檔案管理_檔案管理學(xué)概述

第一章檔案的形成 第一節(jié)檔案的定義 一 檔案的定義 檔案是國家機構(gòu) 社會組織和個人在社會活動中形成的 保存?zhèn)洳榈奈淖?圖象 聲音及其他各種形式的原始記錄 簡便的說 檔案是原始的歷史記錄 這里 原始的記錄 就是國內(nèi)外常用的較為廣義的 文件 二 文件怎樣轉(zhuǎn)化為檔案 并非一切文件都需要和可能成為檔案 文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要三個條件 1 現(xiàn)時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案 二者的區(qū)別主要在于 文件具有現(xiàn)行的傳達和記述效用 失去了現(xiàn)行效用的文件就轉(zhuǎn)化為檔案了 文件是檔案的前身 檔案是文件的歸宿 2 對日后實際工作和科學(xué)研究具有一定查考利用價值的文件 才有必要作為檔案保存 文件是檔案的基礎(chǔ) 檔案是文件的精華 3 按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件 才能最后成為檔案 以現(xiàn)代一般的檔案來說 它是經(jīng)過分類 立卷等一定的整理和歸檔而集中保存起來的文件 文件是檔案的因素 檔案是文件的組合 檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來的 轉(zhuǎn)化條件有三 一 辦理完畢的文件才能成為檔案所謂辦理完畢是相對而言的 主要是指完成了文書處理程序 不能理解為一切文件都要把文件中所說的事情全部辦完 才算辦理完畢 情況有以下三種 1 文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢 并且已經(jīng)辦理完畢 2 文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行 辦理 但只要完成了文書處理程序也算一種 如國家的法律 條約 契約 合同 經(jīng)濟遠景規(guī)劃等 只要經(jīng)過簽收 傳閱 研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢 3 不需要具體辦理 只需完成文書處理程序就算辦理完畢從這個角度來看 可以說 文件是檔案的前身 檔案是文件的歸宿 二 具有一定查考利用價值的文件 才能成為檔案 從這個角度來看 可以說 文件是檔案的基礎(chǔ) 檔案是文件的精華 三 按照一定的規(guī)律保存起來的文件 才能最后成為檔案從這個角度來看 可以說 文件是檔案的因素 檔案是文件的組合 三 檔案的一般屬性 原始記錄性 信息屬性 知識屬性1 原始記錄性 是檔案的基本屬性檔案是人們從事社會實踐活動的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來的 是歷史的原始記錄 它直接 客觀地記錄了形成者的真實活動情況 具有原始記錄性 歷史怎樣發(fā)展 人們怎樣活動 檔案就怎樣記載 2 檔案的信息屬性第一 檔案信息是用文字 圖表 聲象的方式將人類從事的社會實踐活動直接記錄在一定載體上 是原始的固定信息 能使事物的原貌和真象再現(xiàn) 為人們提供依據(jù)性 憑證性的信息 第二 檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一 處于 中介狀態(tài) 檔案作為信息的載體 一方面 對于信息的形成者來說 它是接收者和信息庫 不斷存貯 積累信息 另一方面 對于檔案利用者來說 它又是信息源 不斷輸出傳遞信息 處于中介狀態(tài) 第三 檔案信息面廣量大 內(nèi)容豐富 它與人們的社會實踐活動同步產(chǎn)生 隨著社會的發(fā)展與日俱增 是取之不盡 用之不竭的信息源泉 3 檔案的知識屬性知識是人類對自然和社會運動形態(tài)與規(guī)律的認(rèn)識與描述 是人們在社會實踐中積累起來的經(jīng)驗 檔案是人類認(rèn)識和改造世界的歷史記錄 是人類知識的結(jié)晶 四 檔案種類的劃分1 按照檔案的來源標(biāo)準(zhǔn) 即按其形成者的性質(zhì)可分為國家機關(guān)檔案 黨派團體檔案 企業(yè)檔案 事業(yè)單位檔案 名人檔案等等 2 按照檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)有兩種子劃分方法 一是直接分為黨務(wù)檔案 行政檔案 訴訟檔案 軍事檔案 外交檔案 科學(xué)技術(shù)檔案 會計檔案等多種門類3 按照檔案的載體形式標(biāo)準(zhǔn) 可分為金石檔案 甲骨檔案 泥板檔案 簡牘檔案 縑帛檔案 羊皮檔案 紙質(zhì)檔案 膠片檔案 磁帶檔案等等 4 按照檔案的時間標(biāo)準(zhǔn)劃 一般可分為古代檔案 近代檔案和現(xiàn)代檔案 5 按照檔案所有權(quán)標(biāo)準(zhǔn) 可分為國家所有檔案 集體所有檔案和個人所有檔案 6 在中國常見的檔案分類有文書檔案 科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案三大類別 五 全宗 fonds 一 全宗的定義 是一個獨立的機關(guān) 組織或人物在社會活動中形成的檔案有機整體 法文FONDS一詞 原意是 基金 貯量 后來也轉(zhuǎn)意為 庫藏 全宗從字面上理解 就是一個機關(guān)的全部檔案 國家檔案全宗 指歸國家所有 由國家統(tǒng)一管理的全部檔案財富的總和 國家檔案信息系統(tǒng)的最高層次 全宗的字面意義就是全部卷宗 它的科學(xué)含義是 一定數(shù)量的檔案材料的有機整體 一個機關(guān) 組織和個人的檔案的組合體 就是一個機關(guān)的全宗 機關(guān)全宗也稱全宗 現(xiàn)在檔案界通常所說的 全宗 實際上亦即機關(guān)全宗的省略詞 它是 國家檔案全宗 的基本單位 國家檔案全宗 就是國家檔案資源系統(tǒng)的有機整體 二 全宗的構(gòu)成條件和立檔單位其一 可以獨立行使職權(quán) 并能主要以自己的名義單獨對外行文 其二 設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位 自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃 其三 設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員 并有一定的人事任免權(quán) 第二節(jié)檔案的作用及價值 一 檔案的一般作用 一 行政管理的查考憑據(jù) 二 生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù) 三 政治斗爭的必要工具 四 科學(xué)研究的可靠資料 五 宣傳教育的生動素材 六 維護國家 集體和個人權(quán)益的法律書證二 檔案的基本價值 從性質(zhì)角度 一 檔案的憑證作用 首先 從檔案的形成的過程及其結(jié)果來看 它是從當(dāng)時當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來的 并非在現(xiàn)今使用之際臨時編造的 它客觀地記錄了以往的歷史情況 是令人信服的歷史證據(jù) 其次 從檔案本身的物體形態(tài)上看 文件上保留著真切的歷史標(biāo)記 它的這種憑證作用 構(gòu)成了檔案的基本價值之一 憑證價值 二 檔案的參考作用 情報作用 第二章檔案工作概論 第一節(jié)檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)一 檔案工作的內(nèi)容 是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作 即用科學(xué)的原則和方法管理檔案 為黨和國家各項事業(yè)服務(wù)的工作 基本內(nèi)容 包括八項 檔案的接收和征集 整理 價值鑒定 保管 編目與檢索 編輯與研究 利用服務(wù)和檔案統(tǒng)計 也簡稱收集 整理 鑒定 保管 檢索 編研 利用和統(tǒng)計工作 二 檔案工作的性質(zhì) 一 檔案工作是一項管理性的科學(xué)性的工作 二 檔案工作是一項服務(wù)性的條件性的工作 三 檔案工作是一項政治性的工作 第二節(jié)檔案工作的基本原則1987年9月5日頒布的 1988年1月1日執(zhí)行 檔案法 規(guī)定 檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級管理的原則維護檔案的完整與安全 便于社會各方面的利用 具體 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 分級集中地管理國家全部檔案 一 統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一管理 二 國家全部檔案由各級檔案機構(gòu)分別集中保存 并實行黨政檔案的統(tǒng)一管理 最高的行政機關(guān)檔案局 三 全國檔案工作 由各級檔案行政管理機構(gòu)統(tǒng)一地 分層負責(zé)地進行監(jiān)督和指導(dǎo) 第三節(jié)檔案機構(gòu)檔案室和檔案館一 檔案室 一 檔案室的地位和作用 二 檔案室的基本任務(wù)二 檔案館 一 檔案館的性質(zhì) 二 檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)三 檔案的行政管理機構(gòu)四 檔案機構(gòu)之間的相互關(guān)系 第三章檔案的收集 第一節(jié)檔案收集工作的意義和要求一 收集工作的內(nèi)容和意義 一 收集工作的內(nèi)容1 對本機關(guān)需要歸檔案卷的接收工作2 對各現(xiàn)行機關(guān)和撤銷機關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收工作3 對歷史檔案的接收和征集工作 二 檔案收集工作的意義二 收集工作的要求 一 豐富和優(yōu)化館 室 藏 二 加強館 室 外調(diào)查和指導(dǎo) 三 推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化 四 保持全宗和全宗群的不可分散性 第二節(jié)機關(guān)內(nèi)文件的歸檔一 歸檔制度 一 歸檔范圍 二 歸檔時間 一般在第二年的上半年 三 歸檔案卷的質(zhì)量要求二 歸檔組織工作 一 檔案室對形成文件的作用 二 指導(dǎo)和協(xié)助文書部門組織歸檔工作 三 臨時性的文件收集工作 四 加強歸檔的宣傳和檔案的日常管理 第三節(jié)檔案館對檔案的收集一 檔案館檔案的來源和收集范圍 p102 一 檔案館檔案的來源1 接收現(xiàn)行機關(guān)的檔案 2 接收撤銷機關(guān)的檔案3 征集歷史檔案 4 檔案館之間交接檔案 也是檔案館檔案的來源之一 二 檔案館檔案收集的范圍二 現(xiàn)行機關(guān)檔案和撤銷機關(guān)檔案的接收 p104 109 一 現(xiàn)行機關(guān)檔案的接收 1 檔案館接收現(xiàn)行機關(guān)檔案的期限 機關(guān)檔案工作條例 和 檔案館工作通則 規(guī)定 省以上機關(guān)和縣級以下機關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機關(guān)保存20年左右 省轄市 州 盟 和縣級以下機關(guān)應(yīng)將永久 長期保存的檔案在本機關(guān)保存10年左右 向有關(guān)檔案館移交 2 接收現(xiàn)行機關(guān)檔案的要求 二 撤銷機關(guān)檔案的接收三 歷史檔案的接收與征集 p110 一 收集歷史檔案的特殊意義 二 對保存在各部門的歷史檔案的接收 三 保存在個人手中的失散歷史檔案的征集 四 少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案的收集 五 歷史檔案和建國后非國檔案收集工作的組織 第四章檔案的整理 第一節(jié)檔案整理工作的內(nèi)容和原則一 檔案整理工作的內(nèi)容和意義二 檔案整理工作的原則第二節(jié)全宗全宗 全宗內(nèi)案卷 立檔單位內(nèi)的全部案卷總和全宗卷 管理全宗內(nèi)案卷過程中形成的案卷 第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類分類的意義和要求 p143 分類的一般方法 p145 一 時間分類1 年度分類法2 時期分類法 二 來源分類1 組織機構(gòu)分類法2 作者分類法3 通訊者分類法 三 內(nèi)容分類1 問題分類法2 實物分類法3 地理分類法 四 形式分類1 按文件種類 名稱 分類 如土地存根 帳簿 會計憑證等2 按文件的載體形態(tài)分類 如影片 照片 錄音帶 錄像帶等3 按文件的形狀規(guī)格分類 如成卷的 成張的 不同尺碼和不同開本等 三 普通檔案常用的分類方法 一 年度分類法 二 組織機構(gòu)分類法 三 問題分類法四 復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制 一 年度 組織機構(gòu)分類法 二 組織機構(gòu) 年度分類法 三 年度 問題分類法 四 問題 年度分類五 多種門類檔案的綜合分類 一 門類分類法 二 組織機構(gòu)分類法 三 職能分類法六 人物全宗內(nèi)檔案的分類 一 生平傳記材料 二 創(chuàng)作材料 三 公務(wù)活動材料 四 個人書信 五 經(jīng)濟材料 六 親屬材料 七 評價材料 八 音像材料 第四節(jié)立卷 一 立卷工作的內(nèi)容和意義 p171 內(nèi)容 組成案卷單位 擬寫案卷標(biāo)題 卷內(nèi)文件的排列與編號 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 案卷封面的編目與案卷的裝封 二 案卷組合方法 一 按問題立卷 二 按作者立卷 三 按文種 名稱 立卷 四 按時間立卷 五 按地區(qū)立卷 六 按收發(fā)文機關(guān)立卷三 卷內(nèi)文件整理 一 卷內(nèi)文件的排列和編號 二 填寫卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表四 案卷封面編目和案卷裝封國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的案卷封面項目包括 全宗名稱 類目名稱 案卷題名 卷內(nèi)文件起止時間 保管期限 總件數(shù) 總頁數(shù) 歸檔號 檔呈 一 擬寫案卷標(biāo)題 題名 以及整個案卷封面編目的基本要求1 歷史觀點和政治上的正確性 2 文字簡練 表達準(zhǔn)確 3 題名基本結(jié)構(gòu)力求完整 二 歷史檔案案卷封面編目的要求1 機關(guān)名稱2 人物職務(wù)3 歷法 紀(jì)元4 文種5 地名6 文件的內(nèi)容和其他用語 第五節(jié)類內(nèi)案卷排列和案卷目錄 一 案卷排列案卷排列的方法 一 按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列 二 按照案卷內(nèi)容所反映的一定問題排列以上兩種是常用的兩種 三 按照案卷所屬的起止日期 時間 排列 四 按文件的作者 收發(fā)文機關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列 五 人事檔案或監(jiān)察 信訪等按人頭立成的案卷 還可以按姓氏筆畫 漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列二 案卷目錄 第六節(jié)檔案整理工作的組織 一 檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系 一 檔案整理工作的基本程序 p200 二 檔案的系統(tǒng)化與基本編目二 檔案室對機關(guān)文件歸檔和檔案整理工作的協(xié)調(diào) 一 歸檔制度與檔案室整理工作的關(guān)系 二 檔案形成過程中劃分全宗和分類 三 檔案形成過程中案卷的編立和目錄的編制三 積存檔案和零散文件整理工作的組織 一 整理工作方案 二 立檔單位和全宗歷史考證 三 零散文件的整理程序 第七節(jié)檔號 一 檔號的含義和編制原則 p193 一 唯一性原則 二 合理性原則 三 穩(wěn)定性原則 四 簡明性原則二 檔號的結(jié)構(gòu)和編制方法 一 檔號的結(jié)構(gòu)第一種結(jié)構(gòu) 全宗號 案卷目錄號 案卷號 件或頁 張 號第二種結(jié)構(gòu) 全宗號 類別號 案卷號 件或頁 張 號 二 檔號的編制方法1 全宗號 2 案卷目錄號 3 類別號 4 案卷號 5 頁 張 號 第五章檔案的鑒定 第一節(jié)檔案鑒定工作的任務(wù)和意義一 檔案鑒定工作的內(nèi)容和任務(wù) p32 一 檔案鑒定工作的內(nèi)容 二 機關(guān)檔案鑒定工作的任務(wù)二 檔案鑒定工作的意義 一 檔案鑒定是 去粗取精 提高管理效益的科學(xué)措施 二 檔案鑒定是關(guān)系 檔案存亡 的一項非常嚴(yán)肅的工作 第二節(jié)鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)一 決定檔案保存價值的因素 p35 53 一 檔案自身的特點和狀況是決定檔案保存價值的基礎(chǔ) 二 社會利用需要是決定檔案保存價值的社會因素二 鑒定檔案的原則 一 全面的觀點 二 歷史的觀點 三 發(fā)展的觀點三 鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn) 一 檔案來源標(biāo)準(zhǔn) 二 檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn) 三 檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn) 四 相對價值標(biāo)準(zhǔn)四 關(guān)于鑒定檔案的方法論問題 一 研究檔案利用規(guī)律 預(yù)測未來利用需要 二 研究檔案保存的效益 三 掌握檔案的重要性和保存時間長短的關(guān)系 四 檔案保存價值分析中的彈性處理方法 五 檔案保管期限結(jié)構(gòu)的科學(xué)處理 第三節(jié)檔案劃分保管期限的彈性處理原則 1 本著 留有余地 的精神加以處理 一般應(yīng)掌握保存從寬 銷毀從嚴(yán) 2 孤本從寬 復(fù)本從嚴(yán) 3 本機關(guān)文件從寬 外機關(guān)文件從嚴(yán) 4 對介于 兩可 既可永久保存 又可長期保存或既可長期保存 又可短期保存 之間的文件 可采取 就高不就低 的處理方法 5 一組相關(guān)聯(lián)的文件內(nèi)容不得分開 要合并組卷 第四節(jié)檔案保管期限表 一 檔案保管期限表的作用和類型 p54 一 通用檔案保管期限表 二 專門檔案保管期限表 三 同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表 四 同類型機關(guān)檔案保管期限表 五 機關(guān)檔案保管期限表二 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)和保管期限的劃分 一 檔案保管期限表的結(jié)構(gòu) 二 不同保管期限的檔案構(gòu)成三 檔案保管期限表的編制方法 一 準(zhǔn)備工作 二 起草工作 三 征求意見和修正草案 第五節(jié)檔案鑒定工作制度和組織 一 檔案鑒定工作的制度 p63 一 鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn) 二 鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo) 三 銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度二 檔案鑒定工作的組織方法 一 直接鑒定法 即直接審查檔案 首先 要求鑒定人員根據(jù)鑒定檔案價值的原則和標(biāo)準(zhǔn) 按照檔案的實際情況直接著定其價值 同時 根據(jù)檔案保管期限表來鑒定檔案價值時 也只有在直接審查了檔案的實際情況后 才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款 確定其保管期限 其次 直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件 而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價值 直接鑒定法是保證鑒定工作質(zhì)量的重要方法 直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進行的 二 現(xiàn)行機關(guān)檔案價值的鑒定工作 三 檔案館檔案價值的鑒定工作三 檔案的銷毀 一 檔案銷毀清冊 二 立檔單位和全宗簡要說明 三 檔案銷毀方法 第六章檔案的保管與庫房管理 第一節(jié)檔案保管工作概述一 檔案保管工作的含義二 檔案保管工作的任務(wù)三 檔案保管工作的意義及與其他環(huán)節(jié)的關(guān)系第二節(jié)庫房的管理一 檔案庫房的編號二 檔案架 柜 的排放和編號 一 整齊一致 二 避光通風(fēng) 三 空間利用 四 統(tǒng)一編號三 檔案的存放和全宗排列 一 存放和排列 二 存放方式四 檔案存放位置索引五 檔案代理卡六 全宗卷 一 全宗卷的內(nèi)容 二 全宗卷的性質(zhì)和特點 三 全宗卷的作用 四 全宗卷的管理七 溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生八 保衛(wèi)和保密九 防火十 檔案在搬動中的保護十一 檔案的安全檢查 第七章檔案檢索工作 一 檢索工作在整個檔案工作中的地位1 檢索是提供利用的先期工作檔案館 室 為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作 具體解決每個案卷或每一份文件的查找 是通過檢索來實現(xiàn)的 2 檢索是提高檔案館 室 工作水平的重要手段3 檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)二 編制檔案檢索工具的基本要求 一 全 指信息存儲豐富 二 準(zhǔn) 指檢索準(zhǔn)確 三 快 指迅速 四 便 指檢索要方便三 應(yīng)當(dāng)注意的問題 要在重要的檔案上下功夫 不要平均使用人力物力 1 一般的可著錄到案卷級 重要檔案則可著錄到文件級 2 強調(diào)檢索工具按照一定的方法排列起來以供查找咨詢 第一節(jié)檢索工作概說 四 排檢方法 一 分類法 以科學(xué)的分類為基礎(chǔ) 結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點 運用概念劃分的方法 把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起 分門別類地組成一個檢索體系 優(yōu)點 同一個問題或同一個專業(yè)的檔案線索匯集在一起 便于查找利用 二 按作者排檢法 現(xiàn)又稱責(zé)任者把同一個作者形成的文件線索集中在一起 此法一般在機關(guān)檔案室用得較多 三 按文號排檢法 即按照文號的先后順序進行排列 一般有文號目錄 文號對照表 在機關(guān)檔案室此法也較受歡迎 而在檔案館卻用得不多 但對一此歷史文件或文號不全的文件檔案進行文號排檢則有困難 四 按字序排檢法編制人名 地名之類的檢索工具 一般采用部首偏旁 四角號碼 筆數(shù) 筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法 1 部首偏旁法 采用不多 因為它在排列上有相當(dāng)難度 很多偏旁難以掌握 2 筆數(shù) 筆形法 其困難在于繁 簡字的問題 3 四角號碼法 全國的人名 地名卡片采用此法較多 但此法的普及面不廣 4 音序法 按漢語拼音順序進行排列 多用于以作者 文件名稱 地區(qū)為編制對象的檢索工具 此法較簡便 但對于年紀(jì)較大的人卻有不便之處 五 按地序排檢法按照文件形成的地區(qū)排列 此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多 如清代的奏折 地質(zhì)檔案 農(nóng)業(yè)檔案等 六 主題法按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的 嚴(yán)格來說 此法與第 四 種方法是一致的 是按主題詞的字序進行排檢 對于外文檔案 一般是按外文字母進行排檢 目前在檔案界 比較推崇的是分類法和主題法 兩者各有優(yōu)缺點 1987年出版 中國檔案分類法 第一版 1996年出版 中國檔案分類法 第二版 中國檔案分類法 由編制說明和中華人民共和國檔案分類表 新民主主義檔案分類表 民國檔案分類表 清代檔案分類表組成 中華人民共和國檔案分類表 由主表和輔助表 綜合復(fù)分表 世界各國和地區(qū)表 中國地區(qū)表 中國民族表以及科技檔案復(fù)分表等 組成 中國檔案分類法 雖然設(shè)有檢索方法 但手工翻閱 檢索速度不快 可利用計算機容量大 速度快 檢索途徑多的特點 制作一部電子版的 中國檔案分類法 1989年8月出版了 中國檔案主題詞表 試行本 1995年11月出版 中國檔案主題詞表 正式版本 中國檔案主題詞表 主要由主表及詞族索引 范疇索引 首筆畫檢字表和附表組成 主表主題詞款目如下例 需要指出的是 傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式 中國檔案主題詞表 雖然設(shè)有幾種檢索方法 但檢索效率仍不高 可利用計算機容量大 速度快 檢索途徑多的特點 制作一部電子版的 中國檔案主題詞表 檔案著錄是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析 選擇 和記錄的過程 賦予其分類標(biāo)識的過程 稱為分類標(biāo)引 賦予其主題標(biāo)識的過程 稱為主題標(biāo)引 表格式著錄格式直觀 易于掌握 用計算機著錄一般都用表格式 一 作用檔案檢索工具是記錄 報道和查找檔案的工具 它的基本職能有兩個方面 1 存儲 即把檔案的有特征著錄下來 按照一定的順序加以排列或進行客觀的描述 以二次文獻或三次文獻的形式將檔案信息集中起來 2 查檢 即向利用者提供檔案的線索 借利用者了解和查詢檔案時使用 檔案檢索工具既是存儲結(jié)果的最終體現(xiàn) 又是查檢活動的必要條件 對檢索效率具有重要的甚至可以說是決定性的影響 檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用 一 橋梁作用檔案的數(shù)量龐大 并隨著時間的推移而增加 內(nèi)容繁雜 涉及社會實踐活動的各個方面 對于利用者來說猶如檔案之海 如果不借助于科學(xué)的方法和手段 便無法從中獲取所需檔案 檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道 橋梁 溝通了二者的借需關(guān)系 利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案 也有人將這種橋梁作用比喻為 打開信息寶庫的鑰匙 使用它才可以開戶檔案信息寶庫之門 滿足特定的需求 第二節(jié)檔案檢索工具 二 交流作用檔案檢索工具中存儲了大量的檔案信息 它不僅可以提供查詢 同時可成為檔案館 室 與利用者 檔案館 室 之間的交流工具 利用者借助它可以了解檔案的分布 內(nèi)容 價值等信息 檔案館 室 借助它可以互相了解館藏情況 互通有無 提高服務(wù)質(zhì)量 三 管理作用檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征 集中 濃縮地揭示了館藏情況 檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容 形式 數(shù)量等情況 為檔案管理業(yè)務(wù)活動提供一定的依據(jù) 尤其是館藏性檢索工具反映檔案實體順序 在庫房管理 檔案數(shù)量統(tǒng)計等管理活動中直接發(fā)揮作用 各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案 提供咨詢 開展檔案編研工作的必要手段 上述3個方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的 某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個或兩個方面 二 檔案檢索工具的分類檔案檢索工具的種類較多 根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進行不同的分類 目前比較常見的分類方法有以下幾種 1 按編制方式分為目錄 索引 指南 2 按載體形式分為書本式檢索工具卡片式檢索工具縮微檢索工具機讀式檢索工具3 按檢索范圍分為全宗范圍檢索工具檔案館范圍檢索工具專題范圍檢索工具館際檢索工具4 按功能分館藏性檢索工具查檢性檢索工具介紹性檢索工具 需要特別指出的是 隨著計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用 很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計算機數(shù)據(jù)庫形式所取代 它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺 不需要單獨編制了 但了解一下傳統(tǒng)的目錄 對建立數(shù)據(jù)庫還是有幫助的 案卷目錄是以案卷為單位 依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具 案卷目錄一般采用書本式 其目錄表包括 順序號 案卷號 案卷標(biāo)題 年度 卷內(nèi)文件頁數(shù) 保管期限 備注等 格式如圖 表中的備注是用來記載案卷中某些需要特殊說明的問題 如移出 銷毀 卷內(nèi)文件的增減 霉?fàn)€ 字跡模糊等 案卷文件目錄亦稱 卷內(nèi)文件目錄匯集 或 全引目錄 它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊 兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能 全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具 它的內(nèi)容包括全宗的名稱 全宗號 全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代 其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍 以及用于檔案的統(tǒng)計和保管工作 全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大 全宗較多的大中型檔案館 分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理 以分類號為排檢項 依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具 分類目錄的主要特點是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容 具有較強的族性檢索功能 各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式 主題目錄是根據(jù)主題法的原理 將檔案的主題按字順序排列的一種目錄 主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容 具有較好的特性檢索功能 專題目錄是集中 系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物 某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具 文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具 它提供了一條按文號檢索檔案的途徑 文號索引一般采用表格形式 所以通常稱之為文 檔案對照表 也有的檔案室以文號為檢索項設(shè)置較為全面的項目 形成文號目錄 人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具 在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎?由于在標(biāo)題中很少反映人名 以所只有編制專門的人名索引才能解決這個問題 人名索引包括人名和檔號兩部分 即把人名引向所在檔案的檔號 利用者通過索引的指引 可以查到某一人物的材料 人名索引可以分為綜合性和專題性兩種 綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引 專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍 如任免 獎勵 處分等對涉及該專題的人名編制索引 地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具 以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料 地名索引可較好地滿足這一類利用需求 從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索 檔案館指南是一種全面 系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書 又稱檔案館介紹 它是檔案館面對社會的一種宣傳 報道性工具 借助這種工具 利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過程中所需的各種信息 檔案館指南從揭示館藏的詳簡程度上可分為簡明指南和詳細指南 從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南 檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容 說明或序言 目錄 檔案館概況 館藏檔案情況介紹 館藏資料情況介紹 附錄 全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書 又稱全宗介紹 全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分 立檔單位和全宗的歷史概況在檔案利用活動中 對立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對檔案內(nèi)容的理解 因為檔案是歷史的記錄 不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì) 職能及機構(gòu)設(shè)置情況 就難以全面認(rèn)識該機關(guān)檔案的價值 這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案 同代人利用其他機關(guān)形成的檔案等情況中 對立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱 隸屬關(guān)系 性質(zhì) 任務(wù) 內(nèi)部組織機構(gòu) 主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革 全宗內(nèi)檔案概況主要包括檔案的來源 數(shù)量 進館日期 整理 保管 鑒定情況 完整程度 所編制的檢索工具等 檔案的內(nèi)容與成分一般依原整理體系加以介紹 如果是按組織機構(gòu)分類的 可按照機構(gòu)逐一介紹 如果是按問題分類的 可按原劃分的類目逐一介紹 這樣介紹起來比較方便 而且由于與整理情況相對應(yīng) 也比較清晰 介紹檔案內(nèi)容時原則上是以案卷為單位 亦可視實際情況靈活掌握 對于若干個問題相近或相同的案卷可合并介紹 對有特色和價值較大的文件可單獨介紹 專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書 又稱專題介紹 專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成 序言 檔案內(nèi)容介紹 附錄 第八章檔案編研工作 第一節(jié)檔案編研概述一 編研工作的內(nèi)容1 歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂2 編寫檔案參考資料3 參考編史修志工作二 編研工作的意義檔案館 室 編研工作對整個檔案工作具有重要的意義 1 積極提供利用服務(wù)的有效方式2 提高工作水平的重要途徑3 有利用檔案原件的保管和流傳編史修志 要利用大量的檔案 自古以來的史書 無不如此 三 特點1 研究性檔案編研工作中 編 與 研 不是兩個各自獨立的概念 而是互相統(tǒng)一的 即編中有研 研中有編 2 思想性檔案編研不僅是對檔案原件的簡單照錄 它必然反映編研人員的觀點和認(rèn)識 具有明顯的思想性 3 政策性檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開使用 從而涉及到許多政策和法律方面的問題需要認(rèn)真注意 第二節(jié)檔案編研主要類型一 大事記 大事記的種類有 機關(guān)工作大事記如 中共北京市委大事記 北京第一機床廠大事記 國家和地區(qū)大事記如 中華人民共和國大事記 解放后西藏大事記 專題大事記如 大革命時期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記 中華人民共和國教育大事記 個人生平大事記也稱為年譜如 李大釗年譜 張?zhí)啄曜V 大事記的名稱較靈活 有的稱 大事年表 大事紀(jì)要 大事輯要 紀(jì)年 月表 日志等 編制體例大事記由兩部分組成 大事時間和大事記述 一般按時間順序排列 大事突出 要事不漏 小事 瑣事不取 二 歷史沿革 種類有 機關(guān)組織沿革如 湖北省人民政府組織沿革 地區(qū)組織沿革如 黃岡地區(qū)直屬機關(guān)機構(gòu)演變 專業(yè)系統(tǒng)組織沿革如 中國人民解放軍組織沿革和各級領(lǐng)導(dǎo)成員名錄 2 內(nèi)容有A 機關(guān) 地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況 行政區(qū)劃 建制變更情況 B 機關(guān)的性質(zhì) 任務(wù) 職權(quán)范圍 隸屬關(guān)系 C 機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況 D 機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況 E 機關(guān)名稱的變更 印信的啟用與作廢 機關(guān)辦公地點的遷移等 3 體例有A 編年法即按年度記述某一機關(guān) 地區(qū) 專業(yè)系統(tǒng) 的組織機構(gòu) B 系列法即以組織機構(gòu)或問題形成系列 分別記述其沿襲變化的始末概況 C 階段法即根據(jù)機關(guān) 地區(qū) 專業(yè)系統(tǒng) 發(fā)展變化的特點劃分為若干個歷史階段 三 專題概要專題概要 是以文章敘述的形式簡要地說明和反映某一方面的工作 生產(chǎn)或其它社會現(xiàn)象 自然現(xiàn)象的發(fā)展 變化情況的檔案參考資料 如 廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會簡介 大學(xué)獲獎科研成果簡介 蘄春縣中小學(xué)教育概要 吉林省克山病概況 四 會議簡介1 會議簡介是簡要敘述會議過程和基本情況的參考資料 2 內(nèi)容包括A 會議名稱及屆次 如 湖北省歷屆黨代會簡介 B 會議的時間 地點及主持人 C 會議參加人員 D 會議的主要議程及內(nèi)容 五 統(tǒng)計數(shù)字匯集統(tǒng)計數(shù)字匯集又稱 基礎(chǔ)數(shù)字匯集 如 縣基礎(chǔ)數(shù)字匯編 黃梅縣農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)數(shù)字匯集 羅田縣牲畜和家禽變化情況匯集 第九章檔案統(tǒng)計工作 P224 一 檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容和任務(wù) 內(nèi)容 檔案統(tǒng)計 就是以表冊 數(shù)字的形式 揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況 內(nèi)容很多 包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計兩部分 從統(tǒng)計的對象來看 分為兩方面 對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計 對檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計 目前 我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計 分為四個層次 其一 全國檔案工作基本情況統(tǒng)計 其二 專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計 其三 地方 包括省 市 地 縣各級 檔案工作基本情況統(tǒng)計 其四 檔案館 檔案室檔案工作情況統(tǒng)計 任務(wù)對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查 統(tǒng)計分析 提供統(tǒng)計資料 實行統(tǒng)計監(jiān)督 二 檔案統(tǒng)計工作的意義 要求和步驟 意義是 是認(rèn)識檔案工作的一種重要手段 可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來 是檔案事業(yè)建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)工作 可以為制定檔案工作的方針 政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù) 要求為 準(zhǔn)確性 客觀性 科學(xué)性 遵循全國統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的要求 須達到 統(tǒng)計指標(biāo)體系完整化 統(tǒng)計分類標(biāo)準(zhǔn)化 統(tǒng)計調(diào)查工作科學(xué)化 統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化 統(tǒng)計計算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化 統(tǒng)計服務(wù)優(yōu)質(zhì)化 步驟包括 統(tǒng)計調(diào)查 統(tǒng)計整理 統(tǒng)計分析三 檔案統(tǒng)計調(diào)查 統(tǒng)計表報 專門調(diào)查四 檔案統(tǒng)計資料的整理統(tǒng)計分組 簡單分組和復(fù)雜分組五 統(tǒng)計表六 綜合指標(biāo) 絕對數(shù) 相對數(shù)這是專門記錄檔案進入檔案機構(gòu)情況的一種登記形式 主要應(yīng)用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室 其具體形式一般為簿冊式 其基本登記進以檔案進入檔案機構(gòu)的次數(shù)為單位進行登記 即每收進一次檔案 無論其數(shù)量及全宗所屬情況如何 都要在收進登記簿上登記為一個條目 檔案館和規(guī)模較大且保管了多個全宗的檔案室 對其所管全宗進行逐個登記的一種形式 詳細登記每一全宗情況的登記形式 主要應(yīng)用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室 其形式為單頁式 每一張全宗單登記一個全宗的詳細情況 其登記內(nèi)容比全宗名冊要詳細得多 一般分為3個部分 它是檔案行政機關(guān)要求檔案館報送的一種形式 其作用和目的是為了隨時掌握各檔案館中所存檔案全宗的基本情況 且與 檔案成分和數(shù)量變化情況報道表 結(jié)合使用 檔案成分和數(shù)量變化情況報道表是檔案館按要求向檔案行政機關(guān)報送的一種登記形式 旨在隨時報告其所管檔案 以全宗為單位 的變化情況 檔案行政機關(guān)根據(jù)報道內(nèi)容 隨時在全宗卡片上進行補充性登記 案卷目錄登記簿是對所有案卷目錄進行登記的一種登記形式 主要應(yīng)用于檔案館和案卷目錄數(shù)量較多的檔案室 其登記方法是以案卷目錄的本冊為單位進行登記 每一本 冊 案卷目錄登記為一個條目 總登記簿是全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進 移出情況及檔案數(shù)量變化情況的一種登記形式 主要應(yīng)用于檔案室 工作日志是許多重要的社會行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式 其作用與目的在于逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進程問題 積累詳盡的工作原始記錄 為日后的查考和總結(jié)提供素材 一般應(yīng)包括日期 年 月 日 星期 時間 上午 下午或具體時刻 工作內(nèi)容 工作量與進度 工作中的問題及處置情況 每周或每月的統(tǒng)計 小結(jié)等 人員進出庫房登記是庫房管理的一種具體手段 一般采用登記本形式 登記本一般應(yīng)放置在庫房入口處 工作人員及其他人員每次進出庫房均應(yīng)在登記本上登記 登記項目一般應(yīng)包括日期 進出庫房人員姓名 進入庫房時間 時刻 進庫事由 出庫時間 時刻 等 檔案出入庫登記這也是庫房管理的一種具體手段 一般也采用登記本形式 其具體的登記項目一般應(yīng)包括檔案出庫的日期 時間 時刻 檔號及數(shù)量 原因 即用途 歸入日期及時間 時刻 經(jīng)手人 等等 檔案清點 檢查登記是對檔案進行定期或不定期的清點 檢查過程中及清點 檢查完畢之后所進行的登記 其登記內(nèi)容應(yīng)涉及清點 檢查的日期 原因 清點 檢查過程所發(fā)現(xiàn)的情況及問題 清點 檢查的結(jié)果 結(jié)論 從事清點 檢查的工作人員姓名 它是一種全面 系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式 它既是檔案機構(gòu)記錄 掌握提供利用情況的一種登記形式 同時又是檔案機構(gòu)向利用者具體提供檔案時履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù) 利用者登記卡是檔案館和規(guī)模較大的檔案室對利用者進行記錄 掌握的一種登記形式 檔案借出登記簿是專用于對檔案被借出檔案機構(gòu)之外的情況進行登記的一種登記形式 檔案館和檔案室均可使用 檔案復(fù)制 摘抄登記是專用于對在利用中被復(fù)制 摘抄情況進行登記的一種登記形式 同時具有提出復(fù)制 摘抄申請 履行批準(zhǔn)手續(xù)和確認(rèn)復(fù)制 摘抄事實的憑據(jù)性質(zhì) 利用效果登記實質(zhì)上是檔案機構(gòu)對每一次利用的成效結(jié)果所進行的跟蹤調(diào)查 這種跟蹤調(diào)查性質(zhì)的登記 對于檔案機構(gòu)調(diào)整 改進自己的工作具有重要意義 總的說來 檔案構(gòu)成統(tǒng)計是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計 要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來源性質(zhì)分組 即分成 建國后檔案 革命歷史檔案 清代以前檔案 民國檔案等部分 并以此說明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況 檔案利用統(tǒng)計它是一種對各種類型檔案被各機關(guān) 各項工作利用的情況和程度的統(tǒng)計 檔案工作人員情況統(tǒng)計是它對于研究檔案館工作售貨員的需要量 各種干部的比例 各檔案館干部的對比分析和平衡 培訓(xùn)工作的安排等 具有重要的作用 檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計是檔案行政管理機關(guān)的任務(wù)之一 負責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建 這種統(tǒng)計對研究我國檔案事業(yè)的發(fā)展 是一種很有意義的資料 檔案室建立情況統(tǒng)計檔案室是機關(guān)工作的重要組成部分 是現(xiàn)行機關(guān)檔案集中保管的機構(gòu) 檔案行政管理機構(gòu)及時了解檔案室建設(shè)的情況是非常必要的 這就要對檔案室的建設(shè)情況進行統(tǒng)計 第十章檔案提供利用工作 P377 第一節(jié)檔案提供利用概述一 含義檔案工作的總目的 是提供檔案為社會主義事業(yè)服務(wù) 為了實現(xiàn)這個目的必須做一系列的工作 其中直接傳遞檔案信息為黨和國家各項工作服務(wù)的環(huán)節(jié) 稱為 檔案的利用服務(wù)工作 或簡稱 檔案利用工作 又稱 提供利用 檔案利用工作的基本內(nèi)容 就是介紹和報道館 室 藏檔案的內(nèi)容和成分 通過各種方式為利用者實際提供文獻材料和情報信息 進行咨詢服務(wù) 二 利用工作的地位檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業(yè)服務(wù)的直接手段 它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個重要環(huán)節(jié) 在檔案工作中占有突出地位 它是檔案工作聯(lián)系社會的一個窗口 是衡量檔案工作好壞的主要標(biāo)志 它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要 對整個檔案工作具有一定的檢驗和推動作用 總之 它是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié) 三 注意問題1 服務(wù)思想A 全面地為檔案用戶服務(wù)B 及時地為檔案用戶服務(wù)C 準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)D 有效地為檔案用戶服務(wù)2 正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系提供利用和保密 從根本上來說是一致的 提供利用時要注意保密 保密是限定了利用的對象和范圍 是為了更好地利用 澄清 利用危險 保密保險 以及 歷史檔案無密可保 的錯誤思想 要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容 根據(jù)時間 地點和條件的變化情況 調(diào)整檔案的密級 逐步擴大開放范圍 減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù) 方便廣大利用者的正常利用 第二節(jié)檔案提供利用方式一 基本途徑有1 提供檔案原件2 提供復(fù)制品3 提供檔案信息加工品二 幾種主要的方法有1 檔案閱覽服務(wù)2 外借服務(wù)3 制發(fā)復(fù)本4 展覽與陳列服務(wù)5 制發(fā)檔案證明服務(wù)6 檔案目錄信息服務(wù)7 檔案咨詢 第三節(jié)檔案用戶需求分析檔案用戶需求分析是通過一定的方式與方法 在深入調(diào)查 掌握用戶利用需求的基礎(chǔ)上 揭示各類用戶的需求特點與規(guī)律的一項業(yè)務(wù)活動 一 檔案用戶需求調(diào)研的原則包括1 客觀性原則2 針對性原則3 全面性原則4 服務(wù)性原則二 影響檔案用戶的主 客觀因素有 一 社會因素1 社會政治因素2 社會經(jīng)濟因素3 科學(xué)文化因素 二 檔案工作因素1 檔案工作的方針和政策2 檔案管理工作的水平3 檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量 三 檔案用戶自身因素對其利用需求的影響1 檔案用戶的職業(yè)因素2 檔案用戶的知識水平3 檔案用戶的工作經(jīng)驗 三 檔案用戶需求的構(gòu)成1 學(xué)術(shù)用戶需求2 實際利用需求3 普遍利用需求解決自身的社會或生活問題 如學(xué)歷 身份 工齡 工資 土地使用權(quán)及所有權(quán) 房產(chǎn) 山林 家世等方面的問題 四 幾點帶規(guī)律性的問題1 受社會因素的影響2 宣傳報道對檔案用戶需求的影響3 檔案用戶需求心理的求便心理4 檔案用戶利用檔案的行為結(jié)果對其以后需求行為的影響 第四節(jié)開放檔案一 開放檔案的含義開放檔案就是將一般可以公開和保密期限滿的檔案 解除 禁閉 向社會開放 允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后 即可通過一定的方式 進行開發(fā)利用 中華人民共和國檔案法 規(guī)定 國家檔案館保管的檔案 一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會開放 經(jīng)濟 科學(xué) 技術(shù) 文化等類的檔案向社會開放的期限 可以少于30年 涉及國家安全或者重大利益經(jīng)及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限 可以多于30年 二 開放的意義是1 開放檔案是有得于社會進步的新方針 是加快我國政治民主化的一個新步驟 2 開放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項重大措施 3 開放檔案可以促進檔案館的各項業(yè)務(wù)建設(shè) 三 開放檔案的條件有1 物質(zhì)條件2 檢索條件3 制度條件4 社會檔案意識條件四 開放檔案的鑒別1 確定開放期2 開放檔案鑒別工作的組織領(lǐng)導(dǎo)成立鑒定小組 經(jīng)鑒定后 報本級檔案行政部門批準(zhǔn)后開放 把握不定的檔案 鑒定小組應(yīng)報本級人民政府審批 3 檔案的解密 降密依照 各級檔案館保存的涉密檔案 其解密工作 由各級國家檔案館負責(zé)進行 一般原則和辦法是 A 未進館的1991年1月1日前形成的涉密檔案 由各檔案形成機關(guān) 單位負責(zé)解密 對館藏將滿30年的涉密檔案 原檔案形成者認(rèn)為仍屬國家機密的 應(yīng)當(dāng)自該檔案屆滿30年之日前6個月 以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機關(guān)或檔案館 過期未通知的 由檔案館進行處置 B 1991年1月1日以后形成的涉密檔案 未接到保密期限變更通知的 自保密期限屆滿之日起 即自行解密 C 各檔案館保存的經(jīng)濟 科學(xué) 文化類的涉密檔案 有必要提前向社會開放的 應(yīng)向檔案形成機關(guān)發(fā)出要求提前解密的通知 有關(guān)機關(guān)接到通知的半年內(nèi)應(yīng)予以答復(fù) 否則 檔案館可根據(jù)有關(guān)辦理 D 撤銷機關(guān)的 由承擔(dān)其職能的單位負責(zé) 如無 則由檔案館負責(zé)處理 凡涉及下屬內(nèi)容的檔案 均應(yīng)控制使用 不可開放 凡對社會開放會影響黨內(nèi)團結(jié) 黨和國家機關(guān)工作正常開展 危害國家安全 社會安定 損害國家利益的檔案 凡對社會開放有損于個人形象 尊嚴(yán) 聲譽 人身安全的檔案 凡對社會開放會影響兩黨 兩國政黨關(guān)系及其他對外關(guān)系的檔案 凡對社會開放會削弱我國經(jīng)濟實力 科技實力的檔案 機關(guān) 單位及個人移交 捐贈 寄存檔案時明確提出不能開放的檔案 其他會影響黨和國家利益的 不宜對社會開放使用的檔案 五 開放檔案公布1 開放檔案的公布權(quán) 規(guī)定 屬于國家所有的檔案 由國家授權(quán)的檔案館或者個人公布 未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機關(guān)同意 任何組織和個人無權(quán)公布 集體和個人所有的檔案 檔案的所有者有權(quán)公布 但必須遵守國家有關(guān)規(guī)定 不得損害國家安全和利益 不得侵犯他人的合法權(quán)益 2 公布檔案的方式 中規(guī)定 通過報紙 刊物 圖書等出版物發(fā)表 通過電臺 電視臺播放 陳列 展覽檔案或其復(fù)制件 出版發(fā)行檔案史料 公開出售復(fù)制件 散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件 在公開場合宣讀 播放檔案原文等 第十一章人事檔案 一 人事檔案的定義在人事管理活動中形成的 記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn) 以個人為單位組合起來 以備查考的文件材料 主要是由人事 組織 勞資等部門在培養(yǎng) 選拔和使用人員的工作活動中形成的 是干部 工人等個人經(jīng)歷 思想品德 業(yè)務(wù)能力 工作狀況 以及所受獎勵 處罰等方面的原始記錄 是一個人真實面目的客觀反映 二 人事檔案的分類和管理范圍 人事檔案可分別建立正本 副本正本材料十大類 第一類 履歷材料第二類 自傳材料第三類 鑒定材料第四類 考核材料第五類 政治歷史問題的審查材料第六類 參加黨團組織的材料第七類 獎勵及英雄模范先進事跡材料第八類 處分 取消處分及甄別 復(fù)查材料第九類 反映職務(wù) 職稱 工資等方面的材料第十類 其他材料 如悼詞 非正常死亡的調(diào)查處理等 第十二章會計檔案 會計檔案定義 是企業(yè) 事業(yè)單位和機關(guān) 團體在經(jīng)濟管理和會計核算一系列活動中產(chǎn)生的會計憑證 帳簿和報表等材料 會計檔案價值的鑒定 會計憑證一般保存15年左右 會計帳簿一般15 25年 會計報表 決算 需要永久保存 銷毀 報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn) 由檔案部門和財務(wù)會計部門共同派員監(jiān)銷 各級主管部門銷毀會計檔案時 還應(yīng)有同級財政部門 審計部門派員參加監(jiān)銷 在銷毀清冊上簽名蓋章 并將監(jiān)銷情況報告本單位領(lǐng)導(dǎo) 第十三章聲像檔案 聲像檔案是指國家機構(gòu) 社會組織以及個人從事政治 經(jīng)濟 科學(xué) 文化 教育 軍事等活動中形成的有保存價值的以音響 形象等方式記錄信息的特殊載體 并輔以文字說明的歷史記錄 亦稱音像檔案 視聽檔案 第十四章電子檔案 第一節(jié)電子檔案概況一 電子檔案的定義電子檔案是指利用計算機技術(shù)形成的 以代碼形式存貯于特定介質(zhì)上的檔案 又稱為機讀檔案或數(shù)字式檔案 目前電子文件所采用的存儲介質(zhì)主要有硬盤 硬磁盤 軟磁盤 磁帶和光盤 一 硬磁盤硬磁盤是計算機的外存儲器 一般裝在計算機機內(nèi) 容量一般從8GB 20GB 20 4GB40GB 60GB到現(xiàn)在的320GB 或者更大 它不宜作為歸檔介質(zhì) 二 軟磁盤軟磁盤有兩種規(guī)格 5 52英寸和3 5英寸 前一種目前已基本不用 后一種一般容量為1 44MB 不宜作為歸檔介質(zhì) 三 磁帶磁帶比軟磁盤存儲容量大 常見的容量為150MB 8GB 或者更大 四 光盤光盤是繼磁盤后出現(xiàn)的一種光學(xué)存儲器 不同信息經(jīng)激光束照射在光盤上形成不同的炕 從而被記錄下來 閱讀時 不同熔炕對激光束有不同有反射 從而還原出不同的信息 一張5寸光盤的容量從128M到2GB 或者更大 從記錄性能上分 光盤分為 只讀式光盤 一次寫入式光盤 可擦式光盤3種 一次性寫入性光盤可作為電子檔案的存儲介質(zhì) 五 移動硬盤 六 優(yōu)盤 七 存儲卡 TF卡 SD卡等 插圖 最早的鼠標(biāo) 誕生于1968年12月9日 鼠標(biāo)之父道格 恩格勒巴特發(fā)明了世界上第一個鼠標(biāo) 二 電子檔案的特點1 信息的非人工識讀性2 信息存儲的高密度性3 信息與特定載體之間的可分離性4 多種信息媒體的集成性5 系統(tǒng)依賴性三 電子文件的種類1 文本文件2 命令文件3 圖像文件4 數(shù)據(jù)文件 第二節(jié)電子檔案管理一 電子文件的管理原則包括1 完整性原則2 可讀性原則3 可靠性原則二 電子檔案的管理體系1 集中統(tǒng)一管理電子檔案的問題2 紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問題3 文書檔案管理一體化問題 第三節(jié)機讀檔案歸檔與保管一 機讀文件的歸檔范圍機讀文件的歸檔范圍原則上與紙質(zhì)文件的歸檔范圍相同 凡是反映本機關(guān)工作活動 具有查考利用價值的機讀文件均屬歸檔范圍 但考慮到機讀文件的特性 應(yīng)注意下述文件的收集和歸檔 1 紙質(zhì)文件不能代替的機讀文件 對于紙質(zhì)文件不能代替的機讀文件 要特別注意歸檔 并且注意制備一定數(shù)量的機讀文件備份同時存放 2 與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的機讀文件 在今后相當(dāng)長的一段時期內(nèi) 紙質(zhì)文件和機讀文件 紙介質(zhì)和磁介質(zhì)兩種載體也許會長期并存 同樣內(nèi)容的文件有紙質(zhì)文件形式也有機讀文件形式 應(yīng)當(dāng)注意將兩者同時歸檔 機讀文件的查詢速度快 可復(fù)用性好 這些特點會在檔案利用中發(fā)揮作用 這類機讀文件歸檔時應(yīng)注意和相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立對應(yīng)關(guān)系 3 與數(shù)據(jù)文件配套的計算機軟件 程序和技術(shù)文檔 紙質(zhì)文件 這些程序和文件是機讀文件的配套資料 只有借助這些資料 才能夠閱讀機讀文件 因此 這些資料也需同時收集齊全 屬本單位自行開發(fā)的軟件 程序 包括其技術(shù)文檔 可以歸檔 屬從外單位引進的商品化軟件 可作為資料保存而不歸檔 歸檔時應(yīng)注意機讀文件和其相關(guān)程序 軟件 也是一種機讀文件 等保持整體完備性 4