在下拉菜單中選擇“尾注延續(xù)分隔符”，這是那條長(zhǎng)橫線出現(xiàn)了，選中它，刪除。12切換回到頁(yè)面視圖，參考文獻(xiàn)插入已經(jīng)完成了。這時(shí)，無(wú)論文章如何改動(dòng)，參考文獻(xiàn)都會(huì)自動(dòng)地排好序了。如果刪除了，后面的參考文獻(xiàn)也會(huì)自動(dòng)消失，絕不出錯(cuò)。13參考文獻(xiàn)越多，這種方法的優(yōu)勢(shì)就體現(xiàn)的越大。在寫(xiě)畢業(yè)論文的時(shí)候，我就是用這個(gè)方法分節(jié)插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的，具爽以上就是我用Word中的尾注插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)的方法，拿出來(lái)與大家交流一下，請(qǐng)高手們不要見(jiàn)笑。存在一個(gè)小問(wèn)題：如果同一個(gè)參考文獻(xiàn)兩處被引用，只能在前一個(gè)引用的地方插入尾注，不能同時(shí)都插入。這樣改動(dòng)文章后，后插入的參考文獻(xiàn)的編號(hào)不會(huì)自動(dòng)改動(dòng)。解決這個(gè)問(wèn)題其實(shí)也不難1,單擊要插入對(duì)注釋的引用的位置。2,單擊“插入”菜單中的“交叉引用”命令。3,在“引用類(lèi)型”框中，單擊“腳注”或“