信息檢索與word文字處理02Word的基礎(chǔ)操作.ppt

第二章Word的基礎(chǔ)操作 目錄 啟動Word2007 1 單擊Windows任務(wù)上的 開始 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftOfficeword2007 命令 2 雙擊Windows桌面上的Word2007快捷方式或單擊 開始 運(yùn)行 命令 在彈出的 運(yùn)行 對話框中輸入 winword 在 我的電腦 窗口或 資源管理器 窗口中雙擊與Word相關(guān)聯(lián)的文檔 Word2007的界面 標(biāo)題欄 標(biāo)題欄位于Word2007程序窗口最上面的是標(biāo)題欄 如圖2 4所示 標(biāo)題欄顯示應(yīng)用程序的名稱 MicrosoftWord 和文檔的名稱 如 文檔1 標(biāo)題欄左側(cè)是 快速訪問工具欄 可選 最右側(cè)是最小化 最大化 還原和關(guān)閉按鈕 Office按鈕 Office按鈕位于Office應(yīng)用程序窗口左上角的OfficeLogo 被稱為 Office 按鈕 單擊 Office 按鈕 會彈出包括新建 打開 保存 另存為 打印 準(zhǔn)備 發(fā)送 發(fā)布和關(guān)閉等基本命令的Office下拉菜單 快速訪問工具欄 快速訪問工具欄位于Word2007標(biāo)題欄的左側(cè) 該工具欄相當(dāng)于以前版本W(wǎng)ord中的 自定義工具欄 是唯一允許用戶添加常用命令和按鈕的窗口元素 默認(rèn)狀態(tài)下 快速訪問工具欄 上有保存 撤消和恢復(fù)等按鈕和 自定義快速訪問工具欄 按鈕 自定義 快速訪問工具欄 功能區(qū) 功能區(qū)最小化效果 功能區(qū) 開始 功能區(qū) 插入 功能區(qū) 功能區(qū) 頁面布局 功能區(qū) 引用 功能區(qū) 功能區(qū) 郵件 功能區(qū) 審閱 功能區(qū) 功能區(qū) 視圖 功能區(qū) 格式 功能區(qū) 加載項(xiàng) 功能區(qū) 標(biāo)尺 首行縮進(jìn) 控制段落中第一行的起始位置 懸掛縮進(jìn) 控制段落除第一行以外其它各行的起始位置 左縮進(jìn) 控制整個段落左端的縮進(jìn)位置 右縮進(jìn) 控制整個段落的右端縮進(jìn)位置 制表符 使用鍵盤上的 Tab 鍵 可以將文本按制表符的位置和格式按列對齊 滾動條 滾動條及控件 拆分窗口 選擇瀏覽對象 按鈕 狀態(tài)欄 狀態(tài)欄 顯示比例 對話框 自定義狀態(tài)欄 菜單 鍵提示 Word2007程序處于激活狀態(tài)時 按下 Alt 鍵可以顯示 功能區(qū)選項(xiàng)卡 快速訪問工具欄 和 MSOffice 按鈕的鍵提示標(biāo)記 即鍵提示 用戶可以按下要顯示選項(xiàng)卡的鍵提示來切換選項(xiàng)卡區(qū)域 如果需要使用 快速訪問工具欄 某個按鈕對應(yīng)的功能 只需按下Alt鍵和對應(yīng)的數(shù)字鍵就可以了 同理 如果需要打開功能區(qū)選項(xiàng)卡 也是按下Alt鍵和對應(yīng)的字母鍵即可 打開功能區(qū)選項(xiàng)卡后 功能區(qū)內(nèi)每個按鈕下方均會顯示一個或兩個字母 它們就是對應(yīng)功能的快捷鍵 鍵提示 Word選項(xiàng) 使用Word選項(xiàng) 用戶可以定義Word2007的部分內(nèi)容并設(shè)置選項(xiàng)功能 使用戶能夠快捷地進(jìn)行文檔編輯 從而提高工作效率 視圖模式 在編輯文檔時 需要隨時查看文檔的內(nèi)容 格式 段落及排版效果 Word2007提供了了 頁面視圖 閱讀版式視圖 WEB版式視圖 大綱視圖 和 普通視圖 五種視圖模式 來滿足用戶的需要 用戶可以根據(jù)不同的需求選擇合適的視圖界面 方便文檔的瀏覽和編輯工作 選擇 視圖 選項(xiàng)卡中的 文檔視圖 組按鈕 或單擊 狀態(tài)欄 上的 視圖快捷方式 都可以快速地進(jìn)行視圖模式的切換 文檔視圖 視圖快捷方式 視圖模式 頁面視圖 頁面視圖支持 實(shí)時預(yù)覽 功能 可以顯示出頁面大小 布局 頁眉和頁腳 圖形對象 分欄設(shè)置 頁面邊距等元素 真實(shí)體現(xiàn)了文檔的實(shí)際效果 是最接近打印結(jié)果的視圖模式 用戶在編輯和排版文檔時 大多數(shù)都會選擇這種視圖模式 頁面視圖 視圖模式 閱讀版式視圖 閱讀版式視圖隱藏了Office按鈕 功能區(qū)等窗口元素 以圖書的分欄樣式顯示文檔內(nèi)容 如圖2 35所示 在閱讀版式視圖中 用戶不但可以充分利用空間來閱讀和批注文檔 還可以使用快捷鍵和鼠標(biāo)滾輪來翻頁和放大 縮小 字體 并且可以單擊 工具 和 視圖選項(xiàng) 按鈕來設(shè)置 選擇和使用各種閱讀工具 閱讀版式視圖 視圖模式 Web版式視圖 WEB版式視圖以網(wǎng)頁的形式來顯示和瀏覽文檔 主要用于發(fā)送電子郵件和創(chuàng)建網(wǎng)頁 如圖2 36所示 在此視圖狀態(tài)下 文檔中的超鏈接以下劃線文本的形式顯示 狀態(tài)欄也沒有頁碼 章節(jié)等信息 不能對文檔進(jìn)行修改 WEB版式視圖 視圖模式 大綱視圖 大綱視圖可以方便的折疊和展開各種層級的文檔 用戶能方便地以大綱形式查看文檔 主要用于顯示文檔標(biāo)題的層級結(jié)構(gòu) 如圖2 37所示 該視圖廣泛用于Word長文檔的快速瀏覽和設(shè)置 多用來撰寫和組織文檔 大綱視圖 視圖模式 普通視圖 普通視圖 Word2007中的普通視圖就是以前版本W(wǎng)ord的標(biāo)準(zhǔn)視圖 如圖2 38所示 此視圖方式取消了頁面邊距 分欄 頁眉頁腳和圖片等 以草稿形式顯示文檔 是最節(jié)省計(jì)算機(jī)系統(tǒng)資源的視圖方式 視圖模式 文檔結(jié)構(gòu)圖 文檔結(jié)構(gòu)圖 文檔結(jié)構(gòu)圖是Word編輯窗口中的一個獨(dú)立窗格 主要用來顯示文檔的標(biāo)題列表 如圖2 39所示 使用文檔結(jié)構(gòu)圖可以對整個文檔快速瀏覽 同時還能跟蹤用戶在文檔中的位置 視圖模式 縮略圖 選擇 視圖 選項(xiàng)卡里 顯示 隱藏 組中的 縮略圖 復(fù)選項(xiàng) 可以在文檔編輯窗口的右側(cè)打開 縮略圖 窗格 縮略圖 基本操作 新建文檔 單擊 MSOffice 按鈕 在彈出的Office菜單中單擊 新建 命令 選擇模塊列表中的 空白文檔 再單擊 創(chuàng)建 按鈕 即可創(chuàng)建一個空白文檔 基本操作 根據(jù)模板創(chuàng)建 選擇 新建文檔 中間 已安裝的模板 列表中的某個模板 單擊 創(chuàng)建 按鈕 即可創(chuàng)建一個新文檔 MicrosoftOfficeOnline 在線模板 新建文檔 對話框 基本操作 快捷鍵 按下快捷鍵Ctrl N 新建 Word2007會新建一個空白Word文檔并進(jìn)入編輯狀態(tài) 基本操作 打開文檔 單擊 開始 我最近的文檔 D 單擊文檔列表中要打開的文檔名 運(yùn)行Word2007 單擊 MSOffice 按鈕 單擊 Office菜單 右側(cè) 最近打開的文檔 列表中的文檔名 單擊 MSOffice 按鈕 在彈出的Office菜單中單擊 打開 快捷鍵Ctrl O 命令 選擇文檔后單擊 打開 按鈕 在 資源管理器 窗口或 我的電腦 窗口中找到要打開的文檔并雙擊 Windows會自動啟動Word2007并打開該文檔 基本操作 關(guān)閉文檔 單擊 MSOffice 按鈕 在彈出的 Office菜單 中單擊 關(guān)閉 命令 單擊 標(biāo)題欄 上的關(guān)閉按鈕 可以快速關(guān)閉已打開的文檔 關(guān)閉Word2007應(yīng)用程序的快捷鍵是Ctrl F4 關(guān)閉 對話框 保存文檔 單擊 MSOffice 按鈕 在彈出的 Office菜單 中選擇 保存 命令 快捷鍵Ctrl S 或單擊 快速訪問工具欄 上的 保存 按鈕 另存為 轉(zhuǎn)換格式 單擊 MSOffice 按鈕 鼠標(biāo)指向 Office菜單 中的 另存為 命令 在右側(cè)的文件類型列表中選擇要保存的文件類型 保存選項(xiàng) 在Word2007中可以設(shè)置文檔默認(rèn)的保存格式 自動保存時間 按照某一固定時間間隔自動對文檔進(jìn)行保存 保存位置等 基本操作 保護(hù)文檔 打開 修改密碼保存文檔時 單擊 保存 對話框左下角的 工具 按鈕會彈出工具菜單 單擊 常規(guī)選項(xiàng) S 命令 打開 常規(guī)選項(xiàng) 對話框 在對話框中可以設(shè)置打開和修改文件的密碼 限制格式和編輯切換到 審閱 選項(xiàng)卡 單擊 保護(hù) 組中的 保護(hù)文檔 按鈕 在打開的下拉列表中選擇 限制格式和編輯 命令 即可打開 限制格式和編輯 任務(wù)窗格 基本操作 輸入文本 將鼠標(biāo)移動到需要輸入文本的地方單擊 在單擊處會顯示一個閃爍的垂直插入點(diǎn)光標(biāo) 就可以輸入文本了 輸入的文本會出現(xiàn)在插入點(diǎn)光標(biāo)的左側(cè) 同時插入點(diǎn)光標(biāo)自動向右移動 等待下一文本輸入 Word2007提供了兩種文字輸入模式 插入模式和改寫模式 單擊 狀態(tài)欄 的插入 改寫切換按鈕 或使用 Insert 鍵來切換插入 改寫模式 基本操作 輸入文本 自動換行當(dāng)輸入的文字占滿一整行 插入點(diǎn)碰到右側(cè)頁邊距邊界時 Word會自動將插入點(diǎn)移動至下一行 新輸入的文本會出現(xiàn)在新一行的插入點(diǎn)前 創(chuàng)建新段落在前一段結(jié)束時 按一下 Enter 鍵 Word會自動產(chǎn)生一個段落標(biāo)記并生成新的段落 插入特殊符號切換到 插入 選項(xiàng)卡 單擊 特殊符號 組中的 符號 命令按鈕 在符號列表中單擊需要插入的符號 基本操作 文本的選定 單擊鼠標(biāo)將 I 形插入點(diǎn)光標(biāo)定位到選定區(qū)域的起始位置 按下鼠標(biāo)左鍵 拖動到選定文字的結(jié)束位置 松開鼠標(biāo)左鍵 在文檔中雙擊鼠標(biāo)左鍵 可以選定一個詞 或兩個分隔符間的一句話 三擊鼠標(biāo)左鍵可以選中一段文字 基本操作 文本的選定 將鼠標(biāo)移動至文檔左側(cè)頁邊距外的文本選擇區(qū) 光標(biāo)變成向左上方傾斜的箭頭 選擇狀態(tài) 單擊鼠標(biāo)左鍵 按下Ctrl鍵時選擇文檔全文 可以選中一行文本 向上或向下拖動鼠標(biāo)可以選中多行文本 將插入點(diǎn)光標(biāo)定位到要選擇文本的起始位置 按下Shift鍵后單擊文本結(jié)束位置 即可選中連續(xù)的多段或多頁文本 基本操作 文本的選定 先拖動鼠標(biāo)選定部分文本 在按下 Ctrl 鍵的同時選定其他內(nèi)容 可以選中不連續(xù)的多區(qū)域文本 按下Alt鍵 同時按下鼠標(biāo)左鍵并拖動矩形選區(qū) 可以選擇矩形文本塊 基本操作 快捷鍵選擇 基本操作 文本的插入和改寫 Word中輸入文本時有插入和改寫兩種狀態(tài) 插入方式時 新輸入的內(nèi)容將出現(xiàn)在插入點(diǎn)光標(biāo)的前面 改寫狀態(tài)則會使用新輸入的內(nèi)容替代插入點(diǎn)光標(biāo)后的文本內(nèi)容 單擊狀態(tài)欄上的 插入 改寫 切換按鈕可以使輸入在插入和改寫間切換 使用 Insert 鍵也可以切換 插入 和 改寫 輸入模式 基本操作 復(fù)制 剪切 復(fù)制是在原有目標(biāo)對象保持不變的基礎(chǔ)上 只將選中對象的副本放入剪貼板剪切是將選中的目標(biāo)移入剪貼板 原有的目標(biāo)對象會被刪除粘貼操作則是將剪貼板的對象放置到目標(biāo)位置 基本操作 復(fù)制文本 執(zhí)行復(fù)制操作時 首先要選中復(fù)制的內(nèi)容 切換到 開始 選項(xiàng)卡 單擊 剪貼板 組中的 復(fù)制 按鈕 即可將選中內(nèi)容復(fù)制到剪貼板上 然后移動光標(biāo)到目標(biāo)位置單擊 以定位插入點(diǎn) 最后單擊 剪貼板 組中的 粘貼 按鈕 復(fù)制的內(nèi)容就出現(xiàn)在目標(biāo)位置 選中要復(fù)制的內(nèi)容 單擊鼠標(biāo)右鍵 在彈出的快捷菜單中選擇 復(fù)制 命令 將插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置 單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇快捷菜單中的 粘貼 命令 即可完成文本內(nèi)容的復(fù)制 選中要復(fù)制的內(nèi)容 按下快捷鍵Ctrl C 復(fù)制 將選定內(nèi)容復(fù)制到剪貼板上 再定位插入點(diǎn)到目標(biāo)位置 按下快捷鍵Ctrl V 粘貼 即可完成文本的復(fù)制操作 基本操作 移動文本 選中要移動的內(nèi)容 切換到 開始 選項(xiàng)卡 單擊 剪貼板 組中的 剪切 按鈕 將選中內(nèi)容移動到剪貼板上 然后移動光標(biāo)到目標(biāo)位置單擊定位插入點(diǎn) 最后單擊 剪貼板 組中的 粘貼 按鈕 選定的內(nèi)容就被移動到目標(biāo)位置 選中要移動的內(nèi)容 單擊鼠標(biāo)右鍵 在彈出的快捷菜單中選擇 剪切 命令 將插入點(diǎn)定位到目標(biāo)位置 單擊鼠標(biāo)右鍵 選擇快捷菜單中的 粘貼 命令 文本內(nèi)容就移動到新的位置 選中要移動的內(nèi)容 按下快捷鍵Ctrl X 剪切 將選中內(nèi)容移動到剪貼板上 再定位插入點(diǎn)到目標(biāo)位置 按下快捷鍵Ctrl V 粘貼 即可完成文本的移動操作 基本操作 拖動移動 復(fù)制 選中準(zhǔn)備移動或復(fù)制的文本 將鼠標(biāo)指針指向被選中的文本區(qū)域 按下鼠標(biāo)左鍵拖動文本到目標(biāo)位置 豎直的虛線指示當(dāng)前插入點(diǎn)的位置 然后松開鼠標(biāo)左鍵 基本操作 Office剪貼板 Office剪貼板是Office組件中專門用于保存粘貼內(nèi)容的內(nèi)存區(qū)域 可以保存多達(dá)24次復(fù)制和剪切操作收集的對象 直到退出所有Office程序 或者從剪貼板任務(wù)窗格中將其刪除為止 切換到 開始 功能區(qū) 單擊 剪貼板 組右下角的 啟動器 按鈕 即可在文檔窗口的左側(cè)打開 剪貼板 任務(wù)窗格 基本操作 粘貼選項(xiàng) 在Word2007中執(zhí)行過 粘貼 命令后 粘貼內(nèi)容的右下角會出現(xiàn) 粘貼選項(xiàng) 圖標(biāo) 單擊 粘貼選項(xiàng) 圖標(biāo) 會彈出 粘貼選項(xiàng) 菜單 選擇 粘貼選項(xiàng) 菜單中的某個選項(xiàng) 可以只粘貼被粘貼內(nèi)容的部分屬性或使被粘貼內(nèi)容匹配目標(biāo)格式 基本操作 選擇性粘貼 使用 選擇性粘貼 可以將用戶復(fù)制的內(nèi)容以對象 帶格式文本 無格式文本 圖片等不同的形式粘貼下來 從而自定義更多的粘貼格式 選擇 開始 選項(xiàng)卡 單擊 剪貼板 組中 粘貼 按鈕下方的三角形按鈕 在彈出的下拉菜單中 單擊 選擇性粘貼 命令 基本操作 撤銷 單擊 快速訪問工具欄 中的 撤銷 按鈕 快捷鍵Ctrl Z 如圖2 71 a所示 可以執(zhí)行單步撤銷操作 單擊 撤銷 按鈕右側(cè)的下拉按鈕 在如圖2 71 b所示的下拉列表中 選擇某步操作 可以撤銷該操作前的所有操作 基本操作 恢復(fù) 重復(fù) Word2007允許用戶恢復(fù)已執(zhí)行過的撤銷操作 將文檔恢復(fù)到撤銷前的狀態(tài) 單擊 恢復(fù) 按鈕 快捷鍵Ctrl Y 執(zhí)行單步的恢復(fù)操作 Word的重復(fù)功能可以讓用戶重復(fù)執(zhí)行剛剛執(zhí)行過的操作 單擊 快速訪問工具欄 中的 重復(fù) 按鈕 快捷鍵Ctrl Y 即可執(zhí)行 重復(fù) 操作 基本操作 查找和替換 基本查找 選擇 開始 選擇卡 單擊 編輯 組中的 查找 按鈕 快捷鍵Ctrl F 可以打開 查找 對話框 在 查找內(nèi)容 后的文本框中輸入要查找的內(nèi)容 如 秋天的雨 單擊 查找下一處 按鈕 即可在文檔中查找內(nèi)容 秋天的雨 基本操作 查找和替換 高級查找 Word2007的 查找 功能不僅可以查找文本 還可以查找文檔中的特殊字符 單擊 查找和替換 對話框中的 更多 按鈕展開 搜索選項(xiàng) 在 搜索選項(xiàng) 下有搜索方向 區(qū)分大小寫 使用通配符等多個選項(xiàng)供用戶選擇使用 基本操作 查找和替換 突出顯示 在查找文檔時 單擊 閱讀突出顯示 按鈕 在彈出的下拉菜單中選擇 全部突出顯示 命令 所有查找到的內(nèi)容將被標(biāo)識以黃色矩形底色 并且在關(guān)閉 查找和替換 對話框或?qū)ord文檔進(jìn)行編輯時 該標(biāo)識不會取消 基本操作 替換文本 基本替換 替換 功能可以幫助用戶進(jìn)行重復(fù)的文本查找并執(zhí)行替換操作 從而批量修改文檔內(nèi)容 提高辦公效率 基本操作 查找和替換 替換格式 Word不但能夠替換文本內(nèi)容還可以查找并替換字體 段落 制表位 語言 圖文框 樣式和突出顯示等選定的格式 要替換格式需要打開 查找和替換 對話框 使用 替換 選項(xiàng)卡中的 更多 按鈕展開 搜索選項(xiàng) 再單擊 格式 按鈕來設(shè)置要查找和替換的格式 基本操作 查找和替換 定位 當(dāng)用戶想要在比較長的Word文檔中快速定位