電子表格Excel 2003.doc

第5章 電子表格Excel 200325.1 Excel 2003的基本操作25.1.1 Excel 2003 的啟動與退出25.1.2 Excel 2003主界面35.1.3 Excel 2003的工作表的基本操作45.1.4 工作薄的管理65.2 Excel 2003的工作表編輯75.2.1 單元格的激活與選定75.2.2 向單元格中輸入數(shù)據(jù)85.2.3 數(shù)據(jù)的輸入與修改125.2.4 單元格中內(nèi)容的復(fù)制、粘貼和移動單元格175.2.5 插入與刪除單元格185.3 Excel 2003的工作表格式化195.3.1 單元格數(shù)據(jù)的編輯195.4 Excel 2003的公式計算245.5 函數(shù)的使用265.5.1 手工輸入函數(shù)265.5.2 使用向?qū)л斎牒瘮?shù)265.6 Excel 2003的數(shù)據(jù)管理與分析325.6.1 數(shù)據(jù)清單335.6.2 數(shù)據(jù)排序和篩選335.6.3 圖標(biāo)405.7 Excel 2003的頁面設(shè)置與打印445.8 小結(jié)44第5章 電子表格Excel 2003Excel是一個典型的電子表格制作軟件，Excel 2003時Microsoft Office 2003辦公軟件中的一個重要組件。Excel不僅可以制作各種表格，而且還可以對表格數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，根據(jù)數(shù)據(jù)制作圖標(biāo)等。利用Excel，可以很容易地進(jìn)行庫存管理、建立財政開支與收入狀況表，以及建立復(fù)雜的會計賬目等。5.1 Excel 2003的基本操作本節(jié)首先介紹了Excel 2003的啟動和退出操作，然后介紹了Excel 2003主界面的組成，最后介紹了Excel 2003的工作表的基本操作和工作薄的管理。5.1.1 Excel 2003 的啟動與退出使用Excel 2003時應(yīng)先啟動它，然后才能制作各種電子表格。工作完成后，需要保存已制作好的電子表格，然后再退出Excel 2003。1啟動Excel 2003啟動Excel 2003的方法有以下幾種：（1）直接雙擊桌面上的Excel 2003的快捷方式圖標(biāo)。（2）單擊【開始】| 【所有程序】| Microsoft | Microsoft Excel 2003 命令。（3）在【資源管理器】中雙擊以.xls為后綴的文件把它稱之為工作薄。啟動Excel 2003后，初始窗口界面如下圖5-1所示：全選按鈕填充柄編輯欄任務(wù)窗格工作表標(biāo)簽水平分隔條垂直分隔條活動單元格圖5-1 Excel 2003的初始窗口2退出Excel 2003退出Excel 2003的常用方法有：（1）單擊Excel窗口標(biāo)題欄上的【關(guān)閉】按鈕。（2）選擇“文件”菜單中的“退出”命令。（3）雙擊Excel窗口標(biāo)題欄的控制窗口圖標(biāo)。 （4）單擊Excel窗口標(biāo)題欄的控制窗口圖標(biāo)，選擇“關(guān)閉”命令。（5）按快捷鍵【Alt+F4】。5.1.2 Excel 2003主界面Excel 2003的工作窗口由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、滾動條、工作表、名稱框、編輯欄、狀態(tài)欄、單元格與區(qū)域等組成，如圖5-2所示。由于Windows窗口操作的統(tǒng)一性，除了菜單命令各有區(qū)別外，標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、滾動條的概念與操作與Word是基本相同的。下面只介紹工作薄、工作表、編輯欄、單元格與區(qū)域。 工作簿名稱 單元格工作表 編輯欄圖5-2 Excel 2003主界面1工作簿 一個Excel文件稱為一個工作簿，擴(kuò)展名為“.xls”。一個工作簿可包含多個工作表（最多255個）。在默認(rèn)情況下，一個新工作簿由3個工作表組成，默認(rèn)名為Sheet1、Sheet2、Sheet3。用戶可根據(jù)需要自行添加或刪除工作表。2工作表Excel 2003工作表是工作薄的重要組成部分。它是Excel 2003進(jìn)行組織和管理數(shù)據(jù)的地方，用戶可以在工作上輸入數(shù)據(jù)、編輯數(shù)據(jù)、設(shè)置數(shù)據(jù)格式、排序數(shù)據(jù)和篩選數(shù)據(jù)等。工作表顯示區(qū)的左下方是工作表標(biāo)簽。在默認(rèn)的情況下有3張工作表，分別命名為 Sheet1、Sheet2、Sheet3，若要選擇某一張工作表操作，只需單擊其標(biāo)簽即可。3編輯欄編輯欄在名稱框的右面，用來顯示、輸入、編輯單元格的數(shù)據(jù)或公式。單擊編輯欄，可 在插入點增刪與修改數(shù)值、文字或公式，在這過程中，單擊輸入欄的【】按鈕表示取消 輸入，單擊【】按鈕表示接受輸入。輸入公式時，應(yīng)以“”作為引導(dǎo)，若要插入函數(shù)，可單擊“fx”調(diào)用“插入函數(shù)”對話框作選擇，也可以直接用鍵盤輸入函數(shù)調(diào)用。4單元格每個工作表由256列和65536行組成，列和行交叉形成的每個網(wǎng)格又稱為一個單元格。每一列的列標(biāo)由A、B、C 表示，每一行的行號由1、2、3 表示，每個單元格的位置由交叉的列、行名表示。例如，在列B和行5處交點的單元格可表示為B5。每個工作表中只有一個單元格為當(dāng)前工作的單元格，稱為活動單元格，屏幕上帶粗線黑框的單元格就是活動單元格，此時可以在該單元格中輸入和編輯數(shù)據(jù)。在活動單元格的右下角有一個小黑方塊，稱為填充柄，利用此填充柄可以填充某個單元格區(qū)域的內(nèi)容。5區(qū)域 區(qū)域是一組單元格，可以是連續(xù)的，也可以是非連續(xù)的。對定義的區(qū)域可以進(jìn)行多種操作，如移動、復(fù)制、刪除、計算等。用區(qū)域的左上角單元格和右下角單元格的位置表示（引用）該區(qū)域，中間用冒號隔開。如下圖5-3所示的區(qū)域是“B2:D5”，其中區(qū)域中呈白色的單元格為活動單元格。圖5-3 “B2:D5”區(qū)域5.1.3 Excel 2003的工作表的基本操作本小節(jié)介紹Excel 2003的工作表的基本操作，所有的操作均圍繞著一名為“工資表.xls”的工作薄展開。1新建工作簿啟動Excel 2003，使用以下任意一種方法都可以新建一個工作簿：（1）啟動Excel 2003時，系統(tǒng)將自動生成一個名為“Book1”的新工作簿。（2）啟動Excel 2003后，單擊工具欄中的【新建】按鈕，可直接建立一個空白工作簿。（3）啟動Excel 2003后，單擊“文件”菜單，選擇“新建”命令，打開“新建工作簿”任務(wù)窗格來新建一個工作薄，如下圖5-4所示。圖5-4 新建工作簿說明：在啟動Excel 2003時，系統(tǒng)自動生成了一個名為“Book1”的新工作簿，該工作薄將用來記錄工資信息，最終會被保存為“工資表.xls”文件。2工作表的選定一個工作簿可以含有多個工作表，如果沒有把它們同時顯示在一個屏幕上，就要在工作表之間切換以選擇所要操作的那一張，稱之為活動工作表。選擇工作表的方法是單擊其標(biāo)簽。如果需要選擇的工作表標(biāo)簽沒有顯示在窗口區(qū)域中，可以單擊左側(cè)的滾動按鈕直至標(biāo)簽出現(xiàn)，也可以拖動分割條的位置擴(kuò)大標(biāo)簽區(qū)域，使之能顯示更多的標(biāo)簽。被選中的工作表標(biāo)簽顯示在最上層，其中的表名帶有下劃線。對于當(dāng)前打開的Excel 2003窗口，選擇工作表為“Sheet1”。3工作表標(biāo)簽的修訂在Excel2003中，工作表可以重新命名，即工作表標(biāo)簽上反映的表名可以按需要更改，并且工作表標(biāo)簽還可以設(shè)置不同的顏色。（1）工作表重命名。對于當(dāng)前打開的Excel 2003窗口，選擇了“Sheet1”工作表，如果需要把“Sheet1”工作表重命名為“一月”，可以使用以下方法實現(xiàn)：方法一：雙擊工作表標(biāo)簽，輸入新的工作表名。 方法二：【格式】|【工作表】|【重命名】，輸入新的工作表名。 （2）設(shè)置工作表標(biāo)簽的顏色設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色的方法為：選擇【格式】|【工作表】|【工作表標(biāo)簽顏色】菜單項，然后選擇需要設(shè)定的顏色。活動工作表的標(biāo)簽總是白色的，只有沒被選中的工作表標(biāo)簽才顯示其標(biāo)簽顏色。“一月”是一年的開頭，公司可能會有一定的福利，為了方便管理，這里可以把“一月”的顏色設(shè)置為紅色。（3）移動工作表。移動工作表操作是指移動工作表在工作簿中的排列位置，視圖上反映出來的就是工作表標(biāo)簽的排列順序。使用以下方法可以移動工作表：方法一：用鼠標(biāo)拖曳工作表標(biāo)簽至適當(dāng)?shù)奈恢谩?方法二：選擇【編輯】|【移動或復(fù)制工作表】菜單項，在彈出的對話框中選定位置，然后單擊【確定】按鈕即可。4增加與刪除工作表一年共有12個月，每個月的工資單獨(dú)占用一張工作表，現(xiàn)在就要求建立12張工作表，分別命名為“一月”、“二月”“十二月”。在默認(rèn)的情況下，Excel系統(tǒng)自動為工作簿配置3張工作表，根據(jù)用戶需要可以增加或減少工作簿所含的工作表數(shù)量。所謂增加就是在打開的工作簿中插入一個新的空白工作表，雖然 Excel規(guī)定每個工作簿最多可含255張工作表，但還會受微機(jī)的內(nèi)存所制約，而且工作表越多、表格越大，系統(tǒng)的效率越低。增加與刪除工作表的方法如下：（1）插入工作表：選擇【插入】|【工作表】菜單項。（2）刪除活動工作表：選擇【編輯】|【刪除工作表】菜單項，然后單擊【確定】按鈕即可。5復(fù)制工作表副本復(fù)制工作表副本操作是指對打開的工作簿中的某一工作表進(jìn)行復(fù)制，并插入到該工作簿中。如果需要建立12個的話，每次只建立一個工作表的話，工作會比較繁瑣，因此可以用復(fù)制的方式來完成12個工作表的建立。復(fù)制工作表副本的方法如下：方法一：選擇【編輯】|【移動或復(fù)制工作表】菜單項，在對話框中勾選“建立副本”，然后單擊【確定】按鈕。方法二：按住【Ctrl】鍵，用鼠標(biāo)拖曳工作表標(biāo)簽來實現(xiàn)。6工作表的隱藏與恢復(fù)實際上，隱藏工作表僅是隱去其標(biāo)簽，在其他操作中（例如公式操作）仍然可以訪問被隱藏的工作表。隱藏工作表的方法為：先選定需要隱藏的工作表，然后執(zhí)行菜單命令：【格式】|【工作表】|【隱藏】。取消隱藏（恢復(fù)）工作表的方法為：選擇【格式】|【工作表】|【取消隱藏】菜單項，選定相應(yīng)的工作表，談后單擊【確定】按鈕。說明：工作表被取消隱藏后總是自動成為活動工作表。5.1.4 工作薄的管理本小節(jié)介紹工作薄的管理操作。包括保存新建的工作簿、保存已命名的工作簿、更改文件名或改存盤位置以及為工作簿設(shè)置打開權(quán)限與修改權(quán)限。1保存新建的工作簿對于新建的工作簿，系統(tǒng)自動賦予的臨時文件名為“Book1”（或Book2、Book3等）。第一次存盤時，需要用戶加以命名。可以執(zhí)行以下菜單命令來保存工作簿：選擇【文件】|【保存】菜單項（或者工具箱中的【保存】按鈕），彈出“另存為”對話框，在“文件名”文本框輸入文件名，在“保存位置”文本框選擇相應(yīng)的磁盤與文件夾，然后單擊【保存】按鈕。說明：為了方便管理，對于當(dāng)前打開的Excel 2003窗口中的“Book1”，按照工作薄中的內(nèi)容把“Book1”工作薄保存名為“工資表”。2保存已命名的工作簿如果工作簿已經(jīng)被保存過，則進(jìn)行上面的菜單操作：【文件】|【保存】后不會彈出 另存為對話框而直接存盤。3更改文件名或改存盤位置打開一個工作簿后，如果需要改變文件名或存盤位置，可以進(jìn)行“另存為”操作：選擇【文件】|【另存為】菜單項。為了避免不可預(yù)見的事故發(fā)生而丟失文件，用戶應(yīng)該養(yǎng)成經(jīng)常對正在編輯的工作簿存盤的習(xí)慣，比如每10分鐘存盤一次。4為工作簿設(shè)置打開權(quán)限與修改權(quán)限如果用戶不希望自己的工作簿被其他人閱讀或修改，可以為文檔設(shè)置安全保護(hù)。文檔的保護(hù)具有兩個層次，即設(shè)置“打開權(quán)限密碼”與“修改權(quán)限密碼”。若操作者沒有“打開權(quán)限密碼”，將不能打開該工作簿閱讀；若沒有“修改權(quán)限密碼”，則文檔只能以“只讀”方式打開，這樣，任何在工作表上的修改都不能保存到原來的工作簿上，而只能以“副本”的形式進(jìn)行存盤。說明：本章介紹的“工資表”屬于機(jī)密文件，因此有必要對工資表進(jìn)行權(quán)限的設(shè)置，在此設(shè)置簡單的密碼“123456”，兩級權(quán)限密碼的設(shè)置可以有以下兩個途徑：（1）編輯時設(shè)置，具體的操作方法為：選擇【工具】|【選項】|【安全性】菜單項，在“打開權(quán)限密碼”與“修改權(quán)限密碼”輸入?yún)^(qū)設(shè)置密碼；（2）存盤時設(shè)置，具體的操作方法為：選擇【文件】|【另存為】|【工具】|【常規(guī)選項】菜單項，在“保存選項”對話框中設(shè)置兩個密碼，如圖5-5所示。圖5-5 設(shè)置打開權(quán)限密碼5.2 Excel 2003的工作表編輯在Excel2003的應(yīng)用中，所有的工作主要是圍繞工作表展開的，因此，掌握工作表的編輯方法是我們學(xué)習(xí)Excel2003最基本的任務(wù)。本節(jié)就單元格的有關(guān)屬性以及編輯的基本操作進(jìn)行詳細(xì)介紹5.2.1 單元格的激活與選定在輸入數(shù)據(jù)之前，首先需要定位單元格，使要輸入數(shù)據(jù)的單元格成為活動單元格。定位單元格的方法有以下幾種：1. 直接定位可以單擊單元格或使用鍵盤上的方向鍵移動到要定位的單元格。2. 利用地址定位在名稱框中直接輸入單元格地址，即可定位該單元格。3. 使用菜單定位使用菜單定位的操作步驟如下：（1）單擊【編輯】菜單，在下拉菜單中選擇【定位】命令，打開【定位】對話框，如下圖5-6所示。圖5-6 【定位】對話框（2）在上圖中的“引用位置”文本框中輸入要定位的單元格地址，若想按條件定位，可單擊【定位條件】按鈕，選擇所需條件。（3）單擊【確定】按鈕返回主窗口，活動單元格即定位到該地址所在的單元格。 5.2.2 向單元格中輸入數(shù)據(jù)Excel 2003中，單元格可存儲的數(shù)據(jù)有數(shù)字、文字、公式3種類型，根據(jù)對數(shù)字格式設(shè)置的不同，又可表示為數(shù)值、日期與時間、百分比、貨幣、科學(xué)記數(shù)等形式。設(shè)置數(shù)據(jù)格式的菜單操作命令為：【格式】|【單元格】，打開“數(shù)字”選項卡，然后選擇數(shù)據(jù)類型并設(shè)置數(shù)據(jù)格式，最后單擊【確定】按鈕即可。 接下來介紹以下單元格數(shù)據(jù)類型的概念及其應(yīng)用。1常規(guī) 常規(guī)是當(dāng)用戶沒有對單元格的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行設(shè)定時，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)采用的處理方法。在常規(guī)形式下，系統(tǒng)對輸入數(shù)據(jù)自動適配，不做特定的格式處理。如下圖5-7所示： 圖5-7 單元格格式（常規(guī)）2貨幣貨幣型數(shù)據(jù)與數(shù)值型數(shù)據(jù)的區(qū)別在于前者可以自動在輸入的數(shù)值前冠上貨幣符號，而 各種不同的貨幣符號可由用戶選擇，并且，同一列上的貨幣型數(shù)據(jù)Excel會自動給予小數(shù)點對齊。如下圖5-8所示：圖5-8 單元格格式（貨幣）3日期與時間如果對單元格中的數(shù)值設(shè)定為日期型或時間型的話，那么，數(shù)值XY的整數(shù)部分X表示為從1900年1月1日起算的第X天的日期，小數(shù)部分Y則表示從午夜0:00開始（不足一天）所對應(yīng)的時刻。例如，數(shù)值為3655時，表示日期是1900年12月31日 （1900年為365天），表示時間則是中午12:00:00（12點0分0秒）。如此，在 Excel中是很容易計算出兩個日期之間相隔的天數(shù)的，只需將它們相減，再把結(jié)果定義為數(shù)值，那顯示出來的就是天數(shù)了。如下圖5-9所示：圖5-9 單元格格式（日期與時間）4百分比在表格的數(shù)值處理中，有時我們希望計算出來的值表示為百分?jǐn)?shù)，如出勤率095應(yīng)顯示為95%；有時在輸入數(shù)據(jù)時，需要輸入一串百分?jǐn)?shù)，如果都要臨時換算成小數(shù)輸入，不僅影響速度，也容易出錯。這時，只要我們把單元格數(shù)據(jù)格式設(shè)置為“百分比”，那上述兩個問題就都可以解決了。當(dāng)把單元格格式定義為“百分比”后，它所存儲的數(shù)值在顯示時將自動轉(zhuǎn)換為百分?jǐn)?shù)，如把035自動轉(zhuǎn)換成35%；同樣，如果需要向其輸入35%，則只需鍵入35便可。如下圖5-10所示：圖5-10 單元格格式（百分比）5分?jǐn)?shù)與百分比類似，設(shè)置分?jǐn)?shù)可以將小數(shù)以分?jǐn)?shù)的形式表示，如“02”表示成“1/5”等。在設(shè)置時可以設(shè)定分母是幾位數(shù)（不超過）或取什么常用值（如100等）。要注意的是，如果分母的位數(shù)太小，顯示出來的分?jǐn)?shù)會不準(zhǔn)確。如下圖5-11所示：圖5-11 單元格格式（分?jǐn)?shù)）6科學(xué)記數(shù)就是用浮點數(shù)顯示數(shù)值，如“1234567”表示成“1.234567E+06”，其中“E+06”表示“乘以10的正6次方”。注意這里的指數(shù)總是兩位數(shù)，“”號不能省去。如果輸入一個12位（與操作系統(tǒng)字長有關(guān)）整數(shù)以上數(shù)值時，Excel會自動將其顯示為“科學(xué)記數(shù)”。所以，如果表格中需要處理如身份證號、賬號等長串?dāng)?shù)字時，應(yīng)該將其定義為文本格式或自定義格式。否則將以科學(xué)計數(shù)方式顯示。7文本當(dāng)用戶向單元格輸入帶有字母（且不以“”作為前導(dǎo)）的內(nèi)容時，Excel默認(rèn)將數(shù)據(jù)當(dāng)作文本處理。因此，文本的設(shè)置主要應(yīng)用于對長串整數(shù)數(shù)字或前置“”號碼的處理，使這些號碼能正確顯示。如某地區(qū)的郵政編碼是052822，輸入后，Excel將其顯示為052822。為了不至于丟失號碼前面的“”，應(yīng)先設(shè)定單元格數(shù)字為“文本”，這樣顯示就正確了。8特殊郵政編碼等前置“”號碼的處理也可以用特殊格式解決。如在特殊格式中設(shè)置區(qū)域為 “中國”（郵政編碼6位數(shù)），那么，輸入52822，就會自動顯示成6位的052822。特殊格式還能自動將數(shù)值轉(zhuǎn)化成大寫或小寫中文數(shù)字。例如，賬冊的某欄需要顯示大寫金額，設(shè)定為 “大寫中文數(shù)字”后，只需在單元格里輸入“123”，Excel就會自動將其轉(zhuǎn)換為“壹佰貳拾叁”，這對財務(wù)工作十分便利。9自定義自定義格式就是用戶可以自行定義數(shù)值的表現(xiàn)形式，如下圖5-12所示。這里只介紹一種情況，其余的可以在Excel 2003的使用實踐中逐步摸索。圖5-12 單元格格式（自定義）例：某高校學(xué)生學(xué)號是13位編號，2009級某班50人的學(xué)號依次是2009105113001009105113050，如果在工作表上逐個輸入這50個學(xué)號顯然很麻煩，而且會出現(xiàn)系統(tǒng)自動將其用科學(xué)記數(shù)法表示的錯誤。為此，先使用以下方法對單元格數(shù)字格式設(shè)置為自定義：（1）【格式】|【單元格】，選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類欄”選擇“自定義”（【單元格快捷】）。 （2）在“類型”文本框內(nèi)輸入“2”，然后單擊【確定】按鈕。這樣，我們只需在單元格中輸入1、2、3、，顯示出來的卻是2009105113001、2009105113002、2009105113003，大大減少了工作量。5.2.3 數(shù)據(jù)的輸入與修改建立工作表后接下來就是輸入數(shù)據(jù)，本章介紹的“工資表”中的最終內(nèi)容如下圖5-13所示。圖5-13 工資表中的工資記錄輸入上述數(shù)據(jù)的方法和步驟如下：1選取活動單元格（單元格指針定位）無論是在工作表中輸入數(shù)據(jù)還是編輯數(shù)據(jù)，都必須在指定的單元格中進(jìn)行。啟動Excel后，鼠標(biāo)指針在工作表顯示區(qū)內(nèi)表現(xiàn)為一空心十字指針，移動指針對準(zhǔn)某一格單擊，就選定了該格為活動單元格?，F(xiàn)在我們就定位在A1單元格，在其中輸入“序號”，依次在B1、C1、D1、E1至M1中依次輸入“部門”、“出生日期”、“應(yīng)發(fā)工資”等，如下圖5-14所示：圖5-14 輸入工資項目列名如果需要選定的格不在當(dāng)前的視界內(nèi)，可以使用滾動條移動表格或在名稱框里輸入地址加以定位。也可以使用鍵盤的個方向鍵移動活動方格粗框以選擇活動單元格。2輸入數(shù)據(jù)把列名確定后，接下來是輸入數(shù)據(jù)。選擇好B2單元格，向其輸入數(shù)據(jù)“趙力”，數(shù)據(jù)包括數(shù)值、文本、公式等。每輸入完一個數(shù)據(jù)，按【Enter】鍵或者方向鍵可以使方格指針移到下一個單元格，把姓名和出生日期這兩列的數(shù)據(jù)按照下圖5-15所示輸入：圖5-15 輸入姓名和出生日期要注意的是在輸入“出生日期”下方的數(shù)據(jù)時要注意，日期與時間格式的數(shù)值要注意按指定的格式輸入，否則容易引起錯誤。 如果希望在一個單元格內(nèi)輸入多行的文本，可以按 【Alt】【Enter】鍵方格指針會向下移動。但Excel 2003也提供了修改【Enter】鍵移動指針方向的功能，操作為：【工具】|【選項】，選擇“編輯”選項卡，在“按Enter鍵后移動方向”選項的下拉菜單中選擇方向，最后單擊【確定】按鈕。如果“按Enter鍵后移動方向”選項沒有被勾選，則輸入數(shù)據(jù)時按下【Enter】鍵時指針不會移動。3修改數(shù)據(jù)如果某單元格的數(shù)據(jù)需要修改，可以移動指針至該格重新輸入，也可以雙擊該格或者選定該格后點擊編輯欄進(jìn)入編輯狀態(tài)，這時就可以在單元格或者編輯欄內(nèi)修改數(shù)據(jù)了。如果工作表被設(shè)置為不可在“單元格內(nèi)部直接編輯”，則數(shù)據(jù)只能在編輯欄中被修改。當(dāng)然也可以將其重新設(shè)置為可以，菜單操作為：【工具】|【選項】，選擇“編輯”選項卡，勾選“單元格內(nèi)部直接編輯”，單擊【確定】按鈕。4清除單元格內(nèi)容不論是單元格里的數(shù)據(jù)還是格式，都可以被清除。選中單元格或區(qū)域后，按下【Delete】鍵可以清除數(shù)據(jù)內(nèi)容，但如果要清除格式與批注，則需要執(zhí)行菜單命令：【編輯】|【清除】，選擇要清除的對象（【單元格快捷】）。5向單元格中填充數(shù)據(jù)在表格中，如果同一行或者同一列的連續(xù)區(qū)域內(nèi)所有單元格都是相同內(nèi)容，輸入時并不需要逐個進(jìn)行復(fù)制，Excel 2003提供了一個單元格填充功能，操作效率更高。在活動單元格或我們所選定的區(qū)域粗邊框的右下角，有個孤立的黑點，稱為填充柄。鼠標(biāo)指針對準(zhǔn)填充柄，指 針就變成十字形。如果選擇整行或整列時，填充柄在行號或列標(biāo)的右下角。下面介紹幾種數(shù)據(jù)填充的方法：鼠標(biāo)拖曳方法、雙擊方法與菜單方法。（1）鼠標(biāo)拖曳。首先在A2單元格中輸入1，然后用鼠標(biāo)抓住A2單元格或區(qū)域的填充柄，在行或列方向上拖曳到整個填充區(qū)域如圖5-16所示 。圖5-16 鼠標(biāo)拖曳方法Excel 2003還增加了對填充操作的選項功能，松開鼠標(biāo)左鍵 后，填充區(qū)域右下角顯示自動填充選項按鈕，點擊該按鈕彈出下拉菜單，其中有“復(fù)制單元格”及“以序列方式填充”等選項。按照剛剛的方法把部門采取復(fù)制單元格的方法把數(shù)據(jù)給添加進(jìn)去，先輸入“人力資源”如圖5-17所示。：圖5-17 輸入“人力資源”然后利用填充柄中的“復(fù)制單元格”把C2：C5單元格填充。按照同樣的方法完善如下圖5-18所示內(nèi)容：+圖5-18 填充單元格選擇前者，整個填充區(qū)域被賦予相同的內(nèi)容；若選擇后者，可填充成序列（如等差數(shù)列、星期序列、月份序列、中文數(shù)字序列等）。（2）雙擊方法。雙擊活動單元格的填充柄，可以使該單元格的內(nèi)容向下填充，條件是與該單元格相鄰的列已經(jīng)填有數(shù)據(jù)。（3）菜單命令方法。選定同一行或同一列的區(qū)域，執(zhí)行【編輯】|【填充】菜單命令，選擇填充方式。關(guān)于填充方式的說明： 一次填充操作只能是行向的或列向的，一個單元格的內(nèi)容不能直接填充到多行多列的區(qū)域； 如果選擇“序列”，在對話框中還可選擇序列類型等。若之前沒有確定填充區(qū)域，則應(yīng)確定與步長相適應(yīng)的終止值。5.2.4 單元格中內(nèi)容的復(fù)制、粘貼和移動單元格復(fù)制與粘貼是一個相互關(guān)聯(lián)的操作，一般來說，復(fù)制的目的是為了粘貼，而粘貼的前提是要先復(fù)制（剪貼也是復(fù)制的一種形式）。1復(fù)制并粘貼單元格當(dāng)需要將工作表中的單元格復(fù)制到其他工作薄中時，可以使用【常用】工具欄來完成復(fù)制工作。使用【常用】工具欄進(jìn)行復(fù)制的具體操作步驟如下：（1）選中需要復(fù)制的單元格區(qū)域（2）單擊【常用】工具欄中的【復(fù)制】按鈕（3）選中粘貼區(qū)域左上角的單元格（4）單擊【常用】工具欄中的【粘貼】按鈕，即可完成復(fù)制和粘貼的過程。2復(fù)制并粘貼單元格中特定的內(nèi)容復(fù)制單元格中特定內(nèi)容的具體操作步驟如下：（1）選中需要復(fù)制的單元格區(qū)域。（2）單擊【常用】工具欄中的【復(fù)制】按鈕，或按下Ctrl+C組合鍵（3）選中粘貼區(qū)域的左上角單元格。（4）單擊【編輯】|【選擇性粘貼】命令?！具x擇性粘貼】對話框如下圖5-19所示：圖5-19 【選擇性粘貼】對話框（5）選擇所需的選項后，單擊【確定】按鈕，即可粘貼單元格中特定的內(nèi)容。3移動單元格要移動單元格，可以使用剪切功能，使用剪切移動單元格的具體操作步驟如下：（1）選中要移動的單元格。（2）單擊【編輯】|【剪切】命令，或按快捷鍵Ctrl+X。（3）單擊【編輯】|【粘貼】命令，或按快捷鍵Ctrl+V。5.2.5 插入與刪除單元格1插入單元格插入單元格就是指在原來的位置插入新的單元格，而原位置的單元格將順延到其他的位置上。插入單元格的具體操作步驟如下：（1）選中需要插入單元格的位置。（2）單擊【插入】|【單元格】命令，此時將彈出【插入】對話框，如圖5-20所示。圖5-20 【插入】對話框（3）選中相應(yīng)的選項。（4）單擊【確定】按鈕，即可在所選行（列）的上方（或左側(cè)）插入一行（或一列）。2插入行或列針對前面的工資表，在第一行插入行（或列）單元格的具體操作步驟如下：（1）選中第一行，如果是其它情況的話需要插入行（或列）的后面一行（或一列）；（2）單擊【插入】|【行】（或【列】）命令。就在原來的第一行前插入了一空行，且在A1單元格中輸入“BH公司工資表”如圖5-21所示：圖5-21 插入行3 刪除行、列（單元格）刪除行、列是指將選定的行、列從工作表中刪除，并用周圍的其他行、列來填補(bǔ)留下的空白。刪除行、列的具體操作步驟如下：（1）選中要刪除的D列。（2）單擊【編輯】|【刪除】命令，刪除后，右邊的應(yīng)發(fā)工資列填充了原來的出生日期列，如圖5-22所示。圖5-22 刪除列4刪除行或列中的數(shù)據(jù)刪除行（或列）的方法是：選中需要刪除的行（或列）按下Delete鍵，或單擊【編輯】|【刪除】命令即可。5.3 Excel 2003的工作表格式化本節(jié)將詳細(xì)介紹Excel 2003工作表的格式化操作，包括單元格數(shù)據(jù)的編輯、單元格表格的格式化。5.3.1 單元格數(shù)據(jù)的編輯我們完成了工作表的數(shù)據(jù)輸入之后，為了使表格顯示完整、美觀，以及適合于打印輸出，還需要對表格中文字符號的字形、字號、對齊方式、顏色、表格框線等進(jìn)行設(shè)定，這些設(shè)定都是在選定單元格或區(qū)域后，通過Excel 2003提供的“單元格格式”命令實現(xiàn)的。下面介紹怎樣設(shè)定單元格的有關(guān)格式。執(zhí)行菜單命令：【格式】|【單元格】（【單元格快捷】），Excel 2003給出一個功能多多的“單元格格式”對話框，它含有“數(shù)字”、“對齊”、“字體”、“邊框”、“圖案”和“保護(hù)”6個選項卡。1“數(shù)字”選項卡“數(shù)字”選項卡用于設(shè)置單元格數(shù)據(jù)的類型，如圖5-23所示。圖5-23 “數(shù)字”選項卡2“對齊”選項卡“對齊”選項卡用于設(shè)置單元格的對齊方式，如圖5-24所示。圖5-24 “對齊”選項卡（1）設(shè)置表格內(nèi)的文本對齊方式，其中： 水平對齊有“常規(guī)”、“靠左”、“靠右”與“居中”等選項，文本的水平對齊方式也可以應(yīng)用工具按鈕設(shè)置。 在常規(guī)對齊下，數(shù)值量將自動靠右對齊，文本則自動靠左對齊。 垂直對齊有“靠上”、“靠下”、“居中”等選項。將A2：L32單元格選中，將其文本對齊方式設(shè)置（包含水平和垂直方向）為：水平居中。（2）設(shè)置文本控制方式對于列寬不足以顯示全部文本內(nèi)容時的處理方法。設(shè)置文本控制方式有以下幾種方式： 自動換行：對于文本類型，當(dāng)列寬不夠時，自動增加顯示的行數(shù)； 縮小字體填充：自動縮小文字的字號，使之能恰好填滿單元格； 合并單元格：合并單元格以擴(kuò)大顯示范圍。（3）方向?？梢允箚卧窭锏膬?nèi)容豎向排列或旋轉(zhuǎn)一定的角度。3“字體”選項卡“字體”選項卡用于設(shè)置單元格中文本的字體，如圖5-25所示。圖5-25 “字體”選項卡“字體”選項卡，可以選擇數(shù)據(jù)文字的字體、字形、字號、顏色等。要注意在字體選擇上也有單元格與字符兩個操作層面。如果選擇某單元格（或區(qū)域）后進(jìn)行設(shè)定，則整個單元格（或區(qū)域）都按所設(shè)定的格式顯示；如果在編輯欄中選擇（涂黑）2部分字符，則其格式設(shè)定就只作用于所選定的字符。例如需要在單元格中顯示“”，可2先輸入“”，然后在編輯欄中涂黑其中的“2”，再進(jìn)行如下操作就可以了：選擇【格式】|【單元格】|【字體】菜單項，勾選“上標(biāo)”選項，單擊【確定】按鈕?！白煮w”選項卡中的“字體”、“字形”、“字號”、“顏色”以及“下劃線”等選項在Excel格式工具欄里都有相應(yīng)的工具按鈕，說明：這里將“BH公司工資表”設(shè)置字體為華文行楷、字號為18號字。4“邊框”與“圖案”選項卡通過這兩個選項卡設(shè)定表格的框線與背景顏色，表格就可以做得更加美觀和個性化。通常工作表是自動給出網(wǎng)格線的，但是也可以通過設(shè)定取消工作表的顯示網(wǎng)格線與打印網(wǎng)格線。如果我們再通過 邊框設(shè)置另行畫出表格線，那就可以做出較為復(fù)雜的表格來。（1）畫邊框。我們可以給選定的單元格區(qū)域加上邊框，操作方法如下：現(xiàn)將單元格區(qū)域A2：L32的上邊線設(shè)置為藍(lán)色的粗實線，其它各邊線設(shè)置為細(xì)實線，內(nèi)部框線設(shè)置為虛線，操作步驟如下：先選擇單元格區(qū)域A2：L32，然后再執(zhí)行菜單命令：【格式】|【單元格】|【邊框】，選擇適當(dāng)?shù)目蚓€樣式、顏色和內(nèi)外框線，單擊【確定】按鈕。這里按照要求設(shè)置成如下圖5-26所示：圖5-26 “邊框”選項卡說明： 可以應(yīng)用工具欄的邊框按鈕畫框線； 在對話框的框線按鈕中，虛線表示該位置沒有框線，實線才有框線，當(dāng)實線變?yōu)闇\灰色時，按鈕暫時無效； 通過框線按鈕在單元格內(nèi)畫出對角框線，并不表示該單元格被分割成兩個。如圖5-27所示。圖5-27 “邊框”選項卡（2）設(shè)置單元格背景顏色?，F(xiàn)將單元格區(qū)域D3：L32的單元格區(qū)域設(shè)置為淺黃底紋，操作步驟如下：先選定D3：L32單元格區(qū)域，再進(jìn)行命令菜單 【格式】|【單元格】|【圖案】，選擇單元格底紋色彩淡黃色如圖5-28所示：圖5-28 設(shè)置單元格背景顏色5表格標(biāo)題的跨列對中很多時候表格會有一個標(biāo)題，要使標(biāo)題位于中間位置，可以運(yùn)用“跨列對中”的編排方法，其操作方法是： （1）選擇需要跨列對中的區(qū)域，現(xiàn)把A1：L1單元格合并居中，選擇A1：L1單元格；（2）執(zhí)行菜單命令：【格式】|【單元格】|【對齊】，勾選“合并單元格”，“水平對齊”選定為“居中”，單擊【確定】按鈕。5.4 Excel 2003的公式計算公式計算是Excel 2003提供的一個非常重要的功能，本節(jié)將介紹如何在Excel 2003中使用公式計算。Excel中的公式是以等號開頭的，使用運(yùn)算符號將各種數(shù)據(jù)、函數(shù)、區(qū)域、地址連接起來的，是用于對工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計算或文本進(jìn)行比較操作的表達(dá)式。1運(yùn)算符Excel公式中可使用的運(yùn)算符有算術(shù)運(yùn)算符、比較運(yùn)算符、連接運(yùn)算符、引用運(yùn)算符。各種運(yùn)算符及優(yōu)先級如下表所示。運(yùn)算符（優(yōu)先級從高到低）說 明: , 空格 引用運(yùn)算符 - 負(fù)號 % 百分號 指數(shù) * / 乘、除法 + - 加、減法 & 連接字符串 = = 比較運(yùn)算符 如果在公式中同時包含了多個相同優(yōu)先級的運(yùn)算符，則Excel將按照從左到右順序進(jìn)行計算，若要更改運(yùn)算的次序，就要使用小括號“（）”將需要優(yōu)先運(yùn)算的部分括起來。2建立公式下面就對工資表的養(yǎng)老金等，利用建立公式的方法，來輸入數(shù)據(jù)。建立公式的操作步驟如下：（1）單擊E3單元格（用于存放公式計算值的一個單元格）。（2）在編輯欄或單元格中輸入“”號，編輯欄上出現(xiàn) 符號。（3）建立公式，輸入用于計算的數(shù)值參數(shù)及運(yùn)算符“D3*0.08”。（4）完成公式編輯后，按【Enter】鍵或單擊 按鈕顯示結(jié)果。輸入的公式如圖5-29所示：圖5-29 輸入公式3引用引用的作用在于標(biāo)識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)位置。通過引用，可以在公式中使用工作表中不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一個單元格的數(shù)值。還可以引用同一個工作簿中不同工作表上的單元格和其他工作簿中的數(shù)據(jù)。單元格的引用主要有相對引用、絕對引用和混合引用。引用不同工作簿中的單元格稱為鏈接。（1）相對引用相對引用指用單元格名稱引用單元格數(shù)據(jù)的一種方式，即引用相對于公式位置的單元格。引用形式為E4、E5、E6、E7等，在E3單元格中的公式顯示為“=D3*0.08”。采用填充柄填充的方式把E5：E32區(qū)域給填充數(shù)據(jù)。在復(fù)制公式時，目標(biāo)單元格公式中被引用的單元格和目標(biāo)單元格始終保持這種相對位置。例如，如果將左圖中單元格A2中的公式“=A1*2”復(fù)制到單元格B2中，則被粘貼的公式會變?yōu)椤?B1*2”，如下圖5-30所示。相對引用公式復(fù)制相對引用公式圖5-30 粘貼公式（2）絕對引用絕對引用在公式中引用的單元格是固定不變的，而不考慮包含該公式的單元格位置。絕對引用形式為$E$2、$G$2等，即行號和列標(biāo)前都有“$”符號，經(jīng)調(diào)查了解，BH公司的所有員工的醫(yī)療保險都跟趙力同志的應(yīng)發(fā)工資的1%，這樣我們就可以采取絕對引用方式來計算其他同事的工資，在F3中輸入公式“=$D$3*0.01”。同樣采用填充柄填充的方式把F4：F32區(qū)域給填充數(shù)據(jù)。按照此方法，在失業(yè)保險的單元格中設(shè)置其為應(yīng)發(fā)工資的0.006，住房公積金是應(yīng)發(fā)工資的0.03，個人所得稅則由以下公式計算：=IF(D31-E31-F31-G31-H31-I31)=500,(D31-E31-F31-G31-H31-I31)*0.05,IF(D31-E31-F31-G31-H31-I31)=2000,(D31-E31-F31-G31-H31-I31)*0.1-25,(D31-E31-F31-G31-H31-I31)*0.15-125)，應(yīng)扣工資是E2：J2區(qū)域數(shù)據(jù)的總和，最后工資是應(yīng)發(fā)工資減掉應(yīng)扣工資。經(jīng)過這一系列公式計算后，工資表生成如下圖5-31所示：圖5-31 BH公司工資表（3）混合引用混合引用具有絕對列和相對行，或是絕對行和相對列。絕對引用列采用$A1、$B1等形式。絕對引用行采用A$1、B$1 等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對引用部分改變，而絕對引用部分不變。如果多行或多列地復(fù)制公式，相對引用部分自動調(diào)整，而絕對引用部分不作調(diào)整。例如，在A2單元格的公式為“=A$1+$B1”，如果將公式從A2復(fù)制到C3單元格，則C3單元格中的公式為“=C$1+$B2”。 5.5 函數(shù)的使用函數(shù)是一些預(yù)定義的公式，通過使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值來按特定的順序或結(jié)構(gòu)執(zhí)行計算。下面先來介紹函數(shù)輸入的方法：5.5.1 手工輸入函數(shù)對于一些簡單的函數(shù)，可以采用手工輸入的方法。手工輸入函數(shù)的方法同在單元格中輸入公式的方法一樣?？梢韵仍诰庉嫏谥休斎胍粋€等號（=），也稱為公式的前導(dǎo)符，然后依次輸入函數(shù)名、左括號、參數(shù)、右括號。5.5.2 使用向?qū)л斎牒瘮?shù)對于比較復(fù)雜的函數(shù)，可使用函數(shù)向?qū)磔斎搿＠煤瘮?shù)向?qū)л斎肟梢灾笇?dǎo)用戶一步一步地輸入一個復(fù)雜的函數(shù)，避免在輸入過程中產(chǎn)生錯誤。其具體操作步驟如下：（1）選中要輸入函數(shù)的單元格；（2）單擊【插入】|【函數(shù)】命令，或者單擊編輯欄左側(cè)FX【插入函數(shù)】按鈕，打開【插入函數(shù)】對話框，如圖5-32所示。圖5-32 插入函數(shù)下面介紹幾個簡單的函數(shù)，針對如下圖5-33所示的數(shù)據(jù)，分別用它們來完成如下計算： 圖5-33 操作的數(shù)據(jù)1求和函數(shù)的使用求和函數(shù)的函數(shù)名是SUM，可以利用SUM在G3中計算王小名同學(xué)的總分。先介紹SUM函數(shù)的相關(guān)要點：（1）【格式】：SUM(number1, number2, )。number1，number2，是所要求和的參數(shù)。（2）【功能】：返回參數(shù)表中的參數(shù)總和。（3） 【說明】：參數(shù)表中每個參數(shù)可以為常數(shù)值、單元格引用、區(qū)域引用或函數(shù)。若為單元格引用或區(qū)域引用即是對其中的數(shù)值進(jìn)行求和。參數(shù)最多為30個。求和還可用“常用”工具欄的【自動求和】按鈕。我們就采用手工輸入函數(shù)，定位在G3單元格，然后輸入“=SUM（B3：F3）”，再用填充柄把G4：G20單元格也填充。單科的總成績的算法，可以采用向?qū)л斎牒瘮?shù)的方法來進(jìn)行，先定位在B21單元格，然后再執(zhí)行單擊【插入】【函數(shù)】命令，或者單擊編輯欄左側(cè)FX【插入函數(shù)】按鈕，打開【插入函數(shù)】對話框，如圖5-34所示，然后按照下圖所示，設(shè)置好參數(shù)，確定即可。圖5-34 函數(shù)參數(shù)2求平均值函數(shù)AVERAGE接下來計算單科平均值，先介紹AVERAG函數(shù)的相關(guān)要點：（1）【格式】：AVERAGE(number1, number2, )。（2）【功能】：返回所有參數(shù)的平均值。求平均值的方法如下：先定位在B22單元格中，然后通過【插入】|【函數(shù)】命令，或者單擊編輯欄左側(cè)FX【插入函數(shù)】按鈕，打開【插入函數(shù)】對話框?qū)υ捒?，如圖5.12所示找到對應(yīng)的函數(shù)，后設(shè)置好參數(shù)，如下圖5-35所示：圖5-35 函數(shù)參數(shù)利用填充柄把C23：F23區(qū)域中填入數(shù)據(jù)。3求最大值函數(shù)MAX（1）【格式】：MAX(number1, number2, )。（2）【功能】：返回一組數(shù)值中的最大值。求最大值的方法如下：先定位在B23單元格中，然后通過【插入】|【函數(shù)】命令，或者單擊編輯欄左側(cè)FX【插入函數(shù)】按鈕，打開【插入函數(shù)】對話框?qū)υ捒?，如圖5.13所示找到對應(yīng)的函數(shù)，后設(shè)置好參數(shù)，如下圖5-36所示。圖5-36 函數(shù)參數(shù)利用填充柄把B23：F23區(qū)域中填入數(shù)據(jù)。4求最小值函數(shù)MIN（1）【格式】：MIN(number1, number2, )。（2）【功能】：返回一組數(shù)值中的最小值。求最小值的方法如下：先定位在B24單元格中，然后通過【插入】|【函數(shù)】命令，或者單擊編輯欄左側(cè)FX【插入函數(shù)】按鈕，打開【插入函數(shù)】對話框?qū)υ捒?，如圖5.12所示找到對應(yīng)的函數(shù)，后設(shè)置好參數(shù)，如下圖5-37所示。圖5-37 函數(shù)參數(shù)利用填充柄把B24：F24區(qū)域中填入數(shù)據(jù).5、統(tǒng)計函數(shù)COUNT（1）【格式】：COUNT(valuel1, valuel 2, )。（2）【功能】：求各參數(shù)中數(shù)值參數(shù)和包含數(shù)值的單元格個數(shù)。參數(shù)的類型不限。及格率的算法是：及格人數(shù)來除以總?cè)藬?shù)，先來計算及格的人數(shù)，要計算及格人數(shù)就可以用COUNT函數(shù)來進(jìn)行，先定位在B27單元格中，然后，然后通過【插入】|【函數(shù)】命令，或者單擊編輯欄左側(cè)FX【插入函數(shù)】按鈕，打開【插入函數(shù)】對話框?qū)υ捒颍鐖D5-38所示找到對應(yīng)的函數(shù)，按照如下所示設(shè)置好參數(shù)：即可以計算出參考的總?cè)藬?shù)為18人。圖5-38 函數(shù)參數(shù)那么要計算及格人數(shù)意思就是大于等于60分的人數(shù)，此時我們就要采用COUNTIF，下面就來介紹COUNTIF。6、條件計數(shù)函數(shù)COUNTIF（1）【格式】COUNTIF( range , criteria )（2）【功能】返回區(qū)域 range 中數(shù)據(jù)取值符合條件 criteria 的單元格數(shù)目。【說明】range 為任意區(qū)域，在此區(qū)域中進(jìn)行條件測試并計數(shù)；criteria 與 SUMIF 函數(shù)中的要求相同。先定位在B28單元格中，然后，然后通過【插入】|【函數(shù)】命令，或者單擊編輯欄左側(cè)FX【插入函數(shù)】按鈕，打開【插入函數(shù)】對話框?qū)υ捒?，如圖5.12所示找到對應(yīng)的函數(shù)，按照如下圖5-39所示設(shè)置好參數(shù)：統(tǒng)計出馬克思主義這門課程及格人數(shù)為16人。圖5-39 函數(shù)參數(shù)目前已經(jīng)把總?cè)藬?shù)和及格人數(shù)都已經(jīng)統(tǒng)計出來，接下來就直接用公式來進(jìn)行了，在B25單元格中輸入：及格人數(shù)/總?cè)藬?shù)，正確的公式是“=COUNT(B3:B20)/ COUNTIF(B3:B20)”,然后再對單元格的格式進(jìn)行設(shè)置，設(shè)置成百分比的形式小數(shù)位數(shù)為2位。優(yōu)秀率的條件設(shè)置為大于等于90，仿照及格率的算法，就可以獲得如下圖5-40所示的數(shù)據(jù)：圖5-40 利用函數(shù)獲得的數(shù)據(jù)名次的排定，大家通過上面函數(shù)的學(xué)習(xí)及單元格的引用，自己試試。（提示名次的函數(shù)用Rank，參數(shù)設(shè)置如下圖5-41所示）。圖5-41 函數(shù)參數(shù)最終數(shù)據(jù)表如下圖5-42所示：圖5-42 利用函數(shù)獲得的最終數(shù)據(jù)5.6 Excel 2003的數(shù)據(jù)管理與分析本節(jié)將詳細(xì)介紹Excel 2003的數(shù)據(jù)管理與分析，包括數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)排序和篩選、圖標(biāo)等內(nèi)容。5.6.1 數(shù)據(jù)清單數(shù)據(jù)清單是工作表中若干列和至少兩行的一個區(qū)域中的數(shù)據(jù)，在結(jié)構(gòu)上是一個二維表。每一列稱為一個字段，每個字段的第一行單元中的內(nèi)容叫做字段名，以下各行單元中的內(nèi)容都叫做字段值。數(shù)據(jù)清單的第一行稱為標(biāo)題行，由所有字段名組成，又稱為字段名行。以下各行均稱為記錄，即記錄是由同一行中的所有字段值組成。在Excel2003 中，創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單的原則如下：（1）在同一個數(shù)據(jù)清單中列標(biāo)題必須是唯一的。（2）列標(biāo)題與純數(shù)據(jù)之間不能用空行分開，如果要將數(shù)據(jù)在外觀上分開，可以使用單元格邊框線。（3）同一列數(shù)據(jù)的類型應(yīng)相同。（4）在一個工作表上避免建立多個數(shù)據(jù)清單。因為數(shù)據(jù)清單的某些處理功能，每次只能在一個數(shù)據(jù)清單中使用。（5）在純數(shù)據(jù)區(qū)中不允許出現(xiàn)空行。（6）數(shù)據(jù)清單與無關(guān)的數(shù)據(jù)之間至少留出一個空白行和一個空白列。數(shù)據(jù)清單可以如同一般工作表一樣直接建立和編輯。在編輯數(shù)據(jù)清單時還可以以記錄為單位進(jìn)行編輯，操作步驟如下：（1）單擊數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。（2）單擊【數(shù)據(jù)】菜單，選擇【記錄單】命令，打開記錄編輯的對話框，如下圖5-43所示，進(jìn)行記錄編輯。圖5-43 Sheet1單擊【新建】按鈕，可添加一條記錄。單擊【刪除】按鈕，可刪除當(dāng)前的記錄。（3）單擊【關(guān)閉】按鈕。5.6.2 數(shù)據(jù)排序和篩選Excel 2003不僅可以制作一般的表格，而且可以輸入數(shù)據(jù)清單，并可以對數(shù)據(jù)清單排序、篩選等。1排序數(shù)據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)輸入完畢后，表中數(shù)據(jù)的順序是按輸入數(shù)據(jù)的先后排列的。若要使數(shù)據(jù)按照某一特定順序排雷，就要對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。排序操作可通過【數(shù)據(jù)】菜單中的【排序】命令完成，先打開SORT-EX.XLS文檔，現(xiàn)需要對Sheet1工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，要求是女的排在男的前面，具體操作步驟如下：（1）先定位在Sheet1工作表的數(shù)據(jù)清單中的任意一單元格。（2）單擊【數(shù)據(jù)】|【排序】命令，打開【排序】對話框，如圖5-44所示：圖5-44 排序（3）在【主要關(guān)鍵字】下拉列表框中選擇要排序的字段，然后選中【升序】或者【降序】單選按鈕；如果需要次要關(guān)鍵字，那么就在【次關(guān)鍵字】下拉