會(huì)議管理_會(huì)議管理培訓(xùn)課件

會(huì)議管理 授課人 張爽 培訓(xùn)目標(biāo) 1 知道有效會(huì)議的原則 學(xué)會(huì)使用會(huì)議組織工具2 工作中運(yùn)用會(huì)議管理管理會(huì)議 導(dǎo)言 提問(wèn) 你會(huì)開(kāi)會(huì)嗎 自測(cè)題 附件1 12 24分 需要全面注意你的技巧 當(dāng)你參加會(huì)議時(shí) 始終要有明確的目的 并爭(zhēng)取達(dá)到目標(biāo)25 36分 你在會(huì)議中表現(xiàn)得比較好 但某些技巧需要進(jìn)一步改進(jìn)37 48分 在會(huì)議中你表現(xiàn)得較好 但不要自滿 繼續(xù)為你參加的每個(gè)會(huì)議作好準(zhǔn)備 會(huì)議成本 提問(wèn) 會(huì)議有成本嗎 主要包括哪些成本 會(huì)議成本分為時(shí)間成本 直接會(huì)議成本和效率損失成本3種 會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目 它關(guān)系到一家公司的得失成敗 因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之 會(huì)議的時(shí)間成本 直接的會(huì)議成本 效率損失成本 開(kāi)會(huì)時(shí) 主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位 這有可能造成公司整體管理效率的下降 由于管理效率下降而造成的損失 就是效率損失成本 效率損失成本包括以下3種情況 一位企業(yè)的老總曾經(jīng)這樣說(shuō)過(guò) 我如果不是在開(kāi)會(huì) 就是在去往下一個(gè)會(huì)議的路上 這樣的表述未免有些夸張 但是卻形象地體現(xiàn)了會(huì)議溝通在管理者商務(wù)活動(dòng)中所占的比重 盡管會(huì)議溝通會(huì)帶來(lái)必要的人 財(cái) 物等方面的消耗 但是卻有利于快速達(dá)成某項(xiàng)協(xié)議 大大提高工作效率 討論 什么情況下要開(kāi)會(huì) 哪些情況下不開(kāi)會(huì) 會(huì)議理由 有些情況下是可以不開(kāi)會(huì)的 只涉及個(gè)別成員的主題 可以一對(duì)一處理你沒(méi)有時(shí)間準(zhǔn)備會(huì)議 組織者或參會(huì)者 有一些更有效的交流方式 如E mail 備忘錄 電話等擬議事項(xiàng)已經(jīng)很明確或決議已形成 并獲得廣泛 一致的理解能有適當(dāng)?shù)娜诉x有效的解決問(wèn)題估計(jì)不會(huì)有結(jié)果 如參會(huì)者不適當(dāng) 主要決策人員沒(méi)到位 觀點(diǎn)對(duì)立較強(qiáng)烈 相關(guān)人員正處在火頭上 會(huì)議易受干擾 參會(huì)者沒(méi)有積極性 常見(jiàn)的開(kāi)會(huì)的理由 需就某項(xiàng)決策達(dá)成一致 或者決定團(tuán)隊(duì)的行動(dòng)方針和計(jì)劃幫助某個(gè)人作決定情況通報(bào)獲得或收集信息解決需不同部門成員協(xié)調(diào)的問(wèn)題消除組織內(nèi)成員的抱怨和牢騷討論新的構(gòu)思 或創(chuàng)造新的想法 會(huì)議的通病 效率不高 小王是一家公司的職員 他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法 他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀 值得我們思考 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn) 會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分 會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議規(guī)范本身 會(huì)議規(guī)范 固定的會(huì)議流程規(guī)范 固定的會(huì)議規(guī)范流程 固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心 兩個(gè)基本點(diǎn) 一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程 一個(gè)中心包括 會(huì)議的開(kāi)始 具體包括 致歡迎詞 闡明會(huì)議目的 交流會(huì)議議程 介紹時(shí)間安排 相關(guān)規(guī)章制度 指定會(huì)議記錄人 進(jìn)行會(huì)議討論 可以分為不同的議程 比如議程一 議程二 議程三等 具體包括 分享話題和目標(biāo) 交流信息 產(chǎn)生主意 做決定 確認(rèn)行動(dòng) 總結(jié) 結(jié)束會(huì)議 具體包括 總結(jié) 安排下次會(huì)議 固定的會(huì)議流程規(guī)范 兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾 即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤 這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的 但是 它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵 所以 一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作 會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫 發(fā)備忘錄 制定跟蹤計(jì)劃 以及安排下次做匯報(bào)的人選等 固定的會(huì)議流程規(guī)范 會(huì)議規(guī)范本身 會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則 會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款 所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人 以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間 超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知 議程表及相關(guān)資料 所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始 準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任 所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán) 不在會(huì)中羞辱別人 這條規(guī)則最重要 需特別注意 意見(jiàn)不同是好事 議論才能面面俱到 甚至有人扮 黑臉 會(huì)議結(jié)束2 3天后 所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄 所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé) 必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控 以保證會(huì)議質(zhì)量 高效會(huì)議的八大特征 如何進(jìn)行有效的會(huì)議 如何進(jìn)行有效的會(huì)議 提供一些基本要素 充分的準(zhǔn)備 4W要素 Why When Who 領(lǐng)導(dǎo) 主持人 記錄 Where 座位安排 準(zhǔn)備會(huì)議用品及資料語(yǔ)明確的目標(biāo) 會(huì)議目標(biāo)應(yīng)現(xiàn)實(shí) 集中 易于評(píng)估有一會(huì)具有相關(guān)技巧的會(huì)議主持會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始和結(jié)束遵循事先安排好的會(huì)議議程就某項(xiàng)行動(dòng)作出決定 并對(duì)今后的進(jìn)程達(dá)成一致跟蹤會(huì)議決定的執(zhí)行情況議題轉(zhuǎn)換前先作出決議全體參與 百家爭(zhēng)鳴澄清議題中的限制條件 如上級(jí)的決策 資金的限制等 技能點(diǎn)1如何做好會(huì)議前的準(zhǔn)備工作 技能描述 確定會(huì)議溝通目標(biāo) 合理安排會(huì)議議程 挑選與會(huì)人員 合理安排會(huì)務(wù) 1 確定會(huì)議召開(kāi)的地點(diǎn) 2 調(diào)配會(huì)議的設(shè)備 實(shí)踐練習(xí)一 在下次會(huì)議前 請(qǐng)您對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備進(jìn)行檢查 把結(jié)果填入下表 會(huì)議安排檢查表 技能點(diǎn)2如何成功地開(kāi)始會(huì)議 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì) 技能描述 介紹與會(huì)人員 并表示歡迎 制訂或者直接宣布會(huì)議的基本規(guī)則 分配記錄員和計(jì)時(shí)員的責(zé)任 會(huì)議的基本規(guī)則是會(huì)議中行為的基本準(zhǔn)則 應(yīng)制訂諸如 不允許跑題 聆聽(tīng)每個(gè)人的發(fā)言 等 實(shí)踐練習(xí)二 請(qǐng)回憶一下 在您主持會(huì)議時(shí) 您所做的開(kāi)場(chǎng)白是否成功的幾率比較大 在哪方面還有疏漏 您將如何改進(jìn) 技能點(diǎn)3如何成功的開(kāi)始會(huì)議 指出會(huì)議主題 技能描述 恰當(dāng)引導(dǎo)會(huì)議 會(huì)議主題表述要直接 而且時(shí)間越早越好 一般開(kāi)場(chǎng)完畢直接表述主題 主持人的技巧 注意自己的參與程度 不要成為討論的獨(dú)裁者讓沉默寡言 害羞的同事也發(fā)言 同時(shí)控制插話者和獨(dú)裁者 鼓勵(lì) 正面對(duì)待每個(gè)人的問(wèn)題 及時(shí)防止某些人對(duì)別人武斷的指責(zé)和攻擊 強(qiáng)調(diào)已達(dá)到的共同點(diǎn) 防止不斷推翻已達(dá)成的決議 在白板紙上作記錄 當(dāng)你感受到某個(gè)人要發(fā)表意見(jiàn)時(shí) 應(yīng)以目光接觸以示鼓勵(lì) 從簡(jiǎn)單的議題到復(fù)雜 技能點(diǎn)4如何圓滿地結(jié)束會(huì)議 總結(jié)會(huì)議內(nèi)容 技能描述 回顧會(huì)議議程 讓與會(huì)人員總結(jié)發(fā)言 對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估 向與會(huì)人表示感謝 對(duì)會(huì)議策劃與會(huì)議結(jié)束進(jìn)行簡(jiǎn)短的評(píng)估 明確這次會(huì)議到底解決了什么問(wèn)題 是如何進(jìn)行的 與會(huì)者從中獲得了什么 實(shí)踐練習(xí)四 在會(huì)議結(jié)尾時(shí) 您是否如右下的不當(dāng)之舉 如果有 應(yīng)如何改進(jìn) 1 總結(jié)會(huì)議內(nèi)容時(shí)過(guò)于煩瑣 沒(méi)有突出已經(jīng)決定的重要事項(xiàng) 2 會(huì)議結(jié)尾時(shí) 往往忽略會(huì)議議程 總是草草結(jié)尾 3 在做會(huì)議總結(jié)時(shí) 只顧您一個(gè)人滔滔不絕 而沒(méi)有給其他與會(huì)人員充分發(fā)言總結(jié)的機(jī)會(huì) 4 從來(lái)不對(duì)會(huì)議的進(jìn)行情況評(píng)述 5 會(huì)議結(jié)尾時(shí) 常常忘記對(duì)與會(huì)人員表示感謝 只是簡(jiǎn)單地以 散會(huì) 或者 今天的會(huì)議到此結(jié)束 來(lái)作為結(jié)束語(yǔ) 1 總結(jié)會(huì)議的內(nèi)容及取得的成果2 承諾跟蹤計(jì)劃的執(zhí)行3 強(qiáng)調(diào)分享不同觀點(diǎn)的重要性4 恭祝會(huì)議的成功5 感謝大家的參與和貢獻(xiàn) 結(jié)束會(huì)議的技巧 技能點(diǎn)5如何靈活應(yīng)對(duì)會(huì)議的困境 當(dāng)有人試圖支配討論的局面時(shí) 技能描述 當(dāng)有人想爭(zhēng)論時(shí) 當(dāng)有人和身邊的人開(kāi)小會(huì)時(shí) 當(dāng)有人習(xí)慣性跑題時(shí) 1 其他人要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)提醒他 要求他聽(tīng)聽(tīng)別人的意見(jiàn) 2 可以針對(duì)討論的核心內(nèi)容提一些比較直接的問(wèn)題 以調(diào)動(dòng)其他與會(huì)者積極發(fā)言 3 如果以上兩種方式?jīng)]有奏效 你可以在會(huì)議的休息時(shí)間找這人談一下 以理服人 以情動(dòng)人 1 保持冷靜 2 通過(guò)提問(wèn)的方式直接想要爭(zhēng)論的人發(fā)難 從他的回答中引出其錯(cuò)誤一面 征得其他人員支持 可以運(yùn)用FAST法來(lái)應(yīng)對(duì) F Focus A Affirm S Suggest T Try 實(shí)踐練習(xí)五 請(qǐng)依據(jù)您的理想完成下面的連線題 1 您想令討論更加熱烈 2 您想打斷某項(xiàng)討論 3 幾個(gè)與會(huì)者在開(kāi)小會(huì) 4 兩名與會(huì)人員就一個(gè)觀點(diǎn)發(fā)生爭(zhēng)執(zhí) 5 與會(huì)人員問(wèn)了您一個(gè)難以回答的問(wèn)題 6 您想知道自己是否是個(gè)成功的會(huì)議主持者 A 請(qǐng)每位與會(huì)人員總結(jié)其他人的發(fā)言 B 問(wèn)與會(huì)人員一個(gè)開(kāi)放性的問(wèn)題 C 詢問(wèn)與會(huì)人員的反饋意見(jiàn) D 問(wèn)與會(huì)人員一個(gè)具體的問(wèn)題 E 把問(wèn)題轉(zhuǎn)回給與會(huì)人員 F 請(qǐng)某個(gè)與會(huì)人員總結(jié)討論 參考答案 1 B 2 C 3 F 4 A 5 E 6 D 處理問(wèn)題的技巧 早退 詢問(wèn)早出早退的原因 會(huì)議開(kāi)始詢問(wèn)是否有早退 調(diào)整會(huì)議日程 糾纏 在白紙上指示他們的貢獻(xiàn) 告訴他已經(jīng)了解他的問(wèn)題 提議今后單獨(dú)討論 找茬 要求成員提出有價(jià)值的意見(jiàn) 告訴找茬者有時(shí)間讓他發(fā)表意見(jiàn) 及時(shí)制止 勸其離開(kāi) 激動(dòng) 認(rèn)可及引導(dǎo) 會(huì)議休息交流其行為對(duì)整體的影響 提出要求 控制自身行為 作其他事情 提出與大家都相關(guān)的問(wèn)題 會(huì)議休息與其交流 會(huì)議開(kāi)始時(shí)重申規(guī)則 耳語(yǔ) 集中注意力 分享討論問(wèn)題 會(huì)議休息交流其原因 獨(dú)裁者和萬(wàn)事通 站到其座位旁邊 感謝其貢獻(xiàn) 并邀請(qǐng)其他成員發(fā)言 改變成員角色 并請(qǐng)求他們耐心聽(tīng)取別人的意見(jiàn) 沉默 體會(huì)沉沒(méi)的原因 詢問(wèn)一些容易得出結(jié)論的問(wèn)題 并加以鼓勵(lì) 休息與其交流 跑題 經(jīng)常小結(jié) 利用白板紙和日程表進(jìn)行重點(diǎn)記錄結(jié)束會(huì)議的技巧 提示議題的轉(zhuǎn)換 處理問(wèn)題的技巧 課程小結(jié) 卓有成效的管理者知道他們能從會(huì)議中得到什么 也知道會(huì)議的目的是什么或應(yīng)該是什么 他會(huì)自問(wèn) 我們?yōu)槭裁匆匍_(kāi)這個(gè)會(huì)議 是為了某項(xiàng)決策 是為了宣布什么 還是為了澄清我們應(yīng)該做些什么 他會(huì)在事前想清楚會(huì)議目的 想清楚要求什么報(bào)告 以及想清楚簡(jiǎn)報(bào)的