會議流程和服務安排(詳細版).doc

會議流程及服務安排一、會前準備（1） 辦公室人員收到會議通知，首先需問清楚會議服務要求，然后將具體安排轉(zhuǎn)告會務工作人員，由會務工作人員準備會議前工作，了解與會人員的相關資料，并做好會務登記，保持良好的信息溝通，促進會議的順利進行。（2） 確定會議的出席人數(shù)，根據(jù)與會人員情況及會議規(guī)格適時調(diào)整會議場地，并對會場的各項設施進行認真檢查。（3） 草擬會議議程，經(jīng)上級領導批準后分發(fā)所有與會人員。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，議程中應涵蓋主題、時間、地點，參加人員及議題安排等具體事項，開會之前要將會議議程傳達給與會人員。（4） 合理安排相關會務工作人員，其工作人員要做到以下幾點：1.儀容儀表(1) 著裝統(tǒng)一整潔，不穿拖鞋、響釘鞋。(2) 接待人員短發(fā)不遮眼，長發(fā)后梳成馬尾或盤髻。要求化淡妝，不濃妝艷抹，不佩戴首飾。(3) 坐站姿勢規(guī)范端莊，不翹腿。2.語言(1) 語調(diào)溫和親切，音量適中，普通話規(guī)范。(2) 語言文明禮貌，適時運用“您好”、“您請用”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“沒關系”等禮貌用語。(3) 對服務對象主動打招呼，不漫不經(jīng)心，不粗言粗語，不大聲喧嘩。3.態(tài)度（1） 敬業(yè)、勤業(yè)、樂業(yè)，精神飽滿，彬彬有禮。（2） 微笑服務，態(tài)度誠懇、熱情、周到。（3） 工作差錯失誤及時糾正并當面賠禮道歉。（4） 解釋問題有禮有節(jié)。4.紀律（1） 會議服務前不吃異味食品。（2） 不在會議期間使用電話。（3） 服務過程中不打哈欠、噴嚏、挖耳鼻。（4） 嚴格遵守職業(yè)道德。（5） 辦公室應在會議召開前一天，以文件、郵件、電話等形式通知與會人員會議的時間、地點及其他具體注意事項。（6） 重要會議的召開，應提前做好必要的彩排工作，會議期間的演講稿件和電子演示文檔需要統(tǒng)一規(guī)范，并測試投影儀等電子設備是否能正常使用。（7） 會場招待的水果及飲品采購要在前一天準備好，并按照與會人員的數(shù)量及會議規(guī)格進行合理購買；如會議結束后有安排宴會的要求，應確定宴會時間，選好宴請場所，并根據(jù)公司接待預算的金額確定菜單；宴會中所需飲用的酒水也應提早預訂。（8） 參照與會人員的名單制作名牌，名牌以紅底紙張打印，上面分別注明單位名稱，名字及職位，注意文字大小適當，清楚易識。紙張裁剪規(guī)格為8.5*15.11cm,并使用兩面三角名牌架擺放。（9） 會場的座次安排要分清主次，特別是有貴賓參加會議的情況下，更要安排妥當。座椅的數(shù)量應按出席人數(shù)擺放，并多預留兩到四位。（10） 會務工作人員進行會場布置：1 檢查會議室衛(wèi)生情況（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壺等），確保會議室整潔及會議用品的清潔。根據(jù)與會人員的人數(shù)擺放好演講臺、桌椅、橫幅（會標）、桌牌、花草、簽到桌、指示牌、果盤、筆、本、會議議程及其他會議所需要的文件。2 采用拉線的方式，確保桌椅、杯具等會議用品的整齊擺放。擺放花卉時，如橢圓長桌中間空地、會議室角落，另外會議桌上也可訂做鮮花花束，但要把握好尺寸，不可過大過高，花卉顏色可視會議主題而定。3 根據(jù)會議議程，合理安排與會人員的座位、座牌、發(fā)言人、領導人講話順序、其它會議物品以及是否需要音樂、是否需要投影儀等，及時檢查確保所需物品的齊全，做好會議前的準備工作。4 根據(jù)發(fā)言人位置擺放話筒，并調(diào)試（話筒位置的高低、效果及接口等），確保話筒及音量正常，如需要音樂，要提前試播，確保正常播放；如需要投影儀，則根據(jù)會議實際需要確定投影儀、幕布的擺放位置，由工作人員進行調(diào)試。準備并調(diào)試好備用話筒，以備會議過程中話筒突發(fā)情況，及時更換。5 會議所需的備品要按以下要求擺放：6 座位的正前方擺放座次牌，右手正前方杯墊及水杯（杯把向右側轉(zhuǎn)45度），靠近水杯位置擺放消毒濕巾（也可不備），左手前方可放置水果或瓶裝純凈水（以防領導不喝茶水），正中放置筆記本、會議議程、會議資料及其他與會議相關的紙質(zhì)文件，文件右側則擺放簽字筆。其他物品，如激光筆、抽取式紙巾等可隨機擺放，注意桌面整齊劃一，不可過于擁擠、雜亂。具體細節(jié)：茶杯：茶杯定位。拇指和食指拿杯把，杯把要求對齊椅子的右側扶手，擺放成一條直線，茶杯蓋上的花豎與杯把垂直，茶杯上的標記一致對準客人，擺放統(tǒng)一。杯墊、玻璃杯：拇指與食指拿起杯墊放在茶杯的左側，杯墊上兩個花瓣的夾角對準客人，與茶杯的距離約為1CM，手指握住玻璃杯的底部擺放在杯墊上，切勿用手指碰杯壁，杯底的花紋要以豎條紋對準客人。礦泉水：擺放時，拇指與食指握住礦泉水的兩個紅標擺在杯具的左側，與其旁邊的玻璃杯一指之隔，漢字標志一面對準客人。毛巾托：毛巾托豎著放在杯與玻璃杯中間的正前方約2CM處。筆記本、會議資料等文件：對齊桌子外沿，對準椅子正中。 筆：放在筆記本、會議資料的右側，注意筆的標志朝上方放置。（11） 會議開始前一個小時要準備好充足熱水，會議進行中注意始終保持倒水的壺滿，以備及時的加水。（12） 準備工作的檢查會務工作人員應提前一個小時進入會場，檢查會場整體效果，確保各項準備工作到位，在所有物品擺放完畢后分別檢查桌子兩側的茶杯、玻璃杯、礦泉水是否在一條直線上（如不在一條直線上做適當?shù)恼{(diào)整），同時檢查所有物品是否符合擺放要求（如不符合的按照擺放標準擺好）。打開電子設備，打開照明燈及通道門，做好引導工作。如需使用空調(diào)，應提前半小時開啟。（13） 準備工作完成后會場外應設有與會人員簽到處，簽到處最好設在入口通道較明顯的地方。如與會者涉及公司外部人員，可視具體需求擺設“請賜名片”名牌于簽到處。然后，會前15分鐘站在會議室門口兩側，雙手自然交疊在腹前，面帶微笑恭候與會人員的光臨。在與會人員距會議室門2米處主動拉門讓其進入，同時根據(jù)不同的身份和年齡使用敬語問候（如早上好、下午好等文明用語）。二、會議過程中（1） 會議開始后工作人員迅速斟倒茶水，如果需要毛巾，工作人員應先備毛巾（上毛巾的時候注意用夾子，不能用手直接拿），再斟倒茶水。首次倒茶后應在15分鐘左右再次續(xù)水，以后每隔15分鐘或20分鐘續(xù)一次水，如客人杯中有茶水應征詢客人意見，并禮貌地小聲對客人說：“對不起，請問需要加水嗎？”或做個手勢，待客人同意時方可進行。可根據(jù)實際情況（領導杯中水的水量）來靈活掌握倒水時間。倒水時，右手拿暖瓶，左手的小拇指和無名指夾起杯蓋，用大拇指、食指和中指握住杯把，將茶杯端起，側身，在領導的身后緩緩倒水后放回茶杯，一切行為應在客人右手方完成。通常會議室內(nèi)不許吸煙，如特殊情況需擺放煙缸，煙缸內(nèi)煙頭不得超過三支應及時更換，會場中均使用托盤服務。（2） 工作人員在音控室時隨時注意音響監(jiān)聽，發(fā)現(xiàn)問題及時查找問題所在，并迅速解決。（及時檢查話筒、調(diào)音臺、功放機、協(xié)調(diào)器、音響等設備的連接情況）。（3） 根據(jù)會議議程，及時關注下一位發(fā)言人的話筒開關及位置，如遇到話筒突然失常，應迅速更換備用話筒。（4） 會議中要注意觀察主席臺，察覺領導如有需要幫助時，及時上前詢問。（5） 如果會議過程中使用國歌、國際歌，播放過程中所有工作人 員要站立行注目禮，不準隨意走動。（6） 在會議過程中，遇到參會人員有特殊的要求，應盡量給予解決，如不能及時解決，請其稍等，然后立即向上一級報告，并盡快給予答復。（7） 會議中間休息時，工作人員要盡快整理會場，補充和更換各種用品。（8） 在會議進行中，工作人員不允許隨便進出會場，要保持并維持會場秩序，使會議能夠在安靜的環(huán)境中順利進行。三、會議結束階段（1） 會議結束時，工作人員應及時打開通道門，站立兩側，禮貌相送，微笑點頭，并說“慢走、再見”。（2） 會后及時做好會場清理工作。檢查會場內(nèi)有無與會人員遺留的物品，若發(fā)現(xiàn)有遺留物品應迅速做好記錄并及時歸還。（3） 會后嚴格做好保密工作，工作人員應不詢問、議論、外傳會議內(nèi)容，不帶無關人員進入會議室。（4） 如單位外部與會人員有參觀單位環(huán)境的意愿，在不影響單位正常辦公的情況下，工作人員應做好指引和陪同工作。（5） 配合拍攝人員工作，并組織與會人員在指定地點進行合影留念。如會議結束后有安排宴會，應提前與飯店工作人員確定到場時間，并通知與會人員及做好陪同和接待工作。（6） 組織會場的后期整理和清潔工作。與會人員所用茶杯、毛巾等物品洗刷干凈，分別消毒，桌椅擦凈并擺放整齊，以備下次會議時使用，地板、地毯清理干凈。（如會議室超過兩天沒有使用，需及時的檢查會議用品的清潔、桌椅的整潔，確保會議室隨時可以使用。）（7） 關閉所有電器設備，話筒、空調(diào)等，帶好會