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集團(tuán)系統(tǒng)辦公自動化軟件系統(tǒng)使用說明目錄第一章OA系統(tǒng)主頁介紹31.1系統(tǒng)登錄41.2 系統(tǒng)頁面6第二章 個人中心8第三章 流程管理83.1 新建流程83.2 流程代理113.3 流程處理123.4 流程查詢153.5流程操作示例：發(fā)文處理流程163.6流程操作示例: 收文登記203.7流程操作示例：數(shù)據(jù)填報273.8流程操作示例：通知公告流程28第四章 知識管理314、1新建文檔314.2查詢文檔324.3最新文檔324.4文檔目錄33第五章 日常協(xié)作335.1協(xié)作交流335.2我的協(xié)作355.3 日程管理36相關(guān)注意事項38由上海泛微網(wǎng)絡(luò)科技有限公司進(jìn)行設(shè)計、實施的格盟國際能源集團(tuán)有限公司辦公自動化信息系統(tǒng)，按照“一個平臺、多級門戶、多級應(yīng)用”的總體思路，構(gòu)建一個覆蓋集團(tuán)系統(tǒng)各企業(yè)的統(tǒng)一辦公平臺，滿足跨區(qū)域的協(xié)同辦公要求，實現(xiàn)集團(tuán)系統(tǒng)范圍內(nèi)快速的公文流轉(zhuǎn)處理，以及各類信息的收集、傳遞與存儲，將實現(xiàn)集團(tuán)公司與各企業(yè)之間、以及各企業(yè)之間的高效協(xié)作。本OA系統(tǒng)協(xié)同管理應(yīng)用平臺基于先進(jìn)的協(xié)同管理理念和設(shè)計思想，涵蓋信息門戶、知識管理、工作流管理、人力資源管理、客戶關(guān)系管理、項目管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、數(shù)據(jù)中心等功能，有效解決信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島問題，打破企業(yè)管理的各種屏障，讓企業(yè)的人、財、物、信息、流程等資源集中在統(tǒng)一的平臺上進(jìn)行管理，并實現(xiàn)它們之間的緊密鏈接和高效協(xié)作，從而為企業(yè)建立一個全面協(xié)同的數(shù)字化管理和運(yùn)營環(huán)境第一章OA系統(tǒng)主頁介紹1.1系統(tǒng)登錄為滿足專線用戶、公網(wǎng)用戶及遠(yuǎn)程辦公的需要，目前OA系統(tǒng)登錄方式有兩種：（1）.已敷設(shè)專線并實現(xiàn)視頻會議系統(tǒng)的企業(yè)用戶，打開IE瀏覽器，直接輸入以下網(wǎng)址：0:8088 ;（2）.通過INTERNET方式登錄OA系統(tǒng)的用戶，打開IE瀏覽器，輸入以下網(wǎng)址：46:4433 ，通過VPN系統(tǒng)接入集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)后，再訪問OA系統(tǒng)。（用戶名與OA系統(tǒng)用戶名相同，密碼為：123456）打開頁面后系統(tǒng)界面如下： 1.OA系統(tǒng)中，用戶的登錄帳號規(guī)則為：1) 姓的全拼+名字的第一個拼音字母（小寫），例如張三的帳號為zhangs2) 初始密碼：所有的用戶的初始密碼均為1234562.OA系統(tǒng)密碼是您登錄的重要憑證，為了您的信息安全，請在第一次登陸系統(tǒng)后修改您的密碼，具體修改方式如下：1) 左側(cè)導(dǎo)航欄中點(diǎn)擊【個人中心】，出現(xiàn)子菜單；2) 在子菜單中點(diǎn)擊【個人設(shè)置】；3) 點(diǎn)擊【密碼修改】可進(jìn)入如下界面，輸入新的密碼，并再次輸入新密碼確認(rèn)，然后點(diǎn)擊【提交】按鈕。生效后，重新登錄系統(tǒng)時，需要輸入新的密碼。1.2 系統(tǒng)頁面進(jìn)入系統(tǒng)后，默認(rèn)的顯示的是個人首頁，整個頁面布局如下圖：1.個人首頁說明：1) 【待辦事宜】：顯示的是提交后等待用戶審閱處理的事項；2) 【已辦事宜】：顯示的是用戶已經(jīng)處理過的事項；3) 【辦結(jié)事宜】：顯示的是經(jīng)過用戶處理并且已經(jīng)完成的事項；4) 【本人發(fā)起事項（未完成）】：顯示的是用戶發(fā)起的未完成的請求；5) 【本人發(fā)起事項（已完成）】：顯示的是用戶發(fā)起的已完成的請求。6) 【公司通知公告】：顯示的是公司的相關(guān)通知公告；2.點(diǎn)擊【集團(tuán)門戶】可以切換到集團(tuán)的門戶，如下圖：3.集團(tuán)門戶說明：【公司新聞】：顯示公司的相關(guān)新聞；【公司公告】：顯示公司的通知和公告；【集團(tuán)員工工作平均時間】：顯示公司的員工工作處理時間；其它還包括：【行業(yè)新聞】、【簡報】、【期刊中心】等。第二章 個人中心【個人中心】：可用于查看“個人信息”、“密碼修改”，用戶可在個人信息中編輯個人相關(guān)信息及上傳工作照。第三章 流程管理3.1 新建流程1. 點(diǎn)擊導(dǎo)航欄【流程管理】【新建流程】，如圖中，在界面中顯示了用戶可發(fā)起的流程，如公文管理、數(shù)據(jù)填報等。點(diǎn)擊需要新建的相應(yīng)流程，進(jìn)入工作流發(fā)起表單：2. 工作流表單：3. 表單說明：1) 必填項：圖中以結(jié)尾的輸入項是必須填寫的項目；2) 彈出選擇框：帶圖標(biāo)，點(diǎn)擊該圖標(biāo)則會彈出選擇框；3) 點(diǎn)擊【流程圖】，可以查看流程的走向：）流程提交后，在流程流轉(zhuǎn)的中間各環(huán)節(jié)，可在【表單信息】【流程圖】的后面看到另一個頁面【流程流轉(zhuǎn)】，如圖：點(diǎn)擊可查看流程的流轉(zhuǎn)記錄，3.2 流程代理1.在出差或者休假無法登陸OA系統(tǒng)時，可以將需要處理的工作讓別人代理完成，具體操作如下：點(diǎn)擊【流程管理】【流程代理】，出現(xiàn)如下界面：2.點(diǎn)擊【新增】進(jìn)入：說明：限制時間別人代理流程的時間區(qū)域，超過時間范圍則代理失效！3.3 流程處理1. 選中需要辦理的事項：2. 相關(guān)操作：1) 確認(rèn)該事件通過用戶當(dāng)前節(jié)點(diǎn)：點(diǎn)擊【提交】按鈕，使流程進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)或者歸檔；2) 將該事件告知其他人：點(diǎn)擊【轉(zhuǎn)發(fā)】按鈕；3) 需要打印的流程節(jié)點(diǎn)：點(diǎn)擊【打印】，進(jìn)行打印操作。3. 點(diǎn)擊【流程圖】，查看流程流轉(zhuǎn)情況，鼠標(biāo)移到到節(jié)點(diǎn)上時，會出現(xiàn)相關(guān)信息，點(diǎn)擊可查看流過節(jié)點(diǎn)操作人以及當(dāng)前下一節(jié)點(diǎn)的的操作人及規(guī)則。4. 點(diǎn)擊【操作人】，彈出如下界面：可以查看下一節(jié)點(diǎn)的操作人、查看人等。5. 領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)人員需要添加審批意見時，點(diǎn)擊頁面的左下角處的【簽字意見】，具體位置見下圖：6. 點(diǎn)擊后會出現(xiàn)可拉伸頁面填寫批復(fù)意見：；底邊處可進(jìn)行相關(guān)附件的添加；點(diǎn)擊右上角處按鈕可隱藏【簽字意見】框。7. 所有處理完成后，點(diǎn)擊【提交】，則流程處理完畢，進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)。3.4 流程查詢1. 用戶請求或者處理的流程事項可以在【流程管理】【待辦事宜】、【已辦事宜】、【辦結(jié)事宜】、【我的請求（未完成）】、【我的請求(已完成)】2. 查詢其他的流程，可以點(diǎn)擊【流程管理】【流程查詢】，進(jìn)入如下界面?？梢暂斎胂嚓P(guān)流程信息進(jìn)行查詢。3.5流程操作示例：發(fā)文處理流程 發(fā)文處理流程是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬制、處置與管理活動。 發(fā)文辦理的一般程序為：擬稿、會商、審核、簽發(fā)、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性。流程圖如下:1.創(chuàng)建發(fā)文填寫表單基本信息:如標(biāo)題,文號,文件正文內(nèi)容. 表單中含有 符號為必需輸入項（其中“相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”指本次發(fā)文中審批文件主管領(lǐng)導(dǎo)） 正文內(nèi)容 報文時，直接在正文內(nèi)容中粘貼不含紅頭的文件內(nèi)容。正文內(nèi)容在“套紅”節(jié)點(diǎn)生成最終紅頭文件前，具備保留修改痕跡的功能。 .2.創(chuàng)建發(fā)文后，由擬稿人直接提交到達(dá)核稿節(jié)點(diǎn)，核稿人填寫意見后，可以退回文件或進(jìn)行修改后提交，并直接提交到達(dá)第三個節(jié)點(diǎn)“擬搞人執(zhí)行”。3.擬稿人收到流程后，可根據(jù)核稿人的意見，選擇多位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會簽，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后提交，將由總經(jīng)理或工會主席簽發(fā)文件。4.校對/套紅節(jié)點(diǎn)，該節(jié)點(diǎn)操作者由發(fā)起人進(jìn)行選擇，主要是完成正文的校對及套紅頭的工作。本系統(tǒng)中已經(jīng)建立了各企業(yè)的發(fā)文模板，可在紅頭文件中進(jìn)行選擇。選擇公司對應(yīng)紅頭文件模版后,進(jìn)行提交.提交后生成帶本公司的紅頭文件5.制版/分發(fā)打印節(jié)點(diǎn)，由文員對正文的內(nèi)容、排版進(jìn)行最終確認(rèn)。在此節(jié)點(diǎn)文員可將紅頭文件下載、打印后存檔。6.用印節(jié)點(diǎn)主要由各企業(yè)印章管理員對電子文檔完成蓋章功能。本系統(tǒng)中已將各企業(yè)的公章、黨章、工會章錄入，印章管理員可根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行選擇蓋章。7.用印完成后，蓋有電子印章的文檔將回到擬稿人節(jié)點(diǎn)，由擬稿人選擇文件流轉(zhuǎn)方式：平行文、格盟國際能源有限公司、國際能源集團(tuán)有限公司、歸檔如果選擇集團(tuán)公司，流程提交后將到達(dá)集團(tuán)公司收文員楊彬進(jìn)行收文處理；如果選擇平行文，提交將再由擬搞人選擇平行文流轉(zhuǎn)企業(yè)。3.6流程操作示例：收文處理流程 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、承辦、催辦等程序。3.6.1各企業(yè)接收集團(tuán)公司發(fā)文1.集團(tuán)公司給所屬企業(yè)的發(fā)文會顯示在各相關(guān)企業(yè)收文登記人員的待辦事宜中，如下圖：2.收人登記人員需要打開收到的流程后，點(diǎn)擊“接收發(fā)文”按鈕，此時，將自動觸發(fā)收文流程請收文登記員點(diǎn)擊保存后，相關(guān)文件正文、附件將自動帶到收文表單中.收文流程圖如下 ： 如上操作建立起收文流程后，直接提交將自動到達(dá)擬辦人節(jié)點(diǎn)，由擬辦人選擇文件相應(yīng)的批辦人進(jìn)行流轉(zhuǎn)。3.“執(zhí)行/打印”節(jié)點(diǎn)操作者為收文登記人員，根據(jù)批辦領(lǐng)導(dǎo)意見可選擇是否傳閱、是否承辦操作提示：1）.如果僅需要相關(guān)人員傳閱，請將“是否傳閱”選項選擇為“是”，“是否承辦”選項選擇為“否”。 2）.如果僅需要相關(guān)人員承辦，請將“是否傳閱”選項選擇為“否”，“是否承辦”選項選擇為“是”。 3）.如果既需要相關(guān)人員傳閱又需要相關(guān)人員承辦的話，請先按提示1操作提交，待傳閱結(jié)束，流程到達(dá)收文人執(zhí)行節(jié)點(diǎn)時，再將“是否承辦”選項選擇為“是”。 4）.如果兩項均選擇“否”，則流程將直接歸檔。溫馨提示：請不要同時將“是否傳閱”和“是否承辦”選項選擇為“是”，否則流程將無法提交。4.如果收文流程已經(jīng)開始正常流程，各收人登記人員待辦事宜中的接收到的發(fā)文流程直接提交歸檔即可。.3.6.2各企業(yè)接收其他收文收文流程圖如下：1.收文人登記建立收文 并填加收文正文，如下圖： 如上操作建立起收文流程后，直接提交將自動到達(dá)擬辦人節(jié)點(diǎn)，由擬辦人選擇文件相應(yīng)的批辦人進(jìn)行流轉(zhuǎn)。2.“執(zhí)行/打印”節(jié)點(diǎn)操作者為收文登記人員，根據(jù)批辦領(lǐng)導(dǎo)意見可選擇是否傳閱、是否承辦操作提示：1）.如果僅需要相關(guān)人員傳閱，請將“是否傳閱”選項選擇為“是”，“是否承辦”選項選擇為“否”。 2）.如果僅需要相關(guān)人員承辦，請將“是否傳閱”選項選擇為“否”，“是否承辦”選項選擇為“是”。 3）.如果既需要相關(guān)人員傳閱又需要相關(guān)人員承辦的話，請先按提示1操作提交，待傳閱結(jié)束，流程到達(dá)收文人執(zhí)行節(jié)點(diǎn)時，再將“是否承辦”選項選擇為“是”。 4）.如果兩項均選擇“否”，則流程將直接歸檔。溫馨提示：請不要同時將“是否傳閱”和“是否承辦”選項選擇為“是”，否則流程將無法提交。3.7流程操作示例：數(shù)據(jù)填報數(shù)據(jù)填報包括生產(chǎn)、財務(wù)、工程、投資類報表，具體如下：數(shù)據(jù)填報流程圖如下（以財務(wù)報表為例）：數(shù)據(jù)填報：填寫每月相關(guān)表單,進(jìn)行提交支持Excel進(jìn)行導(dǎo)入.把填好的Excel文件進(jìn)行上傳經(jīng)過企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，直接提交，系統(tǒng)自動與集團(tuán)系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián).集團(tuán)相關(guān)人員將進(jìn)行相關(guān)操作。3.8流程操作示例：通知公告流程 1.接收集團(tuán)公司通知公告集團(tuán)公司給所屬企業(yè)發(fā)布通知公告,各相關(guān)企業(yè)收文人待辦事宜中會顯示集團(tuán)通知公告流程2.點(diǎn)擊打開新收到的通知公告流程如果需要企業(yè)內(nèi)部傳閱,請點(diǎn)擊”接收通知公告”后，將自動觸發(fā)企業(yè)內(nèi)部通知公告流程可先點(diǎn)擊保存按鈕后，,相關(guān)通知內(nèi)容也會自動帶到企業(yè)自行觸發(fā)通知公告表單中，隨后請選擇相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批進(jìn)行流程游轉(zhuǎn)企業(yè)內(nèi)部通知公告正常流轉(zhuǎn)后，請將待辦事宜中接收到的集團(tuán)通知公告進(jìn)行提交歸檔操作，通知公告流程圖如下:第四章 知識管理4.1新建文檔1.操作：【知識中心】【新建文檔】,說明如下：2.文檔目錄中顯示藍(lán)色，說明可以在該目錄下新建文檔；如果為黑色，則無權(quán)限新建。點(diǎn)擊相應(yīng)的目錄，進(jìn)入新建文檔界面。點(diǎn)擊可查看文檔的屬性信息選擇需要的文檔格式4.2查詢文檔1. 操作：【知識中心】【查詢文檔】，填寫條件，快速查詢文檔。4.3最新文檔1. 操作：【知識中心】【最新文檔】，查看最新發(fā)布的文檔。4.4文檔目錄1. 操作：【知識中心】【文檔目錄】，以樹狀目錄形式，顯示知識文檔視圖。第五章 日常協(xié)作5.1協(xié)作交流1. 協(xié)作交流：常用于與指定的部門相關(guān)人員進(jìn)行交流溝通。【協(xié)作交流】【新建協(xié)作】2. 點(diǎn)擊“參與人員”后的圖標(biāo)，選擇協(xié)作參與人員3. 可在組織單元中進(jìn)行選擇，也可以在點(diǎn)擊【自定義】，選擇參與人員4. “結(jié)束時間”：在新建協(xié)作界面上會有個必填選項“結(jié)束時間”，在到達(dá)結(jié)束時間后，該協(xié)作不能再進(jìn)行回復(fù)等操作。5.2我的協(xié)作1. 記錄所有人員提交的信息，同時也可以查看協(xié)作瀏覽情況。5.5 日程管理在【日程管理】【新建日程】中就可以建立新的