辦公文秘_秘書工作的內(nèi)容

第四章秘書工作 案例 協(xié)助服務(wù)與秘書工作范圍 畢業(yè)于名牌大學(xué)的蘇云躊躇滿志地踏上了外企秘書的工作崗位 今天是她上班的第一天 一路上蘇云想象著她的工作 在電腦桌前熟練地進(jìn)行電腦操作 用流利的英文為總經(jīng)理書寫函件 聚光燈下 從容地主持對外活動 她興沖沖地趕到辦公室報到 老外經(jīng)理淡淡地看了她一眼 然后吩咐說 請?zhí)K小姐先把辦公室收拾一下 蘇云一愣 但立即按照經(jīng)理的吩咐做了起來 將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位 將茶幾上喝過的杯子 裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈 然后對辦公室的地面進(jìn)行除塵 這一切做完以后 蘇云對經(jīng)理說 辦公室收拾好了 請問經(jīng)理 還有什么吩咐 蘇云心想 這下該讓我起草文件了吧 可是沒想到 經(jīng)理頭也不抬地說 請幫我倒杯水 于是蘇云泡了一杯熱的茶水端了過去 對不起 我要的是白開水 經(jīng)理揮了揮手說 蘇云趕忙又去換了一杯熱的白開水 對不起 蘇小姐 我要的是冷水 經(jīng)理有點(diǎn)不耐煩地說 她只好去換第三杯水 這才讓經(jīng)理滿意 這以后 經(jīng)理又吩咐她去做了很多的瑣事 寄信 購買打印紙 煮咖啡等等 一整天就這樣匆匆過去了 第一天的工作經(jīng)歷 讓蘇云很失落 苦讀了四年大學(xué) 為了提高英語水平 熟練操作電腦 甚至本末倒置 白天上課懶洋洋 晚上拼命讀夜校 為的就是能獲得體面的外企秘書職業(yè) 沒想竟然要像傭人那樣為別人打掃衛(wèi)生 端茶倒水 跑腿 這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來干 蘇云的心里充滿了困惑 問題 秘書人員究竟應(yīng)做哪些工作 文件擬稿 會議安排 給客人送咖啡 購買辦公文具 給上司的夫人買生日禮物 第一節(jié)秘書工作的內(nèi)容 作業(yè) 必做題 查找一篇文獻(xiàn) 女秘書工作 典型的一日 主人公蘇珊為美國一家飲料公司地區(qū)分公司的行政助理 文獻(xiàn)依時間順序記錄了她一天的具體工作 閱讀后將蘇珊一天的主要工作歸納出來 結(jié)合蘇珊助理一天的表現(xiàn) 分析歸納蘇珊的優(yōu)秀之處 作為秘書 值得大家學(xué)習(xí)的地方 常言為 三辦 辦文 辦會 辦事 文書 事務(wù) 一般管理 年輕一代的高級管理人員大多如此 他們把秘書應(yīng)做的工作理解得無邊無際 英一管理咨詢公司秘書吉爾 弗瑞依據(jù) 權(quán)威機(jī)關(guān)的規(guī)定及組織機(jī)構(gòu)的崗位職責(zé)規(guī)定 現(xiàn)實(shí)狀況 政府秘書長和辦公廳主任任務(wù) 協(xié)助首長綜合情況 研究政策 推行工作協(xié)助首長密切各方面的工作聯(lián)系協(xié)助首長掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部統(tǒng)一戰(zhàn)線工作協(xié)助首長掌管保密工作掌管機(jī)要工作主持日常行政事務(wù) 包括公文處理 會議組織 檢查與督促政府決議的執(zhí)行等事項 掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作 包括機(jī)關(guān)財務(wù) 生活管理 學(xué)習(xí)娛樂活動等事項 關(guān)于各級政府機(jī)關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定 辦公廳至少有這樣一些任務(wù) 一是為領(lǐng)導(dǎo)提供情況 二是為領(lǐng)導(dǎo)決策以后參加貫徹實(shí)施 三是對黨委決策前后出現(xiàn)的一些矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào) 還要做好文件把關(guān) 四是處理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的一些日常事務(wù) 江澤民 一名經(jīng)營鉆石的公司總經(jīng)理秘書的 工作職能 1 崗位名稱 秘書2 直接上級 總經(jīng)理3 本職工作 企業(yè)的辦公程序及行政事務(wù)管理 4 主要職能 辦公程序 1 文件的擬 收 發(fā) 存 歸類 立檔 2 召開會議 會議紀(jì)要 3 掌印 開具企業(yè)一切對外證明 加蓋公章 需授權(quán) 4 檢查 檢查公司的一切程序是否得到執(zhí)行 5 負(fù)責(zé)所有文件的打字 復(fù)印 6 制作總經(jīng)理會議邀請信 并擔(dān)當(dāng)該會議接待員 7 保持辦公室整潔 做好來賓的接待工作 8 傳達(dá)總經(jīng)理的各項工作指令 及時檢查是否得到執(zhí)行 迅速反饋信息 同時提出解決的意見 5 兼管職能 1 公司大事記 2 統(tǒng)計 為企業(yè)提供各項統(tǒng)計數(shù)字 3 司機(jī)管理 4 參加合同條款的討論和簽約 5 市場分析 市場調(diào)查 6 公司宣傳 促銷活動 P0P廣告設(shè)計 制作 7 不管部 總則 程序化 科學(xué)化 規(guī)范 高效 細(xì)心 創(chuàng)造性 小事不過日 大事不過周 一 秘書工作內(nèi)容 教材 政務(wù)性工作業(yè)務(wù)性工作事務(wù)性工作 政務(wù)性工作 日常事務(wù)性工作 目前我國政府機(jī)關(guān)與企事業(yè)單位的秘書常規(guī)工作大致有以下十多項 文書撰寫與文字記錄文書處理檔案管理 文檔管理 文書處理程序及分工示意圖 以局機(jī)關(guān)為例 負(fù)責(zé)單位外收發(fā)內(nèi)收發(fā)辦文部門機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)印廠或人員 各處 室 各處 室部門負(fù)責(zé)人打字室文書人員 承辦人員 收收登分文進(jìn)記送收啟登分批辦進(jìn)封記送擬辦歸注承辦卷辦草擬審核簽發(fā)繕印發(fā)發(fā)裝登注蓋復(fù)文出封記發(fā)印核 會務(wù)工作 辦公室管理和機(jī)關(guān)日常事務(wù)管理 辦公室環(huán)境管理 辦公設(shè)備和用品的采購 保管與發(fā)放 印信管理 公車及會議室管理 電話處理 郵件處理 值班工作等 日程安排 工作日志例表 上司用 03年3月25日星期二 工作日志例表 秘書用 03年3月25日星期二 案例 嶺南公司蘇秘書第一次陪同年過半百的王經(jīng)理去北方一大成市出差 住在一所比較偏僻的招待所里 王經(jīng)理吩咐他去拍一份加急電報 蘇秘書在招待所門口向過路人打聽郵局地址后 換乘了兩路公共汽車 來回花了4元錢 用了半天時間 才把電報發(fā)了出去 第二天早晨 他在陪領(lǐng)導(dǎo)散步時 無意中發(fā)現(xiàn)離招待所不遠(yuǎn)處就有一家郵局 十分后悔 此后 他便養(yǎng)成習(xí)慣 到外地出差 安排好往處 待領(lǐng)導(dǎo)休息后 第一件事就是熟悉周圍環(huán)境 特別是交通 郵電等情況 他沒有料到 在又一次出差途中 王經(jīng)理由于旅途勞累 患了重感冒 夜半三更找車 找醫(yī)院 問醫(yī)生 忙得他恨不得長出三頭六臂來 以后出差 他多了個心眼 打聽醫(yī)院 醫(yī)生情況 一次 他陪同王經(jīng)理出差 王經(jīng)理去參加一個會議 他一人呆在屋里閑得無聊 便趁機(jī)上街辦點(diǎn)私事 準(zhǔn)備午飯前趕回來 不料路上交通堵塞 直到下午兩點(diǎn)鐘才趕回住地 王經(jīng)理在開會中間出來 要找他辦一件急事 怎么也找不到 急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn) 為此嚴(yán)厲地批評了他 以后蘇秘書隨領(lǐng)導(dǎo)出差時 又注意離開領(lǐng)導(dǎo)時事先打招呼 或?qū)懥粞詶l 或打電話請假 以免領(lǐng)導(dǎo)不知去向 心中著急 在實(shí)踐中 蘇秘書不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn) 完善自己的服務(wù) 蘇秘書認(rèn)為 隨從領(lǐng)導(dǎo)出差 特別是上了年紀(jì)的領(lǐng)導(dǎo)人 身體有病的領(lǐng)導(dǎo)人出差 更應(yīng)細(xì)心照顧 不能掉以輕心 要積極主動 認(rèn)真負(fù)責(zé) 從領(lǐng)導(dǎo)出差的使命 準(zhǔn)備資料到領(lǐng)導(dǎo)的飲食起居和乘車 方方面面 秘書都應(yīng)周密考慮 細(xì)心關(guān)照 不能有半點(diǎn)馬虎大意 有一次 他隨一位年過7旬的老領(lǐng)導(dǎo)去北京開會 預(yù)訂返程軟席時 由于交代不細(xì)致 結(jié)果買到的是兩張上鋪票 讓老領(lǐng)導(dǎo)爬上爬下 雖然領(lǐng)導(dǎo)沒說半句怨言 但他心時十分難受 出差服務(wù) 安排落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)活動包括 出差日程管理 與相關(guān)單位聯(lián)系和協(xié)調(diào) 安排交通工具 住宿地點(diǎn) 出差費(fèi)用報銷 隨從工作等 接待工作 案例 琳達(dá)是某公司財務(wù)總監(jiān)的秘書 每年到二月底 她就發(fā)現(xiàn)上司特別忙碌 經(jīng)常把財務(wù)部門的幾個經(jīng)理頻繁地找來 通宵達(dá)旦的研究問題 而在平常很難出現(xiàn)這種情況 剛給財務(wù)總監(jiān)當(dāng)秘書時 琳達(dá)并不知道這是為什么 只是覺得有些特別 所以 她不知道自己要主動做些什么 從去年起她才開始知道 作為一家上市公司 公司每年三月底之前要向社會公開財務(wù)決算報告 由于對外發(fā)布公司報告會影響公司股票價格 事關(guān)重大 所以上司要與那幾個經(jīng)理密切磋商 由于了解了這一點(diǎn) 今年琳達(dá)不需要上司交代 過完元旦就將做決算報告所需要的相關(guān)數(shù)據(jù)都準(zhǔn)備好了 信息資料工作 信息的收集 整理 加工利用 傳遞 存貯 反饋 案例 淘金單位網(wǎng)站管理調(diào)查研究案例 疏通 瓶頸 參謀咨詢案例 列席代表的一票否決 督查工作協(xié)調(diào)工作領(lǐng)導(dǎo)間 上下級間 部門間 單位間等關(guān)系的協(xié)調(diào) 項目 工作計劃的協(xié)調(diào) 公文 會議的協(xié)調(diào) 信訪工作 處理人民來信 來電 接待人民群眾來訪的工作 保密工作保密工作是為達(dá)到保密目的所采取的必要手段與措施 重點(diǎn)環(huán)節(jié) 文件保密 會議保密 通訊保密 涉外保密 宣傳報道保密 計算機(jī)保密等 其他 照顧上司 輔導(dǎo)新秘書 公關(guān)工作 談判工作 臨時交辦事項 突發(fā)事件處理等 注意 秘書工作內(nèi)容是隨著社會的發(fā)展而變化的 從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事 又出謀獻(xiàn)策 從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息 從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理 從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù) 第三次全國秘書長 辦公廳主任座談會 65 的執(zhí)行人員預(yù)見 秘書職稱將在2005前加入 協(xié)調(diào)者 字眼以反映秘書這方面的工作 來自美國一項調(diào)查 秘書工作 外延的模糊性 第二節(jié)秘書工作的性質(zhì) 特點(diǎn)及作用 一 秘書工作的性質(zhì) 輔助性秘書工作圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開 為領(lǐng)導(dǎo)活動提供直接或間接的服務(wù) 秘書工作要服從于領(lǐng)導(dǎo)工作 領(lǐng)導(dǎo)工作處于主導(dǎo)地位 秘書工作處于從屬地位 秘書工作行為的發(fā)生多具有被動性 遵命而作 受制于領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神 思考題 在一個組織機(jī)構(gòu)整個管理體制中 領(lǐng)導(dǎo)工作為何需要秘書工作來加以輔助 精力不夠 智慮有失 知識有限等 綜合性 上管天文地理 下管雞毛蒜皮 大事要抓 小事要管 領(lǐng)導(dǎo)工作的綜合性決定了秘書工作的綜合性 秘書部門通過綜合性的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作 可以加強(qiáng)各職能部門之間的有效聯(lián)系 發(fā)揮最優(yōu)的行政效益 機(jī)密性秘書工作部門往往都是一個單位機(jī)密信息的集散處 秘書部門很多工作都會涉及到單位的機(jī)密與領(lǐng)導(dǎo)的隱私 文件保密電子計算機(jī)保密會議保密通訊保密涉外保密宣傳報道的保密科技保密 事務(wù)性 務(wù)虛 與 務(wù)實(shí) 工作目標(biāo)同一 但職權(quán)任務(wù)有差異 只有搞好事務(wù)工作 才能使領(lǐng)導(dǎo)從事務(wù)中擺脫 更高效地進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo) 二 秘書工作的特點(diǎn) 秘書工作自身所面臨的矛盾 一 被動性與主動性的統(tǒng)一 輔助地位決定工作中的被動性 要我做什么 我就做什么 受制于領(lǐng)導(dǎo)的意圖與指示工作具有不可預(yù)測性 國內(nèi)的女秘書大都年輕漂亮 個性較強(qiáng)又任性 多數(shù)未經(jīng)過培訓(xùn) 欠專業(yè)化 被動性工作 責(zé)任心較差 工作起來像個鬧鐘 擰一下 轉(zhuǎn)一下 某跨國公司駐華某企業(yè)的總經(jīng)理 從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事 又出謀獻(xiàn)策 從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息 從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理 從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱幹鲃臃?wù) 第三次全國秘書長 辦公廳主任座談會 我還能做什么 工作性質(zhì)的輔助性 工作要求的主動性被動中尋求主動 做到被動與主動的矛盾統(tǒng)一 案例 優(yōu)質(zhì)服務(wù)與工作差距大學(xué)同窗王芳和李蘭同時應(yīng)聘在某農(nóng)產(chǎn)品超市當(dāng)辦公室文員 不久 李蘭受到總經(jīng)理的青睞 一再被提升 可工作起來同樣肯吃苦的王芳卻一直在做著文員 終于一天王芳忍無可忍 向總經(jīng)理提出辭呈 并痛斥總經(jīng)理用人不公 總經(jīng)理聽完后說 年輕人 別忙著辭職 先幫我到今天的集市上看看 有什么可賣的 王芳從集市回來說 只有一個農(nóng)民拉一車土豆在賣 一車大約有多少袋 多少斤 總經(jīng)理問 王芳又跑回去 回來說有10袋 價格是多少 總經(jīng)理又問 王芳欲再次跑回集市 總經(jīng)理望著氣喘吁吁的她說 請息會兒吧 你可以看看李蘭是怎么做的 說完 叫來李蘭對她說 請你馬上到集市上去看看 今天有什么可賣的 李蘭很快從集市上回來了 匯報說到現(xiàn)在為止 只有一個農(nóng)民在賣土豆 有10袋 價格適中 質(zhì)量很好 她帶回幾個讓總經(jīng)理看看 這個農(nóng)民過會兒還將弄幾筐西紅柿上市 據(jù)李蘭看價格還公道 這種價格的西紅柿總經(jīng)理可能會要 所以 她不僅帶回了幾個西紅柿做樣品 還把那個農(nóng)民也帶來了 他現(xiàn)在正在外面等著回話呢 面對著一切 王芳忽然明白了 李蘭比她多想了幾步 于是她在工作上總會取得成功 問題 如何做到被動與主動的統(tǒng)一 案例 我還能做什么 孫巖從學(xué)校秘書專業(yè)畢業(yè)后 一步就邁進(jìn)了某省大煙草公司當(dāng)了總經(jīng)理的秘書 專業(yè)對口 薪水又高 讓她的同學(xué)很眼饞 但她的每一天卻是在郁悶中度過的 因?yàn)闆]有人拿她太當(dāng)回事 總經(jīng)理認(rèn)為孫巖能把收文件 發(fā)文件 打字 復(fù)印 接打電話 端茶倒水這些瑣事做好就已經(jīng)不易了 在年輕的經(jīng)理們眼里 她只不過是專門干雜事的小職員 所以只拿一些雜七雜八的事情讓她做 同事們也只把她當(dāng)作一個活蹦亂跳的小丫頭 常常叫她學(xué)學(xué)舌兒 跑跑腿兒 她內(nèi)心的苦沒有人知道 每天早晨上班還得逼迫自己裝得像個早晨的太陽 光輝燦爛 英姿勃發(fā) 近日 公司要舉辦10周年慶典 規(guī)模很大 還要邀請本市領(lǐng)導(dǎo)和商業(yè)企業(yè)界名流 這個信息她是從領(lǐng)導(dǎo)們閑聊中聽來的 孫巖亢奮得一夜沒睡 她在勾勒煙草公司10周年慶典的會議策劃方案 在學(xué)校時 這種策劃方案曾經(jīng)作為秘書專業(yè)實(shí)訓(xùn)專題和創(chuàng)業(yè)大賽項目 她曾經(jīng)經(jīng)歷過 當(dāng)公司準(zhǔn)備籌劃慶典并已經(jīng)列入議事日程時 總經(jīng)理提議該 策劃方案 要向全公司員工征集 當(dāng)然 孫巖那已有準(zhǔn)備的 慶典策劃方案 獲得票數(shù)第一 對于現(xiàn)代秘書來說 要我做什么 我就做什么 是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的 還需要知道 我還能做什么 案例 好心做壞事 陳麗在公司當(dāng)了三年的前臺秘書 她一向干事勤快 禮貌周到 與同事相處融洽 公司考評時 對她的總體評價不錯 正巧 銷售部劉經(jīng)理秘書因事辭職 公司人事部就安排陳麗去給劉經(jīng)理當(dāng)秘書 上任第一天 陳麗早早到達(dá)辦公室 做好上班前的準(zhǔn)備工作 想給劉經(jīng)理留個好印象 她先收拾劉經(jīng)理的辦公室 發(fā)現(xiàn)辦公桌很亂 堆了一桌了的文件 陳麗就把文件 資料整理好摞整齊 最后看到桌上有兩張皺巴巴的紙 正反面被寫得亂七八糟 有數(shù)字 有箭頭 有圖形 心想這應(yīng)該是沒用的廢紙 就把紙扔到了廢紙簍 然后將廢紙簍里垃圾倒在公司的垃圾通道里 清理完劉經(jīng)理的辦公室后 她回到自己的辦公室 整理完畢后 就打開秘書工作日志 查看今天的工作安排 這時 劉經(jīng)理到了 陳麗趕緊站起向劉經(jīng)理打招呼 劉經(jīng)理向她點(diǎn)關(guān)示意后走進(jìn)自己的辦公室 過一會 劉經(jīng)理出來問她 陳秘書 你整理我的辦公室了嗎 陳麗說 是啊 心想 劉經(jīng)理是不是看到他的辦公室那么整潔 專門過來表揚(yáng)她的吧 正美著呢 又聽劉經(jīng)理問她 那你把我桌上那兩張紙放在哪兒了 我到處找也沒找著 陳麗說 扔了 我看那是兩張沒用的廢紙 就幫您把它跟其它垃圾一起扔到垃圾通道了 劉經(jīng)理一聽 火冒三丈 厲聲說 廢紙 那是我花了兩天時間絞盡腦汁想出來的銷售方案的草稿 誰允許你亂扔我的東西的 誰允許的 難道你是第一天出來做秘書嗎 說完 怒氣沖沖地走了出去 陳麗目瞪口呆 沮喪極了 案例 把握分寸 糟了 糟了 王總放下電話 就叫了起來 那家便宜的東西 根本不合規(guī)格 還是原來林老板的好 他狠狠地捶了一下桌子 可是 我怎么那么糊涂 寫信把他臭罵一頓 還罵他是騙子 這下麻煩了 是啊 秘書張小姐轉(zhuǎn)身站起來 我那時候不是說了嗎 要您先冷靜 冷靜 再寫信 您不聽啊 都怪我在所氣頭上 想這小子過去一定騙我 要不然別人怎么那樣便宜 王總來回踱著步子 指了指電話 把電話告訴我 我親自打過去道歉 秘書一笑 走到王總桌前 不用了 告訴您 那封信我根本沒寄 沒寄 對 張小姐笑吟吟地說 嗯 王總坐了下來 如釋重負(fù) 停了半響 又突然抬頭 可是我當(dāng)時不是叫你立刻發(fā)出嗎 是啊 但我猜到您會后悔 所以壓下了 張小姐轉(zhuǎn)過身 歪著頭笑笑 壓了三個禮拜 對 您沒想到吧 我是沒想到 王總低下頭去 翻記事本 可是 我叫你發(fā) 你怎么能壓 那么最近發(fā)南美的那幾封信 你也壓了 我沒壓 張小姐臉上更亮麗了 我知道什么該發(fā) 什么不該發(fā) 你做主 還是我做主 沒有想到王總居然霍地站起來 沉聲問 張小姐呆住了 眼眶一下濕了 說到 我 我做錯了嗎 你做錯了 王總斬釘截鐵地說 張小姐被記了一個小過 是偷偷記的 公司里沒人知道 但是好心沒報 一肚子委屈的張小姐 再也不愿意伺侯這位 是非不分 的主管 她跑到副總的辦公室訴苦 希望調(diào)到副總的部門 不急 不急 副總笑笑 我會處理 兩天后 果然做了處理 張小姐接取一份解雇通知書 小林的上司是公司負(fù)責(zé)營銷的副總 公司員工上千 銷售額十幾億 可他連個日程表也不讓小林做 有一次 公司董事長問小林她的上司這幾天日程表是怎么安排的 小林只她回答 我問一下副總后再告訴你 董事長以為小林是對自己保密 馬上在電話里破口大罵 氣得小林眼淚汪汪 四 小范是大華房地產(chǎn)公司的秘書 已經(jīng)工作多年 并且工作一向勤勤懇懇 兢兢業(yè)業(yè) 經(jīng)理是個依賴型的人 她能把需要為領(lǐng)導(dǎo)安排的事情做得井井有條 細(xì)致入微 一些文件 報告經(jīng)過她的認(rèn)真處理之后減輕了領(lǐng)導(dǎo)的壓力 領(lǐng)導(dǎo)感覺非常輕松 所以對她也特別滿意 今年公司新?lián)Q了一個王經(jīng)理 聽說比較挑剔 所以同事們都認(rèn)為小范經(jīng)驗(yàn)豐富將與王經(jīng)理有關(guān)的工作都推給了她 某日 將要被公司收購的泰利地產(chǎn)公司送來了一份公司經(jīng)營報告 小范接手之后 發(fā)現(xiàn)報告寫的不成章法 破綻百出 于是進(jìn)行了一定的潤飾 然后交給了王經(jīng)理 出乎她意料之外的是 王經(jīng)理先是問了她一句 這份報告是泰利公司的原稿嗎 看她搖頭之后又說到 請報告負(fù)責(zé)人明天口頭匯報吧 雖然王經(jīng)理沒有多說什么 但是從他不快的表情上小范知道自己做了一件很幼稚的事情 她用自己原來的思維方式處理了這件事情 卻犯了一個很大的錯誤 她立刻微笑著對王經(jīng)理說 很抱歉 王經(jīng)理 我修改了原稿 不過我的電腦里有原稿底樣 我可以立刻打印好給您 剛才我自作主張 是我的失誤 當(dāng)她把原稿放到王經(jīng)理面前的時候 也看見了王經(jīng)理的臉色由陰轉(zhuǎn)晴 心里才稍微放心 問題 以上案例 給你怎樣的啟示 作為如何做到被動與主動的統(tǒng)一 關(guān)鍵 越位問題 人們把說話辦事 處理問題超出其身份 職權(quán)的現(xiàn)象稱為越位 也稱越權(quán) 主要包括決策越位 工作越位 答復(fù)問題越位 禮儀越位等 有領(lǐng)導(dǎo)和下屬兩方面的原因 問題 如何做到被動與主動的統(tǒng)一 常規(guī)性工作 形成規(guī)范 明確程序 不必吩咐即應(yīng)按慣例主動做好 將一些工作制度化 規(guī)范化 在充分了解領(lǐng)導(dǎo) 了解領(lǐng)導(dǎo)工作需要的基礎(chǔ)上 能有效預(yù)測 主動提供一些超前服務(wù) 想領(lǐng)導(dǎo)之所想 急領(lǐng)導(dǎo)之所急 強(qiáng)烈的責(zé)任心 主動工作的精神 積極去發(fā)現(xiàn)問題 有效拾遺補(bǔ)缺 做事靈活 注意分寸把握 注意主動性的 度 既不越權(quán) 也不失職 被動與主動的矛盾統(tǒng)一 被動中尋求主動 究竟如何才可以既發(fā)揮自動自覺的精神 又能恰到好處 并不過分替上司辦妥不勞他囑咐的事呢 真是一種秘書的學(xué)問 方法因人因事 因情因景而異 但萬變不離其宗 倒有幾項法則可循 一就是可以主動做妥公事 但一定要在辦理之前留意后果 如果后果是辦錯了 會牽連甚廣的話 就不要在老板未有明確指示之前動手去干 因?yàn)殄e誤補(bǔ)救不過來時為害更大 二是審視工作性質(zhì)是否處于秘書職責(zé)范圍 梁鳳儀 以下幾種行為是典型的超越秘書職責(zé)范圍的行為 秘書在工作中必須加以注意 1 未授權(quán) 在各部門送上來的報告上簽字蓋章 2 私自代表上司與客人洽談業(yè)務(wù)3 隨便接待或回絕沒有預(yù)約的客人4 詢問會議內(nèi)容5 隨意決定上司的工作日程 案例 把關(guān) 思考題 為什么我國傳統(tǒng)對秘書的要求是 領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥 領(lǐng)導(dǎo)不叫干啥就不干啥 其深層次的原因是什么 秘書工作歷來是 被動的 所謂 領(lǐng)導(dǎo)叫干啥就干啥 不叫干啥別干啥 很多老秘書的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)就是 謹(jǐn)慎小心 別捅婁子 不求有功 但求無過 辛辛苦苦幾十年 混個不大不小的前程 但是 幾乎所有發(fā)達(dá)國家的領(lǐng)導(dǎo)人 成功的企業(yè)家都要求自己的秘書要有主動精神和主動工作的能力 1997年1月28日 新民晚報 載 松下公司總經(jīng)理曾經(jīng)對秘書們這樣灌輸他們的分類標(biāo)準(zhǔn) 最好的員工是任何事情首先自己積極去做 又能將事情做成功的人 其次是積極去做 但失敗的人 第三是消極等待上級指令 但能完成任務(wù)者 最差的是消極等待命令卻又不能完成任務(wù)的人 這位總經(jīng)理感嘆 在中國有時往往是第三種人被認(rèn)為是最好的 許多員工缺乏創(chuàng)造精神 被動等待上級指示 為適應(yīng)競爭 公司總是把創(chuàng)造性的強(qiáng)弱列為員工 特別是管理人員的重要素質(zhì)之一 注意 工作環(huán)境與秘書工作的主動性的充分發(fā)揮的關(guān)系 案例 上鎖 方國雄 秘書工作案例分析 在要害部門工作難 首先就難在嘴巴上 我這個人頭腦簡單 還把心直口快當(dāng)著自己的性格優(yōu)點(diǎn) 嘴巴上說的就是心里想的 而且是想到什么說什么 從不讓它憋在悶在心里頭 到廠辦工作不到兩周 辦公室主任老方就把我找到一邊說 小李呀小李 你嘴巴要上鎖 上鎖 上鎖后用啥吃東西 就是說 要管住自己的嘴巴 不該說的不說 不該問的不問 要注意保密 老方耐心地說 我說錯了什么嗎 我又問 錯倒沒大錯 要注意 大錯就不得了 小錯也要盡量少犯 比如有人問你廠領(lǐng)導(dǎo)在開什么會 你說在研究調(diào)資方案 結(jié)果方案還沒有出臺 說情的 拉關(guān)系的 問消息的無孔不入 弄得領(lǐng)導(dǎo)日夜不安 我這才捂著嘴 知道那天隨口回答哥們的問話鬧出了麻煩 看來當(dāng)個秘書官不上品 還真不簡單哩 我只有按老方說的 嘴巴上鎖了 于是 每當(dāng)別人問話 我總是一問三不知 沒幾天 人們就議論起來 說什么 小李進(jìn)機(jī)關(guān)就擺架子了 什么 小李還沒當(dāng)上官就打起了官腔 老方又找到我 要我注意影響 不要脫離群眾 這就難了 我說 不是您讓我嘴巴上鎖注意保密的嗎 上鎖也不是永遠(yuǎn)不打開呀 老方笑著說 你家里不也是有人就開門無人就上鎖的嗎 該保密的就要保密 不該保密的就不能保密 更不能把自己群眾隔離起來 你說得容易 做起來就難了 二 機(jī)要性與群眾性的統(tǒng)一 辯證地處理好兩者的關(guān)系 既保持警惕性 保守機(jī)密 又不能以強(qiáng)調(diào)機(jī)要性拒群眾于千里之外 脫離群眾 甚至于與群眾格格不入 如何統(tǒng)一 怎么難法 老方笑著說 不難我們試試 我一時興起 想考考這位上司兼長輩 怎么試法 老方問 我問您答 我說 好 那你就問吧 他拉我坐下 方叔 昨天廠辦公會討論的什么 我裝出親熱的口吻問 大概是討論廠里的改革措施吧 他說 聽說是關(guān)于醫(yī)療費(fèi)改革問題 討論的內(nèi)容很多 具體情況我記不大清楚 您是辦公室主任 不是參加了辦公會嗎 怎么記不清楚呢 我逼進(jìn)一層問 這種政策性的大事兒 只能以紅頭文件為準(zhǔn) 公布了才生效 在公布之前 只怕參加會議的人也難說準(zhǔn) 先說出來也有點(diǎn)不妥 你說對吧 不知怎么的 我竟順作老方的思路 說了個 對 字 老方指著我的鼻尖 哈哈笑起來 我也跟著笑了 案例 激將法 時逢東北風(fēng)華礦業(yè)集團(tuán)公司中層干部換屆 公司黨委正緊鑼密鼓地開會 秘書羅凡又是做會議記錄 又是擬寫文件 近幾天總是夜以繼日地忙碌著 科技處的韋副處長近日經(jīng)常光顧秘書處 但又沒什么具體的事要辦 一日 韋副處長剛進(jìn)門就聽到這樣一句話 呦 韋副處長今兒個又想偵察點(diǎn)啥呀 這話剛出口 韋副處長好象受到了什么刺激 忙解釋說 噢 噢 想借報紙看看 文員小張說 你們處訂報紙跟我們處一樣啊 報紙是我訂的 我還不知道 羅凡說 咱們比他們多兩份呢 下面幾天中 韋副處長很少來秘書處了 即使來了 也是辦完事就離開 案例 守口如瓶 方國雄 秘書工作案例分析 案例 號脈與開方 方國雄 秘書工作案例分析 嘴勤 手勤 腿勤 腦勤 三 事務(wù)性與思想性的統(tǒng)一 秘書部門既要參與政務(wù) 又要管理事務(wù) 前者具有很強(qiáng)的思想性與政策性 后者具有很強(qiáng)的事務(wù)性 嘴勤 手勤 腿勤 腦勤 案例 穿山甲與狐貍 譚一平 一個外企女秘書的日記 如果一個秘書像只穿山甲一樣 一天到晚只知道干活 既不動腦子去想問題 也不會想問題 沒有一點(diǎn)靈氣 領(lǐng)導(dǎo)肯定不怎么會喜歡 這種秘書即使不被炒魷魚 也永遠(yuǎn)只能給同事充當(dāng)辦公室里的 菲傭 相反 一個秘書像只狐貍 不踏踏實(shí)實(shí)干活 一天到晚盡打別人的主意 腦子里只是想著如何把秘書當(dāng)作跳板 兩只眼睛整天盯著公司的其他肥缺 這種秘書雖然聰明乖巧 但老板也不一定欣賞 秘書工作的關(guān)鍵是進(jìn)退有度 事務(wù)性與思想性并重秘書人員要有自己的思考和獨(dú)特的見解 不能一味地被事務(wù)性工作牽著鼻子走 沒有獨(dú)立的見解 使自己成為庸庸碌碌的事務(wù)主義者 強(qiáng)調(diào)秘書工作的思想性 并不是說秘書人員不需要做那些繁雜瑣碎的事務(wù) 一個真正優(yōu)秀的秘書 既要像穿山甲 立足現(xiàn)實(shí) 有埋頭苦干的精神 又要像狐貍 胸懷全局 有勤于思考的習(xí)慣 只有這樣 秘書才有可能成為優(yōu)秀的職業(yè)秘書 譚一平 一個外企女秘書的日記 四 綜合性與專業(yè)性的統(tǒng)一 雜家 與 專家 的結(jié)合 五 經(jīng)常性與突擊性的統(tǒng)一 案例分析 一 小王是天津某軟件公司總裁秘書 這天 總裁正召集會議 公司財務(wù)部許總給小王打來電話 你好 小王 我是許杰 許總 你好 大老板 指總裁 明天有空嗎 北京星河證券公司羅總來訪 一起吃頓飯 老板正在開會 等散會后問問他的意思 回頭再打電話給你 你看可以嗎 好的 謝謝 對方掛斷電話 散會后 小王馬上把財務(wù)部許總的意思告訴總裁 總裁想了一會兒 問小王 你看我有必要見這個羅總嗎 小王沒想到總裁會這樣問自己 一時不知道怎樣回答為好 她看到總裁眼睛里露出些許失望的神色 二 小鄭是北京海眾公司總經(jīng)理秘書 這天下午 區(qū)石化公司的余總打電話來打洪總 小鄭知道 洪總與余總是研究生班同學(xué) 關(guān)系很好 不巧 當(dāng)時洪總正在區(qū)里匯報工作 見小鄭一時聯(lián)系不上洪總 余總就說 昨晚他們導(dǎo)師的夫人突然去世 他想約洪總明天一早去看望導(dǎo)師 他對小鄭說 他們老板回來后 你趕緊告訴他 讓他給我回個話 因?yàn)殛P(guān)系好 所以余總說話也比較隨便 另外 看導(dǎo)師的時候 多少要送點(diǎn)錢表示一下心意 我倆最好送得一樣多 你問問他送多少合適 回頭告訴我 下班前洪總回到辦公室 小鄭馬上將余總來電的意思告訴洪總 你說送多少錢比較合適 明天還要不要帶什么別的東西去 不知是這突如其來的噩耗讓洪總不知所措 還是洪總對這一方面的人情世故的確不太熟悉 他反過來問小鄭 小鄭沒有想過這此問題 所以只好搖頭 當(dāng)然 她也看到洪總眼里微微的不悅 問題 上述案例中兩位上司為什么會感到失望和不悅 你認(rèn)為上述兩個案例中的秘書是否失職 如果你作為秘書 現(xiàn)在處在小王和小鄭的位置上 你怎樣才可以做得比她們更好呢 三 小林的上司是公司負(fù)責(zé)營銷的副總 公司員工上千 銷售額十幾億 可他連個日程表也不讓小林做 有一次 公司董事長問小林她的上司這幾天日程表是怎么安排的 小林只她回答 我問一下副總后再告訴你 董事長以為小林是對自己保密 馬上在電話里破口大罵 氣得小林眼淚汪汪 四 小范是大華房地產(chǎn)公司的秘書 已經(jīng)工作多年 并且工作一向勤勤懇懇 兢兢業(yè)業(yè) 經(jīng)理是個依賴型的人 她能把需要為領(lǐng)導(dǎo)安排的事情做得井井有條 細(xì)致入微 一些文件 報告經(jīng)過她的認(rèn)真處理之后減輕了領(lǐng)導(dǎo)的壓力 領(lǐng)導(dǎo)感覺非常輕松 所以對她也特別滿意 今年公司新?lián)Q了一個王經(jīng)理 聽說比較挑剔 所以同事們都認(rèn)為小范經(jīng)驗(yàn)豐富將與王經(jīng)理有關(guān)的工作都推給了她 某日 將要被公司收購的泰利地產(chǎn)公司送來了一份公司經(jīng)營報告 小范接手之后 發(fā)現(xiàn)報告寫的不成章法 破綻百出 于是進(jìn)行了一定的潤飾 然后交給了王經(jīng)理 出乎她意料之外的是 王經(jīng)理先是問了她一句 這份報告是泰利公司的原稿嗎 看她搖頭之后又說到 請報告負(fù)責(zé)人明天口頭匯報吧 雖然王經(jīng)理沒有多說什么 但是從他不快的表情上小范知道自己做了一件很幼稚的事情 她用自己原來的思維方式處理了這件事情 卻犯了一個很大的錯誤 她立刻微笑著對王經(jīng)理說 很抱歉 王經(jīng)理 我修改了原稿 不過我的電腦里有原稿底樣 我可以立刻打印好給您 剛才我自作主張 是我的失誤 當(dāng)她把原稿放到王經(jīng)理面前的時候 也看見了王經(jīng)理的臉色由陰轉(zhuǎn)晴 心里才稍微放心 問題 以上兩個案例 給你怎樣的啟示 如果你是小林 遇到如她副總一樣的 婆婆型 的上司 你該如何發(fā)揮主動性 如果你是小范 遇到如王經(jīng)理一樣的上司 你該如何發(fā)揮主動性 三 秘書工作的作用 參謀和助手作用信息樞紐作用 耳目作用協(xié)調(diào)作用領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的門面作用 思考題 你認(rèn)為除秘書個人素養(yǎng)因素外 還有哪些因素會影響秘書工作的有效性 積極性 秘書工作能否有效發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用 助手參謀作用 耳目作用 門面作用 除了有賴于秘書人員本身素質(zhì)的提高 以及對秘書工作規(guī)律的把握外 還與秘書工作的科學(xué)管理有著密切聯(lián)系 沒有合適的管理體制 制度 方法 秘書工作的積極性 工作的有效性都是會受到影響的 第三節(jié)秘書工作的管理 現(xiàn)象 黨政機(jī)關(guān)公務(wù)秘書工作中違法亂紀(jì)現(xiàn)象嚴(yán)重利用領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威和秘書工作中的便利謀取個人私利 黨政公務(wù)秘書貪污腐敗等 陳希同 王寶森案件鐵英案件黃超案件河北第一秘 李真 案陳良宇案件 陳希同 中央政治局委員 北京市市委書記 秘書陳健受賄40 5萬元 判刑15年王寶森 北京市常務(wù)副市長 秘書閆振利貪污1萬元 挪用公款64萬元 判刑7年鐵英 原北京人大副主任 的秘書段愛華受賄5 6萬元 判刑5年黃超 原山東泰安市副市長 秘書何世平受賄24 3萬元 判刑16年陳良宇 上海市市委書記 秘書秦裕受賄680萬 一審判無期徒刑被稱為河北第一秘的李真因貪污收賄數(shù)額巨大被判死刑 女性秘書常受到侵犯 秘書權(quán)益得不到保護(hù) 新民晚報 1998年曾對上海三資企業(yè)的100多位女性秘書做抽樣調(diào)查 結(jié)果回答曾受男性上司或同事不同程度性騷擾的占50 秘書是工作上的忙人 身體上的病人 經(jīng)濟(jì)上的窮人 超負(fù)荷工作 影響身體素質(zhì) 職業(yè)病增多 戲稱 駝背李 稻草人 等 秘書工作效率低下 秘書缺乏優(yōu)良的工作作風(fēng) 扯皮工作怕負(fù)責(zé)任 不負(fù)責(zé)任工作方法落后門難進(jìn) 臉難看 話難聽 事難辦 一 秘書工作的管理 指用現(xiàn)代科學(xué)的管理方法和手段 使秘書工作達(dá)到規(guī)范化 制度化和科學(xué)化 規(guī)范化 指各項秘書工作程序 工作方法都符合約定俗成或明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn) 也就是標(biāo)準(zhǔn)化 制度化 指在各項秘書工作中 大家都要共同遵守一定的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則 嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事 科學(xué)化 指遵循秘書工作規(guī)律 選擇符合這些規(guī)律的最佳方案進(jìn)行工作 以取得質(zhì)量最好 效率最高的效果 規(guī)范是基礎(chǔ) 制度是保證 科學(xué)化是目標(biāo) 二 秘書工作管理的內(nèi)容 需要改變單憑經(jīng)驗(yàn)和慣例辦事的做法 使內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)方式和管理方法建立于科學(xué)的基礎(chǔ)之上 要從實(shí)際出發(fā) 合理地調(diào)整 設(shè)置機(jī)構(gòu) 確定分工職責(zé) 使每個部門都各司其職 各盡其責(zé) 要建立嚴(yán)格的崗位責(zé)任制 使每個人都任務(wù)明確 責(zé)任清楚 要形成規(guī)范化 制度化 科學(xué)化的工作程序和工作方法 保證每個環(huán)節(jié)和每項工作都有章可循 要完善信息系統(tǒng) 真正形成一個點(diǎn)面結(jié)合的信息網(wǎng)絡(luò)和暢通的信息環(huán)流渠道 要改進(jìn)工作的技術(shù)手段 逐步實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化 1985年全國秘書長 辦公廳主任座談會 秘書工作的管理涉及的內(nèi)容很多 如機(jī)構(gòu)的設(shè)置 秘書的崗位職責(zé)設(shè)置 秘書工作任務(wù)分配 秘書具體工作的制度規(guī)范 工作方法 人員的選用 考核培訓(xùn) 獎懲等多方面 對秘書人員的管理對秘書工作的管理 建立系統(tǒng)科學(xué)的秘書工作規(guī)范和制度 沒有規(guī)范不成方圓 秘書工作規(guī)范和制度是指秘書工作的法律準(zhǔn)則和行為標(biāo)準(zhǔn) 包括 法律 法規(guī) 規(guī)章 內(nèi)部規(guī)章制度等內(nèi)容涉及多方面 如 崗位責(zé)任制度 目標(biāo)管理制度 具體工作制度 請示報告制度 廉政建設(shè)制度 人員的選拔 任用 考核 獎懲制度等 某市政府辦公室廉政建設(shè)制度 一 辦公室工作人員應(yīng)時刻牢記為人民服務(wù)的宗旨 任何時候 任何場合 不準(zhǔn)利用職務(wù)之便謀取私利 二 三 辦公室工作人員要自覺做到 四不 即不接受禮品 包括禮金 禮券 禮物 不參加宴請 不到下級單位報銷費(fèi)用 不參加由服務(wù)對象付費(fèi)的娛樂活動 四 辦公室工作人員違反本制度 一經(jīng)發(fā)現(xiàn) 立即調(diào)離辦公室 并視情節(jié)輕重給予黨紀(jì) 政紀(jì)處分 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)縣以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書工作人員管理的規(guī)定 二 遵守工作紀(jì)律 全心全意為人民服務(wù) 傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見 必須準(zhǔn)確 及時 不要使用模糊語言 不得夾雜個人意見 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授意起草的文稿和對信函 文件的批示 必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志本人審閱并按照規(guī)定的程序簽署以后 才能發(fā)出 任何情況下都不允仿照領(lǐng)導(dǎo)筆跡書寫批示 秘書工作人員不得違背組織原則插手人事問題 保密法 檔案法 勞動法 公務(wù)員條例 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)縣以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書工作人員管理的規(guī)定 1986 7 24 黨和國家工作人員保密守則 秘書工作八不準(zhǔn) 四川省委辦公廳關(guān)于加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作人員管理監(jiān)督的暫行規(guī)定 和 領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作人員行為規(guī)范 某企業(yè)集團(tuán)總經(jīng)理辦公室主任崗位責(zé)任制 等 問題 1 制度規(guī)范的合理性 完善性 可行性 有效性存在問題 制度好可以使壞人無法任意橫行 制度不好可以使好人無法做好事 甚至走向反面 鄧小平 領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作人員不得超職數(shù)配備 不得提高職級配備 不得為男性領(lǐng)導(dǎo)干部配備女性身邊工作人員 全省市 州 及縣 市 區(qū) 的領(lǐng)導(dǎo)干部不配備專職秘書 市 州 黨政主要領(lǐng)導(dǎo)可視情況由組織安排相對固定的秘書工作人員 省級領(lǐng)導(dǎo)秘書任職5年原則上平級交流 領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作人員上崗前 領(lǐng)導(dǎo)干部所在單位必須對其進(jìn)行崗前培訓(xùn) 并由單位有關(guān)負(fù)責(zé)人對其進(jìn)行廉政談話 四川省委辦公廳關(guān)于加強(qiáng)對領(lǐng)導(dǎo)干部身邊工作人員管理監(jiān)督的暫行規(guī)定 先行就給女秘書做出 有罪判決 的做法是不科學(xué)的 管好干部 真正還得從權(quán)力制約的制度以及干部自身修養(yǎng)的提高入手 江南時報別把責(zé)任轉(zhuǎn)嫁給 紅顏秘書 女秘書不是老虎 時代商報 由于美國法律對性騷擾做了非常詳細(xì)的規(guī)定 很多老板的心中都有根弦 他們都擔(dān)心一旦與秘書發(fā)生關(guān)系 被揪住小辮子 將會面臨性騷擾的控告 不僅公司要賠上天文數(shù)字 自己更會身敗名裂 因此 很多老板在這方面相當(dāng)謹(jǐn)慎 寧可在外面 撒野 也不敢拿秘書 開刀 美國律師童先生 靠能力不靠長相美國秘書越老越吃香人民網(wǎng) 2 制度的落實(shí)與執(zhí)行存在問題 本不該有的 仕途快速通道 教材P69案例 海南省政府辦公廳助理調(diào)研員X竊密案 完善秘書任用 考核 獎懲 培養(yǎng)等機(jī)制問題1 選拔任用機(jī)制不完善 導(dǎo)致不合格秘書被選用 影響秘書工作的質(zhì)量 易滋生腐敗 案例 王寶森的秘書閆振利原是市財政局的干部 曾因偷盜摩托車 被公安機(jī)關(guān)拘留 受記過處分 據(jù)說 當(dāng)時任市財政局長的王寶森對其并無好感 但閆振利很會 來事兒 他 積極報名支援西藏建設(shè) 每次回京休假總要去看望王寶森 還帶上些 土特產(chǎn) 回京休假 他也閑不住 幫王寶森安裝浴盆 買電視機(jī) 攬下了王寶森的不少 家務(wù)事 一來二去 贏得了王寶森的好感 王寶森當(dāng)上了副市長 當(dāng)閆振利從西藏返京后 王寶森便辭去了原秘書 點(diǎn)名要來閆振利 閆振利自恃是王寶森的秘書 稱王稱霸 隨意扣押請示報告 代替王寶森發(fā)號施令 有一次竟擅自從海濱區(qū)財政拿走了20萬元支票說 到時候 由市財政局還 市財政局真的給他圓賬 財政局說 閆振利是王寶森的秘書 我們得罪不起他 參見教材P52 陳健當(dāng)上陳希同秘書 也不是因?yàn)橛惺裁瓷铣吮憩F(xiàn) 而是因?yàn)樗麜蚱古仪?在辦公廳工作時經(jīng)常陪陳希同打球 辦事又能得陳希同喜歡 2005年 有人舉報陳良宇秘書秦裕有問題 中央調(diào)查組建議陳良宇換秘書 陳一口咬定沒問題 后更將其安排作寶山區(qū)區(qū)長 河北第一秘 李真當(dāng)年被提拔當(dāng)省委辦公廳副主任時 常委中不只一人明確表示反對 但時任河北省委書記程維高還是一意孤行地提拔李真 當(dāng)中紀(jì)委把群眾反映李真問題的信件轉(zhuǎn)來時 程不僅不查 反而認(rèn)為有人有意和自己過不去 并親自給中紀(jì)委寫信 擔(dān)保李真沒有問題 秘書選擇任免的權(quán)力直接掌握在上級領(lǐng)導(dǎo)手中 因此對秘書的監(jiān)督是上下級的行政監(jiān)控 對于進(jìn)退一致 利益與共的官員和秘書來說 這樣的監(jiān)督無疑是形同虛設(shè) 行政學(xué)專家梁木生 秘書問題 在反腐敗過程中 單獨(dú)成篇 地進(jìn)行治理 其治理成效恐怕反而會打上不少折扣 天府早報 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)縣以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書工作人員管理的規(guī)定 五 嚴(yán)格秘書工作人員的調(diào)配制度 領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書 應(yīng)由組織部門會同領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳 室 審查調(diào)配 領(lǐng)導(dǎo)同志也可推薦 但要經(jīng)過上述部門審查同意 個人不得指定自己的親屬和不適合做秘書工作的人員擔(dān)任秘書 黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作責(zé)任追究辦法 試行 2010年3月7日中共中央辦公廳頒布 指出 在黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作中 有八種情形之一的 將追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部和人員的責(zé)任 如 要求提拔本人親屬 或者指令提拔秘書等身邊工作人員的 黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作有關(guān)事項報告辦法 試行 2010年3月31日中共中央辦公廳印發(fā) 領(lǐng)導(dǎo)干部的近親屬 秘書等身邊工作人員提拔任用的 在作出決定前應(yīng)當(dāng)征求上一級組織 人事 部門的意見 案例 專業(yè)的秘書 杜拉拉升職記 VP羅杰助理 約蘭達(dá)人力資源總監(jiān) 李斯特 問題2 評價 考核 獎懲 晉級機(jī)制的不完善 嚴(yán)重影響秘書工作積極性和工作的質(zhì)量評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是什么 領(lǐng)導(dǎo)滿意與否 領(lǐng)導(dǎo)滿意與否 具有很大程度的主觀隨意性 可能影響組織整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn) 易形成人身依附關(guān)系 案例 本不該有的 仕途快速通道 教材P69 權(quán)利個人化的過程中 秘書角色也隨之變得 個人化 公務(wù)服務(wù)的職能 便逐漸向生活服務(wù)傾斜 工作秘書 作用萎縮 生活秘書 內(nèi)容加重 個人權(quán)力太大會妨礙組織的安全 杜拉拉升職記 工作有效性 工作質(zhì)量 建立合理 科學(xué)的績效評價機(jī)制 不是你說自己好就算數(shù) 得大家都說你好才算 360度評估 杜拉拉升職記 績效管理工具 360度績效評估 保證評估的公平性問卷每題 1 5分范圍內(nèi)打分發(fā)給四個圍度的人 上級主管 你的下屬 你的平行合作者 你的客戶 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)縣以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書工作人員管理的規(guī)定 六 加強(qiáng)對秘書工作人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理 領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書 行政上受各自領(lǐng)導(dǎo)同志和領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳 室 領(lǐng)導(dǎo) 秘書工作人員考核和獎懲由領(lǐng)導(dǎo)同志所在部門的辦公廳 室 和同級組織部門負(fù)責(zé) 考核內(nèi)容 德 能 勤 績 公務(wù)員條例 考核與獎懲 晉級等掛鉤 員工最重視的事情 晉升和加薪 杜拉拉升職記 評估中心 assessmentcenter 問題3 在職教育 培養(yǎng)機(jī)制不完善影響秘書的職業(yè)操守與專業(yè)能力提升如 入職培訓(xùn) 中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于加強(qiáng)縣以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書工作人員管理的規(guī)定 六 加強(qiáng)對秘書工作人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理 秘書工作人員的工作很辛苦 責(zé)任也很重大 各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志要經(jīng)常關(guān)心他們 在工作上給以幫助 指導(dǎo)和檢查 在生活上要按照規(guī)定 切實(shí)解決他們的實(shí)際困難 建立崗位責(zé)任制 實(shí)施目標(biāo)管理 崗位責(zé)任制 就是根據(jù)機(jī)關(guān) 單位的工作任務(wù) 明確規(guī)定每個部門 每個人員的工作崗位和職責(zé)權(quán)限 并進(jìn)行定期考核 檢查和獎懲的一種工作制度 崗位目標(biāo)管理 指按照定性 定量 定時的原則 把各個的工作目標(biāo)分解成具體指標(biāo) 并換算成分?jǐn)?shù) 按百分制定出考核標(biāo)準(zhǔn) 分崗位考核 兌現(xiàn)獎懲 設(shè)定工作目標(biāo)要符合 SMART原則 杜拉拉升職記 P155個人績效目標(biāo) SMART原則 S specific 設(shè)定考核目標(biāo)要具體M measurable 目標(biāo)要可衡量 要量化A attainable 目標(biāo)要高 要有挑戰(zhàn)性 但一定要是可達(dá)成的R relevant 目標(biāo)要和該崗位的工作職責(zé)相關(guān)聯(lián)T time bounding 對設(shè)定的目標(biāo) 要規(guī)定什么時間內(nèi)達(dá)成 考核指標(biāo) 接好電話如 接電話怎么量化 怎么具體呢 三聲起接 規(guī)范的接聽用語考核指標(biāo) 禮貌而專業(yè)的接待來訪者什么叫禮貌而專業(yè) 不能讓來訪者等了幾分鐘還未被搭理 秘書工作目標(biāo)要求及考核序號目標(biāo)要求標(biāo)分考核扣分起草 審核報告20漏核一件1 2總結(jié)等文件材料差錯一件1 2一件未按時完成2 3調(diào)查研究 分析20下基層少于整理工作情況 六分之一2信息 資料重要信息未及時處理一次2 3信息失真一次1 2 序號目標(biāo)要求標(biāo)分考核扣分5出勤率達(dá)到90 以上5低于90 1 2低于80 3 4低于75 5完成領(lǐng)導(dǎo)臨時15拒不服從交辦事項一次5 10完成效果不好一次3 6延長完成任務(wù)時間1 2 直接量化 比率化 綜合指標(biāo)化類比指標(biāo)化平時考核與年終考核相結(jié)合 設(shè)置合理有效的組織機(jī)構(gòu) 合理分工 秘書工作機(jī)構(gòu) 應(yīng)根據(jù)精簡原則 盡量減少層次 辦公廳 一般可分設(shè)兩層 最多不超過三層 條件許可時 可把秘書業(yè)務(wù) 研究工作 機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作劃分開來 具體編制應(yīng)依地區(qū)各部門具體情況決定 關(guān)于各級政府機(jī)關(guān)秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定 年 月 日公布 秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置應(yīng)遵循必要 合理 精簡 應(yīng)變的原則 以達(dá)精簡節(jié)約 提高工作效能的目的 問題 機(jī)構(gòu)臃腫 層次繁多 關(guān)系不順 人浮于事 應(yīng)減少層次 人事結(jié)合 避免分工過細(xì) 因人設(shè)崗 我國政府的秘書工作是秘書長領(lǐng)導(dǎo)下的辦公廳 室 統(tǒng)管秘書業(yè)務(wù) 研究工作 機(jī)關(guān)事務(wù)工作的形式 秘書業(yè)務(wù)部門秘書長 辦公廳政策研究部門機(jī)關(guān)事務(wù)部門 以某直轄市委的秘書工作機(jī)構(gòu)及其部門為例 市委辦公廳 局級 秘書一處 文件處理 會議工作 秘書二處 值班 接待工作 秘書三處 搜集信息 動態(tài) 起草文件 編寫簡報 信訪處 人民來信 來訪工作 巡視處 督辦 查辦 機(jī)要處 機(jī)要工作與保密工作 行政處 機(jī)關(guān)日常行政事務(wù)工作 政策研究室 政策研究工作 政策研究室原屬辦公廳領(lǐng)導(dǎo) 年獨(dú)立建制 升格為與市委辦公廳平級的局級機(jī)構(gòu) 直屬市委領(lǐng)導(dǎo) 組織如下 市委研究室 局級 秘書處 文件 會議 接待等工作 經(jīng)濟(jì)處 研究城市經(jīng)濟(jì)政策 科教處 研究科技 教育政策 農(nóng)村處 研究農(nóng)村政策 宣傳處 政策宣傳工作 黨群處 研究黨群關(guān)系 采用先進(jìn)的辦公技術(shù)與辦公方法 實(shí)現(xiàn)辦公自動化 第五節(jié)港臺及外國秘書工作概況 港臺的秘書工作 一 香港的秘書工作參考文獻(xiàn) 秘書必讀 香港 梁鳳儀 中信出版社香港秘書職業(yè)及其培訓(xùn) 常崇宜 出版社訪問香港地區(qū)約60位秘書的問卷調(diào)查結(jié)果 一位出色秘書具備以下條件之重要性百分比 上司最令秘書滿意的原因百分比 香港秘書人員的類型 名稱是多種多樣 政府對此是不予規(guī)范的 廣義的秘書包括初級文員 文職助理 行政秘書 行政總管等 名稱不一 層次不等 待遇不同 工作內(nèi)容也有區(qū)別 高層次群體 如 董事會秘書 一般事務(wù)秘書 香港的秘書基本上都是民間的 商務(wù)性的秘書 絕大部分都是雇傭服務(wù)人員 上司或老板對秘書人員要求很嚴(yán)格 十分重視秘書的職業(yè)道德 基本觀念的培養(yǎng) 香港秘書的職業(yè)培訓(xùn)基本定位于中專這一層次 一個能操多國語言的秘書 必比一個有學(xué)士 碩士 博士學(xué)位的受歡迎 成為一個出色的秘書 不必要有高學(xué)歷 事實(shí)上秘書的學(xué)識只須達(dá)到秘書?？坪细癯潭缺憧梢詰?yīng)付工作 要做得出色 卻是要知識淵博且訓(xùn)練語言 發(fā)揮在這方面天份 梁鳳儀 例 某學(xué)院商業(yè)系 設(shè)有如下與秘書相關(guān)的專業(yè) 1 商業(yè)電腦學(xué)文憑課程2 行政秘書學(xué)文憑課程3 高級行政秘書學(xué)文憑課程一般中級行政秘書文憑課程包括10個左右秘書實(shí)務(wù) 行政程序 商業(yè)簿記 速記原理 商業(yè)事務(wù)管理 商務(wù)英語 聽寫 速記 每分鐘50 80字 商業(yè)信息傳播 電腦應(yīng)用及基礎(chǔ) 有秘書的授證考試 英國特許秘書及行政人員公會的秘書特許狀考試 劍橋辦公管理國際證書考試 原劍橋秘書證書考試 英國倫敦工商會考試局秘書證書 LCCIEB 有秘書協(xié)會 香港公司秘書公會 HKICS 原英國 特許秘書及行政人員公會 的香港屬會 二 臺灣的秘書工作 參考文獻(xiàn) 臺灣學(xué)界對秘書的幾點(diǎn)看法雅虎網(wǎng)站 秘書是輔佐上司的左右手 而且有時也是上司的代理人 秘書的種類名稱多樣 秘書工作大抵分為三類 事務(wù)性的工作管理性工作溝通支援性工作臺灣學(xué)界認(rèn)為 秘書工作的特征就是 必須依照所屬上司的旨意 去更改秘書業(yè)務(wù)的內(nèi)容 這就是秘書工作的特征 經(jīng)常將上司的心當(dāng)做自己的心 沒有個性是秘書最大的個性 職業(yè)要求臺灣學(xué)者特別強(qiáng)調(diào)的是兩個方面 一是工作能力 二是做人的要求 秘書具有使整個團(tuán)體圓融和諧 結(jié)合成一個無堅不摧的戰(zhàn)斗體的作用 他們通俗的說法是 秘書是漢藥中的甘草 可喻之為和事佬的魯仲連 臺灣學(xué)者認(rèn)為如果秘書在品德上有了偏差 其不良影響會是 有才能的秘書要比平庸的秘書更甚于十百倍 他們還認(rèn)為 有好的上司 才有好的秘書 根據(jù)同理反過來說 秘書如此 其上司也自必如此 臺灣學(xué)者認(rèn)為秘書要 對上司有用 關(guān)鍵在于三點(diǎn) 一 秘書并非上司 這是應(yīng)有的基本認(rèn)識 二 恪守秘密 仍是秘書最重要的職業(yè)道德 是秘書必須恪守的規(guī)則 三 要多了解上司 秘書如果不知道上司的意向與好惡 事情就不能順暢地進(jìn)行 有秘書協(xié)會 臺灣專業(yè)秘書協(xié)會 原為臺北市企業(yè)秘書協(xié)會 有秘書的授證考試 美國行政專業(yè)協(xié)會 三 外國的秘書工作 參考文獻(xiàn) 國外秘書工作概況 方國雄 線裝書局 2000西方 秘書 一詞來源于拉丁文secretarius意為 可靠的職員 近代秘書的概念形成于歐洲的資產(chǎn)階級革命中 一 美國的秘書工作 參考資料 學(xué)歷高受人尊敬靠能力不靠長相美國秘書越老越吃香 汪楚仁 人民網(wǎng) 在美國 秘書往往被人們看成是分身有術(shù)的萬事通 無論是商界秘書 還是政界秘書 他們除了要具備最一般的文字 外語 計算機(jī)技能之外 往往還需具有的溝通協(xié)調(diào)能力和敏銳的洞察力 判斷力 在單位的角色可謂舉足輕重 就說這秘書的工作內(nèi)容吧 從日程安排 內(nèi)勤接待 后勤服務(wù)到會議策劃 公關(guān)服務(wù) 出謀獻(xiàn)策 范圍很廣 難怪有人形容秘書是 八爪魚 秘書工作大體可分為三個方面的工作 指派性 日常工作 獨(dú)創(chuàng)性的工作 秘書處理工作享有廣泛自主性 所謂專業(yè)秘書 乃是一位辦公室內(nèi)特定主管的助手 其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)