差旅費(fèi)用管理制度.doc

.差旅費(fèi)用管理制度第一章 總則第一條 目的：為了規(guī)范費(fèi)用管理，提高工作效率，做到效率提高與管理控制的科學(xué)平衡，合理控制銷售費(fèi)用支出風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。第二條 適用范圍：1. 適用上海紅果寶生物技術(shù)有限公司所有出差人員；2. 駐外銷售辦事處人員的市內(nèi)交通費(fèi)、通信費(fèi)已列入包干補(bǔ)貼中，不得在本制度規(guī)定范圍內(nèi)再次報(bào)銷。第三條 差旅費(fèi)用的管理原則：采取預(yù)算管理與報(bào)銷審查同時(shí)進(jìn)行的原則，費(fèi)用的使用采取先申請后核銷的管理方式。第二章 定義第四條 差旅費(fèi)用指從事公司工作發(fā)生的差旅費(fèi)、交際應(yīng)酬費(fèi)、駐外辦事處費(fèi)用，不包括市場推廣、促銷、人員工資等費(fèi)用。1. 差旅費(fèi)：指人員因銷售及其它工作的業(yè)務(wù)出差而發(fā)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐補(bǔ)以及其他與出差相關(guān)的費(fèi)用；2. 市內(nèi)交通費(fèi)：指銷售人員在責(zé)任區(qū)域內(nèi)乘坐市內(nèi)交通工具所發(fā)生的費(fèi)用；3. 交際應(yīng)酬費(fèi)：指因工作需要發(fā)生的招待/宴請客戶或者因業(yè)務(wù)需要向客戶饋贈禮品所發(fā)生的費(fèi)用；4. 各辦事處的辦公費(fèi)：指辦公場所租賃（含房租、水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)等）、辦公用品和辦公設(shè)備的費(fèi)用。第三章 職責(zé)劃分第五條 費(fèi)用報(bào)銷人員：1. 按管理制度要求如實(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，按時(shí)間先后順序粘貼相應(yīng)票據(jù)憑證，核算無誤后提交上級領(lǐng)導(dǎo)審核；報(bào)銷費(fèi)用必須真實(shí)發(fā)生、粘貼票證必須真實(shí)有效；2. 若費(fèi)用報(bào)銷人員提供虛假票據(jù)和憑證或者虛列項(xiàng)目報(bào)銷費(fèi)用，一經(jīng)查實(shí)，除扣除報(bào)銷金額外、還處以3倍以上的罰金，并予記大過或開除等行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處理；第六條 費(fèi)用報(bào)銷人員的上級主管（區(qū)域經(jīng)理/部門經(jīng)理及以上職務(wù)）：1. 審核部門/辦事處所屬人員報(bào)銷的項(xiàng)目是否真實(shí)發(fā)生；審核工作應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成；2. 若審查不認(rèn)真導(dǎo)致虛報(bào)、假報(bào)費(fèi)用情況的發(fā)生，承擔(dān)報(bào)銷金額30%的連帶責(zé)任。第七條 銷管部/審計(jì)部：1. 負(fù)責(zé)審核報(bào)銷費(fèi)用是否經(jīng)過相關(guān)權(quán)責(zé)人的審查確認(rèn)；2. 審核報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合公司有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，對各報(bào)銷事項(xiàng)進(jìn)行查核確認(rèn)；3. 審查票據(jù)憑證是否齊全；4. 發(fā)現(xiàn)不符合要求的報(bào)銷予以退回處理；發(fā)現(xiàn)前面審核人員審核錯(cuò)誤、出現(xiàn)漏審、弄虛作假的立即予以查扣，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)舉報(bào)；5. 銷管部對報(bào)銷費(fèi)用的審核應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成；6. 若銷管部審核人員審核不認(rèn)真、違規(guī)予以核銷或與報(bào)銷人員相互串通弄虛作假，并造成公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)損失金額40%的賠償責(zé)任。第八條 財(cái)務(wù)部：1. 負(fù)責(zé)審核報(bào)銷費(fèi)用是否經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)、銷管部審核確認(rèn)；審核費(fèi)用是否超出預(yù)算數(shù)額；審核票據(jù)憑證是否規(guī)范、齊全、有效，金額計(jì)算是否正確；報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)是否符合制度要求；審核應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成，超出預(yù)算的費(fèi)用執(zhí)行預(yù)算外審批程序；2. 對不符合規(guī)定要求、手續(xù)不齊全、未經(jīng)具有權(quán)責(zé)人員審核簽字確認(rèn)的退回銷管部處理；3. 發(fā)現(xiàn)弄虛作假的予以查扣，并及時(shí)通報(bào)相關(guān)部門及人員并報(bào)送公司總經(jīng)理；4. 若財(cái)務(wù)人員審核不認(rèn)真，違規(guī)予以核銷，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)損失金額的30%的連帶賠償責(zé)任。第九條 營銷總監(jiān)/總經(jīng)理：負(fù)責(zé)差旅銷售費(fèi)用的審批，特殊情況下可授權(quán)審批。審批時(shí)重點(diǎn)查核各級審核人員的審核意見是否符合規(guī)定要求、審核手續(xù)是否齊全，并對批準(zhǔn)的結(jié)果負(fù)責(zé)任。應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)作出是否審批結(jié)論；第十條 市場稽查和審計(jì)部等相關(guān)部門按照職能和工作計(jì)劃進(jìn)行稽查和審計(jì)，若在稽查中發(fā)現(xiàn)有弄虛作 假、違規(guī)審批現(xiàn)象，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)負(fù)相應(yīng)責(zé)任。第四章 差旅費(fèi)用的預(yù)算管理第十一條 差旅費(fèi)用的管理必須建立在預(yù)算管理基礎(chǔ)上，根據(jù)公司確定的銷售目標(biāo)分解、確定的工作計(jì)劃， 并結(jié)合以往的數(shù)據(jù)確定本年度銷售費(fèi)用預(yù)算的銷售費(fèi)用率；第十二條 各項(xiàng)費(fèi)用審批應(yīng)嚴(yán)格按公司營銷計(jì)劃事項(xiàng)和費(fèi)用預(yù)算執(zhí)行，費(fèi)用額度確實(shí)不能滿足實(shí)際需求或有特殊費(fèi)用發(fā)生的，需事先報(bào)告總經(jīng)理作權(quán)衡處理；第十三條 超過預(yù)算的費(fèi)用事項(xiàng)一律由總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)嚴(yán)格按批件進(jìn)行費(fèi)用審核；第十四條 預(yù)算內(nèi)差旅銷售費(fèi)用由總經(jīng)理及各部門分級負(fù)責(zé)，即總經(jīng)理對差旅費(fèi)用總預(yù)算負(fù)責(zé)，部門經(jīng)理對（區(qū)域）辦事處差旅費(fèi)用預(yù)算負(fù)責(zé)；第十五條 各省、區(qū)域經(jīng)理根據(jù)確定的預(yù)算按月份控制銷售費(fèi)用，財(cái)務(wù)部應(yīng)按月對銷管部、各區(qū)域發(fā)生費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行匯總并分析，同時(shí)將結(jié)果反饋給總經(jīng)理，以便制定進(jìn)一步?jīng)Q策；第十六條 每季度財(cái)務(wù)部對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析并根據(jù)銷售工作的需要提出預(yù)算調(diào)整需求。第五章 差旅費(fèi)用的報(bào)銷第十七條 營銷及其它出差人員將需要報(bào)銷費(fèi)用的票據(jù)憑證整理好，經(jīng)主管上級審核后寄、交銷管部銷管專員，報(bào)銷時(shí)應(yīng)該附齊要求的申請及單據(jù)，包括出差申請表、交際應(yīng)酬費(fèi)申請表、差旅費(fèi)報(bào)銷單及各種符合要求的原始票據(jù)；已經(jīng)給予補(bǔ)貼的費(fèi)用不得報(bào)銷；第十八條 為了更完整地歸集費(fèi)用，當(dāng)月產(chǎn)生的費(fèi)用應(yīng)在次月之內(nèi)報(bào)銷完畢，超期隔月的扣10%，超期兩個(gè)月的不予報(bào)銷；第十九條 銷管部銷管專員按各區(qū)域或部門進(jìn)行分類整理后審核，審核后于3個(gè)工作日內(nèi)傳遞給財(cái)務(wù)部審核；第二十條 經(jīng)公司總經(jīng)理審批后財(cái)務(wù)于3個(gè)工作日內(nèi)將報(bào)銷款支付到報(bào)銷人賬上；本月的報(bào)銷最遲要在下月15之前給予上賬。第二十一條 非駐外營銷人員應(yīng)在出差返回公司后7天內(nèi)，依照有關(guān)規(guī)定填寫“差旅費(fèi)報(bào)銷單”，連同出差單據(jù)按程序經(jīng)審核后，交財(cái)務(wù)部根據(jù)規(guī)定報(bào)銷，結(jié)清款項(xiàng)；第二十二條 差旅銷售費(fèi)用報(bào)銷流程：報(bào)銷人員準(zhǔn)備單據(jù)，主管上級審核，交銷管部人員審核，財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)部付款，詳見附件：差旅銷售費(fèi)用報(bào)銷流程。第六章 關(guān)于出差及差旅費(fèi)管理的規(guī)定第二十三條 出差及差旅費(fèi)1. 出差須填寫出差申請表并實(shí)行直屬上級審批制，同時(shí)抄送給銷管部備案；特殊情況的審批可以采取郵件、電話審批后補(bǔ)批的方式；2. 銷售市場區(qū)域經(jīng)理原則上只負(fù)責(zé)所管轄的區(qū)域，如有兼管其他區(qū)域者需報(bào)備銷管部備案。區(qū)域經(jīng)理如有分管其他市場，出差前必須填寫出差申請單，并交其直接上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批后的出差申請表，應(yīng)報(bào)送銷管部備案。3. 差旅費(fèi)借款應(yīng)當(dāng)在出差歸來7個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷或還款；4. 出差人員出差標(biāo)準(zhǔn)及補(bǔ)貼實(shí)行包干制，按照出差天數(shù)進(jìn)行結(jié)算；5. 出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)（住宿、補(bǔ)貼）如下表： 職位級別總經(jīng)理大區(qū)總監(jiān)區(qū)域經(jīng)理/企劃經(jīng)理/銷管專員/部門負(fù)責(zé)人業(yè)務(wù)組長/業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)出差地住宿出差補(bǔ)貼住宿出差補(bǔ)貼住宿出差補(bǔ)貼住宿出差補(bǔ)貼直轄市、經(jīng)濟(jì)特區(qū)450100350802608020060省會城市或計(jì)劃單列市38090300702407018050地、縣級市及其他28080260602006016040出差乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)汽車臥鋪、火車軟臥、動車一等座、飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙汽車臥鋪、火車硬臥、動車二等座、飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙汽車臥鋪、火車硬臥、動車二等座汽車臥鋪、火車硬臥、動車二等座第二十四條 關(guān)于出差乘坐交通工具的規(guī)定：1. 出差人員應(yīng)選擇經(jīng)濟(jì)合理的行程路線并按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)乘坐汽車/火車/輪船。2. 其他原因需乘坐飛機(jī)的,須在出差審批表中交通工具一欄注明并說明理由，經(jīng)過總經(jīng)理批準(zhǔn)后有效；若無批準(zhǔn)擅自乘坐飛機(jī)或越級乘坐交通工具或席位的，只按公司標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，其差價(jià)由出差人自行承擔(dān)；機(jī)場到市區(qū)距離較遠(yuǎn)，乘坐的出租車費(fèi)用按長途車費(fèi)報(bào)銷。3. 人員隨同上級人員出差，執(zhí)行同一工作任務(wù)的，同上級人員搭乘同級標(biāo)準(zhǔn)的交通工具；4. 連續(xù)乘坐火車12小時(shí)以上或晚上8點(diǎn)至凌晨7點(diǎn)之間連續(xù)乘車6小時(shí)以上，方能乘坐火車硬臥鋪；如乘坐火車硬座的可按硬座票價(jià)30%發(fā)給補(bǔ)貼，否則只按硬座票金額報(bào)銷；5. 員工因工作需要公司已投保險(xiǎn)的，不能報(bào)銷各種旅途交通保險(xiǎn)（含飛機(jī)、輪船、火車、汽車）；6. 出差途中的繞道、參觀、游覽的車船費(fèi)不得報(bào)銷。第二十五條 出差住宿規(guī)定：1. 出差住宿以節(jié)儉為原則，出差地為出差人員的家庭所在地或出差期間住宿親友家的，不得報(bào)銷住宿費(fèi)用；2. 到公司其他關(guān)聯(lián)地區(qū)出差、工作、學(xué)習(xí)，已由對方安排住宿的，不得報(bào)銷住宿費(fèi)。第二十五條 出差補(bǔ)貼規(guī)定：1. 到公司其他關(guān)聯(lián)地區(qū)出差、工作、學(xué)習(xí)已由對方統(tǒng)一安排食宿的，只報(bào)銷報(bào)到日與返回日的補(bǔ)貼；2. 外出參加會議有統(tǒng)一安排免費(fèi)用餐的，給予出差補(bǔ)貼的25%作為出租車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)補(bǔ)助；如會議無伙食補(bǔ)貼，根據(jù)會議組織者出具的證明可按標(biāo)準(zhǔn)享受出差補(bǔ)貼；3. 出差期間若由公司其他管理地區(qū)統(tǒng)一安排免費(fèi)用餐、自理住宿的，按當(dāng)日的出差補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)的50給予報(bào)銷；4. 公司外派學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的，不予報(bào)銷出差補(bǔ)貼。 第七章 駐外人員的費(fèi)用管理第二十六條 駐外人員可報(bào)銷住房補(bǔ)貼、交際應(yīng)酬費(fèi)、辦公費(fèi)等；其中，各種補(bǔ)貼隨工資按月發(fā)放。第二十七條 住房補(bǔ)貼1. 住房補(bǔ)貼適用于駐外大區(qū)總監(jiān)、省區(qū)/區(qū)域經(jīng)理、推廣主任/專員在外無駐點(diǎn)的租房住宿補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)；以上人員屬當(dāng)?shù)貞艏矣凶∷膭t不享受該補(bǔ)貼。2. 為節(jié)省開支，各區(qū)域長期駐點(diǎn)的原則上采取租房形式，用以解決辦公及員工住宿等問題；3. 在辦事處住宿的大區(qū)總監(jiān)、省區(qū)/區(qū)域經(jīng)理不再享有住房補(bǔ)貼，如區(qū)域經(jīng)理所管轄的市場未設(shè)有辦事處駐點(diǎn)，區(qū)域經(jīng)理可以享有“住房補(bǔ)貼”，不再另行報(bào)銷住宿費(fèi)用； 4. 區(qū)域內(nèi)如發(fā)生因公出差，不報(bào)銷住宿及補(bǔ)貼；特殊原因無法趕回駐點(diǎn)或辦事處時(shí)，按照出差管理規(guī)定由上級領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)、總經(jīng)理批準(zhǔn)可給予核銷住宿費(fèi)用；第二十八條 交際應(yīng)酬費(fèi)1. 交際應(yīng)酬費(fèi)實(shí)行區(qū)域/部門預(yù)算控制的管理模式，遵循勤儉節(jié)約的原則，能免則免、能省則省。2. 單次計(jì)劃內(nèi)應(yīng)酬須事前填寫交際應(yīng)酬費(fèi)申請表報(bào)上級審批，未事前批準(zhǔn)而發(fā)生的費(fèi)用不予報(bào)銷，審批可以電子郵件形式進(jìn)行，同時(shí)抄送給公司銷管部、財(cái)務(wù)部；3. 各大區(qū)級、區(qū)域負(fù)責(zé)人務(wù)必控制好交際應(yīng)酬費(fèi)額度。第二十八條 辦公費(fèi)：主要指辦公房租、辦公發(fā)生的水電、管理費(fèi)、辦公用品等。1. 駐點(diǎn)辦公租房標(biāo)準(zhǔn)由公司統(tǒng)一確定，由駐點(diǎn)區(qū)域經(jīng)理申請、大區(qū)總監(jiān)核準(zhǔn)、總經(jīng)理審批確定，報(bào)銷管部、財(cái)務(wù)部備案；2. 租房須提供合法、有效的房屋租賃合同；租房費(fèi)用需提供有效發(fā)票，由財(cái)務(wù)部按合同約定付費(fèi)給房屋出租人；確實(shí)無法提供有效租房費(fèi)用發(fā)票的情況，由區(qū)域報(bào)財(cái)務(wù)及總經(jīng)理協(xié)商解決。3. 原則上兩個(gè)銷售人員所租房需控制在二室一廳之內(nèi)，人員增加可租更大房間。駐外辦事處辦公場所租賃費(fèi)用及辦公費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)如下（元/月）：序號城市類別標(biāo)準(zhǔn)租賃費(fèi)電話費(fèi)物業(yè)管理費(fèi)水電費(fèi)其他辦公雜費(fèi)合計(jì)1特區(qū)或省會城市A類三房標(biāo)配40003002002503005050B類兩房標(biāo)配300020015020030038502市級城市A類三房標(biāo)配30002001502002003750B類兩房標(biāo)配200020015020020027503縣級城市及其他地區(qū)B類兩房標(biāo)配200020015020020027504. 駐點(diǎn)辦公用品的采購，按月申請，由駐點(diǎn)統(tǒng)一采購。區(qū)域經(jīng)理于每月15日將采購申請表傳至大區(qū)總監(jiān)審核，大區(qū)總監(jiān)于每月20日匯總本省采購匯總表傳至公司銷管部審核，最后由總經(jīng)理審批。區(qū)域/省區(qū)經(jīng)理大區(qū)總監(jiān)銷管部 總經(jīng)理匯總申請審核審核審批第八章 借款管理第二十九條 借款一般僅限于出差、業(yè)務(wù)招待、經(jīng)營費(fèi)用支出、辦公用品購買等資金需要。1. 有權(quán)直接向公司借款的人員為區(qū)域經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人級別以上人員，業(yè)務(wù)主管或業(yè)務(wù)代表因公出差可向區(qū)域經(jīng)理/部門負(fù)責(zé)人以個(gè)人形式借款。區(qū)域經(jīng)理人員/部門負(fù)責(zé)人借款額度3000元/次；大區(qū)總監(jiān)借款額度6000元/次。2. 出差人員出差借款須填寫借款單，并按照有關(guān)程序?qū)徟娇山杩睿?. 借款實(shí)行逐級審批制度：直屬上級主管一級審核（審核出差必要性、借款金額合理性）、財(cái)務(wù)部部門經(jīng)理（審核以前欠款歸還情況）二級審核、總經(jīng)理三級審批；第三十條 其他臨時(shí)性借款，借款期限僅限1個(gè)月。借款人務(wù)必遵守信用，按時(shí)清帳，前款不清后款不得再借。財(cái)務(wù)部直接從其相應(yīng)報(bào)銷中沖抵借款，報(bào)銷費(fèi)用少于借款的由報(bào)銷人自行歸還，有余額的再支付給報(bào)銷人。第三十一條 關(guān)于取得差旅費(fèi)用發(fā)票的注意事項(xiàng)：1. 報(bào)銷人員在填寫費(fèi)用報(bào)銷支出憑證時(shí)，所填寫的報(bào)銷內(nèi)容必須與后附的報(bào)銷發(fā)票項(xiàng)目一致。凡發(fā)票開具辦公用品、運(yùn)輸費(fèi)、郵寄費(fèi)的須附明細(xì)清單。2. 除行政事業(yè)類收據(jù)外，其他收據(jù)不得做費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)使用。3. 與營銷人員關(guān)系密切的差旅類發(fā)票項(xiàng)目有：長途汽車發(fā)票、火車票、住宿發(fā)票等，因此盡量取得以上發(fā)票。4. 發(fā)票上必須有開票單位的發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。發(fā)票各項(xiàng)目要求填寫規(guī)范、完整，大小金額一致。取得發(fā)票時(shí)請注意檢查，若未加蓋章或項(xiàng)目填寫不規(guī)范將不予報(bào)銷。5. 費(fèi)用只能由地稅類發(fā)票開具（發(fā)票上稅務(wù)監(jiān)制章有注明地方稅務(wù)局字樣），貨物銷售發(fā)票（發(fā)票上稅務(wù)監(jiān)制章有注明國家稅務(wù)局字樣）只開具銷售商品項(xiàng)目，不得開具費(fèi)用類項(xiàng)目，在取得發(fā)票時(shí)應(yīng)注意。發(fā)生費(fèi)用不得由對方以銷售商品的形式開具發(fā)票給我公司，但允許以地稅發(fā)票開具咨詢費(fèi)、服務(wù)費(fèi)等項(xiàng)目。第九章 附則第三十三條 本制度由財(cái)務(wù)部審核，經(jīng)總經(jīng)理及董事長審批核準(zhǔn)后執(zhí)行。第三十四條 本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第三十五章 附件 1. 差旅費(fèi)用報(bào)銷流程流程說明：流程步驟事項(xiàng)申請與執(zhí)行主體責(zé)任主體費(fèi)用報(bào)銷人直接上級參與方銷管部、費(fèi)用報(bào)銷人隔級領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)容與責(zé)任1、 費(fèi)用報(bào)銷人根據(jù)需要或上級任務(wù)安排，進(jìn)行事項(xiàng)申請，上級審批2、 事項(xiàng)經(jīng)批準(zhǔn)后報(bào)銷管部、隔級領(lǐng)導(dǎo)備案，隔級領(lǐng)導(dǎo)和銷部有對事項(xiàng)進(jìn)行審核審查的責(zé)任。流程步驟費(fèi)用報(bào)銷與審批主體責(zé)任主體費(fèi)用報(bào)銷人、費(fèi)用報(bào)銷人直接上級、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理參與方無內(nèi)容與責(zé)任1、 費(fèi)用報(bào)銷人粘貼相關(guān)費(fèi)用發(fā)票，填寫報(bào)銷單據(jù)，報(bào)上級審核；2、 直接上級審核事項(xiàng)真實(shí)性；3、 銷管部審核出差標(biāo)準(zhǔn)；4、 財(cái)務(wù)部審核出差發(fā)票及預(yù)算執(zhí)行，不符合要求的按照規(guī)定處理；5、 總經(jīng)理最終審批；6、 財(cái)務(wù)部和總經(jīng)理認(rèn)為超預(yù)算的，按照預(yù)算外流程處理。流程步驟費(fèi)用付款主體責(zé)