檔案管理_文書檔案管理培訓(xùn)教材1

文書檔案管理 紅天檔案管理技術(shù)服務(wù)有限公司 歸檔文件 文書檔案 文書檔案有關(guān)概念 記錄了機(jī)關(guān) 團(tuán)體 企業(yè) 事業(yè)單位所從事的各種管理型活動(dòng) 如黨務(wù)管理 政務(wù)管理 財(cái)務(wù)管理 人事管理 業(yè)務(wù)管理 科研管理 行政管理 生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理等的檔案稱為文書檔案 一 文書檔案的定義 歸檔文件的定義 立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的 辦理完畢 應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 二 歸檔文件的概念 三 文件與檔案的關(guān)系 檔案來(lái)源于文件 檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的 檔案和文件是同一事物在不同價(jià)值階段的不同形態(tài) 從文件到檔案是一個(gè)批判繼承的辯證運(yùn)動(dòng)過(guò)程 首先是時(shí)效性批判 檔案是已經(jīng)辦理完畢的文件 其次是價(jià)值批判 檔案是辦理完畢的文件中具有保存價(jià)值的部分 最后是系統(tǒng)性批判 檔案是把分散狀態(tài)的文件按一定邏輯規(guī)律整理而成的信息單元 因此 文件是檔案的前身 檔案是文件的歸宿 文件是檔案的基礎(chǔ) 檔案是文件的精華 文件是檔案的素材 檔案是文件的組合 所以 文件的形成質(zhì)量與管理狀況直接影響到后續(xù)的檔案管理各環(huán)節(jié) 資格審定 不歸檔文件 生存期判定 判定保存價(jià)值 判定保存年限 一 歸檔文件整理的定義及基本原則 歸檔文件的整理 二 歸檔文件整理的組織工作 三 以件為單位的整理方法 一 歸檔文件整理的定義及其理解 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂 分類 排列 編號(hào) 編目 裝盒 使之有序化的過(guò)程 歸檔文件的整理 2 歸檔文件整理定義的理解 只有已經(jīng)辦理完畢的文件才能整理 只有具備查考 保存價(jià)值的文件材料才能整理 必須遵循文件材料在形成過(guò)程中的聯(lián)系與規(guī)律 一 歸檔文件整理的定義及其理解 歸檔文件的整理 歸檔文件的整理 歸檔文件整理的組織工作 一 制定整理方案 歸檔文件整理的組織工作 二 制定分類方案 是指全宗內(nèi)歸檔文件的實(shí)體分類 即將歸檔文件按其來(lái)源 時(shí)間 內(nèi)容和形式等方面的異同 分成若干層次和類別 構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程 1 檔案分類的定義 歸檔文件整理的組織工作 二 制定分類方案 2 文書檔案的分類方案的制定 選擇分類方法制定分類方案 規(guī)則 規(guī)定的基本分類方法有3種 1 年度分類法2 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 分類法機(jī)構(gòu)分類法問(wèn)題分類法3 保管期限分類法 選擇分類方法 二 歸檔文件整理的組織工作 在實(shí)際工作中 單純采用一種分類方法的情況是比較少見的 較多的是將幾種分類方法結(jié)合使用 稱之為復(fù)式分類法 通常所說(shuō)的年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 3種分類方法 可以組合成多種復(fù)式分類法 選擇分類方法 歸檔文件整理的組織工作 推薦使用的復(fù)式分類法 年度一機(jī)構(gòu)一保管期限 不必倒架 年度一問(wèn)題一保管期限 不必倒架 保管期限一年度一機(jī)構(gòu) 便于移交 保管期限一年度一問(wèn)題 便于移交 年度一保管期限 小單位 不必倒架 保管期限一年度 小單位 要倒架 選擇分類方法 歸檔文件整理的組織工作 一 歸檔文件整理的基本原則 歸檔文件的整理 二 歸檔文件整理的組織工作 三 歸檔文件的整理 三 歸檔文件的整理 三 歸檔文件的整理 1 文件正本與定稿為一件 2 正文與附件為一件 附件一般是指正文后注明的附件 它是正文內(nèi)容的一部份 3 原件與復(fù)制件為一件 一 件 的確定 三 歸檔文件的整理 4 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 5 會(huì)議記錄一本為一件或一次為一件 如黨委會(huì)議記錄 行政會(huì)議記錄等 6 成套的會(huì)議材料分別為件 7 重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件 8 正文與文件處理單 辦文單 為一件 一 件 的確定 9 來(lái)文與復(fù)文 指請(qǐng)示與批復(fù) 報(bào)告與批示 函與復(fù)函 分情況處理 1 同一年內(nèi)形成的相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù) 報(bào)告與批示或函與復(fù)函 可合在一起作為一件進(jìn)行整理保管 建議分成兩件處理 2 跨年度的相關(guān)的請(qǐng)示與批復(fù) 報(bào)告與批示或函與復(fù)函 因其復(fù)文會(huì)不會(huì)形成 何時(shí)形成的不確定性 所以整理時(shí)可以不必等待 若復(fù)文在以后的年度形成 整理時(shí)可以將問(wèn)文 復(fù)文各作為一件對(duì)待 各自歸入所形成的年度 并且在各自的目錄備考欄內(nèi)注明互見 以避免漏檢 若復(fù)文未產(chǎn)生 則將問(wèn)文放在其所形成的年度進(jìn)行整理即可 三 歸檔文件的整理 一 件 的確定 10 報(bào)表 名冊(cè) 圖冊(cè) 成冊(cè)的編研材料 刊物等按其原來(lái)的裝訂方式 一冊(cè) 本 為一件 11 未裝訂的式樣同一的表格 以一定的單位 如部門或時(shí)間等 組合 可裝訂在一起作為一件 如先進(jìn)審批表 工資審批表 統(tǒng)計(jì)年報(bào)等 12 如果定稿過(guò)厚不易裝訂的 也可將正本與定稿單獨(dú)作為一件 如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí) 也可與正文各為一件 三 歸檔文件的整理 一 件 的確定 三 歸檔文件的整理 三 歸檔文件的整理 1 對(duì)破損文件進(jìn)行修裱 2 對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制 永久和長(zhǎng)期保管的檔案 字跡材料復(fù)寫紙等的圓珠筆 鉛筆書寫的等要進(jìn)行重新抄寫復(fù)制 3 去除文件上易腐蝕的金屬物 對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍 刊物等 金屬物已嚴(yán)密封裝在其中 且拆釘會(huì)損壞原貌 不須拆釘重裝 二 件 的裝訂 1 裝訂前的準(zhǔn)備工作 三 歸檔文件的整理 4 對(duì)于過(guò)大的文件 其修整方法 以A4型紙張為標(biāo)準(zhǔn) 按取齊右 下側(cè)方式進(jìn)行折疊 但要注意晝減少折疊次數(shù) 同時(shí)折痕處應(yīng)盡量位于字跡之外 文件頁(yè)數(shù)多時(shí) 宜采取單張折疊 5 小于16開的紙張應(yīng)用A4紙貼襯 6 空白紙張抽除 二 件 的裝訂 1 裝訂前的準(zhǔn)備工作 三 歸檔文件的整理 二 件 的裝訂 1 正本在前 定稿在后 2 正文在前 附件在后 3 原件在前 復(fù)制件在后 4 轉(zhuǎn)發(fā)文前 被轉(zhuǎn)發(fā)文在后 5 文件處理單 辦文單 歸檔的應(yīng)放在正文之后 2 件內(nèi)的排列 三 歸檔文件的整理 二 件 的裝訂 裝訂材料的要求 四不不易氧化和腐蝕不生蟲霉溫度高時(shí)不易失火不增加體積裝訂方式要求 四性原貌性牢固性可逆性復(fù)印及掃描可操作性 3 裝訂方式的選擇 三 歸檔文件的整理 二 件 的裝訂 1 10年保管的文件 可保持原貌 不再拆開重新裝訂 2 永久 30年保管的文件 采用不銹鋼夾裝訂法 即采用不銹鋼夾進(jìn)行裝訂 為減少厚度 應(yīng)錯(cuò)位裝訂 這是我省目前推薦采用的裝訂方法 4 具體裝訂方法 三 歸檔文件的整理 二 件 的裝訂 3 太薄或過(guò)厚文件的處理 對(duì)于太薄或過(guò)厚的文件 如果使用鋼夾 細(xì)線繩 或封套裝訂不方便時(shí) 太薄的可以使用少許漿糊逐頁(yè)進(jìn)行粘貼 過(guò)厚的可以采用粗線繩按照以往案卷的 三孔一線法 進(jìn)行裝訂 三 歸檔文件的整理 二 件 的裝訂 4 具體裝訂方法 三 歸檔文件的整理 分年度分機(jī)構(gòu)分問(wèn)題分保管期限 三 件 的歸類 三 歸檔文件的整理 文件歸類是按立檔單位的分類方案將歸檔文件歸類 或分類 的過(guò)程 無(wú)論采取何種分類方案 都應(yīng)采取年度 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 保管期限這幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中的部分或全部 分年度 三 歸檔文件的整理 文件有多個(gè)時(shí)間特征的判定一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征 包括成文日期 簽發(fā)日期 批準(zhǔn)日期 會(huì)議通用日期 發(fā)布日期 發(fā)文日期和收文日期等等 分年度時(shí) 一般為說(shuō)應(yīng)以文件簽發(fā)日期 即落款日期 為準(zhǔn) 以此來(lái)判定文件的所屬年度 三 件 的歸類 分年度 三 歸檔文件的整理 文件有多個(gè)時(shí)間特征的判定對(duì)于計(jì)劃 規(guī)則 總結(jié)等內(nèi)容涉及不同年度的文件 規(guī)則 取消了原有的按針對(duì)年度歸檔的做法 統(tǒng)一規(guī)定按文件落款日期 即簽發(fā)日期 判定文件的所屬年度 以進(jìn)一步簡(jiǎn)化分類中的要領(lǐng)和操作 例如 2000年形成的 從2001 2005年的工作規(guī)劃 應(yīng)歸入2000年度 2003年形成的 2002年工作總結(jié) 應(yīng)歸入2003年 三 件 的歸類 三 歸檔文件的整理 幾件文件作為一件時(shí) 件 的日期的制定正本與定稿 原件與復(fù)制件 來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件時(shí) 應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn) 具體地說(shuō) 正本與定稿為一件 以正本為準(zhǔn)確性 正文與附件為一件 以正文為準(zhǔn) 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件 以轉(zhuǎn)發(fā)文為誰(shuí) 來(lái)文與復(fù)文為一件 以復(fù)文為準(zhǔn) 分年度 三 件 的歸類 三 歸檔文件的整理 跨年度形成文件的判定機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng) 如召開會(huì)議 處理案件等等 可能會(huì)跨年度形成文件 這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔 分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度 兩個(gè)年度形成的會(huì)議材料 統(tǒng)一在閉幕年歸檔 如跨2002年 2003年兩個(gè)年度形成的文件材料 統(tǒng)一在閉幕年歸檔 即2003年整理歸檔 歸類時(shí)這些文件材料也都?xì)w入2003年度 分年度 三 件 的歸類 收文原則是那個(gè)科室辦理的歸入那個(gè)科室 不能形成是辦公室收的文 都?xì)w入辦公室這個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi) 我省一般規(guī)定機(jī)關(guān)單位內(nèi)設(shè)置的臨時(shí)機(jī)構(gòu) 應(yīng)和其他機(jī)構(gòu)一樣設(shè)類 形成的歸檔文件歸入該類保存 有的臨時(shí)機(jī)構(gòu)是與該立檔單位某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)合署辦公 那么形成的文件應(yīng)歸入該內(nèi)部機(jī)構(gòu)類中 一定要注意歸類的一致性 主要是指各年度及同一年度中的分類方法應(yīng)一致 如綜評(píng)文件歸入辦公室 第二年仍歸入辦公室 三 歸檔文件的整理 分機(jī)構(gòu) 三 件 的歸類 分問(wèn)題 三 歸檔文件的整理 綜合性文件歸入綜合類 專門性材料歸入有關(guān)各類 涉及兩個(gè)以上問(wèn)題的 歸入主要類目 沒有側(cè)重的 歸入綜合類 注意歸類的一致性和規(guī)律性 三 件 的歸類 分保管期限 三 歸檔文件的整理 確定歸檔文件保管期限的主要環(huán)節(jié)在于歸檔文件的價(jià)值鑒定 主要依據(jù)是國(guó)家檔案局8號(hào)令及本單位編制的保管期限表 無(wú)論是編制本單位檔案保管期限表還是確定某分文件的保管期限 都必須對(duì)其進(jìn)行價(jià)值分析 主要應(yīng)從以下方面分析 分析歸檔文件的時(shí)間 時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)分析歸檔文件的責(zé)任者 來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)分析歸檔文件的內(nèi)容 內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)分析歸檔文件形式 形式標(biāo)準(zhǔn) 三 件 的歸類 4 分保管期限 三 歸檔文件的整理 三 件 的歸類 分析歸檔文件的時(shí)間以時(shí)間為界限或主要因素來(lái)確定文件材料或檔案的價(jià)值 如總結(jié)類材料 年度工作總結(jié) 比 半年工作總結(jié) 和 季度工作總結(jié) 價(jià)值高 三 歸檔文件的整理 分析歸檔文件的責(zé)任者 以我為主 分保管期限 是本單位責(zé)任者還是外單位責(zé)任者是本級(jí) 上級(jí)還是下級(jí)是多個(gè)責(zé)任者還是單個(gè)責(zé)任者本單位制成文件中 領(lǐng)導(dǎo)人 決策機(jī)構(gòu) 綜合性辦公機(jī)構(gòu) 主要業(yè)務(wù)部門等機(jī)構(gòu)制發(fā)的文件大多比較重要 價(jià)值高 保管期限相應(yīng)較長(zhǎng) 而一般后勤和輔助性機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件保管期限相對(duì)較短 三 件 的歸類 三 歸檔文件的整理 分析歸檔文件的內(nèi)容 確定保管期限最重要的內(nèi)容 分保管期限 是否體現(xiàn)單位主要職能是否反映本單位基本歷史面貌是否反映本單位的經(jīng)濟(jì)關(guān)系是否涉及到個(gè)人利益利用的時(shí)效性證據(jù)性 三 件 的歸類 三 歸檔文件的整理 分析歸檔文件形式 分保管期限 看文種看稿本看外形特征 三 件 的歸類 三 歸檔文件的整理 1 同一事由 同一事件或同一問(wèn)題的文件按形成的時(shí)間順序或重要程度排列 日期在前的文件排列在前 日期在后的文件排列在后 或者相對(duì)重要的文件放在前面 其他的文件入在后面 2 不同事由 不同事件或不同問(wèn)題文件材料 按事由 事件或問(wèn)題辦結(jié)時(shí)間先后或事由的重要程度排列 也可按事由具有的共同屬性分別集中排列 如按責(zé)任者或者按小問(wèn)題 歸檔文件的排列方法 四 件 的排列 三 歸檔文件的整理 3 會(huì)議文件 統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件材料應(yīng)分別分期限集中排列在一起 4 因故在整理時(shí)來(lái)能及時(shí)歸檔的文件材料 歸檔后可將其排列在相應(yīng)類別的最后 并在備考表中加以說(shuō)明 三 歸檔文件的整理 歸檔文件的排列方法 四 件 的排列 三 歸檔文件的整理 五 件 的編號(hào) 歸檔文件編號(hào)是指將歸檔文件在全宗中位置標(biāo)識(shí)為符號(hào) 并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明 所有歸檔文件按要求裝訂 分類 排列完之后 即應(yīng)進(jìn)行編號(hào)以固定分類 排列次序 主要包括以下三項(xiàng)工作 1 蓋歸檔章2 編頁(yè)號(hào)3 編件號(hào) 三 歸檔文件的整理 五 件 的編號(hào) 蓋歸檔章 三 歸檔文件的整理 歸檔章樣式 16 3 15單位 mm 全宗號(hào) 檔案館給立檔單位編制的代號(hào) 年度 文件形成年度保管期限 歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 分類方案類目的機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 五 件 的編號(hào) 頁(yè)號(hào)是對(duì)每行文件的每一頁(yè)所編的順序號(hào) 正面編者按在右上角 背面有文字圖表的編在左上角 每行文件均從 1 開始編寫頁(yè)號(hào) 一般情況之下用鉛筆編號(hào) 三 歸檔文件的整理 2 編頁(yè)號(hào) 編頁(yè)號(hào)的要求 不能以盒為單位編 如該機(jī)構(gòu)文件僅只一盒者除外 強(qiáng)調(diào)在3同的前提下 即同一年度 同一機(jī)構(gòu) 同一保管期限的文件 從 1 號(hào)開始逐件編流水號(hào) 即盒與盒之間相銜接 不同機(jī)構(gòu)之間的文件件號(hào)不銜接 不同年度之間的文件件號(hào)不銜接 三 歸檔文件的整理 件號(hào)的編制應(yīng)注意的問(wèn)題 3 件號(hào)的編制 編號(hào)容易發(fā)生的錯(cuò)誤 一是跨年度編大流水文件件號(hào) 這種方法不利于業(yè)務(wù)部門歸檔文件 也不利于檔案的移交 保管和鑒定 二是分盒編件號(hào) 這種方法勢(shì)必增加了編號(hào)的層次 不符合 規(guī)則 的簡(jiǎn)化原則 五 件 的編號(hào) 三 歸檔文件的整理 三 歸檔文件的整理 六 件 的編目 編目是指編制歸檔文件目錄 它是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一 也是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ) 編制歸檔文件目錄 實(shí)現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻(xiàn)向二次文獻(xiàn)的初步轉(zhuǎn)化 為檔案的保管 鑒定 檢索 統(tǒng)計(jì)和編研工作的開展提供基本條件 編目必須按照分類 排列的結(jié)果 逐類 逐件編制目錄 以系統(tǒng) 全面的揭示歸檔文件的全貌 三 歸檔文件的整理 目錄格式 六 件 的編目 三 歸檔文件的整理 全宗號(hào) 保管期限 年度 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 三 歸檔文件的整理 目錄內(nèi)容的填寫 1 件號(hào) 即文件的排列順序號(hào) 它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的標(biāo)識(shí) 填寫時(shí)只填室編件號(hào) 2 責(zé)任者 是指制發(fā)文件的組織或個(gè)人 1 只有一個(gè)作者的 填正規(guī)的簡(jiǎn)稱 如 省檔案局 不能填成 本局 本委 本公司 等 2 有3個(gè)以下作者的全部標(biāo)出 3 有3個(gè)以上多個(gè)作者的 只標(biāo)主要作者 六 件 的編目 三 歸檔文件的整理 目錄內(nèi)容的填寫 4 屬個(gè)人講話 撰寫的論文等 填署名 5 責(zé)任者相同的也應(yīng)照實(shí)抄錄 不能打點(diǎn) 6 未署名責(zé)任者的應(yīng)考證清楚后標(biāo)出 如 行政會(huì)議記錄 責(zé)任者標(biāo) 辦公室 黨委會(huì)議記錄 可標(biāo)示其負(fù)責(zé)記錄的不同部門 如黨委辦或行政辦等 其它記錄責(zé)任者也應(yīng)標(biāo)出部門名稱 六 件 的編目 三 歸檔文件的整理 目錄內(nèi)容的填寫 3 文號(hào) 即發(fā)文字號(hào) 宅是發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制順序號(hào) 一般由機(jī)關(guān)代字 年度 順序號(hào)組成 三項(xiàng)都不能省略 4 題名 即文件標(biāo)題 它是直接表述文件內(nèi)容和中心主題的文件特征 是了解歸檔文件內(nèi)容的起點(diǎn) 1 題名相同的不能打點(diǎn) 照實(shí)抄錄 2 如干部任免通知 職稱聘任 表彰等 應(yīng)填針對(duì)的人名 可先把文件原標(biāo)題照實(shí)抄錄 再在后面加 將人名填入其中 三 歸檔文件的整理 目錄內(nèi)容的填寫 3 對(duì)不能揭示文件內(nèi)容的題名 如函件 轉(zhuǎn)發(fā)文 會(huì)議記錄等 可根據(jù)該文件內(nèi)容重新標(biāo)明 外加一個(gè)括號(hào) 舉例 某份文件標(biāo)題為 通知 其內(nèi)容為關(guān)于加強(qiáng)防洪救災(zāi)工作的 題名應(yīng)為 關(guān)于加強(qiáng)防洪救災(zāi)工作的 通知 三 歸檔文件的整理 目錄內(nèi)容的填寫 4 有的文件有副題名或并列題名 即標(biāo)題中破折號(hào)或冒號(hào)后面的部分 如果不能正題名不能反映文件內(nèi)容 此類題名要照實(shí)抄錄 副題名是對(duì)正標(biāo)題進(jìn)行解釋說(shuō)明的 舉例 強(qiáng)化目標(biāo)管理 推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展 同志在市直機(jī)關(guān)檔案工作會(huì)議上的講話 三 歸檔文件的整理 目錄內(nèi)容的填寫 5 會(huì)議記錄 以每次會(huì)議作為一件填寫題名 題名可為 單位2009年5月18日研究財(cái)務(wù)工作 如果將一本會(huì)議記錄為一件 在填寫題名前 首先要在原記錄內(nèi)增加一份每次會(huì)議的目錄 然后 再將會(huì)議記錄作為一件填寫一條目錄 單位2009年度 會(huì)議記錄 三 歸檔文件的整理 目錄內(nèi)容的填寫 5 日期 即文件的形成時(shí)間 它是文件的重要特征之一 反映文件產(chǎn)生的時(shí)代背景 是查找檔案的常用途徑 1 在表示年度的數(shù)字后回行填 將表示月 日的數(shù)填寫在下一行 形成2排8位數(shù)填寫法 不宜橫著擠在一排填寫 2 沒有日期的也有幾種情形可根據(jù)文件內(nèi)容判定一個(gè)恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間 不能確定具體日期的 可用0補(bǔ)齊 6 頁(yè)數(shù) 即填寫一份文件的總頁(yè)數(shù) 三 歸檔文件的整理 7 備注 填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說(shuō)明的情況 包括密級(jí) 缺損 修改 補(bǔ)充 移出 銷毀 等等 如果需要說(shuō)明的內(nèi)容較多 備注欄難以填寫時(shí) 可在備注欄中加 號(hào) 再將具體內(nèi)容填入備考表 目錄內(nèi)容的填寫 1 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型 2 為使手工檢索力爭(zhēng)達(dá)到快捷 高效的要求 可在歸檔文件目錄右上角加設(shè)選擇項(xiàng) 如機(jī)構(gòu) 盒號(hào)或保管期限等 3 歸檔目錄要求打印一式多套 一套隨文件入盒 另外幾套應(yīng)根據(jù)分類方案按不同保管期限加上封面將目錄匯編裝訂成冊(cè)交檔案室保存?zhèn)溆?三 歸檔文件的整理 編制目錄的要求 六 件 的編目 責(zé)任者填錯(cuò) 如責(zé)任者填寫不當(dāng) 太簡(jiǎn)化 不規(guī)范的簡(jiǎn)稱 如 本廳 本公司 本校 或相同的打點(diǎn)等 個(gè)人責(zé)任者沒填寫與文件相應(yīng)的職務(wù) 文件上無(wú)責(zé)任者的沒有考證或考證出的責(zé)任者沒有加方括號(hào) 文號(hào)填錯(cuò) 如只填文件的順序號(hào) 卻省略了發(fā)文的代字 年度 有的將會(huì)議文件材料參見號(hào) 內(nèi)部刊物期號(hào) 圖紙?zhí)柕茸魑奶?hào)填寫 三 歸檔文件的整理 在歸檔文件編目中的錯(cuò)誤 六 件 的編目 三 歸檔文件的整理 六 件 的編目 歸檔文件目錄制作要求歸檔文件目錄用紙采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙橫排或豎排歸檔文件目錄應(yīng)打印裝訂成冊(cè)并編制封面歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱 年度 保管期限 機(jī)構(gòu) 問(wèn)題 等項(xiàng)目 三 歸檔文件的整理 歸檔文件目錄封面 三 歸檔文件的整理 七 件 的裝盒 將歸檔文件按所編件號(hào)順序裝入檔案盒 1 不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒 2 不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)入同一盒 3 不同機(jī)構(gòu) 或問(wèn)題 形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一盒 即使某些機(jī)構(gòu) 或問(wèn)題 形成的文件數(shù)量不多 裝不滿一盒時(shí) 也不宜將其他檔案混入一起 而應(yīng)通過(guò)挑選不同厚度的檔案盒來(lái)解決 4 裝盒的順序 歸檔文件目錄 歸檔文件 備考表 三 歸檔文件的整理 裝盒的要求 備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后 用以對(duì)盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說(shuō)明 備考表是機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)歸檔文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施 1 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說(shuō)明的情況 包括 文件收集的齊全完整程度 文件本身的狀況 如字跡模糊 缺損等 整理工作完畢后文件如有修改 補(bǔ)充 移出 銷毀等情況 三 歸檔文件的整理 備考表的填寫 七 件 的裝盒 2 整理人 填寫負(fù)責(zé)