辦公文秘_秘書工作實務基本培訓

秘書工作實務 2012年7月 一 秘書工作機構 秘書機構有狹義與廣義之分 狹義的秘書機構 是指擔負文書性工作 并直接為領導工作服務的辦事部門 如辦公室的秘書 文書 機要等業(yè)務部門 廣義的秘書機構 是指凡具有參謀助手 溝通協(xié)調(diào) 督促檢查的等功能 并為領導工作和機關工作服務的辦事部門 如辦公室的秘書 文書 機要 調(diào)研 協(xié)調(diào) 督察 信訪 接待和值班等業(yè)務 辦公廳 中央 省 部級的秘書機構名稱 國務院辦公廳是協(xié)助國務院領導同志處理國務院日常工作的機構 其主要職責有 一 負責國務院會議的準備工作 協(xié)助國務院領導同志組織會議決定事項的實施 二 協(xié)助國務院領導同志組織起草或審核以國務院 國務院辦公廳名義發(fā)布的公文 三 研究國務院各部門和各省 自治區(qū) 直轄市人民政府請示國務院的問題 提出審核意見 報國務院領導同志審批 七 處理群眾來信 接待群眾來訪 及時向黨中央 國務院領導同志報告來信來訪中提出的重要建議和反映的重要問題 辦理黨中央 國務院領導同志交辦的有關信訪事項 八 根據(jù)國務院領導同志的指示 組織專題調(diào)查研究 及時反映情況 提出建議 九 負責國務院值班工作 及時向國務院領導同志報告重要情況 協(xié)助處理各部門和各地區(qū)向國務院反映的重要問題 十 做好行政事務工作 為國務院領導同志服務 十一 辦理國務院領導同志交辦的其他事項 摘自國辦發(fā) 1998 31號文 中央和省級 中級組織 基層 小企業(yè) 機構設置 二 秘書工作職責 秘書工作職責 一 參謀政務 參謀政務職責具體體現(xiàn)在綜合文稿寫作 信息收集反饋 對外宣傳報道 督促工作落實等等 從這個意義上說 秘書部門是輔助領導決策 促進工作落實的 參謀部 義理 講道理 有見解 考據(jù) 材料準確 辭章 有好的表現(xiàn)形式 涉及文章的語言 章法和風格等許多方面 綜合文稿寫作 文章和文件都應當具有這樣三種性質 準確性 鮮明性 生動性 準確性屬于概念 判斷和推理問題 這些都是邏輯問題 鮮明性和生動性 除了邏輯問題以外 還有辭章問題 毛主席 三性說 什么是好的機關文稿 習近平副主席在中央黨校的講話 短 實 新 什么是好的機關文稿 什么是文章 文章是客觀事物的反映 文章的目的是反映客觀實際 反映事物的本質和規(guī)律 領導干部 領導部門的文章 都是圍繞現(xiàn)實生活和實際工作提出問題 分析問題和解決問題而展開的 李瑞環(huán)在全國政協(xié)工作經(jīng)驗座談會上的講話 信息收集反饋 信息是決策的基礎和依據(jù) 及時 準確 全面地反映重要情況 對領導科學決策具有重要意義 主要是反映上級領導調(diào)研檢查 重要會議活動 年度 季度和階段性重點工作 存在的問題及對策 具有推廣價值的工作經(jīng)驗 有參考價值的各種專題調(diào)研報告等 信息報送要注重時效性 實用性 同時要堅持喜憂兼報的原則 力求上級領導全面及時了解情況 在實際工作中 可以采用定期通報信息報送情況 定期發(fā)布信息報送要點以及量化考核制度 激勵各單位及時報送信息 還發(fā)現(xiàn)信息報送存在質量問題 有的基層單位把握不住信息的重點 雖然報送了很多信息 但反映不出工作的關鍵點 采用率不高 對外宣傳報道 新聞宣傳工作是各單位中心工作的重要組成部分 也是單位的重要窗口 宣傳工作做得好 對內(nèi)可以統(tǒng)一思想 凝聚力量 調(diào)動的積極性 對外可以樹立良好形象 形成有利于發(fā)展的輿論環(huán)境 重大事件的宣傳做不好 就有可能會造成思想混亂 工作被動 甚至是無法估量的損失 洪澇災害 干旱缺水 水土流失 水污染 在黨史資料上 可以看見毛澤東多次對新華社 解放日報社的有關文章如何發(fā)表的口徑語氣的批示 人民解放軍解放南陽 毛澤東親自寫了報道 而那一篇在國共重慶談判前寫下的 沁園春 雪 更是一首出自領袖之手波瀾壯闊 空前絕后的詩文 讓蔣介石自愧不如 更是埋在蔣思想深處的一顆重磅炸彈 令蔣在談判前遜色三分 督促工作落實 無論是機關 單位還是企業(yè) 工作落實都是特別重要的 好的政策 意見得不到落實 工作就會陷入被動 督辦督查工作是貫徹上級精神 保證決策實施 狠抓工作落實的重要手段 是提高執(zhí)行力的有效途徑 在實際工作中 可以采取分類督辦的方法 對上級領導批示 本單位領導批示 辦公會研究確定事項 以及重要限時辦理事項分別建立臺賬 及時督辦 二 管理事務 管理事務職責具體體現(xiàn)在公文辦理 會務 日程安排 值班安排 檔案 保密等方面 主要是機關單位中心工作輔助性的事項 公文辦理流程 收文 登記編號 初審 擬定擬辦意見 呈單位領導審簽 分辦 督辦 整理歸檔發(fā)文 擬文 報部門領導審簽 文秘部門審核 文秘部門領導復審 單位領導審簽 編號 印刷 用印 發(fā)文 公文處理的依據(jù) 黨政機關公文處理工作條例 中辦發(fā) 2012 14號 黨政機關公文格式 公文辦理常見問題 1 文種使用錯誤 最常見的是 報告 中夾帶 請示 事項 這種情況下 文種須使用 請示 2 行文關系錯誤 有的同級部門之間用 請示 有的越級行文 有的 請示 主送兩個單位 有的主送領導個人 3 文件格式錯誤 有的文號六角方括號寫成方括號 有的 請示 未標注簽發(fā)人 有的請示沒有附注等等 會務工作流程 會前 確定會議主題與議題 確定會議名稱 確定會議規(guī)模與規(guī)格 明確會議組織機構 制定會議經(jīng)費預算方案 明確會議所需設備和工具 確定會議時間與會期 確定與會者名單 選擇會議地點 安排會議議程和日程 制發(fā)會議通知 安排食住行 準備會議文件材料 制作會議證件 布置會場 會場檢查 會議報到 安排食宿 發(fā)放材料 開會 會議報到 會場檢查 主席臺座位安排 會后 會議宣傳報道 會議材料整理歸檔 印發(fā)領導講話 會議貫徹落實督查 貫徹落實情況收集反饋 形成綜合材料報送領導 除了大規(guī)模的會議以外 一般的機關 單位日常工作中都離不開會議 包括領導辦公會 專題會等等 秘書要做好會議通知 會議記錄 會議紀要 及時督促落實等等工作 情景案例 波揚公司準備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會 參加的有本單位 外單位的人員 總經(jīng)理讓秘書部門負責安排 會上要放映資料電影 進行產(chǎn)品操作演示 而公司沒有放映機 租借放映機的任務交給了總經(jīng)理秘書劉秘書 會議的召開時間是8月9日上午十點整 而資料放映時間是十點十五分 劉秘書打電話給租賃公司 要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準時把放映機送到黎明大廈的會議廳 9日上午 會議開幕前 波揚公司的秘書們正在緊張地做著最后的準備工作 劉秘書一看表 呀 已經(jīng)九點五十分了 放映機還沒有送到 劉秘書馬上打電話去問 對方回答機器已送出 眼看著各地來賓已陸續(xù)進場 劉秘書心急如焚 思考 1 假如你是劉秘書 如果放映機在十點十分還未送到 應該如何處理 假如你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程 2 召開大型會議前各種準備工作 包括音響 電子類裝置應提前多少時間安排 日程安排 準確掌握領導工作安排 包括重大會議 重要事項 外出調(diào)研等等 編制日程安排表 為領導安排下一步工作提供參考 值班安排 安排好雙休日 節(jié)假日值班工作 排出值班表 以便出現(xiàn)問題時能夠及時解決 檔案工作 做文秘工作要特別注意資料收集整理 一般是邊工作邊整理 可以準備若干個文件夾 每一項工作做完后 及時將有關資料存到相應文件夾內(nèi) 重要文件編號管理 辦完后及時歸檔 重大會議 重大活動結束后 要及時將相關資料整理歸檔 同時 檔案工作也是對機關 單位工作歷程的完整記錄 做好檔案工作十分關鍵 保密工作 每個公民都有保密工作的職責 特別是秘書崗位 保密工作異常重要 不僅要保守國家秘密 還要保守商業(yè)秘密和個人隱私 三 做好服務 后勤服務 主要包括辦公室管理 水 電 空調(diào) 車輛等工作 工作繁雜 事務很多 需要分清主次 耐心細致做好 公務接待 公務接待工作也是樹立形象的重要工作 要安排妥當時間 地點 會場 材料 用餐 車輛等等 同時又要考慮到對方的習慣等多方面的因素 做好公務接待也是非常難的 三 秘書工作的原則 綜合性與專業(yè)性相統(tǒng)一秘書部門不是領導機關的業(yè)務部門 而是機關的綜合部門 所涉及的內(nèi)容和范圍相當廣泛 具有較強的綜合性 包括起草綜合性的文電 提供綜合性的信息 進行綜合性的調(diào)研 處理綜合性的事務 綜合各部門的情況 辦理不屬于業(yè)務部門職責范圍內(nèi)的事務 綜合性又不完全等同于廣泛性 更重要的是對各種情況或信息進行去粗求精 去偽存真 由此及彼 由表及里的分析 歸納 抽象和概括 使之由個別上升到一般 由現(xiàn)象深入到本質 總結出規(guī)律性的東西 這種綜合才是秘書工作的真正內(nèi)涵 這就要求秘書工作人員必須有全局觀念 立足工作全局 站在領導的高度觀察 分析和處理問題 必須要有較寬的知識面 成為本系統(tǒng) 本單位的 通才 和 雜家 以適應駕馭全局的工作需要 另一方面 秘書工作又具有很強的專業(yè)性 秘書工作有著自己獨特的工作規(guī)律和職業(yè)技能 從事文秘工作的人員要熟悉公文辦理 公務接待 會務安排等各項工作流程 對繁瑣的工作要能做到得心應手 主動性與被動性相統(tǒng)一由于秘書主要是為領導 為機關 為基層服務 受到各種因素制約 所以 工作的被動性非常強 沒有上班下班 經(jīng)常加班加點 但是 秘書工作又不能完全陷于被動之中 要超前謀劃 主動作為 做到 例行公事提前辦 信息工作隨手做 資料收集不能停 突發(fā)事件立即辦 宏觀的被動之中 尋求微觀主動 整體被動的態(tài)勢下 尋求局部主動 做到不越位 不盲從 忙而不亂 有序推進各項工作 原則性與靈活性相統(tǒng)一做任何工作 都要堅持原則性與靈活性的統(tǒng)一 原則性是由事業(yè)的方向 目標決定的 失去原則性 就失去了大方向和總目標 即使工作取得一點成績也沒有意義 靈活性是由事業(yè)的復雜性 艱巨性和曲折性決定的 許多事情人們無法預料 也不可能按人們設計的方向發(fā)展的 在大是大非面前 要堅持原則 毫不動搖 遵守法律法規(guī) 維護大局利益 在細節(jié)方面 要堅持有利于工作 有利于解決問題 靈活處理 隨機應對 不拘泥于陳規(guī) 四 秘書工作的要求 突出一個 文 字文字能力是機關工作 文秘工作的最重要的能力之一 可以說 文字能力是秘書工作者的安身立命之本 文字能力不僅體現(xiàn)在對語言文字的駕馭上 更體現(xiàn)在對工作的了解程度上 一篇好的文稿 不僅要在謀篇布局 遣詞造句上下功夫 而且要做到正確傳達上級精神 準確體現(xiàn)領導意圖 如實反映現(xiàn)實情況 具有很強的針對性 可操作性 這是需要相當高的綜合素質和分析綜合能力才能做得到 不是一朝一夕就可以實現(xiàn)的 突出一個 細 字文秘工作無小事 任何一點疏忽大意 都有可能造成無法估量的后果 后患無窮 任何