項(xiàng)目管理5大過程知識

項(xiàng)目管理5大過程知識項(xiàng)目管理包括五大過程：啟動、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、驗(yàn)收。本章主要介紹項(xiàng)目管理五大過程定義，及實(shí)施各個過程的主要內(nèi)容及特點(diǎn)。項(xiàng)目啟動一、項(xiàng)目啟動主要內(nèi)容項(xiàng)目啟動就是要在現(xiàn)有資源條件的限制下選擇最佳的項(xiàng)目，認(rèn)識項(xiàng)目的收益，準(zhǔn)備項(xiàng)目許可所需的文件，委派項(xiàng)目經(jīng)理。即有關(guān)方面正式認(rèn)定一個項(xiàng)目應(yīng)該開始，并向這個項(xiàng)目提供相關(guān)資源，其主要的工作內(nèi)容如下：1、任命項(xiàng)目經(jīng)理、建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目啟動后要任命項(xiàng)目經(jīng)理、建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)或管理班子，著手項(xiàng)目的具體準(zhǔn)備。（1）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)：具體技術(shù)新工作或管理職能均由參加項(xiàng)目的成員承擔(dān)。（2）管理班子：核心班子僅履行管理職能，具體的技術(shù)性工作由其他人或組織完成。（3）項(xiàng)目經(jīng)理的選擇：項(xiàng)目經(jīng)理是委托人的代表，是項(xiàng)目班子的核心，是項(xiàng)目起動后項(xiàng)目全過程管理的中樞，是項(xiàng)目有關(guān)各方協(xié)調(diào)配合的橋梁和紐帶。一定要慎重地選擇適合的人擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理。（4）項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)具備的技能：溝通技能；組織技能；應(yīng)用知識、技術(shù)與創(chuàng)新技能；制定預(yù)算技能；解決問題和應(yīng)變技能；談判和影響技能；領(lǐng)導(dǎo)和人際交往技能；隊(duì)伍建設(shè)和人力資源管理技能。2、配備資源和管理根據(jù)項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，安排具有能力的人員；配備適用的工具、技術(shù)、方法和實(shí)踐去監(jiān)測和控制各過程。3、確定項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目目標(biāo)要指出需要完成什么,或者產(chǎn)出什么；要明確達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)的識別標(biāo)志（當(dāng)達(dá)到這個目標(biāo)時(shí),項(xiàng)目即算完成）。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)當(dāng)具體、可度量、準(zhǔn)確、實(shí)際、并有時(shí)限性。4、規(guī)定項(xiàng)目要求項(xiàng)目要求與項(xiàng)目目標(biāo)不同。項(xiàng)目要求是指對目標(biāo)或者可交付成果的規(guī)定。項(xiàng)目要求構(gòu)成了對產(chǎn)出的項(xiàng)目產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)定,或必要的前提條件。5、明確項(xiàng)目的可交付成果成果項(xiàng)目的可交付成果是項(xiàng)目要求之一；可交付成果與目標(biāo)相似,必須是具體的并且是可以檢驗(yàn)的；可交付成果要形成文件并通知到有關(guān)的負(fù)責(zé)部門和人員。6、與項(xiàng)目干系人溝通（與用戶溝通）項(xiàng)目與他們的利益有關(guān)的人是項(xiàng)目干系人，在制定計(jì)劃過程中得到認(rèn)定的；為了確定項(xiàng)目的具體目標(biāo),需要會見每一個關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人,了解他們對項(xiàng)目目標(biāo)的想法,并記錄到文檔中。一個成功的項(xiàng)目需滿足或者超出項(xiàng)目干系人期望。7、識別項(xiàng)目的限制限制，指所有限制項(xiàng)目組織活動或者規(guī)定項(xiàng)目組活動的事物。如：時(shí)間：通常是一個固定的最后期限，項(xiàng)目完成時(shí)間；預(yù)算：預(yù)算限制項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)獲取資源的能力，潛在限制著項(xiàng)目的范圍；質(zhì)量：通常由產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)范來限定；設(shè)備、技術(shù)、管理層指令、合同的目標(biāo)等也會成為限制。8、管理限制項(xiàng)目限制約束著項(xiàng)目組可以做出的選擇，并且限制著他們的操作。各種限制，尤其是時(shí)間、預(yù)算、質(zhì)量三大限制，可用來幫助獲得項(xiàng)目的目標(biāo)。對限制要進(jìn)行管理，調(diào)節(jié)次要限制確保主要限制。要把限制記入文檔。9、找出項(xiàng)目假設(shè)假設(shè)是指人們認(rèn)為應(yīng)該是真的或應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的條件。找出項(xiàng)目干系人對項(xiàng)目的假設(shè)，并將其記錄到文檔中。盡可能地找出自己將會面對的所有假設(shè)；對重要的假設(shè)，要有保證措施和一旦假設(shè)不能實(shí)現(xiàn)的應(yīng)急方案。應(yīng)盡可能地對自己的假設(shè)進(jìn)行檢驗(yàn)。二、項(xiàng)目啟動特征項(xiàng)目的啟動過程中支出較少，因?yàn)閯傞_始，一切尚未成熟，項(xiàng)目成功的潛在機(jī)率最小，而這時(shí)候的風(fēng)險(xiǎn)最大，項(xiàng)目干系人在項(xiàng)目的開始階段有最多的機(jī)會可以影響項(xiàng)目。項(xiàng)目計(jì)劃一、項(xiàng)目計(jì)劃主要內(nèi)容1、項(xiàng)目計(jì)劃的基本原則：l避免或減小不確定性；l提高運(yùn)營效率；l對目標(biāo)的更好理解；l為監(jiān)測和控制工作提高基礎(chǔ)。2、項(xiàng)目計(jì)劃解決五個基本問題：何事（技術(shù)目標(biāo)，并對問題進(jìn)行說明）；如何（工作分解結(jié)構(gòu)）；何人（人員使用計(jì)劃）；何時(shí)（進(jìn)度表）；多少（成本預(yù)算）。3、項(xiàng)目計(jì)劃主要要做的是工作說明、項(xiàng)目規(guī)定、里程碑進(jìn)度計(jì)劃、工作分解結(jié)構(gòu)。分解如下：（1）準(zhǔn)備環(huán)境分析：我們在哪里？我們?nèi)绾蔚竭@里，為什么要到這里？即：我們的現(xiàn)狀是什么樣的？我們的現(xiàn)狀是怎樣形成的，為什么要形成這個現(xiàn)狀（原來要形成這個現(xiàn)狀的原因是什么）？（2）設(shè)立目標(biāo)：這是我們想去的地方嗎？我們想去哪里？（是在1年內(nèi)，還是在5年內(nèi)？）即：這是我們的最終目標(biāo)嗎？我們的最終目標(biāo)是什么？達(dá)到最終目標(biāo)是時(shí)間是1年內(nèi)，還是在5年內(nèi)？（3）列出備選戰(zhàn)略：如果我們像以前那樣的話，我們將去哪里？那是我們想去的地方嗎？我們?nèi)绾尾拍艿竭_(dá)我們想去的地方？即：如果我們維持現(xiàn)狀，我們將達(dá)到什么目標(biāo)，這個目標(biāo)是我們最終目標(biāo)嗎？如何才能實(shí)現(xiàn)我們的最終目標(biāo)？（4）列出機(jī)會和威脅：什么可能阻止我們到達(dá)那里？什么可能幫助我們?nèi)ツ抢铮考磳?shí)現(xiàn)最終目標(biāo)的障礙及實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的有利條件。（5）準(zhǔn)備預(yù)測：我們能去哪里？我們到想去的地方應(yīng)該帶什么？即：依靠現(xiàn)有條件，能達(dá)到的階段是怎樣的？實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)必須具備的條件是什么？（6）選擇戰(zhàn)略組合：我們應(yīng)采取的最好的路線是什么？潛在利益是什么？風(fēng)險(xiǎn)是什么？即：實(shí)現(xiàn)最終目標(biāo)的最優(yōu)的實(shí)施方案是什么？有什么利和弊？（7）準(zhǔn)備行動程序：我們需要做什么？我們什么時(shí)候做？我們?nèi)绾巫?？誰來做？即：制定實(shí)施方案的工作具體展開內(nèi)容、里程碑時(shí)間計(jì)劃、方法及確定實(shí)施人員。（8）監(jiān)測與控制：我們是在原計(jì)劃軌道上嗎？如果不是，為什么？為了按原計(jì)劃路線走，我們需要做什么？我們能做嗎？即：對照制定的實(shí)施計(jì)劃，實(shí)際進(jìn)度及效果是否受控；如有偏差，造成原因是什么，如需要糾正到原受控狀態(tài)需要采取什么措施，這些措施能實(shí)施嗎？4、項(xiàng)目計(jì)劃的組成部分：（1）項(xiàng)目計(jì)劃內(nèi)容：確定工作要求；確定工作質(zhì)量和數(shù)量；確定所需資源；制定活動的時(shí)間計(jì)劃；評估各種風(fēng)險(xiǎn)。（2）也可以分為9個組成部分：目標(biāo)：一個目的、指標(biāo)或在一定時(shí)間內(nèi)完成的份額。程序：為達(dá)到或超過目標(biāo)要采取的戰(zhàn)略和主要的行動。進(jìn)度計(jì)劃：計(jì)劃說明了個人或集團(tuán)活動或任務(wù)什么時(shí)候開始或結(jié)束。預(yù)算：為達(dá)到或超過目標(biāo)，計(jì)劃所需的費(fèi)用。預(yù)測：在某一時(shí)間會發(fā)生什么情況。組織：為達(dá)到或超過目標(biāo)，對所需要的職位的數(shù)目、種類及其相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任的設(shè)計(jì)。方針：決策和個人行為的總指南。步驟：執(zhí)行方針的詳細(xì)方法。標(biāo)準(zhǔn)：用足夠或可接受來定義的個人或團(tuán)隊(duì)質(zhì)量層次。二、項(xiàng)目計(jì)劃8大步驟項(xiàng)目計(jì)劃8大步驟如下圖：三、項(xiàng)目計(jì)劃失敗的原因不論我們?nèi)绾闻?，?jì)劃也不會是完美的，有時(shí)候也會失敗，失敗的典型原因有：1、低層組織不理解公司目標(biāo)；2、在短時(shí)間內(nèi)計(jì)劃的內(nèi)容太多；3、財(cái)務(wù)估計(jì)太差；4、在資料不充足基礎(chǔ)上做計(jì)劃；5、沒有盡力去使計(jì)劃過程系統(tǒng)化；6、計(jì)劃是由計(jì)劃組執(zhí)行的；7、沒人知道最終目標(biāo)；8、沒人知道職責(zé)要求；9、沒人知道重要的里程碑日期，包括書面報(bào)告；10、項(xiàng)目估計(jì)是靠猜測，而不是以歷史或標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)的；11、沒有足夠的時(shí)間進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓烙?jì)；12、沒有不厭其煩地調(diào)查職員是否具備所需技能；13、人們不是朝同一個方向工作；14、人們總是被推進(jìn)來、推出去，很少考慮進(jìn)度計(jì)劃；有時(shí)候失敗是由于忘記或忽略細(xì)節(jié)，有時(shí)候是由于項(xiàng)目經(jīng)理“胃口太大”，有很多項(xiàng)目失敗是因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理是唯一知道項(xiàng)目進(jìn)展的人，而現(xiàn)在他卻因其他原因不能主持工作。四、對項(xiàng)目經(jīng)理制定項(xiàng)目計(jì)劃過程的建議1、讓子項(xiàng)目職能經(jīng)理自己做計(jì)劃。一般來說，操作者是操作者，計(jì)劃者是計(jì)劃者，兩者永遠(yuǎn)不會接觸。2、在計(jì)劃前建立目標(biāo)，否則只能做短期考慮。3、為計(jì)劃者設(shè)立目標(biāo)。這能防御非本質(zhì)的東西，能在該投入的地方做出努力。4、保持靈活。利用人與人的交往，加強(qiáng)快速反應(yīng)。5、保持一種平衡觀。不要行為過激，注重?fù)Q位思考。6、歡迎高層管理者參與。高層管理者有制定計(jì)劃和取消計(jì)劃的能力，可能是唯一的、最重要的變量。7、要意識到未來的支出計(jì)劃。這將消除低估的傾向。8、在預(yù)測后檢驗(yàn)假設(shè)。這是必要的，因?yàn)橐话銓I(yè)人員都太樂觀，不要太依賴一套資料。9、不要集中于今天的問題。盡力避免危機(jī)管理和戰(zhàn)爭。10、獎勵那些驅(qū)除謬誤的人，避免Persian信息員綜合癥（即超越對壞的趨勢的容忍力）。獎勵第一個提出壞消息的人。項(xiàng)目執(zhí)行及控制項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目控制是項(xiàng)目管理5大步驟的第3、第4個步驟。項(xiàng)目執(zhí)行：為獲取項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員談判，指導(dǎo)和管理工作，同團(tuán)隊(duì)成員一起工作從而幫助他們獲得提高。項(xiàng)目控制：跟蹤進(jìn)程，比較實(shí)際產(chǎn)出和計(jì)劃產(chǎn)出，分析影響，做出調(diào)整。一、項(xiàng)目進(jìn)度控制過程1、項(xiàng)目進(jìn)度控制基本思想對于進(jìn)度控制工作，應(yīng)明確一個基本思想：計(jì)劃的不變是相對的，變是絕對的，平衡是相對的，不平衡是絕對的。要針對變化采取對策，定期地、經(jīng)常地調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施階段控制的任務(wù)主要有：設(shè)計(jì)前準(zhǔn)備階段的進(jìn)度控制，設(shè)計(jì)階段進(jìn)度控制，以及施工階段進(jìn)度控制等。2、項(xiàng)目控制過程包括內(nèi)容：定期收集項(xiàng)目完成情況數(shù)據(jù)，將實(shí)際完成情況數(shù)據(jù)與計(jì)劃進(jìn)程進(jìn)行比較，一旦項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)程晚于計(jì)劃進(jìn)程，則采取糾正措施。這個過程在整個項(xiàng)目進(jìn)程必須經(jīng)常進(jìn)行。在控制過程中，應(yīng)確定一個固定的報(bào)告期，將實(shí)際進(jìn)程與計(jì)劃進(jìn)程進(jìn)行比較。在進(jìn)度報(bào)告中，需要收集兩種數(shù)據(jù)或信息：（1）實(shí)際執(zhí)行中的數(shù)據(jù)，包括活動開始或結(jié)束的技術(shù)時(shí)間，使用或投入的實(shí)際成本。（2）有關(guān)項(xiàng)目范圍、進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算變更的信息，這些變更可能是由客戶或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)引起，或者是某種不可預(yù)見事情的發(fā)生引起。一旦變更被列入計(jì)劃并取得了客戶同意，就必須建立一個新的基準(zhǔn)計(jì)劃，這個計(jì)劃的范圍、進(jìn)度和預(yù)算可能和最初的基準(zhǔn)計(jì)劃有所不同。數(shù)據(jù)或信息必須及時(shí)收集，以作為變更項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算的依據(jù)。3、項(xiàng)目變更管理：數(shù)據(jù)或信息變更后項(xiàng)目實(shí)施流程：更新的進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算一經(jīng)形成，必須將它們與基準(zhǔn)進(jìn)度和預(yù)算進(jìn)行比較，分析各種變量，以預(yù)測項(xiàng)目將提前還是延期完成，是低于還是超過預(yù)算完成。如果項(xiàng)目進(jìn)展良好，就不需要采取糾正措施，在下一個報(bào)告期對進(jìn)展情況再做分析。項(xiàng)目控制過程貫穿于這個項(xiàng)目。一般來說，報(bào)告期越短，早發(fā)現(xiàn)問題并采取糾正措施的機(jī)會就越多。如果一個項(xiàng)目遠(yuǎn)遠(yuǎn)偏離了控制，就很難在不犧牲項(xiàng)目范圍、預(yù)算、進(jìn)度或質(zhì)量的情況下實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，明智的做法是增加報(bào)告期的頻率，直到項(xiàng)目按進(jìn)度進(jìn)行。控制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃變更其中會涉及許多問題，第一個要點(diǎn)是要保證項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃是現(xiàn)實(shí)的，不能制定一些不切實(shí)際的進(jìn)度計(jì)劃。第二個要點(diǎn)，是要有紀(jì)律和領(lǐng)導(dǎo)來強(qiáng)調(diào)遵守并達(dá)到進(jìn)度計(jì)劃的重要性。二、進(jìn)度控制的方法控制過程是為了保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行或進(jìn)行必要調(diào)整，其動態(tài)控制的原理是：“計(jì)劃/實(shí)施/反饋/調(diào)整”循環(huán)。1、項(xiàng)目控制三部曲尋找偏差原因與趨勢分析采取糾偏行動項(xiàng)目控制過程分類：自動控制通過/不通過控制后向控制對照上圖，項(xiàng)目控制的內(nèi)容有：識別計(jì)劃的偏離；采取矯正措施以使實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃保持一致；接受和評估來自項(xiàng)目干系人的項(xiàng)目變更請求；必要時(shí)重新調(diào)整項(xiàng)目活動；必要時(shí)調(diào)整資源水平；得到授權(quán)者批準(zhǔn)后，變更項(xiàng)目范圍；調(diào)整項(xiàng)目目標(biāo)并獲得項(xiàng)目干系人的許可。2、項(xiàng)目控制方法：應(yīng)用進(jìn)度計(jì)劃表召集會議觀察與檢查項(xiàng)目跟蹤計(jì)劃定期反饋與報(bào)告（1）其使用的文件形式有：計(jì)劃文件周報(bào)、日報(bào)（2）其使用的會議形式有：階段會議例會（風(fēng)險(xiǎn)、組間）每日晨會三、項(xiàng)目執(zhí)行、控制過程項(xiàng)目驗(yàn)收核實(shí)所有的工作任務(wù)得以完成，合同的合同驗(yàn)收，財(cái)務(wù)的財(cái)務(wù)驗(yàn)收，書面工作的管理驗(yàn)收。一、項(xiàng)目驗(yàn)收主要工作承認(rèn)功績和成果；得到最終項(xiàng)目干系人的認(rèn)可；合同終結(jié)；項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的最終定稿；和包含項(xiàng)目組成員在內(nèi)的項(xiàng)目干系人一起評估項(xiàng)目過程/成果；撰寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告；關(guān)閉項(xiàng)目辦公室，解散項(xiàng)目組。二、項(xiàng)目驗(yàn)收過程1、評估與驗(yàn)收2、項(xiàng)目總結(jié)3、項(xiàng)目文件歸檔（1）順利完成項(xiàng)目評估和驗(yàn)收；（2）成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；（3）完整的項(xiàng)目信息歸檔。四、驗(yàn)收階段常見問題（1）經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)的總結(jié)和傳承做得不夠；（2）項(xiàng)目組成員對文檔的