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營口金燦集團行政辦公室規(guī)章制度第一章 辦公室管理規(guī)定辦公室管理及處罰條例（討論稿）第一章 總則第一條 為加強公司管理，維護公司良好形象，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和公司企業(yè)文化氛圍，特制定本條例。第二條 適用范圍：本條例適用于公司全體員工并嚴格遵守。第三條 職責部門：行政部負責全面管理公司水、電、暖以及耗材的使用和維護。本條例的檢查、監(jiān)督由集團公司紀檢組負責執(zhí)行。第二章 細則第四條 辦公秩序1.工作時間內不得無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。2.嚴禁上班時間玩電腦游戲、看視頻等，瀏覽無關網站占用公司帶寬資源。3.職員間的工作交流應在規(guī)定的區(qū)域內進行（前廳、會議室、接待室、總經理室）或通過公司內線電話聯(lián)系。4.職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區(qū)內的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。5.行政部負責進行辦公設備設施的日常檢查和定期的清潔保養(yǎng)、維護工作。 6.員工發(fā)現(xiàn)辦公設備（包括通訊、照明、影音、電腦等）損壞或發(fā)生故障時，應立即向行政部報修，不得私自修理，以便及時解決問題。第五條 水電使用規(guī)定1.公司員工均有義務留意辦公設備的用電狀況，不使用時將設備關閉，以避免長時間待機造成的電力損耗。2.員工應關注辦公電腦的用電狀況，待機時應關閉顯示器，長時間不使用時(如因故外出)應將電腦關閉，下班時應及時關閉電腦，不能使電腦開著過夜。3.員工離開或下班時應做到隨手關燈，人走燈滅。特別是最后離開公司的員工應仔細巡查，關閉辦公場所、走廊和衛(wèi)生間電燈。白天室內光線夠用時，盡可能不開燈而使用自然采光。4.在沒有會議舉行的時候，會議室內的照明、空調和其他用電設施都應關閉，會議結束時應及時將各種用電設備關閉。5.節(jié)約用水，反對浪費，用水后應及時將水龍頭關閉。第六條 打/復印機使用規(guī)定1.打/復印時須本著節(jié)約原則，非重要文件應考慮使用二手紙復印或雙面復印。2.打/復印完畢務必使復印機進入待機狀態(tài)。3.除個人證件、畢業(yè)證、身份證、學歷證等個人資料需要復印外，禁止復印其他私人資料。嚴禁因私大量打/復印文件、書籍等非工作性文字內容。第七條 空調使用規(guī)定1.空調作為辦公設施，僅于辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用空調，辦公人員離開或房間無人的情況下應關閉空調，嚴禁室內無人空調機照常開機。2.下班后，各空調區(qū)域最后一個離開的員工，應自覺關閉各自辦公區(qū)域的空調，以杜絕浪費。3.單間辦公室以及會議室的空調以誰使用誰負責為原則，公共辦公區(qū)域則由行政部負責管理。第八條 衛(wèi)生清潔管理規(guī)定1.公司員工都有維護環(huán)境衛(wèi)生的權利和義務。2.公司衛(wèi)生管理實行日常清潔與定期保潔、公共區(qū)域由行政部負責、個人辦公區(qū)域由員工負責相結合的原則。第九條 環(huán)境及衛(wèi)生標準1.窗明潔凈，墻面清潔；2.角落無積塵、蛛網；3.燈具、電器、用具清潔；4.辦公桌整潔有序，不允許雜亂的擺放資料，文具等，長時間放置物品實行定位擺放，零時性辦公物品需放置于抽屜內；5.各部門的文檔必須存放在各部門的文件柜中，不允許堆放在桌面或辦公桌的桌底；6.室內無雜物；7.地面無痰跡、紙屑、煙頭；8.個人儀表整潔、干凈。第十條 員工環(huán)境衛(wèi)生規(guī)范1.有責任和義務保持個人辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生；2.不在廁所、洗手盆中亂扔手紙、飯菜、荼渣，防止堵塞管道，污水外流；3.嚴禁隨地吐痰；4.各部門的辦公區(qū)域內，對外的窗戶在下班后或在下雨時，必須保持關閉。5.不能私自移動，挪用辦公室區(qū)域內的設施設備。第三章 罰則第十一條 工作時間內無故離崗、串崗，將給予30元/次的扣款處罰；上班時間閑聊、吃零食、大聲喧嘩，將給予10元/次的扣款處罰。第十二條 上班時間玩電腦游戲、看視頻等，或瀏覽無關網站占用公司帶寬資源者，將給予20元/次的扣款處罰。第十三條 員工未做好辦公區(qū)域衛(wèi)生的將給予10元/次的扣款處罰；在公司亂扔煙頭、吐痰者將給予20元/次的扣款處罰。第十四條 未按規(guī)定使用水、電、打/復印機、空調等或未節(jié)約水、電、打/復印者將給予20元/次的扣款處罰。第十五條 因私大量打/復印文件、書籍等非工作性文字內容的將給予20元/次的扣款處罰。第十六條 員工未按規(guī)定保持辦公環(huán)境衛(wèi)生標準的將給予20元/次的扣款處罰；故意污損辦公環(huán)境衛(wèi)生的將給予50100元/次扣款處罰。第十七條 以上罰則未涉及到的違反辦公管理行為將視情節(jié)給予5100元/次扣款處罰。第四章 附則第十八條 本制度由行政部負責解釋與修訂，自總經理簽發(fā)之日起生效實施。第二章 印信管理規(guī)定總 則為加強公司印信管理，嚴格用印手續(xù)，規(guī)范工作程序。公司印章有公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章及介紹信統(tǒng)一歸行政辦公室管理。介紹信的使用應辦理申請使用手續(xù)并經相關部門負責人批準。第二節(jié) 印章管理第一條 公司各類印章統(tǒng)一由行政辦公室負責保管。公司印章的刻制須經總經理批準后刻制，并由行政辦公室辦理。第二條 印章停用應說明原因，注明停用日期，并移交行政辦公室保存，以備查考。第三條 各類印章應指定司印人員，司印人員負責印章的保管、使用。司印人員因故不能司管時，由其所在部門負責人指定人員暫為司管，及時辦理印章移交手續(xù)，印鑒移交單應妥善保存。第四條 用印應按以下程序審批：1、公章：（1）發(fā)文用印：憑經過審批的文件簽發(fā)用印。（2）財務相關資料用印須經財務審計部負責人和總經理批準。（3）財務報表、統(tǒng)計報表等報表用印須經相關部門負責人和總經理簽字同意。（4）其他需要使用公章的材料，須由經辦部門的負責人和總經理批準。2、法人簽名章：所有涉及到加蓋法人簽名章的，須經過總經理批準。3、合同專用章：須憑經過審批或經授權人的批準方可用印，其中銷售合同專用章須經銷售分管領導審批方可用印。4、財務專用章：財務審計部使用須遵照相關財務管理規(guī)定，其他部門使用須由總經理批準。第六條 未按權限批準而用印的，一經查出，追究相關人員的責任。第七條 所有用印均應建立用印登記薄。用印之前進行事先登記，并由經辦人簽字。第八條 印章的管理應注意以下方面：1、印章用畢后，要及時存放在保險箱內，防止被盜。2、印章不得擅自帶出公司以外使用，如確實需要，需經公司領導同意，由印章保管人一同前往。3、印章要蓋端正、清晰，嚴防錯蓋。4、印章要注意保養(yǎng)，及時加以清洗，確保印章的清晰。第九條 發(fā)現(xiàn)印章丟失，保管人應立即向行政辦公室報告，行政辦公室應及時采取相應措施，并登報聲明作廢，必要時應向公安部門報案。第三節(jié) 介紹信管理第十條 介紹信由公司指定專人負責掌管。第十一條 公司介紹信主要用于政府部門聯(lián)系工作及其他聯(lián)系工作用。第十二條 因情況變化而未使用的介紹信，領用人應及時退還，貼在原存根處，并寫明情況。第十三條 發(fā)現(xiàn)介紹信丟失，領用人應立即向行政辦公室反映，及時采取相應措施。第十四條 介紹信存根應存檔保存。第十五條 嚴禁開具空白介紹信，開具介紹信內容與存根必須一致。特殊情況下開具空白介紹信，須由申請部門負責人及經辦人作出書面承諾，并經上級領導批準方可開具。第十六條 介紹信內容，由經辦人員掌握，對要求開具有疑義的介紹信須經申請部門負責人簽字同意（在存根上簽字即可）后，方可開具。第三章 公務接待和差旅管理規(guī)定總 則公務接待應貫徹“熱情周到，講究禮儀，勤儉節(jié)約，統(tǒng)一協(xié)調”的原則，差旅管理應本著明確標準、嚴格審批、手續(xù)完備、報銷及時的原則。第一節(jié) 公務接待第一條 行政辦公室是公務接待的職能部門，負責來訪賓客的住宿安排、餐飲安排、車輛接送、票務訂購、禮品采購等。第二條 上級領導、客人來公司，應事先提交接待工作聯(lián)系單，需明確費用結算方式，經相關領導審批后，由行政辦公室落實。第三條 嚴格控制業(yè)務招待費用，在接待客人食、宿過程中，一定要遵循標準，杜絕鋪張浪費，貫徹“誰接待，誰負責”的原則，如有特殊情況，應由公司相關領導批準。第四條 客人的住宿標準分為普通級別和貴賓級別。普通賓客按市內三星級（含）以下標準安排，重要賓客按市內三星級以上標準安排，特殊情況須經公司領導批準。第五條 公司重要賓客的接待必須由接待部門事先制訂接待方案，交公司相關領導審定。第六條 負責接待的人員著裝應整潔大方，態(tài)度熱情誠懇，禮儀規(guī)范，遵守紀律，嚴格按有關規(guī)定請示報告，不自行其是。第五章 會議管理規(guī)定 總 則為規(guī)范會議的組織與行為，提高會議效率和質量，使會議能做到高效、精簡、務實、節(jié)約并結合公司實際，特制定本規(guī)定。第二節(jié) 會議的組織和紀律第九條 會議召集部門在主管領導或總經理批準后，將會議情況及相關要求報到行政辦公室，由行政辦公室落實會議準備工作(如擬定會議議程、材料準備、通知與會人員、做好報到、簽到工作等)，并做好會場落實與布置。第十條 與會人員必須按會議通知時間準時到會，無特殊情況不得遲到、早退或缺席，會議期間應自覺關閉手機或設置震動。第十一條 會議召集部門應指定專人做好會議記錄，會后及時整理會議紀要，可根據需要印發(fā)至有關領導及部門，并進行存檔備查。第十二條 與會人員要嚴格遵守保密紀律，當會議內容涉及保密事項時，與會者不得泄露或傳播不宜公開的會議內容和議定事項。第十三條 本規(guī)定適用于營口金燦集團及下屬公司。第十四條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權歸行政辦公室所有。第六章 車輛管理規(guī)定總 則為了規(guī)范公司車輛（包括專車和公務用車）的管理，確保車輛安全、節(jié)約有序、高效，特制訂本規(guī)定。公司車輛由行政辦公室負責，實行統(tǒng)一管理、統(tǒng)一保險、統(tǒng)一調度、統(tǒng)一維修。行政辦公室負責：車輛購置、建檔、上牌、保險、年檢年審、維修、保養(yǎng)、重大事故的處理以及公司公務用車調度等。第一節(jié) 車輛使用管理第一條 公司公務用車由行政辦公室統(tǒng)一調度，各部門如因工作需要使用車輛，應提前申請。派車要登記并出派車單，否則司機不準出車。在不影響工作的前提下，盡量考慮一車多人，提高車輛使用效率。第二條 車輛要定人定車，嚴禁非駕駛員開車。第三條 公司車輛原則上不得外借，確有必要借車的，由借車方填寫車輛借用聯(lián)系單，經公司行政辦公室及相關領導批準后方可出借。車輛出借、歸還時應由經辦人員及時進行檢查，外借車輛各種費用，由借用單位承擔。第二節(jié) 維修保養(yǎng)第四條 公司車輛須在公司指定修理廠維修，經車管員核實確認，并經行政辦公室負責人批準。修理后將維修清單交回行政辦公室。第五條 為了保持車輛整潔，公司對車輛的保潔狀況作不定期的檢查。各車輛責任人應保持車輛整潔。第六條 為保證車輛行駛的安全，行政辦公室根據實際情況進行安排維修、保養(yǎng)。每行駛5000公里必須進行一次例行保養(yǎng)，車輛的一、二、三級保養(yǎng)，年度檢驗保養(yǎng)可由車管員根據車輛行駛情況安排。第七條 車輛責任人應經常檢查方向盤、制動等安全系統(tǒng)，每日例行保養(yǎng)，檢查發(fā)動機潤滑油、輪胎氣壓等，保證車輛正常使用，確保行車安全。第八條 對公司車輛的使用用途、維修、保養(yǎng)、耗油、保險、年檢、過路費做到日記、日累、季度通報。第九條 車輛出現(xiàn)事故時，車輛使用人應保護好事故現(xiàn)場，及時報告公司、交警部門、保險公司，配合交警部門的處理和責任認定。第三節(jié) 費用報銷第十條 公司車輛的費用根據定人定車原則經核實后由專人報銷，并由行政辦公室登記。第十一條 公務車輛用油均由行政辦公室統(tǒng)一定點加油，以加油卡的形式登記，并由行政辦公室做好登記手續(xù)。第十二條 因公出差的燃料費、過路過橋費必須注明出差時間、地點，并經行政辦公室專人登記后憑據報銷。第十三條 車輛使用人因違章造成的交通處罰費用不予報銷。第十四條 公司車輛在行駛中發(fā)生交通事故時，因私發(fā)生的事故除保險公司承擔（公司統(tǒng)一辦理車輛的車損費、車上人員險、第三者責任險、不計免賠險和和玻璃險五個險種）的費用之外，其余費用均由責任人自理。第十五條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權歸行政辦公室所有。第七章 計算機及網絡管理規(guī)定總 則為提高公司網絡系統(tǒng)、數據信息的安全性，提高公司辦公效率，規(guī)范公司員工對電腦硬件及網絡使用的要求，特制定本規(guī)定。本規(guī)定中的計算機包括計算機及配套的一切相關設備、設施，包括打印機、外置調制解調器、掃描儀、刻錄機、音箱、電源（線）、ADSL或ISDN外接設備等。第一節(jié) 計算機及配套設備的購置、管理第一條 各部門申請電腦包括計算機軟件的購置，應填寫辦公設備購置審批表，經領導審批同意后，提交行政辦公室落實購買及安裝工作。第二條 采購以“工作適用，適度超前”為原則，同時須確保售后服務的質量。具體參考相關采購標準。第三條 公司電腦配置實行一人一機，特殊崗位可申請配備筆記本。電腦更新速度及配置標準分為等級（A、B、C），A級配置和性能均較好，供高管和專業(yè)人員使用；B級性能較好，供文職人員使用；C級配置和性能一般，以及超過5年期的，供崗位對電腦要求不高的員工使用；財務人員使用電腦不得進行統(tǒng)籌調配。第四條 各使用部門需在行政辦公室辦理計算機的登記手續(xù)，驅動盤、使用說明、保修卡及配置清單等資料備份；原始資料交行政辦公室負責保管，同時做固定資產登記。第五條 將計算機管理納入使用部門職責范圍，指定日常使用人為使用責任人，負責計算機的日常維護清潔、查毒清毒、資料備份等工作。第六條 計算機發(fā)生故障時，使用責任人應及時向所在網絡管理負責人報告，由網絡管理人員進行檢查，如須更換部件填寫根據一定金額選擇填寫維修單或采購單，經批準后執(zhí)行。第三節(jié) 計算機安全規(guī)定第七條 任何人不得利用計算機進行侵害國家、公司和個人利益與合法權益的活動。第八條 計算機按具體使用情況分為三級，普通員工、管理人員、公司高管各級別在計算機使用功能上有不同，不得擅自修改所屬權限和工作內容。第九條 計算機可根據需要設置開機密碼、屏保密碼以及重要文件的讀取密碼。密碼由相關責任人保管，并視需要及時更改。第十條 定期做好文件、資料的備份工作，防止文件丟失，確保資料安全。1、根據本部門文件、資料的性質及重要程度，按照一定周期（如每周或每月），及時備份文件及資料，對重要部門、重要資料應做好隨時備份、多個備份的工作。2、備份資料作為工作檔案，必要時交檔案室存盤。第十一條 任何部門或個人不得私自安裝、使用未經許可的軟件（包括游戲軟件等一切與工作無關的軟件）。第十二條 為防止計算機病毒傳播，使用任何外來文件需首先進行病毒清查，安裝有殺毒軟件的計算機須定期查毒。第四節(jié) 計算機使用規(guī)定第十三條 按照“誰使用誰負責”原則，各部門所屬計算機的日常使用及清潔維護、查毒清毒、資料備份、磁盤整理等工作需落實到人。第十四條 使用責任人應經常檢查所屬計算機及外設狀況，如發(fā)現(xiàn)異常應立即報告，禁止因不規(guī)范操作等原因造成硬件損壞。第十五條 日常工作涉及計算機使用的員工應注意相關知識的學習與積累，不斷提高自身應用水平。第十六條 使用中應注意隨時存盤；為消除安全隱患，下班后應關閉計算機及附屬設備并切斷電源。第五節(jié) 違規(guī)處理第十七條 有下列行為之一且不限于以下行為的，公司將視情節(jié)輕重給予處罰：1、因違反本規(guī)定或進行不當操作造成計算機損壞的，公司可根據情況，要求使用責任人負擔部分或全部維修費用。2、因下載游戲或安裝不良軟件而導致計算機產生病毒或造成其他危害計算機網絡安全的給予負責人通報批評或處分。第十八條 違規(guī)行為給公司造成損失情節(jié)嚴重的，公司將另行處理。特別嚴重的公司保留向責任人追究法律責任的權利。第十九條 本規(guī)定適用于營口金燦集團及下屬公司。第二十條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權歸行政辦公室所有。第八章 固定資產及辦公物品管理規(guī)定總 則為加強公司固定資產和辦公物品的管理，確保公司財產的安全、完整和保障使用，特制定本規(guī)定。管理范圍包括固定資產、低值易耗品和辦公用品，具體劃分標準：1、固定資產：指使用年限在1年以上，并且在使用過程中基本保持原有物質形態(tài)的資產，包括房屋、建筑物、電子設備、運輸工具、機具和其他與業(yè)務有關的設備或者單位價值在2000元(含)以上使用期限超過2年的非業(yè)務主要設備的物品。2、低值易耗品：指單位價值在2000元以下，200元以上的不屬于固定資產的物品。3、辦公用品：日常辦公文具及各種消耗品，包括管理品和消耗品。固定資產等物品的管理實行“統(tǒng)一購置、集中管理、責任到人”的原則，其購置計劃、審批、管理等工作，須經公司領導批準。第一節(jié) 固定資產的管理第一條 行政辦公室是固定資產管理的主要職能部門，負責編制全年固定資產的購置、更新計劃，負責固定資產的購置、驗收、登記、維修、清查、報廢等工作。第二條 固定資產由使用部門進行保管。使用部門應嚴格執(zhí)行固定資產管理規(guī)定，指定協(xié)管員負責本部門固定資產的日常維護，保證其完好和正常使用，并配合行政辦公室做好清查、盤點工作。部門負責人、具體使用人對固定資產負有管理責任，應確保固定資產的安全、完整。因管理不善造成固定資產損失的，協(xié)管員應立即報告行政辦公室，說明情況，明確責任，視情節(jié)輕重追究直接責任人和有關負責人的責任。第三條 固定資產的購置和管理以部門為單位。各部門之間不得擅自移、送固定資產。人員變動，不得隨帶原所在部門領用的固定資產；確有必要的，必須在行政辦公室辦理有關手續(xù)。第四條 固定資產的購建、調拔、盤盈、盤虧、報廢、毀損及轉讓處理，應履行規(guī)定的審批程序，經批準后執(zhí)行。第二節(jié) 固定資產購置第六條 固定資產購置審批程序：使用部門事先提出需求，并填寫資產購置審批表，經公司領導批準后交行政辦公室采購，必要時申購部門會同行政辦公室一起采購。第七條 固定資產購置后，由使用部門會同行政辦公室進行實物驗收，驗收合格后，先由行政辦公室登記并驗收入庫，再由使用部門協(xié)管員辦理領用手續(xù)，財務審計部憑經過行政辦公室驗收登記的有效憑證，建立固定資產賬。由使用部門負責將屬于固定資產的辦公設備用具的產品說明書、保修單等有關資料送行政辦公室。第八條 行政辦公室根據固定資產類別、使用部門等，設置固定資產登記簿，組織對固定資產的實物管理，做到賬與實物相符，賬實相符。第三節(jié) 固定資產日常維護第九條 使用部門負責對本部門使用的固定資產進行管理，建立“固定資產使用登記簿”，各部門協(xié)管員應及時向行政辦公室反映本部門固定資產的使用情況，并做好日常保管維護工作。經批準報廢的固定資產應辦理固定資產交回手續(xù)，移交行政辦公室統(tǒng)一處理。第十條 加強對固定資產的保養(yǎng)和維修工作。使用部門要做好固定資產的日常保養(yǎng)，設備出現(xiàn)故障，應及時與行政辦公室聯(lián)系進行維修。固定資產破損后，由使用部門提出申請，填寫固定資產維修單，經審批同意后，由行政辦公室統(tǒng)一辦理維修。第四節(jié) 固定資產的調撥第十一條 部門使用的固定資產調整，應辦理固定資產移交手續(xù)，由固定資產移出部門填寫固定資產內部轉移單，經有關部門確認后，行政辦公室、移出部門、移入部門、財務審計部各執(zhí)一份。第十二條 人員跨部門調動確有需要而涉及固定資產存放部門變動的，必須由新部門和原部門通過行政辦公室辦理固定資產移交、領用手續(xù)。未辦移交、領用手續(xù)，固定資產一律不得隨意變更存放部門。第十三條 各分公司調撥公司固定資產，填寫公司固定資產內部轉移單和工作聯(lián)系單，并報公司領導批準，由行政辦公室辦理出庫手續(xù)，并由財務審計部進行相應的帳務調整。第十四條 對外捐贈未報廢的固定資產，其報批處理手續(xù)視同調撥處理。捐贈已作報廢處理的固定資產，須報公司領導批準。第五節(jié) 固定資產清查第十五條 每年年終決算前，行政辦公室會同財務審計部對固定資產進行一次全面的盤點、清查，清查工作要檢查固定資產是否完好，核對賬單、賬實是否相符。清查時，各部門固定資產管理員應積極配合，按要求對部門的固定資產進行自查清點，填寫固定資產盤點清單報行政辦公室進行清點復核。第十六條 對無利用價值、閑置的固定資產，公司行政辦公室負責整理、填具閑置固定資產明細表，提出意見呈報公司領導批復后處理。多余閑置不用或其他原因需要出售或轉讓的固定資產，應在資產評估的基礎上確定出售、轉讓價格，經批準后，辦理出售、轉讓手續(xù)并注銷固定資產賬面原值及卡片，收回的價款，應列入其他收入（或支出）。第六節(jié) 辦公用品低值易耗品的管理第十八條 凡單價在2000元以下，200元(含)以上不屬于固定資產的物品，包括保險箱、柜、鐵皮柜及不論金額大小的打印機、傳真機、裝訂機等使用年限在一年以上的低值易耗品，比照固定資產管理。由行政辦公室設立登記簿，進行分類登記，領用部門指定協(xié)管員進行保管。在購置低值易耗品前，行政辦公室應實行“先調配，后購買的原則，在無庫存和調劑可能的情況下，再辦理購買審批手續(xù)。第七節(jié) 辦公用品采購與使用 第十九條 辦公用品采購與使用本著采購及時，保障使用、勤儉節(jié)約、入庫領取帳目嚴禁浪費。日常辦公用品包括消耗品和管理品。消耗品：打印紙、硒鼓、墨盒、筆、刀片、膠水、大頭針、圖釘、案卷封皮、標簽、N貼、橡皮擦、夾子等；管理品：筆筒、直尺、剪刀、美工刀、訂書機、打孔機、文件夾、打碼機、日期章、計算器、印泥等。第二十條 新員工入職后,由行政辦公室統(tǒng)一發(fā)放入職辦公用品，如新員工需要其他辦公用品，可按辦公用品申領手續(xù)申請。第二十一條 日常辦公用品實行按計劃采購，原則上各部門根據需要，落實專人在月末五天內向行政辦公室提交次月的辦公用品月度申領單，由行政辦公室匯總填寫辦公用品月度申購單，并報公司領導審批，統(tǒng)一購置。第二十二條 臨時申領辦公用品填寫辦公用品申領單，經使用部門負責人及行政辦公室負責人同意后采購。第二十三條 辦公用品采購結束后，由行政辦公室統(tǒng)一查驗、登記、入庫。第二十四條 日常辦公用品的申領要本著實用、節(jié)儉的原則，在每月月初領取，所有領取辦公用品者都應有申領單并由各部門、公司負責人簽批手續(xù)，做到手續(xù)清楚、賬物相符。管理品自第二次領用起，應以舊換新，如遺失應由個人或部門賠償、自購。人員離職時，應將剩余辦公文具用品移交行政辦公室。第二十五條 辦公用品采購和消耗每季度應進行一次通報。第二十六條 本規(guī)定適用于營口金燦集團及下屬公司。第二十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權歸行政辦公室所有。第九章 檔案管理規(guī)定總 則為了加強對公司檔案的收集、整理、保護和有效利用，提高公司檔案管理水平，更好地為公司的經營與發(fā)展服務，根據中華人民共和國檔案法和遼寧省實施中華人民共和國檔案法規(guī)定的規(guī)定，結合本公司實際，特制定本規(guī)定。本規(guī)定所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同載體形式、內容特征的歷史記錄。第一節(jié) 檔案機構及其職責第一條 公司建立綜合檔案室，歸行政辦公室負責，業(yè)務上服從總公司的指導。第二條 綜合檔案室保管營口金燦集團的檔案文件以及下屬公司應當移交的重要檔案文件，并對整個公司的檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調、統(tǒng)一規(guī)定，監(jiān)督、檢查和指導。第三條 房地產、汽貿及物業(yè)公司的檔案工作應各自指定檔案管理員保管本級檔案文件，并對公司內各部門的檔案工作實行監(jiān)督、檢查和指導。第四條 各級檔案管理員應本著認真負責的態(tài)度，在部門負責人的領導下，做好檔案收集、整理、保管和提供利用等各項檔案工作。第五條 檔案管理員應當忠于職守，具備相應專業(yè)知識。依法照章管理檔案文件，建立健全檔案工作。第二節(jié) 檔案的收集第六條 對公司規(guī)定的應當立卷歸檔的檔案文件，必須按照規(guī)定由單位文書人員或各業(yè)務部門收集齊全，并進行整理、立卷，定期向檔案室移交，實行集中統(tǒng)一管理，所有員工不得據為己有或拒絕歸檔。第七條 各類公司檔案文件的歸檔范圍和保管期限的確定，按相關管理規(guī)定執(zhí)行。第八條 歸檔文件材料應符合下列要求：1、歸檔的文件材料應完整準確，遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類組卷；2、歸檔文件材料，應做到書寫紙質材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙等不耐久書寫材料書寫。第九條 歸檔時間：1、行政、銷售租賃（客服）、合同完畢即歸檔，電子類檔案在次年第一季度移交；2、工程（除客服檔案外）類檔案在項目竣工驗收后三個月內移交；3、聲像、實物、設備類檔案在檔案形成后一個月內移交。第十條 移交時，由經辦人和檔案管理人員填寫檔案移交單，一式兩份，寫明案卷標題、案卷數量、移交時間，并簽名蓋章。在移交紙質文本時，盡可能同時提供電子文本。第十一條 以下文件不屬于歸檔范圍：1、一般性的文件草稿；2、重份文件；3、外來的僅供參考不需要辦理的文件；4、一般事務性，沒有查考、保存價值的文件；5、未經會議討論、沒有生效的文件。第三節(jié) 歸檔程序與注意事項第十二條 歸檔程序:1、單位文書人員或各業(yè)務部門做好預立卷工作，歸檔前檔案室進行初驗收；2、填寫移交單，由部門領導批示同意歸檔；3、在規(guī)定的時間內向檔案室移交。第十三條 注意事項:1、要盡可能地將文件收集齊全,防止文件的散失；2、案卷標題要簡明確切，能準確揭示卷內文件的特征；3、卷內文件排列和編號有次序，防止出現(xiàn)重號。第四節(jié) 檔案的保管第十四條 檔案室要對檔案進行分類、編號、排列上架。第十五條 檔案庫房應符合防盜、防火、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫等要求，便于檔案安全保管，并逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。第十六條 保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照公司保密規(guī)定的規(guī)定辦理。第十七條 檔案室組織做好檔案鑒定工作。經鑒定需銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經公司領導批準后，指派專人負責監(jiān)銷，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字，銷毀時嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。禁止擅自銷毀檔案。第五節(jié) 檔案的利用第十八條 公司檔案由檔案人員負責調卷提供屬于開放范圍的檔案文件。第十九條 檔案室要準確劃分開放與不開放檔案文件的范圍，對開放的檔案文件應在保證物質載體與信息內容安全的前提下盡可能簡化手續(xù)，方便利用；對不開放或保密檔案要嚴格按規(guī)定提供利用，以便最大限度地發(fā)揮其作用。第二十條 檔案用戶以閱覽利用為主。閱覽時必須辦理簡單的登記手續(xù)。機密檔案原則上只閱覽不外借，確因工作原因需要外借時，應辦理借閱手續(xù)，查、借閱檔案時經辦人填寫檔案借閱申請登記表，由部門負責人批準后方可借閱，部分機密檔案需由公司領導批準方可借閱。開放檔案借閱時間最長不超過7天，保密檔案借閱時間最長不超過1天，絕密檔案不外借。第六節(jié) 獎勵與處罰第二十一條 對于積極貫徹執(zhí)行本規(guī)定、對公司檔案事業(yè)有突出貢獻、在檔案工作中做出顯著成績的部門或個人，應給予表彰和獎勵。第二十二條 對違反中華人民共和國檔案法和本公司有關規(guī)章規(guī)定，有下列行為之一的，要按照規(guī)定給予當事者以通報批評，責令限期改正；造成損失的，責令賠償損失：1、損毀、丟失屬于公司所有的檔案的；2、擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于公司所有的檔案的；3、不按規(guī)定歸檔或不按期移交檔案的；4、擅自出賣或轉讓檔案的；5、涂改、偽造檔案的；6、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的；7、檔案管理人員玩忽職守，造成檔案損失的。第二十三條 本規(guī)定適用于營口金燦集團及下屬公司。第二十四條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，解釋權歸行政辦公室所有。第十章 公文處理管理規(guī)定總 則 為建立科學、合理、規(guī)范的公文處理程序，提高公文處理的工作效率和公文的質量，確保公文品質和公文處理規(guī)范，特制定本規(guī)定。公文處理應堅持“實事求是，精簡高效”的原則，做到及時、準確、安全。公文處理過程中必須注意保密，確保公司利益不受損害。第一節(jié) 公文的種類第一條 公司的常用公文種類主要有：請示：適用于向上級請求請示、批準的事項。報告：適用于向上級匯報工作、反映情況、提出建議、答復上級的詢問。決定：適用于對公司重要事項或重大活動作出安排，獎懲有關部門或人員。決議：適用于經過會議討論或議定，要求貫徹執(zhí)行的事項。批復：適用于上級答復下級的請示事項。通告：適用于在公司范圍內公布應當遵守或周知的事項。通知：適用于傳達、批轉上級、同級、不相屬部門的公文；傳達要求下級部門協(xié)助或需要周知或共同執(zhí)行的事項；發(fā)布規(guī)章、任免聘用事項（人事方面分為聘用令、任免令、調令等）。通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況。函：適用于對同級或不相屬單位間相互介紹、商洽、詢問、催辦、答復某些問題，請求批復或答復審批。意見：適用于對總部所屬部門及各控股公司的相關問題提出見解和處理規(guī)定。會議紀要：適用于記載和表達會議重要精神及議定事項，要求與會人員或單位共同遵守執(zhí)行。第二節(jié) 公文格式第二條 涉及公司秘密的文件應當在文件右上角標明密級和保密期限。如無密級，則可省去。第三條 緊急文件應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。第四條 發(fā)文號由公司的代字、發(fā)文年度、發(fā)文順序號組成，位于文頭與界欄線間。第五條 文件標題應當準確簡要地概括文件的主要內容并標明文件種類，文件標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。使用黑體二號（或小二號）字體。第六條 文件正文采用仿宋體四號,行間距根據內容大小進行調整。第七條 報呈對象主要指上級單位或公司總經理以上領導；主送單位指文件的主要受理單位，抄送（報）單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉文件的其他單位。主送、抄送（報）單位應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。第八條 文件如有附件，附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序號、標題。第九條 文件如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。第十條 公文日期包括年、月、日，寫在公文末尾，一般以印制日期為準，重要公文以簽發(fā)日期為準。第十一條 文件用紙一般采用國際標準A4型，左側裝訂。第三節(jié) 公文行文原則第十二條 行文應當確有必要，注重效用。第十三條 行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十四條 報告、請示等屬于上行文；決議、決定 、通告、通知（令）、通報、批復、會議紀要等屬于下行文；函等屬于平行文。第十五條 各部門對外行文必須通過行政辦公室，不得擅自以公司名義對外行文。各部門如需就其所主管的業(yè)務工作向公司相關部門提出重要的指導性意見，可以部門名義發(fā)文。如需布置事務性、臨時性工作，可以用無標識紙張印發(fā)通知等形式進行。第十六條 “請示”應當一文一事，一般只寫一個主送單位，如需同時送其它單位或領導，應用抄報形式，但不得同時抄送下級單位。第四節(jié) 公文處理程序第十七條 擬稿：由具體承辦部門起草，并由該部門負責人確認。發(fā)文稿必須符合公文種類、格式使用規(guī)范，并用規(guī)范的文件簽發(fā)稿紙打印稿送簽，各級審核、審批均用藍黑或炭黑書寫。第十八條 核稿：擬稿完成后，依次送至行政辦公室、公司領導核稿。核稿有問題時須與有關當