青島市市工程竣工檔案編制驗收報送工作規(guī)程.doc

青島市市工程竣工檔案編制驗收報送工作規(guī)程目 錄第一章 總則1第二章 竣工檔案報送工作程序2第三章 建設單位職責5第四章 歸檔文件質量要求6第五章 紙質與電子文件的歸檔范圍及整理基本要求8第六章 聲像檔案的拍攝范圍及歸檔要求21青島市市政工程管理處二0一一年二月30第一章 總 則一、為規(guī)范本市市政工程竣工檔案的編制、驗收和報送工作，根據建設工程質量管理條例、建設工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328/2001）、關于進一步加強建設工程檔案歸集管理的通知（魯建發(fā)201024號）及其它相關法律、法規(guī)和規(guī)定，制定本規(guī)定。二、在本市市內四區(qū)內的市政工程竣工檔案的編制、整理、驗收及報送工作應當按照本規(guī)程執(zhí)行。三、本規(guī)程所指的市政工程包括新建、改建、擴建的道路、橋梁（含加固）、涵洞、地下通道、海河壩、軌道交通等市政工程及中修以上養(yǎng)護維修工程。本規(guī)程所指的市政工程竣工檔案（以下簡稱竣工檔案）是指建設工程建設活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子等各種載體的文件材料。四、竣工檔案包括工程前期準備階段文件、施工技術文件、竣工驗收綜合文件、竣工圖（含竣工測量資料），以及與工程紙質檔案一一對應的電子文件和建設過程的聲像資料?？⒐n案必須真實地反映建設全過程，并按工程建設程序進行編制，達到完整、準確、系統(tǒng)的要求。第二章 竣工檔案報送工作程序一、建設單位在行政審批大廳辦理市政工程施工許可證前，必須與我處簽訂山東省建設工程檔案移交合同書（責任書），作為辦理建設工程施工許可證的必備要件。二、建設單位在工程建設過程中接受我處對工程文件編制、立卷工作的監(jiān)督、檢查和指導。按照紙質與電子文件的歸檔范圍及整理基本要求和聲像檔案的拍攝范圍及歸檔要求，及時編制、收集、整理竣工檔案從項目立項到竣工全過程中形成的文件材料和聲像材料，確保竣工檔案完整、準確、規(guī)范。三、施工單位按歸檔范圍及整理基本要求，對施工技術文件及竣工圖進行整理，組成預立卷，送監(jiān)理單位核查，是否完整、準確、系統(tǒng)。監(jiān)理單位責任人還應對照施工單位填寫的設計變更文件匯總表、主要原材料及構配件出廠證明及復試報告目錄、施工試驗檢測報告匯總表、工程竣工圖紙審查表內容檢查，是否與文件材料實物一一對應，合格后責任單位在各表中簽字蓋章。四、建設單位按歸檔范圍及整理基本要求，對工程前期、施工、驗收及竣工圖四部分文件材料進行匯總整理，組成預立卷，（不打頁碼、不裝訂，用鐵夾子夾成案卷），建立案卷目錄和卷內目錄，在組織工程竣工驗收前15個工作日，分別提交我處檔案室、質量監(jiān)督科(市政基礎設施工程竣工資料審核表)對工程紙質檔案、聲像檔案進行預驗收。五、對預驗收檔案不合格的工程，我處將整改意見用書面形式一次性告知建設單位，限期補充完善相關資料。對未取得預驗收意見書的工程，不得進行竣工驗收，不予辦理工程竣工驗收備案手續(xù)。六、預驗收合格后，建設單位在取得山東省建設工程檔案預驗收意見書前，應填寫緩交市政工程竣工檔案情況登記表（見附件）。由建設單位承諾，對逾期未報送竣工檔案的工程，愿接受市政工程管理處按規(guī)定予以處罰。七、建設單位取得山東省建設工程檔案預驗收意見書，盡快組織相關單位完成竣工檔案的排列、組卷、打頁碼、填寫內封面、卷內目錄、備考表及檔案盒的內容。在案卷裝訂前，進行紙質檔案的掃描工作，完成電子文件的編制，整理及配備電子檔案各級目錄。建設單位在辦理完竣工驗收后3個月內，將符合規(guī)范要求的竣工檔案報送我處檔案室，經審查合格后，辦理工程竣工檔案移交，由我處頒發(fā)山東省建設工程檔案合格證或市政工程檔案移交書，作為市政設施移交的必備要件。附件：緩交市政工程竣工檔案情況登記表緩交市政工程竣工檔案情況登記表編號（ ） 建設單位施工單位工程名稱工程地點甲方項目負責人聯系電話乙方項目負責人聯系電話該工程檔案是否缺材料：尚缺的上述資料，須于 年 月 日前移交青島市市政工程管理處檔案室。該工程對紙質檔案、掃描檔案、照片檔案、錄像檔案的整理情況:建設單位承諾：該工程完成竣工驗收后三個月內，未按要求移交工程竣工檔案，愿接受青島市市政工程管理處依照建設工程質量管理條例第五十九條、七十三條的規(guī)定，依法責令建設單位予以改正，處1萬以上10萬以下罰款，并對直接負責的主管人員和其他直接責任人處單位罰款數額的5%以上10%以下的罰款。建設單位： 法定代表人：（章） 經辦人：年 月 日檔案部門意見: 年 月 日處領導意見: 年 月 日備注:第三章 建設單位職責在竣工檔案材料的收集、整理、立卷、驗收、移交工作中，建設單位應履行下列職責：一、在工程招標及與勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協議、合同時，應對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等問題提出明確要求。二、收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔。三、負責組織監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。四、收集和匯總勘察、設計、施工、等單位立卷歸檔的工程檔案。五、在組織工程竣工驗收前，應提請檔案室對工程檔案進行預驗收；未取得工程山東省建設工程檔案預驗收意見書，不得組織工程竣工驗收；六、對列入我處竣工檔案接收范圍的工程，竣工驗收及備案后3個月內，向檔案室報送一套符合規(guī)定的竣工檔案。第四章 歸檔文件質量要求一、歸檔文件材料應包括：從建設項目立項開始，直到工程竣工，形成的符合歸檔內容、有價值的建設工程文件材料。二、向檔案室報送的檔案材料應為原件。三、工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。四、工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。五、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純蘭墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。六、工程文件應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章、手續(xù)完備。七、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm210mm）。凡小于A4幅面的，可由A4幅面紙以襯托法襯托，大于A4幅面的應折疊成A4幅面。八、工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。九、竣工圖的制作要符合國家規(guī)范要求，并加蓋”竣工圖”標志章。（一）工程施工過程中，完全按圖施工，無變動者，可在原施工圖上加蓋”竣工圖”標志章。（二）在施工過程中有一般性設計變動，能在原施工圖上修改補充，且不影響圖面質量的，可用碳素墨水筆對變更部位進行扛改或叉改。采用修改施工圖作為竣工圖的方法時，應當注明變更依據及內容，修改、說明和注記應在適當空白處，不得與原施工圖內容重疊，不能破壞原施工圖的內容。如圖紙局部變更圖應按國家規(guī)范繪制，然后附在原圖后。在修改過的施工圖上加蓋”竣工圖”標志章。（三）凡是工程項目改變施工圖結構、工藝平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應按國家有關規(guī)范重新繪制竣工圖，加蓋”竣工圖”標志章。十、竣工圖章的基本內容應包括”竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現場監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章中所列各項簽署者應為第一責任人。竣工圖章尺寸為：50mm80mm。圖例如下：竣 工 圖變更情況施工單位編 制 人審 核 人技術負責人編制日期監(jiān)理單位總 監(jiān)現場監(jiān)理十一、竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。十二、不同幅面的工程圖紙，應采用手風琴式折疊法統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm210mm）,圖標欄露在外面。第五章 紙質與電子文件的歸檔范圍及整理基本要求 第一部分：紙質與電子文件的歸檔范圍市政工程竣工檔案實行紙質檔案與電子檔案雙套制歸檔，市政工程電子文件同紙質文件材料歸檔范圍一致，紙質文件材料必須與所產生的電子文件一一對應。一、工程前期綜合文件工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等過程中形成的文件：1、項目建議書（代可行性研究方案）及批復文件2、征地、用地審批文件3、規(guī)劃選址意見書及附圖4、建設工程規(guī)劃方案審查意見書及附圖（管網綜合圖）5、工程地質和水文地質勘察報告6、建設用地規(guī)劃許可證及附圖7、建設工程規(guī)劃許可證8、規(guī)劃方案變更審批文件及附圖9、計劃任務書及投資計劃的通知10、工程項目初步設計及概算的批復11、有關行政主管部門（排水、園林、環(huán)保、地震、人防、消防等）審批文件或取得的有關協議12、市政工程施工許可證13、市政工程安全監(jiān)督登記證14、市政工程質量監(jiān)督受理書 15、勘察測繪合同、設計合同、監(jiān)理合同、施工合同及中標通知書16、驗線申請表及附圖17、市政工程設計說明書18、施工圖設計文件的審查意見19、其它文件20、工程前期檔案材料目錄（見附表1）二、施工技術文件施工單位在施工過程中形成的文件：1、施工組織設計2、施工圖設計文件會審、技術交底記錄3、設計變更通知單、洽商記錄4、設計變更文件匯總表（見附表2）5、原材料、成品、半成品、構配件、設備出廠質量合格證書、出廠檢（試）驗報告和復試報告（須一一對應）6、主要原材料及構配件出廠證明及復試報告目錄（見附表3）7、施工試驗資料8、施工檢（試）驗報告匯總表（見附表4）9、施工記錄10、測量復核記錄11、隱蔽工程檢查驗收記錄12、單位工程質量評定資料13、使用功能試驗記錄14、事故報告15、其它文件三、竣工驗收綜合文件建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件：1、單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄2、工程竣工報告3、工程質量評價（檢查）報告4、工程質量評估報告 5、工程質量保修書6、市政基礎設施工程竣工驗收報告7、市政基礎設施工程質量監(jiān)督報告8、市政基礎設施工程竣工驗收備案表 9、決算書及審計文件(工程竣工結算文件備案表)10、市政工程竣工移交書11、其它文件四、竣工圖工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣：1、工程竣工圖紙審查表（見附表5）2、工程竣工圖3、工程竣工測量圖附表：1、工程前期檔案材料報送目錄2、設計變更文件匯總表3、主要原材料及構配件出廠證明及復試報告目錄4、施工檢（試）驗報告匯總表5、工程竣工圖紙審查表附表1 工程前期檔案材料報送目錄第 頁 共 頁序號文件編號責任者文件材料題名日期原件復印件總頁數檔案報送人： 檔案報送單位：（公章） 年 月 日說明：建設單位將工程前期文件匯總，按問題結合時間排列文件，填寫目錄應與報送的前期文件一致，加蓋建設單位公章。附表2設計變更文件匯總表 單位工程名稱： 第 頁 共 頁序號文件名稱（主要內容）文件編號總頁數對應圖號備注建設單位：（章） 施工單位：（章） 監(jiān)理單位：（章） 設計單位：（章）經辦人： 施工技術負責人： 總監(jiān)理工程師： 項目負責人： 年 月 日（說明：每個單位工程無論有無變更文件，都要填寫此表，總頁數必須用大寫數字填寫）附表3主要原材料及構配件出廠證明及復試報告目錄 試驗表1 年 月 日 共 頁 第 頁工程名稱： 施工單位： （公章） 監(jiān)理單位： （公章） 項目經理: 總監(jiān)理工程師：名稱品種型號（規(guī)格）代表數量單位使用部位出廠證或出廠試驗單編號進場復試報告編號見證記錄編號總頁數說明：每個單位工程各種質材用數字（大寫）注明文件材料總頁數。 附表4施工檢（試）驗報告匯總表 年 月 日 共 頁 第 頁工程名稱： 施工單位： （公章） 監(jiān)理單位： （公章） 項目經理: 總監(jiān)理工程師： 名稱部位試驗報告編號總頁數備注說明：每個單位工程各種試驗檢測報告用數字（大寫）注明文件材料總頁數 附表5工程竣工圖紙審查表 工程名稱單位工程名稱圖紙總頁數監(jiān)理單位施工單位存在在問題及處理意見：竣工圖編制是否規(guī)范、齊全、完整、真實的反映市政工程項目施工結果的圖樣。監(jiān)理負責人：（簽字）建設單位代表：（簽字）監(jiān)理單位承諾：我單位對該工程竣工圖紙進行審查，保證提交的圖紙規(guī)范、齊全、完整、真實，符合建設項目實際情況，如有虛假，愿承擔由此造成的法律后果。 監(jiān)理單位： （蓋章） 年 月 日1、本表由監(jiān)理負責人在審查資料后填寫。2、評審意見填寫竣工圖紙齊全、完整、真實、符合規(guī)范要求。3、對不齊、不完整、不準確的竣工圖紙在補充整改后填寫。4、按每個單位工程填寫，用數字（大寫）注明圖紙總頁數。第二部分：紙質檔案整理基本要求一、立卷的原則、方法和卷內文件排列（一）立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用。（二）一個項目建設工程由多個單位工程組成時，項目級綜合文件材料應獨立組卷，工程文件按單位工程組卷。（三）工程文件應按工程準備階段文件、竣工驗收文件、施工文件、竣工圖順序排列。（四）文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。圖紙材料保持專業(yè)材料的相互聯系和完整。同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。視其材料的多少組成1至數卷。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（五）案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。（六）案卷不宜過厚，文字材料一般不超過2CM，圖紙不超過5CM。二、案卷的編目（一）卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從”1”開始。（二）頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。（三）印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。（四）對于幅面較小而進行托裱的文件材料，頁號應編寫在原件上。對若干文件（如：標牌式合格證）托裱在一張紙上的，應編寫一個頁號位置在托裱紙的右下角。（要求在托裱紙的空白處填寫此頁共粘貼X張）（五）案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。（六）卷內目錄的填寫：1、序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從1依次標注。2、責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用”等”代替。3、文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。4、文件題名：填寫文件標題或圖名的全稱。 5、日期：填寫文件形成的日期或起止日期。年月日用”隔開6、頁次：填寫文件在卷內所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。7、卷內目錄中所填寫的數字一律用阿拉伯數字。8、卷內目錄排列在卷內首頁之前。（七）卷內備考表的填寫：1、主要標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數，以及立卷單位對案卷情況的說明。2、填寫立卷人姓名和立卷時間。3、填寫審核人姓名和審核時間。4、卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。（八）案卷封面的的填寫：1、內容應包括：檔號、總登記號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、編制日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷、本卷共幾頁。2、檔號、總登記號、檔案館代號由檔案保管單位填寫。3、案卷題名應簡明、準確地提示卷內文件的內容。案卷題名應包括建設單位名稱、工程名稱、專業(yè)名稱（包括路名或橋名并寫出起止點）、卷內文件的內容。4、編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。5、編制日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。6、案卷封面中所填寫的數字一律用阿拉伯數字。年月日用”.”隔開6、密級分為”絕密、機密、秘密”。同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。7、保管期限分為”永久、長期、短期”。同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長（九）案卷封面、卷內目錄、卷內備考表中所填寫的數字一律用阿拉伯數字。年月日用”隔開三、案卷裝訂、裝具對破損、局部殘缺的工程文件，在裝訂前需要進行修裱，以增加文件的強度，延長奉命。對于由金屬、塑料等材質制成的合格證等文件材料，裝訂前，要采用復印的方式進行復制并進行保存。（一）文字材料必須裝訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，裝訂線不得壓字，要整齊、牢固、便于保管和利用。文字材料每卷不得超過20mm；圖紙單獨立卷，一律不裝訂，每卷厚度可分為20mm、30mm、40mm、50MM；既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。（二）裝訂時必須剔除金屬物。（三）卷盒的外表尺寸為310mm220mm，厚度分別為20mm、30mm、40mm、50MM.（四）卷盒應采用無酸紙制作。第三部分：電子檔案整理基本要求紙質檔案在裝訂前，必須逐頁對紙質檔案進行核實，根據紙質檔案原件幅面的大小，選擇相應的掃描儀進行掃描。保存與紙質檔案內容相同的電子文件，工程竣工