金陵科技學(xué)院學(xué)生會檔案管理制度修改.doc

金陵科技學(xué)院學(xué)生會檔案管理制度檔案工作是校學(xué)生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障。為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，提高工作效率和工作質(zhì)量，特制定此項制度：一、總則： （一）人事檔案：1、學(xué)生會成員信息庫，由學(xué)生會秘書部定期更新；2、學(xué)生會各部門成員（包括未入選者）簡歷，每學(xué)期開學(xué)初更新；3、學(xué)生會干部競選演講稿，干部辭職報告；4、學(xué)生會成員檔案數(shù)據(jù)庫，記錄校學(xué)生會各成員基本信息、各項考核成績及評優(yōu)結(jié)果，及各成員在校期間所獲各項榮譽(yù)。（二）工作檔案：1、學(xué)生會各部門各學(xué)期及各月工作計劃；2、學(xué)生會各部門舉辦活動需要有相關(guān)文字材料備份，包括活動申請、活動開展、活動總結(jié)，并附活動圖片資料。（三）文件檔案：1、上級組織發(fā)布的工作文件及通知;2、上級組織對工作、活動的批示；3、學(xué)生會內(nèi)部文件及各項管理制度等文獻(xiàn)材料；4、兄弟院校的發(fā)涵。（四）會議記錄：1、學(xué)生會全體成員會議記錄；2、學(xué)生會主席團(tuán)全體會議記錄；3、職能中心會議記錄；4、干部級會議記錄；5、部長級會議記錄；6、干事考核例會記錄；7、其他重要會議和座談會等會議記錄。（五）出版物檔案：由學(xué)生會訂閱和編印的各種刊物、資料、論文集等。2、 實施細(xì)則： （一）立卷、歸檔方案 第一條 各部門平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。 第二條 各類文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。 第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔范圍。 第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。 第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。 2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。 4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。 5、保管期限分為永久、長期、短期三種。 （1）永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文等）有長遠(yuǎn)利用價值的文件，劃為永久保存。 （2）長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)部門需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。 （3）短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為15年以下。（一）靜態(tài)管理條例第一條 學(xué)生會檔案由學(xué)生會秘書部進(jìn)行管理并保存于學(xué)生會辦公室。第二條 學(xué)生會檔案屬內(nèi)部資料，不經(jīng)允許，不得私自交于外界傳閱第三條 對于重要文件和有保密性質(zhì)的文件需做好保密工作，未經(jīng)主席團(tuán)許可，不得借閱。第四條 定期檢查各項文件，如有遺失或缺少應(yīng)立即向主席團(tuán)報告，事故責(zé)任人視情節(jié)輕重給予處罰。第五條 借閱檔案必須經(jīng)過主席團(tuán)同意，否則不得借閱，未經(jīng)批準(zhǔn)直接借閱者及當(dāng)時辦公室值班人員視情節(jié)輕重給予處罰。借閱時需注冊登記：姓名，聯(lián)系方式，借閱內(nèi)容，借閱時間及歸還日期。第六條 學(xué)生會的檔案由主席團(tuán)和管理部門決定其使用和公布，不經(jīng)上述機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人同意，任何組織無權(quán)使用檔案信息。（二）動態(tài)管理條例第一條 學(xué)生會各部門舉辦活動需要有相關(guān)文字材料備份，包括活動申請、活動開展、活動總結(jié)，獲獎?wù)呙麊?，活動照片等資料，并及時上交學(xué)生會秘書部用于存檔。第二條 學(xué)生會秘書部應(yīng)該及時收取并更新校學(xué)生會各項檔案，包括人事檔案、工作檔案、文件檔案、會議檔案、出版物檔案并存放于校學(xué)生會辦公室，整理資料時按照檔案的生成年份及文件類別進(jìn)行分類整理，合理放置，使所有文件系統(tǒng)化，以方便借閱及管理。第三條 由組織部負(fù)責(zé)記錄校學(xué)生會成員成長過程，錄入校學(xué)生會成員各項考核成績及評優(yōu)結(jié)果，并于定期考核例會上公布；記錄各成員在校期間所獲各項榮譽(yù)，如月之星、優(yōu)秀干事、優(yōu)秀干部等，以便制作各成員校學(xué)生會工作證明。第四條 由組織部負(fù)責(zé)記錄學(xué)生會成員轉(zhuǎn)編制情況，動態(tài)記錄學(xué)生會成員入黨進(jìn)程；三、附則：第一條 各部門應(yīng)積極配