項(xiàng)目合同管理制度.doc

項(xiàng)目合同管理制度第一章 總則 第一條 為規(guī)范公司合同管理工作，確保公司簽訂的合同合法、有效，降低或避免因合同風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失，并對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效跟蹤和信息反饋，提高對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法。 第二條 本制度適用于公司業(yè)務(wù)項(xiàng)目的合同準(zhǔn)備、簽訂和履行。 第三條 本制度管理涉及的部門(mén)包括經(jīng)營(yíng)管理部、行政部、財(cái)務(wù)部和各事業(yè)部。 第四條 本辦法所稱的“合同”是指以明確當(dāng)事人之間民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系為內(nèi)容的法律文件，包括協(xié)議、合約、契約、訂單、確認(rèn)書(shū)等。 第五條 本辦法所稱“合作合同”是指： 1.涉及合作關(guān)系的合同 2.其內(nèi)容及簽訂和履行與單個(gè)項(xiàng)目合同差異很大的合同 第六條 本辦法所稱“一般合同”是指除本辦法規(guī)定的合作合同以外的合同，合同的客體表現(xiàn)為具體的單個(gè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目。 第二章 合同管理機(jī)構(gòu) 第七條 公司經(jīng)營(yíng)管理部為公司合同的管理機(jī)構(gòu)。 第八條 公司的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、行政人員有權(quán)依據(jù)各自的職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行審核監(jiān)督，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)給予支持和配合。 第九條 公司合同管理實(shí)行承辦人責(zé)任制，各部門(mén)的承辦人應(yīng)對(duì)其職務(wù)行為負(fù)責(zé)。第三章 合同訂立的前期準(zhǔn)備第十條 簽訂合同前，事業(yè)部門(mén)須確定一位具體負(fù)責(zé)的承辦人，通常是該項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。事業(yè)部門(mén)承辦人應(yīng)對(duì)合同另一方當(dāng)事人的主體資格、資信狀況、履行能力、經(jīng)營(yíng)狀況、等背景資料進(jìn)行了解和調(diào)查。第十一條 事業(yè)部承辦人應(yīng)將項(xiàng)目背景、客戶基礎(chǔ)信息和深入信息、此次服務(wù)需求、合同價(jià)格等內(nèi)容及時(shí)在OA系統(tǒng)提交“合同簽訂”流程傳遞給經(jīng)營(yíng)管理部，經(jīng)營(yíng)管理部在OA系統(tǒng)中錄入客戶檔案信息，同時(shí)進(jìn)入合同起草階段。第四章 合同的起草 第十二條 合同的起草部門(mén)是經(jīng)營(yíng)管理部，由經(jīng)營(yíng)管理部銷(xiāo)售助理完成初稿起草；涉及項(xiàng)目專業(yè)技術(shù)方面的內(nèi)容，銷(xiāo)售助理可提請(qǐng)事業(yè)部相關(guān)人員協(xié)助完成。第十三條 凡國(guó)家或本公司有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用，并應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)文本或示范文本的要求填寫(xiě)。此類合同通常是“一般合同”。 第十四條 如無(wú)國(guó)家或本公司標(biāo)準(zhǔn)示范合同文本，合同的起草工作應(yīng)由經(jīng)營(yíng)管理部為主承擔(dān)，語(yǔ)言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，條款齊全，權(quán)利義務(wù)清楚。此類合同通常是“合作合同”。 第四章 合同的審核備案第十五條 合同初稿完成后，隨同項(xiàng)目相關(guān)信息一起提交OA系統(tǒng)“合同審批”流程，根據(jù)流程“一般合同”由經(jīng)營(yíng)管理部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后即可返回給事業(yè)部承辦人辦理簽章和歸檔；“合作合同”由經(jīng)營(yíng)管理部經(jīng)理先審核批準(zhǔn)，然后遞交分管總經(jīng)理審核批準(zhǔn)，最后返回給事業(yè)部承辦人辦理簽章和歸檔。在OA流程中合同的返回同時(shí)抄送行政部機(jī)要秘書(shū)。第十六條 經(jīng)營(yíng)管理部門(mén)經(jīng)理對(duì)合同審核的內(nèi)容包括： (一)合同的經(jīng)濟(jì)性： 1、服務(wù)供應(yīng)、需求情況經(jīng)調(diào)研屬實(shí)； 2、服務(wù)供應(yīng)、需求價(jià)格預(yù)測(cè)可靠、合理； 3、應(yīng)予考慮的其它經(jīng)濟(jì)因素。 (二)合同的技術(shù)性： 1、技術(shù)依據(jù)真實(shí)、可靠； 2、技術(shù)措施完備、可行； 3、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和參數(shù)科學(xué)、真實(shí)、可行。 (三)合同的可行性： 1、整體項(xiàng)目技術(shù)具有可靠性； 2、經(jīng)濟(jì)效益或市場(chǎng)效益具有真實(shí)性； 3、具有可操作性。 (四)合同的安全性： 1、涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)已采取相應(yīng)的保護(hù)或限制措施； 2、無(wú)損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。 3、部門(mén)認(rèn)為必須審核的其他內(nèi)容。 第十七條 各審核部門(mén)在審核合同草案時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在審核意見(jiàn)中予以明確并提出修改意見(jiàn)，連同全部文件資料退還承辦人。 第五章 合同的簽章和歸檔第十八條 事業(yè)部承辦人在收到定稿的合同后，在行政部機(jī)要秘書(shū)處完成蓋章。第十九條 合同的歸檔，原件歸檔在行政部機(jī)要處，復(fù)印件留存一份在經(jīng)營(yíng)管理部。第二十條 行政部機(jī)要秘書(shū)應(yīng)對(duì)合同以組織、部門(mén)、合同種類及文件序號(hào)為索引進(jìn)行編號(hào)、整理，統(tǒng)一保存于帶鎖的固定文件柜中。 第二十一條 行政部機(jī)要秘書(shū)按照公司檔案管理有關(guān)規(guī)定管理合同的外借。 第六章 合同款項(xiàng)的跟蹤第二十二條 合同款項(xiàng)的跟蹤主要由事業(yè)部承辦人進(jìn)行，經(jīng)營(yíng)管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督和檢查。預(yù)付款和尾款到帳后，事業(yè)部承辦人應(yīng)以O(shè)A書(shū)面形式告知經(jīng)營(yíng)管理部對(duì)應(yīng)該項(xiàng)目的銷(xiāo)售助理。第二十三條 根據(jù)合同款項(xiàng)的支付條款，應(yīng)付款未按時(shí)到帳，事業(yè)部承辦人應(yīng)及時(shí)向付款方發(fā)函催收，款項(xiàng)催收的情況和進(jìn)度應(yīng)及時(shí)以O(shè)A書(shū)面形式告知經(jīng)營(yíng)管理部對(duì)應(yīng)該項(xiàng)目的銷(xiāo)售助理。第二十四條 經(jīng)營(yíng)管理部銷(xiāo)售助理應(yīng)關(guān)注每個(gè)合同的收款情況，發(fā)現(xiàn)應(yīng)付款未到帳可提醒事業(yè)部承辦人，超出一月款項(xiàng)仍未到帳，事業(yè)部承辦人未進(jìn)行催收的，銷(xiāo)售助理應(yīng)作相應(yīng)記錄，作為績(jī)效考核的依據(jù)之一。第七章 合同的履行 第二十五條 合同依法成立，即具有法律約束力。履行合同的部門(mén)必須嚴(yán)格履行合同所規(guī)定的義務(wù)，積極行使合同賦予的權(quán)利。 第二十六條 合同履行涉及公司多個(gè)部門(mén)或合作單位的，事業(yè)部承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)、準(zhǔn)確地向有關(guān)部門(mén)或合作單位發(fā)出合同履行協(xié)助通知，告知合同履行時(shí)需要協(xié)助的內(nèi)容，有關(guān)部門(mén)或單位應(yīng)予以積極配合。 第二十七條 合同依法簽訂生效后，事業(yè)部承辦人員應(yīng)及時(shí)檢查、了解履行情況。發(fā)生問(wèn)題及時(shí)處理，并向合伙人匯報(bào)。 第二十八條 公司員工發(fā)現(xiàn)對(duì)方不履行或不完全履行合同時(shí)，應(yīng)立即通知承辦人。承辦人應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定或沒(méi)有此種規(guī)定時(shí)以書(shū)面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h。收到對(duì)方履行異議時(shí)，事業(yè)部承辦人亦應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定或以書(shū)面方式予以答復(fù)。 第二十九條 向?qū)Ψ教岢霎愖h的文件和對(duì)對(duì)方提出異議的答復(fù)文件須經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理部銷(xiāo)售助理審核，并報(bào)經(jīng)營(yíng)管理部經(jīng)理備案。 第三十條 簽訂合同后，應(yīng)當(dāng)積極、全面履行。如遇合同不能履行或不能完全履行，承辦人應(yīng)當(dāng)將有關(guān)情況及時(shí)向所在部門(mén)、銷(xiāo)售助理報(bào)告，采取補(bǔ)救措施，減少損失，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人于當(dāng)日或3 日內(nèi)通知對(duì)方。 第三十一條 合同訂立后，不得因事業(yè)部承辦人或法定代表人的變動(dòng)而影響合同履行。在合同履行過(guò)程中，事業(yè)部承辦人變更時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。 第八章 相關(guān)流程1. 合同管理全流程事業(yè)部承辦人發(fā)起合同簽訂申請(qǐng)流程，并填寫(xiě)“項(xiàng)目合同信息表”，傳遞給對(duì)應(yīng)的經(jīng)營(yíng)管理部銷(xiāo)售助理事業(yè)部承辦人牽頭完成合同的履行，履行過(guò)程中有變更和合同解除需求，應(yīng)立即通知銷(xiāo)售助理，重新進(jìn)入合同起草程序或者商討合同解除的具體事宜銷(xiāo)售助理根據(jù)信息表，完成OA系統(tǒng)中客戶信息備案，并開(kāi)始起草合同初稿，初稿作為附件通過(guò)OA流程傳遞給經(jīng)營(yíng)管理部部長(zhǎng)審核事業(yè)部承辦人將審核通過(guò)的合同根據(jù)公司簽章的規(guī)定完成簽字蓋章手續(xù)，并將合同復(fù)印件留存一份給經(jīng)營(yíng)管理部銷(xiāo)售助理對(duì)于一般合同，經(jīng)營(yíng)管理部部長(zhǎng)審核同意即可進(jìn)入簽字蓋章流程；對(duì)于合作合同，部長(zhǎng)審核通過(guò)后還要呈遞分管的總經(jīng)理再次審核經(jīng)營(yíng)管理部部長(zhǎng)審核合同信息和合同初稿，確認(rèn)合同是否依據(jù)充分，內(nèi)容合理，在OA流程中簽署意見(jiàn)：同意執(zhí)行則傳遞給事業(yè)部承辦人完成簽章