集團(tuán)會(huì)議管理制度.docx

.湖北XX集團(tuán)會(huì)議管理制度 編 制： 集團(tuán)人事行政中心 審 核： 審 批： 日 期：201X年XX月1、 目的 為規(guī)范集團(tuán)公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量及工作效率，特制定本辦法。二、適用范圍 本制度適用于集團(tuán)及各分子公司。三、會(huì)議規(guī)則（一）年度會(huì)議：每年（年底）召開一次全員年度總結(jié)大會(huì)； （二）季度會(huì)議：每季度一次董事會(huì)（最后一個(gè)月月底）； （三）月度會(huì)議：集團(tuán)公司各部門、分子公司召開月度重點(diǎn)工作總結(jié)會(huì)、經(jīng)營(yíng)分析會(huì)；1、集團(tuán)公司會(huì)議：月度重點(diǎn)工作總結(jié)會(huì)集團(tuán)公司會(huì)議組織：人事行政中心集團(tuán)公司會(huì)議主持：戰(zhàn)略委員會(huì)張主任集團(tuán)公司參會(huì)人員：各部門或公司副總以上人員； 2、各分子公司會(huì)議：月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)各分子公司會(huì)議組織：分子公司人事行政負(fù)責(zé)人各分子公司會(huì)議主持：分子公司總經(jīng)理；各分子公司參會(huì)人員：分子公司部門經(jīng)理（主管）、集團(tuán)人事行政中心相關(guān)人員；（4） 周例會(huì)：各部門每周進(jìn)行周工作匯報(bào)及工作布達(dá)；會(huì)議組織：各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議主持：部門負(fù)責(zé)人參會(huì)人員：部門成員或其他相關(guān)人員四、會(huì)議程序 （一）提前發(fā)出會(huì)議通知 1、通知內(nèi)容包括：時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、議題、議程等； 2、方式：由會(huì)議承辦人通過口頭或書面形式發(fā)出，注意口頭僅適用于例會(huì)召開的確認(rèn)； 3、出席會(huì)議的重要或主要人員，應(yīng)通過電話等方式確認(rèn)是否能如期出席，并做出相應(yīng)安排； 4、通知時(shí)間：根據(jù)會(huì)議要項(xiàng)擬訂會(huì)議通知，并提前發(fā)送。 （二）會(huì)務(wù)準(zhǔn)備 會(huì)務(wù)準(zhǔn)備包括以下內(nèi)容：會(huì)議場(chǎng)所布置包括座次布局、會(huì)議需用設(shè)備的準(zhǔn)備與調(diào)試、簽到表、麥克風(fēng)、錄音工具、投影儀、幻燈片和白板或黑板等，根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進(jìn)行相應(yīng)的準(zhǔn)備。 （三）會(huì)議紀(jì)要 1、各類會(huì)議須指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議的記錄整理工作，形成會(huì)議紀(jì)要； 2、起草會(huì)議紀(jì)要應(yīng)采用打印體（其正文部分字體要求是宋體小四號(hào)）； 3、會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)后的一天之內(nèi)提交集團(tuán)人事行政中心存檔； 4、會(huì)議紀(jì)要重要決議必須經(jīng)所有參會(huì)人員閱讀簽字后存檔。 （四）會(huì)議督辦 指定專人負(fù)責(zé)，對(duì)會(huì)議中重點(diǎn)事項(xiàng)的責(zé)任人工作進(jìn)展按照月或周進(jìn)行跟進(jìn)反饋，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)并報(bào)集團(tuán)人事行政中心匯總后形成會(huì)議督辦表報(bào)董事長(zhǎng)審閱。五、會(huì)議要求 （一）控制出席人數(shù)，主題明確； （二）對(duì)重大或有分歧的議題，在會(huì)議上爭(zhēng)執(zhí)不下時(shí)，主持人應(yīng)及時(shí)制止且擱置該問題，會(huì)后再議； （三）會(huì)議發(fā)言簡(jiǎn)明扼要，相對(duì)控制每位發(fā)言時(shí)間； （四）對(duì)多個(gè)議題的會(huì)議，每段時(shí)間只集中充分地討論其中一個(gè)議項(xiàng)。主持人可在每一議項(xiàng)或每隔一段發(fā)言時(shí)間做出小結(jié)，及時(shí)做出決定； （五）與會(huì)人員應(yīng)提前10分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，并將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至震動(dòng)模式，無特殊情況，會(huì)議期間不予接聽電話并不得隨意離場(chǎng)。六、會(huì)議室管理 （一）注意保持會(huì)議室的環(huán)境衛(wèi)生； （二）嚴(yán)禁在會(huì)議室吃東西； （三）嚴(yán)禁在會(huì)議室及桌面，堆放與會(huì)議室配套物品無關(guān)的設(shè)施； （四）嚴(yán)禁在會(huì)議室處理與工作無關(guān)的事情。7、 會(huì)議管理考評(píng)機(jī)制 為強(qiáng)調(diào)會(huì)議質(zhì)量，特對(duì)會(huì)議紀(jì)律做如下考評(píng)，每次會(huì)議對(duì)會(huì)議中出現(xiàn)以下情形的進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。序號(hào)考評(píng)類別考評(píng)金額 1遲到早退每次罰款50元 2未請(qǐng)假缺席每次罰款200元 3中途溜號(hào)每次罰款50元 4手機(jī)響鈴每次罰款50元 5會(huì)議期間打瞌睡每次罰款50元 6做與會(huì)議無關(guān)的事情每次罰款50元 7隨意走動(dòng)、講話、交頭接耳每次罰款50元 八、本辦法的擬定或者修改由集團(tuán)人事行政中心負(fù)責(zé)，報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。九、附件（1） 會(huì)議記錄（2） 會(huì)議簽到表 湖北XX建設(shè)集團(tuán) 二一六年十一月二十三日 附件一：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議編號(hào)會(huì)議日期： 會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主題：出席人員：缺席人員： 會(huì)議主持：會(huì)議記錄： 會(huì)議內(nèi)容： 撰稿： 核稿：附件二：會(huì)議簽到表會(huì)議簽到表會(huì)議名稱會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議組織部門會(huì)議時(shí)間參會(huì)人員名單序號(hào)姓名部門簽到時(shí)間序號(hào)姓名部門簽到時(shí)間11421531