福建國安假日酒店采購工作手冊

福建國安假日酒店-采購管理手冊 機密福建國安假日酒店Fujian guoan holidy hotel采購工作手冊 Picks work tebookno 國安假日酒店采購管理手冊（草案）第一章 總則第一條：目標(biāo)。為規(guī)范采購活動,規(guī)避及防范購買風(fēng)險,維護酒店利益,特制訂此制度。第二條：適用范圍。本酒店涉及購買活動、有償服務(wù)及相關(guān)人員。第二章 職責(zé)第三條:酒店所需要的物品一般由酒店采購部自行組織采購。如有些專業(yè)性比較強的采購業(yè)務(wù)（如公司簡介、畫冊、電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等）,則可由集團相關(guān)職能部門提供支持或委托社會上相關(guān)機構(gòu)采購。需提供設(shè)計服務(wù)或?qū)Ψ皆敢馓峁┟赓M設(shè)計的相關(guān)項目.由此項目負(fù)責(zé)人安排相關(guān)人員進行采購。第四條：采購合同的簽訂：權(quán)限范圍內(nèi)的采購合同由采購部、財務(wù)部會同分管副總經(jīng)理意見后，呈報總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效；超出其采購合同權(quán)限的合同,必須預(yù)先申報總經(jīng)理簽署意見后生效辦理,并備案。第五條：財務(wù)部門統(tǒng)一管理采購合同原件并按合同規(guī)定付款。第六條;采購單超出審批權(quán)限的（無采購合同的）,必須預(yù)先報請分管副總經(jīng)理審核，并按權(quán)限轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理批準(zhǔn)，由采購部自行安排采購。第七條：采購業(yè)務(wù)付款完畢且不涉及維護及其他服務(wù)的,視為結(jié)案；集團財務(wù)部對酒店采購合同文本實施法律審核。第三章 供方的選擇及評估第八條：大型采購按照供應(yīng)商意見選擇及相關(guān)程序,細(xì)則類文件對供方實施選擇及評估。第九條;依照“貨比三家”原則,選擇供方或面向社會公開招標(biāo)來選擇供方。第十條；如因某些原因,只有獨家供貨,應(yīng)附帶相關(guān)文字說明資料。附采購業(yè)務(wù)自查表第四章 采購單的編制及審批第十一條：有計劃性的采購活動,由采購人員按照計劃編寫采購單后, 遵循審批權(quán)限實施審批,采購單要求按酒店統(tǒng)一格式。第十二條：非計劃性采購,必須預(yù)先填寫請購單或申請報告，經(jīng)批準(zhǔn)后再安排采購。第十三條：計劃或采購相關(guān)程序?qū)嵤┎少?；參照本流程并根?jù)其實際情況確定采購流程，安排采購業(yè)務(wù)。第十四條：采購單由部門負(fù)責(zé)人簽署，財務(wù)部負(fù)責(zé)人、分管副總經(jīng)理審核后報總經(jīng)理簽署后生效。超出分管副總經(jīng)理審核權(quán)限的采購單，要經(jīng)過事先報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施采購單的運作。第十五條：原則上,成立采購管理小組。采購管理小組一般由財務(wù)、使用部門負(fù)責(zé)人、采購主管、分管副總經(jīng)理等部門人員組成。第十六條：大宗原材料、設(shè)備及固定資產(chǎn)類物資嚴(yán)格用合同采購.并特別應(yīng)考慮售后服務(wù)及配件,軟件供應(yīng)及升級。第十七條：酒店的采購業(yè)務(wù)由酒店相關(guān)部門參照本流程辦理.經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。第五章 采購活動的監(jiān)督第十八條：采購監(jiān)督實施分級監(jiān)督原則，采購管理小組按照其規(guī)定實施監(jiān)第十九條：價格的監(jiān)督：采購人員應(yīng)對參與報價的供應(yīng)商一視同仁、公平對待,報價應(yīng)以書面正規(guī)報價單為準(zhǔn).原則上應(yīng)多輪報價。嚴(yán)禁采購人員暗示供應(yīng)商報高價格,或者借故傾向一方、壓制另一方；如被發(fā)現(xiàn),處以100-500元罰款.情節(jié)嚴(yán)重者按酒店規(guī)章制度處以降級、調(diào)離采購崗位、或開除處分；造成酒店重大損失者應(yīng)賠償酒店損失。采購員因工作失誤造成酒店利益受損,按相關(guān)行政處罰制度處理，可處以50-300元罰款。第二十條：付款監(jiān)督：嚴(yán)禁采購人員、財務(wù)人員及相關(guān)人員與廠方、供應(yīng)商過份親熱和索賄,一經(jīng)核實,除追回非法所得外，并處以500-1000元罰款, 情節(jié)嚴(yán)重的予以開除.并取消該供方資格； 觸及刑律的，送交司法機關(guān)處理。供方用回扣或其他手段誘惑本酒店相關(guān)人員, 事實既成者,對本酒店相關(guān)人員處以開除處分并追回其非法所得，同時取消該供方資格.有預(yù)付款或定金要求的采購業(yè)務(wù)，相關(guān)人員應(yīng)確保所購物資及時到位，如該批物資經(jīng)檢驗為水貨或假冒偽劣品，或?qū)Ψ轿锤段曳截浳锘蚍?wù)，對經(jīng)辦人及相關(guān)人員應(yīng)處以相應(yīng)罰款，酒店損失重大者，要按行政制度處以降級，開除；甚至送交司法機關(guān)處理。第二十一條：退貨的監(jiān)督;經(jīng)驗收不合格的物資或服務(wù)，經(jīng)辦人應(yīng)及時處理，嚴(yán)禁超期堆放，否則對相關(guān)人員要做出罰款處理，處以100-500 元罰款。有些工程或裝修項目，印刷品，無法退貨或急用，應(yīng)與對方協(xié)商降價處理。第二十二條:節(jié)日禮品及溝通活動的監(jiān)督（消費酒店產(chǎn)品或供方贈送禮品等）。酒店相關(guān)人員對供方組織的公關(guān)活動應(yīng)盡量少參加,除非無法推卻,參加前應(yīng)電話請示相關(guān)管理人員批準(zhǔn)。供方可能會贈送一些禮品讓個人接受的，要登記申報或交回酒店。第六章 采購驗收及付款第二十三條：采購物資的驗收及入庫：原材料,元器件,包裝材料工程物品及其他在產(chǎn)品生產(chǎn)中使用的物品(如試劑,潤滑油,松香等)由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)驗收。設(shè)備及其他固定資產(chǎn)類物資由設(shè)備、生產(chǎn)、使用部門共同驗收； 但電腦、電話、傳真機、交換機或復(fù)印機則由財務(wù)部門和使用部門共同驗收。物資經(jīng)驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。經(jīng)驗收不合格的物資，經(jīng)辦人應(yīng)及時跟進處理或退貨，凡無正當(dāng)理由積壓超過三個月的物資，一律視為退貨，否則財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。第二十四條：采購物資的付款;付款方式以轉(zhuǎn)帳方式為主,月結(jié)一次,30-90 天承兌匯票；特殊情況以有效采購合同或采購單要求處理。票據(jù)應(yīng)要求增值稅發(fā)票或增值稅完稅發(fā)票,特殊情況也要有正規(guī)的普通發(fā)票或收據(jù)（收據(jù)應(yīng)有對方的公章）。有預(yù)付款或訂金要求的采購事務(wù),最少兩次付款,一般推薦采用三次付款。采購人員用現(xiàn)金外出購物，攜帶現(xiàn)金應(yīng)控制在2000元以下；采購金額在2000元以上的(含2000元),應(yīng)以轉(zhuǎn)帳結(jié)算；如情況特殊,需要現(xiàn)金結(jié)算，則當(dāng)事人應(yīng)預(yù)先提供相關(guān)資料,由財務(wù)部人員會同當(dāng)事人共同辦理。第二十五條：采購資料的歸檔管理按其文件控制程序歸檔管理?；騾⒄掌渚频晡臋n管理制度執(zhí)行或參照集團文檔管理制度執(zhí)行。第七章 附則第二十六條:本規(guī)定本辦法擬訂并報請總經(jīng)理辦公會討論后，由總經(jīng)理簽批后生效實施。第四章 采購管理工作程序以提高采購管理工作質(zhì)量和效率。酒店采購各項管理工作，均按以下的程序進行一、采購申請審批程序(一)原則任何費用的支出，任何物資、能源及食品采購都必須獲得批準(zhǔn)，都必須獲得合法的文件支持，都必須按照此程序執(zhí)行。(二)審批權(quán)限凡采購申請，除了使用部門經(jīng)理簽署，財務(wù)部經(jīng)理、分管副總經(jīng)理審核外，必須獲的總經(jīng)理的批準(zhǔn)。(三)申請采購程序申購部門填寫“請購單”一式四份，單上應(yīng)注明品名、規(guī)格、數(shù)量、用途及庫存余量，經(jīng)部門經(jīng)理批簽后，送財務(wù)部經(jīng)理批簽意見。由財務(wù)部根據(jù)庫存、預(yù)算及實際情況簽署意見，將請購單返還申購部門，報分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后送財務(wù)部。財務(wù)部接到分管副總經(jīng)理已批準(zhǔn)的“請購單”后報總經(jīng)理批準(zhǔn)。將申購單交采購部向供應(yīng)商發(fā)出“采購單”。財務(wù)部根據(jù)批準(zhǔn)的“請購單”、“采購單”及收貨報告結(jié)帳?！皫旆砍Ｓ梦镔Y申請購置單(請購單)”、“廚房申購單(請購單)”、一般“請購單”、“采購單”格式如下;國安假日酒店庫房常用物資申請購置單制表人： 年 月 日品 名規(guī) 格單 位現(xiàn)有數(shù)量(重 量)最低 儲備量最 高儲 備 量請購數(shù)量金 額部門意 見單價 總金額庫管員： 國安假日酒店廚房申購單部門： 日期：項 目 品名/規(guī)格數(shù) 量單價金額供 應(yīng) 商備 注總 額批準(zhǔn)人：_ 申請人: _ 國安假日酒店請購報價單部門： 經(jīng)辦人： 部門經(jīng)理： 日期：項目品名/規(guī)格上次采購現(xiàn)庫存報價選 擇到貨日期日期數(shù)量單價12312345用途1報價供應(yīng)商名稱122334455總 預(yù) 算累計實支本次使用額預(yù)算剩余額需用日期: 帳號: 總計:采購主管： 財務(wù)部經(jīng)理： 分管副總經(jīng)理： 總經(jīng)理：一式四聯(lián)：采供員、財務(wù)部、請購部、驗貨人。 (四)“請購報價單”審批內(nèi)容1、采購部接到“請購報價單”后，根據(jù)申請部門提出的要求進行市場詢價，并與財務(wù)部聯(lián)系核實庫存余量及價格可能找到三個或三個以上供應(yīng)商報價及取貨樣，要注明金額。2、財務(wù)部接到使用部門轉(zhuǎn)來的“請購單”及“庫房常用物資申購單”，審查是否超出最高庫存量、金額的大小是否超出預(yù)算，如符合規(guī)定再進行審批上報。3、總經(jīng)理接到財務(wù)部轉(zhuǎn)來的“請購單”，根據(jù)酒店實際需要和資金情況決定是否采購。經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理、分管副總經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，將采購單下到采購部門便可給供應(yīng)商下“采購單”?；蛴刹少彶孔孕薪M織采購。4、批準(zhǔn)后的“請購報價單”退回財務(wù)部，財務(wù)部分聯(lián)退回各有關(guān)申購部門。(五)對外簽約及合同的簽訂所有對外簽訂的采購合同、專用支付合同都必須事先填寫“請購單”，將合同附后報財務(wù)部審批，轉(zhuǎn)財務(wù)部經(jīng)理后、分管副總經(jīng)理審核，獲得總經(jīng)理批準(zhǔn)后才能簽訂合同并加蓋合同專用章。簽訂任何形式的合同都必須有經(jīng)批準(zhǔn)的“請購單”，合同專用章只有經(jīng)總經(jīng)理同意才能使用。必須嚴(yán)格執(zhí)行審批權(quán)限，不得化整為零，如有違者按欺騙行為處理。有關(guān)“采購單”的規(guī)定說明；(1)“采購單”是在完成“請購報價單”的基礎(chǔ)上進行最后的確定性的訂貨、收貨依據(jù)。如“采購單”與“請購單”在填寫的過程中有不相符的現(xiàn)象，收貨員應(yīng)以生效的“采購單”為最后的收貨依據(jù)，并以“采購單”為填寫入庫單的依據(jù)。(2)無論是直撥或庫存的物資，送貨單位均將貨直接送到收貨組。收貨組收貨后，應(yīng)根據(jù)“采購單”內(nèi)容核實來貨，并即時開具入庫單，不能等領(lǐng)用部門領(lǐng)料后才開具入庫單，以后的發(fā)存貨工作應(yīng)就庫房自行負(fù)責(zé)。(3)送貨單位如超出正常時間送貨到店，應(yīng)預(yù)先告知庫房留人收貨，保證貨到后隨時有人收貨，不得由別人代收。(4)特殊或緊急情況部門下的購貨，可允許先購買物資回店后再開具“采購單”，庫房收貨必須先收貨后，再由采購員協(xié)調(diào)補辦手續(xù)。(5)高檔、異型產(chǎn)品的采購，應(yīng)以實際到貨重量、規(guī)格、金額開具“采購單”。貨物回店后交收貨組，或直撥使用部門，先收貨，再補辦手續(xù)。(6)凡部門開具的申請購物緊急“請購單”，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名同意后，可先購貨回店，然后補辦有關(guān)采購單手續(xù)。二、驗收入庫管理程序1、收貨人員對供應(yīng)商及采購員所送的貨物，必須嚴(yán)格根據(jù)批準(zhǔn)的“請購報價單”及“采購單”按質(zhì)、按價、按量驗收。對于不符合要求的貨物應(yīng)堅決退回，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。2、對于驗收合格的貨物，認(rèn)真填寫“收貨憑據(jù)”，注明貨物的來源、名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、單價及金額，并由供應(yīng)商簽字認(rèn)可。3、所收貨物分為直供貨物與入庫貨物，蔬菜、水果、鮮活水產(chǎn)品等不宜庫存的食品及各部門急購的部分物品，屬直供貨物，其它貨物均屬入庫貨物。4、對于直供貨物，由收貨人員及時通知使用部門，并由使用部門在“收貨憑據(jù)”上簽收。5、對于入庫貨物，由收貨人員根據(jù)到貨的類別，及時通知專職保管員，雙方共同驗收，核對無誤后，由保管員在“收貨憑據(jù)”上簽收入庫?！笆肇洃{據(jù)”和“收貨每日報表”格式國安假日酒店收貨憑據(jù)供應(yīng)商：_ 日期：_編 號品 名 規(guī)格 數(shù)量 單價金 額申請單號備 注 總額： 付款方式 現(xiàn)金 支票 掛帳 收貨人簽 字：_ 收貨部門： 庫房：_ 供應(yīng)商簽字：_ 白色：財務(wù)部 粉色：供應(yīng)商 藍(lán)色：部門 黃色：采購員國安假日酒店收貨每日報表日期：_編 號供 應(yīng) 商品 名收 貨 單 號金 額收 貨 部 門備 注 制表人：_ 審批人：_白色：財務(wù) 粉色：成本會計三、庫存管理工作程序1、保管員對入庫的貨物應(yīng)分類、分垛碼放，對于性質(zhì)不同、滅火方法不同的貨物要分庫存放。2、保管員對在庫貨物，應(yīng)經(jīng)常檢查，本著“先進先出，定期翻垛”的原則，發(fā)現(xiàn)霉變、破損應(yīng)及時填寫“物資報損單”，說明原因，并由倉庫主管證實后，報送財務(wù)部經(jīng)理審批。3、對于長期滯存積壓物資的名稱，保管員要主動填寫“積壓物資情況表”，對滯存積壓物資的名稱、來源、滯存時間及現(xiàn)存數(shù)量等，均需填寫清楚，由主管會計核實后，報送財務(wù)部及有關(guān)部門。按程序報批。4、對在庫貨物的保質(zhì)期，保管員應(yīng)嚴(yán)格掌握，對即將到期的貨物，應(yīng)提前向上級和有關(guān)業(yè)務(wù)部門反映，避免給酒店造成不必要的損失與浪費。5、每次進出貨物，保管員應(yīng)及時填寫貨卡，做到“有貨必有卡，卡貨必相符”。6、庫內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔、整齊。要合理利用和使用庫容，有條理地碼放貨物，并按有關(guān)消防規(guī)定留有“五距”，即：頂距、墻距、垛距、柱距、燈距，符合消防要求。7、加強庫房管理的安全意識，做到“四防”，即防火、防盜、防鼠咬蟲蛀、防霉變質(zhì)?！拔镔Y報損單”和“庫存積壓物資情況表”格式如下；國按假日酒店物資報損單部門； 日期；類 別編 號品 名規(guī) 格單 位金 額數(shù)量總單價 報損原因部門經(jīng)理意見財務(wù)經(jīng)理 意見 總經(jīng)理意見 國按假日酒店( )庫存積壓物資情況表物資編號： 年 月 日品 名規(guī) 格單 位數(shù) 量積 壓 時 間金 額情況說明財務(wù)部意見 總經(jīng)理審核 制表人： 財務(wù)部經(jīng)理：四、物品出庫管理程序 1、物品出庫，必須辦理出庫手續(xù)。由領(lǐng)用部門填寫“物品申領(lǐng)單”或“內(nèi)部物資調(diào)撥單”并由使用部門經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理簽字，庫房方能給予領(lǐng)用或調(diào)撥發(fā)貨。2、保管員接到各部門提貨人送