中國移動(dòng)培訓(xùn)-高效時(shí)間管理

高效時(shí)間管理 成就卓越 認(rèn)識(shí)時(shí)間管理 時(shí)間管理的陷阱 時(shí)間管理的方法階梯圖 時(shí)間管理 時(shí)間的特性 供給毫無彈性 無法蓄積 無法替代 無法失而復(fù)得 什么是 “ 時(shí)間 ” 從過去 通過現(xiàn)在 到將來， 連續(xù)發(fā)生的，各種事件的 “ 過程 ” 。 一、不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。 決定該做什么 決定什么事情不該做。 二、不是完全的掌控，而是降低變動(dòng)性。 時(shí)間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。 什么是 “ 時(shí)間管理 ” 時(shí)間管理的好處 花費(fèi)較少的時(shí)間就能把事情辦好 取得更好的工作成果 承受較少的身心壓力 從工作中獲得更大的滿足 更好地達(dá)到事業(yè)目標(biāo)和人生目標(biāo) 時(shí)間的運(yùn)用 大塊時(shí)間 首要時(shí)間 零碎時(shí)間 固定時(shí)間 安靜時(shí)間 彈性時(shí)間 交通時(shí)間 各層級(jí)時(shí)間分布的不同 時(shí)間的劃分 不同事務(wù) 工作或?qū)W習(xí)時(shí)間 休閑時(shí)間 家庭時(shí)間 個(gè)人時(shí)間 思考時(shí)間 時(shí)間的價(jià)值 無形價(jià)值 有形價(jià)值 時(shí)間管理的目的 效果，是確定的期待結(jié)果； 效率，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)所獲得的結(jié)果； 效能，是用最小的代價(jià)或花費(fèi)，獲得最佳的期待結(jié)果。 五代時(shí)間管理間的關(guān)系 公雞型 倉鼠型 北極熊型 群狼型 熊貓型 平衡管理法 關(guān)鍵詞： 循序漸進(jìn)、逐步完善、不斷進(jìn)取、把握人生！ 時(shí)間管理的陷阱 豬八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 不好意思拒絕別人 “ 反正時(shí)間還早 ” 拖延 不速之客 會(huì)議病 文件滿桌病 事必躬親 豬八戒踩西瓜皮 沒時(shí)間做計(jì)劃 工作是程序化 ， 規(guī)律化 ， 根本沒必要做計(jì)劃 不喜歡被計(jì)劃束縛 “ 船到橋頭自然直 ” 不好意思拒絕別人 接受請(qǐng)托比拒絕更容易 拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù) 我想做一個(gè)廣受愛戴的人 我不懂得如何拒絕 “反正時(shí)間還早 ” 工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。 時(shí)間管理陷阱是如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。 拖延 拖延商數(shù)測驗(yàn) 1. 為了避免對(duì)棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。 2. 為使困難的工作能被執(zhí)行，對(duì)執(zhí)行者加壓力是必須的。 3. 我經(jīng)常采取折中辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 4. 我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾和危機(jī)。 5. 當(dāng)被迫從事一項(xiàng)不愉快的決策時(shí)，我避免直接答復(fù)。 6. 我對(duì)重要的行動(dòng)計(jì)劃的追蹤工作一般不予理會(huì)。 7. 試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。 8. 我經(jīng)常將重要的工作安排在下午處理，或者帶回家，以便在夜晚或者周末來處理。 9. 我在過分疲勞（過分緊張、過分泄氣或者過分受抑制時(shí)）以致無法處理所面對(duì)的困難任務(wù)。 10. 在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。 不速之客 沒有預(yù)約的客人 ， 無端的申訴 ， 往往會(huì)使你難以專心致志地工作 。 會(huì)議病 基于合群的愿望而聚會(huì)傾談 為符合傳統(tǒng) 為推卸責(zé)任 沒有勇氣 ， 逃避指出個(gè)別員工之錯(cuò)誤 無效的會(huì)議不斷重復(fù) 天天培訓(xùn) 團(tuán)隊(duì)集中培訓(xùn) 為主 以團(tuán)隊(duì)為單位 每天二十分鐘 一對(duì)多或多對(duì)一或多對(duì)多 客戶關(guān)注為主 文件滿桌病 安全感 猶豫的個(gè)性 半途而廢的工作習(xí)慣 個(gè)人的喜好 對(duì)策 該扔則扔 不要移師暗處 不放無關(guān)物品 ， 將物品放在固定地方 。 讓秘書協(xié)助建立良好的文件管理系統(tǒng) 讓文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾辦公桌 事必躬親 擔(dān)心部屬做錯(cuò) 安全感 不愿放棄得心應(yīng)手的工作 找不到可授權(quán)的下屬 時(shí)間管理方法 明確目標(biāo) 分清輕重緩急 制定計(jì)劃 立即行動(dòng) 1 2 3 4 階梯圖 正確目標(biāo)的價(jià)值 目標(biāo)刺激我們奮勇向前 有目標(biāo)才會(huì)有結(jié)果 目標(biāo)引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能 擬訂目標(biāo)的原則 原則一：符合自己的價(jià)值觀 原則二：了解自己目前的狀況 原則三：制定目標(biāo)的 SMART原則 價(jià)值觀： 是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素 健康、事業(yè)、人際關(guān)系、金錢 符合自己的價(jià)值觀 制定目標(biāo)的 SPECIFIC MEASURABLE ACHIEVABLE RELEVANT TIMING SMART原則 明確目標(biāo) 設(shè)定目標(biāo)的步驟 步驟一：列出目標(biāo) 步驟二：主要困難與阻礙 步驟三：所需技能及知識(shí) 步驟四：為達(dá)到目的必須合作的對(duì)象 步驟五： SMART行動(dòng)計(jì)劃 目標(biāo)金字塔 要事第一 “大石頭”理論 二八定律 時(shí)間管理矩陣圖 二八定律 意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕雷托（ Parto） 80% sale from 20% customers 80% profit from 20% product line 80% problems from 20% employees 集中精力在能獲得最大回饋的事情上；別花費(fèi)時(shí)間在與成功無益的事情上。 我的一天： 你前一天的所有工作內(nèi)容？ 事項(xiàng)重要性分類 緊 急 不重要 不緊急 重 要 突發(fā)緊急情況 限期將至的趕工 補(bǔ)做遺漏的事情 加急文件的傳達(dá) 準(zhǔn)備事項(xiàng)、預(yù)防工作 價(jià)值觀的澄清 計(jì)劃 關(guān)系的建立 真正的休閑充電 現(xiàn)場管理造成干擾的事、電話、信件、報(bào)告 并不重要的急事 例行會(huì)議 許多湊熱鬧的活動(dòng) 細(xì)瑣、忙碌的工作 無關(guān)緊要的電話、信件 浪費(fèi)時(shí)間的事 “逃避性”活動(dòng) 看太多的電視 衡量任務(wù)重要性的三個(gè)標(biāo)準(zhǔn) 分清工作的輕重緩急急迫性指數(shù)測驗(yàn) 1. 我在壓力之下表現(xiàn)最好。 （ ） 2. 我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。（ ） 3. 我常因周圍的人或事動(dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊(duì)。 （ ） 4. 我休息時(shí)會(huì)覺得不安。 （ ） 5. 我似乎永遠(yuǎn)在趕時(shí)間。 （ ） 6. 我常為了完成某項(xiàng)事情而拒人于千里之外。 （ ） 7. 我只要片刻沒和辦公室聯(lián)系就覺得不安。 （ ） 8. 我在做一件事時(shí)常會(huì)想到另一件事。 （ ） 9. 我處理危機(jī)時(shí)表現(xiàn)最好。 （ ） 10. 處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細(xì)活更讓我覺得有成就。（ ） 11. 我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。 （ ） 12. 當(dāng)我為了處理突發(fā)狀況 ,必須取消約會(huì)或中途離開 ,我認(rèn)為別人應(yīng)該能諒解。（） 13. 我覺得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。 （ ） 14. 我常邊工作邊吃飯。 （ ） 15. 我一直認(rèn)為總有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16. 一天下來辦公桌上 “ 已辦 ” 文件如果堆得高高的，我會(huì)很有成就感。（ ） 如果不能有效分配事件 緊 急 不重要 不緊急 重 要 筋疲力盡 危機(jī)管理 長期處于壓力下 沒有時(shí)間 總要尋求支持 愿景 / 平衡 紀(jì)律 / 控制 少一些危機(jī) 進(jìn)一步的發(fā)展 走向成功 無法有責(zé)任感 依賴于他人或組織 會(huì)很快失業(yè) 停滯不前 失敗 沒有好朋友 只按短期目標(biāo)行事 危機(jī)管理 /經(jīng)常變化 認(rèn)為計(jì)劃，目標(biāo)無意義 關(guān)系很淺或破裂 覺得自己是受害者 做事無成效 優(yōu)先事件管理矩陣 IV 1%III1 5%II65 - 80%I20 - 25%重要不重要緊急 不緊急迅速反應(yīng)優(yōu)先處理 馬上做 給予充分重視 定期用時(shí)間來計(jì)劃實(shí)施 需盡快解決，但可以交由他人處理 有效授權(quán) 既不重要 也不緊急 授權(quán) /降低標(biāo)準(zhǔn) /放棄 學(xué)會(huì)說 “ NO！ ” 耐心傾聽 如無法當(dāng)場決定則要告訴他你要考慮多久 顯示慎重 表情應(yīng)和顏悅色，但態(tài)度堅(jiān)定 指出拒絕的理由，拒絕的是所托之事而不是他 如有可能為他提供其他可行途徑 切忌透過第三者來拒絕 如何對(duì)付不速之客 定期與下屬會(huì)面 授權(quán)別人對(duì)約會(huì)事宜作初步之安排 （ 如有秘書 ） 不要采取無條件的 “ 門戶開放政策 ” 預(yù)留靈活時(shí)間 在辦公室外接見外界不速之客 站立會(huì)客 控制會(huì)談時(shí)間 寧可提早上班 ， 但不要延遲下班 授權(quán)的定義 -上級(jí)委派給下屬一定權(quán)力，使他們?cè)谝欢ǖ谋O(jiān)督下完成所委派的任務(wù) 實(shí)質(zhì) -通過權(quán)力的轉(zhuǎn)移（高層 中層 基層 操作人員），實(shí)現(xiàn)上級(jí)時(shí)間的節(jié)省 目的 -管理者把理性的工作交給別人去做，從而省下時(shí)間去做更重要的事 好處 -不但省時(shí)，還使團(tuán)隊(duì)內(nèi)每個(gè)人感到受重視，增強(qiáng)責(zé)任心，組織更有活力。 授權(quán)是時(shí)間管理的重要途徑 有效授權(quán) 應(yīng)該授權(quán)的事 看著 象限 必須授權(quán) 應(yīng)該授權(quán) 不應(yīng)該授權(quán) 授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)低 經(jīng)常重復(fù) 下屬做會(huì)更好 下屬能夠做的更好 馬上就可以分配給別人做的事情 剛?cè)温毑煌耆邆淠芰?從來沒做過 授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)大，但有控制點(diǎn) 花一點(diǎn)時(shí)間訓(xùn)練，就可以分配下去 需要身份的 制定工作標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)定工作目標(biāo) 重大決策 信息披露有限制的 不能授權(quán)的工作 1、與領(lǐng)導(dǎo)接觸和溝通的事情； 2、跨部門協(xié)調(diào)的事情 確定授權(quán)內(nèi)容的步驟 年計(jì)劃 活動(dòng)計(jì)劃表 年度目標(biāo)： 一月 二月 三月 四月 五月 六月 工作計(jì)劃 生活計(jì)劃 七月 八月 九月 十月 十一月 十二月 月份 月份 工作計(jì)劃 生活計(jì)劃 周計(jì)劃工作安排 第 周 事件 任務(wù) 優(yōu)先級(jí) 時(shí)間安排 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 星期七 項(xiàng)目 1 項(xiàng)目 2 打電話給客戶 跟網(wǎng)絡(luò)部開會(huì) 拜訪客戶 培訓(xùn)業(yè)務(wù)員 1 3 2 4 1 3 2 4 每日工作計(jì)劃表 3月 25日（星期三） 8:00-9:00 9:00-10:00 10:00-11:00 11:00-12:00 12:00-13:00 13:00-14:00 14:00-15:00 15:00-16:00 16:00-17:00 17:00-18:00 18:00-19:00 Evening 優(yōu)先事件 規(guī)劃你的時(shí)間 時(shí)間規(guī)劃基本原則 :60:20:20 未納入計(jì) 劃的 , 20% 突發(fā)的 , 20% 計(jì)劃好的 , 60% 我希望在這一年過去以后得到什么？ 除此以外這一年中還有哪些事情需要我花費(fèi)時(shí)間 我必須做哪些事情？這些事情必須在什么時(shí)候完成？ 這一年中有哪幾個(gè)關(guān)鍵的任務(wù)？ 我將怎樣根據(jù)這些關(guān)鍵任務(wù)分配安排時(shí)間？ 預(yù)計(jì)有哪些事情會(huì)干擾今年計(jì)劃的執(zhí)行？ 今年的哪一段時(shí)期的時(shí)間最充裕、壓力最??？我準(zhǔn)備怎樣充分利用這段時(shí)間？ 今年的哪一段時(shí)期的時(shí)間最緊張、壓力最大？你準(zhǔn)備怎樣應(yīng)對(duì)？ 對(duì)未來的一年進(jìn)行規(guī)劃 注意點(diǎn)： 1. 首先安排固定項(xiàng)目 2. 根據(jù)你的生物鐘安排時(shí)間 3. 把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊 4. 充分利用零碎時(shí)間 5. 為每件事情設(shè)定明確的起止時(shí)間 6. 留出休息和娛樂時(shí)間 7. 留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，不要把所有的時(shí)間都填滿 克服拖延 不要把難事往后拖 不要把不喜歡的事往后拖 不要把喜歡的事做過了頭 工作細(xì)分 自律 防范于未然 立即行動(dòng) 辦公桌上的 “ 5 S”運(yùn)動(dòng) 文件存檔系統(tǒng) “ 各就各位 ” 的擺置 集中精力做一件事 不要總是重復(fù)處理同一文件 不要為了表面的整潔而塞入一處 下班前的清理 整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) 下面是一份 “ 文件處置測驗(yàn) ” ， 看看你的文件處置系統(tǒng)是否完善。 請(qǐng)快速地解答以下十二個(gè)問題。如你無法即刻對(duì)某些題目提供確切的答案，則請(qǐng)?jiān)陬}目前打問號(hào) “ ？ ” 。 1、訂購文具后所取得的帳單。 2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。 4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來的問卷。 5、部屬交來的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報(bào)告的有關(guān)資料。 6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號(hào)碼的 E-mail。 8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調(diào)查報(bào)告。 9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 10、客戶寄來的一封投訴信。 11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 12、提醒自己明年及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。 假如你在以上十二個(gè)問題的前面寫上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的 “ ？ ” ，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統(tǒng)。你最好盡快設(shè)計(jì)這樣的一套系統(tǒng)（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！ 只有行動(dòng)才能靠近目標(biāo) 使用更好的工具工作 提升您工作的熟練度 運(yùn)用既有的情報(bào)、經(jīng)驗(yàn) 及時(shí)行動(dòng) 使用時(shí)間管理工具的四把鑰匙 只用一個(gè)個(gè)人的管理系統(tǒng) 隨身攜帶 遠(yuǎn)離廢紙 以最合適的方式使用工