外貿(mào)部工作流程.doc

圣農(nóng)食品有限公司外貿(mào)事務(wù)工作流程1. 交易的磋商：交易的磋商包含有詢盤(pán)、報(bào)盤(pán)、還盤(pán)及接盤(pán)四個(gè)環(huán)節(jié)。在這四個(gè)環(huán)節(jié)中我們應(yīng)該做到：1）做客戶檔案(客戶編號(hào)、客戶編碼、客戶檔案編號(hào)、客戶基本信息, 處于供應(yīng)鏈中的位置, 年采購(gòu)能力, 銷(xiāo)售區(qū)域等; 以及所詢問(wèn)產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量及我司是否能夠生產(chǎn))，記錄并存檔。2）以統(tǒng)一的格式對(duì)外報(bào)價(jià)（見(jiàn)附件）。所有的報(bào)價(jià)單由各區(qū)業(yè)務(wù)員整理，經(jīng)區(qū)域及副總經(jīng)理確認(rèn)后方可對(duì)外統(tǒng)一報(bào)價(jià)；特殊價(jià)格或特殊付款方式需得到總經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)后，方可對(duì)外報(bào)價(jià)。3）做詢盤(pán)的回復(fù)時(shí)，原則上，在24小時(shí)內(nèi)給予客戶答復(fù)；特殊情況需要商量的，在24小時(shí)內(nèi)不能提供準(zhǔn)確信息的，需向客戶說(shuō)明我們會(huì)在什么時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)。4）在正式接盤(pán)之前，必須要明確貨物的品名、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、起運(yùn)港、到達(dá)港、包裝要求、付款方式、質(zhì)量要求及柜型等。5）形式發(fā)票編號(hào)規(guī)則：公司代碼（SN）+年份+報(bào)檢日期+排柜順序。如：SN-20101010-1，其中SN為公司簡(jiǎn)寫(xiě)，2010代表2010年，1010代表上報(bào)CIQ報(bào)檢的日期，01代表當(dāng)周出港柜子數(shù)量。2. 業(yè)務(wù)審核：1) 業(yè)務(wù)員收到客人的訂單后，填寫(xiě)信息訂單記錄。2) 對(duì)信息訂單記錄或評(píng)審表上的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)。3) 合同審批需附上客人的訂單的COPY件及客人對(duì)產(chǎn)品的詳細(xì)要求。4) 對(duì)產(chǎn)品的品名、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、金額、裝箱尺寸、毛凈重、交貨期、產(chǎn)品的顏色要求、相關(guān)零部件要求、客戶的特殊要求及付款方式進(jìn)行審核。由業(yè)務(wù)員簽字后交由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，并交至財(cái)務(wù)審批。5) 如訂單金額較大；有傭金或折扣等條款的，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3. 明確生產(chǎn)要求：各業(yè)務(wù)員收按銷(xiāo)售訂單的要求將生產(chǎn)要求明確，在確定了具體船期并滿足下列情況方可下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)通知單。1) L/C：通常在交貨期之前一個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)由業(yè)務(wù)員和單證員分別審核信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期是否接受，是否存在軟條款，是否有特殊要求及其它問(wèn)題，如有疑問(wèn)，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即和客人聯(lián)絡(luò)，需要改證的請(qǐng)客人立即改證； 填寫(xiě)信用證審核記錄表。2) T/T：采用30%預(yù)付的客戶，必須確認(rèn)客人的訂金已經(jīng)收到。記錄收款金額、時(shí)間及責(zé)任人。3) D/P，D/A或后T/T：采用此種方式的客戶，必須由部門(mén)負(fù)責(zé)人或總經(jīng)理同意并簽字確認(rèn)。4. 業(yè)務(wù)員整合訂單下達(dá)計(jì)劃部，計(jì)劃部將按照已評(píng)審的合同編制生產(chǎn)任務(wù)通知單。將編制好的生產(chǎn)任務(wù)通知單交由相關(guān)業(yè)務(wù)員及部門(mén)經(jīng)理審核及復(fù)核。5. 車(chē)間生產(chǎn)：1) 每月上旬按訂單產(chǎn)品類(lèi)別數(shù)量制定下個(gè)月生產(chǎn)計(jì)劃。2) 同客戶確認(rèn)下月計(jì)劃產(chǎn)品明細(xì)、數(shù)量、出港日期等內(nèi)容；3) 如不能如期生產(chǎn)，完成客戶訂單產(chǎn)品在同客戶取得協(xié)商一致的情況下推遲或取消出港；4) 計(jì)劃部應(yīng)在生產(chǎn)部規(guī)定的時(shí)間內(nèi)、調(diào)齊配備生產(chǎn)相應(yīng)原輔材料，保證生產(chǎn)正常進(jìn)行；5) 生產(chǎn)過(guò)程由品管、現(xiàn)場(chǎng)QC人員按照產(chǎn)品工藝、質(zhì)量要求對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)實(shí)行監(jiān)管監(jiān)控。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量。6) 倉(cāng)儲(chǔ)部和統(tǒng)計(jì)部做好產(chǎn)品入庫(kù)統(tǒng)計(jì)工作，將產(chǎn)品分門(mén)別類(lèi)整理放置。6. 制備基本文件：1) 出港計(jì)劃制定后，業(yè)務(wù)員制定將相關(guān)基本單據(jù)（包括Pro forma Invoice, Packing List）；2) 同客戶確認(rèn)，在交單過(guò)程中需要何種單據(jù)，并根據(jù)客戶要求制定。7. 商檢：1) 對(duì)于國(guó)家法定商檢的商品，業(yè)務(wù)員在產(chǎn)品裝車(chē)出貨前一周將商檢單證做好交給辦證員，并督促辦證員將商檢及時(shí)辦好。2) 辦證員應(yīng)了解國(guó)家政策、法規(guī)及與產(chǎn)品相關(guān)的進(jìn)出口規(guī)則，定期宣傳與講解。3) 因公司委托報(bào)關(guān)行報(bào)關(guān)，不同的貨代有不同的報(bào)關(guān)行，每個(gè)報(bào)關(guān)行對(duì)一些產(chǎn)品的HS編碼的認(rèn)識(shí)不盡相同，單證員在做單證時(shí)應(yīng)先咨詢相關(guān)的報(bào)關(guān)行，貨物的HS編碼是否正確。4) 每票貨輸入商檢之前，辦證員必須與相關(guān)部門(mén)或個(gè)人確認(rèn)產(chǎn)品一致性，有必要的情況下，親臨現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。但必須要保證，所報(bào)貨物與現(xiàn)行的法律法規(guī)、出入境檢驗(yàn)檢疫及產(chǎn)品本身的屬性相吻合。5) 定期輔導(dǎo)與商檢工作有關(guān)但對(duì)商檢沒(méi)有認(rèn)識(shí)的人員。6) 確保商檢操作系統(tǒng)正常運(yùn)行，定期對(duì)商檢系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。備注：1）為了準(zhǔn)確有效地提供商檢換證憑條，公司或外貿(mào)公司單證員必須將相應(yīng)的商檢資料于產(chǎn)品包裝完成日期之前三至四天提供給辦證員，以便辦證員方便、快捷、順利地辦理商檢；2）提供后的單據(jù)要真實(shí)有效，不得隨意更改；3）商檢換證憑條將于包裝完成之后至少二天時(shí)間才能提供，請(qǐng)各業(yè)務(wù)員在核算交期時(shí)務(wù)必要考慮進(jìn)去；4）商檢換證憑條的有效期為二個(gè)月，請(qǐng)業(yè)務(wù)、儲(chǔ)運(yùn)與船務(wù)把握有效時(shí)間。8. 租船訂倉(cāng)：1) 如果跟客人簽定的合同是FOBCHINA條款，通常客人會(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。2) 訂單確認(rèn)后，業(yè)務(wù)與客戶確認(rèn)貨代或船公司的相關(guān)信息。并將信息傳達(dá)給單證。3) 單證拿到相應(yīng)的資料后，將貨代或船公司資料存檔。4) 單證盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況。5) 單證確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。并將準(zhǔn)確的工廠發(fā)貨或拖柜日期（不是船期）通知跟單。6) 應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（SHIPPINGORDER），通常在開(kāi)船一周前拿到定倉(cāng)紙。7) 如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠，信譽(yù)好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。8) 如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求，等內(nèi)容。9) 向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書(shū)面定倉(cāng)紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。9. 安排拖車(chē)及出貨：1）貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜，裝柜。拖車(chē)公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專(zhuān)門(mén)聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等2）制作一份裝車(chē)資料給跟單，列明裝柜時(shí)間、柜型、品名、數(shù)量、毛凈重、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。3）要求工廠在貨柜離開(kāi)工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。4）業(yè)務(wù)員須將裝貨的過(guò)程、集裝箱號(hào)碼、封條號(hào)碼、車(chē)牌號(hào)碼及整個(gè)車(chē)型拍照。對(duì)特殊訂單的，須留存一臺(tái)樣機(jī)備查，做裝船樣封存記錄。10. 委托報(bào)關(guān)：在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開(kāi)截關(guān)時(shí)間，拖車(chē)公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。11. 保險(xiǎn)：1）按CIF條款成交的貨物，我方需向保險(xiǎn)公司投保。投保時(shí)應(yīng)填制投保單和支付保險(xiǎn)費(fèi)（保險(xiǎn)費(fèi)保險(xiǎn)金額保險(xiǎn)費(fèi)率），并隨附商業(yè)發(fā)票，保險(xiǎn)公司憑以出具保險(xiǎn)單。值得注意的問(wèn)題有：（1）投保險(xiǎn)種和費(fèi)率（2）保賠地點(diǎn)（3）保賠金額，一般情況下是按合同金額的110%投保。但有的客戶會(huì)有不同的要求，此時(shí)需按客戶的要求對(duì)貨物投保。（4）保險(xiǎn)日期，至少為裝船日期的前一天。12. 索取預(yù)錄單：在正式報(bào)關(guān)之前，單證員及時(shí)向報(bào)關(guān)行索取預(yù)錄單進(jìn)行核對(duì)，并將預(yù)錄單COPY一份給財(cái)務(wù)，以便財(cái)務(wù)申報(bào)核銷(xiāo)。13. 獲取正本運(yùn)輸文件：1）最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。補(bǔ)料要按照L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等2）督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本3）及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做記錄。14. 準(zhǔn)備其它文件：1）商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。 2）裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。3）裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。15. 交單：1) 采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。2) 采用后T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。3) 如果前T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。4) 采用D/P或D/A的，備齊全部單證并嚴(yán)格審核，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，交由銀行托收。采用此種方式值得注意的是客戶咨信必須要好。咨信不好的客戶，即使單證本身完美無(wú)缺，仍然要冒著客戶拒絕付款，而不得不把貨物賤賣(mài)或返運(yùn)回國(guó)內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)。5) 無(wú)論采取何種付款方式交單的，單證員必須在得到業(yè)務(wù)員書(shū)面確認(rèn)后方可交單。6) 業(yè)務(wù)員的書(shū)面確認(rèn)包括：貨款是否收齊、正確的交單地址、遞交何種單據(jù)等。單證須將此書(shū)面確認(rèn)存檔。16. 業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)在客戶交易記錄上做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計(jì)等。17. 文件存檔：將登記好的每單業(yè)務(wù)連同涉及到的相關(guān)資料（含郵件記錄）與客戶檔案一起存放在檔案柜中備查。并將檔案編號(hào)。18. 收匯：1) 除前T/T以外的所有付款方式，各業(yè)務(wù)員必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將貨款收回，并將客戶付款的水單打印一份并COPY給內(nèi)務(wù)和財(cái)務(wù)各一份。記錄。2) 業(yè)務(wù)員將貨款的收款日期及收款金額填寫(xiě)進(jìn)客戶交易記錄備注一欄。注意事項(xiàng)：外匯管理局相關(guān)規(guī)定3) 為完善企業(yè)貨物貿(mào)易出口收匯管理，加強(qiáng)出口交易與收結(jié)匯的真實(shí)性及其一致性的核查，自2008年7月14日起，外匯管理局對(duì)出口收結(jié)匯實(shí)施監(jiān)管；4) 出口收結(jié)匯核查系統(tǒng)分為一般貿(mào)易、進(jìn)料加工貿(mào)易、其它貿(mào)易、來(lái)料加工貿(mào)易、預(yù)收貨款、無(wú)貨款報(bào)關(guān)等；5) 所有貿(mào)易項(xiàng)下收匯款全部要先入待核查帳戶；6) 為方便銀行及時(shí)入帳及申報(bào)，各業(yè)務(wù)員需提供一份清單，注明合同號(hào)、貨幣金額、匯出方國(guó)別、匯款人名稱、款項(xiàng)性質(zhì)，并附合同；7) 通知客戶匯款時(shí)在匯款附言中寫(xiě)明“goods”19. 帳目整理與核對(duì)：統(tǒng)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)外貿(mào)部發(fā)生的所有業(yè)務(wù)往來(lái)的帳目（包括貨物發(fā)出、應(yīng)收帳款、收款及發(fā)票等）登記與核對(duì)，并于每月4日之前上交公司財(cái)務(wù)。務(wù)必保證往來(lái)帳目準(zhǔn)確、及時(shí)。20. 售后服務(wù)：前期的所有工作包含交易的磋商、備貨、租船訂倉(cāng)及收匯核銷(xiāo)已經(jīng)完成，好像我們的工作也已經(jīng)結(jié)束。其實(shí)不然，我們的工作才剛剛開(kāi)始，且售后服務(wù)是銷(xiāo)售工作中至關(guān)重要的一環(huán)。如果售后服務(wù)工作沒(méi)有做好，就會(huì)導(dǎo)致客戶沒(méi)有后續(xù)訂單，甚至客戶的流失。21. 顧客信息的收集、分析與處理1) 業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)監(jiān)視顧客滿意與不滿意信息。2) 對(duì)顧客以面談、電話、傳真、郵件及信函等方式進(jìn)行的咨詢、提供的建議，由業(yè)務(wù)員解答、記錄和收集；暫時(shí)未能解答的，要詳細(xì)記錄并與相關(guān)部門(mén)研究后予以答復(fù)。3) 各業(yè)務(wù)員利用外出的各種活動(dòng)，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和顧客需求動(dòng)向，通過(guò)各種展會(huì)，積極與顧客溝通，收集有關(guān)信息及時(shí)反饋給公司有關(guān)部門(mén)。22. 顧客投訴處理1) 每季度向客戶發(fā)出銷(xiāo)售情況反饋表，要求填寫(xiě)銷(xiāo)售、質(zhì)量等情況及顧客意見(jiàn)和建議等，依此匯總整理出售出成品質(zhì)量報(bào)告，傳遞給品質(zhì)部，由品質(zhì)部組織原因分析，視情況發(fā)出糾正和預(yù)防措施處理單，責(zé)成有關(guān)部門(mén)采取糾正或預(yù)防措施，并跟蹤實(shí)施效果。將實(shí)施的結(jié)果反饋給顧客。2) 負(fù)責(zé)有效地處理顧客投訴，填寫(xiě)顧客投訴記錄，及顧客投訴及不合格分析處理報(bào)告相關(guān)內(nèi)容并傳遞給相關(guān)部門(mén)加以解決，跟蹤實(shí)施效果，將實(shí)施的結(jié)果反饋給顧客。23. 顧客滿意程度調(diào)查1) 每年年底，向顧客發(fā)送顧客滿意程度調(diào)查表，調(diào)查顧客對(duì)公司產(chǎn)品、服務(wù)的滿意程度，收集相關(guān)意見(jiàn)和建議；調(diào)查表的回收率爭(zhēng)取達(dá)到80%以上，以便于統(tǒng)計(jì)分析。2) 對(duì)上述調(diào)查表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，確定顧客的需求與期望，及公司需改進(jìn)的方面，得出定性（形成資料）或定量（如產(chǎn)品損耗率、顧客投訴率、退貨率等）的結(jié)果。當(dāng)定量數(shù)據(jù)接近或低于控制下限時(shí)，應(yīng)采用因果圖或排列圖尋找主要原因，發(fā)出糾正和預(yù)防措施處理單給責(zé)任部門(mén)，采取相應(yīng)的糾正、預(yù)防措施，并監(jiān)督實(shí)施效果。24. 客戶檔案建立辦法1) 客戶檔案2) 報(bào)價(jià)一覽表3) 報(bào)價(jià)單4) 訂購(gòu)產(chǎn)品一覽表5) 每票合同交易完成后，填寫(xiě)客戶交易記錄。6) 保存記錄必須有：a) 形式發(fā)票O(jiān)R合同（必須具有供需雙方的授權(quán)委托人簽字和公司印章及簽定時(shí)間）b) 信息訂單記錄（一般合同）、產(chǎn)品要求評(píng)審表（特殊合同）c) 信用證（付款方式為信用證的）d) 信用證審核表e) 生產(chǎn)任務(wù)通知單f) 包裝生產(chǎn)任務(wù)通知單g) 包裝跟蹤記錄h) 合同更改評(píng)審表（如合同要求發(fā)生變更）i) 訂單更改通知單j) 成品出廠檢驗(yàn)報(bào)告（含出貨圖片或出貨樣機(jī)）k) 訂倉(cāng)單l) 商業(yè)發(fā)票m) 裝箱單n) 商檢換證憑單o) C/O或FORM Ap) 保險(xiǎn)單（CIF條款）q) 發(fā)貨