收發(fā)文管理制度.doc

人口計(jì)生委收發(fā)文管理制度(2012年3月制定) 為規(guī)范委機(jī)關(guān)收發(fā)文工作，簡化辦事程序，安全、保密、快捷地傳遞和制發(fā)文件，加快公文流轉(zhuǎn)速度和辦理質(zhì)量，根據(jù)國務(wù)院辦公廳國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法和有關(guān)公文處理規(guī)定，結(jié)合委機(jī)關(guān)實(shí)際，特制定本制度。 一、收文管理（一）收文歸口 凡主送本委的公文，包括郵寄公文、通過黨政網(wǎng)傳遞公文、傳真公文、會議分發(fā)公文，均應(yīng)交辦公室統(tǒng)一登記、編號、分發(fā)。辦公室做到當(dāng)日收文，當(dāng)日登記，需上網(wǎng)辦理的文件，一個(gè)工作日內(nèi)辦結(jié)。其它因特殊原因簽收的文件，應(yīng)及時(shí)送回委機(jī)關(guān)辦公室完成收文手續(xù)。 辦公室指定專人負(fù)責(zé)電子公文和郵件的接收發(fā)送工作、電子政務(wù)辦公系統(tǒng)的用戶名、用戶密碼的保管工作和相關(guān)設(shè)備的維護(hù)工作。每個(gè)工作日上午、下午至少保證2次網(wǎng)上接收，確保電子公文和郵件及時(shí)傳輸和辦理。（二）收文辦理 1、收文簽收、登記。收文后委機(jī)關(guān)辦公室立即在收文登記本上進(jìn)行記錄并對文件進(jìn)行編號，應(yīng)將公文標(biāo)題、密級、文件字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、收文日期等情況逐項(xiàng)填寫入“收文登記本”后再填寫“收文、電閱箋”，分發(fā)簽閱。 2、辦理程序。（1）一般業(yè)務(wù)性文件的辦理程序：收文簽收收文登記辦公室主任根據(jù)公文內(nèi)容及時(shí)提出擬辦意見或主閱及協(xié)辦、參閱科室主要領(lǐng)導(dǎo)批示，根據(jù)文件內(nèi)容由委領(lǐng)導(dǎo)傳閱或由指定分管領(lǐng)導(dǎo)提意辦理分管領(lǐng)導(dǎo)批示意見，根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)批示由業(yè)務(wù)科室承辦業(yè)務(wù)科室承辦文件，并根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)批示和文件內(nèi)容要求盡快辦理文件辦理完畢后填寫辦理結(jié)果交委機(jī)關(guān)辦公室歸檔規(guī)定期限辦理和回復(fù)的，辦公室需單獨(dú)登記，并定期催辦。 （2）急辦公文由辦公室隨時(shí)向委主要領(lǐng)導(dǎo)請示后交有關(guān)業(yè)務(wù)科室立即辦理。所有由辦公室負(fù)責(zé)的會議通知，必須做好通知記錄。 3、文件傳閱及辦理時(shí)限。一般情況下，每位委領(lǐng)導(dǎo)批閱文件不超過半天，每個(gè)科室傳閱文件不超過1天（公文審閱后請及時(shí)通知辦公室取回），辦理文件一般不超過3天。凡來文中限定辦理時(shí)間的，應(yīng)按其規(guī)定的時(shí)間辦復(fù)；緊急公文，應(yīng)隨到隨辦。需兩個(gè)或兩個(gè)以上業(yè)務(wù)科室承辦的公文，主辦科室應(yīng)及時(shí)與協(xié)辦科室聯(lián)系。對于內(nèi)容涉及面廣、問題較復(fù)雜，不能在規(guī)定時(shí)限內(nèi)作出辦理的，主辦科室應(yīng)及時(shí)請示分管副主任并告知來文單位，講明原因，取得諒解。 4、公文催辦與檢查。委機(jī)關(guān)辦公室應(yīng)視公文的輕重緩急，做好公文的催辦、督辦工作。各承辦業(yè)務(wù)科室要密切配合，按時(shí)完成交辦事項(xiàng)。 5、公文安全與保密。公文傳遞與辦理應(yīng)嚴(yán)密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密制度，確保公文安全、完整。委機(jī)關(guān)辦公室要跟蹤好公文的傳遞，嚴(yán)防文件失密與丟失。 二、發(fā)文管理（一）發(fā)文歸口 凡以委機(jī)關(guān)名義發(fā)出的公文，均由辦公室統(tǒng)一歸口管理。具體工作由辦公室和發(fā)文科室共同完成。專業(yè)性文件由相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)擬稿；綜合性文件由辦公室負(fù)責(zé)擬稿。（二）行文程序 業(yè)務(wù)科室擬稿到辦公室領(lǐng)取擬文稿紙，填寫擬稿人、科室、標(biāo)題、主送業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人初審核稿辦公室主任復(fù)審核稿，不符合規(guī)定要求的退擬稿部門修改或重?cái)M業(yè)務(wù)科室分管領(lǐng)導(dǎo)審閱主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)辦公室編發(fā)文號，確定發(fā)稿日期并對發(fā)文進(jìn)行登記業(yè)務(wù)科室對發(fā)文進(jìn)行校對、印制辦公室加蓋印章業(yè)務(wù)科室封發(fā)辦公室歸檔。（三）行文規(guī)則 1、行文書寫規(guī)定。公文起草、審核、簽發(fā)用黑色鋼筆、簽字筆書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅筆（修改可用）、純藍(lán)鋼筆書寫，書寫字跡清楚工整。 2、行文核稿規(guī)定。以委機(jī)關(guān)名義發(fā)出的各種公文、領(lǐng)導(dǎo)講話、綜合性材料、代市委或市政府起草的文件、委領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它公文材料等均需核稿，核稿分為初審核稿和復(fù)審核稿。初審核稿主要由業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人對行文的政策性、措施和要求的可行性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、觀點(diǎn)的正確性、行文的名義和形式及主送和會簽部門等進(jìn)行審核。復(fù)審核稿主要由辦公室對文字表達(dá)、公文種類、公文格式、主題詞、書寫要求等規(guī)范性進(jìn)行審核。對不符合要求的文稿，復(fù)審時(shí)有權(quán)退回發(fā)文業(yè)務(wù)科室修改或重新擬稿。 3、行文簽發(fā)規(guī)定。委機(jī)關(guān)的文件由分管領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)同意方可簽發(fā)，對未經(jīng)核稿及不合規(guī)范的文稿不予簽發(fā)。需與其他單位會簽的文件，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)同意，由擬文科室送外單位會簽；外單位草擬的公文需由我委會簽的，視同我委擬稿，按我委公文制發(fā)程序辦理。 4、公文繕印及用印規(guī)定。本著節(jié)能減排的原則確定公文印制數(shù)量公文繕印必須核對好格式和數(shù)量、紙張、規(guī)格等要求,做到字跡清晰,版面整潔,莊重大方，對版面歪斜的公文視為不合格品，不得發(fā)放。公文用印要端正、清晰，印章的下部邊緣壓蓋行