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行政接待管理制度 V1.0無錫物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)研究院管理體系改進(jìn)工作小組最后更新2010.04.09目錄1概述31.1目的31.2適用范圍31.3引用流程32職責(zé)分工32.1總經(jīng)理辦公會32.2總經(jīng)理或部門主管副總經(jīng)理32.3綜合辦公室32.4相關(guān)部門負(fù)責(zé)人43一般接待管理43.1一般接待范圍43.2一般接待程序44來賓接待管理54.1接待來賓的范圍54.2來賓接待程序54.3接待職責(zé)分工54.4接待管理的其他規(guī)定64.5接待勤務(wù)管理65招待費管理條例75.1招待費使用原則75.2業(yè)務(wù)招待費的使用范圍75.3業(yè)務(wù)招待費使用標(biāo)準(zhǔn)及使用程序85.4業(yè)務(wù)招待費報銷程序86來賓參觀管理97本制度的效力9附錄（一）訪客登記單10附錄（二）公務(wù)接待審批表11附錄（三）參觀登記表12II無錫物聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)研究院管理體系文檔之綜合事務(wù)管理制度1 概述1.1 目的為規(guī)范行政接待管理事務(wù)，使內(nèi)部管理有據(jù)可依，使來訪和參觀有章可循，塑造企業(yè)良好外部形象，特制訂本制度。1.2 適用范圍本制度適用于無錫物聯(lián)院產(chǎn)業(yè)研究院各部門行政接待管理工作。1.3 引用流程來賓接待流程訪客接待流程2 職責(zé)分工2.1 總經(jīng)理辦公會負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)公司接待與參觀管理制度。2.2 總經(jīng)理或部門主管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊接待情況和特殊接待費用的事前和事后審核。2.3 綜合辦公室負(fù)責(zé)公司規(guī)定的行政接待管理；負(fù)責(zé)安排協(xié)調(diào)參觀工作；負(fù)責(zé)本部門接待費用報銷管理和其他部門費用報銷審核工作。2.4 相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門的接待管理；負(fù)責(zé)部門的參觀管理；負(fù)責(zé)本部門接待費用報銷管理。3 一般接待管理3.1 一般接待范圍適用于辦公區(qū)域前臺對一般性來訪人員的登記與接待管理。3.2 一般接待程序來訪人員進(jìn)入工作場所前臺要求來訪時，由前臺服務(wù)人員進(jìn)行常規(guī)的臨時性接待，同時按來訪人要求與公司內(nèi)被訪者聯(lián)系。被訪者接受來訪要求后，前臺服務(wù)人員或被訪者安排具體接待時間與地點。前臺服務(wù)人員要求來訪人員填寫訪客登記單見附錄（一），前臺服務(wù)人員登記訪客身份證；前臺服務(wù)人員向訪客發(fā)放訪客證，并收取押金10元；來訪人員按要求填寫完畢后，攜帶訪客登記單并佩戴訪客證進(jìn)入公司辦公區(qū)；來訪結(jié)束后，來訪人員將經(jīng)過被訪人員簽字后的訪客登記單返還至前臺，并歸還訪客證；前臺服務(wù)人員將事先收取的押金歸還訪客，收回并妥善保管訪客證；前臺服務(wù)人員將訪客登記單按時間妥善存檔，并提供事后單據(jù)的查找和內(nèi)容查證。4 來賓接待管理4.1 接待來賓的范圍l 國家機關(guān)、地方政府到公司視察、檢查指導(dǎo)工作的領(lǐng)導(dǎo)及其他人員；l 兄弟單位、合作單位到公司商洽業(yè)務(wù)或協(xié)同辦公的人員；l 參加上級單位在公司召開的有關(guān)會議的會議代表；l 來公司進(jìn)行技術(shù)合作、交流的外國客人；l 來公司參加學(xué)術(shù)交流的各類專家和參觀考察學(xué)習(xí)的重要團體；l 領(lǐng)導(dǎo)安排的其他來賓和需要接待的人員。4.2 來賓接待程序公務(wù)接待工作實行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一安排，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對口負(fù)責(zé)，分級接待，除公司領(lǐng)導(dǎo)指定由綜合辦公室負(fù)責(zé)的公務(wù)接待任務(wù)外，其他公務(wù)接待以對口業(yè)務(wù)部門為主，綜合辦公室給予配合；公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)接待，由綜合辦公室統(tǒng)一安排。公司業(yè)務(wù)部門需要綜合辦公室安排接待時，必須事先填寫公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)）和公務(wù)接待審批表（報銷聯(lián)）（見附錄二），經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報綜合辦公室安排接待（包括食宿、會議地點、新聞報道、車輛、參觀地點等）。公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)）在業(yè)務(wù)接待最終獲批后交綜合辦公室存檔，公務(wù)接待審批表（報銷聯(lián)）申請部門自行保存，用于業(yè)務(wù)招待費的報銷；由綜合辦公室負(fù)責(zé)接待的費用歸綜合辦公室負(fù)責(zé)，由業(yè)務(wù)部門招待發(fā)生的費用業(yè)務(wù)部門自行負(fù)責(zé)，具體招待費報銷流程參見“8.4業(yè)務(wù)招待費報銷程序”；4.3 接待職責(zé)分工l 接待副總級別以上客人，由主要相關(guān)部門或綜合辦公室提出接待方案，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合辦公室具體組織實施；l 承辦上級會議代表的接待，由會議承辦單位或部門提出接待方案，經(jīng)物聯(lián)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合辦公室和會議承辦部門共同組織實施；l 其他人員的接待，由部門提出接待方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，與綜合辦公室聯(lián)系后，由部門組織實施，綜合辦公室配合；具體招待費標(biāo)準(zhǔn)參照下文“8.招待費管理條例”。4.4 接待管理的其他規(guī)定不準(zhǔn)組織參加用公款支付的營業(yè)性歌廳、舞廳、夜總會等高消費娛樂和健身活動。不饋贈禮品和紀(jì)念品。特殊情況需安排娛樂活動和饋贈禮品、紀(jì)念品時，需經(jīng)部門主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合辦公室統(tǒng)一安排；接待會議一般不安排往返超過兩天路程的外出游覽，特殊情況需經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)；特殊情況確有必要在外接待的業(yè)務(wù)，要嚴(yán)格控制陪餐人員，降低接待費用支出。在工作時間進(jìn)行的各類交流、談判、洽談、匯報等活動原則上不安排陪餐；因工作和禮節(jié)需要的可適當(dāng)安排陪餐人員，但陪餐人員須按客三主一的比例控制；來物聯(lián)院進(jìn)行技術(shù)交流、洽談、拜訪等活動的來賓，接待單位或公司主管領(lǐng)導(dǎo)原則上只宴請1次，嚴(yán)格控制有客必宴和多頭宴請；嚴(yán)格控制住宿費用補貼，物聯(lián)院和各部門在安排接待、會議活動時，原則上不得給予來賓或代表住宿補貼；特殊情況需補貼住宿費時，必須向綜合辦公室提出申請，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)方可補貼；部門指標(biāo)費用必須用于對外業(yè)務(wù)交往接待，不得變相用于福利和獎勵支出，不得用于公司內(nèi)部各種會議和公司內(nèi)部相互交往活動，嚴(yán)禁各部門用接待費和會議費互相請吃請玩；原則上，不允許除媒體記者外任何來訪人員拍照和攝影。因工作需要對公司有關(guān)部門及先進(jìn)實驗室、設(shè)備、產(chǎn)品等進(jìn)行攝影攝像的媒體人員（包括外請記者）由接待單位向主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批通過后，在公司綜合辦公室辦理有關(guān)手續(xù)后方可拍照、攝影。4.5 接待勤務(wù)管理接待中的協(xié)調(diào)服務(wù)工作：重要客人的接待工作，主辦部門和綜合辦公室須派專人陪同，并隨時掌握接待計劃變動情況，做好相應(yīng)服務(wù)工作。重要客人的接待工作具體如下：迎接來賓：按要求通知領(lǐng)導(dǎo)、迎賓小組及有關(guān)人員提前15分鐘到達(dá)迎候地點，需懸掛歡迎標(biāo)和宣傳標(biāo)的要提前懸掛，必要時還要由主辦部門或綜合辦公室派人到指定地點迎接；安排住宿：客人到達(dá)后，接待人員應(yīng)及時將客戶安排至賓館并介紹相關(guān)情況；活動安排：按照日程安排，周密組織協(xié)調(diào)好各項活動，提前沒有日程安排的，及時與來賓商定活動內(nèi)容，并由接待人員將活動安排表報送給相關(guān)人員；落實就餐和會議：凡有重要來賓或重要活動，接待人員要提前通知賓館做好就餐服務(wù)、會議服務(wù)（除會議期間必要的服務(wù)外，重要會議還需根據(jù)需要提前懸掛會標(biāo)，擺放會議座簽，印制雙方人員情況簡表，準(zhǔn)備多媒體、音響設(shè)施、休息室等）。接待后期工作安排如下：誠懇地向來賓征求對接待工作的意見，并征詢需要接待人員辦理的事宜。確定來賓離開物聯(lián)院的具體時間，必要時，為客人提前代訂返程車（船、機）票，并及時送到客人手中。安排送客車輛，如有必要，安排公司領(lǐng)導(dǎo)為客人送行。按照來賓的要求，與來賓所在或前往單位聯(lián)系，告知客人何時、乘何次車（船、飛機）到達(dá)，以便接站。5 招待費管理條例5.1 招待費使用原則各部門自行處理的業(yè)務(wù)招待只能使用本部門預(yù)算內(nèi)的業(yè)務(wù)招待費，超出部分由部門自理；業(yè)務(wù)招待費的使用要符合廉政建設(shè)的有關(guān)規(guī)定，業(yè)務(wù)招待費不得用于禮品、旅游、營業(yè)性的高檔消費；業(yè)務(wù)招待費使用必須符合財政法規(guī)和紀(jì)律規(guī)定。業(yè)務(wù)招待費使用必須對促進(jìn)企業(yè)研發(fā)生產(chǎn)、經(jīng)濟合作、企業(yè)管理起到積極的作用。5.2 業(yè)務(wù)招待費的使用范圍業(yè)務(wù)招待費可用于上級部門、政府部門到本公司檢查、指導(dǎo)工作及兄弟單位來人聯(lián)系工作的接待。業(yè)務(wù)招待費可用于上級部門、政府部門委托本公司承辦的各種會議所發(fā)生的必要招待。業(yè)務(wù)招待費可用于業(yè)務(wù)部門外出聯(lián)系工作所發(fā)生的必要招待。業(yè)務(wù)招待費可用于本企業(yè)發(fā)生突發(fā)性事件后的搶險搶修以及救災(zāi)所發(fā)生的就餐、茶水飲料等必要性開支。業(yè)務(wù)招待費可用于因?qū)嵤┲卮蠊こ添椖俊⑴R時突擊項目而需要連夜工作發(fā)生的夜間就餐，茶水飲料等必要性支出。5.3 業(yè)務(wù)招待費使用標(biāo)準(zhǔn)及使用程序宴請重要賓客的標(biāo)準(zhǔn)：l 無錫地區(qū)控制在XX元/人次以內(nèi)；l 其他地區(qū)控制在XX元/人次以內(nèi)；l 一般事務(wù)性宴請標(biāo)準(zhǔn)控制在XX元/人次以內(nèi)。注：上述標(biāo)準(zhǔn)含煙、酒費用。特殊原因需要提高標(biāo)準(zhǔn)的，必須事先報請主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。上級委托我公司承辦的各種會議需使用招待物品，統(tǒng)一由綜合辦公室根據(jù)會議的規(guī)模、級別核定標(biāo)準(zhǔn)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由籌辦部門具體經(jīng)辦。提倡勤儉節(jié)約，反對鋪張浪費，各有關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格按就餐標(biāo)準(zhǔn)申請。凡超過標(biāo)準(zhǔn)的，其超出部分自理。招待來客時，嚴(yán)格控制陪同人數(shù)。5.4 業(yè)務(wù)招待費報銷程序各部門發(fā)生的業(yè)務(wù)招待費由各部門領(lǐng)取財務(wù)部報銷申請單（具體單據(jù)參見財務(wù)部報銷管理制度附錄中相應(yīng)表單）并按要求填寫，同時將公務(wù)接待審批表（報銷聯(lián)）（見附錄二）附于報銷申請單后，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后提交綜合辦公室；綜合辦公室根據(jù)業(yè)務(wù)招待費相關(guān)規(guī)定進(jìn)行合規(guī)性審核并由綜合辦公室主任簽字后返還給申請部門，如審核不合格則將審核結(jié)果告知申請部門；申請部門將申請單提交至財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)申請部門的部門預(yù)算內(nèi)容，審核費用是否在預(yù)算框架中，如在預(yù)算中則由財務(wù)出納直接付款，如在預(yù)算外則拒絕支付并將結(jié)果返回申請部門；綜合辦公室的業(yè)務(wù)招待費由綜合辦公室經(jīng)理對報銷申請單審核簽字后，上交綜合辦公室主管總經(jīng)理審核簽字后，方可提交財務(wù)部。6 來賓參觀管理凡欲進(jìn)入公司辦公區(qū)參觀者，由客戶接待承辦部門事先和公司綜合辦公室取得聯(lián)系，并填寫參觀登記表（見附錄三）。申請表內(nèi)容包括：l 來訪者的姓名或公司名稱；l 預(yù)約客人的聯(lián)系電話；l 參觀的起始時間及結(jié)束時間；l 參觀人數(shù)的相關(guān)要求；l 要求參觀的路線及部門。綜合辦公室或承辦部門安排專人負(fù)責(zé)參觀接待工作，并聯(lián)系用車及講解等事宜。綜合辦公室提前通知被參觀部門，被參觀部門進(jìn)行準(zhǔn)備，需要安排講解的，被參觀部門提前指定負(fù)責(zé)人員。參觀者必須按照既定時間、路線，不得隨意在工作或展覽區(qū)域逗留，不得單獨離隊參觀。進(jìn)入研發(fā)區(qū)域參觀時，可由指定的講解人員（或由生產(chǎn)部門安排專人）講解技術(shù)研發(fā)情況。在參觀過程中應(yīng)遵守研發(fā)區(qū)域的所有內(nèi)部規(guī)章制度。如有不宜參觀區(qū)域，應(yīng)在不宜參觀區(qū)域懸掛“謝絕參觀”標(biāo)示牌。接待人員應(yīng)提醒參觀者注意保持環(huán)境衛(wèi)生，將隨身攜帶的飲料瓶、食品袋、紙屑等物品丟棄在指定位置。7 本制度的效力本制度解釋權(quán)歸公司綜合辦公室。本制度經(jīng)物聯(lián)院總經(jīng)理辦公會討論通過，并經(jīng)總經(jīng)理簽署之日其實施。附錄（一）訪客登記單訪客登記單來訪單位訪客姓名證件號碼來訪時間年月日時分受訪部門受訪人員來訪事由離開時間年月日時分受訪人員確認(rèn)簽字注：請訪客務(wù)必如實填寫姓名、證件號等個人信息請訪客遵循簡明、準(zhǔn)確、真實的原則填寫“來訪事由”請訪客妥善保管“登記單”并在訪問結(jié)束后請受訪人員確認(rèn)簽字附錄（二）公務(wù)接待審批表公務(wù)接待審批表（存根聯(lián)）賓客情況被接待單位領(lǐng)隊職務(wù)隨行人員事 由停留時間接待情況接待時間經(jīng)辦人陪同人員接待餐數(shù)預(yù)算金額準(zhǔn)備事項攝影 禮品 音響 宣傳材料 導(dǎo)游 題詞歡迎標(biāo)語 鮮花 用餐 禮儀 水果 其他綜合辦公室審核意見部門領(lǐng)導(dǎo)審批意見合計金額（大寫）公務(wù)接待審批表（報銷聯(lián)）賓客情況被接待單位領(lǐng)隊