公文管理制度.doc

公文管理制度第一條：公文是請(qǐng)示報(bào)告、傳達(dá)指示、決定決議、批復(fù)處理、管理指導(dǎo)工作的重要形式。公文的密級(jí)為：絕密、機(jī)密、秘密、公開，分別上報(bào)或下發(fā)到不同的部門和級(jí)別。第二條：行文的格式要統(tǒng)一規(guī)范，標(biāo)題段落清晰，層次分明，文字精煉、表述準(zhǔn)確。要標(biāo)明簽發(fā)人、秘級(jí)編號(hào)、發(fā)送單位、印制份數(shù)、頁數(shù)等。第三條：公文收發(fā)后要按要求傳達(dá)到位，及時(shí)組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)上級(jí)精神，不得扣發(fā)、截留、拖延，嚴(yán)守文件秘密或商業(yè)情報(bào)信息。第四條：文件種類主要包括：紅頭文件、一般文件和外來文件三種。公司的規(guī)章制度、規(guī)定、辦法、決議、通知、紀(jì)要、命令、指示、通報(bào)，以及向政府部門的請(qǐng)示、報(bào)告等，一律以公司紅頭文件印發(fā)，其他文件可用普通紙印發(fā)。第五條：紅頭文件用于公司重大人事任免、規(guī)定、決定、通報(bào)、總裁令、上行文、總裁辦公會(huì)議紀(jì)要、董事長會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)等。決定用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)部門或人員，變更或者撤銷不適當(dāng)下級(jí)部門的決定事項(xiàng)。規(guī)定用于對(duì)某一方面的工作做部分的規(guī)定。通報(bào)用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。第六條：一般性文件用于普通性的通知、通告、商務(wù)信函、商務(wù)公關(guān)與傳播文書、職員職業(yè)生涯書等。外來文件指外單位或國家、省、市、縣行政管理部門來文。第七條：紅頭文件的內(nèi)容包括：發(fā)文單位、簽發(fā)人、秘密等級(jí)、緊急程度（急、加急）、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、印章、時(shí)間、附件、主題詞、承辦部門、承辦人、抄送部門、落款、頁數(shù)、印發(fā)份數(shù)等。第八條：發(fā)文單位/部門（紅頭）應(yīng)當(dāng)寫規(guī)范化全稱。與有關(guān)單位/部門聯(lián)合行文，一般情況下主發(fā)文單位/部門排列在前。第九條：標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門，并準(zhǔn)確標(biāo)明文件種類（如通知、命令、決定等）。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號(hào)外，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如有附件，在正文之后、發(fā)文單位落款注明附件順序和標(biāo)題。第十條：成文日期：會(huì)議性文件以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)，其他文件以公司領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)條。落款要寫發(fā)文單位全稱，文件一律加蓋公章，插入成文日期要求大寫，不應(yīng)小寫。落款當(dāng)頁若無正文，則應(yīng)標(biāo)注（此頁無正文），蓋章采用下套端正，不壓成文日期。單雙面印刷均可，左側(cè)裝訂。第十一條：頁面設(shè)置：采用標(biāo)準(zhǔn)A4紙，上下邊距2.5cm，左右邊距2.2cm，段前0行，段后0行；行間距點(diǎn)固定值2528。如表格等須橫向打印的材料上下邊距2.2厘米，左右為2.2厘米，頁眉1.5厘米，頁腳1.5厘米。第十二條：文件名稱用宋體二號(hào)以上加粗、居中。主送單位用黑體，正文一般用四號(hào)宋體。一級(jí)標(biāo)題用“一、”表示；二級(jí)標(biāo)題用“（一）”表示；三級(jí)標(biāo)題用“1、”表示；四級(jí)標(biāo)題用“（1）”表示。第十三條：文件副標(biāo)題：宋體，小三號(hào)字加粗；發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、正文、落款、成文日期、主題詞內(nèi)容等四號(hào)宋體。第十四條：文件的起草：按公司領(lǐng)導(dǎo)要求由行政人事部負(fù)責(zé)起草的公文，或各部門起草承辦，并以公司名義下發(fā)的文件。第十五條：文件的審批流程實(shí)行層級(jí)審核責(zé)任制：起草人根據(jù)指示要求擬稿部門領(lǐng)導(dǎo)修改分管領(lǐng)導(dǎo)審核行政人事部審核總裁、董事長批準(zhǔn)。第十六條：發(fā)文審核的要求：擬稿承辦人要充分領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)指示精神，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文稿進(jìn)行認(rèn)真修改把關(guān)，并簽署意見，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文稿的條理、內(nèi)容以及合理性、真實(shí)性等尺度嚴(yán)格審核，辦公室應(yīng)對(duì)文稿的格式合理性、文句通暢性、語法規(guī)范性進(jìn)行審核。第十七條：文件從起草到簽發(fā)周期一般為三天。所有文件必須由董事長、總裁（各單位為總經(jīng)理）審批同意簽字后方可下發(fā)或呈報(bào)。第十八條：文件在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一般以書面版的形式下發(fā)至各單位，并由收件人簽字。提倡無紙化辦公，可發(fā)電子版，以郵箱、QQ、MSN等形式發(fā)送至相關(guān)部門，接收文件后需電話或回執(zhí)等方式告知。下級(jí)單位或部門呈報(bào)的所有請(qǐng)示報(bào)告、公文、傳閱件等，由行政專員統(tǒng)一協(xié)調(diào)辦理。第十九條：文件下發(fā)三日內(nèi)，行政人事部要監(jiān)督檢查文件學(xué)習(xí)執(zhí)行情況，重要文件各單位要及時(shí)呈報(bào)學(xué)習(xí)落實(shí)情況。第二十條：外來文件的接收一律使用文件簽收單，由專人收文登記，根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門，并負(fù)責(zé)催辦，防止漏辦和延誤。文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，指定專人保管、立卷歸檔，防止文件遺失。第二十一條：以公司名義形成的文件，統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)歸檔；各部門日常工作中形成的文件、活動(dòng)資料，由各部門指定專人立卷歸檔。行政人事部定期檢查各單位文件管理情況，并將結(jié)果進(jìn)行講評(píng)和通報(bào)。第二十二條：文件按不同的屬性、時(shí)間順序進(jìn)行排列，建立目錄，并進(jìn)行編號(hào)，所有文件應(yīng)由本部門和行政人事部保留一份存檔。要保證文件檔案的齊全、完整。第二十三條：年終由行政人事部集中收繳所有文件按編年體歸檔，一般應(yīng)永久保存，并建立電子文件檔案。沒有存檔和查閱價(jià)值的文件，特別是機(jī)密文件，要經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由行政人事部負(fù)責(zé)銷毀，各部門不得自行銷毀文件，嚴(yán)禁作為廢品出售、丟棄文件。6、檔案管理制度第一條：檔案是公司在建設(shè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營、策劃銷售等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)公司生存和發(fā)展有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子資料等原始?xì)v史記錄。由行政辦公室集中統(tǒng)一歸口管理。第二條：檔案管理的范圍：1、說明公司歷史沿革的各類重要文件，如公司章程、股東名簿、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)要等。2、法務(wù)類：對(duì)外簽訂的各類法律合同、協(xié)議、司法文書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同談判等材料。等。3、本公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外、對(duì)上、對(duì)下的正式公文及會(huì)議紀(jì)要，各種綜合型或?qū)ｎ}型調(diào)查、考察報(bào)告、商務(wù)函件等。4、公司管理制度、季度、年度工作方案、計(jì)劃、總結(jié)等。5、各類證照，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、所有權(quán)證書、土地證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書、協(xié)會(huì)證書、榮譽(yù)證書、質(zhì)量管理體系認(rèn)證等。6、年鑒、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、基本情況綜合等。7、政府發(fā)文、產(chǎn)業(yè)政策、活動(dòng)資料等。8、會(huì)計(jì)憑證類：如原始憑證，記賬憑證、匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證等。9、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)、輔助賬簿、其它會(huì)計(jì)賬薄等。10、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，年度預(yù)決算報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。11、清冊(cè)類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等。12、合同制度類：各類經(jīng)濟(jì)合同原件、各種財(cái)務(wù)制度、計(jì)劃、總結(jié)等。13、基建綜合類：征地批文、總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)報(bào)告、組織架構(gòu)、工程建設(shè)管理辦法、投資計(jì)劃；建設(shè)合同，質(zhì)量監(jiān)督書；工程決算、審計(jì)資料；招投標(biāo)方案；項(xiàng)目材料等。14、基建設(shè)計(jì)類：技術(shù)設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)計(jì)算書、工程概算、總體規(guī)劃圖等。15、基建施工類：施工計(jì)劃、基礎(chǔ)工程檢測報(bào)告、出廠合格證、工具單、備品備件單、設(shè)備圖紙等。16、基建監(jiān)理類：監(jiān)理大綱、細(xì)則、驗(yàn)收簽證等。17、人力資源類：人員基本情況、職務(wù)、薪酬調(diào)整記錄等。18、人事制度類：培訓(xùn)開發(fā)、績效考核、招聘錄用、薪酬福利、崗位描述、勞資關(guān)系、勞動(dòng)合同等。19、中長期發(fā)展規(guī)劃、年度綜合計(jì)劃，部門月度計(jì)劃等。20、年度經(jīng)營報(bào)告、競爭情報(bào)分析、投資風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。21、政策類：各類產(chǎn)業(yè)政策匯編。22、公關(guān)類：活動(dòng)策劃材料、總結(jié)、各類上報(bào)資料等。23、產(chǎn)品物流類：采購、運(yùn)輸、倉儲(chǔ)、發(fā)貨、庫存等數(shù)據(jù)資料。24、科技研究類：設(shè)計(jì)圖紙、創(chuàng)新計(jì)劃、設(shè)備儀器等。25、市場銷售計(jì)劃、客戶資料、合同管理等。第三條：檔案分類：集團(tuán)公司檔案卷宗共分十大類：外來文件類、行政管理類、企劃經(jīng)營類、人力資源類、生產(chǎn)制造類、財(cái)務(wù)管理類、項(xiàng)目建設(shè)類、融投資類、實(shí)物類、設(shè)備儀器類。外來文件類（WLWJ）：政府文件：政府批復(fù)（項(xiàng)目備案書、相關(guān)政策性文件、相關(guān)項(xiàng)目可研報(bào)告、規(guī)劃設(shè)計(jì)等）；行政管理類（XZGL）：各類證照（如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼、信用代碼、土地證、稅務(wù)登記證等）；各類公文（任職命令、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等）；外事工作類（外事業(yè)務(wù)管理、涉外活動(dòng)、出訪考察等）。企劃經(jīng)營類（ZLJY）：企業(yè)管理、經(jīng)營決策、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、市場分析報(bào)告、內(nèi)外環(huán)境評(píng)估、戰(zhàn)略規(guī)劃等，工作計(jì)劃如年度計(jì)劃、工作目標(biāo)等。產(chǎn)品銷售如市場分析、用戶調(diào)查、銷售統(tǒng)計(jì)、廣告宣傳、促銷活動(dòng)、售后服務(wù)等。人力資源類（RLZY）：薪酬管理如勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)等；招聘管理如勞動(dòng)合同、考核資料、儲(chǔ)備干部資料、面試題庫等；培訓(xùn)管理材料、績效考核材料等。生產(chǎn)制造類（SCZZ）包括質(zhì)量管理如質(zhì)量控制、檢驗(yàn)化驗(yàn)、生產(chǎn)報(bào)表等，安全管理包括安全生產(chǎn)、工傷事故處理、職工安全等，供應(yīng)采購管理如招投標(biāo)、商務(wù)談判、采購驗(yàn)收、運(yùn)輸倉儲(chǔ)等。財(cái)務(wù)管理類（CWGL）：會(huì)計(jì)報(bào)表（財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)決算）、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬等），會(huì)計(jì)憑證、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)制度、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)印鑒等。設(shè)備儀器類（SBYQ）：按設(shè)備儀器種類型號(hào)分類（設(shè)備儀器采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢查保養(yǎng)記錄、報(bào)廢鑒定等）?；窘ㄔO(shè)類（JBJS）：工程圖紙、預(yù)算決算、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度等。融投資類（TRZL）包括銀行貸款手續(xù)、企業(yè)項(xiàng)目介紹、金融單位文件等。實(shí)物類（SWL）：如榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯、錦旗等。印章類包括行政章、法人章、簽名章、合同章、專用章等、各類活動(dòng)照片、產(chǎn)品樣品、宣傳品、科技成果等。第四條：檔案保管：做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，切實(shí)做好檔案“十防”：即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密，確保檔案完整安全。檔案室保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。檔案管理人員要做到天天打掃衛(wèi)生，每月清理兩次檔案柜衛(wèi)生，發(fā)現(xiàn)有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時(shí)進(jìn)行搶救。交接檔案要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字交接手續(xù)。非工作人員不得隨意進(jìn)入檔案室，以防意外；在檔案室里不準(zhǔn)吸煙。所有應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由檔案管理人員收集齊全。公文類正文與簽發(fā)稿、簽收稿主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文一起歸檔。注意檢查是否蓋公章，標(biāo)題，內(nèi)容、摘要、日期等信息是否齊全。歸檔文件材料應(yīng)是原稿原件，一般不得用復(fù)印件。歸檔的照片、錄音帶、錄像帶、光盤要一一寫上文字說明。凡是歸檔的文件材料必須經(jīng)過整理，按文件形成的先后順序集中排列。不許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。其他任何單位和個(gè)人一律無權(quán)處理或自行銷毀。不許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生，發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告，及時(shí)追查。因工作需要，復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)行政辦公室審批；復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意；復(fù)制機(jī)密檔案材料（公司會(huì)議記錄等），須經(jīng)檔案員和行政辦公室審批，報(bào)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可復(fù)制。外單位一般不允許復(fù)制，確因工作需要應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制要及時(shí)進(jìn)行登記。第五條：檔案借閱：本單位各部門借閱檔案，必須填寫文件借閱單，機(jī)密文件由公司負(fù)責(zé)人簽字方可借出，一般文件由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，行政辦公室審批。借出時(shí)間不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需繼續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。外單位來人查閱檔案，需持單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。機(jī)密、秘密、絕密檔案借閱一律由公司負(fù)責(zé)人審批方可借出。查閱各門類檔案應(yīng)在檔案室進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為，嚴(yán)格按照國家檔案法、保密法予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。檔案是公司的寶貴財(cái)富，各類檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案管理人員必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案的安全。凡使用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動(dòng)用。借閱檔案必須嚴(yán)格辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，檔案管理人員要對(duì)返還的檔案認(rèn)真檢查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)追查。使用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供使用。第六條：檔案期限：永久保存：公司章程；股東名簿；各類規(guī)章制度、組織規(guī)程及辦事細(xì)則；董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；財(cái)務(wù)報(bào)表；政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)證及其他債權(quán)憑證；工程設(shè)計(jì)圖；其他經(jīng)核定須永久保存的文書等。十年保存：預(yù)算、決算書類；會(huì)計(jì)憑證；事業(yè)計(jì)劃資料；其他經(jīng)核定須保存十年的文書。五年保存：期滿或解除之合約；其他經(jīng)核定須保存5年的文書。一年保存：結(jié)案后無長期保存必要的文件。檔案要慎重銷毀，對(duì)沒有保存價(jià)值、保管期限已滿，無須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷毀處理。必須嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)即將銷毀的檔案進(jìn)行嚴(yán)格鑒定，列出檔案銷毀清冊(cè)。批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)及時(shí)處理，且要有兩人以上鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊(cè)上寫明已經(jīng)銷毀并簽名蓋章，并在相應(yīng)的案卷目錄、檔案總登記簿上注明“已銷毀”。 停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料，以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一由公司下文，由行政辦公室組織回收統(tǒng)一銷毀。7、合同管理制度第一條 為加公司及各部門的合同管理工作，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)中華人民共和國合同法、國家相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。第二條 本制度適用于公司及各部門；本制度中的合同是指以公司為主體簽訂的，包括合同、具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書、招投標(biāo)文件，或其他涉及各方當(dāng)事人實(shí)質(zhì)性權(quán)利義務(wù)關(guān)系的具有合同性質(zhì)的文件等。第三條 以公司名義從事的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，均應(yīng)以書面形式訂立合同。第四條 公司相關(guān)部門是合同的承辦業(yè)務(wù)單位，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)分工范圍內(nèi)的合同承辦及管理工作。實(shí)行合同承辦制度、合同審核會(huì)簽制度、合同保密制度、合同統(tǒng)一編號(hào)制度、授權(quán)委托制度、合同檔案管理制度、重大合同備案制度等，以加強(qiáng)合同監(jiān)督及管理。第五條 法務(wù)部門職責(zé)：一、負(fù)責(zé)制訂、修改同管理制度，使合同管理規(guī)范化、法制化。二、負(fù)責(zé)審查、修訂、制作、印發(fā)各類標(biāo)準(zhǔn)化合同文本。三、負(fù)責(zé)對(duì)各部門的合同進(jìn)行法律審查。四、參與重大合同的談判，制定合同編號(hào)原則。五、負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理授權(quán)委托書的草擬、制作及送簽。六、負(fù)責(zé)外聘律師工作，負(fù)責(zé)監(jiān)督依法簽訂和履行合同。七、參與合同糾紛的調(diào)解和處理。八、其他合同管理工作。第六條 合同承辦部門職責(zé)：一、負(fù)責(zé)對(duì)本部門承辦的合同對(duì)方的主體資格和資質(zhì)進(jìn)行審查。 二、負(fù)責(zé)組織本部門承辦合同的談判，合同文本的起草。三、負(fù)責(zé)合同文本及審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。 四、對(duì)所承辦合同的履行情況進(jìn)行跟蹤。五、負(fù)責(zé)及時(shí)向法務(wù)部通報(bào)合同履行過程中發(fā)生的問題，并提出解決意見和建議。六、按集團(tuán)保密制度制定、履行合同的保密措施。七、負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)保存合同文本，以及及合同的履行、變更、終止合同有關(guān)的文件，及時(shí)交行政辦公室歸檔。八、指定專人建立健全本部門合同管理臺(tái)帳和檔案。第七條 合同協(xié)辦部門職責(zé)：合同項(xiàng)目明確協(xié)辦部門的，協(xié)辦部門（如技術(shù)協(xié)議編制部門、造價(jià)部門等）應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和部門職責(zé)，積極協(xié)助承辦部門辦理合同的有關(guān)事宜。第八條 財(cái)務(wù)管理中心職責(zé)：一、審查合同中的財(cái)務(wù)收支事項(xiàng)是否符合國家財(cái)經(jīng)法律、行政法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度。二、對(duì)合同中影響財(cái)務(wù)的重要事項(xiàng)提出意見。三、依據(jù)國家財(cái)經(jīng)法律、行政法規(guī)和公司財(cái)務(wù)管理制度對(duì)合同資金進(jìn)行控制。四、財(cái)務(wù)部門認(rèn)為需審核的有關(guān)內(nèi)容。第九條 項(xiàng)目管理中心職責(zé)一、負(fù)責(zé)審查工程項(xiàng)目的承包形式、工程價(jià)格、材料提供、工期約定、中間交工工程的開竣工時(shí)間及驗(yàn)收、發(fā)包方的各項(xiàng)義務(wù)、承包方的各項(xiàng)義務(wù)、隱蔽工程、設(shè)計(jì)變更程序的約定、竣工驗(yàn)收、保修內(nèi)容、保修期限等內(nèi)容二、項(xiàng)目運(yùn)營中心認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。第十條 預(yù)算審核部職責(zé)一、負(fù)責(zé)審查基建工程預(yù)算、造價(jià)等是否合理、準(zhǔn)確等。二、項(xiàng)目管理中心認(rèn)為需審核的其他內(nèi)容。第十一條 合同承辦制度是指由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門確定合同承辦人，合同承辦部門及承辦人對(duì)合同談判、簽訂、履行等的全過程負(fù)責(zé)。合同承辦部門負(fù)責(zé)人是業(yè)務(wù)分工范圍內(nèi)合同管理的第一責(zé)任人，對(duì)合同管理負(fù)主要責(zé)任。每件合同須由法定代表人或委托代理人或合同承辦部門確定一名承辦人簽字承辦。臨時(shí)性的借調(diào)、聘用人員可以協(xié)助但不得成為合同承辦人。第十二條 合同承辦人應(yīng)自被確定為承辦人起，至合同履行完畢止，對(duì)合同全過程負(fù)責(zé)。期間出現(xiàn)與合同有關(guān)的問題由承辦人協(xié)調(diào)解決，承辦人協(xié)調(diào)不成的，須及時(shí)與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)商，并以承辦人為主進(jìn)行解決。第十三條 合同承辦人在承辦合同之前，對(duì)于應(yīng)進(jìn)行招投標(biāo)的合同，應(yīng)確認(rèn)該合同是否按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行了招投標(biāo)。違反強(qiáng)制招投標(biāo)規(guī)定要求的合同，承辦人有權(quán)拒絕承辦。第十四條 合同承辦部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要，協(xié)調(diào)監(jiān)察審計(jì)部門及其他相關(guān)部門的人員參與談判。第十五條 合同承辦人應(yīng)在合同談判前，完成對(duì)簽約對(duì)方的主體資格和資信情況的了解和審查工作。審查內(nèi)容包括：一、主體資格合法，具有經(jīng)工商局年檢的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照，其核載內(nèi)容與實(shí)際相符。二、合同方的經(jīng)營范圍符合合同約定內(nèi)容；涉及專營和等級(jí)許可的,應(yīng)具備相應(yīng)的許可證和資質(zhì)證書。三、具有相應(yīng)的履約能力,即具有支付能力、生產(chǎn)能力、運(yùn)輸能力、技術(shù)能力等。必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、資金證明、注冊(cè)會(huì)計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。四、具有履約信用：過去三年重合同、守信用、無違約事實(shí),現(xiàn)實(shí)未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件。五、合同方由委托代理人代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)有效的法定代表人身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明。上述資料為合同報(bào)審不可或缺的附件，其文本為復(fù)印件時(shí),須加注“與原件核對(duì)無誤”字樣。合同方履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其談判及簽訂合同；必須簽訂合同時(shí)，應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。其中以保證形式作出的擔(dān)保，其擔(dān)保人必須是具有代償能力的獨(dú)立經(jīng)濟(jì)實(shí)體，并應(yīng)對(duì)擔(dān)保人適用前款規(guī)定進(jìn)行審查。第十六條 承辦部門在洽談合同之前，應(yīng)向參加合同洽談的相關(guān)部門報(bào)送有關(guān)的資料，其中包括：擬定簽約對(duì)象及其資信資料、合同說明、費(fèi)用預(yù)算及依據(jù)、招投標(biāo)資料等，同時(shí)提供以上資料的電子版本，以便于相關(guān)人員熟悉資料，為合同洽談做準(zhǔn)備。第十七條 合同洽談須有三人以上參加，原則上應(yīng)包括合同承辦人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員、監(jiān)察審計(jì)人員等，與另一方主要負(fù)責(zé)人員進(jìn)行合同談判。第十八條 合同談判結(jié)束后，應(yīng)填寫合同洽談?dòng)涗洷?，并將談判結(jié)果落實(shí)在合同文本的相關(guān)條款中，形成合同草擬文本。第十九條 合同語言應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、簡練、準(zhǔn)確。合同中的術(shù)語、特有詞匯、重要概念應(yīng)設(shè)?？罱忉?。合同中涉及數(shù)字、日期時(shí)須注明并大寫。第二十條 合同一律采用書面形式。凡國家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用。合同各方協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。計(jì)劃單、調(diào)撥單、任務(wù)單（書）、預(yù)算單（書）等類文件，可以作為合同的組成部分，但不得以其替代合同。第二十一條 合同條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容: 一、合同各方的法定名稱、地址、郵政編碼、電話、法定代表人姓名和職務(wù)、委托代理人姓名和職務(wù)、聯(lián)系方式。二、簽約目的和依據(jù)。三、標(biāo)的。四、數(shù)量和質(zhì)量，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方式。五、價(jià)款或酬金及結(jié)算、支付方式 。六、履約的地點(diǎn)、期限和方式。七、爭議解決的方式及司法管轄。八、違約責(zé)任。九、變更或解除的條件。十、根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款。十一、合同正副本份數(shù)。十二、附件名稱。十三、合同生效的時(shí)間和條件。十四、簽約的地點(diǎn)、日期。十五、簽約各方開戶銀行及賬號(hào)。十六、簽約各方公章或合同專用章。十七、法定代表人或委托代理人簽章。第二十二條 合同審查實(shí)行審核會(huì)簽制度。合同承辦人完成草擬文本后，應(yīng)填寫合同會(huì)簽審核單的各項(xiàng)內(nèi)容，并將合同草擬文本、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)書、招標(biāo)修改、補(bǔ)遺及答疑文件、投標(biāo)澄清及修正文件、商務(wù)報(bào)價(jià)及其它相關(guān)資料，逐級(jí)呈報(bào)各級(jí)審查會(huì)簽最終經(jīng)董事長審批后，由各子公司法定代表人或委托代理人簽訂合同。涉及安全生產(chǎn)、工程施工的合同應(yīng)同時(shí)簽訂安全協(xié)議，作為合同的附件。第二十三條 合同審查的一般程序是： 一、各部門內(nèi)部審查。二、送相關(guān)部門（法務(wù)部、工程技術(shù)部、造價(jià)部、預(yù)算審核部、審計(jì)監(jiān)察部等部門審查）。三、依據(jù)本制度由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最終由董事長審批。四、合同承辦部門可以根據(jù)需要，提請(qǐng)?jiān)黾佑嘘P(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行審查，各有關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)其部門職責(zé)范圍對(duì)該合同進(jìn)行審查。第二十四條 有關(guān)部門根據(jù)本制度的職責(zé)分工參與合同審查，在審查合同草案時(shí)，可根據(jù)需要，要求承辦部門提供與合同有關(guān)的補(bǔ)充證明材料。第二十五條 審查意見應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言。第二十六條 承辦人向有關(guān)部門提交合同草案時(shí)，應(yīng)預(yù)留3-4個(gè)完整工作日供其審核。各審核部門遇特殊情況需延長審核時(shí)間時(shí)，應(yīng)向承辦人申明理由并征得同意。涉外合同的審核時(shí)限，累計(jì)最長不應(yīng)超過7個(gè)工作日。第二十七條 各會(huì)簽部門在審核合同草案時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在合同會(huì)簽審核單上提出書面審核意見，需要退改時(shí)應(yīng)連同全部文件退還承辦人。承辦人修改之后應(yīng)重新審核，審核期限重新計(jì)算。第二十八條 合同在會(huì)簽審核流轉(zhuǎn)結(jié)束后，合同文本即為最終雙方需要簽訂的文本，任何人不得再做修改。第二十九條 合同在會(huì)簽審核流轉(zhuǎn)結(jié)束后，合同承辦人法務(wù)部門進(jìn)行合同的統(tǒng)一編號(hào)。在獲取合同編號(hào)后，承辦人即可對(duì)合同文本進(jìn)行打印或印刷。第三十條合同統(tǒng)一編號(hào)是法務(wù)部門在確認(rèn)合同完成審查會(huì)簽程序后，對(duì)合同實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)。合同必須經(jīng)統(tǒng)一分類、編號(hào)，方可由合同承辦部門報(bào)送各部門、法定代表人或委托代理人簽署及用印。各部門在簽署合同時(shí)，應(yīng)根據(jù)本制度，由法務(wù)部門在合同正式文本上注明合同編號(hào)。如合同為對(duì)方擬訂，且已對(duì)合同編號(hào)，也應(yīng)在合同正式文本封面上標(biāo)注我方合同編號(hào)。第三十一條合同按照內(nèi)容不同分為建筑工程合同、建筑安裝工程合同、設(shè)備購置合同、材料購置合同、零星購置合同和其他類型合同。第三十二條 法務(wù)部根據(jù)編號(hào)規(guī)則及簽訂合同的時(shí)間順序?qū)贤M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。一、合同編號(hào)由以下部分組成：AAAA-HTLB-NF-XLH；二、AAAA為單位編碼，系各單位聲母簡稱；示例：盤錦勝友文化科技有限公司，編碼為SYWHKJ。三、HTLB為合同類別，依本章所分合同類別，取前四個(gè)漢字聲母作代碼；JZGC-建筑工程合同;JZAZ-建筑安裝工程合同；SBGZ-設(shè)備購置合同；CLGZ材料購置合同；LXGZ零星購置合同；QTHT-其他類型合同等；四、NF為合同簽訂年份，取四位數(shù)；五、XLH為序列號(hào)，合同簽訂時(shí)同類合同的序號(hào)，三位數(shù)。如果一個(gè)合同存在若干附件,則該合同附件也應(yīng)當(dāng)編號(hào)。合同附件以FJ編號(hào)，應(yīng)為合同編號(hào)加上附件序號(hào)。示例：SYWHKJ-SBGZ-2012-001FJ01。合同變更時(shí)必須嚴(yán)格履行審批程序，簽訂補(bǔ)充合同，補(bǔ)充合同應(yīng)以BC編號(hào)，在合同編號(hào)后加上補(bǔ)充序號(hào)，示例：SY-SYWHKJ-SBGZ-2012-001BC01。第三十三條所有合同的簽訂均由公司法定代表人或其授權(quán)委托代理人簽字。各業(yè)務(wù)部門不得以公司的名義對(duì)外簽訂任何合同以及具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等。第三十四條 承辦人負(fù)責(zé)對(duì)已完成審核會(huì)簽、根據(jù)審查意見修改的合同進(jìn)行校核、印刷、裝訂。第三十五條承辦人負(fù)責(zé)將最終定稿的合同待簽署版本送法定代表人或其授權(quán)委托人簽署，然后加蓋公司合同專用章或公章。第三十六條合同項(xiàng)目要求對(duì)方當(dāng)事人提供履約擔(dān)保的，與其簽訂合同時(shí)，合同承辦人應(yīng)確保對(duì)方已提供合法、真實(shí)、有效、充分的擔(dān)保。第三十七條合同由承辦部門負(fù)責(zé)組織履行，在合同正式簽訂生效前,不得實(shí)際履行合同。第三十八條合同生效后，必須全面履行合同。除法律另有明文規(guī)定或合同約定之外，不得替代履行或轉(zhuǎn)賣、轉(zhuǎn)讓合同。第三十九條 合同承辦人應(yīng)隨時(shí)掌握合同的履行情況,并將履行情況隨時(shí)向承辦部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。第四十條 有關(guān)部門或人員發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方不履行、不全面或不適當(dāng)履行合同時(shí)，應(yīng)立即通知承辦人。承辦人應(yīng)在法定或約定的期限內(nèi),以法定或約定的方式向合同對(duì)方提出異議。收到對(duì)方履行異議時(shí)，承辦人應(yīng)會(huì)同法務(wù)部人員一同，經(jīng)過充分調(diào)研商議后在約定時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)。異議文件或異議答復(fù)應(yīng)符合法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定和合同的約定,并報(bào)行政辦公室、法務(wù)部門、審計(jì)監(jiān)察部備案及存檔。第四十一條 經(jīng)財(cái)務(wù)部門支付的合同款項(xiàng)，須由合同承辦部門審核確認(rèn)、董事長批準(zhǔn)后方可支付，涉及各種保證金時(shí)還應(yīng)有相關(guān)部門的審核確認(rèn)。沒有經(jīng)過合同承辦部門、相關(guān)部門審核和董事長批準(zhǔn)的合同款項(xiàng)財(cái)務(wù)部門不得支付。第四十二條承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯報(bào)、請(qǐng)示、協(xié)調(diào)、解決合同履行中出現(xiàn)的問題、爭議。第四十三條合同經(jīng)各方協(xié)商一致或出現(xiàn)法定事由時(shí)，可以變更或解除。變更或解除合同的通知或答復(fù)必須在法定或約定的期限內(nèi)做出。第四十四條變更或解除合同，必須符合法定或約定的形式及程序。法律法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)的，合同承辦人應(yīng)按規(guī)定辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)。第四十五條變更或解除合同未達(dá)成書面協(xié)議前原合同有效。第四十六條 辦理合同變更時(shí)，承辦部門須按照合同會(huì)簽審核流程簽訂補(bǔ)充協(xié)議或解除協(xié)議等。第四十七條 變更或解除合同過程中的文字性材料、電函和圖表等由承辦部門妥善保存，最終交行政辦公室歸檔。第四十八條 發(fā)生合同糾紛時(shí),合同承辦人應(yīng)及時(shí)通知承辦部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部門，并配合法律顧問及時(shí)調(diào)查收集下列證據(jù)：一、合同文本，包括合同附件、合同變更或解除協(xié)議、有關(guān)電報(bào)、信函、圖表、視聽材料等。二、有關(guān)的票據(jù)、票證。三、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報(bào)告、檢測結(jié)果等。四、證人證言。五、其他有關(guān)材料。第四十九條合同承辦部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部及其他有關(guān)部門，根據(jù)有關(guān)證據(jù)對(duì)合同糾紛共同研究,及時(shí)提出糾紛處理方案,并向總裁