接待管理制度.doc

.接待管理制度 編制：張燕鋒 審核：袁意江 批準：趙尚吾日 期章 節(jié)修訂內(nèi)容修訂后版本制/修訂人審核人2009.2.25全文新增訂2.0杜 群袁意江2010.2.24全文修訂各條款3.0張燕鋒袁意江1 目的 為了進一步規(guī)范接待工作程序，提高接待效率，樹立公司良好形象，特制定接待管理制度。2 適用范圍 本制度適用范圍為公司各級領導、各部門。3 接待原則與職責分工3.1 堅持有利公務、簡化禮儀、務實節(jié)儉、杜絕浪費的原則。3.2 堅持接待報告制原則。凡屬公司級接待，接待對口部門應及時向公司辦通報，戰(zhàn)略用戶、關(guān)鍵供應商及省市處級以上、集團總部領導來司的接待，公司辦或?qū)诓块T應報告公司主要領導。3.3 堅持統(tǒng)一歸口管理的原則。公司辦負責公司領導交辦的接待工作，負責公司接待服務工作的歸口管理和指導。外事接待由進出口公司負責，公司辦及相關(guān)部門配合接待。一般專業(yè)性的部門業(yè)務接待，由相關(guān)對口部門安排接待。3.4 參加公務接待的公司各級領導和相關(guān)人員要按照接待計劃參加接待活動，因特殊情況不能參加的，應報告參加公務接待的主要領導。4 公司級接待對象4.1 來公司聯(lián)系業(yè)務的戰(zhàn)略供應商副總經(jīng)理以上的客人；4.2 應邀來公司的戰(zhàn)略用戶部長以上客人；4.3 中央、省市政府、協(xié)會來公司檢查、指導、調(diào)研等工作的處級以上和相當于這一級別的領導；4.4 集團公司部長以上的領導；4.5 公司主要領導交辦的其他接待客人。5 接待工作內(nèi)容5.1 公司級接待必須由對口業(yè)務部門提前半天填寫接待通知單，公司辦公室接到接待通知，根據(jù)來賓目的和要求，確定接待室及安排做好接待，并通知有關(guān)領導參加。如果接待預排時間有變動的（半小時以上），業(yè)務部門應及時通知公司辦。5.2 公司級的重要接待，由公司辦制定接待計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后，確定接待人員，按具體接待事項進行布置。5.3 由相關(guān)對口部門具體負責的接待，應制定好接待計劃，經(jīng)主管領導審查批準后，并提交一份接待計劃給公司辦，公司辦配合做好接待工作。5.4 公司辦按照來賓行程安排信息，提前做好迎接客人的車輛接站接機、住宿安排、聯(lián)系宴請酒店、商務活動日程安排、安排領導前往來賓下榻處看望客人、組織好客人活動、贈送禮品、來賓的票務及安排好來賓返程事宜等相關(guān)工作。5.5 公司辦根據(jù)接待來賓信息及時在電子顯示屏寫出歡迎牌。5.6 公司辦前廳接待員要做好重要來賓的引領及大廳衛(wèi)生督促管理。公司辦清潔員要做好辦公樓（廁所）等衛(wèi)生保潔工作。5.7 公司辦接待人員要對接待前的準備工作逐一進行檢查落實。負責安排好接待室及衛(wèi)生工作，準備好公司宣傳資料，根據(jù)需要提前做好投影設備的安裝，負責通知參與接待的相關(guān)領導及部門，并相應做好茶水擺放等工作。5.8 重大的接待活動，公司辦接待人員要對接待過程全程跟蹤，銜接有序，確保接待工作順利進行。5.9 來賓如果需要進廠參觀的，應參照公司保密制度，按照來賓工作的性質(zhì)確定參觀路線，對口部門或領導陪同參觀。5.10生產(chǎn)制造部在接到公司辦的重要接待通知后，對生產(chǎn)現(xiàn)場環(huán)境督促進行清掃、檢查、考核，做好接待來賓參觀的各項準備工作。5.11 企業(yè)文化部和武裝保衛(wèi)部對重要的接待活動負責做好入廠通道的疏通、現(xiàn)場保安及宣傳報道工作。負責做好大型接待、會議的橫幅、廣告策劃、宣傳等工作。5.12 物業(yè)管理公司負責入廠通道的衛(wèi)生清掃，根據(jù)需要提供擺放綠色植物及花卉，由公司辦督辦落實。5.13 相關(guān)接待部門必須隨時與公司辦保持聯(lián)系，如遇到接待中的安排發(fā)生變化，應及時通報公司辦，以便公司辦及時做出相應的調(diào)整措施，防止出現(xiàn)接待工作失誤，保證接待工作的圓滿完成。6 接待工作要求6.1 樹立賓客至上，為來賓服務的思想。接待人員從接聽電話、引導、引見介紹到乘車行路和每一細節(jié)都要做到主動熱情、落落大方、恰到好處。要力求講普通話。6.2 制定周密細致的接待計劃，特別是大型接待活動，要有具體接待方案，責任落實到人。6.3 接待人員服務要主動、周到，態(tài)度要謙虛，用語要文明，對接待工作認真負責，實事求是，誠懇待客，不卑不亢。6.4 接待過程中要特別注意保密工作，迎來送往尤其要注意言談舉止，注意內(nèi)外有別，嚴守公司商業(yè)秘密。6.5 辦不成的事或解決不了的問題，要及時向主管領導匯報，注意做好解釋工作，使來賓滿意。6.6 接待工作未落實，導致接待工作嚴重失誤而影響公司形象的部門及個人，以及部門未填報接待通知單和接待中安排發(fā)生變化不及時通報，導致接待工作不到位的，公司辦將按工作質(zhì)量事故處罰辦法進行考核。7 禮品管理7.1 禮品的使用范圍。主要用于公司對外的公務活動、接待、出訪等活動。7.2 禮品的購置。禮品由企業(yè)文化部統(tǒng)一策劃、公司辦統(tǒng)一購置，公司辦分層次備齊具有紀念價值、體現(xiàn)公司文化的禮品。7.3 禮品的領取。對口接待部門或領導需用公司一般禮品，應向公司辦提出，經(jīng)核實后方可領取。有特殊禮品要求的需經(jīng)總經(jīng)理批準，并提前通知公司辦購置。7.4 公司辦負責對禮品進行管理和統(tǒng)計，并對領出的禮品進行登記備查。8 接待用餐及費用管理8.1 工作餐審批程序：一般工作餐由部門經(jīng)辦人在OA上填寫業(yè)務招待申請單，申明用餐理由，經(jīng)部門領導簽字，由公司辦公室接待員審核，超過100元由公司辦主任批準，方可領取餐票到公司食堂就餐。8.2 接待用餐審批程序：部門經(jīng)辦人在OA上填寫業(yè)務招待申請單，經(jīng)主管領導批準，由公司辦主任會簽。公司領導接待客人，由公司辦負責根據(jù)客人情況做好接待安排。8.3 在接待用餐中，陪同人員不得超過接待對象的3/5，陪同人員總數(shù)最多不得超過4人。司機及工作人員確需就餐的一律按工作餐標準安排，特殊情況經(jīng)批準可與客人就餐。8.4 定點接待管理：公司定點在市內(nèi)相關(guān)酒店和公司食堂簽定最低消費協(xié)議，定點接待用餐。所有接待用餐由公司辦確定專人統(tǒng)一安排，并按接待標準確定好菜單等準備事項。定點接待用餐按協(xié)議折扣結(jié)算，取消簽單制。中午接待客人原則上在食堂接待，達到8人以上一律使用自助餐，特殊情況須經(jīng)公司辦同意方可改換到定點酒店接待。8.5 接待酒水管理：接待用餐酒水一律按標準實行自帶，由公司辦統(tǒng)一配置，相關(guān)接待部門或領導簽字領取，公司辦做好對酒水的管理和統(tǒng)計，并對領出的酒水進行登記備查。8.6 費用管理：公司業(yè)務招待費用統(tǒng)一由公司辦歸口管理，由接待部門憑發(fā)票經(jīng)公司辦簽字審核，財務部報銷；未經(jīng)公司辦同意發(fā)生的招待費用，財務部一律不得報銷。8.7 銷售部門接待客人發(fā)生的業(yè)務招待費用，須經(jīng)公司辦登記備案后，方可按審批程序報銷。8.8 技術(shù)部門業(yè)務招待費歸口公司辦統(tǒng)一管理，按以上程序執(zhí)