OA系統(tǒng)立項報告.doc

商派網(wǎng)絡(luò)OA項目立項匯報材料OA項目立項匯報一、協(xié)同辦公(OA)的定義：辦公自動化通俗的理解為無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)化辦公、電子化辦公，本意為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實現(xiàn)辦公的自動化處理。對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。 辦公自動化解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，提供企業(yè)決策依據(jù)，是提高企事業(yè)分子公司整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。二、目前商派網(wǎng)絡(luò)辦公現(xiàn)狀分析：（1）網(wǎng)上辦公完全依靠郵件系統(tǒng)，工作溝通、傳送效率低?；谏膛删W(wǎng)絡(luò)與下屬各子公司異地辦公特點(diǎn)，商派網(wǎng)絡(luò)在行政辦公方面所使用的技術(shù)手段還僅僅停留在電話、傳真、郵寄、郵件等傳統(tǒng)方式，工作效率非常低下，并且使得部門之間聯(lián)系溝通不夠順暢，企業(yè)內(nèi)部形成了一個個信息孤島。商派網(wǎng)絡(luò)向子公司傳達(dá)文件花費(fèi)一整天甚至幾天時間的現(xiàn)象十分普遍，遇到需要下屬子公司反饋（如匯報數(shù)據(jù)等）的工作，則周期比較長，且容易出現(xiàn)差錯，對人力資源應(yīng)用造成極大浪費(fèi)，商派網(wǎng)絡(luò)公司和各子公司利用信息技術(shù)革新辦公方式的呼吁十分強(qiáng)烈。因此為了提升商派網(wǎng)絡(luò)管理，促進(jìn)商派網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，需要建設(shè)一套符合上海某商派網(wǎng)絡(luò)公司股份自身特點(diǎn)的辦公自動化系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破地域時空的限制，實現(xiàn)商派網(wǎng)絡(luò)與各分子公司、各部門跨地域、高時效地協(xié)同工作。 （2）文件歸檔、存儲與檢索差，安全無保證目前公司的文檔大部分是電子文檔，文件的歸檔與存儲基本沒有管理，很多文件在部門或個人郵箱存儲，歸檔基本依賴行政部門進(jìn)行，不便查詢使用，一旦發(fā)生人員變動，就可能造成損失。文件的權(quán)限（修改、閱讀、打印、保存等）沒有任何保護(hù)，每個能接觸文件的人員都可完全擁有所有權(quán)限，且對文件的操作沒有任何痕跡記錄。這樣的傳遞管理致使重要文件隨時都有可能被復(fù)制、打印、修改并通過郵件傳送出去。如果沒有發(fā)生重大泄密事件，完全僅依賴于員工的品質(zhì)是目前并不可靠的技術(shù)保障。（3）辦公過程中制度、流程理解不清晰導(dǎo)致工作失誤增多，工作量增大。領(lǐng)導(dǎo)出差，很多的事情不是很清楚該如何辦理，特別是一些操作環(huán)節(jié)多的事情容易拖延。如何提高員工工作的操作規(guī)范化，提高事務(wù)處理的效率是辦公過程中急需解決的問題。（4）辦公過程中商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司信息不對稱矛盾突出由于異地辦公，如何有效解決商派網(wǎng)絡(luò)與下屬子公司集中管理與分散經(jīng)營的矛盾，集中管理導(dǎo)致分子公司積極性降低，部分決策權(quán)下放又導(dǎo)致商派網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督控制力度較以前大為削弱。如何有效監(jiān)控下屬企業(yè)規(guī)范化運(yùn)作又充分結(jié)合部分授權(quán)管理調(diào)動分子公司積極性需要信息化來支撐。同時商派網(wǎng)絡(luò)總部的各個部門之間，總部相關(guān)部門與各公司之間的溝通、 交流存在一定的障礙和效能的問題。（5）領(lǐng)導(dǎo)辦公缺乏決策支持手工報表使得信息采集、處理不夠全面，無法為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)、快速的依據(jù)三、商派網(wǎng)絡(luò)實施辦公自動化建設(shè)的目標(biāo)分析：根據(jù)商派網(wǎng)絡(luò)公司戰(zhàn)略、商派網(wǎng)絡(luò)公司發(fā)展現(xiàn)狀及國內(nèi)外市場環(huán)境，公司需要通過信息化來解決當(dāng)前的管理層缺乏有效的決策支持信息，目前信息化在財務(wù)方面已經(jīng)實施了金蝶K3系統(tǒng)，解決了財務(wù)為核心的問題，但是還缺少以人為核心、對人的行為過程進(jìn)行管理的系統(tǒng)，管理層難以通過現(xiàn)有的系統(tǒng)實現(xiàn)對管理思想和制度的貫徹、信息孤島等問題；OA辦公管理系統(tǒng)作為整個商派網(wǎng)絡(luò)的信息化建設(shè)的試點(diǎn)項目，力求實現(xiàn)打通企業(yè)內(nèi)部存在的信息孤島、使公司內(nèi)部的有效信息結(jié)構(gòu)化、提高員工工作效率。建議與知名OA供應(yīng)商合作，在合理的時間和成本約束下，高質(zhì)量地完成本項目需求，本項目需求建議可以為如下內(nèi)容：l 以人為核心，數(shù)據(jù)從上而下透視的權(quán)限管控平臺：構(gòu)建管理過程顯性化、員工工作痕跡顯性化的平臺。商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)崗位權(quán)限自上而下透視組織內(nèi)任何宏觀和微觀的數(shù)據(jù)。如：商派網(wǎng)絡(luò)領(lǐng)導(dǎo)找到某個員工時，該員工在公司所有的工作痕跡都可以被找到。如：目前的計劃任務(wù)完成情況，領(lǐng)導(dǎo)交辦的待辦事宜處理情況，文檔方案情況，手頭負(fù)責(zé)的辦公資產(chǎn)情況，負(fù)責(zé)的客戶、項目情況，在公司的預(yù)算收支情況等，從而對以人為核心的績效考核提供客觀數(shù)據(jù)支持。l 打造高效的制度化執(zhí)行平臺：制度電子化，流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提升商派網(wǎng)絡(luò)整體執(zhí)行力。在軟性制度(即通常的文本型制度)的要求下，通過工作流程的圖形化和表格化的操作模式，為所有員工提供更清晰的運(yùn)作流程，從而減少由于人為理解原因而造成制度的不流暢運(yùn)作，繼而提高制度的執(zhí)行效果。同時管理流程執(zhí)行過程中，每個環(huán)節(jié)、部門、人員出現(xiàn)工作滯留，都會被系統(tǒng)真實的記錄和反映。通過對系統(tǒng)的流程數(shù)據(jù)分析，最終達(dá)到優(yōu)化流程的目的。通過流程優(yōu)化，減少商派網(wǎng)絡(luò)辦公業(yè)務(wù)中的非增值活動、等待時間、重復(fù)和協(xié)調(diào)的工作量，在解決協(xié)同工作和信息共享的同時，實現(xiàn)在線業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和管理，真正提高辦公效率，挖掘和發(fā)揮員工價值；l 移動辦公平臺：基于公司移動辦公的需要，實現(xiàn)手機(jī)網(wǎng)上審批、遠(yuǎn)程異地辦公的功能。移動辦公改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)大了辦公區(qū)域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公。l 信息發(fā)布平臺: 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個有效的場所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項及時傳播，使企業(yè)員工能及時感知企業(yè)發(fā)展動態(tài)。l 協(xié)同工作平臺: 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務(wù)的“扁平式管理”模式，使普通員工與管理層之間的距離在物理空間上縮小的同時，心理距離也將逐漸縮小，提高企業(yè)團(tuán)隊化協(xié)作能力，最大限度地釋放人的創(chuàng)造力，并沉淀工作中的溝通信息。l 公文流轉(zhuǎn)平臺: 改變了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實現(xiàn)無紙化辦公。l 信息門戶平臺：構(gòu)建商派網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一的信息訪問入口和信息統(tǒng)一管理的平臺，員工可以通過門戶根據(jù)崗位權(quán)限獲得相關(guān)的信息，以及進(jìn)行各種知識的交流和儲存等。同時信息自動按照崗位權(quán)限推送到商派網(wǎng)絡(luò)的門戶，分子公司門戶、部門門戶、個人門戶，同時管理層關(guān)心的信息（如系統(tǒng)自動抓取外網(wǎng)相關(guān)信息、相關(guān)數(shù)據(jù)報表、審批事宜等）自動推動到管理層門戶，方便不同層級人員對信息的利用。l 企業(yè)通信平臺: 集成或新建電子郵件系統(tǒng)和企業(yè)范圍內(nèi)的即時交流系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通信與信息交流快捷流暢。l 知識共享平臺：打破知識文檔分散存儲在不同的員工和不同的部門，根據(jù)權(quán)限統(tǒng)一管理公司所有的知識文檔，沉淀日常工作產(chǎn)生的工作成果并在合理范圍內(nèi)進(jìn)行共享，提高內(nèi)部工作經(jīng)驗的分享，改進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力，提高生產(chǎn)效率和員工的技能素質(zhì)，避免員工流動帶來的企業(yè)知識流失，減少企業(yè)管理和培訓(xùn)成本。l 綜合事務(wù)平臺：實現(xiàn)對商派網(wǎng)絡(luò)的辦公用品、辦公資產(chǎn)、計劃日程、會議室、車輛的動態(tài)管理。實現(xiàn)實物資產(chǎn)登記、資產(chǎn)狀態(tài)的生命周期管理、辦公資產(chǎn)的分?jǐn)?、辦公資產(chǎn)費(fèi)用的統(tǒng)計以及供應(yīng)商的管理。l 信息集成平臺: 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等一些企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨(dú)立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到管理層信息門戶中，使管理層能夠通過一套系統(tǒng)即時獲取企業(yè)經(jīng)營決策數(shù)據(jù)，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。l 商派網(wǎng)絡(luò)分級分權(quán)監(jiān)控管理平臺：基于商派網(wǎng)絡(luò)多層多元化管理的特點(diǎn)，不同子公司的管理模式基于行業(yè)的特點(diǎn)需要實現(xiàn)分權(quán)管理以調(diào)動積極性，同時商派網(wǎng)絡(luò)對于全資、控股、參股分子公司的運(yùn)營可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)靈活掌控方式，既可實時監(jiān)控、監(jiān)督是否按照商派網(wǎng)絡(luò)的規(guī)章制度執(zhí)行，同時又可實現(xiàn)管理運(yùn)營數(shù)據(jù)報表實時上報和信息溝通傳遞。四、OA實施組織方案： 1、需要成立專門的項目領(lǐng)導(dǎo)小組來進(jìn)行項目的選型工作。 2、OA建設(shè)原則為：整體規(guī)劃、分步實施、充分考慮商派網(wǎng)絡(luò)管理的個性化和現(xiàn)有的辦公習(xí)慣。方便領(lǐng)導(dǎo)操作和審批、報表查閱。 3、硬件網(wǎng)絡(luò)部署充分考慮現(xiàn)有的條件，不重復(fù)建設(shè)。 4、OA軟件在技術(shù)有一定的先進(jìn)性，預(yù)留接口，滿足今后業(yè)務(wù)、組織的變化和需求的擴(kuò)展。 5、選擇有一定規(guī)模實力和豐富案例經(jīng)驗的知名OA廠商來進(jìn)行實施工作，充分借鑒他們的成功案例經(jīng)驗，最大化降低項目風(fēng)險，最短期內(nèi)快速取得效果。五、實施OA預(yù)期效果分析： 1、引進(jìn)先進(jìn)的辦公理念，提升商派網(wǎng)絡(luò)的整體辦公效率